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  Resolución 305 de 2012 Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 20/11/2012  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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RESOLUCIÓN 305 DE 2012

(Noviembre 20)

  Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá

LA GERENCIA GENERAL DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ,

en cumplimiento de la aprobación dada por El COMITÉ DE CONCILIACIÓN EL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D. C. del reglamento interno, y en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No 1716 de 2009 y

CONSIDERANDO

Que la Ley 489 de 1998 en su articulo 9º, faculta a las autoridades administrativas para que deleguen en el marco de la Constitución Política de Colombia el ejercicio de sus funciones en sus colaboradores y/u otras autoridades administrativas.

Que la Ley 446 1998, "por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia" y demás normas concordantes, establecen la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia.

Que el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, define la conciliación como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

Que el artículo 70 de la Ley 446 de 1998, prevé que las personas jurídicas e derecho público, a través de sus representantes legales o por conducto de apoderado podrán conciliar, total o parcialmente, tanto en la etapa prejudicial como en la judicial, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo a través de 1as acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa y de las controversias contractuales previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo. Hoy denominados medios de control de conformidad con los artículos 138, 140 y 141 de la Ley 1437 de 2011 por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que en las Entidades y Organismos de derecho público del Orden Nacional, Departamental, Distrital Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios de nivel directivo.

Que en la Ley 640 de 2001, por la cual se modifican normas relativas a la conciliación, se establecen los requisitos de las actas, las constancias; se desarrolla el principio de gratuidad y las clases de conciliación y hace referencia a los conciliadores y a los centros de conciliación.

Que el articulo 13 de la Ley 1285 de 2009 adicionó el articulo 42A a la Ley 270 de 1996, el cual establece que cuando los asuntos sean conciliables, siempre constituirá requisito de procedibilidad de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa y de las controversias contractuales, el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial.

Que el Decreto Nacional número 1716 de 2009 reglamentó el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, estableciendo las normas para la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, así como también regulando los Comités de Conciliación, como instancias administrativas que deberán conformarse y funcionar de forma obligatoria, en las entidades de derecho público, del orden nacional, departamental, distrital y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Que el artículo 19 numeral 10 del Decreto Nacional número, 1716 de 2009 establece las funciones de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos de derecho público de dictar su propio reglamento.

Que la Directiva Presidencial número 05 de 2009 y el artículo 3 de Decreto 690 de 2011 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, impartió instrucciones para el adecuado ejercicio de los Comités de Conciliación. En relación con sus miembros prevé que en los casos en los cuales exista una alta probabilidad de condena, estos deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. Resalta que a los Comités de Conciliación como instancia administrativa, les asiste la obligación de formular políticas de prevención del daño antijurídico e implementar políticas generales de defensa de los intereses litigiosos de la entidad y demás obligaciones consagradas en el Decreto número 1716 de 2009.

Que los Comités de Conciliación decidirán, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto en los términos del articulo 16 Decreto Nacional número 1716 de 2009.

Que mediante la Resolución No 085 de 2007 del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, se creó el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Que el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá ha encontrado necesario efectuar la expedición de un nuevo Reglamento en atención al nuevo marco normativo que regula sus atribuciones.

En mérito de lo expuesto, los miembros de Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, adoptan el siguiente reglamento interno,

RESUELVE

CAPITULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1º. Principios. El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá a través de su representante legal o por conducto de apoderado podrá conciliar, total o parcialmente, tanto en la etapa prejudicial como en la judicial, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, por acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa o de controversias contractuales en los términos de las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 1285 de 2009, hoy denominados medios de control de conformidad con los artículos 138, 140 y 141 de la Ley 1437 de 2011 por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La solución de controversias, a través de la conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos constituye herramienta idónea que permite garantizar los derechos y desarrollar de manera eficaz los objetivos de la Entidad.

Los integrantes del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y las personas que intervengan como invitados actuarán siguiendo los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad buscando la protección de los intereses del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Conformación y funciones del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia Seguridad de Bogotá

Artículo 2°. Conformación. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto Nacional número 1716 de 2009, el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá estará conformado por los funcionarios de la entidad que ocupen los siguientes cargos, quienes tendrán derecho a voz y voto dentro del mismo:

1. El/La Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá o su delegado, quien lo presidirá.

2. El/La Subgerente Técnico

3. El/La Subgerente Administrativo y Financiero.

4. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

5. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

La participación de los integrantes del Comité será indelegable, salvo las excepciones consagradas en el inciso final del artículo 17 del Decreto número 1716 de 2009, para el caso del Gerente General(a) del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Parágrafo 1º. El Comité podrá invitar a sus sesiones para la mejor comprensión de los asuntos sometidos a su consideración, con voz pero sin voto, a las personas que por su condición jerárquica y funcional conozcan o se vean afectados con los asuntos de que conoce el Comité, así como al apoderado que represente los intereses de la Entidad en cada proceso, al Asesor de la Gerencia con Funciones de Control Interno o quien haga sus veces. La asistencia de los funcionarios del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, solicitada por el Comité de Conciliación es obligatoria. Así mismo, el Comité podrá invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Parágrafo 2°. El Comité contará con una Secretaría, integrada por la persona que ocupa el cargo de Profesional Especializado Código 222- Grado 02 de la Entidad, o si por necesidades de funciones y actividades de los servidores de planta de la entidad no puedan asumir dicha Secretaría, el Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá hará la designación respectiva.

Artículo 3º. Funciones del Comité de Conciliación del Fondo de vigilancia y Seguridad de Bogotá. Además de las funciones establecidas en el artículo 19 del Decreto Nacional número 1716 de 2009, el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, tendrá las que se señalan a continuación:

1) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2) Diseñar y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

3) Estudiar y avaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y 1as deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad; así como 1as deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de estudio y decisión en cada caso concreto.

5) Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición de la Entidad que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se consoliden aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que decida no instaurar la acción de repetición.

7) Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8) Definir los criterios de selección de abogados externos que garanticen la idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9) Designar un profesional del derecho que ejerza la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

10) Decidirá sobre la procedencia o no de las solicitudes de conciliación judicial o extrajudicial que se adelanten como consecuencia de actos, hechos, omisiones u operaciones que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá expida, realice, incurra o participe, o que se relacionen con asuntos inherentes al objeto y funciones de la Entidad.

11) Frente al control de Protección de derechos e intereses colectivos de que trata el artículo 144 de la Ley 1437 de 2011, que se adelanten contra el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el Comité decidirá sobre la procedencia de adoptar las medidas necesarias de protección del derecho o interés colectivo amenazado o violado, con el fin de evitar o minimizar perjuicios contra la Entidad.

12) Decidirá sobre la procedencia de la Repetición de que trata el articulo 142 de la Ley 1437 de 2011, previo análisis de los requisitos allí establecidos y de les consagrados en la Ley 678 de 2001, como son: la existencia de una condena en contra de la entidad por causación de un daño antijurídico, constancia del pago de la misma, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, y prueba siquiera sumaria del supuesto fáctico que llevaría a constatar la ocurrencia de alguna de las presunciones establecidas por la citada ley en relación con la responsabilidad subjetiva del agente estatal.

13) Se tendrá en cuenta que la competencia del Comité de Conciliación para decidir sobre este medio de control corresponde al análisis formal, toda vez que la revisión de fondo y la determinación de la responsabilidad subjetiva es competencia exclusiva del juez.

14) Cuando el Comité de Conciliación decida no adelantar este medio de control de conformidad con lo establecido en el artículo 8° de la Ley 678 de 2001 comunicará de manera inmediata a la Procuraduría Nacional de la Nación, para que la ejercite si lo considera pertinente.

15) Cuando el Comité de Conciliación decida adelantar este medio de control, se remitirá oportunamente copia del expediente, incluyendo el pronunciamiento del Comité, ante el (la) Gerente General(a), a fin de presentar la correspondiente demanda, dentro del plazo establecido por el artículo 26 del Decreto Nacional número 1716 de 2009. Junto con el expediente se allegará el acto administrativo mediante el cual el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá haya realizado el pago que se pretende repetir.

16) El Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, podrá invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, al Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, e informe al respectivo comité, si en cada caso objeto de análisis se han adoptado en el D.C. políticas de defensa o prevención.

CAPITULO II

Políticas y lineamientos del comité de conciliación

Artículo 4°. Adopción de políticas. El Comité de Conciliación implementará lineamientos generales que permitan identificar cuándo es procedente o no la conciliación o cuándo procede una terminación anticipada de procesos, teniendo en cuenta aspectos como precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por hechos idénticos o similares, jurisprudencia aplicable, con el propósito de evitar perjuicios a la entidad. Igualmente establecerá lineamientos en casos recurrentes.

Artículo 5°. Procedencia del medio de control repetición. El Comité Conciliación del Fondo de Vigilancia y seguridad de Bogotá, al momento de evaluar cada caso con el fin de adoptar la decisión sobre la procedencia de iniciar o no la repetición, y previa verificación de los requisitos establecidos en las Leyes 678 de 2001 y 1437 de 2011, así como los lineamientos jurisprudenciales constitucionales y contencioso administrativos, tendrá en cuenta los objetivos de la Entidad con el fin de salvaguardar de la mejor manera los intereses del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y además los siguientes criterios:

5.1 Eventos por los cuales se puede repetir contra el. servidor público ex servidor público o contra el particular en ejercicio de funciones públicas;

1) Por decisión judicial condenatoria contra el Fondo de Vigilancia y Seguridad Bogotá proferida por la jurisdicción de lo contencioso administrativo o por la justicia ordinaria, o por laudo arbitral emitido por tribunal de arbitramento.

2) Por haberse establecido en Conciliación Extrajudicial que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá pague obligación alguna a favor de un particular.

3) Por haberse realizado acuerdo de cualquier naturaleza que tenga el efecto de precaver, disolver o dar por terminado un conflicto, en el cual el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá resulte obligada a pagar suma alguna de dinero a favor dé n particular.

Parágrafo. En aquellos casos en los cuales se dé conducta dolosa o gravemente culposa del servidor público o del ex servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas, generadoras de daño antijurídico, el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, debe:

* Determinar de manera clara e inequívoca el presunto responsable de la conducta que produjo la condena u obligación a cargo de la entidad u organismo.

* Verificar si las funciones asignadas al presunto responsable contra quien se dirige la petición, están relacionadas con la actuación que la originó.

5.2 Criterios para determinar el presunto responsable del daño según la clase de control:

1) En la reparación directa será necesario determinar cuál es la acción u omisión que generó el daño. El Comité de Conciliación se apoyará en los procesos penales, fiscales o disciplinarios que se hayan adelantado.

2) En las controversias contractuales la repetición se dirige contra el contratista, el interventor, el consultor y el asesor que generó el incumplimiento dentro de las diferentes etapas del proceso contractual y por el cual fue condenada la Entidad.

3) En los de nulidad y restablecimiento del derecho, teniendo en cuenta que las demandas respectivas se adelantan contra la entidad, se tendrá en cuenta la responsabilidad en que pudo haber incurrido el funcionario que emitió el concepto en que se basó la entidad para expedir el acto administrativo generador del daño a la Entidad.

4) Cuando se haya individualizado la conducta dolosa o gravemente culposa del responsable, el Comité de Conciliación determinará procedente la repetición. La sentencia condenatoria será plena prueba y se anexará a la respectiva demanda junto con el certificado del pagador, tesorero o servidor público que cumpla tales funciones en el cual conste que la Entidad realizó el pago. En caso contrario, se tendrá en cuenta que si no se ha individualizado la responsabilidad del funcionario y este no fue vinculado al proceso que condenó a la Entidad, no podrán servir como prueba los argumentos, o referencias hechas en la respectiva sentencia contra el funcionario responsable, para no vulnerar el derecho de contradicción que le asiste.

5) El Comité de Conciliación deberá hacer la evaluación respectiva que permita establecer la identidad del agente responsable estableciendo el nexo causal entre la conducta y el daño antijurídico causado,

6) El Comité de Conciliación será cuidadoso y diligente para no dejar operar la caducidad en ningún caso. Tendrá en cuenta entonces, que de conformidad con el artículo 26 del Decreto Nacional número 1716 de 2009, compete al ordenador del gasto remitir al Comité de Conciliación el acto administrativo, que contiene el pago total de condenas, acuerdos conciliatorios o de cualquier otro crédito pagado por responsabilidad patrimonial del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, anexando los antecedentes del mismo, El Comité de Conciliación tendrá en cuenta que tiene un término de seis (6) meses para tomar la decisión de adelantar la repetición, demanda que deberá presentarse dentro de los tres (3) meses siguientes a dicha decisión.

7) Compete al funcionario que ejerza las funciones de la Oficina de Control Interno del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, verificar el cumplimiento de lo consagrado en este artículo de conformidad con el parágrafo del artículo 26 el Decreto Nacional número 1716 de 2009.

8) EI Comité de Conciliación contará con el apoyo de los apoderados a quienes se haya adjudicado la gestión de las demandas de repetición, quienes entregarán concepto sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que anexarán por parte de la Entidad a la respectiva demanda de repetición y de la solicitud que haga el apoderado para trasladar las pruebas que sirvieron de base al proceso que condenó a la entidad.

9) Al Comité de Conciliación le corresponde verificar que la defensa del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá se haya atendido en forma diligente por parte del apoderado asignado, verificando que no se haya dado lugar a la caducidad de la acción o la prescripción de los derechos demandados, o que haya incurrido en errores procesales o que su gestión haya sido negligente Si se presentara alguno de estos eventos procederán las acciones disciplinarias y fiscales respectivas.

10) Cuando el causante del daño manifieste su voluntad de reintegrar lo pagado por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el Comité de Conciliación analizará la posibilidad de conciliar o no, teniendo en cuenta que en ningún caso, lo ofrecido por el causante del daño no podrá ser inferior a lo pagado por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

11) El Comité de Conciliación deberá pronunciarse sobre si se hará o no el llamamiento en garantía del causante del daño.

12) Aprobar previamente, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 147 de 2011, la decisión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá de formular oferta de revocatoria de los actos administrativos impugnados, antes de que se profiera a sentencia de segunda instancia dentro del curso del proceso judicial.

13) Es deber del Comité de Conciliación informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo sobre la decisión de adelantar o no la repetición, tal como se establece en el numeral 6 del artículo 19 del Decreto Nacional número 1716 de 2009.

CAPITULO III

Funciones del Secretario del Comité de Conciliación del FVS

Artículo 6º. Funciones del Secretario/a del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. Además de las funciones previstas en el artículo 20 del Decreto Nacional número 1716 de 2009, el Secretario del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, deberá:

1) Asistir a las sesiones del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia, y Seguridad de Bogotá.

2) Elaborar las actas de cada sesión del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. El cata(Sic) deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Gerente General del FVS y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a cada sesión.

3) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

4) Diligenciar:

El Formato Único de Información Litigiosa y Conciliaciones en los términos establecidos en el artículo 25 del decreto nacional número 1716 de 2009.

El formato único de Gestión de Comités de Conciliación (FUGCC) Formato de Seguimiento a Indicadores Conciliación Contenciosa.

5) Remitir el formato Único de Información Litigiosa y Conciliaciones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5) (Sic) Presentar informe semestral que incluya información sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, número total de casos resueltos, casos terminados favorable o desfavorablemente, valor discriminado de las sumas impuestas, pagadas o recibidas, criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. Para preparar este informe el Secretario(a) podrá apoyarse en las diferentes áreas de la Entidad, quienes deberán entregar oportunamente la información por él solicitada.

6) (Sic) Proyectar y someter a consideración del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

7) (Sic) Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción Contenciosa Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

8) (Sic) La obligatoriedad de diligenciar dentro de los cinco (5) días siguientes a cada sesión de Comité de Conciliación, las respectivas Actas aprobada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJWEB BOGOTÁ-.

9) (Sic) Diligenciar en SIPROJWEB BOGOTÁ el Formato único de información litigiosa y conciliaciones definido por el orden nacional, a más tardar dos días antes del plazo establecido para tal efecto.

10) (Sic) El Secretario Técnico del Comité de Conciliación de la Secretaría General revisará, validará y preparará el informe consolidado del Distrito Capital, arrojado por SIPROJ, el cual se remitirá oportunamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado.

11) (Sic) Presentar por lo menos dos veces por año, en sesiones ordinarias del Comité, informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que a(Sic) han sido empleados por el respectivo órgano, organismo o entidad. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. En estos Comités se invitará al jefe de la oficina financiera del ente Distrital o quien haga sus veces.

12) (Sic) Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en SIPROJWEB-BOGOTÁ.

13) (Sic) Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado que haya sido designado para adelantar trámites o procesos en representación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

14) Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

CAPITULO IV

Causales de impedimentos y recusación de los miembros del Comité de Conciliación

Artículo 7°. Causales de impedimento y recusación. Le son aplicables a los miembros del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, las causales de impedimento y recusación consagradas en la legislación colombiana vigente, en especial, las consagradas en el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único y en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Artículo 8º. Trámite de los impedimentos y recusaciones. De conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de 1o Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), en cato de presentarse causal de impedimento al interior del Comité de Conciliación, el miembro del Comité enviará dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento la actuación con escrito motivado al presidente del Comité. La autoridad competente decidirá de plano sobre el impedimento dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su recibo. Si acepta el impedimento, determinará a quién corresponde el conocimiento del asunto, pudiendo, si es preciso, designar un funcionario ad hoc. En el mismo acto ordenará 1a entrega del expediente.

Cuando se presente una recusación contra algún miembro del Comité de Conciliación, el recusado manifestará si acepta o no la causal invocada, dentro de 1os cinco (5) días siguientes a la fecha de su formulación. Vencido este término, seguirá el trámite señalado en el inciso anterior.

La actuación administrativa se suspenderá desde la manifestación del impedimento o desde la presentación de la recusación, hasta cuando se decida.

CAPÍTULO V

Reuniones del comité, forma de convocar, inasistencia, quórum, aprobación de actas

Artículo 9. Reuniones ordinarias. El Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá sesionará de manera ordinaria como mínimo una (1) vez al mes, o cuando las circunstancias lo exijan.

Artículo 10. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario del Comité de Conciliación convocará a sus integrantes con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día. Igual invitado hará a los funcionarios o personas que deban asistir en calidad de invitados o convocados. Junto con la convocatoria se anexarán los documentos o soportes de los temas del Orden del Día.

Articulo 11. Reuniones extraordinarias. En caso de presentarse alguna circunstancia que requiera la reunión del Comité de Conciliación antes de sus reuniones ordinarias, el Secretario del Comité convocará a los miembros con una antelación igual o superior a tres días. Indicando los temas o casos que ameritan 1a reunión extraordinaria y allegando los soportes o documentos relacionados con los temas que originaron la reunión extraordinaria.

Artículo 12. Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día o no tenga los anexos anunciados.

Artículo 13. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito al Secretario del Comité haciendo llegar los soportes que justifiquen su inasistencia. Dicha comunicación deberá allegarse por lo menos con un día hábil de antelación, salvo que las circunstancias la impidan, caso en el cual se evaluará cada (Sic) de acuerdo las circunstancias.

El Secretario del Comité dejará las constancias del caso, en cada sesión indicando si presentó justificación oportuna por las inasistencias.

Artículo 14. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá del Comité instalará 1a sesión.

Acto seguido, el Secretario del Comité de Conciliación informará al Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá sobre el envío de las citaciones e invitaciones a la sesión, informará de las justificaciones presentadas en caso de inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto.

El Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá someterá a consideración y aprobación del Comité el Orden del Día leído por el Secretario.

Acto seguido se evacuará el orden del día aprobado por el Comité y se procederá a deliberar. Terminadas las deliberaciones, se procederá con la votación. El Secretario del Comité será encargado de recoger la intención de voto de los asistentes con derecho a voto.

Una vez evacuados todos los temas del orden del día, el Secretario del Comité informará al Gerente General del FVS que no hay temas pendientes por evacuar. El Gerente General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá levantará la sesión.

Artículo 15. Elaboración de las actas. El Secretario del Comité elaborará las actas de cada sesión, dejando las constancias de las deliberaciones de los intervinientes y de las decisiones adoptadas.

Las actas del Comité de Conciliación serán firmadas por cada uno de los miembros y por el Secretario.

Artículo 16. Quórum deliberatorio y quórum decisorio. Constituirá quórum deliberatorío del Comité de Conciliación la asistencia de mínimo tres (3) dé sus miembros permanentes. El Comité de Conciliación podrá decidir con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes con derecho a voto a la sesión.

De presentarse empate, se someterá de nuevo a votación y si este persiste, será el Gerente General del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá quien tome la decisión de desempate.

Artículo 17. Salvamento y aclaración de votos. En las Actas del Comité de Conciliación se dejará constancia de los salvamentos de voto o de las aclaraciones presentadas por los miembros del Comité, quienes además deberán sustentar por escrito, dentro de los tres días siguientes las razones por las cuales se aportan de la decisión mayoritaria o de las razones por las cuales solicitan la aclaración de voto.

Artículo 18. Trámite de aprobación de actas. El Secretario del Comité enviará a cada uno de los miembros del Comité el proyecto de acta, para que dentro de los tres días siguientes, estos envíen de nuevo al Secretario las observaciones o correcciones a realizar antes de su firma.

Si dentro de este término el Secretario del Comité no recibe comentario u observación alguna, se entenderá que todos están de acuerdo con el proyecto de acta y procederá a recoger las firmas correspondientes.

En caso, contrario, corresponderá al Secretario del Comité incluir las observaciones y correcciones remitidas en el proyecto, quien enviará el acta definitiva con el propósito de recoger las firmas correspondientes.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Artículo  19. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga expresamente la Resolución No 085 del 19 de Abril de 2007 expedida por la Gerencia del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Artículo 20. Aprobación: El presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, realizado el 8 de Noviembre de 2012 y fue aprobado por los integrantes del mismo.

Artículo 21. Publicidad. El presente reglamento debe ser publicado en la página WEB del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 20 días del mes de noviembre del año 2012.

NATALIA DE LA VEGA SINISTERRA

Gerente General FVS

 
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