RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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2214200 Bogotá, D.C., Doctora ANGELA DEL PILAR TORRES GARRIDO Jefe de Oficina Alta Consejería Para Los Derechos de Las Víctimas, La Paz y La Reconciliación Ciudad Radicado: 3-2013-39053 Asunto: Solicitud de Concepto Jurídico Respetada doctora Torres: Esta Dirección recibió su solicitud del asunto, por medio de la cual requiere se emita concepto a fin de establecer si la custodia de los bienes destinados a dotar el cuarto piso donde funcionará la Mesa Distrital de Víctimas del Conflicto Armado es responsabilidad del(la) jefe(a) de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, teniendo en cuenta las funciones establecidas en el Decreto Distrital 059 de 2012; o si por el contrario, dicha responsabilidad esta a cargo del(la) Subdirector(a) Administrativa, en consonancia con las funciones descritas en el Decreto Distrital 267 de 2007. Lo anterior, en virtud del contrato de arrendamiento suscrito por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., del piso cuarto del inmueble denominado "Edificio Restrepo", situado en la carrera 8 No. 12-21, para el desarrollo de los programas de la Alta Consejería para las TIC y la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación. Al respecto, a fin de abordar la solicitud de concepto allegada, es preciso en primer término traer a colación la estructura administrativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y consecuentemente efectuar un estudio relacionado con las funciones propias de la Subdirección Administrativa y la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación. En ese sentido se tiene que, el Decreto Distrital 267 de 2007, "Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones", dispuso la organización y funciones de cada una de las dependencias adscritas a la Secretaría General, entre estas, la Subdirección Administrativa. Conforme lo anterior, el artículo 16 del citado Decreto Distrital, relaciona las funciones de la Subdirección Administrativa, estableciendo especialmente en los literales c). Desarrollar y ejecutar las políticas, normas y procedimientos relativos a la conservación, seguridad y distribución de bienes, al sistema de inventario físico y manejo del almacén, y promover su aplicación en las dependencias de la entidad; y e). Ejecutar las políticas de adquisición, conservación, administración, mantenimiento y dotación de los bienes inmuebles, instalaciones, equipos, parque automotor y servicios públicos". Bajo este amparo, a dicha Subdirección le es atribuible la custodia de los bienes muebles al interior de la Secretaría General, al igual que de sus oficinas o dependencias externas. Valga mencionar, que como sedes externas de la Secretaría General, se entienden aquellas oficinas que pertenecen a la estructura organizacional de esta Secretaría, pero que funcionan en dependencias externas o por fuera de la Sede principal ubicada en el Palacio Municipal. Entre estas oficinas externas, se encuentran verbi gracia, el Archivo de Bogotá, la Imprenta Distrital, los Cades, Supercades y los Centros Dignificar de la Alta Consejería de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, oficina que hace parte de la estructura organizacional de la Secretaría General, en virtud de lo previsto por el artículo 1° del Decreto Distrital 059 de 2012 y que fue creada por este mismo Decreto, como una dependencia de alto nivel adscrita al Despacho del Alcalde Mayor, encargada de prestar apoyo, asesoría y coordinación de las acciones de colaboración, corresponsabilidad y concurrencia para el diseño, formulación, implementación, seguimiento y evaluación de la gestión distrital en materias de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas, como factores de construcción de paz, prevención de conflictos y reconciliación. Ahora bien, con la expedición de la Resolución 077 del 20 de febrero de 2012, suscrita por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., "Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los Empleos de la Planta de Personal de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.", se establecieron las funciones que debe desarrollar el/la Jefe de Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, en consonancia con las ya relacionadas en el artículo 2° del Decreto Distrital 059 de 2012, sin que en estas se relacione alguna que este dirigida a la custodia, salvaguarda o dotación de bienes inmuebles o muebles, en las áreas que sean dispuestas para el desempeño de sus actividades, pues lo anterior va en contravia de la naturaleza intrínseca de sus funciones, según su objeto misional.Asimismo, se considera pertinente exponer los conceptos que sobre bienes, su manejo y custodia trae inmerso en sus apartes la Resolución 001 de 2001, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital", así: "(...) 2.3. FUENTE Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES En el Distrito Capital como en el sector público en el ámbito nacional, los bienes muebles e inmuebles de propiedad o a cargo de los entes públicos cualquiera que sea su forma de adquisición o estado, "(....) se originan en la ley, los negocios jurídicos y en los actos o hechos que los generen. Desde el punto de vista económico nacen como consecuencia de operaciones que suponen incrementos de los pasivos, el patrimonio o la realización de los ingresos" De conformidad con las características y destinación de los bienes que ingresan a una entidad, estos se pueden clasificar de acuerdo con los siguientes criterios: administrativo y contable. El primero pretende obtener agregados por ubicación física o por responsable del uso o custodia, de acuerdo con la estructura orgánica de las entidades utilizando para ello el número de identificación del funcionario o tercero, código de nómina, código del contrato y el nombre del responsable de su administración, uso o custodia. También pueden obtenerse agregados que reflejen la gestión de las dependencias encargadas de la adquisición y control de bienes, que según las necesidades administrativas, podrán clasificarse por grupos o tipos de bienes, fuentes de recursos con los cuales son adquiridos, estado en que se encuentren y proveedores, entre otros. Como ejemplo podemos citar la asignación de la custodia de los equipos de cómputo al personal de sistemas; la administración de los vehículos a las áreas de servicios generales; el control del inventario individual por funcionario situado dentro de un grupo, a su vez dentro de un área de trabajo y de una dependencia de la entidad (...)". De igual manera el el numeral 2.3.3, de la citada Resolución señala funciones de las dependencias o funcionarios a cargo de la administración y control de los bienes: "2.3.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES – FUNCIONES La entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta dependencias y responsables. El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro, de los bienes de propiedad ya cargo de la entidad, al igual que de aquellos entregados para el cumplimiento de las siguientes funciones: 1. Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacén y Bodega de acuerdo con la estructura organizacional diseñada al interior de la entidad, como recursos bajo su responsabilidad para el cumplimiento de sus funciones y lograr el normal funcionamiento de la dependencia. 2. Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las dependencias de Adquisiciones, Contabilidad e Inventarios o de quien haga sus veces. 3. Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series, tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de ingreso. 4. Almacenar y embarcar materiales, materias primas, y productos terminados en forma técnica y oportuna. Además de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro. 5. Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los procedimientos, normas y autorizaciones establecidas. 6. Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el Almacén y Bodega, elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo. 7. Reportar oportuna y adecuadamente, a las áreas de Contabilidad e Inventarias, los resúmenes de los saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y Bodega. 8. Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados en este manual. 9. Elaborar oportuna y correctamente los informes y documentos que se deben generar en el Almacén, con base en los documentos soporte, debidamente tramitados. 10. Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros de los sistemas de kárdex y contables. 11. Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables. 12. Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presentan al interior de la entidad, para que se emitan o actualicen las pólizas de seguros adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley en materia de protección. El cumplimiento adecuado de sus funciones precisa implementar controles para los bienes, de modo que el responsable del área o quien haga sus veces en la entidad realizará inventarios selectivos o rotativos en cualquier periodo del año, utilizando procedimientos que le permitan mantener actualizado el sistema de registros, entre otros los siguientes: *Remitiendo al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar la existencia física contra lo registrado, documento que una vez llevado a cabo el proceso, deberá ser enviado al responsable del almacén o bodega, firmado en señal de aceptación o conformidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la solicitud. En el caso de inconsistencias, comunicará por escrito dentro del mismo tiempo al área de Almacén o de inventarios sus inquietudes, situación que permitirá mantener un estricto control sobre los bienes que le fueron asignados. *Otro posible mecanismo, sería mediante constatación física directa por dependencia y usuario, realizada por el responsable del área o a través de un funcionario del Almacén o Bodega". Bajo estos criterios, y atendiendo al marco normativo y funcional expuesto, la Subdirección Administrativa es la responsable de velar por la salvaguarda y custodia de los bienes muebles que sean provistos para el funcionamiento de las dependencias internas y externas de la Secretaría General, incluyéndose en estos, los que hayan sido dispuestos para el funcionamiento de las Oficinas de la Alta Consejería para las TIC y la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, en virtud de la nueva sede que ha sido asignada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el ejercicio y desarrollo de sus programas. No obstante, los servidores públicos que hagan uso de los bienes muebles e inmuebles dispuestos por la entidad para el desarrollo de sus actividades y labores, deberán guardar el debido cuidado, diligencia y protección en su manejo y utilización. La anterior premisa se confirma al ser claro que cualquier menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de estos, podría eventualmente acarrear investigaciones disciplinarias y/o penales, dependiendo las diferentes situaciones fácticas que llegasen a presentarse, así lo establece la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único al señalar en los numeral 21 y 22 del artículo 34 lo siguiente: "(...) 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. El numeral 13º del artículo 35 de la ley citada anteriormente, respecto de las prohibiciones de todo servidor público, prescribe lo siguiente: 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones (...)". Finalmente, esta Dirección queda atenta a prestar todo el apoyo jurídico que sobre el particular se requiera. Atentamente,
c.c: Doctora Carmen Elena Martínez García. Subdirectora Administrativa. (CCE). Anexos: N.A.
Proyectó: Héctor Rafael Ruiz Vega Revisó: Silvio Rosero Arce |