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Resolución 362 de 2014 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
19/08/2014
Fecha de Entrada en Vigencia:
21/08/2014
Medio de Publicación:
Registro Distrital 5417 de agosto 21 de 2014.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 362 DE 2014

 

(Agosto 19)

Derogada por el art. 24, Resolución Sec. General 307 de 2015.

 

“Por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital”

 

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

 

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el literal e) del artículo 23 del Acuerdo 257 de 2006, los literales c), g) y j) del artículo 8° del Decreto Distrital 267 de 2007 y sus normas modificatorias, y el parágrafo único del artículo 2° del Decreto Distrital 652 de 2011, y,

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente, señala que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."

 

Que la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en sus Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

 

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en su artículo 6º determina: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

 

Que el artículo del Decreto Nacional 1826 de 1994, y el literal d) del artículo del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

 

Que el artículo 14 – del Comité Interno de Archivo – del Decreto 2578 de 2012 “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” establece que las entidades territoriales en departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo un Comité Interno de Archivo, cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

 

Que el parágrafo del citado artículo establece que en las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012.

 

Que los integrantes definidos a través del artículo 15 del citado Decreto son los mismos integrantes del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que el artículo 16 del Decreto 2578 de 2012 establece las funciones del Comité Interno de Archivo y estas son afines a las establecidas para el Comité del Sistema Integrado de Gestión, toda vez que son instancias asesoras que deben garantizar la implementación de sistemas de gestión de manera coherente, organizada y articulada.

 

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que "Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional".

 

Que con base en las normas mencionadas, mediante las Circulares conjuntas Nos. 018 de 2006 de la Veeduría Distrital y 046 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre "Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales" y "Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno", se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

 

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca "conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública" y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

 

Que el concepto de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) comprende un modelo de gestión empresarial que integra el conjunto de acciones que toma una organización a fin de asumir las responsabilidades derivadas del impacto de sus actividades sobre la sociedad y el medioambiente, basadas en un comportamiento ético, en el cumplimiento de la legislación aplicable, y en ser consistentes con los intereses de la sociedad y el desarrollo sostenible, cuyos principios y elementos contextuales se encuentran contenidos en la normas ISO 26000 de Responsabilidad Social Corporativa.

 

Que el 21 de Mayo de 2014, el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió el Decreto 943, mediante el cual actualizó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI- y se determinó la estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un sistema de control interno en las entidades, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 87 de 1993.

 

Que la Directiva 003 de 2009 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009-2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del "Sistema Integrado de Gestión".

 

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011 "por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones", cuyo artículo 1° crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital “como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejerció articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales”.

 

Que el artículo 2º del mencionado Decreto establece que el Sistema Integrado de Gestión Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas:

 

*Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

 

*Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

 

*Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

 

*Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

 

*Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

 

*Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

 

*Subsistema de Control Interno (SCI).

 

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que en concordancia con el Decreto 176 de 2010, la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión en su numeral 1.1, determina que el Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), establecido por la Ley 489 de 1998.

 

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c) establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

 

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que a nivel de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:

 

*Mediante la Resolución Resolución (sic) 303 de 2012, se adopta la Política Integral de Administración de Riesgos de la Secretaría General.

 

*Mediante la Resolución 201 de 1994, se creó el Comité de Coordinación de Control Interno de la Secretaría General, actualizado mediante las Resoluciones 096 de 1998 y 078 de 1999.

 

*Mediante la Resolución 299 de 2013, se establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se deroga la Resolución 410 de 20 de septiembre de 2004.

 

*Mediante la Resolución 370 del 23 de diciembre de 2005, se creó el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.

 

*Mediante la Resolución 314 de octubre 20 de 2005, se creó el Comité del Sistema de Gestión de Calidad al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, y se designó al Representante de la Alta Dirección para tal efecto.

 

*Mediante la Resolución 041 del 01 de febrero de 2006, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005.

 

*Mediante la Resolución 353 de Diciembre 13 de 2007 se conformó" el Comité de Seguridad de la Información -CSI- de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C. y se definen sus funciones".

 

*Mediante Resoluciones 290 del 4 de septiembre de 2009 y 464 del 14 de septiembre de 2011, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se reglamentaron los Equipos de Trabajo Institucional y se definieron sus roles y Responsabilidades en el Diseño, Implementación y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que en concordancia con la normatividad vigente en la materia, se modificó el carácter de subsistema del Sistema de Desarrollo Administrativo para convertirse en el marco de referencia del Sistema Integrado de Gestión y de igual manera, se modificó la definición del Sistema así como la política, los principios y los objetivos que acogen los requisitos establecidos.

 

Que para cumplir con la estrategia establecida para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere redefinir en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, los diferentes niveles de responsabilidad de las y los servidores vinculados a esta, en el marco de su Sistema Integrado de Gestión, para que se consolide como un instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la institución.

 

Que de igual manera, a partir de la modificación de la estructura organizacional de la Secretaría General se requiere integrar los nuevos procesos en el marco del Sistema Integrado de Gestión y por ende establecer los espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad del Sistema.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

TITULO. I

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

 

ARTICULO 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto reorganizar Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, definiendo sus niveles de responsabilidad y autoridad, para consolidarlo, articularlo, documentarlo, mantenerlo y mejorarlo continuamente.

 

ARTICULO 2°. Definición de Sistema Integrado de Gestión. Entiéndase como Sistema Integrado de Gestión el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

 

ARTÍCULO 3°. Conformación del Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se compone de los siguientes subsistemas:

 

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC).

 

2. Subsistema de Control Interno (SCI).

 

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

 

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

 

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

 

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

 

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

 

El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.

 

ARTÍCULO 4°. Principios. Sin perjuicio de aquellos que se encuentren consagrados en la normatividad vigente en la materia, son principios del Sistema Integrado de Gestión, el enfoque basado en procesos, la coherencia en el propósito, el control hacia la mejora, la productividad, el seguimiento, la evaluación y la sostenibilidad.

 

ARTÍCULO 5°. Objetivos. Son objetivos del Sistema Integrado de Gestión los consagrados en el Manual del Sistema de la Entidad.

 

ARTÍCULO 6°. Política. Es política del Sistema Integrado de Gestión la consagrada en el Manual del Sistema de la Entidad.

 

ARTICULO 7°. Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión. El responsable del direccionamiento estratégico del Sistema Integrado de Gestión para la entidad, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento será el (la) Secretario (a) General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Por su parte los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores y Jefes de Oficina de cada dependencia, los servidores públicos de la entidad y en general, quienes presten servicios a esta, serán responsables de su implementación, desarrollo y mantenimiento.

 

ARTICULO 8°. Equipos de trabajo institucional. La Secretaría General contará con tres Equipos de Trabajo Institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el Diseño, Implementación, Evaluación, Mejora y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes.

 

TITULO. II

 

COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTICULO 9°. Conformación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión. Está conformado por los servidores públicos del nivel Directivo de la Secretaría General, responsables de dar directrices y lineamientos a los equipos técnicos de la Entidad de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, está conformado por:

 

1. El (la) Secretario (a) General, quien lo presidirá.

 

2. El (la) Secretario (a) Privado o su delegado.

 

3. El (la) Subsecretario (a) General.

 

4. El (la) Alto (a) Consejero (a) Distrital de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

5. El (la) Alto (a) Consejero (a) para los derechos de las víctimas, la paz y la reconciliación.

 

6. El (la) Director (a) de Gestión Corporativa.

 

7. El (la) Director (a) Distrital de Desarrollo Institucional.

 

8. El (la) Director (a) Jurídico (a) Distrital.

 

9. El (la) Director (a) Distrital de Servicio al Ciudadano.

 

10. El (la) Director (a) Distrital del Archivo de Bogotá.

 

11. El (la) Director (a) Distrital de Relaciones Internacionales.

 

12. El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación.

 

13. El (la) Director (a) Distrital de Asuntos Disciplinarios.

 

14. El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto.

 

ARTICULO 10°. Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión las siguientes:

 

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el diseño, desarrollo, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Aprobar y evaluar, el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

 

3. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua.

 

4. Aprobar el programa de auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión.

 

5. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes y en las encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios, entre otros.

 

6. Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

 

7. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de Gestión por organismos de control externos e internos y tomar las acciones que corresponda.

 

8. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO 11°. Secretaría Técnica del Comité. La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) Representante de la Alta Dirección.

 

Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema en particular, la secretaría técnica será asumida por el representante del subsistema correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

ARTÍCULO 12°. Representante de la Alta Dirección. El (la) Representante de la Alta Dirección de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para el Sistema Integrado de Gestión será el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar al Comité sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Así mismo, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollar las siguientes funciones:

 

1. Ser el soporte principal del (la) Secretario(a) General para el impulso, construcción, consolidación, articulación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

 

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso, las actividades que requiere realizar el Equipo operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

 

6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

 

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

 

9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

 

10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico.

 

PARÁGRAFO. El (la) Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión para el ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la Oficina Asesora de Planeación, quienes cumplirán los siguientes roles y responsabilidades:

 

1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Apoyar la coordinación del Equipo Operativo o de Gestores en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión.

 

3. Velar por el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Brindar asesoría al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión en todo lo relacionado con el Sistema.

 

5. Las demás que el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o el Comité del Sistema Integrado de Gestión determinen.

 

ARTÍCULO 13°. Sesiones del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.

 

Las sesiones del Comité se llevarán a cabo de la siguiente manera:

 

Ordinarias: Los miembros del Comité del Sistema Integrado de Gestión se reunirán por lo menos dos (2) veces al año, previa convocatoria a través de la Secretaría Técnica.

 

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan, el (la) presidente del Comité, o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.

 

ARTÍCULO 14°. Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable.

 

Los miembros del equipo del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión son permanentes y por ende no podrán delegar su participación en dicho Comité, salvo el (la) Secretario (a) General, quien podrá delegar su participación en el (la) Subsecretario (a) General; y el (la) Secretario (a) Privado (a), quien igualmente podrá delegar su participación.

 

ARTÍCULO 15°. Quórum. El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.

 

ARTÍCULO 16°. Actas del Comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión. Dicha acta se elaborará dentro de los ocho (8) días hábiles a partir de la celebración del Comité.

 

Estas actas se numerarán consecutivamente y serán aprobadas y suscritas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) respectivo. El archivo y custodia de las mismas estará a cargo de la correspondiente Secretaría Técnica del Comité, según el tema que en ellas se trate.

 

Invitados: A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles de la Secretaría General, en especial los Secretarios de los Comités Técnicos, de acuerdo con la agenda establecida, cuando se considere conveniente por invitación cursada a través de la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 17°. Comités de Apoyo. El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión se apoyará en los Comités Técnicos de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión.

 

TITULO. III

 

EQUIPOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTICULO 18°. Equipos de trabajo. Para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de las responsabilidades del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, se requiere organizar los equipos de trabajo que se describen en los artículos siguientes.

 

ARTICULO 19°. Equipo operativo. El equipo operativo estará liderado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión y estará conformado por representantes de los diferentes procesos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, quienes serán designados por los jefes de cada dependencia para desplegarlo e implementarlo en la entidad, de acuerdo con normatividad técnica, legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas. Estos representantes se denominarán Gestores del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO 20°. Funciones del equipo operativo. El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

 

1. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

 

2. Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora de los procesos al que pertenecen.

 

3. Ser el soporte principal y mantener informado al responsable de proceso sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Divulgar y capacitar a su equipo de trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección.

 

5. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

6. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, tanto al responsable de proceso, como al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación.

 

7. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

 

8. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua y difundir los principios del Sistema Integrado de Gestión.

 

9. Ejecutar, bajo la coordinación del responsable de proceso, a través del Subcomité de Autocontrol y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración, implementación, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

 

10. Promover el mejoramiento continuo de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de los procesos y procedimientos de la Secretaría General.

 

11. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

 

PARÁGRAFO. Los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores y Jefes de Oficina tomarán las acciones necesarias para facilitar la labor de quienes sean delegados como gestores del Sistema Integrado de Gestión, de manera tal que cuenten con los escenarios y espacios que les permita cumplir a cabalidad con las responsabilidades establecidas en este artículo.

 

ARTÍCULO 21°. Equipos Técnicos. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, estos podrán crear Equipos Técnicos diferentes a los Comités de Apoyo del Sistema Integrado de Gestión, los cuales estarán a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando la periodicidad de sus reuniones, las áreas participantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente aplicable.

 

ARTICULO 22°. Equipo Evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. El Equipo Evaluador está conformado por el (la) Jefe (a) y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y se apoyará en los Auditores de Calidad de la Secretaría General, cuando así lo requiera.

 

ARTÍCULO 23°. Servidores Públicos. Será responsabilidad de los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores, Jefes de Oficina y servidores públicos en general de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad. Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTICULO  24°. Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones 290 de 2009 y 464 de 2011 y todas las normas que le sean contrarias.

 

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de agosto del año 2014

 

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

 

Secretaria General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5417 de agosto 21 de 2014.