RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 161 DE 2013

(Octubre 08)

"Por la cual se actualiza el Mapa por Procesos y el Manual de Procesos y Procedimientos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C."

LA GERENTE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D.C.

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por Acuerdo 28 de 1992 y el Acuerdo 003 de2007 de la Junta Directiva del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política establece: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C, - FVS es un Establecimiento Público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría Distrital de Gobierno.

Que el literal b) del artículo 3o y el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, dispone que el establecimiento, desarrollo, mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad y que el sistema deberá ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de tos sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que la Directiva Presidencial No. 01 de enero de 1997, señala los elementos generales que conforman el Sistema de Control Interno, entre los cuales se encuentran los procesos y procedimientos.

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECÍ 1000:2005", en su artículo primero establece la obligación de adoptar el MECÍ 1000:2005, el cual determinan las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme a lo preceptuado en la Ley 87 de 1993.

Que el Artículo 17 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 define que, en la formulación de las políticas de desarrollo administrativo se tendrá en cuenta, entre otros, la racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo; realizar ajustes a la organización interna de las entidades, relacionadas con la distribución de competencias de las dependencias o con la supresión, fusión o creación de unidades administrativas fundamentadas en la simplificación de los procedimientos identificados y en la racionalización del trabajo.

Que mediante la Ley 872 de 2003 se crea el Sistema de Gestión de Calidad para las entidades del Estado, como una herramienta que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos de las entidades.

Que los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son una herramienta útil y adecuada a la entidad como mecanismo de desarrollo organizacional, para, de una parte, servir de guía a quienes lo consulten y a la vez facilitar la difusión y aplicación de procesos estandarizados al interior de toda la entidad y en todas sus áreas.

Que mediante el Decreto Distrital No. 651 del 28 de Diciembre de 2011 se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, como una herramienta de gestión sistemática y transparente, para garantizar la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados mediante un enfoque basado en los procesos.

Que mediante Decreto Distrital No. 652 del 28 de Diciembre de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales, NTD - SIG 001:2011, que determina tes generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión.

Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la administración frente a la comunidad y a las entidades de control del Estado.

Que para el logro de la misión, visión y objetivos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. "FVS", es necesario contar con procesos y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo, técnico y operativo de la entidad, dentro de los principios de economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos y metas del Fondo.

Que el Fondo de vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. "FVS", con el fin de brindar oportuna respuesta a los requerimientos de sus clientes externos e internos y usuarios en general, debe determinar y desarrollar procedimientos agites y confiables que permitan la optimización del funcionamiento del Fondo yla calidad del servicio al cliente.

Que mediante Resolución No. 040 del 2012, se adoptó el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global de Personal del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, el cual contempla dentro de las funciones del Jefe de Oficina Asesora de Planeación, "Diseñar, implementar y mantener actualizados los manuales de procesos y procedimientos de la entidad".

Que la Oficina Asesora de Planeación del "FVS" de acuerdo a su naturaleza y funciones, realiza la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una de las dependencias de la entidad.

Que mediante la Resolución No. 138 del 2013, "Se reestructura el Sistema Integrado de Gestión - SIG en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones".

Que con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. "FVS", se hace necesario implementar y mejorar continuamente los Procesos y Procedimientos del Fondo, mediante un sistema que garantice su permanente actualización.

Que para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. "FVS", es obligación y responsabilidad de todos los funcionarios y/o contratistas de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta el Sistema de Gestión de Calidad.

Que en mérito a lo expuesto.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adopción. Adoptar la nueva versión del Mapa por Procesos y del Manual de Procesos y Procedimientos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. - FVS, los cuales hacen parte integral de la presente Resolución.

Parágrafo 1: Los procedimientos asociados a cada uno de los procesos identificados en el Mapa se adoptarán conforme a lo establecido en el Manual de Documentación del FVS.

ARTÍCULO SEGUNDO: Ámbito de aplicación. Los procesos, procedimientos y demás documentos que sean adoptados en el marco de la presente Resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios, contratistas, usuarios, clientes internos y externos del FVS, con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión, visión y objetivos que la Ley y los reglamentos le señalan al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C - FVS.

Parágrafo 1: Será responsabilidad de la Gerencia, subgerentes, jefes de dependencia y responsables de área que hacen parte de la estructura administrativa del FVS, la permanente actualización, modificación o inclusión de los ajustes que sean necesarios para el mejoramiento de la gestión por procesos de la entidad de conformidad con los parámetros establecidos por la Oficina Asesora de Planeación.

Parágrafo 2: EI control de documentos y registros deberá realizarse a través del aplicativo del Sistema Integrado de gestión automatizado ITS.

ARTÍCULO TERCERO: Coordinación. La coordinación y asesoría para la implementación y actualización del Mapa por Procesos, de los procesos y procedimientos y demás documentos asociados al SIG, estará a cargo del Oficina Asesora de Planeación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C - FVS.

ARTICULO CUARTO: Divulgación - La Subgerencia Administrativa y Financiera, a través del equipo de prensa y comunicaciones, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, realizará la divulgación del Mapa por Procesos y del Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

ARTÍCULO QUINTO: Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 421 de 2009 y todos los actos administrativos que les sean contrarios en la misma materia.

Dada en Bogotá, D. C, a los ocho (08) días del mes de octubre de 2013

COMUNIQÚESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

NATALIA DE LA VEGA SINISTERRA

Gerente F.VS.