RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 138 DE 2013

(Agosto 27)

"Por la cual se reestructura el Sistema Integrado de Gestión - SIG en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones"

EL GERENTE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D.C.

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por Acuerdo 28 de 1992 y el Acuerdo 003 de 2007 de la Junta Directiva del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política establece: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones...".

Que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C, - FVS es un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría de Gobierno.

Que la Ley 87 de 1993, Reglamentada por el Decreto 1826 de 1994 y 1537 de 2001 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", en el Artículo 6o, señala "...El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente". A su vez, el Artículo 13° señala que "...los organismos y entidades deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno..."

Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno. El artículo 15° de la citada Ley define que el Sistema de Desarrollo Administrativo: "... es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional"

Que el Decreto Nacional 3622 de 2005, adopta las políticas de desarrollo administrativo y reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

Que el Decreto Nacional 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, Artículo 1. "Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECl 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al articulo 5o de la Ley 87 de 1993* en su Artículo 2o "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el Articulo 5° de la Ley 87 de 2005 (Sic) , será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad".

Que mediante Resolución 142 de 2006, se adoptó el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECl 1000:2005 para el Estado Colombiano, el cual contiene, entre otros aspectos, responsabilidades para el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que la Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios" (resaltado fuera de texto), en el Parágrafo del ARTÍCULO 3° establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2004. Por el cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes responsables. Esta norma fue actualizada mediante Decreto 4485 de 2009 a la NTCGP 1000 Versión 2009.

Que la Circular 06 de 2005 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, señaló las directrices para la implementación del sistema de Gestión de Calidad en las entidades del Estado, de manera integrada, en concordancia con la ley 872 de 2003.

Que la Circular Conjunta No.18 de 2006 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de la Veeduría Distrital, señala la compatibilidad del Sistema de Gestión de Calidad y del MECl en las entidades y organismos distritales. En el numeral 1.2, literal a) contempla "...para efectos de su armonización y de la racionalización del tiempo de los servidores integrantes, lo más conveniente es que se constituya un solo comité denominado "Comité de Gestión de Calidad y Control Interno" que estará presidido por el Jefe o representante legal de la respectiva entidad u organismo".

Que la Circular 1000-002-07 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, señala: "...Como quiera que la implementación del MECl 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004, son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente". Así mismo establece que el Comité de Coordinación de Control Interno podrá asumir funciones que le correspondan al Equipo Directivo en materia de calidad, "...de tal suerte que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos".

Que la Ley 99 de 1993, crea el Ministerio del Medio Ambiente y reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, reglamentada por el Decreto 2372 de 2010, "Por el cual se reglamenta el Decreto-Ley 2811 de 1974, la Ley 99 de 1993, la Ley 165 de 1994 y el Decreto-Ley 216 de 2003, en relación con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas, las categorías de manejo que lo conforman y se dictan otras disposiciones".

Que mediante el Decreto Distrital 456 de 2008, se reforma el Plan de Gestión Ambiental en el Distrito Capital adoptado mediante Decreto Distrital 061 de 2003.

Que mediante el Decreto 509 de 2009, "Por el cual se adopta el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental-PACA del Distrito Capital 2009 - 2012 y se dictan otras disposiciones"

Que mediante Resolución No. 6416 del 6 de diciembre de 2011 proferida por la Secretaria Distrital de Ambiente, en su Artículo 13° establece: "Para garantizar la efectiva y armónica implementación y seguimiento del PIGA, se requiere la creación de un comité interno, conformado por funcionarios y/o contratistas de nivel directivo pertenecientes a cada una de las áreas que conforman la entidad y cuya coordinación debe estar a cargo del Gestor Ambiental..."

Que mediante la Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Que el Acuerdo 7 de 1994, modificado por el Acuerdo 27 de 2006. Expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por medio del cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, modificado por el Artículo 4o del Acuerdo 12 de 1995, que a su vez fue derogado por el Artículo 33 del Decreto nacional 2578 de 2012, expresa: "Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos."

Que el Decreto Distrital 514 de 2006, modificado por el Decreto 545 de 2009, establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. En el Artículo 1o establece que SIGA forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros.

Que mediante Resolución 014 de 2012, se adopta en el FVS. el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, profirió la Resolución No. 305 de 2008 "Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnología de la información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de datos especiales y Software Libre". En el Artículo 21 establece que: "Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital dispondrán lo necesario para la creación del Comité de Seguridad de la Información (CSI) o una instancia semejante..".

Que la Ley 100 de 1993, en el Artículo 161, establece: "Como integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los empleadores, cualquiera que sea la entidad o institución en nombre de la cual vinculen a tos trabajadores, deberán:... numeral 4o: Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de los sistemas de seguridad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social"

Que la Resolución 1016 de 1989, modificada por la Resolución 1457 de 2008, emitida por los Ministros de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, en el Artículo 1o establece: Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un programa de Salud Ocupacional... (Resaltado fuera de texto)

Que mediante la Ley 1562 de 2012 "Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional".

Que la Norma ISO 26000 y la Guía Técnica Colombiana GTC-180, desarrollan las líneas en materia de Responsabilidad Social establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización. El concepto de Responsabilidad Social integra el conjunto de acciones concertadas que toma una organización para asumir las responsabilidades que se derivan del impacto de sus actividades sobre la sociedad y el medio ambiente.

Que el Decreto Distrital 176 del 12 de Mayo de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en fas entidades del Distrito Capital y se asignan otras funciones", en su Artículo 1o define el Sistema Integrado de Gestión como: "...el conjunto de orientaciones, procesos políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

Subsistema de Control Interno (SCI)."

Que el Artículo 3o del Decreto 176 de 2010 contempla que: "El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA - establecido por la Ley 489 de 1998".

Que mediante el Decreto Distrital 651 de 2011, se crean: "... el Sistema Integrado de Gestión Distrital - SIGD y la Comisión Intersectorial del SIGD..", el cual establece la creación, conformación e implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital.

Que mediante el Decreto Distrital 652 de 2011 se "...adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos distritales" – NTD– SIG 001:2011.

Que en cumplimiento de la normatividad vigente, en el FVS, se constituyeron comités internos para diferentes subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión, así:

a) Comité del Plan de Gestión Ambiental - PIGA. Creado por la Resolución 134 de 2008, modificada por la Resolución 018 del 4 de febrero de 2009.

b) Comité de Archivo, creado mediante Resolución 174 de 2005, modificada por la Resolución 260 de 2008.

c) Comité de Seguridad de la Información - CS1. Creado mediante Resolución 347 de 2009.

d) Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Creado por la Resolución 252 de 2003, modificado por las resoluciones 059 de 2004 y 207 de 2007.

Que se hace necesario articular los Subsistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Ambiental (SIGA), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) y de Responsabilidad Social (SRS), dentro del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, consolidando los comités que hacen parte de los subsistemas que conforman el SIG.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1°.- OBJETO.- La presente Resolución tiene por objeto reestructurar en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. - FVS el Sistema Integrado de Gestión - SIG y definir sus instancias y responsabilidades.

ARTÍCULO 2°.- SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG. De acuerdo con el Decreto Distrital No. 176 de 2010, el SIG se define como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño articulado y armónico de la entidad, en procura de fortalecer el desempeño institucional para el logro de la misión y objetivos de la entidad, el cual se encuentra conformado por los siguientes Subsistemas:

a) El Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

b) El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

c) El Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

d) El Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

e) El Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

f) El Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

g) El Subsistema de Control Interno (SCI)

ARTÍCULO 3°.- POLÍTICA DEL SIG. El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, como entidad encargada de adquirir bienes y servicios que las autoridades competentes requieran para garantizar la seguridad y la protección de los habitantes y visitantes del Distrito Capital, en cumplimiento de la política pública de seguridad y la normatividad legal vigente, se compromete a brindar a sus usuarios un servicio transparente, oportuno y de excelente calidad, a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y a minimizar y prevenir posibles impactos ambientales que estén a su alcance.

Para tal fin, seleccionará y vinculará recursos humanos competentes e idóneos para la mitigación del riesgo, racionalización de trámites, manteniendo comunicaciones efectivas con sus funcionarios, contratistas, partes interesadas y la ciudadanía; implementará un sistema de gestión de seguridad de la información y desarrollará acciones integrales de gestión para la protección del medio ambiente.

ARTÍCULO 4°.- OBJETIVOS DEL SIG. el SIG del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. tiene como objetivos institucionales:

a) Proporcionar bienes y servicios que aporten al mejoramiento de las condiciones de seguridad y convivencia en el Distrito Capital

b) Apoyar las estrategias distritales de consolidación de territorios de paz con seguridad ciudadana

c) Automatizar los flujos de información y fortalecer los canales institucionales de comunicación como estrategias de lucha contra la corrupción

d) Mejorar y fortalecer continuamente la gestión institucional para contribuir al uso adecuado y transparente de los recursos públicos

TITULO II

INSTANCIAS Y RESPONSABILIDADES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL FVS

ARTÍCULO 5°.- INSTANCIAS. Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión del FVS, las instancias de participación y articulación en esta entidad, son las siguientes:

a) El/la Gerente

b) El/la Representante de la Alta Gerencia

c) El Comité del Sistema Integrado de Gestión

d) El equipo Operativo del SIG.

CAPÍTULO I

DEL GERENTE DEL FVS

ARTÍCULO 6°.- RESPONSABILIDAD. En el SIG el Gerente del FVS será responsable por:

a) Impartir las directrices para el desarrollo, implementación, revisión, sostenibilidad y mejora del SIG del FVS.

b) Establecer la Política del SIG del FVS y asegurar que se establezcan los objetivos del mismo.

c) Adoptar los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad y mejora del SIG en el FVS.

PARÁGRAFO.- Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del SIG en el FVS, el Gerente de la entidad designará un representante, quien se denominará "REPRESENTANTE DE LA GERENCIA"

CAPÍTULO II

DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

ARTÍCULO 7°.- DELEGACIÓN. Deléguese al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, como Representante de la Gerencia ante el SIG.

ARTÍCULO 8°.- RESPONSABILIDADES. El Representante de la Gerencia tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Solicitar los recursos para la operatividad, desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

b) Informar al Comité del SIG sobre el seguimiento y avances del sistema y la implementación de acciones para la mejora continua del mismo.

c) Asegurar que se establezcan los mecanismos de difusión, socialización, promoción y divulgación del SIG del FVS. al interior de la entidad.

d) Proyectar para firma del Gerente los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

e) Las demás que sean establecidas en los manuales e instructivos que sean emitidos en el marco de la implantación de los diferentes subsistemas que conforman el SIG.

CAPÍTULO III

DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTÍCULO 9°.- Confórmese el Comité del SIG del FVS como instancia de coordinación y asesoría de las políticas, objetivos y directrices de los Subsistemas del SIG: Gestión de Calidad (SGC), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS), Gestión Ambiental (SGA) y Control Interno (SCI)

ARTÍCULO 10°.- OBJETIVO. El Comité del SIG del FVS tiene como objetivo determinar los lineamientos encaminados al mantenimiento, revisión, seguimiento y mejora del sistema y lograr una articulación adecuada entre los procesos.

ARTÍCULO 11°.- COMPOSICIÓN. El Comité del SIG del - FVS, estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El/la Gerente, quien lo preside

b) El/la Subgerente Técnico/a

c) El/la Subgerente Administrativo/a y Financiero/a

d) El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

e) El/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

f) El/la Asesor/a de Gerencia con funciones de Control Interno, con voz pero sin voto

g) El/la Asesor/a de Gerencia con funciones de Control Interno disciplinario, con voz pero sin voto

PARÁGRAFO: A las reuniones del Comité del SIG podrán asistir, en calidad de invitados, los colaboradores del FVS y demás personas que éste determine, con voz pero sin voto, cuando los temas en discusión así lo requieran.

ARTÍCULO 12°.- RESPONSABILIDADES GENERALES. El Comité del SIG del FVS, tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades

planeadas desde el SIG.

b) Evaluar y aprobar las estrategias y lineamientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión, seguimiento, mejora y sostenibilidad del SIG del FVS.

c) Revisar la evaluación del cumplimiento de los objetivos, políticas, planes y metas institucionales y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

d) Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implementación de los Subsistemas del SIG, así como evaluar los resultados de su implementación, formulando estrategias para el mejoramiento continuo.

e) Analizar los resultados del seguimiento al cumplimiento de las políticas y compromisos adoptados en el Código de Buen Gobierno de la entidad, con el fin de proponer líneas de acción.

f) Diseñar estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno del FVS.

g) Definir políticas con el fin de lograr el mejoramiento de la gestión documental del FVS.

h) Formular políticas tendientes a garantizar la seguridad de la información en la entidad.

i) Definir políticas y estrategias para prevenir y minimizar posibles impactos ambientales que se derivan de las actividades de la entidad.

j) Definir políticas tendientes a garantizar la salud y seguridad de los servidores públicos del FVS y del personal vinculado por contrato de prestación de servicios.

k) Definir políticas tendientes a garantizar la seguridad de los visitantes o cualquier persona que se encuentre en la entidad, en aras de eliminar o minimizar los riesgos.

I) Las demás que se deriven de la naturaleza del Comité y que permitan la sostenibilidad del SIG y sus subsistemas.

ARTÍCUL0 13°.- RESPONSABILIDADES REFERENTES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

a) Definir y proponer pautas de acción para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en el FVS, con base en los informes presentados por el área de Control Interno.

b) Recomendar acciones tendientes a fomentar e implementar la cultura del autocontrol, autogestión y autorregulación en el FVS.

c) Aprobar el programa anual de auditoría y las modificaciones a que haya lugar.

d) Aprobar las estrategias relacionadas con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECl, y adoptar las decisiones y demás responsabilidades definidas en el manual del MECl adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

e) Analizar los informes de seguimiento a los planes de mejoramiento, suscritos por el FVS con los órganos de control, con el objeto de verificar su cumplimiento y tomar las acciones frente a los resultados obtenidos.

f) Las demás responsabilidades establecidas en la normatividad vigente sobre el tema.

ARTÍCULO 14°.- RESPONSABILIDADES REFERENTES A LA GESTIÓN DE CALIDAD

a) Planear y apoyar el proceso de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC del FVS.

b) Fomentar en el FVS la cultura de la mejora continua.

c) Aprobar el plan de auditorías internas de calidad y evaluar sus resultados.

d) Velar por el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009.

e) Verificar el nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, implementadas en el SGC del FVS.

ARTICULO 15°.- RESPONSABILIDADES REFERENTES A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

a) Analizar y aprobar los planes y programas de Gestión Documental presentados por el responsable del área de archivo y coadyuvar en su establecimiento al interior del FVS.

b) Analizar y aprobar, en primera instancia, las Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental y sus actualizaciones.

c) Asesorar a las dependencias para el cumplimiento de las normas establecidas sobre el manejo y la conservación de la documentación producida.

d) Estudiar y aprobar las actas de eliminación de documentos que sean presentadas por el responsable del área de archivo y correspondencia.

e) Estudiar y conceptuar sobre el Manual de Procedimientos del FVS en lo relativo a Archivo y Correspondencia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000.

f) Coordinar los programas de gestión documental, racionalización de la producción de documentos, responsabilidad y manejo de archivos.

g) Determinar los criterios para implementar procesos de capacitación y entrenamiento, relacionados con la gestión documental y administración de archivos, dirigidos a los funcionarios del FVS, encargados del manejo de archivos.

h) Promover la adopción de políticas y reglas, formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través del archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivistica y de la gestión documental en el FVS.

i) Evaluar y aprobar el plan de Presupuesto Anual para el correcto funcionamiento del subsistema interno de Gestión Documental y Archivo.

j) Evaluar la implementación del software para la gestión documental en el FVS.

ARTÍCULO 16°.- RESPONSABILIDADES REFERENTES A LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

a) Facilitar la administración y desarrollo de iniciativas sobre seguridad de información.

b) Prevenir pérdidas patrimoniales o que comprometan los recursos de información.

c) Hacer que se cumplan las políticas de tecnología de la información y comunicaciones adoptadas por el FVS y velar por su implementación.

d) Hacer seguimiento y vigilar que se cumpla el programa institucional de desarrollo informativo.

e) Resolver los asuntos que en materia de tecnología de la información y comunicaciones se presenten a su consideración.

f) Coordinar y dirigir acciones específicas que ayuden a proveer un ambiente seguro y estable de recursos de información, que sea consistente con las metas y objetivos del FVS.

g) Adoptar medidas para que la información del FVS se encuentre protegida de forma apropiada, sobre los presupuestos de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información y de los recursos informáticos y físicos que la soportan.

ARTÍCULO 17°.- RESPONSABILIDADES REFERENTE AL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

a) Dictar el reglamento operativo del PIGA.

b) Definir un plan de acción para la concertación, implementación y seguimiento del PIGA.

c) Mantener información actualizada sobre los avances y resultados del proceso de implementación del PIGA y sobre la normatividad ambiental vigente.

d) Gestionar la incorporación y asignación de las partidas presupuéstales necesarias para desarrollar el plan de acción propuesto.

e) Adelantar tareas de seguimiento y evaluación de las actividades propuestas en el plan de acción PIGA.

ARTÍCULO 18°.- SESIONES.- El Comité del SIG del FVS sesionará en forma ordinaria seis (6) veces al año y extraordinariamente cuando el Gerente lo considere conveniente.

PARÁGRAFO: La fecha de convocatoria del Comité del SIG será comunicada por parte del Secretario Técnico, con la debida antelación, con el fin de preparar la información y documentación correspondiente por parte de los asistentes.

ARTÍCULO 19°.- SECRETARIO/A TÉCNICO/A. Se designa como Secretario/a del Comité del SIG al/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

PARÁGRAFO 1°. El/la Subgerente Administrativo/a y Financiero/a deberá informar oportunamente al Secretario/a Técnico/a del Comité del SIG sobre los temas de Gestión Documental y Archivo a tratar en este Comité.

PARÁGRAFO 2°. El/la Asesor/a de Gerencia con funciones de Control Interno, deberá informar oportunamente al Secretario/a Técnico/a del Comité del SIG, sobre los temas de Control Interno a tratar en este Comité.

PARÁGRAFO 3°. El/la Gestor/a Ambiental deberá informar oportunamente al Secretario/a Técnico/a del Comité del SIG, sobre los temas del Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA.

PARÁGRAFO 4°. El/la Subgerente Técnico/a, con el apoyo del/la Responsable del área de Sistemas y Comunicaciones, deberá informar oportunamente al Secretario/a Técnico/a del Comité del SIG, sobre los temas de Seguridad de la Información a tratar en este Comité.

ARTÍCULO 20°.- RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO/A TÉCNICO/A. El/la Secretario/o Técnico/a del Comité de SIG, tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Efectuar la citación a los miembros del Comité, informando sobre los temas a tratar y remitiendo copia de los documentos que los soportan cuando se requiera.

b) Elaborar las actas de las reuniones, las cuales serán firmadas por quien preside la reunión, el/la Secretario/a Técnico/a y los responsables de los subsistemas según los temas tratados, dejando como anexo la lista de asistencia.

c) Consolidar la información y documentación de los temas propuestos y tratados en el Comité, para que se anexen a las respectivas actas.

d) Organizar y custodiar el Archivo de Gestión del Comité.

e) Conservar los medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico de las sesiones del Comité.

f) Comunicar, a quien corresponda, las decisiones adoptadas por el Comité.

g) Preparar respuesta de la correspondencia recibida y que es competencia del Comité.

h) Hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los compromisos, a las acciones propuestas y presentar el resultado en la siguiente sesión o al vencimiento del plazo del compromiso.

i) Suministrar información a los integrantes del Comité sobre los asuntos relacionados con su funcionamiento.

PARÁGRAFO: Los responsables de los procesos que conforman los Subsistemas del SIG, apoyarán al Secretario/a Técnico/a en los temas de su competencia y dentro de los tres (3) días siguientes a la realización del Comité del SIG, le entregarán un resumen de los temas tratados, conjuntamente con las documentos soporte, debidamente organizados para su archivo y custodia en la Oficina Asesora de Planeación.

CAPÍTULO V

DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTÍCULO 21°.- CONFORMACIÓN. El equipo operativo del SIG estará conformado por un grupo interdisciplinario de colaboradores del FVS, pertenecientes a las diferentes áreas o dependencias misionales y de apoyo de la entidad, los cuales no podrán delegar las responsabilidades dentro del SIG. La designación de los miembros del equipo operativo, será validada por los responsables de las Subgerencias y oficinas asesoras respectivas y aprobadas por la Gerencia de la entidad.

PARÁGRAFO: Se incluyen contratistas en el Equipo Operativo del SIG, toda vez que la planta de personal del FVS no es suficiente para llevar a cabo las funciones asignadas a la entidad, siendo necesaria la contratación de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión.

ARTÍCULO 22°.- RESPONSABILIDADES. El equipo operativo del SIG tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Operacionalizar las acciones necesarias para el desarrollo, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

b) Proponer ajustes y aplicar estrategias que permitan el desarrollo, sostenibilidad y mejora del SIG en el FVS.

c) Revisar y conceptuar sobre las propuestas, informes y demás documentos que se coloquen a consideración del equipo, comunicando los resultados obtenidos.

d) Realizar acompañamiento en el proceso de auditorías internas, que permitan determinar el nivel de conformidad del SIG del FVS, de acuerdo con la normatividad vigente, sobre los subsistemas que lo conforman, señalados en el ARTÍCULO SEGUNDO de la presente Resolución.

e) Las demás que sean establecidas en el manual emitido por el FVS, para la implementación del SIG y en la normatividad que vigente sobre la materia.

TITULO III

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 23°.- ACTA DE COMPROMISO. El Comité de Gerencia del FVS manifestará su compromiso con el proceso de desarrollo, mejoramiento y sostenibilidad del SIG, mediante Acta de Compromiso que se suscriba al inicio de cada Administración, la cual será revalidada anualmente para el SIG.

ARTÍCULO 24°.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en todas sus partes las Resoluciones No. 252 de 2003, 059 de 2004, 207 de 2007, 134 de 2008, 260 de 2008, 018 de 2009, 347 de 2009 y 294 de 2012, así como los demás actos administrativos que le sean contrarios.

COMUNIQÚESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C, a los veintisiete (27) días del mes de agosto de 2013

NATALIA DE LA VEGA SINISTERRA

Gerente FVS