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Circular 46 de 2013 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
26/04/2013
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 046 DE 2013

 

(Abril 26)

 

Para:

 

SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES (AS), PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES (AS) LOCALES, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, CONTRALOR, VEEDORA Y PERSONERO DISTRITAL.

 

De:

 

 

Secretario General (e)

Asunto:

 

Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en Materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital - Normograma.

 

La Secretaría General a través de la Dirección Jurídica Distrital, en el marco del Plan de Desarrollo 2012-2016 “Bogotá Humana” y como un aporte a la estrategia para la implementación normativa y tecnológica del uso de la información y el conocimiento como medio facilitador de la interacción entre la ciudadanía y la Administración Distrital, incluida dentro del Capítulo IV del eje 3 “Una Bogotá que defiende y fortalece lo público” ha desarrollado el documento de relatoría No. 011 de 2013 “Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital” el cual puede ser consultado en el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá, link “Documentos de Relatoría” ingresando por la página de www.bogota.gov.co parte inferior de la pantalla opción Normatividad o en www.alcaldiabogota.gov.co donde se encuentra el link al sistema de información.

 

En este estudio pueden encontrar la recopilación de las principales normas expedidas a nivel Nacional y Distrital relacionadas con temas tales como los sistemas y archivos de gestión, características, presunción de autenticidad, inalterabilidad, conservación y fiabilidad de los documentos electrónicos; páginas web, firma digital, criterios de confiabilidad y efectos jurídicos; el uso de las tecnologías de la información en las actuaciones judiciales y administrativas, los requisitos, clases y productos que deben ofrecer las entidades certificadoras de datos electrónicos; políticas del gobierno en línea, así como algunas directivas relativas a la promoción del uso de las herramientas electrónicas en los procesos de gestión de las entidades públicas.

 

Debemos insistir en la implementación de los medios y procedimientos tecnológicos, no solo como estricta respuesta al deber legal, el cual en algunos casos están sujetos a efectos y controles a corto y mediano plazo, como la implementación en materia judicial (Leyes 1564 de 2012 Código General del Proceso y 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo), en materia de gestión documental1 (Decreto 2609 de 2012), administración de archivos 2 (Decreto 2578 de 2012), políticas ambientales (Directiva 006 de 2012), de eficiencia administrativa y cero papel (Directiva Presidencial 004), de uso y acceso a las tecnologías de las información y las telecomunicaciones–TIC ( Acuerdo 430 de 2010 y Decreto 616 de 2011) sino además, como la creación e implantación de plataformas y herramientas de gestión que forman parte de la revolución tecnológica y el gobierno digital, que masifica, moderniza, acerca y mejora la prestación de los servicios relativos a la función pública y el nivel de vida de los ciudadanos.

 

Por lo anterior, es necesario la planificación y la coordinación de estas herramientas, buscando garantizar la comunicabilidad, el intercambio y conservación electrónica de bases, redes y documentos, la seguridad de la información y la fuerza probatoria de los datos y transacciones, dando fiel aplicación a las normas relativas (Resolución 305 de 2008 y 378 de 2008) y a las líneas técnicas que se expidan desde la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones –TIC– (Decreto 77 de 2012) y la Comisión Distrital de Sistemas, organismo rector de las políticas, estrategias y acompañamiento que a nivel de tecnología e informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito Capital (Acuerdo 409 y Acuerdo 57 de 2002) las cuales pueden ser consultadas en la página web www.cds.gov.co.

 

Esperamos que este documento sirva como una herramienta práctica para la consulta e implementación de los procesos informáticos en las diferentes entidades que conforman el Distrito Capital.

 

Cordialmente,

 

JOSÉ ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO

 

Secretario General (E)

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 Ver Circular 003 de 2013 Dirección Archivo de Bogotá.

 

2 Ver Circular 001 y  002 de 2013 Dirección Archivo de Bogotá.

 

Proyectó: Álvaro Camilo Bernate Navarro

 

Revisó: Dra. Martha Liliana Soto Iguarán. Subdirectora Distrital de Estudios e Informática Jurídica (e)

 

Aprobó: Dr. Luis Eduardo Sandoval. Director Jurídico Distrital (e).