Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...
  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Resolución 1602 de 2001 Secretaría Distrital de Hacienda
 
  Fecha de Expedición: 10/12/2001  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 10/12/2001  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 2547 del 3 de enero de 2002  


 
Temas
  Contenido del Documento    
   
 
 

RESOLUCIÓN 1602 DE 2001

(Diciembre 10)

Por medio de la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas y de las Empresas Sociales del Estado.

EL SECRETARIO DE HACIENDA DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por los Artículos 92 y 102 del Decreto 714 de 1996, y

CONSIDERANDO:

1.- Que le corresponde a la Secretaría de Hacienda garantizar la correcta programación y ejecución presupuestal.

2.- Que para el cumplimiento de dicho precepto se hace necesario actualizar y compilar los métodos y procedimientos presupuestales.

3.- Que en mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Adoptar el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal que hace parte integrante de esta Resolución.

ARTÍCULO 2°.- Este Manual rige para los Órganos y Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, comprendido por el presupuesto del Concejo, la Contraloría, la Personería, la Veeduría, la Administración Central Distrital, los Establecimientos Públicos Distritales, los Entes Autónomos Universitarios y para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas y Empresas Sociales del Estado.

ARTÍCULO 3°.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Bogotá, D.C.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ISRAEL FAINBOIM YAKER

Secretario de Hacienda.

HÉCTOR ZAMBRANO RODRÍGUEZ

Director Distrital de Presupuesto.

PRESENTACION

La Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto pretende reforzar la unidad presupuestal en materia conceptual, metodológica y procedimental, para lo cual hace entrega a todos los órganos y entidades del Distrito Capital del presente Manual Operativo Presupuestal.

Dicho manual consta de cuatro (4) módulos y las Generalidades del Sistema Presupuestal

" Generalidades

" Proceso de Programación Presupuestal

" Proceso de Ejecución Presupuestal

" Proceso de Cierre Fiscal

Hacen parte integral de este Manual todas aquellas Directivas, Instructivos, Circulares, Memorandos y Conceptos Técnicos Presupuestales, que lo complementan o desarrollan a partir del año 2001.

La expedición y aplicación del Manual Operativo Presupuestal permitirá, avanzar en el proceso de racionalización del gasto en el que está empeñada la Administración Distrital, y establecer los ingresos y asignar los gastos que garanticen la ejecución de programas concertados en los planes de desarrollo, integrando para ello las necesidades de la comunidad con los mecanismos de acción del Gobierno Distrital.

Con la adopción y aplicación de este manual se dota a las entidades de un mecanismo idóneo para el manejo de sus finanzas, que por su naturaleza evolutiva estará siempre sujeto a los cambios que la dinámica legal presupuestal nacional y distrital le impongan.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Convertirse en el instrumento de consulta permanente y agente facilitador de los servidores públicos del Distrito Capital, para comprender la reglamentación y metodología presupuestal.

" Contar con un instrumento unificado y coherente que determine con precisión las reglas y procedimientos aplicables a situaciones concretas presupuestales.

" Optimizar la comunicación interinstitucional en aras de lograr una información confiable, precisa y oportuna.

MARCO JURÍDICO

El proceso presupuestal está enmarcado dentro de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, el Decreto Nacional 111 de 1996, el Decreto Distrital 714 de 19961 y las demás normas que los reglamenten, complementen o adicionen.

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1 Principios Presupuestales

Según la filosofía clásica bajo la cual se maneja la administración financiera integral, se han establecido unos principios presupuestales que responden a tres interrogantes: ¿quién? ¿cómo? y ¿por qué?. Estos principios son:

" Legalidad

En el Presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley, los Acuerdos Distritales, las Resoluciones del CONFIS, o de las Juntas Directivas de los Establecimientos Públicos o las Providencias Judiciales debidamente ejecutoriadas, ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Gobierno para atender el funcionamiento de la administración, el servicio de la deuda y la inversión.

" Planificación

El Presupuesto Anual del Distrito Capital deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan de Desarrollo, el Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversiones.

" Anualidad

El año fiscal comienza el 1o. de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

" Universalidad

El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro Distrital o transferir crédito alguno, que no figure en el presupuesto.

" Unidad de Caja

Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto Anual del Distrito Capital, salvo las excepciones contempladas en la Ley.

" Programación Integral

Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución.

" Especialización

Las apropiaciones deben referirse en cada entidad de la administración a su objeto y funciones y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.

" Inembargabilidad

Son inembargables las rentas, cesiones y participaciones incorporadas en el Presupuesto Anual del Distrito Capital, así como los bienes y derechos de las entidades que lo conforman.

No obstante la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de las entidades respectivas, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. El incumplimiento de este mandato será causal de mala conducta.

Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de embargo cuando no se ajusten a lo dispuesto por las normas legales, so pena de mala conducta.

1.2 Proceso Presupuestal

El manejo de los recursos públicos por parte de las administraciones ya sea del nivel nacional o territorial, para la satisfacción de las necesidades de la población, implica el cumplimiento de una serie de etapas (Esquema 1), las cuales se describen a continuación y que hacen parte de las actividades financieras propias de la administración pública nacional.

ESQUEMA 1

· Lo primero que se establece por parte de los gobernantes, es un Programa de Gobierno, que corresponde al mismo documento que presentó el entonces candidato ante la ciudadanía como plataforma para ser elegido. Este programa contiene las metas y objetivos que pretende alcanzar el candidato durante su período de gobierno y los mecanismos que utilizará para lograrlo.

· Una vez posesionado el nuevo gobernante, el Programa de Gobierno debe adecuarse en el Plan de Desarrollo que será presentado ante el Concejo Distrital para su aprobación, y el cual se convierte en la brújula de la acción pública de la Administración. Este Plan se aprueba vía Acuerdo Distrital (cuando lo expide el Concejo) o Decreto Distrital con fuerza de Acuerdo (cuando lo expide el Gobierno Distrital).

· El Plan de Desarrollo plasma el Plan de Gobierno a través de las metas, programas y proyectos y, los recursos con los cuales se financiarán.

· El Plan Financiero es el instrumento de planeación y gestión financiera que permite determinar en el mediano plazo las previsiones de ingresos, gastos, superávit o déficit y las fuentes de financiación para el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan de Desarrollo.

· Cada año el Gobierno Distrital debe cumplir con los planes de desarrollo económico y social brindando a la ciudadanía unos bienes y servicios a través de las entidades distritales. Para ello debe establecer la cantidad de bienes y servicios que ofrecerá y los recursos con los cuales se financiará. Esto se hace a través del Presupuesto Distrital.

· El Presupuesto Anual se acompaña cada año de un Plan Operativo Anual de Inversiones ¿ POAI ¿, en el cual la Administración establece todos los Proyectos de Inversión a través de los cuales las entidades cumplirán con las funciones establecidas para cada una de ellas y que involucran la prestación de bienes o servicios para el desarrollo de la ciudad.

· El Plan de Acción Distrital, es un documento que cada entidad elabora para determinar las acciones que en aspectos técnicos, financieros y administrativos, desarrollará con el fin de cumplir con los objetivos plasmados en el Plan de Desarrollo, el Presupuesto Anual y el POAI.

· Finalmente, la ejecución de los recursos al interior de cada entidad distrital, debe operarse a través del Programa Anual Mensualizado de Caja, en el cual mes a mes, se revisarán y se establecerán los montos con que contarán las entidades para el cumplimiento de los pagos respectivos, de acuerdo a la disponibilidad de recursos.

1.3 Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Publicas2 

Es un instrumento efectivo de gestión que guía la acción de la entidad territorial; en él se expresan el programa de gobierno del Alcalde electo, los principales objetivos de bienestar de la comunidad y se sientan los parámetros básicos para su ejecución.

El mecanismo para ejecutar el plan de desarrollo es el presupuesto, por esto el plan de desarrollo se convierte en el elemento integrador del que hacer del conjunto de la administración, de manera que se logre una mayor garantía de articulación real entre la asignación del gasto y los objetivos y metas del desarrollo.

El Plan de Desarrollo tendrá un plazo de programación igual al período de ejercicio del Alcalde Mayor, se inicia como proyecto político del candidato y se legitima con la elección y posterior expedición del Acuerdo o Decreto.

En su elaboración se garantiza la participación comunitaria a través del Consejo Territorial de Planeación.

La primera tarea de un plan de desarrollo es ordenar, fijar objetivos y prever el gasto público.

Formulación y aprobación del Plan de Desarrollo

1. El Alcalde elegido impartirá las orientaciones para la elaboración del Plan de Desarrollo conforme al programa presentado al inscribirse como candidato.

2. Una vez elegido el Alcalde, todas las dependencias de la Administración Distrital y en particular las autoridades y entidades de Planeación deberán prestarle al Alcalde y las personas que designe para tal efecto, todo el apoyo técnico, administrativo y de información.

3. El Alcalde presentará por conducto del Director de Planeación a consideración del Consejo de Gobierno el proyecto del plan en forma integral o por elementos o componentes del mismo. Dicho Consejo de Gobierno aprobará finalmente un documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del plan, dentro de los dos meses siguientes a la posesión del Alcalde Mayor.

Simultáneamente a la presentación del proyecto del plan, a consideración del Consejo de Gobierno, el alcalde convocará a la constitución del Consejo Territorial de Planeación Distrital.

El proyecto del plan como documento consolidado, será presentado por el alcalde al Consejo Territorial de Planeación a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su posesión, para análisis y discusión del mismo y con el propósito de que rinda su concepto y formule las recomendaciones que considere pertinentes. En la misma oportunidad el Alcalde Mayor deberá enviar copia de esta información al Concejo Distrital.

El Consejo Territorial deberá realizar su labor antes de transcurrido un (1) mes contado desde la fecha en que el Alcalde haya presentado ante el Consejo Territorial el documento consolidado del respectivo Proyecto del Plan. Si transcurrido un (1) mes sin que el Consejo Territorial se hubiere reunido o pronunciado sobre la totalidad o parte del Proyecto del Plan, se considera surtido el requisito en esa fecha.

Tanto el Consejo Territorial como el Concejo Distrital, verificarán la correspondencia de los planes con los programas de gobierno que hayan sido registrados al momento de la inscripción como candidato por el alcalde electo.

Para su aprobación los planes serán sometidos a consideración del Concejo Distrital dentro de los primeros cuatro (4) meses de período del Alcalde.

El Concejo deberá decidir sobre los planes dentro del mes siguiente a su presentación y si transcurrido este lapso no es aprobado, el Alcalde Mayor podrá adoptarlo mediante decreto. Para este efecto y si a ello hubiere lugar el Alcalde podrá convocar a sesiones extraordinarias del Concejo Distrital.

1.4 Presupuesto General

2. SISTEMA PRESUPUESTAL

2.1 Definición

Entendido éste como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto Distrital.

El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la población bogotana, a través de una serie de bienes y servicios brindados por las entidades distritales. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta la Administración, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el Sistema.

2.2 Elementos

Hacen parte del Sistema Presupuestal el Plan Financiero Plurianual, el Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto Anual del Distrito Capital. (Art. 4o. Decreto 714 de 1996).

2.3 Objetivos

1. Servir de instrumento para el cumplimiento de las metas fijadas en el Plan de Desarrollo Económico Social y de Obras Públicas.

2. Facilitar la gestión de las Entidades Distritales y permitir a las autoridades la toma de decisiones.

3. Coordinar y evaluar permanentemente los ingresos y gastos públicos y la gestión de las unidades ejecutoras.

4. Regular y controlar las finanzas y el gasto público desde la perspectiva de la gestión presupuestaria.

5. Producir la información necesaria sobre las Finanzas Públicas Distritales.

2.4 Proceso Presupuestal

El proceso presupuestal para el Distrito está conformado por las etapas de Programación, Ejecución y Cierre.

2.5 Mecanismos de Comunicación

Corresponde a la Secretaría de Hacienda garantizar la correcta programación y ejecución del Presupuesto Anual del Distrito Capital y para ello, se comunicará con las diferentes entidades y dependencias a través de:

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

GENERALIDADES

DIRECTIVAS PRESUPUESTALES

Políticas trazadas por el Alcalde Mayor, que prescriben el comportamiento que han de seguir los ordenadores del gasto en materia presupuestal.

INSTRUCTIVOS PRESUPUESTALES

Guías y metodologías emitidas por la Secretaría de Hacienda y la Dirección Distrital de Presupuesto, por medio de las cuales se formaliza e instruye un proceso presupuestal.

CIRCULARES PRESUPUESTALES

Indicaciones de la Secretaría de Hacienda y la Dirección Distrital de Presupuesto, por medio de las cuales se recuerdan o precisan procedimientos, plazos y fechas.

OFICIOS PRESUPUESTALES

Comunicaciones de la Secretaría de Hacienda y del Director Distrital de Presupuesto en las que se recuerda el cumplimiento de un procedimiento u obligación.

CONCEPTOS TÉCNICOS

Interpretaciones técnico jurídicas extensivas hacia la normatividad presupuestal.

OTRAS HERRAMIENTAS

Incluye todos aquellos instrumentos como Manuales, Cartillas didácticas, Comunicados y otros medios con los cuales la Secretaría de Hacienda y la Dirección Distrital de Presupuesto cumplen con el principio de publicidad y garantizan el efectivo desarrollo del proceso

CAPÍTULO II

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto de las entidades distritales.

Aspectos de la Programación Presupuestal

* Lineamientos de Política Presupuestal

* Determinación de:

==> Cálculo de Rentas e Ingresos

==> Gastos de Funcionamiento e Inversión

==> Costos de Plantas de Personal

* Elaboración del Plan Financiero

* Cuotas de Gasto Global

* Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones -POAI

* Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual

* Revisión del Anteproyecto en Comités Funcionales

* Aprobación del Anteproyecto de Presupuesto Anual, por el CONFIS

* Expedición del Presupuesto mediante Acuerdo del Concejo Distrital o Decreto del Alcalde

* Expedición del Decreto de Liquidación, por el Alcalde Mayor

La programación se desarrolla de manera permanente y continua teniendo como parámetro el Calendario Presupuestal, así como la coordinación de la Dirección Distrital de Presupuesto y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en lo referente a la inversión.

La Dirección Distrital de Presupuesto a través de circular fijará el calendario correspondiente.

1. Lineamientos de política presupuestal3

Es una de las herramientas de la programación presupuestal mediante la cual se determinan los objetivos, metas y parámetros a tener en cuenta para la elaboración del presupuesto de la siguiente vigencia. En él se establecen las pautas generales que las entidades deben seguir, las principales variables macroeconómicas a tener en cuenta para sus proyecciones, los aspectos sobre disciplina fiscal, la asignación estratégica del gasto de acuerdo a prioridades y el uso eficiente y eficaz de los recursos.

2. Definición, clasificación y cálculo de ingresos

Los ingresos son aquellos recursos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley.

Los ingresos del Presupuesto Anual del Distrito están constituidos por las rentas e ingresos de la Administración Central y por los recursos propios de los Establecimientos Públicos de Bogotá y se clasifican en corrientes, transferencias y recursos de capital.

2. Ingresos

2.1 Ingresos Corrientes: Son los recursos que percibe el Distrito Capital, en el desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios.

2.1.1 Ingresos Tributarios: Este agregado está conformado por aquellos recursos que percibe el Distrito, sin contraprestación directa alguna, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos directos o indirectos.

2.1.2 Ingresos no Tributarios: Esta categoría incluye todo ingreso del Gobierno Distrital por conceptos diferentes a los impuestos. Son ejemplo de ellos los recursos obtenidos por la prestación de servicios, en el desarrollo de contratos y otros.

2.1.2 01/03/05 Tasas, Multas y Contribuciones: En este rubro se incluyen los ingresos originados por la contraprestación de servicios específicos que se encuentran regulados por el Gobierno Distrital y los provenientes de pagos efectuados por concepto de sanciones pecuniarias impuestas por las autoridades Distritales a personas naturales o jurídicas que incumplen algún mandato legal.

2.1.2.04 Rentas Contractuales: Son los ingresos que percibe el Distrito, con el carácter de contraprestación, por efecto de la aplicación de un contrato o convenio.

2.1.2.99 Otros Ingresos no Tributarios: Constituidos por aquellos recursos que no pueden clasificarse en los ítems anteriores.

2.2 Transferencias: Son dineros de un Presupuesto que percibe otro Presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la nación por participación en sus Ingresos Corrientes, Situado Fiscal y de las Entidades Descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el Plan de Gestión Ambiental o Estratificación por parte de las Empresas. También se incluyen aquí los recursos que se obtengan para cofinanciación de proyectos de entidades públicas o privadas, al igual que los provenientes del Fondo Nacional de Regalías de conformidad con lo establecido en la Ley 141 de 1994.

2.4 Recursos de Capital: Los recursos de capital son ingresos que percibe el Distrito, provenientes entre otras de las siguientes fuentes: operaciones de crédito público con vencimiento mayor a un año, los recursos del balance, los rendimientos por operaciones financieras, las donaciones, diferencial cambiario, los excedentes financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y de las Empresas y otros recursos de capital diferentes.

2.4.1 Recursos del Balance del Tesoro: Ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Incluye, entre otros el superávit fiscal, cancelación de Reservas y la venta de activos definidos así:

2.4.1.01 Superávit Fiscal:

Se origina en el cierre de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior y es el resultado de restar de la disponibilidad neta en tesorería las exigibilidades como lo son: los recursos con destinación específica, las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre y las cuentas por pagar. Al mismo tiempo se determinan los reconocimientos, entendidos ellos como los ingresos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudarán en una fecha posterior al 31 de diciembre, se registrarán como ejecutados o causados en el presupuesto de ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. Deben estar certificados por parte de la persona natural o jurídica, pública o privada en la cual se originan los recursos, o mediante los cálculos efectuados con base en las disposiciones legales vigentes.

Con base en el estado de tesorería, las reservas presupuestales y los reconocimientos, se determina el superávit fiscal. o los excedentes financieros según sea el caso.

2.4.1.02 Cancelación de Reservas:

Recursos liberados por la cancelación de las reservas presupuestales, pasivos exigibles y cuentas por pagar cuando se incorporan en el presupuesto o cuando cesa la obligación.

2.4.1.03 Venta de Activos:

Son los ingresos que recibe el Distrito por la venta de activos no corrientes de su propiedad, incluidos los títulos valores de vencimiento mayor a un año.

2.4.2 Recursos del Crédito: Son los ingresos provenientes de las operaciones de crédito público que tienen por objeto dotar a las entidades de recursos, bienes o servicios, con plazo para su pago o aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago. Dentro de estas operaciones están comprendidas entre otras, la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de títulos de deuda pública, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para las obligaciones de pago.

La incorporación en el Presupuesto del Distrito, de los recursos de crédito autorizados y aun no contratados y perfeccionados, estará limitada en su cuantía a la determinada en el acto administrativo que autorice su contratación o emisión.

Las operaciones de crédito público pueden ser internas o externas.

" Recursos del Crédito Interno: Son los recursos provenientes de operaciones de crédito público, que de conformidad con las disposiciones cambiarias, se celebren exclusivamente, entre residentes del Territorio Colombiano para ser pagaderos en moneda legal colombiana.

" Recursos del Crédito Externo: Son los recursos provenientes de operaciones de crédito público, que se celebren con entidades comerciales, multilaterales, gobiernos u organismos del exterior, pagaderos en moneda extranjera.

2.4.3 Rendimientos por Operaciones Financieras: Corresponde a los ingresos obtenidos por la colocación de los recursos del Distrito Capital en el mercado de capitales o en títulos valores.

2.4.4 Diferencial Cambiario: El diferencial cambiario se define como el mayor o menor valor en pesos, originado por la diferencia entre las tasas de cambio utilizadas en la incorporación al Presupuesto General del Distrito de los recursos de Crédito nominados en moneda extranjera y las tasas de cambio vigentes a la fecha de su utilización o de su conversión en pesos.

2.4.5 Excedente Financieros Establecimientos Públicos y Utilidades Empresas: Corresponde al monto de recursos provenientes del cierre fiscal de estas entidades y que cada año el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal determina que entrarán a hacer parte de los Ingresos del Distrito.

2.4.6 Donaciones: Son aquellos recursos que se perciben de diferentes entidades u organismos del nivel nacional o internacional de carácter no reembolsable.

2.4.7 Otros Ingresos de Capital: Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente.

Cálculo de Ingresos

Corresponde a la estimación del recaudo por cada uno de los rubros de ingresos, de acuerdo con la metodología que establezca cada entidad, sin tomar en consideración los costos de su recaudo.

Existen factores que influyen en el recaudo de los ingresos los cuales se deben tener en cuenta en el momento de proyectarlos:

" Indicadores Económicos: Permiten proyectar el crecimiento de la actividad económica en general y proporcionan información que sirve de apoyo para establecer el desarrollo de las actividades de los sectores industrial, comercial, financiero, servicios, etc.

" Eficiencia Administrativa: La eficiencia que tenga la Administración en el cobro de los tributos se refleja en el monto de los ingresos recaudados. En la medida en que se apliquen los mecanismos tendientes a mejorar la eficiencia administrativa los cálculos para establecer los ingresos serán más ajustados.

" Comportamiento Histórico: Es el análisis de las cifras correspondientes al recaudo de los últimos tres (3) años como mínimo, las causas que determinaron su variación y la incidencia que dicho comportamiento puede tener en la determinación de cada uno de los ingresos, evaluando los fenómenos estacionales o cíclicos que afecten la tendencia de cada recaudo.

" Comportamiento Demográfico: Se considerará la incidencia que el crecimiento de la población puede tener sobre el comportamiento de los diferentes ingresos.

" Normatividad Vigente: Se deben tener en cuenta las disposiciones legales que establecen el cobro y recaudo de los distintos conceptos de ingreso.

" Política Económica: Se deben evaluar los efectos que pueden tener sobre los ingresos las políticas monetaria, crediticia, fiscal y cambiaria fijadas por el Gobierno Nacional.

" Transferencias de la Nación y del Distrito Capital: Se considerarán las transferencias y aportes que certifiquen la Nación y las distintas Entidades Distritales. Se debe realizar el calculo conforme a la normatividad vigente.

Para el cálculo de los ingresos de la Administración Central, la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto en coordinación con las Direcciones de Impuestos y Estudios Económicos, efectuará la proyección de los ingresos.

Los Establecimientos Públicos elaborarán y enviarán a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, el cálculo de ingresos, debidamente justificado y soportado. La Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto revisará y si es necesario ajustará la proyección de los ingresos propios de cada entidad.

2.1 Definición, clasificación y cálculo de Gastos

Los Gastos, son aquellas erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley, se clasifican en funcionamiento, servicio de la deuda e inversión4 .

CÓDIGO

PRESUPUESTAL

3 Gastos

3.1 Gastos de Funcionamiento

Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento.

3.1.1 Administrativos y Operativos

3.1.1.01 Servicios Personales: Son todas aquellas erogaciones para atender el pago de la planta de personal y demás gastos asociados inherentes a los servicios personales de la entidad. Los gastos de servicios personales, al igual que los gastos por honorarios y remuneración servicios técnicos.

3..1.1.01.01 Sueldos Personal de Nómina

Apropiación destinada al pago de la asignación básica mensual fijada por la ley para los diferentes cargos incluidos en la planta de personal de cada Entidad, legalmente autorizada.

3.1.1.01.02 Personal Supernumerario

Apropiación destinada al pago de la remuneración para el personal vinculado ocasionalmente por necesidades del servicio y que por su carácter transitorio no se incorpora a la planta de personal de la entidad. Por este rubro se pagarán las prestaciones sociales y los aportes patronales .

3.1.1.01.03 Jornales

Apropiación para atender los pagos de los trabajadores vinculados por contrato de trabajo, que desarrollen labores manuales en las diferentes actividades de la Administración.

3.1.1.01.04  Gastos de Representación

Apropiación destinada a la compensación de los gastos que ocasiona el desempeño de un cargo del nivel directivo, asesor y ejecutivo. Su reconocimiento y pago se efectuará con base en las disposiciones legales vigentes. En ningún caso los gastos de representación serán modificados sin autorización del Concejo Distrital.

3.1.1.01.05 Horas Extras, Dominicales, Festivos, Recargo Nocturno y Trabajo Suplementario

Apropiación para efectuar el pago por el trabajo realizado en horas adicionales diferentes a la jornada ordinaria.

Su reconocimiento y pago están sujetos a las limitaciones establecidas en las disposiciones legales vigentes y en ningún caso las horas extras tendrán carácter permanente.

3.1.1.01.06 Subsidio de Transporte

Pago que se reconoce a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital, de conformidad con lo establecido en las convenciones colectivas y disposiciones legales vigentes.

3.1.1.01.07 Subsidio de Alimentación

Pago que se reconoce a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital, para determinados niveles salariales de conformidad con las convenciones y las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.01.08 Bonificación por Servicios Prestados

Pago a que tienen derecho los empleados públicos a quienes se aplica el régimen prestacional de la Nación, por cada año continuo de servicios, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.01.09 Honorarios

3.1.1.01.09.01 Honorarios Entidad

Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales, prestados en forma transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades profesionales relacionadas con la atención de los negocios o el cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, cuando las mismas no puedan cumplirse con personal de planta. Por este rubro se podrán pagar los honorarios de los miembros de las Juntas Directivas y de los delegados de la Dirección de Apoyo a Localidades de la Secretaría de Gobierno por presenciar rifas, sorteos y concursos, Consejeros, Asesores, Secuestres, Peritos, Curadores ad -litem.

3.1.1.01.09.02 Honorarios Concejales

Es el pago por la asistencia de los Concejales a las sesiones plenarias y a las de las comisiones permanentes que tengan lugar en días distintos a los de aquellas. Su pago se realizará con base en las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.01.10 Remuneración Servicios Técnicos

Pago a personas naturales o jurídicas por servicios técnicos o trabajos específicos que se prestan en forma transitoria, para atender asuntos de la entidad, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta.

3.1.1.01.11 Prima Semestral

Reconocimiento extralegal, que para efectos de su liquidación se constituye en factor salarial, pagadera a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital, de conformidad con las normas vigentes y con lo establecido en las convenciones colectivas o convenios vigentes.

3.1.1.01.12 Prima de Servicios

Reconocimiento a que tienen derecho los empleados y trabajadores a los que se les aplica el régimen prestacional de la Nación de conformidad con las normas vigentes.

3.1.1.01.13 Prima de Navidad

Prestación social en favor de los empleados y trabajadores, como retribución especial por servicios prestados durante cada año o fracción de él y pagadera en el mes de diciembre, de conformidad con las normas vigentes.

3.1.1.01.14 Prima de Vacaciones

Reconocimiento y pago a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital por cada año de servicio o proporcional en los casos señalados en la Ley, liquidada con el salario devengado en el momento del disfrute conforme a las normas legales vigentes.

3.1.1.01.15 Prima Técnica

Reconocimiento económico a los empleados o funcionarios profesionales de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.01.16 Prima de Antigüedad

Apropiación para el pago a empleados y trabajadores de la Administración Distrital, en proporción a los años de servicio prestados de acuerdo con las normas legales y convenciones o convenios vigentes.

3.1.1.01.17 Prima Secretarial

Apropiación para atender el reconocimiento a los empleados de la Administración Central que desempeñen las funciones de secretario y secretario ejecutivo de acuerdo con las normas legales vigentes.

3.1.1.01.18 Prima de Riesgo

Apropiación para pagar el reconocimiento que se hace a los empleados con cargos de especial riesgo, de conformidad con los Acuerdos vigentes. Este pago será procedente, siempre y cuando en el cargo del empleado persistan las especiales circunstancias de riesgo que originaron el pago de tal prima.

3.1.1.01.20 Otras Primas y Bonificaciones

Son aquellos gastos de personal por concepto de primas y bonificaciones diferentes a las enunciadas anteriormente.

3.1.1.01.21 Vacaciones en Dinero

Es la compensación en dinero de las vacaciones causadas y no disfrutadas que se paga al personal que se desvincula de la entidad o a quienes por necesidad del servicio no puedan tomarlas en tiempo. Su cancelación se hará con cargo al presupuesto vigente, cualquiera que sea el año de su causación.

3.1.1.01.22 Quinquenio

Reconocimiento que hace el Distrito a los empleados y trabajadores vinculados a la entidad que hubieren trabajado por períodos de (5) años consecutivos de acuerdo con las normas legales vigentes.

3.1.1.01.23 Indemnizaciones Laborales

Tiene como fin efectuar los pagos que por tal concepto debe sufragar el Distrito Capital a través de las Entidades y Organismos originados por la supresión del cargo y en general, las que prevea la ley.

3.1.1.01.24 Partida Incremento Salarial

Apropiación para atender los incrementos salariales y prestaciones sociales para los empleados distritales en la vigencia. Este rubro se distribuirá, previa aprobación de la modificación presupuestal por parte de la Secretaría de Hacienda Distrital - DDP, con base en el incremento establecido para la vigencia.

3.1.1.01.25 Convenciones Colectivas o Convenios

Apropiación para cubrir las erogaciones derivadas de convenciones colectivas de trabajo y los convenios celebrados por la Administración Distrital con los sindicatos de empleados y trabajadores, distintas a las que hacen relación con la remuneración y prestaciones sociales legales.

3.1.1.01.99 Otros Gastos de Personal

Corresponde a los Gastos de Personal que no están clasificados dentro de las definiciones anteriores y se encuentran autorizados por norma legal vigente.

3.1.1.02 Gastos Generales

Son las erogaciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad, así como para el pago de impuestos, contribuciones tasas y multas a que esté sometida legalmente.

3.1.1.02.01 Arrendamientos

Apropiación destinada a cubrir los gastos ocasionados por cánones de arrendamiento de bienes inmuebles de propiedad oficial o particular, ocupados por las entidades de la Administración Distrital y de bienes muebles como maquinaria y equipo especializados.

3.1.1.02.02 Dotación

Partida destinada para atender el suministro de vestuario de trabajo para empleados y trabajadores de las entidades de la Administración Distrital, según las labores que desempeñen de conformidad con lo ordenado en la Ley, los Acuerdos y Convenios vigentes.

3.1.1.02.03 Gastos de Computador

Erogaciones por concepto de servicios de arrendamiento y mantenimiento de equipos de computación Hardware y Software, de procesamiento electrónico de datos de grabación e impresión, contratos cuyo objeto sea facilitar el funcionamiento de sistemas de computo; la adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información, suministro para impresión y demás gastos necesarios para el continuo y eficiente manejo del hardware y el software que requiera la entidad. En ningún caso incluye adquisición de equipos de cómputo y equipos de impresión y comunicaciones.

3.1.1.02.04 Viáticos y Gastos de Viaje

Rubro para atender los gastos de transporte, manutención y alojamiento de los empleados y trabajadores distritales que se desplacen en comisión oficial al interior o exterior del País de acuerdo con las normas vigentes. Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios, remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario.

3.1.1.02.05 Gastos de Transporte y Comunicación

Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de portes aéreos y terrestres, empaques, embalajes y acarreos, alquiler de líneas telefónicas, telex, fax, telégrafo, servicio de mensajería, correo postal, correo electrónico, provisión del servicio de internet, beeper, celular, intranet, extranet y otros medios de comunicación y transporte dentro de la ciudad de los empleados en cumplimiento de sus funciones.

3.1.1.02.06 Impresos y Publicaciones

Rubro destinado a la compra de material didáctico, libros de consulta, periódicos y revistas; suscripciones; diseño, diagramación, divulgación y edición de libros, revistas, cartillas, vídeos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empaste, sellos, avisos, formularios, fotografías, autenticaciones y calcomanías por revisión de vehículos.

3.1.1.02.07 Sentencias Judiciales

Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de la Administración Distrital y en favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales.

3.1.1.02.08 Mantenimiento y Reparaciones

3.1.1.02.08.01 Mantenimiento Entidad

Por este rubro se registran las erogaciones correspondientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles y los repuestos y accesorios que se requieran para tal fin; contratos por servicios de aseo y cafetería, gastos de administración, vigilancia y mantenimiento de inmuebles que ocupen las entidades distritales.

3.1.1.02.08.02 Mantenimiento C.A.D.

Cuenta destinada a registrar los pagos que por concepto de administración, vigilancia, aseo, mantenimiento y reparación, se requieren para el edificio del Centro Administrativo Distrital.

3.1.1.02.09 Combustibles, Lubricantes y Llantas

Apropiación destinada para la compra de combustibles, repuestos, lubricantes, llantas y accesorios necesarios para el funcionamiento de los vehículos utilizados por la Administración.

3.1.1.02.10 Materiales y Suministros

Apropiación destinada a la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio, cafetería y aseo; medicinas, materiales desechables de laboratorio y uso médico, materiales para seguridad y vigilancia; campañas agrícolas, educativas y similares, material fotográfico, material necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. Igualmente por este rubro se podrán adquirir equipos que faciliten la labor administrativa que no excedan de cinco salarios mínimos mensuales vigentes.

3.1.1.02.11 Seguros

3.1.1.02.11.01 Seguros Entidad

Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas para amparar la propiedad inmueble, maquinaria, vehículos, equipos, seguros de vida y seguro de lesiones corporales que ampare a funcionarios de la Administración Distrital. Igualmente se pagarán las pólizas de manejo que requieran los funcionarios distritales, así como también los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías aseguradoras.

3.1.1.02.11.02 Seguros de Vida Concejales

Partida destinada al pago de los seguros de vida de los concejales de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.02.11.03 Seguros de Salud Concejales

Apropiación destinada al pago de seguro de salud a que tienen derecho los Concejales de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.02.12 Suministro de Alimentos

Comprende los gastos de alimentación para los reclusos de la cárcel distrital de varones, anexa de mujeres y otras entidades que así los contemplen.

3.1.1.02.13 Servicios Públicos

Rubro para sufragar los servicios de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas, y telecomunicaciones de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcionen las entidades de la Administración Distrital, cualquiera que sea el año de su causación. También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y traslados.

3.1.1.02.14 Capacitación

Rubro destinado a promover el desarrollo integral del recurso humano, elevar el nivel de compromiso de los empleados, fortalecer la capacidad de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral, facilitar la preparación permanente de los empleados y para contribuir al mejoramiento Institucional.

No se deberán hacer erogaciones con destino al pago de la educación definida como Formal de conformidad con la Ley General de Educación.

3.1.1.02.15 Bienestar e Incentivos

Rubro destinado a sufragar los gastos generados en procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado y el de su familia en aspectos del nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.02.16 Promoción Institucional

Apropiación para gastos por concepto de eventos oficiales, y gastos tendientes a fortalecer la imagen institucional, los recaudos de la Administración Distrital y los que se ocasionen en las actividades propias de la Administración y demás actos protocolarios.

3.1.1.02.17 Impuestos, Tasas, Contribuciones y Multas

Apropiación destinada al pago de tributos, tasas, contribuciones y multas que se ocasionen para el normal funcionamiento de la Administración, cualquiera que sea el año de su causación. Entre estos se incluye el pago por el certificado de emisiones atmosféricas de fuentes móviles o análisis de gases a los vehículos oficiales.

3.1.1.02.18 Intereses y Comisiones

Apropiación destinada al pago de los intereses y comisiones que se ocasionan por los créditos de tesorería y demás servicios financieros.

3.1.1.02.19 Salud Ocupacional

Apropiación destinada a cubrir los gastos que demanden los programas de salud ocupacional consistentes en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de medicina preventiva, medicina del trabajo, higiene industrial y seguridad industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria.

3.1.1.02.20 Programas y Convenios Institucionales

Cubre las obligaciones que demande el cumplimiento de aquellos convenios que suscriba el Distrito Capital con otras entidades de derecho público o privado, nacionales o internacionales, debidamente legalizados de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

3.1.1.02.20.01 Bomberos

Rubro destinado al pago que por concepto de gastos administrativos y de operación requiera el Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá D.C.

3.1.1.02.20.02 CADE

3.1.1.02.20.03 Gastos Administrativos, Bienes Inmuebles Distritales Adscritos

3.1.1.02.20.99 Otros programas y convenios institucionales

Pagos que por concepto de gastos administrativos de operación y fortalecimiento requieran los Centros de Atención del Distrito Capital - CADE.

3.1.1.02.21 Servicios Complementarios de Salud - Pensionados.

Se encuentran amparados en convenciones y pactos colectivos de trabajo y están orientados a cubrir los riesgos previsibles y potenciales no atendidos por el Plan Obligatorio de Salud (POS). Estos comprenden un conjunto de actividades, procedimientos, intervenciones y guías de atención ofrecidos bajo una modalidad de prepago.

3.1.1.02.22 Gastos Administrativos E.D.T.U

3.1.1.02.23 Gastos Electorales

Rubro destinado al pago de todos aquellos gastos inherentes para cubrir oportuna y eficientemente el proceso electoral, en el cual el Distrito participe en cumplimiento de la ley.

3.1.1.02.24 Información

Incluye los gastos de generación y divulgación oportuna de información de carácter general, tributaria, fiscal o contractual, cuyo fin sea institucional, cívico, cultural o educativo, mediante mecanismos de intranet e internet, así como boletines informativos impresos o espacios en radio o televisión, al igual que imágenes que se hagan visibles desde las vías de uso público, como vallas, pancartas, pendones, pasacalles, carteleras, tableros electrónicos y otros medios orientados a éste propósito, siempre y cuando este tipo de gasto no esté contemplado como parte integral, accesoria o inherente a los proyectos de inversión.

3.1.1.02.25 Publicidad

Rubro destinado al pago por la promoción en medios masivos de comunicación, permanentes o temporales, fijos o móvil, destinada a llamar la atención de la ciudadanía a través de leyendas o elementos visuales o auditivos en general, como dibujos, fotografías, letreros o cualquier otra forma de imagen y/o sonido cuyo fin sea institucional, siempre y cuando este tipo de gasto no esté contemplado como parte integral, accesoria o inherente a los proyectos de inversión.

3.1.1.02.99 Otros Gastos Generales

Por este rubro se atienden los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal y cuya erogación sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha de la Administración. Este rubro requiere para su ejecución de resolución motivada por parte del ordenador del gasto.

3.1.1.03 Aportes Patronales

Son los gastos en que incurre la Administración Distrital por concepto de aportes liquidados sobre las nóminas y establecidos por norma legal.

3.1.1.03.01 Caja de Compensación

Aporte establecido por la Ley 21 de 1982 correspondiente al pago del subsidio familiar y de la compensación de los servicios integrales de los afiliados.

3.1.1.03.02 Cesantías

Corresponde al pago de Cesantías y cuotas partes que las entidades de la Administración Distrital deben cancelar al respectivo Fondo, para el pago de cesantías del personal vinculado de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Igualmente este rubro se afectará con el pago por concepto de intereses sobre cesantías.

3.1.1.03.02.01 Cesantías FAVIDI

3.1.1.03.02.02 Cesantías FONDOS

3.1.1.03.03 ESAP

Aporte establecido por la Ley 21 de 1982 con el propósito de financiar los programas de educación y capacitación universitaria que preste esta entidad.

3.1.1.03.04 Pensiones y Seguridad Social

Cubre las cuotas patronales de la Administración Distrital para el pago de las prestaciones sociales y los servicios asistenciales respectivos, conforme a la Ley 100 de 1993 y Decretos reglamentarios, así como el aporte al Fondo Público de Pensiones Territoriales.

3.1.1.03.04.01 Pensiones

Aporte patronal con destino a las Administradoras de Fondos de Pensiones, según la afiliación de cada empleado.

3.1.1.03.04.02 Salud

Aporte patronal con destino a las Empresas Promotoras de Salud, según la afiliación de cada empleado y una vez descontadas las incapacidades cubiertas por la entidad.

3.1.1.03.04.03 Riesgos Profesionales

Aporte Patronal para el Fondo Nacional de Riesgos Profesionales conforme al porcentaje y la base legal vigente para el Sistema.

3.1.1.03.04.99 Otros Gastos de Pensiones y Seguridad Social

3.1.1.03.05 ICBF

Aporte establecido por las leyes 27 de 1974 y 89 de 1988 con el propósito de financiar los programas de asistencia social que presta esta institución.

3.1.1.03.06 SENA

Aporte establecido por las leyes 58 de 1963 y 21 de 1982 con el propósito de financiar los programas de capacitación técnica que presta esta entidad.

3.1.1.03.07 Incremento Salarial - Aportes

Apropiación destinada a atender los aportes patronales producto de los reajustes de sueldo y prestaciones para los empleados, aprobados para la vigencia.

3.1.1.03.99 Otros Aportes Patronales

3.1.3 Transferencias para Funcionamiento

Recursos con destino al presupuesto de funcionamiento de entidades públicas distritales descentralizadas, destinadas a financiar sus gastos de funcionamiento en bienes o servicios de acuerdo a disposiciones legales vigentes. Comprende también las destinadas a atender otras erogaciones externas para el funcionamiento ordinario de la entidad y otras transferencias que se den en cumplimiento de normas y convenios.

3.1.4 Déficit Compromisos Vigencia Anterior

3.1.5 Pasivos Exigibles

3.2 Servicio de la Deuda

Son los gastos que tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones contractuales originadas en operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización, realizadas conforme a las normas respectivas cuyos vencimientos ocurran durante la vigencia fiscal respectiva.

Los gastos de servicio de la deuda incluyen por tanto los pagos de capital, intereses, comisiones e imprevistos derivados de estas operaciones.

3.2.1 Interna

Son los gastos por servicio de la deuda originadas en operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización que se celebren exclusivamente con entidades financieras en el territorio nacional, para ser pagaderas en moneda legal colombiana.

3.2.1.01 Capital

Corresponde a las amortizaciones de capital que se hayan pactado en cada pagaré o pagarés correspondientes a los contratos derivados de las operaciones de crédito público interno.

3.2.1.02 Intereses

Corresponde a los pagos derivados de la financiación de operaciones de crédito público interno, de acuerdo con las condiciones pactadas en cada obligación.

3.2.1.03 Comisiones y Otros

Son los gastos asociados con la remuneración de servicios y comisiones derivados de la realización de operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización celebradas con entidades financieras en el país. Constituyen parte de estos gastos todos los pagos establecidos en actos o contratos que constituyen un medio necesario para la realización de estas operaciones. Se encuentran incluidas entre otras las comisiones por asesoría legal, asesoría financiera, encargos fiduciarios para administración de emisión de bonos, calificación de riesgo, servicio de inscripción y registro de títulos valores, bolsas de valores y todas aquellas personas naturales y jurídicas que por su naturaleza y funciones hayan de recibir pagos inherentes a la contratación de estas operaciones.

Este rubro comprende también los compromisos que se deriven de las garantías otorgadas por el Distrito para el cumplimiento de obligaciones de pago propias o de otras Entidades Estatales, o para la realización de operaciones de financiamiento cuando el otorgamiento de dicha garantía implique el desembolso de recursos en la vigencia.

3.2.1.04 Imprevistos

Son las apropiaciones destinadas a cubrir las eventualidades relacionadas con la contratación de operaciones de crédito público, conexas, asimiladas; operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización interna y que por su naturaleza no pueden incluirse en los conceptos anteriores.

3.2.2 Externa

Son los gastos por servicio de la deuda originados en operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización con entidades financieras externas, para ser pagaderas en moneda legal extranjera.

3.2.2.01 Capital

Corresponde a las amortizaciones de capital que se hayan pactado en cada pagaré o pagarés correspondientes a los contratos derivados de las operaciones de crédito público externas.

3.2.2.02 Intereses

Corresponde a los pagos derivados de la financiación de operaciones de crédito público externas, de acuerdo con las condiciones pactadas en cada obligación.

3.2.2.03 Comisiones y Otros

Son los gastos asociados con la remuneración de servicios y comisiones derivados de la realización de operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización externas. Constituyen parte de estos gastos todos lo pagos establecidos en actos o contratos que constituyen un medio necesario para la realización de estas operaciones. Se encuentran incluidas entre otras las comisiones por asesoría legal, asesoría financiera, encargos fiduciarios para administración de emisiones de bonos, calificación de riesgo, servicios de la inscripción y registro de títulos valores, bolsas de valores y todas aquellas personas naturales y jurídicas que por su naturaleza y funciones hayan de recibir pagos inherentes a la contratación de estas operaciones.

Este rubro comprende también los compromisos que se deriven de las garantías otorgadas por el Distrito para el cumplimiento de obligaciones de pago propias o de otras Entidades Estatales, o para la realización de operación de financiamiento cuando el otorgamiento de dicha garantía implique el desembolso de recursos de la vigencia.

3.2.2.04 Imprevistos

Son las apropiaciones destinadas a cubrir las eventualidades relacionadas con la contratación de operaciones de crédito público, conexas, asimiladas, operaciones de manejo de deuda y procesos de titularización externas y que por su naturaleza no pueden incluirse en los conceptos anteriores.

3.2.3 Bonos Pensionales

Son los valores correspondientes al pago de bonos pensionales a que está obligado el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá en desarrollo de la normatividad vigente.

3.2.4 Transferencia Fondo de Pensiones Territoriales - FONPET

Aporte con destino al Fondo Público de Pensiones -FONPET, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

3.2.5 Transferencia Servicio de la Deuda Establecimientos Públicos

3.2.6 Déficit Compromisos Vigencia Anterior

Corresponde al monto de los compromisos que no cuentan con financiación al cierre de la vigencia fiscal y que corresponden al servicio de la deuda.

3.2.7 Pasivos Exigibles

3.3 Inversión

Gastos en que incurre el Distrito para el desarrollo económico, social y cultural de la ciudad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos.

La clasificación, presentación y estructura de la inversión será la siguiente:

3.3.1 Directa

3.3.1.11 Plan de Desarrollo

3.3.1.11.01 Objetivo

3.3.1.11.01.01 Programa

3.3.1.11.01.01 Código - Proyecto

3.3.2 Transferencias Para Inversión

Recursos con destino al presupuesto de inversión de entidades públicas distritales descentralizadas, destinadas a financiar sus gastos de inversión. Así mismo incluye otras transferencias que se den en cumplimiento de normas y convenios.

3.3.3 Déficit Compromisos Vigencia Anterior

3.3.4 Pasivos Exigibles

CALCULO DE GASTOS

Con base en los formatos diseñados por la Dirección Distrital de Presupuesto para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, solo se podrán incluir las apropiaciones que corresponden a:

" Créditos Judicialmente Reconocidos5 .

" Gastos decretados conforme a los Acuerdos Distritales y Normas Legales6.

" Las destinadas a dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Distrital.

Los factores a tener en cuenta en el cálculo de los Gastos son:

" Financiamiento del Déficit7.

" Preferencia de Algunos Gastos8.

" Proceso presupuestal Contraloría y Concejo.

" Comportamiento Histórico y Programado de Gastos: Se tomará la ejecución de la vigencia inmediatamente anterior y la estimación de los gastos que se proyecten ejecutar en la vigencia en que se está preparando el Anteproyecto de Presupuesto.

" Vigencias Futuras: incorporar los montos aprobados por el Concejo, los cupos autorizados y comprometidos para vigencias futuras deben incluirse en la preparación del Anteproyecto de Presupuesto para la siguiente vigencia fiscal.

2.1.1 Costos de Plantas de Personal:

Es la proyección de los gastos de personal de planta al servicio de la entidad con el fin de constituir una base de datos para facilitar la toma de decisiones en materia presupuestal. Esta información considera los distintos niveles ocupacionales y salariales, el tipo de vinculación, las diferentes prestaciones sociales legales y extralegales. También se proyectarán los valores correspondientes a los aportes patronales.

El presupuesto debe reflejar el desarrollo de la Ley 617 de 2000, la cual tiene un gran impacto sobre los gastos de funcionamiento y de inversión del Distrito Capital cuya aplicación se dio a partir del año 2001. La ley 617 de 2000 sobre racionalización del gasto público fue enfática al determinar que los gastos de funcionamiento de Bogotá D.C. deberían financiarse con sus ingresos de libre destinación, de tal manera que estos sean suficientes para atender sus obligaciones corrientes, provisionar el pasivo prestacional y pensional. Para el efecto la misma ley estableció que durante cada vigencia fiscal, los gastos de funcionamiento del Distrito, no podrán superar el cincuenta (50%) como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación; fija de igual manera un período de transición para el cumplimiento de esta ley, así:

ENTIDAD

PERIODO DE TRANSICION

 

2001

2002

2003

2004

Administración Central

58%

55%

52%

50%

Contraloría

3.8%

3.5%

3.3%

3%

Concejo

2.3%

2.2%

2.1%

2%

Los gastos de funcionamiento deben proyectarse con base en la modernización y mejoramiento de la capacidad institucional de las entidades, teniendo como límite las cuotas globales definidas por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, de conformidad con lo exigido por la Ley de Saneamiento Fiscal.

Es importante anotar que es responsabilidad de los representantes legales diseñar estrategias realistas de ajuste que le permita a la entidad a su cargo cumplir su misión y sus objetivos, operando eficientemente bajo las nuevas condiciones. Así mismo, que permita que el presupuesto sea viable desde el punto de vista financiero y legal.

En la programación de los gastos, cada una de las entidades distritales aplicará la filosofía de reducción y procurará que las decisiones de gastos se ajusten a criterios y parámetros de eficiencia, economía y eficacia, con el fin de incrementar el ahorro en los procesos de contratación y manejo racional de los recursos.

Así mismo, los representantes legales de las entidades velarán por el cumplimiento de medidas de austeridad establecidas por el Alcalde Mayor como lo son entre otras:

· Las horas extras, dominicales y festivos, deberán autorizarse prioritariamente cuando así lo impongan las necesidades reales e imprescindibles de cada entidad.

· Uso racional de los procesos de fotocopiado o reproducción de textos.

· Ahorrar o reducir los niveles de consumo de los servicios de agua potable y energía.

· Establecer mecanismos de control para las llamadas Nacionales e Internacionales.

· Reglamentar los topes máximos de teléfonos celulares.

· Reglamentar internamente las cajas menores de tal manera que se reduzcan sus cuantías.

Cálculo de servicio de la deuda

La Dirección Distrital de Crédito Público en coordinación con la Dirección Distrital de Presupuesto deben estimar el valor de los compromisos por concepto del servicio de la deuda pública interna y externa por cada uno de los créditos contratados, desembolsados y por desembolsar tanto vigentes como los nuevos que se adquieran. La estimación se presentará de manera mensualizada por los conceptos de capital, intereses, comisiones e imprevistos.

Los parámetros de proyección que pueden utilizarse para el cálculo del servicio de la deuda son: Tasa Referencial (DTF, TCC, IPC), devaluación estimada, inflación interna, inflación externa, libor, prime rate y corrección monetaria.

3. PLAN FINANCIERO9

Es un instrumento de planificación y gestión financiera de mediano plazo. Para su elaboración se tomarán en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, superávit o déficit o su financiamiento.

La Secretaría de Hacienda en coordinación con el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, preparará el Plan Financiero y lo somete a consideración del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal ¿ CONFIS.

1. Estructura del Plan Financiero

Ingresos Totales: (A + B + C)

El total de los ingresos esta dado por la sumatoria de los ingresos corrientes, las transferencias y los recursos de capital diferentes al crédito.

A. Ingresos Corrientes

Son los recursos que percibe la Administración Central del Distrito y los establecimientos públicos en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales.

Las características de los ingresos corrientes, además de su regularidad son:

Su base de cálculo y su trayectoria histórica permiten predecir el volumen de ingresos públicos con cierto grado de certidumbre.

Es una base cierta que sirve de referente para la elaboración del presupuesto anual.

Constituyen disponibilidades normales y permanentes, que como tales se destinan a atender actividades rutinarias.

B. Transferencias

Son Ingresos que percibe el Distrito por mandato legal o producto de convenios firmados con entidades del nivel nacional, entre otras.

C. Recursos de Capital diferentes al crédito

Son ingresos que percibe el Distrito, dentro de los cuales se contemplan: los recursos del balance, los rendimientos financieros, las donaciones, los excedentes financieros de los establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales y las utilidades de las empresas societarias y sociedades de economía mixta y el diferencial cambiario y otros recursos extraordinarios que se perciban.

D. Gastos Corrientes

Son los gastos personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias para funcionamiento.

· Funcionamiento Directo

· Transferencias de funcionamiento

· Gastos por Transferencias de Funcionamiento Contraloría, Concejo y Fondo Rotatorio del Concejo.

· Pasivos Exigibles

E. Gastos Financieros - Servicio de la Deuda

Tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de intereses, comisiones e imprevistos, originados en operaciones de crédito público que incluyen los gastos necesarios para la consecución de los créditos externos realizados conforme a las disposiciones legales vigentes.

Transferencias Servicio de la Deuda ¿ Establecimientos Públicos

F. Otros Gastos Corrientes - Transferencias FONPET ¿ Servicio Deuda Estapúblicos y otras Entidades

G. Déficit o Ahorro Corriente ( A + B + C ¿ D ¿ E ¿ F)

Es la diferencia entre los ingresos totales menos los gastos corrientes, gastos financieros y otros gastos corrientes.

H. Inversión

Son aquellas erogaciones que permiten acrecentar la capacidad de producción y productividad, destinadas a crear infraestructura física, económica y social.

I. Necesidades de Financiamiento

Es la diferencia entre el Ahorro Corriente obtenido por la entidad frente a la Inversión que espera realizar en la vigencia.

J. Endeudamiento Neto

Es la diferencia entre los desembolsos esperados menos las amortizaciones.

FORMATO PLAN FINANCIERO

CONCEPTO Programado

INGRESOS TOTALES (A+B+C)  

A. INGRESOS CORRIENTES (1+2)  

1. Ingresos Tributarios  

2. Ingresos No Tributarios  

B. TRANSFERENCIAS (1+2+3)  

1. Nación  

2. Entidades Distritales  

3. Otras Transferencias ¿Fondo de Reconversión Ambiental  

C. INGRESOS DE CAPITAL  

D. GASTOS CORRIENTES (1+2+3)  

1. Administrativos y Operativos  

1.1 Servicios Personales  

1.2 Gastos Generales  

1.3 Aportes Patronales  

2. Transferencias de Funcionamiento  

3. Contraloría y Concejo (Incluye Fondo Rotatorio del Concejo)  

E. GASTOS FINANCIEROS DEUDA  

F. OTROS GASTOS CORRIENTES  

G. DEFICIT O AHORRO CORRIENTE(A+B+C-D-E-F)  

H. INVERSION  

I. NECESIDADES DE FINANCIAMIENTO: G-H  

J. ENDEUDAMIENTO NETO  

1. Recursos Crédito  

2. Amortizaciones Deuda  

2.1 Amortizaciones Deuda vigente  

2.2 Amortizaciones Deuda Nueva  

SALDO  

4. CUOTA DE GASTO GLOBAL 10

Es el monto o límite máximo fijado con base en el Plan Financiero para cada uno de los órganos o entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital y que sirve de base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Gastos. Esta es notificada por la Secretaría de Hacienda, luego de acogidas las recomendaciones del CONFIS al Plan Financiero.

Las Cuotas de Gasto Global se comunicarán por agregados (funcionamiento, deuda e inversión) y por las posibles fuentes de financiamiento, las cuales sólo se tomarán como referencia para la fase de programación presupuestal.

Las Cuotas de Gasto Global son susceptibles de ajuste en la medida en que se precise la necesidad de algunos gastos debidamente justificados por la Entidad y respaldados financieramente. Las modificaciones a dichas cuotas de gasto deben ser concertadas y avaladas previamente por la Secretaría de Hacienda.

5. PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI 11

El POAI es un anexo informativo del Presupuesto Anual y está conformado por el conjunto de proyectos de inversión debidamente inscritos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión, financiados, jerarquizados y clasificados por sectores, órganos, prioridades, programas y proyectos con indicación de sus costos en concordancia con el Plan de Desarrollo Económico y Social.

Con base en las metas de inversión establecidas en el Plan Financiero, el Departamento Administrativo de Planeación Distrital en coordinación con la Secretaria de Hacienda Distrital elabora el POAI, el cual es aprobado por el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal CONFIS.

6. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Cada una de las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito, los órganos de control y los entes autónomos universitarios enviarán a la Secretaría de Hacienda ¿ Dirección Distrital de Presupuesto, el anteproyecto de presupuesto con base en la cuota de gasto global asignada previamente y debidamente firmado por el Representante Legal.

El anteproyecto de presupuesto de los establecimientos públicos y ente autónomo universitario, deberá contar con la aprobación previa de las Juntas o Consejos Directivos.

6.1. Estructura del Anteproyecto de Presupuesto.

El Anteproyecto de Presupuesto estará conformado por:

· Mensaje y Organigrama.

· Anteproyecto de Ingresos: En esta primera parte se deberá incluir las bases legales y soportes necesarios que dieron origen a cada uno de los ingresos aprobados.

· Anteproyecto de Gastos: Se deberá explicar en detalle todos los componentes de gastos de funcionamiento y los factores que se tuvieron en cuenta para el cálculo de servicios personales, gastos generales y aportes patronales, servicio de la deuda y el POAI ya definido con fuentes de financiación discriminadas.

· Resumen consolidado anteproyecto de presupuesto de Ingresos y Gastos.

6.2. Comités Funcionales.

Para los efectos de la programación presupuestal y con el fin de evaluar técnica y financieramente los anteproyectos de presupuesto, se conformarán comités funcionales con funcionarios de la entidad respectiva, de la Secretaría de Hacienda y del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

6.3. Metodología para la discusión en los comités funcionales.

Las entidades deberán traer a las reuniones toda la información de soporte requerida para discutir el anteproyecto.

Anteproyecto de Ingresos

Se analizarán los siguientes aspectos:

· Criterios de cálculo de los principales renglones rentísticos de la entidad, variables que inciden en la proyección de los ingresos.

· Se analizará la capacidad para generar recursos propios por parte de las entidades.

· Evaluación de los recursos que la Administración Central podrá transferir a las entidades.

Anteproyecto de Gastos

Se analizaran los siguientes aspectos:

· Criterios para gastos de nómina, plantas de cargos, entre otros.

· Racionalización y eficiencia en gastos generales, propuestas de austeridad.

· Condiciones financieras y plan de pagos del servicio de la deuda.

· Análisis de inversión (ejecución física y financiera de los proyectos del presupuesto, reservas y vigencias futuras autorizadas).

Recomendaciones Especiales

· Las intervenciones deben ser cortas y precisas.

· La discusión del anteproyecto debe "agotarse" en el tiempo programado de duración del Comité.

· En cada Comité se levantará acta de los aspectos relevantes y decisiones tomadas en la reunión, definiendo plazos máximos para los ajustes, correcciones y modificaciones.

6.4. Presentación al CONFIS

El Anteproyecto de Presupuesto se someterá a consideración del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS, para su aprobación. Las modificaciones que solicite el CONFIS serán realizadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. El anteproyecto modificado se constituye en el proyecto de presupuesto que se presentará al Concejo Distrital.

7. PROYECTO DE PRESUPUESTO 12

El Gobierno Distrital someterá el Proyecto de Presupuesto Anual del Distrito Capital a consideración del Concejo Distrital por conducto de la Secretaría de Hacienda Distrital.

7.1. Contenido del Proyecto de Presupuesto

· Mensaje presupuestal o exposición de motivos

· Proyecto de rentas e ingresos y de gastos e inversiones

· Vigencias futuras (cuando se requieran)

· Disposiciones generales

7.2. Estructura del Proyecto de Presupuesto

Artículo Primero. Ingresos

Agrupados según el código de cada entidad en:

· Organismos de Control.

· Ente Autónomo Universitario.

· Administración Central: Secretarías, Departamentos Administrativos, y Veeduría.

· Establecimientos Públicos.

Ingresos clasificados en:

· Ingresos Corrientes.

· Transferencias.

· Recursos de Capital.

· Total Ingresos.

Artículo Segundo. Gastos

Agrupados según el código de cada entidad en:

· Organismos de Control.

· Ente Autónomo Universitario

· Administración Central: Secretarías, Departamentos Administrativos, y Veeduría.

· Establecimientos Públicos.

Gastos clasificados en:

· Gastos de Funcionamiento.

· Servicio de la Deuda.

· Gastos de Inversión.

· Total de Gastos e inversiones.

Artículo Tercero. Solicitud de Vigencias Futuras.

Conforme a lo establecido se presenta en articulado separado los compromisos que se pretenden adquirir con cargo a vigencias futuras.

Artículo Cuarto. Disposiciones Generales

Son aquellas normas que se incorporan en el Presupuesto de cada vigencia fiscal, tendientes a asegurar la correcta ejecución.

7.3. Anexos del Proyecto de Presupuesto.

· Proyecto de presupuesto anual ¿ anexo administración central conformado por: Los ingresos discriminados en tributarios, no tributarios, transferencias y recursos de capital. Los gastos de funcionamiento discriminados en servicios personales, gastos generales y aportes patronales; el servicio de la deuda discriminado en amortización, intereses, comisiones e imprevistos y la inversión por prioridades.

· Proyecto de presupuesto anual ¿ anexo establecimientos públicos, órganos de control y ente autónomo universitario conformado por: Los ingresos discriminados en tributarios, no tributarios, transferencias y recursos de capital; los gastos de funcionamiento discriminados en servicios personales, gastos generales y aportes patronales; el servicio de la deuda discriminado en amortización, intereses, comisiones e imprevistos y la inversión por prioridades.

· Plan operativo anual de inversiones: contiene la inversión por entidades, sectores, prioridades, programas y proyectos.

8. DECRETO DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO

El Alcalde Mayor mediante Decreto Distrital liquida el Presupuesto Anual del Distrito con base en el Acuerdo aprobado por el Concejo Distrital.

La Dirección Distrital de Presupuesto en la elaboración del mismo observará las siguientes pautas:

· Se toma como base el Acuerdo por el cual se expide el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Distrito Capital para la Vigencia Fiscal comprendida entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del respectivo año.

· Se incluyen adicionalmente la clasificación y definición de los gastos.

· Se efectúan las aclaraciones de errores de transcripción y numéricos.

· Se incluye el Plan de Cuentas Presupuestal, el cual se entenderá incorporado en el Presupuesto de los órganos y entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

· Se acompaña de los respectivos anexos en que se detallan los ingresos y los gastos de cada una de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito.

El Alcalde Mayor sanciona el Decreto de liquidación del presupuesto, dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha de sanción del Acuerdo de Presupuesto.

CAPÍTULO 3

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL

Una vez expedido el Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal el Responsable del Presupuesto de cada una de las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, registrará en forma detallada en el Sistema de Información Presupuestal que esté aprobado, los montos establecidos en el Decreto de Liquidación por concepto de ingresos, gastos e inversión.

2. EJECUCIÓN ACTIVA

La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo de los ingresos del presupuesto anual, constituidos por las rentas e ingresos de la administración central y por los recursos administrados de los establecimientos públicos y de los entes autónomos universitarios y se clasifican en ingresos corrientes, transferencias y recursos de capital.

Mensualmente se le deberá hacer un análisis a la ejecución de ingresos, donde con claridad logren establecer que los recursos propios que respaldan las apropiaciones en el gasto tienen un comportamiento normal y acorde a lo proyectado. En caso que el resultado sea deficitario se deberá proponer una reducción y evitar contraer compromisos que al final del periodo arrojen un déficit.

Recaudos por Cuenta de Terceros

Los recaudos que los órganos y entidades distritales efectúen de otras entidades públicas o de terceros, no se incorporarán a sus presupuestos, sino que se registrarán en su contabilidad financiera y harán parte de su estado de tesorería.

Ingresos sin situación de fondos.

Corresponde al registro de un ingreso, atendiendo a que los fondos no los percibirá la Tesorería, ya sea por cruce de cuentas o por ser recaudados directamente por otra entidad.

De esta forma, con el fin de promover al saneamiento económico y financiero de todo orden, el Gobierno Distrital y sus Entidades Descentralizadas pueden efectuar cruce de cuentas sobre las obligaciones que recíprocamente tengan. Para tal efecto la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto descontará la suma correspondiente de las transferencias que se giren a las respectivas entidades.

3. EJECUCIÓN PASIVA

La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto y está basada legalmente en lo establecido en los artículos 51 al 62 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y las disposiciones generales del Acuerdo o Decreto de Presupuesto de la respectiva vigencia.

Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual del Distrito, son autorizaciones máximas de gasto que el Concejo Distrital aprueba y el Alcalde Mayor liquida para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva y corresponden al valor asignado por cada rubro incluido en el acto administrativo por el cual se liquida el presupuesto.

Las apropiaciones aplazadas o suspendidas no se pueden comprometer hasta tanto se levante la suspensión.

Con cargo a las apropiaciones de cada rubro presupuestal que sean afectadas con los compromisos iniciales se atenderán las obligaciones derivadas de estos compromisos, tales como: imprevistos , ajustes, revisión de valores e intereses moratorios, conciliaciones, costos inherentes o accesorios para el cumplimiento de la obligación u objeto del gasto, transacciones, mayor valor originado en la liquidación de contratos, comisiones bancarias, mayores valores por efectos del diferencial cambiario y gastos de nacionalización.

De acuerdo con el Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital, las etapas e instrumentos de la ejecución presupuestal son los siguientes:

· Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

· Registro Presupuestal.

· Constitución de reservas y cuentas por pagar.

· En el caso de inversión los proyectos deben estar registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos.

· Igualmente para la ejecución presupuestal se tendrán en cuenta las modificaciones presupuestales, las autorizaciones para comprometer vigencias futuras y la autonomía presupuestal de cada entidad del presupuesto en desarrollo de la capacidad de ordenación del gasto.

3.1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Es el documento expedido por el responsable de presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en cada entidad, mediante el cual en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.

No se podrán adquirir compromisos, ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos, los cuales deben numerarse en orden secuencial y ascendente para cada órgano o entidad.

Tenga en cuenta que el certificado de disponibilidad presupuestal no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a ejecución de recursos.

El certificado de disponibilidad presupuestal afecta sólo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se efectúe el correspondiente registro presupuestal. Los órganos y entidades deberán llevar un registro de esta operación para determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.

Las conciliaciones no requieren de Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a su iniciación.

La información que contiene el certificado de disponibilidad presupuestal incluye:

Código y nombre de la entidad.

Unidad Ejecutora.

Número de la disponibilidad.

Código presupuestal.

Nombre del rubro presupuestal.

Valor del CDP a expedir.

Nombre, cargo, oficina solicitante y número de oficio.

Objeto del CDP.

Fecha de expedición del CDP.

Firma del responsable de presupuesto.

Anulación Total o Parcial de Disponibilidades Presupuestales

A solicitud del Ordenador del Gasto o del funcionario que requirió su expedición, el Responsable del Presupuesto o quien haga sus veces podrá registrar la anulación total o parcial de las disponibilidades que pueden tener origen en:

· Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un certificado de disponibilidad presupuestal y el valor comprometido resulte inferior al valor de la disponibilidad.

· Cuando no se hace uso de la disponibilidad.

· Al cierre de la vigencia los certificados de disponibilidad no utilizados y los saldos se anulan de oficio.

3.2. Registro Presupuestal

Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecución del compromiso.

El registro presupuestal es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que afecten el presupuesto.

El registro presupuestal constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato (art. 41 de la ley 80/93 y 26 del Decreto reglamentarios 679/94).

El certificado de registro presupuestal es el documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en le presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realizó en forma oportuna, es decir antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar.

El Registro Presupuestal debe contener la siguiente información:

· Código y nombre de la entidad.

· Unidad ejecutora.

· Número del Registro.

· Código presupuestal.

· Nombre del rubro presupuestal.

· Valor del Registro Presupuestal a expedir.

· Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

· Tipo y número del compromiso.

· Objeto del Registro Presupuestal.

· Beneficiario.

· Fecha de expedición del Registro Presupuestal.

· Firma del responsable de presupuesto.

El funcionario competente solicitará la expedición del registro presupuestal y serán responsables con el jefe de presupuesto que dicho certificado sea previo a la ejecución del compromiso.

El formato e instructivo que se definan para el certificado de registro presupuestal se adecuarán al sistema de información presupuestal que se establezca para tal efecto.

El responsable de Presupuesto de cada Entidad no podrá efectuar registros presupuestales con anterioridad a la firma y fecha del acto administrativo que afecte presupuesto.

3.2.1. Anulación Total o Parcial de Registros Presupuestales

Los casos en que se presentan estos eventos son los siguientes:

· La liquidación de los contratos que presenten saldos.

· La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso.

Al anular total o parcialmente un registro presupuestal se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la disponibilidad presupuestal que amparó el compromiso. Al efectuar esta anulación deberá contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de Liquidación).

3.3. Ordenación de Gastos de Funcionamiento

Para la ordenación de un gasto se deben debe tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos:

· Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretenda afectar, en concordancia con el principio de la especialización.

· Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista certificado de disponibilidad presupuestal previo.

· Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la normatividad vigente, en especial, lo previsto en la Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" y sus decretos reglamentarios.

· Solicitar oportunamente el registro presupuestal y expedir el certificado de registro presupuestal correspondiente.

· Programar previamente en el PAC los recursos necesarios para atender los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto.

3.4. Ordenación de Gastos de Inversión

En la ordenación de gastos de inversión deberán tenerse en cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes:

· Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas vigente.

· Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto que haga parte del Plan Operativo Anual de Inversiones. Si el gasto corresponde a un proyecto nuevo, el proyecto debe ser previamente incorporado al POAI.

· Que el gasto corresponda a un proyecto que haya sido evaluado previamente por el órgano competente y se haya registrado en el Banco de Programas y Proyectos.

· Que el gasto corresponda a un proyecto que haga parte del presupuesto anual aprobado.

Cualquier compromiso que se adquiera con violación a estos preceptos, creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.

3.5. Pagos.

3.5.1. Autorización de Giros

El giro presupuestal es la autorización dada por el ordenador del gasto al tesorero para efectuar los pagos de los respectivos compromisos y obligaciones, los cuales serán realizados por la tesorería respectiva de acuerdo con la disponibilidad de recursos y el programa anual de caja (PAC), que cada entidad deberá mantener actualizado.

3.5.2. Órdenes de Pago

Las órdenes de pago son los documentos mediante los cuales el ordenador del gasto solicita al tesorero la realización de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la ley. Debe ser específica para cada entidad y estar numerada en forma secuencial ascendente.

En la orden de pago se registra la información financiera, presupuestal, contable y de tesorería requerida para la realización efectiva de un gasto para su consecuente pago.

3.5.3 Relaciones de Giro

Es el documento mediante el cual los ordenadores del gasto y los responsables del presupuesto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo. En tal documento se relacionan las órdenes de pago remitidas al tesorero.

3.5.4 Relaciones de Autorización

Es el documento mediante el cual los ordenadores del gasto y responsables de presupuesto solicitan al tesorero efectuar el pago de la nómina general, las nóminas adicionales, así como los aportes patronales correspondientes, teniendo en cuenta los conceptos que aparecen en cada centro de costo o resumen de la liquidación de los diferentes conceptos que afectan el pago de la nómina; dicho documento debe estar firmado por el Ordenador del Gasto y el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o quien haga sus veces.

3.6 Viáticos y Gastos de Viaje

Los funcionarios del Distrito Capital que en cumplimiento de una comisión de servicios deban pernoctar fuera de la ciudad de Bogotá D.C., tendrán derecho a devengar viáticos según las cuantías establecidas en las normas vigentes.

Para determinar el valor de los viáticos se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario:

· Remuneración mensual básica.

· Gastos de Representación.

Dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando la comisión demande al comisionado por lo menos un tiempo equivalente a una jornada de trabajo.

3.7. Ajustes o Reintegros

Las Entidades pueden efectuar ajustes o reintegros al presupuesto aumentando el saldo de apropiación disponible. Si se trata de rubros de nómina podrá hacerlo a través de ajustes o reintegros. Cuando sea necesario hacer devoluciones a los demás rubros presupuestales se hará a través de reintegros.

El ajuste se utiliza cuando no hay devolución de dinero a través de la Tesorería.

El reintegro consiste en consignar el mayor valor recibido en la tesorería

Las Entidades efectuaran los ajustes o reintegros registrándolos como valor negativo.

Cuando existan ajustes que correspondan a los pagos efectuados en el mes de diciembre se debe acudir a la figura del reintegro, registrándolo presupuestalmente en el presupuesto de ingresos en el rubro otros ingresos no tributarios, guardando el principio de anualidad del presupuesto.

3.8 Avances

Son los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes al respectivo órgano o entidad, con el objeto de atender viáticos y gastos de viaje. Para ello se requiere certificado de disponibilidad, acto administrativo y el registro presupuestal correspondiente y póliza de manejo cuando las circunstancias y la cuantía así lo determinen.

Los avances deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, a la fecha de llegada de la comisión ante la Dirección Administrativa de la Entidad, consignando los valores sobrantes si lo hubiere, con los soportes correspondientes. La Dirección Administrativa hará lo propio ante la Dirección Financiera para que efectúe los ajustes financieros respectivos.

Cuando el funcionario requiera prolongar la comisión deberá tener autorización adicional previa, por medio del certificado de disponibilidad, acto administrativo y registro presupuestal.

Si quien se encuentra en comisión es el ordenar del gasto y es quien indelegablemente firma el acto administrativo respectivo, como mínimo se deberá solicitar el certificado de disponibilidad que garantice la existencia de apropiación en el rubro indicado antes que se inicie la prolongación de la comisión.

La compra de tiquetes para los funcionarios a quienes se les concede viáticos requiere de:

· Certificado de disponibilidad presupuestal.

· Certificado de Registro Presupuestal.

· Orden de Compra.

· Factura.

· Orden de Pago.

· Relación de Giro (Admón. Central).

3.9 Cajas Menores

Las Cajas Menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las entidades y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración. Solo en casos excepcionales debidamente justificados el Representante Legal de la entidad podrá destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión. Las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Representante Legal de cada organismo o entidad en la cual se indique claramente la finalidad y la clase de gastos que se efectuarán a través de la misma.

En la Resolución de constitución de cada caja menor se deberá indicar los rubros presupuestales y los montos que se pueden afectar durante la vigencia. El Responsable de Presupuesto o quien haga sus veces expedirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantice la existencia de apropiación.

La Entidad deberá realizar un reembolso mensual siempre y cuando la cuantía no exceda del 70% de los recursos entregados ni el monto de las apropiaciones. Por ejemplo si la Entidad giró en febrero 5% o el 30% del total de recursos entregados, deberá efectuar reembolso del mes de febrero y así consecutivamente. El responsable de presupuesto será el encargado de velar por el cumplimiento.

Cuando en una entidad, exista mas de una caja menor, la sumatoria de los montos de las mismas, no podrá ser superior a las cuantías señaladas.

El responsable de cada caja menor deberá consignar en la tesorería los recursos retenidos por concepto de impuestos con la relación detallada de los proveedores que fueron objeto de la retención, al cierre de cada uno de los meses y antes del vencimiento del pago de impuestos que establece la DIAN y el Distrito Capital.

La legalización definitiva de las cajas menores se hará antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal. Los responsables de cada caja menor deberán consignar en la tesorería respectiva el dinero disponible en caja y bancos. El incumplimiento de este requisito al cierre de la vigencia fiscal dará lugar a que el Contador de la respectiva entidad u organismo, registre el valor no legalizado en el rubro de Responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes de fondos e informe al respectivo organismo de control para que continúe con las investigaciones respectivas. Esta legalización deberá ser igual a las parciales, en cuanto a orden de pago soportes y anexos que se requieran.

Cuantías

     

(millones de $)

Presupuesto

   

Máxima Cuantía

En SMV

Menos de

 

10.000

20

10.001

a

20.000

40

20.001

a

50.000

100

50.001

a

100.000

200

100.001

a

200.000

400

200.001

a

300.000

600

300.001

a

500.000

1.000

500.001

a

1.000.000

2.000

1.000.001

 

o más

4.000

Para establecer el monto del presupuesto que determina la cuantía de la caja menor se excluye del mismo lo correspondiente a transferencias y servicio de la deuda.

No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones:

· Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes o depósitos.

· Fraccionar compras de un mismo elemento.

· Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organización.

· Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

· Cambiar cheques a personas naturales o efectuar préstamos.

· Ejecutar compras de la misma naturaleza por diferentes rubros.

Son requisitos básicos para respaldar la ordenación de pagos por concepto de reposición por egresos a través de la Caja Menor, los siguientes:

· Orden de pago.

· Relación de los gastos por rubro presupuestal

· Comprobantes de egreso y las facturas, recibos o cuentas correspondientes.

· Registro Presupuestal.

Las cajas menores se manejan a través de cuenta corriente; si éstas no exceden de 5 SMMV estos dineros podrán manejarse en efectivo. Si por necesidades del servicio se deben mantener recursos disponibles a pesar que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, podrán mantener en efectivo un valor que no supere los cinco (5) SMMLV.

3.10 Pagos de Sentencias Judiciales, Conciliaciones y Laudos Arbitrales

Los servidores públicos de los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual, a quienes corresponda la ejecución de sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de la administración y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, están obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. Para ello respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias, actuarán de conformidad con el procedimiento establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales y evitarán que se dicten órdenes de embargo contra el Distrito.

En la Administración Central del Distrito Capital sólo se pueden tramitar y ordenar estos pagos por intermedio de la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. En lo referente a los Establecimientos Públicos el pago se efectuará con el Presupuesto de la vigencia de la respectiva entidad.

Soportes básicos para la ordenación de los pagos por sentencias judiciales.

· Orden de Pago.

· Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal.

· Copia de la Sentencia, laudo arbitral, conciliación debidamente ejecutoriada.

· Resolución del Ordenador.

3.11 Indemnizaciones Laborales

Son los pagos derivados de la supresión de cargos y en general las que prevea la ley para los servidores públicos.

Soportes básicos para la ordenación de los pagos por indemnizaciones laborales

· Orden de Pago.

· Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

· Certificado de Registro Presupuestal.

· Resolución del Ordenador del Gasto en donde se discriminen formalmente los factores incluidos en la liquidación, la forma de liquidación, los descuentos a que haya lugar y las normas legales que se tienen en cuenta para llevar a cabo la misma.

3.12 Transferencias Presupuestales

Son recursos presupuestales que por concepto de aportes hace una entidad a favor de otra del mismo orden sin contraprestación alguna. Para efectos de ordenar el pago respectivo se requiere anexar:

· PAC del mes, el cual refleje el valor a transferir.

· Póliza de manejo vigente del Tesorero que recibe los dineros.

· Estado de Tesorería el cual debe corresponder a la semana inmediatamente anterior a la que se está tramitando.

· Orden de pago debidamente diligenciada y firmada por el beneficiario (Tesorero o pagador que la presenta).

· Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

· Certificado de Registro Presupuestal.

· Documentos soporte de los pagos que la Dirección Distrital de Tesorería debe efectuar a FAVIDI, para el caso de los establecimientos Públicos que no giren directamente el aporte de ley a dicha entidad.

3.13 Modificaciones Presupuestales

La modificación presupuestal es una variación mediante la cual y por acto administrativo se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones, para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios autorizados por la ley y los acuerdos, lo mismo que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas.

Las modificaciones al anexo del decreto de liquidación de los órganos y entidades que hacen parte del presupuesto anual, incluidos los organismos de control, que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto agregado de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión aprobados por el Concejo Distrital, se harán mediante resolución expedida por el jefe del órgano o entidad respectivo. En el caso de los establecimientos públicos del distrito, estas modificaciones al anexo del decreto de liquidación se harán por resolución o acuerdo de las juntas o consejos directivos.

Estos actos administrativos requieren para su validez del concepto previo favorable de la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. Si se trata de gastos de inversión se requerirá además el concepto favorable del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Cuando las Juntas o Consejos Directivos de los Establecimientos Públicos aprueben diferente o parcialmente los traslados presupuestales aprobados por la Dirección Distrital de Presupuesto y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, deberá informarse a dichas Entidades de los cambios incluidos y no se podrá ejecutar dicha modificación hasta tanto se dé alcance favorable por parte de la DDP y el DAPD.

3.13.1. Requisitos para Efectuar Modificaciones Presupuestales

Solicitud de modificación firmada por el representante legal del órgano o entidad, dirigida a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, remitiendo los anexos correspondientes al tipo de modificación de acuerdo al cuadro que se detalla más adelante.

Ver el Concepto de la Sec. Hacienda 430860 de 2009

1. Exposición de motivos

2. Justificación legal, económica y financiera: Debe ser firmada por el representante legal y deberá indicar con claridad porque disminuye o aumenta la apropiación y cuales son los servicios que ya no se requieren. Así mismo explicar cual va a ser el uso del dinero adicional que se incorpora en los rubros presupuestales y por qué fueron deficitarios en la vigencia.

3. Certificado de disponibilidad presupuestal original.

4. Certificación de recursos adicionales expedida por el órgano receptor.

5. Presupuesto ajustado de ingresos y gastos en el que se reporte detalladamente el presupuesto definitivo antes de la modificación presupuestal, los valores correspondientes a la modificación y el presupuesto ajustado definitivo, firmado por el responsable de presupuesto.

6. Concepto previo y favorable del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, cuando se trate de una modificación a la Inversión.

 7. Concepto previo y favorable de la Dirección Distrital de Presupuesto.

8. Cálculo o certificación del menor ingreso.

9. Cálculo de reservas.

10. Calificación de excepcional urgencia del Alcalde Mayor y el Consejo de Gobierno, para Gastos de Inversión.

11. Acta de liquidación de excedentes financieros y certificación de recursos disponibles en la Tesorería a 31 de diciembre.

12. Acta de fenecimiento de las reservas presupuestales.

Tipos de Modificación, Competencia para su Aprobación y Requisitos Para su Trámite

NOTA: Todas las modificaciones presupuestales aprobadas por Acuerdo requieren del respectivo Decreto de Liquidación expedido por el Alcalde Mayor.

Los representantes legales de las Entidades Distritales incorporarán a sus respectivos presupuestos las modificaciones presupuestales autorizadas y deberán enviar copia del Acto Administrativo perfeccionado a la Dirección Distrital de Presupuesto durante los tres días siguientes.

Cuando se trate de modificaciones presupuestales que afecten la inversión, las entidades distritales adelantarán su trámite conforme a los requisitos y procedimientos establecidos por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Las modificaciones presupuestales aprobadas por el Concejo Distrital y liquidadas por Decreto no requieren de la expedición de actos administrativos por parte de la Entidad.

3.13.2. Concepto de Viabilidad Presupuestal

Para todas las modificaciones a las plantas de personal y a las asignaciones salariales de las entidades que conforman el presupuesto anual es requisito esencial y previo la obtención de un concepto de viabilidad presupuestal expedido por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y para ello se requiere por parte de la entidad solicitante de los siguientes documentos:

· Justificación suscrita por el Representante Legal.

· Costos de la planta vigente y propuesta.

· Efectos e incidencia sobre los gastos de funcionamiento e inversión.

· Concepto del DAPD si se afectan los gastos de inversión.

· Las demás que la DDP consideren pertinentes.

3.14 Modificaciones a las Plantas de Personal

Las modificaciones a las plantas de personal que efectúen los órganos o entidades que conforman el presupuesto anual, sólo podrán ordenarse dentro de la apropiación presupuestal disponible para cada entidad.

Las juntas o consejos directivos y consejos superiores de los establecimientos públicos, cualquiera sea su naturaleza y los entes universitarios autónomos no podrán expedir actos administrativos que incrementen salarios, primas, bonificaciones, gastos de representación, viáticos, horas extras, créditos o prestaciones sociales, ni autorizar la ampliación en forma parcial o total de los costos de las plantas de personal y nóminas, sin la viabilidad presupuestal expedida previamente por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto.

Para todos los efectos legales, se entenderá como límite presupuestal por servicios personales y aportes patronales el monto de la apropiación para cada entidad en la respectiva vigencia fiscal, con el cual se garantice la posibilidad de atender estas modificaciones.

3.15 Provisión de Vacantes

Cuando las entidades provean vacantes de personal, se requerirá de una certificación expedida por el jefe de presupuesto de la entidad mediante la cual se garantice la disponibilidad de recursos para financiar la totalidad de las obligaciones, por concepto de servicios personales y aportes patronales durante la vigencia fiscal en curso.

Toda provisión de vacantes deberá corresponder a los cargos previstos en la planta de personal, incluyendo la vinculación de trabajadores oficiales. (Está incluido dentro de las disposiciones generales.

3.16 Vigencias Futuras

Las vigencias futuras son autorizaciones otorgadas por el CONFIS Distrital y el Concejo Distrital para adquirir compromisos con cargo al presupuesto de vigencias fiscales siguientes, siempre y cuando su ejecución se inicie con el presupuesto de la vigencia en que se aprueben dichas autorizaciones.

Si los compromisos que se encuentran amparados con vigencias posteriores y su ejecución no se inician en la vigencia en que fueron aprobadas fenecen sin excepción dichas autorizaciones.

Cuando los cupos autorizados de vigencias futuras son utilizados en menor cuantía se deberá informar a la Dirección Distrital de Presupuesto y sus saldos no podrán ser utilizados, toda vez que el objeto para el cual fueron autorizados desaparece.

La programación de desembolsos (PAC) de la vigencia no podrá contemplar pagos de compromisos adquiridos con cargo a vigencias posteriores o futuras. Dicha programación deberá contener solamente los pagos que afecten la apropiación de la vigencia en curso.

Cuando se adquieran compromisos con cargo a vigencias futuras, dichas partidas deberán ser incluidas en el presupuesto anual correspondiente. Si se incluyen partidas superiores a las comprometidas y su fuente de financiación no es específica, la Entidad no podrá disponer de estos sobrantes, será la Dirección Distrital de Presupuesto la encargada de dar la viabilidad sobre su reducción o utilización de los mismos.

Las entidades deberán informar a la Secretaría de Hacienda ¿ Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación de cada trimestre los cupos de vigencias futuras aprobados y comprometidos, para cada uno de los conceptos del presupuesto.

Los procesos de contratación que requieran de la utilización de recursos de vigencias fiscales futuras deben contar con la autorización previa de dichas vigencias.

Las vigencias futuras se consideran legalmente autorizadas siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

· Autorización previa del Confis Distrital.

· Autorización previa del Concejo Distrital.

· Que su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso.

· Si se trata de proyectos de inversión para los cuales se adquiere el compromiso, deben estar consignados en el plan de desarrollo.

· La sumatoria de los compromisos no deben superar la capacidad de endeudamiento.

· Concepto previo y favorable del Departamento Administrativo de Planeación Distrital cuando se trata de proyectos de inversión.

Documentos Soportes para la Presentación de Vigencias Futuras Ante el CONFIS

La solicitud de autorización de vigencias futuras debe enviarse a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y al Departamento Administrativo de Planeación Distrital acompañado de los siguientes soportes:

· Justificación legal y económica.

· Proyección de ingresos y gastos para los años objeto de solicitud de las vigencias futuras.

· Cronograma de ejecución del proyecto y su posible fuente de financiamiento.

· Criterios que se hayan establecido para asumir compromisos por mas de una vigencia fiscal.

· Certificado sobre disponibilidad de apropiación para el inicio del compromiso que se autorizan con cargo a vigencias futuras.

· Informe de ejecución de las vigencias futuras que han sido autorizadas a la entidad solicitante.

· Conceptos previos y favorables de la Dirección Distrital de Presupuesto y del Departamento Administrativo de Planeación Distrital cuando se trate de inversión.

Documentos Soportes para la Presentación de Vigencias Futuras Ante el Concejo Distrital

Para la presentación de vigencias futuras ante el Concejo Distrital, además de los documentos señalados anteriormente, las entidades deben reunir los siguientes requisitos:

· Proyecto de Acuerdo.

· Exposición de Motivos.

· Autorización previa del Confis Distrital.

Manejo Presupuestal de las Vigencias Futuras

Las disponibilidades extrapresupuestales que fueron expedidas para amparar compromisos adquiridos con cargo a vigencias futuras, se deberán expedir contra el presupuesto que se inicia en la proporción que corresponda a esa vigencia.

Si antes de finalizar la vigencia fiscal en que se aprobaron las vigencias futuras, se firmaron contratos, se deberá expedir el registro de manera extrapresupuestal y al inicio de la vigencia siguiente expedirlo contra el presupuesto aprobado en la proporción que corresponda.

No deberá elaborar registros presupuestales al inicio de la vigencia siguiente, hasta tanto no sea perfeccionado el contrato. El respaldo presupuestal del proceso mientras es cerrado será la disponibilidad presupuestal .

3.17 Pasivos Exigibles

Son compromisos que fenecen presupuestalmente por no haber sido cancelados en la vigencia en que se constituyeron como reserva presupuestal, por lo tanto deben pagarse con cargo al presupuesto de la vigencia en que se haga exigible.

Manejo Presupuestal de los pasivos exigibles

Se deberá elaborar un traslado presupuestal interno en cada entidad cuando sea exigible el pago, donde los rubros contracreditados deberán ser los mismos que le dieron origen al registro presupuestal inicial o en defecto que cumplan el mismo objetivo del rubro que originó el pasivo exigible.

No se podrán cancelar pasivos exigibles que correspondan a rentas específicas con cargo a otras fuentes de financiación. Estos recursos específicos deberán respaldar el compromiso prespuestalmente hasta su finalización.

No se pueden contracreditar apropiaciones que estén amparando convenios interadministrativos, de cooperación o de Cofinanciación.

Para el reconocimiento de pasivos exigibles se deberá contar con los siguientes soportes:

1. Relación de saldos de reservas presupuestales constituidas en la vigencia respectiva, en la cual aparece registrada la obligación que a la fecha se hace exigible.

2. La o las actas de fenecimiento producidas por el respectivo responsable de presupuesto.

3. Los actos administrativos con los cuales se perfeccionó el compromiso (contratos, ordenes de servicio, ordenes de compra, ordenes de trabajo, etc.).

4. Certificado de Disponibilidad presupuestal y certificado de registro presupuestal que respaldaron el compromiso inicial.

5. Acta de liquidación del compromiso, si se trata del último pago.

6. Certificado de Disponibilidad de la vigencia.

7. Resolución firmada por el ordenador del gasto o por quien éste delegue, por la cual se reconoce el pago.

Para el pago de pasivos exigibles se requiere:

1. Expedición del registro presupuestal con respaldo en la resolución de reconocimiento.

2. La entidad deberá solicitar a la Secretaría de Hacienda- Tesorería Distrital ¿ Planeación Financiera la reprogramación del PAC, con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos que permitan el pago oportuno de los compromisos.

Con los anteriores soportes se procederá a elaborar la respectiva orden de pago y la relación de giro, para su posterior envío a la Tesorería y surtir el trámite de pago.

3.18 Sustitución de las Fuentes de Financiación del Presupuesto de Rentas e Ingresos.

La Sustitución de Rentas e Ingresos es la modificación de las fuentes de financiación del Presupuesto Anual, con las cuales se proyectó el pago de las apropiaciones del Presupuesto de Gastos e Inversiones.

Cuando procede la sustitución de rentas e ingresos

Cuando revisada la programación de las Rentas e Ingresos incorporadas en el Presupuesto Anual del Distrito, se hace evidente que algunas de ellas no alcanzarán a realizarse en la vigencia respectiva y por tanto es necesario sustituirlas, siempre que se cuente con un ingreso adicional no programado en el presupuesto, o cuando por decisiones de conveniencia y políticas de austeridad, así lo determine el Gobierno Distrital.

Es competencia del Alcalde a través de Decreto efectuar la sustitución de rentas e ingresos que no modifiquen los agregados como Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital. Cuando se pretenda afectar montos globales, se deberá presentar un Proyecto de Acuerdo para aprobación ante el Concejo Distrital.

Modalidades en la sustitución de rentas e ingresos

Cuando se modifican las fuentes de financiación del Presupuesto de Rentas e Ingresos, se pueden presentar dos modalidades que sirven de base para realizar la sustitución:

a) El mayor recaudo efectivo de un renglón rentístico o sobre ejecución del mismo. En este caso, el ingreso supera ampliamente el monto programado en el Presupuesto de Rentas e Ingresos, lo cual se compensa con los valores dejados de recibir por concepto de otra u otras rentas e ingresos proyectadas en el presupuesto.

b) La inconveniencia financiera o la incertidumbre para la obtención de un ingreso programado en el Presupuesto de Rentas e Ingresos. En este caso, se evalúan las fuentes susceptibles de financiación y los beneficios que representa la búsqueda de otras alternativas para la obtención de recursos indispensables que permitan desarrollar el objeto del gasto de las apropiaciones.

Casos de la sustitución de rentas e ingresos

Cuando ocurre una situación de mayor liquidez, la Secretaría de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto, teniendo en cuenta las solicitudes que le presentan las entidades y la urgencia de inversión para ejecutar algunos proyectos de gran impacto social, expide el acto administrativo de sustitución de rentas e ingresos y ordena levantar la suspensión de las apropiaciones, para que se pueda iniciar la ejecución de los proyectos. Este movimiento deberá reflejarse en el presupuesto de gastos e inversiones, con indicación de los proyectos a los cuales se levanta la suspensión.

Si se trata de Rentas e Ingresos administrados por los Establecimientos Públicos, la entidad previo concepto favorable de la Secretaría de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto, podrá utilizar el mayor valor recaudado para sustituir en ese mismo monto una renta o ingreso, que por no estar aún garantizado el recaudo se encuentra suspendida o aplazada y por consiguiente también lo están las apropiaciones presupuestales que desarrollarán el objeto del gasto. De cualquier forma esta sustitución debe proceder mediante Decreto Distrital.

Soportes para la modificación de las fuentes de financiación del presupuesto de rentas e ingresos.

· Solicitud de modificación de las fuentes de financiación del Presupuesto de Rentas e Ingresos, suscrita por el representante legal de la entidad.

· Justificación económica de la conveniencia de sustituir por otra fuente de financiación. Así mismo, deberán explicarse los motivos por los cuales la renta e ingreso que se sustituye no se ejecutará en la vigencia y por tanto es necesario realizar la modificación.

· Certificación de la disponibilidad de los recursos suscrita por el Tesorero de la Entidad y el responsable del Presupuesto, cuando la sustitución esté respaldada en un mayor valor del recaudo efectivo de una renta e ingreso.

· Presupuesto de Rentas e Ingresos ajustado.

· Otros documentos que requiera la Secretaría de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto.

CAPITULO III

CIERRE PRESUPUESTAL

Es el procedimiento que realizan las entidades con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, los reconocimientos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de tesorería a 31 de diciembre, el superávit o déficit fiscal de la administración central y los excedentes financieros de los establecimientos públicos.

1. Reconocimientos

Entendidos como los ingresos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudarán en una fecha posterior al 31 de diciembre, se registrarán como ejecutados o causados en el presupuesto de ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. Deben estar certificados por parte de la persona natural o jurídica, pública o privada en la cual se originan los recursos, o mediante los cálculos efectuados con base en las disposiciones legales vigentes.

Como reconocimientos se incluirán entre otros:

· Cuentas por Cobrar certificadas.

· Créditos que respalden obligaciones de la vigencia que se cierra que no han sido desembolsados pero están debidamente soportados en el cupo global de endeudamiento.

· Cuotas pendientes de recibir por concepto de transferencias de la Nación o de cualquier otro organismo estatal, siempre y cuando estén debidamente certificadas.

· Crédito autorizado no contratado.

· Saldos de convenios interinstitucionales.

2. Cuentas por pagar.

Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que se hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibido a satisfacción antes del 31 de Diciembre de cada año; y de anticipos y pagos por anticipado pactados en los contratos no ejecutados.

Clasificación:

Las cuentas por pagar se clasifican por objeto del gasto en:

· Gastos de Funcionamiento: Servicios Personales, Gastos Generales, Aportes Patronales y Transferencias para Funcionamiento.

· Servicio de la Deuda: Interna y Externa, Transferencias para el Servicio de la Deuda.

· Gastos de Inversión: Directa y Transferencias para Inversión.

Procedimiento para informar y pagar las cuentas por pagar

El tesorero de cada entidad es el responsable de la constitución y consolidación de la relación de las cuentas por pagar, las cuales se discriminan según el plan de cuentas vigente. Esta relación se enviará a la Dirección Distrital de Presupuesto y a la Dirección Distrital de Tesorería en la fechas que anualmente se indique para el estudio y aprobación del PAC respectivo.

Una vez aprobado el PAC en referencia con el listado de cuentas por pagar, se procederá al pago en las fechas que indique la Tesorería.

Documentos soporte de las cuentas por pagar, según el caso:

· Orden de pago firmada por el ordenador del gasto.

· Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente aceptada por el responsable.

· Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el ordenador y/o el interventor.

· Certificado del recibo a satisfacción en el caso de la prestación de servicios.

· Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes.

· Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal.

· Contrato, orden de servicio, orden de compra, orden de suministro, orden de trabajo o convenio intteradministrativo.

Resolución o acto administrativo debidamente refrendado, para el caso de obligaciones pendientes a favor de empleados y obreros.

3. Reservas presupuestales.

Son las obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan cumplido. Es decir que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraidas, se hayan registrado presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación.

Clasificación

Las reservas presupuestales se clasifican por objeto del gasto en:

Gastos de Funcionamiento: Servicios Personales, Gastos Generales, Aportes Patronales y Transferencias para Funcionamiento.

Servicio de la Deuda: Interna y Externa, Transferencias para el Servicio de la Deuda.

Gastos de Inversión: Directa y Transferencias para Inversión.

Cuando se pueden constituir reservas presupuestales.

Las reservas presupuestales se constituyen en los siguientes eventos:

· Con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén perfeccionados, tengan el registro presupuestal y desarrollen el objeto de la apropiación.

· Con los compromisos originados en ofertas de compra para adquisición de inmuebles por enajenación voluntaria, según lo previsto en la Ley 9 de 1989 y Ley 388 de 1997, que cuenten con registro topográficos actualizados o vigentes.

Procedimiento para informar y pagar las reservas presupuestales

El jefe de presupuesto o quien haga sus veces es el encargado de consolidar la información de las reservas presupuestales y enviarla a la Secretaría de Hacienda. Copia de esta información se hará llegar al Jefe de Contabilidad de la entidad u órgano respectivo y a la Tesorería respectiva, acompañada del PAC correspondiente para su aprobación.

Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para pagar los compromisos que les dieron origen.

Si durante el año en que deban pagarse las reservas desaparece el compromiso o se presentan saldos , éstos se anulan. Mediante Acta firmada por el Jefe de Presupuesto y el Representante Legal, registrarla e informar tal situación a la Dirección Distrital de Presupuesto y a la Dirección Distrital de Contabilidad, así como al jefe de contabilidad o quien haga sus veces, en la respectiva entidad.

Terminada la vigencia en que se debían pagar las reservas presupuestales y éstas aún se encuetran sin ejecutar en un 100%, se deberán fenecer dichos saldos mediante Acta, los cuales se convertirán en pasivos exigibles y serán cancelados contra el presupuesto de la siguiente vigencia.

Informe sobre la ejecución de reservas presupuestales

La ejecución de las obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre de la vigencia anterior, debe reportarse conjuntamente y con la misma periodicidad de la ejecución del presupuesto de la vigencia en curso.

Documentos soporte de las reservas presupuestales:

· Certificado de registro presupuestal.

· Fotocopia del contrato, orden de servicio, orden de compra, orden de suministro, resolución, acta, orden de trabajo o convenio interadministrativo.

· Oferta de compra para adquisición de inmuebles por enajenación voluntaria.

4. Estado de Tesorería.

Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación especifica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios, las cuentas por pagar y en general todo recurso que esté a disposición de las Tesorerías de cada entidad.

Conceptos

· Caja: Representa la existencia de fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda nacional o extranjera de disponibilidad inmediata.

· Cuentas corrientes y de ahorro: Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas corrientes o de ahorro, en moneda nacional o extranjera.

· Inversiones temporales: Agrupa cuentas representativas de los fondos colocados en títulos valores, en moneda nacional o extranjera por un período máximo de un año, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado o cuya rentabilidad depende de la participación en las utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo.

· Fondos especiales: Son aquellos creados para gastos específicos que no pertenecen a la entidad.

· Fondos y tesorerías de terceros: Son ingresos recaudados por un ente público a favor de otro ente, con base en normas legales convenios o contratos.

· Fondos con destinación especifica: Son los dineros recaudados para determinado gasto que figuran o no en el presupuesto y que no alcanzaron a ejecutarse pero que son de obligatorio cumplimiento.

· Acreedores varios: Corresponde a los valores pendientes de pago a 31 de diciembre, descontados del valor bruto de las ordenes de pago13 . También harán parte de este grupo de obligaciones los cheques anulados por el no reclamo oportuno de pagos que correspondan a afectaciones presupuestales del año que se cierra.

5. Situación fiscal o excedentes financieros a 31 de diciembre

Es la diferencia entre la disponibilidad neta en Tesorería y el monto de las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 31 de diciembre. En el caso de la administración central la situación fiscal se denomina superávit o déficit fiscal. En el caso de los establecimientos públicos se denomina excedente o déficit financieros.

Con base en la estimación de reconocimientos, fondos con destinación específica, reservas presupuestales, cuentas por pagar y el respectivo estado de tesorería, se procede a determinar el superávit fiscal o el excedente financiero según el caso.

Una vez calculados los excedentes financieros de las entidades descentralizadas, la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto consolidará la información y la presentará al CONFIS para que este decida su distribución14

Acta de Liquidación de Excedentes Financieros

Es el documento que respalda legalmente el excedente financiero de los Establecimientos Públicos, el cual debe estar firmado por el Representante Legal, el Jefe de Presupuesto y el Tesorero ¿ Pagador de la entidad respectiva.

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES POR ACCIONES Y DE ECONOMIA MIXTA SUJETAS AL REGIMEN DE AQUELLAS Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

1. PROGRAMACION PRESUPUESTAL

La Programación Presupuestal es el proceso de elaboración del Presupuesto y comprende las siguientes etapas:

1.1 Plan Financiero Plurianual

Es un instrumento de planificación y gestión financiera de mediano plazo que sirve de base para la elaboración del Presupuesto y toma en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, superávit o déficit y su financiamiento.

La Empresa elaborará el Plan Financiero Plurianual y lo someterá a consideración del CONFIS Distrital para revisión y recomendaciones.

Para la proyección de ingresos y gastos se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

· Datos históricos de recaudo real de los diferentes tipos de ingreso y hacer una proyección buscando un crecimiento real sostenido de los mismos.

· Variables macroeconómicas como el IPC, PIB, que inciden en la proyección de ingresos y gastos.

· Cálculo de servicios personales, aportes patronales, gastos generales, gastos de operación e inversiones.

· Políticas sobre racionalidad del gasto público.

· Políticas en materia tributaria.

· Políticas de endeudamiento.

· Situación fiscal de la vigencia anterior.

Con el fin de apoyar la elaboración del Plan Financiero por parte de las Empresas que hacen parte del Presupuesto General del Distrito Capital, la Dirección Distrital de Presupuesto diseñó el formato No. 1: «Estructura Plan Financiero de las Empresas» y su correspondiente instructivo el cual tiene por objeto:

Ø Establecer y unificar la metodología que permita a las empresas la elaboración de la proyección de los ingresos, el estimativo de los gastos y el servicio de la deuda pública para la vigencia y los años siguiente y subsiguiente.

Ø Clarificar y estandarizar los criterios relativos al cálculo de los ingresos, gastos y servicio de la deuda, mediante la definición de los conceptos y la entrega de los parámetros de proyección para su elaboración.

Ø Facilitar la elaboración, consolidación y análisis del Plan Financiero Distrital que se presentará a la Secretaría de Hacienda y al CONFIS Distrital.

1.1.1. Estructura y Diligenciamiento del Formato

Código y nombre de la entidad: Establecer claramente el código y nombre de la entidad.

Concepto: En esta columna se relacionan los conceptos que componen la estructura financiera de la entidad.

Definición de los conceptos: Como apoyo al diligenciamiento del formato, se definen los diferentes conceptos componentes del Plan Financiero en forma genérica, por lo tanto cada empresa adaptará los conceptos de acuerdo a su propia clasificación:

- Disponibilidad Inicial: Es el saldo de caja, bancos e inversiones temporales, proyectado a 31 de diciembre de la vigencia en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros y por lo tanto no tienen ningún efecto presupuestal. Hay que recordar que la disponibilidad inicial debe ser igual al valor estimado como disponibilidad final de la ejecución presupuestal de la vigencia en curso.

- Ingresos Corrientes: Son los recursos que reciben ordinariamente las entidades en función de su actividad y aquellos que por disposición legal le hayan sido asignados. Se presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime se va a recaudar efectivamente durante el año, independiente de la vigencia en que se haya causado.

- Transferencias: Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.

- Recursos de Capital Diferentes a Crédito: Son ingresos provenientes de fuentes tales como: venta de activos y rendimientos por operaciones financieras.

- Disponibilidad de Recursos: Corresponde a la sumatoria de la Disponibilidad Inicial mas los Ingresos de la Vigencia.

- Gastos Corrientes: Incluye los gastos administrativos, operativos y financieros de la Empresa.

- Servicios Personales: Corresponde a los gastos en que incurre la empresa para proveer los cargos definidos en la planta de personal, así como la contratación de personal para labores específicas o la prestación de servicios profesionales.

- Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que la empresa cumpla con las funciones asignadas por la normatividad; y con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.

- Aportes Patronales: Incluyen los servicios y contribuciones tanto al sector público como privado, inherentes a la nómina.

Se deben considerar tanto los servicios Personales y Aportes Patronales administrativos y operativos.

- Gastos Financieros de Deuda: Constituye el monto total de pagos efectuados durante la vigencia fiscal por intereses, gastos y comisiones, de empréstitos contratados con acreedores nacionales e internacionales y que se paguen en pesos colombianos o en moneda extranjera.

- Cuentas por Pagar: Todas las obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre se constituyen como cuentas por pagar. La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente así su pago se realice en la siguiente vigencia fiscal.

- Ahorro Corriente: Corresponde a la diferencia entre Disponibilidad de Recursos y Gastos Corrientes.

- Inversión: Incluye todas las erogaciones destinadas a cumplir con las metas fijadas por la empresa, acordes con el Plan de Desarrollo vigente. Se divide en Inversión Directa, Transferencia Indirecta, Cuentas por Pagar de Inversión.

- Necesidades de Financiamiento: Es el resultado de la diferencia entre el Ahorro Corriente y lo presupuestado por Inversión.

- Financiación: Corresponde a los recursos destinados a financiar el presupuesto y se constituyen por el endeudamiento neto, es decir, la consecución de créditos con la banca nacional o extranjera o con órganos multilaterales, tales como BID, FMI, Banco Mundial, etc. Su finalidad es la dotación a las entidades del Distrito, de recursos, bienes o servicios.

- Disponibilidad Final: Es el resultado obtenido de restar a la suma de los ingresos de la vigencia, el valor total de los gastos de la misma (incluidas las cuentas por pagar del cierre de la vigencia anterior). No constituye una apropiación para atender gastos y refleja solamente un saldo de recursos.

1.2 Lineamientos de política Presupuestal

Son las directrices señaladas por el CONFIS Distrital y el Alcalde Mayor como herramienta de programación presupuestal mediante la cual se determinan los objetivos, metas y parámetros a tener en cuenta para la elaboración del presupuesto de la siguiente vigencia, con base en el Plan de Desarrollo, el Plan Financiero Plurianual y las metas macroeconómicas.

1.3. Elaboración proyecto de presupuesto de rentas e ingresos y de gastos e inversiones.

El Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos y Gastos e Inversiones de las Empresas se elaborará teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

Lineamientos de Política Presupuestal

Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas

Plan Financiero Plurianual de la Empresa

Plan Operativo Anual de Inversiones

Estado del Crédito y de la Deuda Pública Interna y Externa

Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital (Decreto Distrital No.714 de 1996)

Decreto Distrital No. 1138.de 2000

Proyecto de presupuesto de rentas e ingresos.

A. Factores a tener en cuenta en el Cálculo de los Ingresos

Siguiendo los Lineamientos de Política Presupuestal, la proyección de las rentas e ingresos se debe efectuar considerando la incidencia de los distintos factores que influyen en su recaudo y buscando que se obtenga un crecimiento real y sostenido de los mismos. Lo cual exige mejorar los términos y la capacidad de negociación de los contratos que vaya a suscribir la Empresa, revisar, frente a sus costos, los precios de la venta o alquiler de los bienes y servicios y actualizar las tasas y tarifas de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Dentro de los factores a tener en cuenta se encuentran, entre otros, los siguientes:

Comportamiento Histórico: Comprenderá el análisis de las cifras correspondientes a los últimos tres (3) años como mínimo, las causas que determinaron su variación y la incidencia que dicho comportamiento puede tener en la determinación de cada uno de los ingresos, aislando los fenómenos estacionales o cíclicos que hayan afectando la tendencia de cada recaudo. Lo cual no excluye que la proyección de los distintos ingresos se calcule con base en cuidadosas funciones econométricas, que sirvan para estimar la elasticidad ingreso de las distintas rentas.

Comportamiento Demográfico: Se considerará la incidencia que el crecimiento vegetativo de la población puede tener sobre el comportamiento de los diferentes ingresos que obtiene la Empresa.

Normatividad Vigente: Se deben tener en cuenta las disposiciones legales que determinan el cobro y recaudo de los distintos conceptos de ingreso que recibe la Empresa o la Sociedad de Economía Mixta.

Variables Macroeconómicas: Es necesario considerar el impacto que pueden tener las principales variables macroeconómicas y la situación coyuntural que afronta el país, sus diferentes regiones y sectores económicos en la tendencia o comportamiento de los diferentes ingresos que genere la Empresa.

Política Económica: Se deben evaluar los efectos que pueden tener sobre los ingresos de la Empresa las políticas monetaria, crediticia, fiscal y cambiaria fijadas por el Gobierno Nacional.

Plan de Desarrollo Distrital: Los ingresos constituyen el instrumento que define las distintas fuentes de financiación de los gastos. En este sentido, los ingresos deberán proyectarse de forma que permitan el cumplimiento de las metas financieras definidas en el Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas.

Plan Financiero y Plan Operativo Anual de Inversiones: Es preciso considerar la correspondencia que debe existir entre el Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos, el Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversiones.

Transferencias de la Nación y del Distrito Capital: Se considerarán las partidas presupuestales que otorguen y certifiquen la Nación y las distintas entidades Distritales.

B. Presentación de la Información

Los documentos que conforman el Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos son los siguientes:

Resumen Ejecutivo del Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos. En este documento se presentará un análisis muy general sobre los criterios, índices, metodología y parámetros observados en la proyección de los principales componentes del Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos, incluyendo comentarios sobre las razones que justifican las variaciones porcentuales globales e individuales (Análisis horizontal) y los cambios en la estructura de financiamiento de la Empresa (Análisis vertical).

Cifras del Proyecto de Presupuesto de Rentas e Ingresos: Se presentarán observando para el efecto la codificación y los nombres de los distintos conceptos de ingreso definidos en el Plan de Cuentas, sin que ello obste para que la Empresa pueda presentar, en anexo, un mayor grado de desagregación para los distintos ingresos.

Se complementará esta información con la disposición legal que autoriza su cobro o recaudo, los índices, metodología, criterios y parámetros de cálculo utilizados en la proyección de cada ingreso y los factores de carácter económico y operativo que determinan su variación.

Cifras Estadísticas: La Empresa anexará cuadros estadísticos sobre el comportamiento histórico de los distintos ingresos y sus proyecciones, de acuerdo con el nivel de desagregación que considere conveniente.

Certificaciones de Transferencias y Aportes. Las Empresas deberán anexar los documentos mediante los cuales la Nación y el Distrito Capital, según el caso, certifiquen el monto de las Transferencias que le serán asignadas. Igualmente, respaldarán, mediante los soportes correspondientes, los aportes de capital que le serán autorizados y concedidos por sus actuales socios.

Otros Anexos y Soportes: De ser necesario la Empresa podrá incluir otros documentos, informaciones, estadísticas y anexos que justifiquen o expliquen en mayor grado de detalle la incorporación de cada uno de los ingresos o recaudos.

Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones.

A. Factores a tener en cuenta en el Cálculo de los Gastos

En la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones las Empresas tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes factores:

Lineamientos de Política Presupuestal y Plan de Desarrollo: Las proyecciones de los gastos se efectuarán conforme a los Lineamientos de Política Presupuestal y a las directrices establecidas en el Plan de Desarrollo, respondiendo a los criterios de racionalización, restricción, austeridad, control y mesura en la ejecución de los gastos de funcionamiento y a un manejo eficiente de la inversión; buscando en la vigencia fiscal de 2001 ampliar, en términos absolutos y porcentuales, los índices de participación de la inversión frente al total de gastos de funcionamiento y cumplir con las metas de inversión previstas en el Plan de Desarrollo.

La austeridad en el gasto impedirá el despilfarro de recursos y la eficiencia optimará el impacto de los recursos. Para combinar austeridad y eficiencia se requiere profesionalizar la gestión administrativa y mantener un estricto control sobre los gastos generales y los procesos de contratación. Asimismo, es necesario valorar los pasivos laborales y diseñar la estrategia adecuada para su financiamiento.

La eficiencia de la inversión exige un manejo rentable de los recursos propios a través de adecuados instrumentos de programación y ejecución presupuestal, el diseño y desarrollo de un sistema de seguimiento del presupuesto que permita la evaluación de la gestión por resultados y, en consecuencia, el mejoramiento de la capacidad de ejecución presupuestal.

En este sentido, las Empresas incluirán en su Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones las partidas destinadas a dar cumplimiento a los programas de desarrollo económico y social y a las obras públicas impulsadas por el gobierno Distrital.

Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera de mediano plazo. Para su elaboración se tomarán en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, superávit o déficit o su financiamiento.

Plan Operativo Anual de Inversiones: es un anexo informativo del Presupuesto Anual y está conformado por el conjunto de proyectos de inversión debidamente inscritos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión, financiados, jerarquizados y clasificados por sectores, órganos, prioridades, programas y proyectos con indicación de sus costos en concordancia con el Plan de Desarrollo Económico y Social.

Comportamiento Histórico: Comprenderá el análisis de las cifras correspondientes a los gastos de los últimos tres (3) años como mínimo, las causas que determinaron su variación y la incidencia que ese comportamiento pueda tener sobre la proyección de los gastos de la próxima vigencia fiscal, aislando las situaciones particulares o eventuales que hayan afectado la ejecución de los distintos gastos en años anteriores.

Normatividad Vigente: La Empresa deberá observar el marco legal que regula la asunción de sus distintos compromisos y obligaciones.

En consecuencia, en el Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones sólo podrán incluirse las partidas necesarias para ejercer las funciones propias de la Empresa, de acuerdo con sus requerimientos y necesidades, y para cumplir las obligaciones impartidas por la justicia ordinaria.

En todo caso se deberán garantizar los recursos necesarios para atender el pago del servicio de la deuda pública, los servicios públicos domiciliarios, los aportes patronales, cesantías e indemnizaciones laborales.

Variables Macroeconómicas: Es necesario considerar el impacto que pueden tener las principales variables macroeconómicas sobre el comportamiento futuro de los gastos; lo cual significa que la Empresa proyectará sus gastos tomando en consideración, entre otros, los siguientes indicadores: Inflación, devaluación, tasas de interés (D.T.F, Prime rate, libor, etc.) y tasas de cambio.

Deuda Pública Interna y Externa: En las proyecciones del gasto se contemplarán los pagos por concepto de amortizaciones, intereses, comisiones e imprevistos del servicio de la deuda interna y externa vigente, así como los correspondientes a los nuevos créditos que proyecte obtener la Empresa.

Obligaciones asumidas con cargo a Presupuestos de Vigencias Futuras:

En el Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones para la vigencia fiscal siguiente, se deberán garantizar las apropiaciones presupuestales que respalden los compromisos adquiridos y que proyecte adquirir la Empresa a 31 de diciembre, con cargo a los cupos de la vigencia fiscal futura que le hayan sido autorizados por cada concepto del gasto.

B. Presentación de la Información

Los documentos que conforman el Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones son los siguientes:

Resumen Ejecutivo del Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones: En este documento se presentará un análisis muy general sobre los criterios, índices, metodología y parámetros observados en la proyección de los principales componentes del Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones, incluyendo comentarios sobre los motivos que explican las variaciones porcentuales globales e individuales (Análisis horizontal) y sobre los cambios en la estructura del gasto de la Empresa (Análisis vertical).

Cifras del Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones: Se presentarán conservando para el efecto la codificación y nombres de los distintos rubros del gasto definidos en el Plan de Cuentas. La Empresa podrá presentar, en anexo, un mayor grado de desagregación de dichos rubros.

Siguiendo como parámetro la estructura del Plan Operativo Anual de Inversiones, las cifras correspondientes al Proyecto de Presupuesto de Inversión se deberán presentar en anexo separado, conservando los siguientes niveles de desagregación: Objetivo, Programa y Proyecto, incluyendo un breve resumen que explique los objetivos y alcances de cada uno de los proyectos de inversión.

Definición de los Gastos: En este anexo se definirá cada uno de los conceptos del gasto que pretende efectuar la Empresa. Se complementará esta información con datos sobre los índices, criterios, metodología y parámetros de cálculo utilizados en la proyección de cada gasto y factores de carácter económico, administrativo y operativo que determinan su variación.

En el caso de los Servicios Personales y los Aportes Patronales será necesario indicar la disposición legal que los autoriza.

Nota: Se incluyen, en anexo, la clasificación y definición de los distintos rubros del Presupuesto de Gastos incorporadas en el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

Cifras Estadísticas: La Empresa podrá anexar cuadros estadísticos sobre el comportamiento histórico de los distintos rubros del gasto, así como sobre la proyecciones de las cifras correspondientes a cada uno de los gastos, de acuerdo con el nivel de desagregación que considere conveniente.

Relación de Compromisos con cargo a Vigencia Futura. El Proyecto de Presupuesto de Gastos e Inversiones deberá acompañarse de un anexo en el cual se discriminen los compromisos adquiridos y que proyecte adquirir la Empresa o a 31 de diciembre con cargo a los cupos de la vigencia fiscal futura autorizados para cada concepto del gasto (Gastos de Funcionamiento e Inversión).

Esta información deberá presentarse a nivel agregado así: Concepto del gasto, código y nombre del rubro presupuestal, valor total de los compromisos de vigencias futuras proyectados a diciembre 31 y valor total de apropiación presupuestal del rubro con cargo al cual se imputarán estos compromisos.

Por otra parte, se relacionarán de manera discriminada los compromisos de vigencias futuras asumidos y por asumir a 31 de diciembre, de acuerdo con el tipo de gasto específico (Bienes o elementos a adquirir, servicios a contratar u obras a construir).

Otros Anexos y Soportes: De ser necesario la Empresa podrá incluir otros documentos, informaciones, estadísticas y anexos que justifiquen o expliquen en mayor grado de detalle la inclusión de apropiaciones para los distintos conceptos del gasto.

Cuentas por Pagar: Comprenden los compromisos adquiridos pendientes de pago a 31 de diciembre de la vigencia fiscal respectiva. Estas se cancelarán con cargo al presupuesto de la siguiente o subsiguientes vigencias fiscales.

Cuando se calcule la disponibilidad final es necesario sumar las cuentas por pagar respectivas con el fin de que queden financiadas en la siguiente vigencia fiscal y serán tomadas en cuenta en un rubro especial para Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión.

1. EJECUCION PRESUPUESTAL

2.1. Definición: Es el proceso presupuestal que permite el recaudo de los ingresos del Presupuesto Anual, la adquisición de compromisos y la ordenación de gastos y el procedimiento de cierre presupuestal, cumpliendo con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes.

Ejecución activa: se define como el recaudo de los ingresos del Presupuesto Anual, constituidos por los Ingresos Corrientes o recursos propios de las Empresas, las Transferencias y los Recursos de Capital.

Es responsabilidad de la Empresa el reporte periódico de los recaudos que se obtengan por cada item de ingresos, sin perjuicio de los informes requeridos por los organismos de control.

Recaudos de Terceros: Los Recaudos que las Empresas efectúen por cuenta de otras Entidades públicas o de terceros, al igual que los giros de los mismos, no se incorporarán en los presupuestos, sólo se efectuarán los registros contables correspondientes.

Ejecución Pasiva: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación de gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes.

2.2. Apropiaciones: Son autorizaciones máximas de gasto que el CONFIS Distrital aprueba y las Empresas liquidan, para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.

A la apropiación inicial se incluirá el monto de las modificaciones aprobadas en el transcurso de la vigencia. Una apropiación puede ser suspendida o aplazada mediante un acto administrativo que no permita comprometer los recursos hasta tanto se levante esta suspensión o aplazamiento, es decir hasta que exista un nuevo acto administrativo que formalice el levantamiento de dicha suspensión o aplazamiento.

Después del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán adicionarse, transferirse, contracreditarse, ni comprometerse.

2.3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Es el documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.

Este documento afecta en forma preliminar el Presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Cada Empresa deberá llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades.

Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de las Empresas deberán contar con CDP previos, expedidos por el Responsable del Presupuesto o quien haga sus veces, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Se debe tener en cuenta que el CDP no es un compromiso presupuestal y por tanto no constituye ejecución de recursos.

Cuando se perfeccione el compromiso que se pretenda respaldar con una disponibilidad y el valor registrado resulte inferior al valor de la disponibilidad, o cuando no se hace uso de la disponibilidad ésta será anulada de oficio por el funcionario que hizo la solicitud.

Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.

2.4. Registro Presupuestal Es el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se utilizará para tal fin.

Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

Las empresas no efectuarán giros directos, ya que todo acto debe contar con certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.

El certificado de registro presupuestal hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios; para tal efecto, el Responsable del Presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realizó en forma oportuna.

El funcionario competente realizará la solicitud de expedición de certificado de registro presupuestal, previa verificación del saldo y vigencia de la disponibilidad a afectar. El ordenador del gasto y ordenador del pago son responsables por que la solicitud de certificado de registro presupuestal sea previa a la ejecución del compromiso.

Los recursos entregados para ser manejados a través de negocios fiduciarios que no desarrollen el objeto de la apropiación, no se constituyen en compromisos presupuestales que afecten la apropiación respectiva.

A solicitud del ordenador del gasto, el responsable del presupuesto o quien haga sus veces podrá registrar la anulación parcial o total de los registros presupuestales que pueden tener origen en la liquidación de los contratos, la declaratoria de caducidad o cualquier otro evento que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a las mismas.

Con la anulación total o parcial de un registro se produce la liberación del saldo de la disponibilidad presupuestal que amparó el compromiso.

2.5 Ordenación de Gastos de Funcionamiento e Inversión: En la ordenación de un gasto se debe tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos:

· Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretenda afectar.

· Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista certificado de disponibilidad presupuestal previo.

· Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la normatividad vigente, es especial, lo previsto en la Ley 80 de 1993 «Estatuto General de contratación de la Administración Pública» y sus decretos reglamentarios.

· Solicitar oportunamente el registro presupuestal y expedir el certificado de registro presupuestal correspondiente.

· Si se trata de ordenación de gastos de Inversión además se debe tener en cuenta que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas, que haga parte del Plan Operativo anual de Inversiones y si se trata de un proyecto nuevo debe incorporarse en el mismo, que esté registrado en el Banco de programas y proyectos y que haga parte del presupuesto anual aprobado.

2.6 Giro Presupuestal y Pago: El giro presupuestal es la autorización dada por el ordenador del gasto al tesorero para efectuar los pagos a los respectivos compromisos y obligaciones, los cuales serán realizados.

2.7 Modificaciones Presupuestales: Las modificaciones presupuestales son las operaciones que aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones presupuestales, mediante traslados, adiciones y reducciones.

Tipos de Modificación Presupuestal

Traslado Presupuestal: Es la modificación que disminuye el monto de una apropiación para aumentar la de otra en la misma cuantía.

Adición Presupuestal

Reducción Presupuestal

Competencia para Aprobar las Modificaciones

El Representante Legal podrá, mediante Resolución efectuar traslados presupuestales siempre que no modifique en cada caso el valor total de las apropiaciones de Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión.

Cuando se modifique el valor total de las apropiaciones de Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión se requerirá para su validez del concepto previo favorable de la Junta o Consejo Directivo y aprobación del CONFIS Distrital.

Requisitos para Efectuar Modificaciones:

Cuando se requiera de la aprobación del CONFIS Distrital. Estos proyectos deben remitirse a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto para lo de su competencia, acompañado de los siguientes soportes:

· Solicitud escrita y motivada del responsable de la entidad, sobre la necesidad de efectuar la modificación presupuestal.

· Exposición de Motivos o Justificación Legal, Técnica y Económica.

· La disponibilidad de las apropiaciones para efectuar los traslados presupuestales será certificada por el Responsable de Presupuesto o quien haga sus veces.

· Cuadro demostrativo en el que se reporte detalladamente el presupuesto definitivo antes de la modificación presupuestal, los valores correspondientes a la modificación y el presupuesto ajustado definitivo.

· Certificación sobre la existencia de recursos que financian la modificación. Cuando se pretenda realizar una Adición Presupuestal la solicitud de modificación presupuestal presentada por la Empresa deberá establecer de manera clara y precisa la fuente de financiación con la cual se incrementa el Presupuesto de rentas e ingresos.

· Certificación del Jefe Financiero respectivo o de quien haga sus veces de la disponibilidad de los ingresos para adicionar el Presupuesto.

El Representante Legal de la Empresa incorporará a su respectivo presupuesto las modificaciones autorizadas y deberá reportar dentro de los diez (10) días siguientes a la Dirección Distrital de Presupuesto y al Departamento Administrativo de Planeación Distrital

Suspensión y Aplazamiento de Apropiaciones. El Representante Legal de cada Empresa suspenderá total o parcialmente las apropiaciones presupuestales en caso de ocurrir alguno de los siguientes eventos:

a). Cuando se estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de las apropiaciones financiadas con tales recursos.

b). Cuando se encuentren pendientes de aprobación, por parte del CONFIS Distrital u otro organismo competente, recursos incorporados en el Presupuesto de ingresos.

c). Cuando no se hayan perfeccionado los empréstitos a contratar con cargo a los Recursos del Crédito autorizados, salvo que el CONFIS Distrital autorice la ejecución de las apropiaciones presupuestales financiadas con dichos empréstitos.

En casos especiales el Representante Legal podrá prohibir o someter a condiciones especiales la asunción de compromisos y obligaciones, mediante el aplazamiento de apropiaciones.

El Representante Legal señalará por Resolución las apropiaciones a las que se apliquen las medidas de que trata el presente Artículo y efectuará las modificaciones necesarias en el PAC.

2.6. CIERRE PRESUPUESTAL

Cierre Presupuestal. Es el procedimiento que realizan las Empresas al finalizar cada vigencia fiscal con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final.

Excedentes Financieros. Los excedentes financieros de las Empresas No Societarias son de propiedad del Distrito. El CONFIS Distrital determinará la cuantía que hará parte de los Recursos de Capital del Presupuesto Anual, fijará la fecha de su consignación en la Tesorería Distrital y asignará por lo menos el 20% a la Empresa que haya generado dicho excedente.

El CONFIS Distrital al adoptar estas determinaciones tendrá en cuenta el concepto del Representante Legal acerca de las implicaciones de la asignación de los excedentes financieros sobre los programas y proyectos de la Empresa. Este concepto no tiene carácter obligatorio para el CONFIS Distrital, quien podrá adoptar las decisiones aún en ausencia de dicho concepto.

Las Empresas No Societarias deberán enviar a la Secretaría de Hacienda, antes del 15 de marzo, el correspondiente respaldo legal de los excedentes financieros. Este respaldo legal lo constituirá un Acta firmada por el Representante Legal, el Responsable de Presupuesto y el Tesorero - Pagador de la respectiva Empresa.

Utilidades: Las utilidades de las Empresas Societarias, es decir aquellas cuyo capital está constituido por acciones, y de las Sociedades de Economía Mixta, son de propiedad del Distrito en la cuantía que corresponda, de acuerdo con su participación en el capital de las mismas.

El CONFIS Distrital impartirá instrucciones a los representantes del Distrito y de sus entidades en las Juntas de Socios o Asambleas de Accionistas de las Empresas Societarias y Sociedades de Economía Mixta sobre las utilidades que se capitalizarán, reservarán y las que se repartirán a los accionistas como dividendos.

Las Empresas Societarias y las Sociedades de Economía Mixta deberán enviar a la Secretaría de Hacienda, antes del 15 de abril, el correspondiente respaldo legal sobre las utilidades que se capitalizarán, se reservarán y se repartirán al Distrito Capital como dividendos. Este respaldo legal lo constituirá un Acta firmada por el Representante Legal, el Responsable del Presupuesto y el Tesorero - Pagador de la respectiva Empresa o Sociedad, información que será compatible con la consignada en el Acta de la Junta de Socios o Asamblea de Accionistas en la cual se aprobó la distribución de dichas utilidades.

Constitución de Cuentas por Pagar. La Empresa constituirá la respectiva relación de cuentas por pagar, con base en el informe de ejecución presupuestal de gastos del cierre de la vigencia fiscal.

Estado de Tesorería. Corresponde al detalle de cada uno de los valores en caja, bancos e inversiones temporales a 31 de diciembre. Del Estado de Tesorería harán parte los fondos de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación específica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios y en general todo recurso que esté a disposición de la Empresa.

Disponibilidad Final. Al cierre de la respectiva vigencia fiscal se determinará la Disponibilidad Final. Con base en ese resultado, de ser necesario, se ajustará el Presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

2. VIGENCIAS FUTURAS

NORMATIVIDAD

· Decreto 714 de 1996, Artículo 14

· Decreto 1138 de 2000-08-31

VENTAJAS

Un buen porcentaje de los proyectos de inversión presenta horizontes de ejecución de mediano plazo (más de un año). Esta característica fomentó durante muchos años la constitución de compromisos cuya ejecución se extendía a varios períodos pero que se celebraban con cargo al presupuesto de una sola vigencia, con el fin de asegurar los recursos y la unidad de contratación; una parte significativa de estos compromisos quedaban amparados bajo reservas presupuestales al finalizar el año, los cuales según el Estatuto Orgánico de Presupuesto obligan al castigo del presupuesto de la vigencia siguiente.

Para subsanar este problema existe la figura de Vigencias Futuras que permite a la entidad comprometer recursos en una vigencia con cargo a presupuestos de vigencias posteriores. Esto será factible porque la estructura y el nivel de formulación de un proyecto contienen los elementos de juicio necesarios para establecer los recursos que su ejecución demanda en cada vigencia fiscal.

De esta forma, las vigencias futuras facilitan la continuidad de un proyecto o la prestación del servicio en el tiempo, evitando a la entidad el tener que solicitar cada año recursos para adelantar o concluir el proyecto o sus etapas, ya que desde un principio las etapas están programadas, costeadas y con recursos asignados.

JUSTIFICACION DE LAS VIGENCIAS FUTURAS

· El proyecto debe estar contemplado y ser requerido para el desarrollo armónico de la ciudad en términos de oportunidad, disponibilidad y calidad de servicios públicos e infraestructura.

· Que presente reducción de riesgos financieros por la contratación a largo plazo mediante una sola licitación o contrato y no de varias con el mismo objeto.

· Que produzca reducción en tiempos y costos de importación tratándose de equipos especializados

· Con las vigencias futuras, se obtienen precios favorables en el mercado nacional o internacional dados por condiciones coyunturales, o porque la contratación a largo plazo implique reducción de riesgo por volatilidad de precios.

· Reducir tiempos y costos de importación de equipos especializados.

· Realizar una sola licitación o contratación a cambio de varias con el mismo objeto cada año.

Las cifras que soporten la justificación económica deben expresarse en términos constantes del año en que se eleva la solicitud, de tal forma que permitan determinar el ahorro real de recursos que se lograría con las vigencias futuras.

Debe tenerse en cuenta que los saldos de las autorizaciones para comprometer vigencias futuras no utilizadas dentro de la vigencia fiscal respectiva caducan al final de la misma. Por lo tanto, el cálculo de los recursos solicitados para cada vigencia debe ser cuidadosamente establecido y guardar concordancia con la capacidad de gestión de la entidad.

No debe olvidarse la inclusión de los costos de reajustes, administración, imprevistos y utilidades (AIU), gerencia e interventoría dentro de la propuesta.

PREFERENCIA EN LA ASIGNACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS

Únicamente se pueden presentar solicitudes que afecten proyectos relacionados con el Plan de Desarrollo (Decreto 714/96)

De acuerdo a su objeto tendrán preferencia en la asignación de vigencias futuras solicitudes sobre:

· Proyectos que desarrollen aspectos fundamentales de los programas del Plan de Desarrollo.

· Creación de infraestructura física.

·Mantenimiento integral de red vial, redes de servicios públicos y equipos especializados.

· Adquisición de equipos con tecnologías de punta o de alto desarrollo tecnológico o científico, incluyendo sistemas de información.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Antes de formular la solicitud para comprometer vigencias futuras debe revisarse el nivel de formulación técnica del proyecto, debido a que el diseño técnico y la programación por etapas, en el caso que el proyecto lo permita, arrojan los insumos necesarios para su sustentación.

Con base en el cronograma de ejecución física y la programación financiera del proyecto, basada en listas por componente de costo, se debe establecer un cronograma de contratación anual (inserto dentro de los formatos anexos ¿ Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras). En éste se identifica el tipo de contratación requerido según la Ley 80 de 1993 y su duración, al igual que la programación mensual de giros, de acuerdo a la forma en que se pactarían y realizarían pagos.

Los componentes de costo, hacen relación a las diversas aplicaciones o usos tales como:

· Estudios y Diseños

· Obras físicas

· Materiales y suministros

· Sostenibilidad

· Imprevistos

· Reajustes

· Costos de Administración ¿ Interventoría

· Costos de Operación y Mantenimiento

Las formas de contratación, según la Ley 80 de 1993, pueden ser:

· Licitación pública internacional

· Licitación pública nacional

· Concurso de méritos

· Contratación directa

Las anteriores herramientas facilitan la agregación de los recursos que han de solicitarse como vigencia futura para cada vigencia fiscal.

La presentación de la propuesta de comprometimiento de vigencias futuras al CONFIS, se preparará para todo el período del Plan de Desarrollo, requiriéndose el concepto previo del DAPD en el caso de inversión.

Requisitos para solicitar vigencias futuras.

TRÁMITE ANTE EL CONFIS

· Autorización previa de la Junta Directiva al Gerente o Representante Legal para presentar la solicitud de aprobación de vigencias futuras.

· Solicitud ante el CONFIS Distrital, suscrita por el Gerente de la empresa, (diligenciado el formato guía) la cual debe contener:

1. Descripción clara y completa del objeto (obras, bienes o servicios) para el cual se solicitan las vigencias futuras; indicando el rubro o proyecto de inversión que sería afectado y el monto de las respectivas apropiaciones que se comprometería en cada una de las vigencias fiscales que comprenda la solicitud. Deberán preverse dentro del monto solicitado, según el caso, los costos de reajustes, administración, imprevistos y utilidades (AIU), gerencia e interventoría.

2. Indicar los recursos con los cuales se financiarían las vigencias futuras (ingresos corrientes, transferencias o recursos de capital).

3. Proyección de los ingresos y los gastos (Plan Financiero) de las cinco vigencias siguientes al año en que se solicita la autorización.

4. Cronograma de ejecución de los proyectos15  para los cuales se solicita vigencias futuras.

5. Relación detallada de los compromisos asumidos con cargo a las vigencias futuras aprobadas con anterioridad, por cada rubro y proyecto de inversión (informe de ejecución de vigencias futuras).

6. Indicar las razones y criterios de orden administrativo, técnico, financiero y presupuestal que justifican la solicitud de vigencias futuras para cada rubro y proyecto de inversión, y otros que en adelante determine el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal.

· Contar con el concepto previo de la Dirección Distrital de Presupuesto y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

· Evaluación de la capacidad de endeudamiento (SH ¿ CDCP), cuando las vigencias futuras se financien con recursos del crédito.

· Contar con la Certificación de la Secretaría de Hacienda cuando las vigencias futuras solicitadas estén financiadas con transferencias de la Administración Central.

EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

Las empresas de servicios públicos domiciliarios, están facultadas para que las Juntas directivas de estas autoricen a los respectivos Gerentes para adquirir compromisos de vigencias futuras así:

Para Inversión: El 30% del presupuesto de inversión del año en el cual se concede la autorización para la vigencia siguiente y subsiguiente.

Para Funcionamiento: El 20% del presupuesto de funcionamiento del año en el cual se concede la autorización para la vigencia siguiente y subsiguiente.

Cuando se superen estos límites, en porcentaje y vigencias, el gerente de la empresa previa autorización de la Junta Directiva solicitará ante el CONFIS Distrital la aprobación del cupo adicional que requiera, con el lleno de los requisitos antes descritos.

LISTADO DE CHEQUEO

Contiene la información que se debe remitir a Departamento Administrativo de Planeación Distrital y a la Secretaría de Hacienda Distrital.

GLOSARIO DE TERMINOS

ADICIÓN PRESUPUESTAL

Es el aumento de las partidas inicialmente aprobadas o no previstas para un objeto del gasto.

AGREGADO PRESUPUESTAL

Es un tipo de clasificación que contiene varios rubros de presupuesto.

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Estimación preliminar del presupuesto que contiene las proyecciones de las rentas e ingresos, inversiones y gastos de cada entidad, que se presenta previamente a la Secretaría de Hacienda, al Departamento Administrativo de Planeación Distrital y al CONFIS y que sirve de base para la elaboración del Proyecto de Presupuesto Anual.

ANULACION DE SALDOS DE DISPONIBILIDAD

Cuando se perfeccione el compromiso que se pretenda respaldar con una disponibilidad y el valor registrado resulte inferior al valor de la disponibilidad, o cuando no se hace uso de la disponibilidad ésta será anulada de oficio por el ordenador del gasto.

APLAZAMIENTO PRESUPUESTAL

Son las apropiaciones financiadas con recursos de los cuales no se tiene certeza de su ingreso, que deben ser suspendidas o aplazadas mediante decreto y por lo tanto no se puede expedir certificado de disponibilidad alguno hasta tanto no se levante el aplazamiento o la suspensión.

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL

Es la expedición por parte del Concejo Distrital del Acuerdo de Presupuesto Anual como herramienta de gestión para el cumplimiento de los programas del Plan de Desarrollo Económico y Social.

APROPIACIÓN DEFINITIVA

Monto máximo para ordenar gastos.

APROPIACIÓN INICIAL

Monto inicial aprobado para cada rubro presupuestal según el decreto de liquidación del presupuesto.

APROPIACIONES PRESUPUESTALES

Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual del Distrito son autorizaciones máximas de gastos que el Concejo aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.

AUTONOMIA PRESUPUESTAL

Es la capacidad que tienen los órganos que conforman el presupuesto general del distrito, para ejecutar el presupuesto de acuerdo a los lineamientos de política presupuestal.

BANCO DISTRITAL DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

Recopilación sistémica de un conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica y económicamente y registradas y sistematizadas en el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. (Acuerdo 24 de 1995, art. 20o.)

CAJA MENOR

Fondo fijo de efectivo destinado a sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

CALCULO DE GASTOS

Es una Proyección estimada de las erogaciones que se pretendan efectuar en la respectiva vigencia fiscal, por cada uno de los rubros en desarrollo de la misión para la cual fue creada la entidad .

CALCULO DE INGRESOS

Es la estimación de los recursos que percibirá cada entidad del Distrito Capital en cada vigencia, los cuales serán incorporados en el presupuesto.

CALENDARIZACION

Programación del cumplimiento de los pagos por concepto de servicio de la deuda.

CANCELACIÓN DE APROPIACIONES

Es la supresión de la apropiación de un rubro del Presupuesto de Gastos. (Decreto 1228 de 1997 Art. 30).

CANCELACION DE RESERVAS

Recursos liberados por la anulación de las reservas presupuestales, pasivos exigibles y cuentas por pagar cuando cesa la obligación. Se convierten en recursos disponibles que se pueden incorporan en el presupuesto para nuevos gastos.

CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

Es el límite o monto máximo hasta la cual el Distrito Capital o sus entidades pueden adquirir compromisos de crédito sin que exceda su capacidad de pago.

CAPACIDAD DE PAGO

Es el flujo mínimo de ahorro operacional que permite efectuar cumplidamente el servicio de la deuda en todos los años, dejando un remanente para financiar inversiones.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Documento expedido por el responsable del presupuesto, o quien haga sus veces, para afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal.

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Documento mediante el cual se hace constar el Registro Presupuestal de los compromisos u obligaciones adquiridos con los proveedores de bienes, obras y servicios.

CERTIFICADO DE VIABILIDAD PRESUPUESTAL

Es el documento donde se certifica el respaldo presupuestal y se garantiza su viabilidad y coherencia con los lineamientos de Política Presupuestal. Constituye requisito esencial para todas las modificaciones a las plantas de personal y a las asignaciones salariales de las entidades que conforman el presupuesto anual.

CIERRE FISCAL

Corte financiero que se produce al terminar el año con el fin de determinar la ejecución de ingresos y gastos del periodo y su registro en la contabilidad.

CIERRE PRESUPUESTAL

Procedimiento que realizan los órganos y entidades públicos al finalizar cada vigencia fiscal, con el propósito de determinar, el estado de tesorería, la situación fiscal o excedentes financieros.

CIRCULARES PRESUPUESTALES

Son instructivos del Director Distrital de Presupuesto, en donde se señalan o precisan procedimientos, plazos y fechas.

CODIGO PRESUPUESTAL

Numero con el cual se identifica cada uno de los rubros presupuestales.

COMITES FUNCIONALES

Equipos interinstitucionales que están integrados por representantes de la Secretaría de Hacienda, el Departamento Administrativo de Planeación Distrital y la respectiva entidad. El objetivo de los comités es la evaluación técnica y financiera de los anteproyectos de presupuesto y discuten los montos de la cuota global de gasto previamente comunicada por la Secretaría de Hacienda ¿Dirección Distrital de Presupuesto.

COMPORTAMIENTO HISTORICO Y PROGRAMADO DE GASTOS

Análisis comparativo en la ejecución de los gastos en las vigencias anteriores.

CONSEJO DISTRITAL DE POLITICA ECONOMICA Y FISCAL-CONFIS

Organismo rector de la política fiscal y coordinador del Sistema Presupuestal, está conformado por el Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, quien lo presidirá; el Secretario de Hacienda Distrital; el Director del Departamento Administrativo de Planeación Distrital y tres (3) funcionarios que designe el Alcalde Mayor.

CONTRACREDITO

Disminución de una partida inicialmente aprobada para financiar otros rubros presupuestales.

CONTROL ADMINISTRATIVO

Es el ejercido por la Secretaria de Hacienda sobre el presupuesto general del Distrito para garantizar la correcta programación y ejecución presupuestal.

CREDITOS ADICIONALES

Es la adición a las partidas inicialmente aprobadas o no previstas para un objeto del gasto, se produce cuando en la ejecución del presupuesto anual se hace indispensable aumentar el monto de las apropiaciones para complementar.

La Dirección Distrital de Presupuesto certificará y aprobará el mayor valor de las rentas que podrán ser adicionadas a los respectivos Presupuestos; (Decreto 1228 de 1997 Art. 30).

CUENTAS ESPECIALES

Son aquellas cuentas previstas para el manejo de los recursos con destinación especifica (sector salud) en las entidades territoriales que en ningún caso harán parte integral de los recursos comunes del presupuesto de tales entidades.

CUENTAS POR PAGAR

Cada organismo y entidad constituirá al 31 de diciembre de cada año, cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos de la entrega de bienes y servicios.

CUOTA DE GASTO GLOBAL

Monto o límite máximo de gastos de funcionamiento, deuda e inversión que determina la autoridad competente, para cada uno de los organismos o entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital y que sirve de base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Gastos.

CUPO DE ENDEUDAMIENTO

Es el cupo que el Concejo Distrital fija para el Distrito Capital y cada entidad en particular de un monto global que constituye su capacidad máxima de endeudamiento.

DEFICIT FISCAL

Ocurre cuando en el cierre de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior, las exigibilidades son mayores a la disponibilidad neta en tesorería.

DEFICIT PRESUPUESTAL

Es el exceso de gastos sobre los ingresos de un presupuesto o vigencia presupuestal.

DEUDA EXTERNA

Son los recursos provenientes de operaciones de crédito público, que se celebren con entidades comerciales, multilaterales, gobiernos u organismos del exterior, pagaderos en moneda extranjera.

DEUDA INTERNA

Son los recursos provenientes de operaciones de crédito público, que de conformidad con las disposiciones cambiarias, se celebren exclusivamente, entre residentes del Territorio Colombiano para ser pagaderos en moneda legal colombiana.

DEUDA PUBLICA

Son todas las obligaciones que el estado contrae con los agentes económicos tanto públicos como privados a nivel nacional e internacional.

DIRECTIVA PRESUPUESTAL

Línea de conducta trazada por el Alcalde Mayor, que prescribe el comportamiento que han de seguir los ordenadores del gasto en materia presupuestal.

DISPOSICIONES GENERALES

Corresponde a las normas que se expiden en cada vigencia fiscal, tendientes a asegurar la correcta ejecución del presupuesto dentro del mismo período.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Es la afectación preliminar de un rubro presupuestal que garantice apropiación libre y suficiente para atender el gasto que se pretende realizar. Todas las disponibilidades deben numerarse en orden secuencial, ascendente y específica para cada entidad.

EJECUCION ACTIVA

Corresponde a la Secretaría de Hacienda Distrital efectuar el recaudo de las rentas y recursos de capital del presupuesto anual del Distrito Capital, por conducto de las oficinas de manejo de sus dependencias o de las entidades de derecho público o privado delegadas para el efecto. Se exceptúan los recursos que son recaudados directamente por los establecimientos públicos del orden distrital.

EJECUCION PASIVA

La Ejecución Pasiva del Presupuesto se realizará mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan los requisitos señalados en las disposiciones vigentes, los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la operación del registro presupuestal que perfecciona el compromiso, afecta en forma definitiva la apropiación y garantiza que ésta no será desviada a ningún otro fin. La ordenación de gastos conlleva la ordenación del pago.

EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL

Es un organismo que hace parte del nivel descentralizado, posee autonomía administrativa y financiera; compuesta por capital público y privado.

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

Son los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales y Comerciales o de Economía Mixta y Entes Universitarios Distritales.

EXCEDENTES FINANCIEROS

Hacen parte del presupuesto de ingresos del Distrito Capital. Para efectos de sus determinación los Establecimientos Públicos Distritales a 31 de Diciembre de cada año deberán realizar el procedimiento siguiente:

(+) Disponibilidad de tesorería a 31 de Diciembre

(-) Fondos y recaudos de terceros

(-) Cuentas por pagar

(-) Saldo de reservas a 31 de Diciembre

(+) Reconocimientos

(=) EXCEDENTE FINANCIERO

FONDO DE COMPENSACION DISTRITAL

Rubro del presupuesto de gastos de la Secretaría de Hacienda ¿Dirección Distrital de Presupuesto, cuya apropiación asciende hasta el 1% de los ingresos corrientes anuales del Distrito Capital, destinado a atender faltantes de apropiaciones en gastos de funcionamiento de las Entidades en la respectiva vigencia fiscal y para los casos que el Alcalde Mayor del Distrito Capital y el Consejo de Gobierno califiquen de excepcional urgencia.

GIROS PRESUPUESTALES

Es la etapa del proceso de ejecución presupuestal en la cual el ordenador del gasto solicita tanto al responsable de presupuesto, como al tesorero registrar la orden de pago y el cumplimiento de la misma respectivamente.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento.

INFORMATICA

Estudia el tratamiento racional y sistemático de la información, por medios automáticos.

INGRESO

Es el flujo de recursos que recibe un agente económico en un determinado periodo de tiempo o vigencia.

INGRESOS CORRIENTES

Recursos que percibe el Distrito Capital en el desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios.

INGRESOS TRIBUTARIOS

Agregado conformado por aquellos recursos que percibe el Distrito, sin contraprestación directa alguna, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos directos o indirectos. (Manual de Programación Presupuestal Pag. 49)

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

Ingresos del Gobierno Distrital por conceptos diferentes a los impuestos: recursos obtenidos por la prestación de servicios, en el desarrollo de contratos y otros. (Manual de Programación Presupuestal Pag. 49)

INSTRUCTIVOS PRESUPUESTALES

Indicaciones del Director Distrital de Presupuesto, por medio de los cuales se recuerdan o precisan procedimientos, plazos y fechas.

INVERSION

Gastos en que incurre el Distrito para el desarrollo económico, social y cultural de la ciudad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos.

LINEAMIENTOS DE POLITICA PRESUPUESTAL

Documento expedido por el Alcalde Mayor en donde se establecen los objetivos y las metas que se deben tener en cuenta en la elaboración del presupuesto Anual.

LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO

Corresponde al Gobierno Distrital dictar el decreto de Liquidación del Presupuesto Anual del Distrito Capital.

En la preparación de este decreto la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, observará las siguientes pautas:

1. Tomará como base el Proyecto de Presupuesto presentado por el Gobierno a consideración del Concejo Distrital.

2. Insertará todas las modificaciones que se le haya hecho en el Concejo Distrital.

3. Este decreto se acompañará con un anexo que tendrá el detalle del gasto para el año fiscal respectivo.

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Es el procedimiento mediante el cual se aumentan, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones.

PLAN DE CUENTAS

Codificación clasificación y desagregación por rubros de cada una de los ingresos y gastos que componen el presupuesto con su correspondiente definición.

PLAN DE DESARROLLO ECONOMICO, SOCIAL Y DE OBRAS PUBLICAS

Acuerdo expedido por el Concejo Distrital a iniciativa del Alcalde Mayor o Decreto en donde se reflejan los objetivos, prioridades, metas y programas de inversión a ejecutar en un determinado periodo de gobierno.

PLAN FINANCIERO PLURIANUAL

Instrumento de planificación y gestión financiera de la Administración Distrital y sus Entidades Descentralizadas que tienen como base las operaciones efectivas de las Entidades Distritales, tomando en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, superávit o déficit y su financiación, compatibles con los programas anuales de caja respectivos.

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES -POAI-

Es el conjunto de proyectos de inversión clasificados por sectores, entidades y programas el cual guardará concordancia con el Plan de Inversiones establecido en el Plan de Desarrollo Distrital.

PRESUPUESTO ANUAL

Nivel que comprende el Presupuesto del Concejo, la Contraloría, la Personería, la Administración Central Distrital y los Establecimientos Públicos Distritales que incluyen a los Entes Autónomos Universitarios. (Acuerdo 24 1995, art. 2o.)

PRESUPUESTO GENERAL

Nivel que comprende el Presupuesto de los Fondos de desarrollo local y el Presupuesto de las Empresas Industriales y Comerciales y Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas, del Distrito Capital. (Acuerdo 24 1995, art. 2o.)

PRESUPUESTO POR RESULTADOS

Metodología que permite una presentación completa de los bienes y servicios que las entidades tienen previsto producir con el gasto de sus presupuestos.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA-PAC

Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia.

La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia.

El PAC correspondiente a las apropiaciones de cada Vigencia Fiscal, tendrá como límite máximo el valor del presupuesto en dicho período.

PROGRAMACION DEL PRESUPUESTO

Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto de las entidades distritales.

PROHIBICION PARA TRAMITAR HECHOS CUMPLIDOS

Esta prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos.

RECURSOS DE CAPITAL

Son ingresos que percibe el Distrito, provenientes entre otras de las siguientes fuentes: operaciones de crédito público con vencimiento mayor a un año, los recursos del balance, los rendimientos por operaciones financieras, las donaciones, diferencial cambiario, los excedentes financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y de las Empresas y otros recursos de capital diferentes.

REGISTRO DE OBLIGACIONES Y PAGOS AUTORIZADOS

Indica los saldos de las obligaciones pendientes de autorización de pago para cada una de las apropiaciones incluidas en el decreto de liquidación del Presupuesto General del Distrito.

REGISTRO PRESUPUESTAL

Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL

Es el proceso mediante el cual una vez expedido el decreto de liquidación del presupuesto, el responsable del presupuesto de cada entidad, registrará los montos aprobados de ingresos, gasto e inversión, de manera desagregada, en el sistema de información de presupuesto que se esté utilizando.

REGISTRO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y LAS CUENTAS POR PAGAR

Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de autorización de pago por cada una de las apropiaciones constituidas como Reservas Presupuestales o Cuentas Por Pagar.

REGISTRO DE LAS VIGENCIAS FUTURAS

Indica el monto de las obligaciones adquiridas en desarrollo de la autorización otorgada por el CONFIS o por la autoridad que este delegue, que afectan apropiaciones de vigencias presupuestales futuras. También presenta los saldos no utilizados de dichas autorizaciones los cuales fenecen el 31 de diciembre del año en el cual se otorgó esta autorización.

RECURSOS DEL BALANCE DEL TESORO

Ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Incluye, entre otros el superávit fiscal, cancelación de Reservas y la venta de activos

REGISTRO PRESUPUESTAL

Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación , garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin.

REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO

Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin.(Resol. 036/98)

RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Corresponde a los ingresos obtenidos por la colocación de los recursos del Distrito Capital en el mercado de capitales o en títulos valores.

RENTAS PROPIAS

Son todos los ingresos corrientes de los Establecimientos Públicos, excluidos los aportes y transferencias de la nación.

REPETICION DEL PRESUPUESTO

Si el proyecto de Presupuesto Anual del Distrito Capital no hubiere sido presentado en los primeros tres (3) días de sesiones ordinarias del mes de noviembre o no hubiere sido aprobado por el Concejo Distrital, el Gobierno Distrital expedirá el Decreto de Repetición antes del 20 de Diciembre de conformidad con lo dispuesto en el artículo 348 de la Constitución Política.

RESERVAS PRESUPUESTALES

Son las obligaciones y compromisos que a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero que estén legalmente contraídas y desarrollen el objeto de la apropiación.

SERVICIO DE LA DEUDA

Apropiación destinada al pago de las obligaciones contraídas por el Distrito Capital con personas naturales o jurídicas, entidades bancarias, financieras, públicas o privadas de carácter nacional o internacional; fiduciarias, calificadoras de valores y asesoras en finanzas así como la Superintendencia de valores y todas aquellas que por su naturaleza y funciones hayan de recibir pagos inherentes a la contratación de créditos y a la emisión de títulos valores, cuyos vencimientos ocurrirán durante la vigencia fiscal respectiva.

SISTEMA PRESUPUESTAL

Entendido éste como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto Distrital.

SUPERÁVIT FISCAL

Se origina en el cierre de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior y es el resultado de restar de la disponibilidad neta en tesorería las exigibilidades como lo son: los recursos con destinación específica, las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre y las cuentas por pagar. Al mismo tiempo se determinan los reconocimientos, entendidos ellos como los ingresos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudarán en una fecha posterior al 31 de diciembre, se registrarán como ejecutados o causados en el presupuesto de ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. Deben estar certificados por parte de la persona natural o jurídica, pública o privada en la cual se originan los recursos, o mediante los cálculos efectuados con base en las disposiciones legales vigentes.

Con base en el estado de tesorería, las reservas presupuestales y los reconocimientos, se determina el superávit fiscal. o los excedentes financieros según sea el caso.

TRANSFERENCIAS

Son dineros de un Presupuesto que percibe otro Presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la nación por participación en sus Ingresos Corrientes, Situado Fiscal y de las Entidades Descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el Plan de Gestión Ambiental o Estratificación por parte de las Empresas. También se incluyen aquí los recursos que se obtengan para cofinanciación de proyectos de entidades públicas o privadas, al igual que los provenientes del Fondo Nacional de Regalías de conformidad con lo establecido en la Ley 141 de 1994.

TRASLADO PRESUPUESTAL

Es la modificación que disminuye el monto de una apropiación para aumentar la de otra, en la misma cuantía. (Decreto 1228 de 1997 Art. 30).

PARAGRAFO. Constituye requisito indispensable para el trámite y aprobación de traslados presupuestales la expedición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, por parte del Responsable de Presupuesto o quien haga sus veces.

VIGENCIAS FUTURAS

Herramienta financiera que permite a las entidades regidas por el Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital, asumir compromisos con cargo a vigencias posteriores con el fin de adelantar los trámites que demandan los procesos de contratación.

CAPITULO IV

PRESUPUESTO ORIENTADO A RESULTADOS

MANUAL PARA SU ELABORACIÓN

INTRODUCCIÓN

El Presupuesto Orientado a Resultados es una herramienta gerencial que permite establecer un vínculo claro entre la asignación de recursos y las prioridades de la administración, constituyéndose en un acuerdo público que promueve el uso eficiente y efectivo de los recursos.

Informa sobre los bienes y servicios que las entidades planean entregar en desarrollo de sus estrategias y los beneficios y transformaciones que esperan generar en la comunidad con los recursos disponibles. Al integrar la totalidad de los recursos de las entidades alrededor de los bienes y servicios que entregan, se hace público su compromiso con respecto a su provisión eficiente y de calidad. Así mismo, la información de los beneficios esperados, permite identificar las trasformaciones sociales a las que apuntan las entidades y las incentiva a asumir retos en términos de los beneficios que recibe la ciudad. De esta manera, facilita el vínculo entre los lineamientos del Plan de Ordenamiento Territorial, los compromisos pactados en el Plan de Desarrollo y el gasto total de la administración.

La información presupuestal presentada en términos de resultados, permite validar la asignación del gasto y determinar el efecto en los resultados, causado por las restricciones de recursos; esto implica mayor transparencia en el proceso de asignación de recursos. Además, al orientar a resultados el presupuesto, se incentiva a las entidades a planear su gasto como unidades gerenciales enfocadas en producir bienes y servicios de alta calidad y a realizar un proceso sistemático de seguimiento y validación en términos de resultados. De esta manera, se facilita el control ciudadano sobre los gerentes públicos y aumenta la posibilidad de construir confianza en la administración.

La orientación a resultados del presupuesto, ofrece las condiciones necesarias para que exista una articulación estrecha entre los procesos de planeación, presupuestación, ejecución y evaluación: a) como herramienta de planeación, el Presupuesto Orientado a Resultados permite orientar la gestión de las entidades hacia el logro de resultados, señalando explícitamente la responsabilidad que asumen en la entrega de productos y su contribución a los beneficios sociales16 ; b) como herramienta de ejecución, integra la totalidad de los recursos de la administración, haciendo explícito el valor agregado de los servidores públicos en la entrega de bienes y servicios por parte del estado; c) como herramienta de evaluación, ofrece información sobre la eficacia, eficiencia y efectividad de la administración y permite retroalimentar la gestión de las entidades con los resultados alcanzados; d) como herramienta presupuestal, ofrece información para la toma de decisiones de asignación de recursos, de tal manera que se privilegien aquellos resultados que se alcanzan con un uso eficiente de recursos y que contribuyen en forma más efectiva al logro de beneficios y transformaciones en la ciudad.

De esta manera, el presupuesto se convierte en una herramienta estratégica para la gestión pública. Además, su diseño ofrece la posibilidad de evaluar integralmente el gasto, de tal forma que se retroalimenten los procesos futuros de diseño de políticas y asignación de recursos de acuerdo a los resultados alcanzados, contribuyendo así, a la creación de un marco de mediano plazo en el Distrito que permita evaluar el rumbo que va tomando la ciudad.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA

Mientras que el presupuesto tradicional ofrece información sobre los recursos de funcionamiento e inversión asignados para la compra de insumos, bienes intermedios y bienes y servicios contratados,

Recursos de funcionamiento: Insumos

Presupuesto tradicional

Recursos de inversión: insumos (contratos, maquinaria,equipo), productos intermedios, productos finales.

Por lo tanto, el sistema recoge tres categorías de resultados: productos, efectos e impactos. Los efectos e impactos se agrupan como medidas de cumplimiento de los objetivos y los productos se contabilizan en términos de cantidad, calidad y oportunidad de entrega.

La información parte de los objetivos organizacionales de las entidades, que se definen en términos de los beneficios y transformaciones que las entidades esperan generar en la comunidad. Los compromisos en este nivel de resultados se miden con indicadores de efecto y/o impacto, y sus respectivas metas.

Para dar cumplimiento a sus objetivos, la entidades definen sus estrategias que se concretan en el conjunto de productos (bienes y servicios) que entregan a terceros. Los compromisos de entrega de productos se miden con indicadores de cantidad, calidad y oportunidad, y sus respectivas metas.

Los productos comprometen gastos de funcionamiento y/o inversión. Los recursos de funcionamiento proveen la base organizacional de la entidad que se distribuye entre sus productos. Los recursos de inversión se asignan a los productos a través de proyectos, definidos en el Distrito como unidades gerenciales mediante las cuales la entidad adquiere insumos, bienes y servicios intermedios o finales.

Estos recursos se imputan a los productos siguiendo los procedimientos de asignación que las entidades consideren aplicables. La Dirección Distrital de Contabilidad ofrece un procedimiento que se basa en sistemas de costeo para imputar el presupuesto entre los productos17. Una vez se disponga de sistemas contables de costeo en las entidades, será posible disponer de información más ajustada para determinar las necesidades presupuestales por productos.

La identificación de los objetivos, los productos y los recursos necesarios para la entrega de estos últimos, permite en el tiempo entregar un mapa de los resultados de la entidad a través de las vigencias. Esto es posible dado que, además de la información presupuestal para la vigencia que se está programando, el presupuesto provee información de resultados sobre la vigencia en curso y la vigencia anterior. Por ejemplo, el presupuesto del 2003 incluye información referente al 2002 y el 2001, así:

- Metas trazadas para el 2001, 2002 y el 2003

- Resultados del 2001 y el 2002

- Recursos ejecutados (en términos de los giros autorizados) para el 2001 y el 2002

- Recursos programados para el 2001 y 2002 (presupuesto definitivo y disponible, respectivamente)

- Propuesta de asignación de recursos en el 2003

El diseño del presupuesto parte de las siguientes consideraciones:

* Un bien o servicio entregado puede estar generando más de un efecto o impacto en la comunidad y, por lo tanto, puede estar apuntando a más de un objetivo organizacional.

* Los objetivos organizacionales, a su vez, podrían estar definidos de tal forma que contribuyan al logro de uno o varios de los objetivos de la Administración.

* Igualmente, los proyectos de inversión pueden estar contribuyendo a la entrega de uno o varios productos.

* El cumplimiento en el nivel de productos no garantiza el cumplimiento en las categorías de resultados superiores. Por lo tanto, además de la información que proveen los productos, se hace necesario obtener información sobre el cumplimiento de los objetivos de entidad en términos de sus propios resultados observables.

* Si bien la información parte de los objetivos de la entidad, la categoría básica para la asignación de recursos presupuestales son los productos, que son de la responsabilidad total de las entidades.

* El Plan de Desarrollo establece las prioridades de la gestión de las entidades, y por lo tanto, ordena (prioriza y/o focaliza) la acción de la Administración. Probablemente, con cada cambio de Administración sea necesario efectuar ajustes o precisiones a los objetivos de las entidades, pero no necesariamente redefinirlos.

El siguiente cuadro ilustra las relaciones entre los diferentes niveles de información:

PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN

La información de resultados del presupuesto consta de dos partes generales:

El propósito de la primera parte es ofrecerle a las entidades la posibilidad de contextualizar el presupuesto, al incluir información estratégica sobre su entidad y explicar las interrelaciones entre los bienes y servicios que entrega y los efectos e impactos a los que contribuye. En esta parte, se presenta la entidad, se hacen explícitas las estrategias asumidas por éstas para orientar sus acciones hacia el logro de sus objetivos, se mencionan los principales resultados alcanzados y las prioridades para la siguiente vigencia.

En la segunda parte se asocian los objetivos de la Administración, los objetivos, productos y metas definidas por la entidad y los recursos presupuestales asignados a cada producto.

A continuación, se explica cada parte de la información del presupuesto referente a resultados y se dan algunas indicaciones para desarrollarlas correctamente.

Durante este proceso, tenga siempre en mente las siguientes preguntas:

- Cuáles son los bienes y servicios que ofrece la entidad y cuáles los beneficios que espera generar a través de ellos?

- Estos bienes y servicios, ¿están orientados al cumplimiento de los grandes objetivos del Distrito?

- ¿Cuáles son los criterios que determinan la elección de ciertas estrategias por parte de la entidad para el cumplimiento de sus objetivos?

- ¿Cuáles son los recursos usados por la entidad para entregar los bienes y servicios que están actualmente bajo su responsabilidad?

PRIMERA PARTE:

DESCRIPCIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN, ESTRATEGIAS Y PRIORIDADES DE LA ENTIDAD. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS EN LA VIGENCIA ANTERIOR Y AVANCES EN LA VIGENCIA EN CURSO.

Esta parte del documento presupuestal hace explícitos los principios y políticas que dirigen las acciones de la entidad. Mediante las estrategias se aclara "cómo" se logran los objetivos organizacionales a través de los productos ¿bienes y servicios ¿ provistos a terceros; además, éstas reflejan el plan trazado por la entidad para el cumplimiento de su misión y el logro de su visión.

Esta información se complementa con las prioridades para la vigencia que se está programando, una breve descripción los criterios que primaron para dicha la priorización y las principales metas que espera alcanzar.

Una vez el sistema presupuestal ofrezca información sistemática de resultados se adicionará un breve análisis de los resultados alcanzados por la entidad y los avances en la vigencia en curso.

SEGUNDA PARTE:

IDENTIFICACIÓN DE RESULTADOS Y DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO ENTRE LOS PRODUCTOS

1. IDENTIFICACIÓN DE RESULTADOS (OBJETIVOS)

Objetivos Organizacionales (Beneficios): Se identifican los objetivos organizacionales de la entidad definidos en términos de beneficios que espera generar.

Objetivos Plan de Desarrollo o de la Administración a los que apunta la entidad: Se identifica a qué Objetivos del Plan de Desarrollo o de la Administración respectiva (en el caso de los Órganos de Control Político y Ciudadano) contribuye la entidad con cada uno de sus objetivos organizacionales. Algunas metas del Plan de Desarrollo pueden servir para definir y medir los objetivos o productos de su entidad. De ser así, téngalas en cuenta en su presupuesto.

Al indicar la contribución de sus objetivos a los objetivos de la administración recuerde que un objetivo organizacional puede apuntar a más de un objetivo de la Administración. Así, por ejemplo, un objetivo definido por el DABS como "Desarrollar procesos y ofrecer servicios que contribuyan a la inclusión social de las poblaciones (niños y niñas, mujeres, hombres, viejos/as y familias) que están en situación de mayor vulnerabilidad en el Distrito Capital, promoviendo su participación y corresponsabilidad." puede apuntar a los objetivos Familia y Niñez, Justicia Social y Gestión Pública Admirable.

Indicadores de Objetivo: Se establecen los indicadores de efecto o de impacto que permitan la medición del objetivo organizacional que se está programando. La selección de los indicadores depende del resultado al que la entidad esta dispuesta a ofrecer su contribución.

Periodicidad de reporte del resultado: Esta periodicidad define un compromiso de la entidad de reportar resultados para ese indicador en forma acorde con el lapso de tiempo definido: mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, entre otros.

Contribución del Indicador al Objetivo: Mide el nivel de contribución de los indicadores en la consecución de dicho objetivo. Así, la contribución de un indicador puede ser "Alta", "Media" o "Baja".

Metas (vigencia en curso y vigencia en programación): Es el compromiso que asume la entidad en términos de un resultado esperado para el indicador. Siempre debe estar acompañado de información sobre el mes y año en el que se espera alcanzar la meta.

Independientemente de la periodicidad con la que espera reportar los resultados, establezca una meta que mida el resultado alcanzado al final de la vigencia que está programando y revise la meta para la vigencia en curso, de acuerdo al avance a la fecha. Si el indicador no tiene corte a diciembre, la meta corresponderá a la medición más cercana a dicho mes, bien sea que esta medición se haga en la misma vigencia o en la siguiente; en estos casos debe especificarse la fecha de medición. Por ejemplo, si el corte para un indicador es en mayo, entonces incluya los resultados esperados a mayo del 2004 en la programación del 2003 e indique la fecha (05-2004).

A nivel de objetivos, es posible que en algunos casos la entidad sólo esté en capacidad de ofrecer resultados año y medio, dos o tres años después, es por ello que debe siempre incluirse el año en el que espera lograr el resultado. En todos los casos establezca la meta, indique la fecha más cercana y la periodicidad con la que va a reportar avances en el resultado.

2. IDENTIFICACIÓN DE RESULTADOS (PRODUCTOS)

Productos (Bienes o Servicios) : Se identifican los bienes y servicios que la entidad está entregando actualmente y espera entregar en la siguiente vigencia.

Algunas metas del Plan de Desarrollo pueden servir para definir y medir los productos de su entidad. De ser así, inclúyalas en su presupuesto.

Indicadores de Producto: Se establecen los indicadores de cantidad, calidad u oportunidad que permitan la medición del producto que se está programando.

Periodicidad de reporte del resultado: Esta periodicidad define el compromiso de la entidad de reportar resultados para ese indicador en forma acorde con el lapso de tiempo definido: mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, entre otros.

Contribución del Indicador al Producto: Mide el nivel de contribución de los indicadores en la consecución de dicho producto. Así, su contribución puede ser "Alta", "Media" o "Baja".

Metas (vigencia en curso y vigencia en programación): Es el compromiso que asume la entidad en términos de un resultado esperado para el indicador. Siempre debe estar acompañado de información sobre el mes y año en el que se espera alcanzar la meta.

Independientemente de la periodicidad con la que espera reportar los resultados, establezca una meta que mida el resultado alcanzado al final de la vigencia que está programando y revise la meta para la vigencia en curso, de acuerdo al avance a la fecha. Si el indicador no tiene corte a diciembre, la meta corresponderá a la medición más cercana a dicho mes, bien sea que esta medición se haga en la misma vigencia o en la siguiente; en estos casos debe especificarse la fecha de medición. Por ejemplo, si el corte para un indicador es en mayo, entonces incluya los resultados esperados a mayo del 2004 en la programación del 2003 e indique la fecha (05-2004).

Aunque no es usual, es posible que en algunos casos la entidad sólo esté en capacidad de ofrecer resultados de sus productos cada año y medio, dos o tres años, es por ello que debe siempre incluirse el año y mes en el que espera lograr el resultado. Este es el caso de indicadores que tienen vigencias superiores a un año. En todos los casos, establezca la meta, indique la fecha más cercana y la periodicidad con la que espera reportar avances en el resultado.

Objetivos a los que apunta: Un producto puede apuntar a más de un objetivo organizacional y éstos, a su vez, pueden ser logrados mediante la entrega de más de un producto. Por ejemplo, el producto del Jardín Botánico, "Colecciones Vegetales" apunta a sus objetivos organizacionales de "Contribuir a la conservación de la flora del bosque andino y el páramo" y "Elevar la calidad del ecosistema y el paisaje de la ciudad".

Ponderación de los productos: La entidad tiene la oportunidad de indicar la contribución de los productos (según el peso estratégico de éstos) en el logro de los objetivos. Así, su contribución puede ser "alta", "media" o "baja". Esta información puede ser de gran utilidad en el diseño de las estrategias de la entidad.

3. DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO ENTRE LOS PRODUCTOS18

Aquí incluye información el presupuesto para la vigencia, separando los recursos de inversión de los de funcionamiento para cada producto.

Inversión Directa: Totalice para cada producto, la contribución de los proyectos de inversión de la entidad. Tenga en cuenta que un proyecto de inversión puede apoyar la entrega de más de un producto, en cuyo caso los recursos para este proyecto se imputan entre los diferentes productos. Así mismo, la entidad puede entregar bienes y servicios sin necesidad de realizar inversiones (haciendo uso de sus recursos), en cuyo caso no hay recursos de inversión imputados a ese producto.

Een el caso de proyectos que apoyen la entrega de más de un producto, los recursos se deben distribuir en forma proporcional a la contribución del proyecto en los diferentes productos. En el caso de proyectos que financien gastos de personal (ej. pago de docentes y personal de la salud), asigne estos recursos a los productos que ofrece dicho personal. Así, la nómina de docentes se destina al producto servicio educativo.

Recuerde que la totalidad de los recursos presupuestales para la adquisición de bienes depreciables se imputan a los productos que se esperan entregar en el año presupuestal, y no es necesario distribuirla en los años de vida útil de los bienes. Tal es el caso de equipos, vehículos y compra o construcción de edificaciones, entre otros. Esta distribución en el tiempo sólo tendrá sentido cuando se efectúe un costeo por productos. Aquí únicamente estamos presupuestando por productos.

Funcionamiento: Todos los productos deben tener asignados, necesariamente, recursos de funcionamiento, pues es imposible que una entidad entregue un producto sin comprometer labor alguna.

Utilice el criterio de asignación que a su juicio ofrece una mejor imputación de estos gastos. En el caso de los recursos para el pago de servicios personales y aportes patronales, procure distribuirlos entre los productos de acuerdo al porcentaje de tiempo dedicado por los funcionarios en las actividades y procesos relacionados con la producción y entrega del bien o servicio respectivo. Para los gastos generales procure distribuirlos de acuerdo con la intensidad del uso de los equipos, materiales y suministros en cada uno de los productos; de no contar con esta información, puede utilizar el porcentaje de tiempo de los funcionarios para asignar estos gastos.

Recursos no imputados a los productos: Al final del cuadro se relacionan los recursos que no se distribuyen entre los productos de esa vigencia:

Más: productos entregados en vigencias anteriores que no hacen parte de los productos a entregar en la vigencia actual ni en la que se está programando. Este campo permite incluir los recursos asignados a aquellos productos que han dejado de entregarse y que por lo tanto no suman a los productos vigentes en la vigencia en curso ni a los productos de la vigencia que se esta programando. Así, si un producto que se entregó en la vigencia 2000 ya no esta incluido en la programación del 2001 ni del 2002, no va a figurar en la lista de productos. Por lo tanto, las cifras presupuestadas a este producto se incluyen en este rubro.

Más: pasivos exigibles: Los pasivos exigibles ya hicieron parte del presupuesto directamente imputado a productos en vigencias anteriores. Por lo tanto, en términos de la programación del presupuesto, imputar estos recursos al presupuesto de un producto durante la vigencia sería incurrir en doble contabilización en el tiempo. Para evitar este problema, se incluye una fila adicional en la que se detallan estos recursos.

Más: transferencias: Las transferencias en el presupuesto de gastos corresponden a recursos que van a apoyar la entrega de bienes y servicios en otras entidades. Por ello, no se imputan en el presupuesto de los productos de la entidad sino que se contabilizan en una fila adicional.

Más: otros (especifique): Puede haber otros recursos asignados a la entidad y que no apoyan directamente la entrega de los bienes y servicios provistos por la entidad, para estos se han reservado filas opcionales. Tal fue el caso de los recursos entregados para atender los requerimientos de la ley 617 del 2000.

Servicio de la Deuda: El servicio de la deuda también corresponde a bienes y servicios que ya fueron presupuestados. Por lo tanto, el total de estos recursos se contabiliza en una fila adicional y se imputa directamente al total de la entidad.

Presupuesto de inversión y su distribución entre los productos propuestos por la entidad para la vigencia que se está programando. Aquí se detalla la información de los recursos de inversión de la entidad por proyecto y se especifica el valor que le corresponde a cada producto. Esta información puede ser de gran utilidad para la distribución del presupuesto; es idéntica a la incluida en la Circular remitida por la Dirección Distrital de Contabilidad.

TERCERA PARTE:

INFORMACION DE RESULTADOS ALCANZADOS Y LOS GIROS EFECTUADOS PARA LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS

1. RESULTADOS ALCANZADOS EN LOS OBJETIVOS

Reporte la información sobre los resultados alcanzados para cada uno de los indicadores, con la periodicidad en que se comprometió: mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, entre otros. El resultado debe estar acompañado de información sobre el mes y año en el que se alcanzó. No se refiere a la fecha en que se tomó la medida sino a la fecha en la que se alcanzó el resultado. Si hay un rezago importante entre la medición y la fecha en la que se alcanza la meta, es recomendable indicar esta situación en una nota aparte.

En el caso de indicadores que midan un flujo o movimiento durante un período, al ir reportando en el año vaya acumulando de tal manera que al final del año tenga información sobre el flujo anual.

2. RESULTADOS ALCANZADOS EN LOS PRODUCTOS

Reporte la información sobre los resultados alcanzados para cada uno de los indicadores, con la periodicidad en que se comprometió: mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, entre otros. . El resultado debe estar acompañado de información sobre el mes y año en el que se alcanzó. No se refiere a la fecha en que se tomó la medida sino a la fecha en la que se alcanzó el resultado. Si hay un rezago importante entre la medición y la fecha en la que se alcanza la meta, es recomendable indicar esta situación en una nota aparte.

En el caso de indicadores que midan un flujo o movimiento durante un período, al ir reportando en el año vaya acumulando de tal manera que al final del año tenga información sobre el flujo anual.

3. DISTRIBUCIÓN DE LOS GIROS ENTRE LOS PRODUCTOS

Aquí incluye información de los giros tanto del presupuesto total de la vigencia, como de las reservas constituidas en la vigencia anterior, separando los de inversión de los de funcionamiento para cada producto.

Giros de Inversión: Totalice para cada producto, la contribución de lo girado con cargo al presupuesto de la vigencia (directa de la entidad y pasivos exigibles), así como lo girado con cargo a las reservas constituidas. Tenga en cuenta que un proyecto de inversión puede apoyar la entrega de más de un producto, en cuyo caso lo girado con cargo a este proyecto se imputa entre los diferentes productos. Así mismo, la entidad puede entregar bienes y servicios sin necesidad de realizar inversiones (haciendo uso de sus recursos), en cuyo caso no hay giros de inversión imputados a ese producto.

Recuerde que la totalidad de los giros que están amparando la entrega de bienes depreciables se imputan a los productos en la vigencia en que se giran y no es necesario distribuirlos en los años de vida útil de los bienes. Tal es el caso de equipos, vehículos y compra o construcción de edificaciones, entre otros. Esta distribución en el tiempo sólo tendrá sentido cuando se efectúe un costeo por productos.

Funcionamiento: Todos los productos en los que la entidad ha trabajado deben tener asignados, necesariamente, giros de recursos de funcionamiento, pues es imposible que una entidad entregue un producto sin comprometer labor alguna.

Utilice el criterio de imputación de los giros que a su juicio ofrece una mejor información sobre los recursos comprometidos en la entrega de los bienes y servicios correspondientes. En el caso de los recursos para el pago de personal, procure distribuirlos entre los productos de acuerdo al porcentaje de tiempo que efectivamente dedicaron los funcionarios en las actividades y procesos relacionados con la producción y entrega del bien o servicio respectivo. Para los gastos generales procure distribuirlos de acuerdo con la intensidad del uso de los equipos, materiales y suministros en cada uno de los productos; de no contar con esta información, puede utilizar el porcentaje de tiempo de los funcionarios para asignar estos gastos.

Las mismas recomendaciones para la asignación de los recursos presupuestales a los productos, son aplicables a la imputación de los giros.

Recursos no imputados a los productos: Al final del cuadro se relacionan los giros que no se distribuyen entre los productos:

- Más: giros para productos entregados en vigencias anteriores que no hacen parte de los productos a entregar en la vigencia actual ni en la que se está programando. Este campo permite incluir los recursos girados con cargo a aquellos productos que han dejado de entregarse y que por lo tanto no suman a los productos vigentes en la vigencia en curso ni a los productos de la vigencia que se esta programando. Así, si un producto que se entregó en la vigencia 2000 ya no esta incluido en el 2001 ni del 2002, no va a figurar en la lista de productos. Por lo tanto, las cifras giradas con cargo a este producto se incluyen en este rubro.

- Más: transferencias: Las transferencias giradas corresponden a recursos que van a apoyar la entrega de bienes y servicios en otras entidades. Por ello, no se imputan entre los giros de los productos de la entidad sino que se contabilizan en una fila adicional.

- Más: otros (especifique): Puede haber otros recursos girados que no apoyan directamente la entrega de los bienes y servicios provistos por la entidad, para estos se han reservado filas opcionales. Tal fue el caso de los recursos entregados para atender los requerimientos de la ley 617 del 2000.

Servicio de la Deuda: El servicio de la deuda también corresponde a bienes y servicios que ya fueron presupuestados. Por lo tanto, el total de estos recursos se contabiliza en una fila adicional y se imputa directamente al total de la entidad.

Giros de inversión (de la vigencia y de la reserva) y su distribución entre los productos de la entidad. Aquí se detalla la información de los giros con cargo a recursos de inversión de la entidad por proyecto y se especifica el valor que le corresponde a cada producto. Esta información puede ser de gran utilidad para la distribución del presupuesto; es idéntica a la incluida en la Circular remitida por la Dirección Distrital de Contabilidad19 .

PROCESO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCUCIÓN DEL PRESUPUESTO ORIENTADO A RESULTADOS

1. PROGRAMACION DEL PRESUPUESTO

La presupuestación orientada a resultados es un ejercicio que se desarrolla en dos direcciones: Parte de una propuesta de la entidad a las entidades rectoras del presupuesto y se retroalimenta teniendo en cuenta los resultados alcanzados, las restricciones de recursos y las prioridades de la administración.

(a). Mediante un ejercicio inicial de planeación en el que se programan los productos (bienes y servicios) que se esperan entregar y los beneficios (objetivos) a los que espera contribuir, la entidad establece una primera aproximación de compromisos (metas) para los indicadores de producto y objetivo que haya seleccionado. Este ejercicio deben iniciarlo las entidades tan pronto cuenten con la información de Lineamientos de Política Presupuestal y debe estar culminado antes de la definición de las cuotas presupuestales por parte de la Secretaria de Hacienda, pues provee información valiosa para el proceso de priorización.

(b). A partir de esta información, y teniendo en cuenta los resultados alcanzados por las entidades, las prioridades de la administración, las inflexibilidades a las que está sujeta la asignación y las restricciones de recursos, la Secretaría de Hacienda asigna las cuotas presupuestales globales de inversión y funcionamiento, detallando las inflexibilidades por entidad.

(c). A partir de las cuotas globales, las entidades distribuyen sus recursos totales entre los bienes y servicios (productos) que esperan entregar a la ciudad y establecen los compromisos (metas) que puede efectivamente asumir con dicha cuota. La diferencia entre los compromisos inicialmente programados por la entidad y los compromisos que puede efectivamente asumir con los recursos asignados en la cuota ofrece un referente de análisis para revisar el proceso de priorización que sirvió de base para la determinación de la cuota.

(d). Una vez celebrado el Comité Funcional, la entidad registra la información en el sistema de información con las cifras acordadas en el Comité y teniendo cuidado con que los compromisos que va a adquirir la entidad sean coherentes con los recursos acordados. Cualquier solicitud posterior de modificación en las cuotas de las entidades debe estar avalada por los coordinadores de objetivo del Plan de Desarrollo, con el fin de garantizar la mayor coherencia con los compromisos de la administración.

(e). La instancia final en la definición de la propuesta presupuestal de la administración es el CONFIS y a partir de su aprobación, es posible que las entidades se vean en la necesidad de ajustar algunos de sus compromisos. Para ello, las entidades cuentan con un día hábil para realizar los cambios necesarios en el sistema de información.

2. INFORMACIÓN DE RESULTADOS

En forma regular y sistemática, se reporta en el sistema de información el avance en los compromisos pactados en cada una de las metas de los indicadores tanto de objetivo como de producto. Estos reportes regulares de resultados deben hacerse con la periodicidad en la que la entidad se comprometió para cada indicador.

La distribución de los giros (vigencia y sobre reservas) entre los productos se realiza cada seis meses.

Adicionalmente, para apoyar la toma de decisiones de asignación de recursos, la entidad elabora un breve análisis de los resultados alcanzados en la vigencia anterior y los avances en la vigencia en curso y la presenta ante la Secretaría de Hacienda en la fecha que ésta defina para el análisis en los Comités Funcionales de presupuesto.

3. ACTUALIZACION DE LA INFORMACIÓN

Asegurar la orientación a resultados del presupuesto es un ejercicio que exige continuidad y retroalimentación entre su programación, ejecución y evaluación. Una vez se aprueba una vigencia y empieza su ejecución, los resultados ofrecen información para ajustar la definición de políticas y la planeación y efectuar la programación de la siguiente vigencia. Teniendo en cuenta estas consideraciones el procedimiento para mantener actualizada la información es:

- Una vez aprobado el presupuesto 200120, las entidades revisan sus compromisos para la nueva vigencia teniendo en cuenta que los ajustes a los que fue sometida la propuesta de presupuesto pueden afectar los compromisos inicialmente programados.

- El PPR busca ser un sistema de información transparente que le permite a las entidades comunicar a terceros sobre los resultados de su gestión, luego es responsabilidad de las entidades mantener información oportuna, disponible permanentemente. Las entidades deberían actualizar su información del 2001 en cualquier momento que se presente alguno de los siguientes eventos:

§ Cada vez que cambian las cifras presupuestadas, para que éstas siempre correspondan al presupuesto vigente.

§ Cada vez que hay a un cambio en las metas; en este caso se debe tener una justificación de dicho cambio, que debe quedar registrada en el sistema.

§ Avance en los resultados alcanzados en la vigencia, para que la información incluya siempre los últimos resultados de las entidades.

GLOSARIO

NIVELES DE RESULTADO: Un primer nivel de resultado lo constituyen los productos (bienes y servicios ) que la entidad entrega. Un segundo nivel de resultado está dado por los objetivos (beneficios) a los que contribuye.

Objetivos de la Administración: Son los objetivos de política establecidos en el Plan de Desarrollo u otros objetivos de la Administración legítimamente establecidos y que le ofrecen a la entidad un referente de priorización y focalización.

Por ejemplo, los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo del Distrito «BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado» son:

Cultura ciudadana

Productividad

Justicia social

Educación

Ambiente

Familia y niñez

Gestión pública admirable

Objetivos Organizacionales: Son los objetivos de la entidad definidos en términos de los efectos y/o impactos que desea lograr. En su identificación, considere los beneficios y/o transformaciones que la entidad espera generar en la comunidad mediante el cumplimiento de su misión. Tenga en cuenta que un objetivo puede trascender a una Administración.

No se consideran objetivos los bienes, servicios, procesos o tareas que la entidad realiza.

Son ejemplos de objetivos:

Disminuir los tiempos de viaje y los costos de operación vehicular para hacer mas eficiente y competitiva la ciudad.

Incrementar la calidad y cobertura en los servicios públicos.

Disminuir la morbilidad de los niños y jóvenes callejeros.

Disminuir la inseguridad.

Reducir niveles de contaminación.

Garantizar la sostenibilidad de la finanzas de la ciudad.

Recuperar para la sociedad al niño y joven de la calle entre las edades de 8 a 22 años.

Promover y desarrollar la participación ciudadana y comunitaria en la gestión pública

Generar identidad ciudadana y sentido de pertenencia.

Productos: Son los bienes o servicios que la entidad entrega a terceros, entendiéndose por éstos: otras entidades, una población objetivo, la comunidad en general, el Alcalde u otras autoridades del Distrito. Su producción puede darse de manera directa o por contratación externa .

En la identificación de sus productos tenga en cuenta que actividades como la capacitación de funcionarios de la entidad, o la adquisición y administración de infraestructura para su propio uso, tienen como único propósito apoyar la labor de la entidad o contribuir a la entrega de uno o más productos. Por ello, se consideran bienes intermedios y no se clasifican como productos de la entidad.

Ejemplos de productos:

Asesoría técnica y legal a la comunidad en procesos de recuperación del espacio público.

Control de calidad de los servicios que entregan terceros.

Información técnica sobre amenazas y riesgos.

Subsidios para adultos mayores en pobreza

Eventos culturales y de promoción turística

Vías mantenidas.

Estrategias: Las estrategias definen el cómo se van a alcanzar los objetivos, hacen explícitos los principios y políticas que dirigen la acción de la entidad hacia el logro de sus objetivos organizacionales, constituyéndose en el enlace entre éstos y los productos que la entidad entrega.

INDICADORES DE RESULTADO: Los indicadores de resultado proporcionan una medida informativa acerca del avance a través del tiempo en la consecución de un resultado (producto, objetivo)

Indicadores de Logro o Avance del Objetivo21 : Para medir los beneficios y transformaciones sociales se establecen indicadores que pueden ser de efecto o de impacto, dependiendo del resultado para el que la entidad quiere asumir cierto nivel de responsabilidad. Las metas del indicador representan su valor esperado para la vigencia correspondiente.

En la selección de los indicadores recuerde:

Establecer la periodicidad para entregar información. Tenga en cuenta que hay indicadores de efecto o de impacto sobre los cuales sólo es posible entregar información al cabo de dos o tres años. No obstante, procure incluir indicadores cuya periodicidad le permita su medición durante el año.

Identificar la fuente de información y la forma de cálculo. De esto depende la confiabilidad del indicador.

Identificar si la medición que usted está ofreciendo es de un valor con corte a un momento determinado en el tiempo (stock), o si esta midiendo el movimiento durante un periodo (flujo).

Identificar las unidades de medida para asegurar su coherencia en el tiempo. No es lo mismo medir el número de personas a medir el porcentaje de personas.

Ejemplos de indicadores:

Porcentaje de disminución en el tiempo de desplazamiento de los vehículos.

Porcentaje de cobertura en los servicios públicos.

Índice de morbilidad.

Porcentaje de disminución en las denuncias sobre violaciones a los derechos humanos.

Indicadores de contaminación.

Calificación de la ciudad emitida por las calificadoras de riesgo

Calificación dada por las entidades distritales a la labor de los jóvenes callejeros vinculados a trabajos flexibles.

Porcentaje de actividades comunitarias realizadas con participación de la ciudadanía.

Porcentaje de los asistentes que declara que los eventos que realiza la entidad ayudan a mejorar la imagen que tienen de la ciudad.

Indicadores de Logro del Producto22 : La definición de cada producto está acompañada de indicadores que miden su calidad, cantidad y oportunidad de entrega. Las metas representan el valor esperado del indicador para la vigencia correspondiente.

En la selección de los indicadores de producto recuerde:

Utilizar indicadores que le permitan precisar al máximo lo que busca medir del producto, bien sea esto su cantidad, su calidad o la fecha o periodicidad de entrega (oportunidad).

Identificar la fuente de información, la periodicidad y la forma de cálculo. De esto depende la confiabilidad del indicador.

Identificar si la medición que usted está ofreciendo es de un valor con corte a un momento determinado en el tiempo (stock), o si esta midiendo el movimiento durante un periodo (flujo).

Identificar las unidades de medida para asegurar su coherencia en el tiempo. No es lo mismo medir el número de personas a medir el porcentaje de personas.

Ejemplos de indicadores de producto:

Número de subsidios entregados

Metros cuadrados de estructuras de puentes menores

Número de nuevos parques

Kilómetros carril de vías locales mantenidas

Número de publicaciones distribuidas

Tiempo de atención de las preguntas y reportes al Concejo.

Estudios que serán completados y entregados durante el período.

Porcentaje de establecimientos educativos evaluados.

RECURSOS PRESUPUESTALES TOTALES ASIGNADOS A CADA PRODUCTO

Proyectos: Se refiere a todos los proyectos incorporados en el presupuesto de inversión de la vigencia fiscal correspondiente.

Inversión: Los recursos de inversión se asignan a los productos que la entidad obtiene con el apoyo total o parcial de sus proyectos de inversión. Por lo tanto, aquellos productos a los que no se asignó proyectos, no deben tampoco tener recursos de inversión imputados. Es posible que algunos recursos de inversión no se asignen o imputen directamente a los productos de la entidad, revise estos casos en el manual.

Funcionamiento: Incluye los servicios personales, aportes patronales y gastos generales. Es posible que algunos recursos de funcionamiento no se asignen o imputen directamente a los productos de la entidad, revise estos casos en el manual.

 
Temas