RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 306 DE 2014

(Julio 28)

"Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones"

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el literal h) del artículo 7° el literal d) del artículo 17 del Decreto Distrital 267 de 2007 y el artículo 8 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos", contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para organización y planeación de los archivos al interior de las entidades del Estado.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que el artículo 8 del Decreto Nacional 2609 de 2012, dentro de los instrumentos archivísticos para la gestión documental, estableció los cuadros de clasificación y las tablas de retención documental.

Que mediante Resolución No 410 de 2004, se crea el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que en virtud de lo anterior, mediante Acta 02 del 19 de septiembre de 2012 el Comité Interno de Archivo aprobó las Tablas de Retención Documental.

Que mediante Resolución No 299 de 2013 por la cual se estable el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se deroga la resolución No 410 de 20 de septiembre de 2004.

Que el artículo 8 del Acuerdo No 004 del 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, establece: "Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades de orden nacional y por el comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar asignado en el acta del respectivo comité".

Que el artículo 1 del Acuerdo 02 de 9 Septiembre de 2013 expedido por el Consejo Distrital de Archivos dispone, "Convalidar las Tablas de Retención Documental presentadas por el Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON, la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., aprobadas por los respectivos comités de archivo de cada una de estas entidades".

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Aprobar las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que obran como documentos anexos a la presente Resolución y forman parte integral de la misma, las cuales serán de obligatorio cumplimiento y aplicación por las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

PARÁGRAFO. La responsabilidad de organización, conservación, transferencias y consulta de las series documentales de los Archivos de Gestión a los cuales se les aplica las Tablas de Retención Documental, recae sobre los jefes de las dependencias de la Secretaría General.

Artículo 2°. Los servidores públicos encargados del manejo de los archivos de cada dependencia, serán los responsables de las transferencias documentales, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental.

Artículo 3°. La Supervisión, control, asesoría y seguimiento en el uso de la aplicación de las Tablas de Retención Documental será responsabilidad de la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Artículo 4°. Las Tablas de retención documental y Tablas de valoración documental deberán publicarse en la respectiva página Web de las entidades públicas y mantenerse en dichos sitios Web permanente.

Artículo 5°. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 28 días del mes de Julio del año 2014

MARTHA LUCIA ZAMORA ÁVILA

Secretaría General