RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Secretaría
Jurídica Distrital

Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...

Concepto 12730 de 2001 Secretaría Distrital de Hacienda

Fecha de Expedición:
20/07/2001
Fecha de Entrada en Vigencia:
20/07/2001
Medio de Publicación:
No se publicó
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CSH127302001

12730- 20-07-2001

CONCEPTO 12730 DE 2001

SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

MEMORANDO

PARA:

JOSE AVELINO OSPINA CRUZ.

 

Subdirector de Impuestos a la Producción y al Consumo.

DE:

MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO

 

Directora Jurídica.

ASUNTO:

Entrega de información recogida de documentos tributarios

FECHA:

30 de agosto de 2001

En atención a su memorando SH 2001 443 00 728 Cordis IE 12730, de fecha 3 de julio del presente año, mediante el cual solicita aclaración de los conceptos expedidos por esta dependencia, sobre la viabilidad del cruce de información recogida en los documentos tributarios por parte de la Secretaria de Hacienda de Bogotá D.C., nos permitimos precisar lo siguiente:

Esta Dirección considera viable el cruce de información de datos que no toquen aspectos relativos a la intimidad, al buen nombre y a la reserva tributaria, con la condición que dicha información no sea publicada por la entidad pública que la recibe.

Si bien el Estado debe administrar la información que le permita cumplir con su función de control y aseguramiento del orden, al mismo tiempo debe proteger a las personas ante la utilización de la información con fines distintos. En efecto, es importante en el manejo de información, salvaguardar el derecho a que las personas no pierdan el control sobre su propia información, así como sobre su uso1.

Al respecto, la Corte Constitucional,2 ha reiterado la posibilidad de utilización de la información, sin vulnerar el derecho al Habeas Data, en los siguientes términos:

"... El autor español Luis Alberto Pomed considera que la finalidad del habeas data es la de "proteger a los individuos frente a todo ataque contra su esfera de intimidad que tuviera lugar a través de la informática.

En la doctrina alemana se ha venido estudiando el derecho a la autodeterminación informativa que no es otra cosa que el habeas data, cuyos objetivos son la protección de la persona, en cuanto al reconocimiento y tratamiento de datos que puedan afectar a los interesados y que constituyen un verdadero deber para el Estado y los demás particulares.

El Convenio del Consejo de Europa del 28 de enero de 1981, relativo a la protección de los individuos respecto del tratamiento automatizado de datos de carácter personal, dice que el habeas data abarca, según el artículo 2°, "cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable".

Este derecho establece una doble línea de salvaguarda de los particulares; por una parte, incorpora obligaciones exigibles a entidades públicas y privadas que recopilan y tratan información, tales como de regirse por principios de lealtad, legitimidad con relación a la finalidad para la que se recolectaran los datos. Y por otra parte consiste en el derecho que tiene toda persona a exigir del Estado el respeto a derechos como el de la intimidad personal y familiar y a su buen nombre.

En el evento anterior se está en presencia de dos atribuciones de orden constitucional:

¿La persona tiene el derecho a que de ella se conozca sólo lo mínimo para el normal convivir en sociedad.

¿El Estado tiene el derecho a conocer lo máximo necesario para la debida protección de las personas y las instituciones. (negrillas nuestras)

De acuerdo a lo expuesto por la Corte, el manejo de información de los administrados tiene ciertas limitaciones que deben ser determinadas, para que la divulgación de la misma no perjudique o ponga en riesgo a las personas de que trata la información.

Esta materia se complementa en la referida Sentencia de la Corte Constitucional, considerando dos restricciones específicas, a saber:

"¿cómo trazar la frontera entre el derecho a la intimidad de las personas y el derecho estatal para controlar el orden?

La regla general debe ser, en consecuencia, que como el Estado tiene por misión el servicio a todas las personas, para ello debe dotarse, respetando los derechos humanos y el debido proceso, de idóneas herramientas que le permitan mantener un clima de paz y convivencia, de suerte que pueda incluso recopilar y archivar información sobre una persona, en el marco de sus legítimas y democráticas funciones, siempre y cuando no divulgue ni dé a la publicidad por ningún medio la información sobre esa persona, salvo el evento que ella tenga antecedentes penales o contravencionales, esto es, que tenga una condena proferida en sentencia judicial definitiva, como lo dispone el artículo 248 constitucional, que se reproduce en el artículo 12 del Código de Procedimiento Penal, como principio rector del nuevo ordenamiento procedimental.

En otras palabras, los organismos de seguridad del Estado, internamente, pueden y deben contar con toda la información necesaria para el normal, adecuado, eficiente, legítimo y democrático ejercicio de su función de servicio a la sociedad civil y defensa del orden público y de las instituciones. Pero, eso sí, dichas instancias estatales no pueden difundir al exterior la información sobre una persona, salvo en el único evento de un "antecedente" penal o contravencional, el cual permite divulgar a terceros la información oficial sobre una persona.

Y por "antecedente" debe considerarse única y exclusivamente las condenas

Esta regla se predica, entre otros efectos, para los certificados sobre conductas y antecedentes.

La anterior interpretación, considera esta Sala recoge el sentido de la Constitución de 1991 y de los pactos y convenios internacionales ratificados por Colombia. (negrillas nuestras)

Según lo expuesto por la Corte, la información que se puede manejar entre entidades del Estado cuyo fin sea el control, debe restringirse a la información que no comprometa el buen nombre de las personas y en especial, a la no divulgación de la misma para fines distintos a los de dicho control.

Otro aspecto sobre el cual se debe puntualizar, es el tema relativo al cruce de información contenida en las declaraciones tributarias, sobre el cual se reitera que los datos consignados en las declaraciones respecto de las bases gravables y la determinación del impuesto, están amparados por el principio de reserva3, por lo tanto esta información sólo podrá ser suministrada a las autoridades competentes y sólo para ser utilizada con fines tributarios. En efecto, es pertinente anotar que las Leyes 1 de 1983, 55 de 1985 y el Estatuto Tributario Nacional4, concordante con las normas adoptadas en el Estatuto Tributario Distrital, autorizan el intercambio de información de los datos de los contribuyentes, para efectos de liquidación y control de impuestos, al Ministerio de Hacienda y las Secretarias de Hacienda Departamental o Municipal.

En consecuencia, para la entrega de la información recogida en los documentos tributarios por parte de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C, con entidades diferentes a las autoridades tributarias, debería establecerse dos niveles: el primero, con entidades públicas y el segundo, con entidades privadas que cumplen funciones públicas.

En cuanto se refiere al primer nivel la entrega de información a otras entidades públicas, rige el principio de colaboración armónica de la Administración, no obstante, se deberá sólo suministrar estrictamente los que requiera la otra entidad para cumplir con su función de control o seguimiento. De esta manera, cuidando el buen nombre de las personas naturales y jurídicas y condicionando la entrega de la información a su no divulgación, se estaría conciliando la necesidad de información del Estado y la colaboración armónica entre sus entidades, con los derechos de los administrados.

Para mayor claridad, transcribimos lo que adiciona la Corte en la misma sentencia ya referenciada:

"Ahora bien, una dimensión adicional al caso en estudio tiene relación con el aspecto orgánico, con el fin de establecer los alcances y los límites de la información oficial, el registro y cruce de la misma.

Son varias las agencias estatales que pueden investigar a las personas residentes en Colombia, pero ellas persiguen diferentes finalidades. En todo caso el Estado puede y debe investigar a las personas, en el marco de la ley.

Surge entonces la inquietud acerca del cruce de informaciones. En este sentido se observa en forma sistemática y concordante un principio tácito de colaboración y reserva de información entre instancias del Estado.

Sin embargo el principio debe ser matizado a la luz de la limitación para la divulgación a terceros.

En consecuencia, toda suerte de archivos y bancos de datos oficiales de una rama u órgano del Estado, que contengan información sobre una persona, pueden ser eventualmente conocidos por las demás instancias oficiales. Si está previamente autorizada por el ordenamiento jurídico..."

No obstante, si por el cruce de información ésta podría ser conocida por terceras personas ¿por ejemplo en el caso de una audiencia pública ante un juez o de una audiencia en una sesión especial del Congreso, la información en estos casos no podrá contener datos perjudiciales de la persona, distintos de los "antecedentes" de que trata el artículo 248 de la Constitución. De lo contrario se violaría el derecho a la intimidad de las personas por culpa del Estado..." (negrillas nuestras).

Lo anterior nos lleva a precisar que el alcance en el intercambio de información procedería solamente con aquellas autoridades investidas de potestad para manejar la información suministrada, información que solamente ha de versar sobre aspectos que no pongan en peligro el derecho a la intimidad ni al buen nombre.

Respecto de la entrega de información existe un segundo nivel, conformado por aquellas entidades privadas que cumplen funciones públicas, en donde debe existir una mayor restricción, por cuanto aunque estas cumplan funciones públicas en algunas de sus actividades, la mala utilización de la misma podría vulnerar los derechos de los relacionados en dichos datos y la falta de control posterior sobre el uso de la información causaría implicaciones jurídicas que involucrarían a esta Secretaría.

Por estas razones, consideramos que se podría entregar a las entidades privadas que cumplan funciones públicas, información general como: nombre, identificación y número telefónico.

CONCLUSIONES:

El manejo de información ha de entenderse limitado, en atención a que no puede ponerse en riesgo derechos fundamentales como son el buen nombre ni el derecho a la intimidad o la violación al principio de reserva, teniendo en cuenta que son derechos fundamentales que gozan de amparo Constitucional y legal, sin embargo el Estado debe conocer la situación de sus administrados con el fin de controlar las diferentes esferas que tocan la actividad administrativa. Es por ello que este Despacho considera que frente al tema se hace necesario deslindar dos grandes grupos:

a.- Cruce con entidades públicas: Frente a este primer grupo se debe analizar la procedencia frente a dos sectores:

Entidades Públicas Tributarias: Respecto de ellas y en atención a las facultades legales, podría entregarse la información que reposa en las declaraciones y demás documentos, para fines específicamente tributarios, información que en todo momento debe verse amparada por el principio de reserva, tanto por la entidad que la posee como por la entidad que la recibe.

Entidades Públicas no Tributarias: El cruce de información procedería solamente con aquellas autoridades investidas de potestad para manejar la información suministrada, información que solamente ha de versar sobre aspectos que requiera la entidad para cumplir con su función de control o seguimiento, sin que la misma ponga en peligro el derecho a la intimidad ni al buen nombre. De esta manera, se estaría conciliando la necesidad de información del Estado y la colaboración armónica entre sus entidades, con los derechos de los administrados.

b.- Cruce con entidades privadas que ejercen funciones públicas: Consideramos que frente a este grupo la información que puede ser suministrada debe ser restringida, refiriéndose a aquellos datos que no vulneren el derecho a la intimidad, al buen nombre o que pongan en peligro la seguridad de las personas. Por estas razones, consideramos que se podría entregar, información general como sería: nombre, identificación, número telefónico.

En los anteriores términos queda rendido nuestro concepto.

Proyectó: María del Pilar Munévar Baquero

Rad. 12730. 20-07-2001.

Aprobó: Leonardo Pazos Galindo.

1. Hernán Alejandro Olano García en su obra "Constitución Política de Colombia. Comentada y concordada"

2. Corte T.444 de 1992.

3. Artículo 18 del Decreto 400 de 1999. concordante Artículo 583 E.T.N.

4. Artículo 585 del Estatuto Tributario Nacional.