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  Resolución 3 de 2014 Contraloría de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 14/01/2014  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 16/01/2014  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 5280 de enero 16 de 2014  


 
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 003 DE 2014

(Enero 14)

Derogada por el art. 21, Resolución Contraloría Distrital 069 de 2015. 

Por la cual se actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento y se dictan otras disposiciones.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ

En ejercicio de sus atribuciones Constitucionales, Legales y Reglamentarias, en especial las previstas por la Constitución Política; el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y el Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 272 de la Constitución Política de Colombia y 65 de la Ley 42 de 1993 corresponde al Contralor de Bogotá, D.C., ejercer en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 constitucional y realizar la vigilancia de la gestión fiscal, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la ley.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá y, el numeral 4 del artículo 109 consagra como atribución del Contralor exigir informes sobre su gestión a todas las personas, entidades públicas o privadas que administren fondos o bienes del Distrito.

Que la Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” en el Titulo II Capítulo V reglamenta la facultad que tienen los contralores de imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación.

Que el artículo 9º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” establece que la Oficina de coordinación Control Interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Que el Gobierno Nacional adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI para el Estado Colombiano mediante el Decreto 1599 de 2005, el cual contiene entre otros elementos de control, el plan de mejoramiento que tiene como objetivo promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y la implementación de las metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Así mismo determina que los planes de mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban.

Que la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” posibilita, el uso de las firmas digitales para asegurar la autenticidad o veracidad de la información, situación reglamentada por la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta mediante la Resolución Reglamentaria 034 de 2009 “Por medio de la cual se prescriben los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones”.

Que el artículo 130 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, establece que la Contraloría General de la República, facilitará a las contralorías departamentales, distritales y municipales la Metodología para el proceso auditor en el nivel territorial.

Que mediante la Resolución Orgánica No. 6368 del 22 de agosto de 2012, la Contraloría General de la República adoptó la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República1, la cual establece que sobre los planes de mejoramiento no emitirá pronunciamiento, sino que dentro del siguiente proceso auditor se evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por el ente objeto de control fiscal, para eliminar las causa de los hallazgos detectados en la auditoría anterior.

Que el numeral 5 del artículo 3 del Acuerdo 519 de 2012 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones” establece como objetivo de la Contraloría contribuir con los informes de actuaciones fiscales en el mejoramiento de la gestión administrativa y fiscal de las entidades distritales.

Que el citado Acuerdo en los artículos 41 asigna a la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública la función de solicitar la elaboración de los planes de mejoramiento que sean necesarios, derivados de los estudios e investigaciones fiscales a cargo de la Dirección, que realicen los sujetos pasivos de control, tendientes a subsanar observaciones que afecten su desempeño, así como realizar el seguimiento a los mismos; y 45 establece a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización la función de realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, suscritos por los sujetos de control producto del ejercicio auditor y en el Artículo 46 numeral 4 asigna a las Subdirecciones de Fiscalización la función de realizar seguimiento a la evaluación realizada por las Oficinas de Control Interno a los planes de mejoramiento producto de los hallazgos de la auditoria fiscal.

Que el artículo 29 ibídem, establece para la Dirección de Reacción Inmediata entre otras funciones la de adelantar, cuando el Contralor de Bogotá, D.C., lo asigne, las auditorias especiales o investigaciones relacionadas con hechos de impacto en el Distrito capital; actuaciones que podrán conllevar la presentación de plan de mejoramiento por parte de los sujetos de control auditados.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 025 del 24 de junio de 2013, se creó el Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con el fin de adelantar auditorias especiales y visitas fiscales que por sus características técnicas, impacto y complejidad ameriten una atención inmediata, al tiempo que sirvan de soporte a las Direcciones Sectoriales de la entidad, en su ejercicio fiscalizador en los temas relacionados con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y atienda las solicitudes que el Contralor considere, para el mejor desarrollo del quehacer institucional; actuaciones que podrán conllevar la presentación de plan de mejoramiento por parte de los sujetos de control auditados.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 029 de diciembre 28 de 2012, “Por la cual se subroga la Resolución Reglamentaria 008 de marzo 31 de 2011, relacionada con el plan de mejoramiento que suscriben los sujetos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C.” y la Resolución Reglamentaria No. 030 del 28 de diciembre de 2012 “Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”, relacionadas con el trámite del Plan de Mejoramiento y la adopción del procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento, versión 11.0, código 4015.

Que producto de los informes presentados en desarrollo de la vigilancia y control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se debe generar acciones que subsanen o corrijan aquellas situaciones evidenciadas que afecten la gestión de los sujetos de vigilancia y control fiscal y llevarlas al plan de mejoramiento.

Que para asegurar que las actuaciones de control fiscal y los estudios de economía y política pública contribuyan con el mejoramiento de la gestión pública distrital es necesario establecer los parámetros, criterios y procedimientos que deben considerar los sujetos de vigilancia y control fiscal para la presentación del plan de mejoramiento como instrumento de control que atienda las observaciones o hallazgos determinados por la Contraloría de Bogotá, D.C., cuya inobservancia dará origen a las sanciones previstas en la ley.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1º. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la elaboración, presentación, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá D.C., que se derivan de las actuaciones de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Esta resolución aplica para todos los sujetos de vigilancia y control fiscal competencia de la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 2º. PLAN DE MEJORAMIENTO. Es el documento que contiene el conjunto de acciones que se compromete a implementar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones en materia de gestión, de control interno, de contratación, contable y financiera y de resultados que se derivan de las actuaciones de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

ARTÍCULO 3º. RESPONSABLES. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., a los cuales la Contraloría de Bogotá, haya presentado informe de actuaciones de control fiscal o estudio de economía y política pública, producto de la vigilancia y el control fiscal con observaciones o hallazgos de situaciones que afecten el desempeño y cometidos propios del sujeto de control, deberán presentar el plan de mejoramiento, conforme con lo establecido en la presente resolución.

PARÁGRAFO 1º. En los Fondos de Desarrollo Local, el plan de mejoramiento será presentado por el respectivo Alcalde Local.

PARÁGRAFO 2º. En los Fondos de Servicios Educativos, el plan de mejoramiento será presentado por el Secretario de Educación Distrital.

ARTÍCULO 4º. CONTENIDO. El plan de mejoramiento contiene la información prevista en el Anexo 1 “Formato CB - 0402” y su correspondiente instructivo. Este formato corresponde al adoptado por la Resolución Reglamentaria que prescriba los métodos, la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentan a la Contraloría de Bogotá D.C.

El plan de mejoramiento incluye el total de acciones formuladas para subsanar la causa de los hallazgos u observaciones producto de la vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C., es decir, contiene las acciones abiertas y las nuevas que se formulen.

CAPÍTULO II

ELABORACIÓN

ARTÍCULO 5º. ELABORACIÓN. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., elabora el plan de mejoramiento con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de las actuaciones de control fiscal y en los estudios de economía y política pública de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal.

Su elaboración requiere del compromiso del representante legal, la participación del nivel directivo, de los responsables de adelantar las acciones propuestas, de los funcionarios que conocen los procesos y de las oficinas de planeación o quien haga sus veces; así como de un adecuado análisis de los factores y causas que originan las situaciones detectadas, de tal forma que se logre asegurar que las acciones a incluir en el plan de mejoramiento eliminen la causa generadora de las desviaciones encontradas y una adecuada gestión de los recursos públicos.

La fecha límite para la implementación de las acciones que se formulen no podrá superar los doce (12) meses contados a partir de la fecha de comunicación del informe final de la actuación fiscal o del estudio de economía y política pública.

CAPÍTULO III

PRESENTACIÓN

ARTÍCULO 6º. PRESENTACIÓN. El plan de mejoramiento consolidado se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF, el cual se encuentra disponible en la página WEB de la Contraloría de Bogotá D.C., (www.contraloriabogota.gov.co).

Para la habilitación del SIVICOF conforme los términos previstos en la presente Resolución Reglamentaria, el Director Técnico Sectorial, el Director Reacción Inmediata, el Director de Estudios de Economía y Políticas Públicas o el Coordinador del Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, según corresponda, remitirá copia del oficio a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los siguientes eventos:

a) Comunicación al sujeto de vigilancia y control fiscal del Informe de las actuaciones de control fiscal o del estudio de economía y política pública,

b) Concesión de prórroga para la presentación del plan de mejoramiento.

ARTÍCULO 7º. FIRMA DIGITAL. Con el fin de asegurar que la información transmitida a través del SIVICOF sea la perteneciente a cada una de las entidades sujeto de control y para evitar el uso del papel, será exigible la firma digital de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

ARTÍCULO 8º. TÉRMINOS. El plan de mejoramiento será presentado por los responsables señalados en el artículo tercero de la presente resolución reglamentaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final de la actuación fiscal o del estudio de economía y política pública, según corresponda.

PARÁGRAFO 1º. El plan de mejoramiento en los Fondos de Servicios Educativos, será presentado por el Secretario de Educación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del Informe Final de Auditoría.

PARÁGRAFO 2º. El plan de mejoramiento del Fondo de Desarrollo Local, será presentado dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del Informe Final de Auditoría.

CAPÍTULO IV

PRÓRROGA

ARTÍCULO 9º. PRÓRROGA. El responsable de presentar el plan de mejoramiento de que trata el artículo tercero de la presente resolución reglamentaria, podrá solicitar prórroga para su presentación inicial por una sola vez, mediante escrito debidamente motivado, con dos (2) días de antelación a su vencimiento.

La respuesta a la solicitud se deberá efectuar dentro de los dos (2) días siguientes a su recibo fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada. El plazo establecido en el Artículo 7º se podrá prorrogar por un máximo de tres (3) días hábiles.

CAPÍTULO V

MODIFICACIÓN

ARTÍCULO 10º. MODIFICACIÓN. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., responsable de presentar plan de mejoramiento, podrá realizar modificaciones debidamente justificadas de la acción o acciones propuestas, la fecha de terminación, el indicador o de la meta por una sola vez.

Dichas modificaciones serán informadas dentro de los quince (15) días siguientes, mediante oficio a la Dirección Sectorial o a la Dirección de Estudios de Economía o Política Pública de la Contraloría de Bogotá, D.C, según corresponda. No podrán realizarse modificaciones dentro de los treinta (30) días hábiles antes de la fecha programada de terminación de la acción a modificar.

PARÁGRAFO 1º. Cuando se presenten relevos en el gobierno Distrital, la nueva administración de cada sujeto de control, podrá solicitar ajustes a su plan de mejoramiento, dentro de los primeros cuatro (4) meses de su gestión, por una sola vez, con el fin de adecuar las acciones correctivas; caso en el cual se aplicará el mismo procedimiento establecido en el presente artículo.

ARTÍCULO 11º. REPORTE. Las modificaciones serán incorporadas al plan de mejoramiento consolidado con su respectivo seguimiento y presentados a la Contraloría de Bogotá, D.C., en los términos y forma prescritos para la rendición de la cuenta, formato CB-0402.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO

ARTÍCULO 12º. SEGUIMIENTO. El sujeto de vigilancia y control fiscal realizará seguimiento de manera periódica al plan de mejoramiento para establecer el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y la efectividad de las acciones conducentes a subsanar las observaciones y hallazgos producto del control fiscal, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C.

El plan de mejoramiento consolidado con su respectivo seguimiento se presentará conforme a los métodos, forma, términos y procedimientos que prescriba la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta y la presentación de informes.

PARÁGRAFO 1º. La oficina de control interno o quien haga sus veces asesorará en el seguimiento del plan de mejoramiento, no obstante, la responsabilidad está a cargo del representante legal o quien haga sus veces.

La oficina de control interno del sujeto de control o quien haga sus veces, en cumplimiento de su función evaluadora y de seguimiento al plan de mejoramiento, determinará las acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes correspondientes y podrá solicitar a la Contraloría de Bogotá, D.C. el cierre de las mismas.

Una vez, el auditor de la Contraloría de Bogotá, D.C., determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del plan de mejoramiento consolidado.

CAPÍTULO VII

CAUSALES QUE DAN ORIGEN A LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES

ARTÍCULO 13º. CAUSALES DE SANCIÓN. La Contraloría de Bogotá D.C. podrá, según el caso, imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables establecidos en el Artículo 3º de la presente resolución, cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Serán causales, el incumplimiento del plan de mejoramiento, al igual que la inobservancia en los aspectos de presentación, forma, términos y contenido establecidos en la presente resolución reglamentaria.

ARTÍCULO 14º. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. Para la imposición de sanciones la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente en la Entidad, en concordancia con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.

CAPÍTULO VIII

OTRAS DISPOSICIONES

ARTÍCULO 15º. PROCEDIMIENTO. Modificar la denominación del procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento por “Procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento”.

ARTÍCULO 16º. ADOPCIÓN. Adoptar la versión 12.0 del procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento, Código 4017, del proceso de Vigilancia y control a la gestión fiscal.

ARTÍCULO  17º. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución Reglamentaria 029 de diciembre 28 de 2012, el numeral 8 del artículo tercero de la Resolución Reglamentaria No. 030 de 2012 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los catorce (14) días del mes de enero de dos mil catorce (2014).

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5280 de enero 16 de 2014

 

 

 

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Página: Página 1 de 12

Código documento:04015

Código formato: 01002002

Versión: 12.0

 

FECHA:

 

Aprobó elaboración o modificación

(Responsable de Proceso)

Revisión técnica

(Director de Planeación)

Firma:

Firma:

Nombre:

Ligia Inés Botero Mejía

Nombre:

Juan Pablo Contreras Lizarazo

Cargo: Contralora Auxiliar

Cargo: Director Técnico de Planeación

 1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para la elaboración, presentación y seguimiento al plan de mejoramiento que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentan a la Contraloría de Bogotá, D.C., derivado de las actuaciones fiscales y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia cuando el Director Sectorial, el Director de Reacción Inmediata, el Director de Estudios de Economía y Política Pública o el Coordinador del Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, remite el informe final de la actuación de control fiscal o el estudio de economía y política pública con copia del oficio a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para habilitar el SIVICOF y termina con la incorporación del resultado del seguimiento al plan de mejoramiento en el informe de auditoría.

3. BASE LEGAL

Ver normograma

4. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA. Acción necesaria para corregir las desviaciones encontradas en la gestión, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

ACCIÓN PREVENTIVA: Se toma para prevenir que algo suceda, está orientada a prevenir que los riesgos se materialicen.

ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL: Ejercicio que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, con el propósito de establecer si la gestión fiscal se realiza conforme a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

ESTADO DE LA ACCIÓN. Está determinado en términos de eficacia (cumplimiento de la acción) y efectividad (medida en que se logró subsanar la causa que originó el hallazgo u observación de auditoría):

* Cerrada. Se considera que una acción se cierra cuando además de haber sido cumplida contribuyó a eliminar la (s) causa (s) del hallazgo, caso en el cuál el auditor comunicará al sujeto de control el retiro del plan de mejoramiento consolidado.

* Abierta. Una acción se estima abierta cuando se encuentra en ejecución o cuando ésta a pesar de haberse cumplido no contribuyó a subsanar la situación detectada.

PLAN DE MEJORAMIENTO. Es el documento que contiene el conjunto de acciones que se compromete a implementar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones en materia de gestión, de control interno, de contratación, contable y financiera y de resultados que se derivan de las actuaciones de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF). Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta remitida por los sujetos de control, permitiendo su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

5. ANEXOS

* Anexo 1 - Metodología para calificación plan de mejoramiento.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

Director Técnico Sectorial,

Director de Reacción Inmediata,

Director de Estudios de Economía y Política Pública o Coordinador Grupo de Apoyo y Fiscalización a las TIC

Comunica al sujeto de control el Informe final de la actuación de control fiscal o el estudio de economía y política pública producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

 

Remite copia del oficio remisorio a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para la apertura del SIVICOF.

Oficio remisorio

Punto de control

Los términos, la forma y el método están establecidos en la resolución que reglamenta el trámite del plan de mejoramiento.

2

Director Técnico Sectorial,

Director de Reacción Inmediata,

Director de Estudios de Economía y Política Pública o

o Coordinador Grupo de Apoyo y Fiscalización a las TIC

Analiza la solicitud de prórroga que presente el sujeto de vigilancia y control fiscal.

 

En caso de aprobación, remite copia del oficio a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la apertura del SIVICOF.

Oficio de solicitud y respuesta solicitud de prorroga.

Punto de control

Los términos para la prórroga están establecidos en la resolución que reglamenta el trámite del plan de mejoramiento.

3

Director Técnico Sectorial,

Director de Reacción Inmediata,

Director de Estudios de Economía y Política Pública

Gerente o Coordinador Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las TIC

Verifica en el SIVICOF que el sujeto de vigilancia y control haya presentado el plan de mejoramiento dentro de los términos, la forma y el método prescrito por la Contraloría de Bogotá, D.C.

 

En el evento de encontrar incumplimiento activa el procedimiento para el proceso administrativo sancionatorio.

Observación

El plan de mejoramiento se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF.

El plan de mejoramiento contiene la información del “Formato CB - 0402” adoptado en la Resolución Reglamentaria que prescriba los métodos, la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentan a la Contraloría de Bogotá D.C.

4

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo auditor)

Director de Estudios de Economía y Política Pública o su delegado

Efectúa seguimiento al plan de mejoramiento con base en las evaluaciones que realiza la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en el sujeto de vigilancia y control fiscal. El seguimiento se realizará por el Equipo Auditor a partir de una muestra, de aquellas acciones con fecha de terminación cumplida.

 

 

Establece la calificación del plan de mejoramiento, teniendo en cuenta la eficacia (cumplimiento de la acción) y efectividad (medida en que logra subsanar la causa del hallazgo u observación) de las acciones implementadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal.

 

Observación

El cumplimiento de la acción se determinará a partir de los soportes presentados por la Oficina de Control Interno de la entidad, o quien haga sus veces, verificando los correctivos a los hallazgos establecidos.

Se puede acotar la muestra de las acciones con fecha de terminación cumplida específicamente para los sujetos que presenten un alto número de acciones y donde el equipo auditor no tenga la capacidad de dar cubrimiento. Su selección queda a discrecionalidad del equipo de manera conjunta con el Gerente y deben asegurar la mayor cobertura posible.

Corresponde a la Dirección Sectorial realizar el seguimiento a la totalidad de acciones del Plan de Mejoramiento independiente de su origen.

La Dirección de Estudios de Economía y Política Pública en cualquier momento podrá realizar seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de sus estudios.

Ver Anexo 1: Calificación Plan de Mejoramiento.

El responsable de presentar plan de mejoramiento, podrá realizar modificaciones debidamente justificadas de la acción o acciones propuestas, la fecha de terminación, el indicador o de la meta por una sola vez.

Dichas modificaciones serán informadas dentro de los quince (15) días siguientes, mediante oficio a la Dirección Sectorial o a la Dirección de Estudios de Economía o Política Pública de la Contraloría de Bogotá, D.C, según corresponda. No podrán realizarse modificaciones dentro de los treinta (30) días hábiles antes de la fecha programada de terminación de la acción a modificar.

Las modificaciones serán incorporadas al plan de mejoramiento consolidado con su respectivo seguimiento y presentados a la Contraloría de Bogotá, D.C., en los términos y forma prescritos para la rendición de la cuenta, formato CB-0402.

5

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo auditor)

Gerentes

Director de Estudios de Economía y Política Pública o su delegado

Presenta los resultados consolidados del seguimiento al plan de mejoramiento.

 

Cuantifica beneficios del Control Fiscal en caso de presentarse.

Acta de mesa de trabajo

Observación:

Aplica procedimiento para la cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.

6

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo auditor)

Director de Estudios de Economía y Política Pública o su delegado

Incorpora el resultado del seguimiento al plan de mejoramiento en el informe de auditoría.

 

Punto de Control

El Gerente o Subdirector, según corresponda verifica que en el informe se señalen claramente las acciones cerradas para que el sujeto de control las retire del plan de mejoramiento.

7. ANEXOS

ANEXO 1:

CALIFICACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

El plan de mejoramiento es un instrumento que asegura una adecuada gestión de los recursos públicos, está previsto como un elemento del modelo de control interno MECI y del propio sistema de control Interno de las entidades.

El seguimiento que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., pretende además, evaluar las acciones desde dos ópticas: la eficacia entendida como en grado de cumplimiento de las acciones previstas y la efectividad es decir, el efecto de las acciones para subsanar la

Causa o factor generador de la situación evidenciada por la Contraloría de Bogotá, D.C., en los informes de la actuación de control fiscal o en los estudios de economía y política pública.

Cada variable se mide en los siguientes términos:

0: No cumple,

1: Cumple Parcialmente

2: Cumple.

Calificación Plan de Mejoramiento

ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD

CUMPLIMIENTO (Eficacia)

(0, 1, 2)

EFECTIVIDAD DE LA ACCION

(0, 1, 2)

PUNTAJE TOTAL

PROMEDIO

PONDERACIÓN

40%

60%

% OBTENIDO

CALIFICACION ASIGNADA

 Puntaje Total. Corresponde a la sumatoria de los puntos obtenidos en las columnas de eficacia y efectividad de cada una de las acciones calificadas.

Promedio. Resulta de la división del puntaje total sobre la cantidad de acciones calificadas. Esta dado en un rango de 0 a 2.

Ponderación. Corresponde al porcentaje asignado metodológicamente a las variables: Eficacia 40% y Efectividad 60%.

% Obtenido. Corresponde al porcentaje alcanzado frente a la ponderación, teniendo en cuenta que 2 es la máxima calificación.

Calificación: Es la sumatoria de los porcentajes obtenidos. Máximo 100%. Esta calificación es la base para asignar los puntos en la matriz de calificación de la gestión fiscal

El resultado obtenido se utilizará para determinar el porcentaje o puntos asignados al Plan de Mejoramiento en el factor de Evaluación del Sistema de Control Interno que integra componente de Gestión en la Matriz de Calificación de la gestión fiscal.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

RR 20 Mar-14/03

Revisión por parte del grupo de implementación del Sistema de Gestión de Calidad sobre la operacionalización del procedimiento documentado versión 1.0 de conformidad con inquietudes presentadas por los auditores y miembros del grupo

Redefinición, de objetivo, alcance base legal, definiciones y actividades descritas en el procedimiento.

La consecuencia cambio total del procedimiento documentado definido en la versión 1.0 adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 020 de marzo de 2003.

2.0

RR 30 May-21/03

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.

Se modificó el alcance del procedimiento, la base legal y se incluyeron los registros de oficio remisorio y acta de Comité Técnico Sectorial.

Se modificaron las actividades de la Descripción del Procedimiento, dado que se incluyeron las relacionadas con la modificación al Plan de Mejoramiento.

Se ajusto el anexo 1 y se adicionó anexo 2.

3.0

RR 51 Dic-30/04

El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.

Se eliminan como registros el Plan de Mejoramiento, el informe estadístico y el Acta de Comité Técnico Sectorial y se incluye el Formato de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.

Se unifican las actividades 1 y 2.

En la actividad 3 se subdivide en dos (2) actividades para aclarar responsabilidades.

Se eliminan las actividades 5 y 6, correspondientes al seguimiento.

Se eliminan los anexos 1 y 2 y se incluye el anexo denominado Formato de Plan de Mejoramiento.

4.0

RR 45 Nov-30/05

Cambia de versión

5.0

RR 18 Ago-14/06

El sujeto de control presenta el plan de mejoramiento a través del SIVICOF.

En cada sujeto de control fiscal sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones del plan de mejoramiento anterior, no cerradas por el equipo auditor.

En caso que el plan de mejoramiento ajustado tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor Auxiliar de Bogotá, en mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial, dirimirá las diferencias y proferirá la conformidad correspondiente o dejará constancia de dicha situación.

El resultado del seguimiento al plan de mejoramiento se analiza en mesa de trabajo.

Se ajusta el procedimiento y el formato a lo establecido en la resolución reglamentaria que deroga las resoluciones reglamentarias 053 de 2001 y 023 de 2002.

Se ajusta la metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones.

Se indican las actividades que deben realizarse a través de los aplicativos implementados en la Entidad, SIGESPRO y SIVICOF.

El seguimiento se realizará por lo menos una vez al año, a través de una auditoría especial, en todo caso para efectos de la auditoria modalidad regular se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.

Resultado del seguimiento se cerrarán las acciones cumplidas en el 100% evento en el cual el sujeto de control retirará la acción del plan de mejoramiento.

6.0

RR 26 Dic-28/07

Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009, se incluye el Decreto 1599 de 2005 y cambia de nombre.

En la actividad 2 el Director Técnico asigna a los funcionarios para la revisión del plan de mejoramiento.

En la actividad 4 podrá otorgarse una segunda evaluación siempre que se ajuste a los términos previstos en la Resolución que establece los parámetros para la conformidad al plan de mejoramiento.

En la actividad 5 las diferencias deberán ser dirimidas, en una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la Dirección Sectorial, convocada por el Contralor Auxiliar dentro de los tres días hábiles siguientes a la no conformidad al Plan de Mejoramiento.

En la actividad 6 se incluyen como actividades nuevas, que se publique el Plan de Mejoramiento en la página WEB, (informática tiene cinco días) y que el Director presente al responsable del proceso un informe sobre los planes de mejoramiento del sector.

En la actividad 1 del seguimiento se establece que a criterio del Director Sectorial, dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, se podrá programar auditoria especial con ese propósito, previa aprobación del Comité Técnico.

Se incluye una actividad nueva que corresponde a la modificación del plan de mejoramiento y/o cambio de fecha y actividades contenidas en él.

7.0

RR 29 Nov-3/09

Se modifica: el alcance del procedimiento, las definiciones, se incluyen nuevos registros y puntos de control.

Se modifican las actividades del procedimiento con el objeto de asegurar una apropiada conformidad, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento.

Se establecen controles para que el plan de mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.

Se modifica el instructivo del anexo 1

Se modifica el anexo 2 y se establece que el cumplimiento del plan de mejoramiento depende del grado de avance de las acciones.

8.0

RR 015 de mayo 14 de 2010

En el numeral 7.1., actividad 3, y numeral 7.3, actividad 6, punto de control, para las acciones abiertas se adiciona “y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta.”

En el numeral 7.3:

Actividad 3, cuando se evalúa el informe de avance, se adiciona “aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control.”

8.0

RR 15 de mayo 14 de 2010

Actividad 4, punto de control, se adiciona “En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente.”

Actividad 8, se elimina incorporar el plan de mejoramiento en SIGESPRO.

En el anexo 2 se elimina la nota que excluía del cálculo para establecer el cumplimiento del plan de mejoramiento las acciones que se encontraban en ejecución.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

Se incorpora la modalidad de auditoria abreviada especificando las actividades y/o registros que no aplican a la misma.

10.0

R.R. 033 de diciembre 9 de 2011

En el nombre del procedimiento se cambia la palabra “Conformidad” por “Formulación”.

Se ajusta el normograma

Se modifica el alcance del procedimiento, así:

El procedimiento inicia cuando el Director Sectorial y/o Director de Economía y Finanzas Distritales, remite copia a la Dirección de Informática del oficio con el cual se comunica el informe producto de la vigilancia Micro o Macro al sujeto de control o al Alcalde Mayor según corresponda, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos y termina cuando el Director Sectorial y/o Director de economía y Finanzas Distritales, analiza el resultado y sustenta ante el Comité Técnico Sectorial el inicio al Proceso Administrativo Sancionatorio, en el evento de presentarse incumplimiento en el plan de mejoramiento.

En definiciones y en el procedimiento se suprime la “conformidad del plan de mejoramiento”.

En la descripción del procedimiento, se suprimen las actividades de la 2 a la 7 del numeral 7.1 y la actividad No. 10 del numeral 7.3. Así mismo se incorpora la actividad 2 relacionada con responsabilidades del representante legal del sujeto de control, en consecuencia se ajusta la numeración de las actividades.

11.0

R.R. 030 de Diciembre 28 de 2012

Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.

Se integra en la resolución reglamentaria la parte sustantiva y el procedimiento.

Se elimina la Metodología para establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones.

Se establece la forma de calificación del Plan de Mejoramiento, desde dos ópticas: la eficacia entendida como en grado de cumplimiento de las acciones previstas y la efectividad es decir, el efecto de las acciones para subsanar la situación evidenciada por la Contraloría de Bogotá, D.C., en los informes de la actuación de control fiscal o en los estudios de economía y política pública.

Se concibe el plan de mejoramiento como un elemento propio del sistema de control interno y de gestión de los sujetos de control.

El seguimiento se realiza a partir del informe de evaluación y seguimiento que realizan las Oficinas Asesoras de control Interno o quien haga sus veces en los sujetos de vigilancia y control fiscal.

12.0

R.R. 030 de Enero 14 de 2014

NOTA DE PIE DE PÁGINA

1Guía de auditoría de la Contraloría General de la República ajustada en el contexto SICA, Febrero de 2013.