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  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Resolución 3 de 2014 Contraloría de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 14/01/2014  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 16/01/2014  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 5280 de enero 16 de 2014  


 
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 003 DE 2014

(Enero 14)

Derogada por el art. 21, Resolución Contraloría Distrital 069 de 2015. 

Por la cual se actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento y se dictan otras disposiciones.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ

En ejercicio de sus atribuciones Constitucionales, Legales y Reglamentarias, en especial las previstas por la Constitución Política; el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y el Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 272 de la Constitución Política de Colombia y 65 de la Ley 42 de 1993 corresponde al Contralor de Bogotá, D.C., ejercer en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 constitucional y realizar la vigilancia de la gestión fiscal, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la ley.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá y, el numeral 4 del artículo 109 consagra como atribución del Contralor exigir informes sobre su gestión a todas las personas, entidades públicas o privadas que administren fondos o bienes del Distrito.

Que la Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” en el Titulo II Capítulo V reglamenta la facultad que tienen los contralores de imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación.

Que el artículo 9º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” establece que la Oficina de coordinación Control Interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Que el Gobierno Nacional adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI para el Estado Colombiano mediante el Decreto 1599 de 2005, el cual contiene entre otros elementos de control, el plan de mejoramiento que tiene como objetivo promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y la implementación de las metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Así mismo determina que los planes de mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban.

Que la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” posibilita, el uso de las firmas digitales para asegurar la autenticidad o veracidad de la información, situación reglamentada por la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta mediante la Resolución Reglamentaria 034 de 2009 “Por medio de la cual se prescriben los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones”.

Que el artículo 130 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, establece que la Contraloría General de la República, facilitará a las contralorías departamentales, distritales y municipales la Metodología para el proceso auditor en el nivel territorial.

Que mediante la Resolución Orgánica No. 6368 del 22 de agosto de 2012, la Contraloría General de la República adoptó la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República1, la cual establece que sobre los planes de mejoramiento no emitirá pronunciamiento, sino que dentro del siguiente proceso auditor se evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por el ente objeto de control fiscal, para eliminar las causa de los hallazgos detectados en la auditoría anterior.

Que el numeral 5 del artículo 3 del Acuerdo 519 de 2012 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones” establece como objetivo de la Contraloría contribuir con los informes de actuaciones fiscales en el mejoramiento de la gestión administrativa y fiscal de las entidades distritales.

Que el citado Acuerdo en los artículos 41 asigna a la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública la función de solicitar la elaboración de los planes de mejoramiento que sean necesarios, derivados de los estudios e investigaciones fiscales a cargo de la Dirección, que realicen los sujetos pasivos de control, tendientes a subsanar observaciones que afecten su desempeño, así como realizar el seguimiento a los mismos; y 45 establece a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización la función de realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, suscritos por los sujetos de control producto del ejercicio auditor y en el Artículo 46 numeral 4 asigna a las Subdirecciones de Fiscalización la función de realizar seguimiento a la evaluación realizada por las Oficinas de Control Interno a los planes de mejoramiento producto de los hallazgos de la auditoria fiscal.

Que el artículo 29 ibídem, establece para la Dirección de Reacción Inmediata entre otras funciones la de adelantar, cuando el Contralor de Bogotá, D.C., lo asigne, las auditorias especiales o investigaciones relacionadas con hechos de impacto en el Distrito capital; actuaciones que podrán conllevar la presentación de plan de mejoramiento por parte de los sujetos de control auditados.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 025 del 24 de junio de 2013, se creó el Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con el fin de adelantar auditorias especiales y visitas fiscales que por sus características técnicas, impacto y complejidad ameriten una atención inmediata, al tiempo que sirvan de soporte a las Direcciones Sectoriales de la entidad, en su ejercicio fiscalizador en los temas relacionados con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y atienda las solicitudes que el Contralor considere, para el mejor desarrollo del quehacer institucional; actuaciones que podrán conllevar la presentación de plan de mejoramiento por parte de los sujetos de control auditados.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 029 de diciembre 28 de 2012, “Por la cual se subroga la Resolución Reglamentaria 008 de marzo 31 de 2011, relacionada con el plan de mejoramiento que suscriben los sujetos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C.” y la Resolución Reglamentaria No. 030 del 28 de diciembre de 2012 “Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”, relacionadas con el trámite del Plan de Mejoramiento y la adopción del procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento, versión 11.0, código 4015.

Que producto de los informes presentados en desarrollo de la vigilancia y control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se debe generar acciones que subsanen o corrijan aquellas situaciones evidenciadas que afecten la gestión de los sujetos de vigilancia y control fiscal y llevarlas al plan de mejoramiento.

Que para asegurar que las actuaciones de control fiscal y los estudios de economía y política pública contribuyan con el mejoramiento de la gestión pública distrital es necesario establecer los parámetros, criterios y procedimientos que deben considerar los sujetos de vigilancia y control fiscal para la presentación del plan de mejoramiento como instrumento de control que atienda las observaciones o hallazgos determinados por la Contraloría de Bogotá, D.C., cuya inobservancia dará origen a las sanciones previstas en la ley.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1º. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la elaboración, presentación, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá D.C., que se derivan de las actuaciones de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Esta resolución aplica para todos los sujetos de vigilancia y control fiscal competencia de la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 2º. PLAN DE MEJORAMIENTO. Es el documento que contiene el conjunto de acciones que se compromete a implementar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones en materia de gestión, de control interno, de contratación, contable y financiera y de resultados que se derivan de las actuaciones de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

ARTÍCULO 3º. RESPONSABLES. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., a los cuales la Contraloría de Bogotá, haya presentado informe de actuaciones de control fiscal o estudio de economía y política pública, producto de la vigilancia y el control fiscal con observaciones o hallazgos de situaciones que afecten el desempeño y cometidos propios del sujeto de control, deberán presentar el plan de mejoramiento, conforme con lo establecido en la presente resolución.

PARÁGRAFO 1º. En los Fondos de Desarrollo Local, el plan de mejoramiento será presentado por el respectivo Alcalde Local.

PARÁGRAFO 2º. En los Fondos de Servicios Educativos, el plan de mejoramiento será presentado por el Secretario de Educación Distrital.

ARTÍCULO 4º. CONTENIDO. El plan de mejoramiento contiene la información prevista en el Anexo 1 “Formato CB - 0402” y su correspondiente instructivo. Este formato corresponde al adoptado por la Resolución Reglamentaria que prescriba los métodos, la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentan a la Contraloría de Bogotá D.C.

El plan de mejoramiento incluye el total de acciones formuladas para subsanar la causa de los hallazgos u observaciones producto de la vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C., es decir, contiene las acciones abiertas y las nuevas que se formulen.

CAPÍTULO II

ELABORACIÓN

ARTÍCULO 5º. ELABORACIÓN. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., elabora el plan de mejoramiento con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de las actuaciones de control fiscal y en los estudios de economía y política pública de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal.

Su elaboración requiere del compromiso del representante legal, la participación del nivel directivo, de los responsables de adelantar las acciones propuestas, de los funcionarios que conocen los procesos y de las oficinas de planeación o quien haga sus veces; así como de un adecuado análisis de los factores y causas que originan las situaciones detectadas, de tal forma que se logre asegurar que las acciones a incluir en el plan de mejoramiento eliminen la causa generadora de las desviaciones encontradas y una adecuada gestión de los recursos públicos.

La fecha límite para la implementación de las acciones que se formulen no podrá superar los doce (12) meses contados a partir de la fecha de comunicación del informe final de la actuación fiscal o del estudio de economía y política pública.

CAPÍTULO III

PRESENTACIÓN

ARTÍCULO 6º. PRESENTACIÓN. El plan de mejoramiento consolidado se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF, el cual se encuentra disponible en la página WEB de la Contraloría de Bogotá D.C., (www.contraloriabogota.gov.co).

Para la habilitación del SIVICOF conforme los términos previstos en la presente Resolución Reglamentaria, el Director Técnico Sectorial, el Director Reacción Inmediata, el Director de Estudios de Economía y Políticas Públicas o el Coordinador del Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, según corresponda, remitirá copia del oficio a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los siguientes eventos:

a) Comunicación al sujeto de vigilancia y control fiscal del Informe de las actuaciones de control fiscal o del estudio de economía y política pública,

b) Concesión de prórroga para la presentación del plan de mejoramiento.

ARTÍCULO 7º. FIRMA DIGITAL. Con el fin de asegurar que la información transmitida a través del SIVICOF sea la perteneciente a cada una de las entidades sujeto de control y para evitar el uso del papel, será exigible la firma digital de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

ARTÍCULO 8º. TÉRMINOS. El plan de mejoramiento será presentado por los responsables señalados en el artículo tercero de la presente resolución reglamentaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final de la actuación fiscal o del estudio de economía y política pública, según corresponda.

PARÁGRAFO 1º. El plan de mejoramiento en los Fondos de Servicios Educativos, será presentado por el Secretario de Educación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del Informe Final de Auditoría.

PARÁGRAFO 2º. El plan de mejoramiento del Fondo de Desarrollo Local, será presentado dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del Informe Final de Auditoría.

CAPÍTULO IV

PRÓRROGA

ARTÍCULO 9º. PRÓRROGA. El responsable de presentar el plan de mejoramiento de que trata el artículo tercero de la presente resolución reglamentaria, podrá solicitar prórroga para su presentación inicial por una sola vez, mediante escrito debidamente motivado, con dos (2) días de antelación a su vencimiento.

La respuesta a la solicitud se deberá efectuar dentro de los dos (2) días siguientes a su recibo fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada. El plazo establecido en el Artículo 7º se podrá prorrogar por un máximo de tres (3) días hábiles.

CAPÍTULO V

MODIFICACIÓN

ARTÍCULO 10º. MODIFICACIÓN. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, el alcalde local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., responsable de presentar plan de mejoramiento, podrá realizar modificaciones debidamente justificadas de la acción o acciones propuestas, la fecha de terminación, el indicador o de la meta por una sola vez.

Dichas modificaciones serán informadas dentro de los quince (15) días siguientes, mediante oficio a la Dirección Sectorial o a la Dirección de Estudios de Economía o Política Pública de la Contraloría de Bogotá, D.C, según corresponda. No podrán realizarse modificaciones dentro de los treinta (30) días hábiles antes de la fecha programada de terminación de la acción a modificar.

PARÁGRAFO 1º. Cuando se presenten relevos en el gobierno Distrital, la nueva administración de cada sujeto de control, podrá solicitar ajustes a su plan de mejoramiento, dentro de los primeros cuatro (4) meses de su gestión, por una sola vez, con el fin de adecuar las acciones correctivas; caso en el cual se aplicará el mismo procedimiento establecido en el presente artículo.

ARTÍCULO 11º. REPORTE. Las modificaciones serán incorporadas al plan de mejoramiento consolidado con su respectivo seguimiento y presentados a la Contraloría de Bogotá, D.C., en los términos y forma prescritos para la rendición de la cuenta, formato CB-0402.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO

ARTÍCULO 12º. SEGUIMIENTO. El sujeto de vigilancia y control fiscal realizará seguimiento de manera periódica al plan de mejoramiento para establecer el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y la efectividad de las acciones conducentes a subsanar las observaciones y hallazgos producto del control fiscal, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C.

El plan de mejoramiento consolidado con su respectivo seguimiento se presentará conforme a los métodos, forma, términos y procedimientos que prescriba la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta y la presentación de informes.

PARÁGRAFO 1º. La oficina de control interno o quien haga sus veces asesorará en el seguimiento del plan de mejoramiento, no obstante, la responsabilidad está a cargo del representante legal o quien haga sus veces.

La oficina de control interno del sujeto de control o quien haga sus veces, en cumplimiento de su función evaluadora y de seguimiento al plan de mejoramiento, determinará las acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes correspondientes y podrá solicitar a la Contraloría de Bogotá, D.C. el cierre de las mismas.

Una vez, el auditor de la Contraloría de Bogotá, D.C., determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del plan de mejoramiento consolidado.

CAPÍTULO VII

CAUSALES QUE DAN ORIGEN A LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES

ARTÍCULO 13º. CAUSALES DE SANCIÓN. La Contraloría de Bogotá D.C. podrá, según el caso, imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables establecidos en el Artículo 3º de la presente resolución, cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Serán causales, el incumplimiento del plan de mejoramiento, al igual que la inobservancia en los aspectos de presentación, forma, términos y contenido establecidos en la presente resolución reglamentaria.

ARTÍCULO 14º. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. Para la imposición de sanciones la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente en la Entidad, en concordancia con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.

CAPÍTULO VIII

OTRAS DISPOSICIONES

ARTÍCULO 15º. PROCEDIMIENTO. Modificar la denominación del procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento por “Procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento”.

ARTÍCULO 16º. ADOPCIÓN. Adoptar la versión 12.0 del procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento, Código 4017, del proceso de Vigilancia y control a la gestión fiscal.

ARTÍCULO  17º. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución Reglamentaria 029 de diciembre 28 de 2012, el numeral 8 del artículo tercero de la Resolución Reglamentaria No. 030 de 2012 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los catorce (14) días del mes de enero de dos mil catorce (2014).

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5280 de enero 16 de 2014