RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1993, el artículo 51 de la Ley 179 de 1994, las leyes 489 de 1998, 1150 de 2007, el Decreto 330 de 2008 y el Decreto 117 de 2014

CONSIDERANDO:

Que la Secretaria de Educación del Distrito cuenta con un manual de contratación el cual debe ser adecuado y actualizado a las disposiciones que con posterioridad a la fecha de su emisión fueron expedidas para regular la actividad contractual.

Que el Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013, "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública", prevé en su artículo 160 que las Entidades Estatales deberán contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.

Que el artículo 163 del mencionado Decreto derogó disposiciones reglamentarias de las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, esto es, los Decretos 734 y 1397 de 2012, razón por la que es necesario adoptar un Manual de Contratación para la Secretaria de Educación del Distrito, que incorpore las disposiciones del Decreto 1510 de 2013, para permitir que los distintos delegatarios de la gestión contractual e intervinientes en la misma continúen contando con una herramienta que los provea de mecanismos y criterios claros y precisos con relación a los procedimientos y requisitos que deben observarse para dicha gestión, acorde con la normativa vigente y que permita el apropiado desarrollo y ejecución de los contratos y convenios que celebra la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

Ver la Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

ARTÍCULO PRIMERO: Las disposiciones de la presente resolución aplican a los procesos de contratación que adelanten las distintas dependencias y organismos de la SED en el nivel central y local.

ARTÍCULO SEGUNDO. ADOPCIÓN DEL MANUAL: Adoptar el Manual de Contratación contenido en el texto que se anexa, formando parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO TERCERO. ACTIVIDAD CONTRACTUAL: La actividad contractual de la SED se desarrollará de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulen la materia y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación que se adopta por medio de esta resolución.

ARTÍCULO  CUARTO. DELEGACIÓN: Delegar en la Dirección de Contratación la facultad de actualizar el presente manual con los procedimientos, guías y demás documentos que considere necesarios, acorde con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente.

ARTÍCULO QUINTO. PUBLICACIÓN: La presente resolución será publicada en la Intranet Institucional, en la página Web de la SED y en la Imprenta Distrital.

ARTÍCULO SEXTO. RÉGIMEN TRANSITORIO: Los procesos de selección que se hayan iniciado con anterioridad a la vigencia del presente acto administrativo continuarán su trámite bajo las directrices que regían a la fecha de su apertura.

ARTÍCULO SÉPTIMO. DEROGATORIA: Derogar en su totalidad las Resoluciones No 2254 del 14 de septiembre de 2009 y 3053 del 20 de Septiembre de 2011.

ARTÍCULO OCTAVO. VIGENCIA: El presente acto rige a partir de la fecha de su publicación.

Su objetivo principal es el de facilitar el desarrollo de los procesos de selección de contratistas y la unificación de los tramites que se deben observar en los procesos de adquisición de bienes, servicios y contratación de obra, indicando las competencias y responsabilidades a cargo de los funcionarios e instancias que intervienen en las diferentes etapas de la actividad contractual

Para su elaboración se consideraron las disposiciones actualmente vigentes en materia de regulación de la actividad contractual, razón por la que se han incluido algunas previsiones que buscan complementar y adecuar el Manual con que contaba la Secretaria de Educación, para adaptarlo a la norma vigente y señalar aspectos que beneficien la gestión que adelantan los distintos ordenadores del gasto, para la consecución de los bienes y servicios que demanda el funcionamiento de la entidad y la prestación del servicio público a su cargo de conformidad con la Constitución y la Ley.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES

1. MARCO LEGAL

2.1 Competencia para adelantar procesos de selección. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

2.2 Delegación en materia de Convenios y Contratos con la Banca Multilateral y Organismos Internacionales. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

2.3 Delegación para la celebración de Convenios bajo Regímenes Especiales. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016 

2.4 Delegación Especial en materia de liquidación de convenios y contratos. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

2.5 Delegación Especial en materia de convenios y contratos sin cuantía. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016 

3.1 Actividades Etapa Precontractual

3.2 Actividades Etapa Contractual

3.3 Actividades Etapa Postcontractual

1.1 Plan Anual de Adquisiciones

1.1.1 Definición

1.1.2 Competentes Para la Elaboración y Ajustes del Plan

1.1.3 Aprobación Plan Anual de Adquisiciones

1.1.4 Consolidación Plan Anual de Adquisiciones

1.1.5 Publicación

1.2 Estudios y Documentos Previos

1.2.1 Elaboración de los estudios previos

1.2.2 Manejo Ambiental en la Contratación de Acuerdo a las Obras, Bienes o servicios

1.2.2.1 Aspectos a tener en cuenta en la adquisición de bienes y servicios

1.2.2.2 Obras y servicios se deberá tener en cuenta

1.2.2.3 En materia de la construcción y/o adecuación de instalaciones educativas

1.2.2.4 En caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción

1.3 Estudio del Mercado y Análisis del Sector

1.4 Obligatoriedad de la Existencia de Disponibilidad Presupuestal

2.1 Selección de Contratistas

1.1 Planeación y estudios previos

1.2 Procedimiento

2.1 Planeación y Estudios Previos

2.1.1 A que se denomina Bienes de Características Técnicas Uniformes

2.2 Requisitos particulares para la elaboración de los estudios previos de la modalidad de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes

2.2.1 Procedimientos en la Selección Abreviada para Bienes de Características Uniformes

2.2.1.1 Procedimiento de Subasta Inversa

2.2.1.2 Mypime en la Selección Abreviada

2.2.1.3 Subasta Electrónica

2.2.2 Compra por Acuerdo Marco de Precios

2.2.2.1 Procedimiento

2.2.3 Adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes a través de bolsas de productos

2.2.3.1 Planeación y Estudios Previos

2.2.3.2 Procedimiento

2.2.4 Selección Abreviada –Contratación de Menor Cuantía

2.2.4.1 Planeación y Estudios Previos

2.2.4.2 Procedimiento

2.2.5 Selección Abreviada Declaratoria de Desierta de la Licitación

2.2.6 Selección abreviada - adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios

2.2.6.1 Planeación y Estudios Previos

2.2.6.2 Procedimiento

3.1 Eventos en los que se aplica el Concurso de Méritos

3.2 Excepción

3.3 Planeación y estudios Previos

3.3.1 Estudio Previo –Concurso de Méritos con Precalificación

3.4 Procedimiento General

4.1 Requisitos generales aplicables a la contratación directa

4.1.1 Planeación y estudios previos

4.1.2 Acto Administrativo de Justificación

4.1.2.1 Excepciones a la Elaboración de Acto Administrativo de Justificación

4.1.3 Publicidad del procedimiento en el SECOP

4.1.4 Invitación

4.1.5 Procedimiento

4.1.5.1 Eventos previstos en los literales c), e) y g) del numeral 4º del artículo 2º de la ley 1150 de 2007

4.1.5.2 Procedimiento para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales

4.1.5.2.1 Planeación y estudios previos

4.1.5.2.2 Procedimiento

4.1.5.3. Procedimiento para el arrendamiento de inmuebles

4.1.5.3.1 Planeación y Estudios Previos

4.1.5.3.2 Procedimiento

4.1.5.4 Procedimiento para la adquisición de bienes inmuebles

4.1.5.4.1 Planeación y Estudios Previos

4.1.5.4.2 Procedimiento

5. CONTRATACION MINIMA CUANTIA

5.1 Planeación y Estudios Previos

5.2 Publicidad del Procedimiento

5.3 Procedimiento

5.4 Adquisición en grandes superficies

5.4.1 Planeación y estudios previos

5.4.2 Publicidad del Procedimiento

5.4.3 Procedimiento

5.5 Convocatoria Limitada a MIPYMES

5.5.1 Regulación

5.5.2 Convocatoria Limitada

5.5.3 Procedimiento

5.6 Precios Artificialmente Bajos

1. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS

2. PLAZO PARA LA PUBLICACIÓN

3. RESPONSABILIDAD POR FALTA DE PUBLICACION DE INFORMACION EN EL SECOP

6.1 Publicación en el SECOP

6.2 Relación de contratos

6.3 Registro en el SIGEP

6.4 Información a cámara de comercio

7. Mecanismos de Cobertura

7.2 Clases de Garantías

7.3 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones

7.4 Suficiencia de la garantía

7.5 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo

7.6 Indivisibilidad de la Garantía

7.7 Aprobación de la Garantía de cumplimento

7.8 Restablecimiento o ampliación de la garantía

7.9 Efectividad de las garantías

8.1 Multas

8.2 Cláusula Penal Pecuniaria

9.1 Interpretación unilateral del Contrato

9.2 Modificación unilateral del contrato

9.3 Terminación unilateral del contrato

9.4 Caducidad del contrato

10.1 Supervisión

10.2 Interventoría

10.3 Concurrencia de interventoría y supervisión

10.4 Facultades y deberes de los supervisores y los interventores

10.5 Funciones del Supervisor e Interventor

10.6 Informes de Supervisión e Interventoría

10.7 Responsabilidad del Interventor por la no entrega de la información

10.8 Responsabilidad Solidaria del Ordenado del Gasto

10.9 Interventoría de Consorcio o Unión Temporal

10.10 Continuidad de la Interventoría

10.11 Garantía

6.1 Conciliación

6.2 Amigable Composición

6.3 Transacción

2.1 Trámite previo a la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales

2.1.1 Requerimiento al Contratista

2.1.2 Citación a Audiencia

2.2 Desarrollo de la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales

2.2.1 Participantes

2.2.2 Desarrollo de la Audiencia

2.3 Suspensión de la Audiencia

2.1 Elementos mínimos del documento liquidatorio

2.2 Garantías en la Liquidación

2.1 Convenio de Asociación con particulares

2.2 Convenios especiales de cooperación

2.3 Convenios de cooperación para prácticas o pasantías

2.4 Convenios con organismo internacionales

3.1 De carácter normativo

3.2 Contenido del convenio

3.3 Procedimiento para la Celebración de convenios

3.4 Publicidad del procedimiento en el SECOP

3.5 Liquidación

3.6 Carpeta del Convenio

1. Recopilación de Información Adecuada

2. Maximizar la participación potencial de licitante

3. Minimizar el riesgo de lavado de activos.

4. Determinación oportuna del procedimiento de selección del contratista

5. Aprobación de protocolos para controlar y evitar el conflicto de intereses.

1. Lista de Chequeo para la identificación de patrones anticompetitivos

2. Declaración de los Proponentes antes de iniciar la calificación de las ofertas

3. Practicas Inapropiadas durante el desarrollo de la licitación

1. Oportunidad de la liquidación

Con arreglo a las disposiciones que regulan la contratación estatal, el presente documento busca constituirse en un instrumento de orientación y apoyo a la gestión contractual que adelantan los diferentes involucrados en los procesos contractuales de la Entidad. Su objetivo principal es el de facilitar el desarrollo de los procesos de selección de contratistas y la unificación de los tramites que se deben observar en los procesos de adquisición de bienes, servicios y contratación de obra, indicando las competencias y responsabilidades a cargo de los funcionarios e instancias que intervienen en las diferentes etapas de la actividad contractual.

Para su elaboración se consideraron las disposiciones actualmente vigentes en materia de regulación de la actividad contractual, razón por la que se han incluido algunas previsiones que buscan complementar y adecuar el Manual con que contaba la Secretaria de Educación, para adaptarlo a la norma vigente y señalar aspectos que beneficien la gestión que adelantan los distintos ordenadores del gasto, para la consecución de los bienes y servicios que demanda el funcionamiento de la entidad y la prestación del servicio público a su cargo de conformidad con la Constitución y la Ley.

CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES

1. MARCO LEGAL. 

En cumplimiento a lo señalado en el artículo 209 de la Constitución Política, la contratación se desarrollara con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Todos los procesos de contratación que se adelanten en la Secretaria de Educación del Distrito, deberán sujetarse en su formación, desarrollo y ejecución, a las normas que a continuación se enuncian y las disposiciones que con posterioridad a la fecha de adopción de este manual sean expedidas para regular la materia, así:

* Constitución Política de Colombia.

* Ley 9 de 1989 por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones.

* Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

* Ley 179 de 1994, "Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto".

* Ley 388 de 1997 "Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones"

* Ley 489 de 1998, por medio de la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

* Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

* Ley 816 de 2003, por medio de la cual se apoya la industria nacional a través de la contratación pública.

* Ley 1106 de 2006, por medio de la cual se establece la contribución de los contratos de obra pública o concesión de obra pública.

* Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medida para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

* Ley 1219 de 2008, por la cual se establece el régimen de contratación con cargo a gastos reservados.

* Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014

* Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

* Ley 1480 de 2011 Por medio de la cual se expide el Estatuto del Consumidor y se dictan otras disposiciones.

* Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo"

* Ley 1508 de 2012, Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.

* Ley 1527 de 2012, por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.

* Decreto 1510 de 2013, Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública

* Decreto 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

* Decreto 1467 de 2012, Por el cual se reglamenta la ley 1508 de 2012.

* Decreto 330 de 2008, Por el cual se determinan los objetivos, la estructura, y las funciones de la Secretaría de Educación del Distrito y se dictan otras disposiciones.

* Decreto 1421 de 1993, "Por el cual se define el Gobierno y la estructura administrativa distrital"

* Decreto 777 de 1992, Por el cuál se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.

* Decreto 591 de 1991 Por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas.

* Directivas Presidenciales, relacionadas con la contratación.

* Directivas de la Alcaldía Mayor de Bogotá, relacionadas con la contratación

* Directivas e Instructivos expedidos por la Secretaria de Educación Distrital concernientes a la Gestión Contractual

* Resolución No. 2923 del 07 de Diciembre de 2012, expedida por la Secretaria de Educación Distrital "Por la cual se asignan responsabilidades para la gerencia de los proyectos de inversión, se delegan alguna competencias en materia de contratación, ordenación del gasto y del pago de los recursos de funcionamiento e inversión".

* Resolución No. 1849 del 04 de Octubre de 2013, expedida por la Secretaria de Educación Distrital, "Por el cual se adiciona y modifica parcialmente la Resolución No. 2923 del 07 de Diciembre de 2012".

* Resolución No. 1916 del 15 de Octubre de 2013, expedida por la Secretaria de Educación Distrital, "Por la cual se modifica la Resolución No. 1849 del 04 de octubre de 2013".

* Acuerdo No. 540 del 26 de Diciembre de 2013, expedido por el Concejo de Bogotá D.C, "Por medio del cual se establecen los lineamientos del Programa Distrital de Compras Verdes y se dictan otras disposiciones".

* Guías que sobre el tema expida la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente.

Celebra contratos a nombre de la Secretaria de Educación del Distrito por competencia otorgada por la Ley (art. 51 ley 179 de 1994) el Secretario de Educación del Distrito. Así mismo, teniendo en cuenta la estructura de la entidad y la naturaleza de las funciones y tareas que corresponden a sus dependencias, el Secretario de Educación Distrital con arreglo a lo previsto en el artículo 51 de la ley 179 de 1994, delegó a través de acto administrativo en los distintos Subsecretarios la competencia para contratar, comprometer y ordenar el gasto.

2.1 Competencia para adelantar procesos de selección. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

La delegación de competencias para efectos de contratación, otorga capacidad a los funcionarios para adelantar los procesos de contratación y celebrar los contratos y convenios expresamente señalados en el respectivo acto administrativo en los términos y con las atribuciones que en él se indican.

A continuación, y de conformidad con la Resolución No. 2923 del 07 de Diciembre de 2012, "Por la cual se asignan responsabilidades para la gerencia de los proyectos de inversión, se delegan algunas competencias en materia de contratación, ordenación del gasto y del pago de los recursos de funcionamiento e inversión", las competencias en la Secretaria de Educación, se encuentran distribuidas de la siguiente manera, en las distintas Subsecretarias de la Secretaría Distrital de Educación:

Delegación en materia de ordenación del gasto: En los (las) Subsecretarios (as) para los proyectos de inversión; esta delegación será hasta por un monto de 20.000 S.M.M.L.V

Delegación en materia de arrendamientos (adicionado por el art. 1 de la Resolución No, 1849 del 04 de Octubre de 2013, expedida por la Secretaria de Educación de Bogotá, D.C.): En el (la) Subsecretario (a) de Gestión Institucional, en materia de arrendamientos del componente "Infraestructura" de los proyectos de Inversión 889; 901 y 902

Delegación en materia de ordenación del pago: En los (las) Subsecretarios (as) sin límite de cuantía de los proyectos de inversión y de los rubros presupuestales de funcionamiento.

Delegación en materia de contratación: En los (las) Subsecretarios (as) para adelantar todas las funciones y actividades propias de las diferentes etapas contractuales que desarrolle la entidad. En ejercicio de esta delegación, los (las) Subsecretarios (as), suscribirán todos los actos administrativos, contratos, convenios y actas, a que haya lugar dentro del contexto de las actividades correspondientes. La referida delegación será hasta por un monto de 20.000 S.M.M.L.V.

NOTA: En el evento en que converjan dos (2) o más ordenadores del gasto en un proceso de contratación, la delegación estará a cargo del que represente el mayor presupuesto en el marco del proceso contractual para la ejecución.

2.2 Delegación en materia de Convenios y Contratos con la Banca Multilateral y Organismos Internacionales. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

Delegación en materia de convenios y contratos de la banca multilateral y de organismos Internacionales, así como medidas especiales frente a convenios y contratos de regímenes especiales: En relación con los Convenios que se proyecten celebrar con la banca multilateral y de organismos internaciones, en los cuales no se comprometan recursos, los mismos serán suscritos por el Secretario de Educación de Bogotá, D.C.

En cuanto a los contratos y convenios que se proyecten celebrar con la banca multilateral y con organismos internacionales, en los cuales se incorporen recursos de los mismos, se delega en los (las) Subsecretarios (as) la facultad de adelantar todas las funciones y actividades propias de las etapas precontractuales y contractuales, frente a estos contratos y convenios, de acuerdo con el área misional o de apoyo, según corresponda y conforme a la naturaleza del tema y los proyectos a su cargo, en cualquier modalidad de selección y sin límite de cuantía.

2.3 Delegación para la celebración de Convenios bajo Regímenes Especiales. Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016

Los contratos y convenios que se fundamenten en regímenes especiales, entre otros, los contemplados en el artículo 355 de la Constitución Política, en el Decreto Nacional 777 de 1992, y en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998, deben ser presentados para su aprobación por los Subsecretarios en la primera sesión de cada mes del Comité Directivo. (Art. 2º de la Resolución No. 1849 del 04 de Octubre de 2013 "Por la cual se adiciona y modifica parcialmente la Resolución 2923 del 07 de Diciembre de 2012 y se dictan otras disposiciones".

Dichos Convenios una vez verificada la aprobación por el Comité Directivo, tendrán la facultad de suscribirse por el correspondiente Subsecretario.

2.4 Delegación Especial en materia de liquidación de convenios y contratos: Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016.  En los (las) Subsecretarios (as) para efectuar la liquidación de los contratos y convenios suscritos por la SED, sin límite de cuantía; la misma comprende la ordenación del gasto y del pago asociada y derivada de la terminación y liquidación de los contratos y convenios, así como la suscripción de todos los actos que tal gestión implique.

NOTA: La delegación comprende la liquidación de los contratos y convenios suscritos por el Secretario de Educación de Bogotá D.C., antes de la presente delegación.

2.5 Delegación Especial en materia de convenios y contratos sin cuantía:  Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016. En los (las) Subsecretarios (as) para adelantar todas las funciones y actividades propias de las etapas precontractuales y contractuales que desarrolle la entidad, en relación con los contratos y convenios sin cuantía o a título gratuito, según el área misional o de apoyo que corresponda.

NOTA 1: Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016. En el evento en que converjan dos (2) o más Subsecretarias, la delegación será determinada por el Secretario de Educación de Bogotá, D.C. 

NOTA 2: Derogado por el art. 8, Resolución Sec. Educación 1165 de 2016. Los funcionarios que en la Secretaria de Educación del Distrito, actúen en ejercicio de competencia delegada en materia de contratación, tendrán la obligación de informar al delegante las situaciones que en desarrollo de los distintos procesos de selección se presenten generando contratiempos y dificultades en la actividad contractual y a presentar al final de cada vigencia fiscal, un informe detallado de la ejecución contractual realizada en ejercicio de la delegación conferida.

La Oficina y/o Dirección encargada y el cargo responsable de las actividades a desarrollar en cada etapa del proceso de Contratación, en la Secretaria de Educación del Distrito son los siguientes:

Los procesos de contratación que se adelanten para la selección de un contratista, surtirán las siguientes etapas:

Se adelantarán los análisis e investigaciones que sean del caso, a efecto de determinar cuáles bienes y servicios demanda la Secretaria de Educación para el cumplimiento de sus funciones, la cantidad de éstos, su calidad y en general, todos los aspectos que se consideren relevantes, en orden a establecer las necesidades reales. Todo lo cual deberá constar en escrito que contendrá aspectos tales como, la magnitud, complejidad, condiciones particulares, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado, y en general todos aquellos aspectos que directa o indirectamente incidan o puedan llegar a incidir en la celebración del contrato que se proyecta suscribir, como resultado del proceso de contratación.

En esta etapa además de lo ya anotado, se verifica y actualiza la información sobre los requerimientos de la entidad y sus dependencias, de conformidad con el Plan Anual de adquisiciones.

1.1 Plan Anual de Adquisiciones

1.1.1 Definición: El plan anual de adquisiciones es el instrumento de planeación orientado a la identificación y caracterización de las necesidades de bienes y servicios para ser adquiridos durante la vigencia fiscal, de conformidad con el presupuesto proyectado, para el desarrollo de proyectos o para el funcionamiento propio de la entidad. Según lo señala el artículo 3º del Decreto 1510 de 2013, el plan anual de adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la ley 1474 de 2011 y el plan de compras a que se refiere la ley anual de presupuesto. Constituye el soporte de la etapa preparatoria del proceso contractual, como quiera que éste, contiene las necesidades reales de la entidad y sus distintas dependencias, las cuales se priorizan de conformidad con la disponibilidad de recursos con que se cuente.

NOTA: Para la elaboración de dicho documento se debe usar el sistema de Codificación Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), el cual se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.

1.1.2 Competentes Para la Elaboración y Ajustes del Plan: Para el caso de la Secretaria de Educación Disrital, la Oficina y/o Dirección o Dependencia que requiera el bien, servicio u obra, diligencia los formatos establecidos por la Dirección de Contratación, para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

1.1.3 Consolidación Plan Anual de Adquisiciones: Una vez diligenciados y ajustados dichos formatos, se remitirán con su respectiva aprobación y visto bueno, por parte del Gerente del Proyecto y del respectivo ordenador del gasto a la Dirección de Contratación, para su consolidación, tal y como lo establezcan las disposiciones internas vigentes.

1.1.4 Publicación: Una vez consolidado el Plan Anual de Adquisiciones, la Secretaria de Educación a través del personal de la Dirección de Contratación, según corresponda, publicará el plan anual de adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP.

Para la elaboración y radicación del plan anual de adquisiciones, es preciso remitirse al formato Plan Anual de Adquisiciones establecido por la Dirección de Contratación adoptado en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), disponible en ISOLUCION.

Una vez incluido en el plan anual de adquisiciones, el siguiente paso es elaborar los estudios y documentos previos de la correspondiente obra, bien o servicio que se requiera. Tales documentos deberán contener como requisitos generales los siguientes elementos, además de los que se señalaran para cada modalidad de selección:

Se deberá detallar en forma precisa todo lo relativo a la necesidad de adquirir el bien o servicio, estableciendo el entorno dentro del cual la satisfacción de la necesidad permitirá alcanzar un objetivo o la prestación de un servicio, según corresponda. Aquí se deberá puntualizar la justificación de la contratación, es decir, las razones que sustentan la celebración del contrato, para lo cual se tendrán en cuenta en especial tres aspectos: i) La necesidad, que hace referencia a las causas que determinan a la entidad a contratar el bien, servicio u obra. ii) La conveniencia, que apunta a la utilidad o provecho que reportará a la entidad, el objeto a contratar el análisis para el efecto deberá aludir, de ser procedente, la conveniencia ambiental, como herramienta que oriente la decisión frente a la selección del bien o servicio a adquirir, el que en todo caso, será el más ajustado a la política ambiental. iii) La oportunidad, que alude a las razones que sustentan la contratación del bien, servicio u obra, dentro del plazo en el que se ejecutará el contrato.

Se considera necesario determinar la naturaleza jurídica del contrato, el resultado que se espera obtener y su alcance. Para el efecto será necesario señalar entre otros aspectos: i) Objeto: Descripción clara, detallada y precisa de los bienes, servicios u obra que se requieren. Se deben definir las características técnicas y de calidad que permitan individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad de la entidad. ii) codificar cada bien y servicio mínimo a Nivel 3 o de "clase", dependiendo de las características del producto y de la información adicional que le pueda suministrar a los proveedores. iii) Obligaciones del contratista, tanto generales como específicas de acuerdo a la complejidad del objeto a contratar : Se deben precisar claramente las obligaciones que con ocasión del contrato deberá cumplir el contratista. Para su concreción podrán usarse verbos como: realizar, entregar, ejecutar, suministrar, atender, etc. iv) Obligaciones del contratante (secretaria de educación): Además de las propias de su condición, deberá indicarse aquellas que correspondan a actividades o trámites a cargo de la administración, a partir de los cuales, el contratista estará obligado al cumplimiento de sus obligaciones contractuales. v) Plazo de ejecución: Término para el cumplimiento de las prestaciones a que se obliga el contratista. vi) Forma de pago: En términos en los que claramente se señale las condiciones de tiempo y modo en que la administración atenderá los compromisos económicos que demanda el contrato. vii) Forma de ejecución del contrato: Indicando todos los aspectos relevantes para efectos de las prestaciones a cargo del contratista (entrega de bienes, prestación de servicios, construcción de obra, etc.)

Se expresarán las razones que llevan a escoger la modalidad de selección de que se trate, indicando sobre el particular, los aspectos que se consideran determinantes para la aplicación de una u otra modalidad. (Podrán considerarse para los efectos enunciados las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación de los bienes, servicios u obra, la naturaleza de los contratantes, etc.)

Los precios estimados deberán soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las prestaciones contractuales. La consulta de precios de mercado se incluirá como parte del análisis realizado.

En los eventos en que para el pago del contrato se prevea la entrega de anticipo o de pago anticipado, en el respectivo estudio previo se deberá consignar la justificación para el efecto, indicando el beneficio económico, técnico, administrativo o de cualquier otra índole, que la forma de pago le reportará a la Secretaria de Educación del Distrito. El tema de anticipo o pago anticipado se desarrollará en capítulo aparte.

En los contratos uno de los requisitos de la esencia, es el precio. En los contratos estatales, este aspecto debe ser determinado o determinable, pues teniendo en cuenta la naturaleza pública del contrato ha de establecerse la contraprestación a que tiene derecho el contratista, aspecto que debe contemplarse desde la elaboración del mismo estudio Previo.

Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la Secretaria de Educación Distrital deberá incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, no se publicarán las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, no se publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

De conformidad con lo previsto en el artículo 88 de la ley 1474 de 2011 que modificó el numeral 2º del artículo 5º de la ley 1150 de 2007, la oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Secretaría, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

Para cada variable o aspecto que se determine como criterio de selección se deberá indicar su pertinencia y conducencia.

NOTA: La competencia y responsabilidad en la fijación de los requisitos habilitantes y evaluables, junto con el estudio del mercado y del sector es de las respectivas Oficinas o Direcciones. La Dirección de Contratación, podrá realizar recomendaciones a las áreas, con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y la aplicación de los demás principios de contratación establecidos en la ley 80 de 1993 y 1150 de 2007.

La exigencia de requisitos habilitantes se deberá hacer desde los estudios previos y proyecto de pliego de condiciones con la debida justificación y soporte técnico, guardando proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación

La Secretaria debe establecer los requisitos habilitantes del Proceso de Contratación, luego de haber adelantado el análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación. Los requisitos habilitantes son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se les exige para la participación en el proceso de selección conforme a las condiciones del contrato a suscribir y a su valor.

Los requisitos habilitantes serán exigidos en los pliegos de condiciones, bajo los mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la CÁMARA DE COMERCIO, siempre que se trate de información que de conformidad con el Decreto 1510 de 2013 deba constar en el RUP, sin perjuicio de la solicitud de información adicional a los proponentes de acuerdo con lo dispuesto en el inciso tercero del numeral 6.1 del artículo 6° de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo del Decreto Ley 0019 de 2012.

La capacidad jurídica es la facultad de una persona para celebrar contratos con una Entidad Estatal, es decir (i) obligarse a cumplir el objeto del contrato; y (ii) no estar incursa en inhabilidades o incompatibilidades que impidan la celebración del contrato.

Se verifica la capacidad jurídica del proponente, la inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades y en general el cumplimiento de los requisitos de participación, (RUP, limitaciones del representante legal, garantía de seriedad de la oferta) los que se refieren al proponente (persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal) y no a la propuesta. Se verifica como cumple o no cumple. No otorga puntaje.

Debe anotarse que en ningún momento podrán subsanarse situaciones relacionadas con la falta de capacidad para presentar oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas mínimas condiciones que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato.

La Secretaría debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.

La capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección de conformidad con los requisitos mínimos exigidos, los cuales serán establecidos de acuerdo con lo previsto en los pliegos de condiciones que no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

La capacidad organizacional es la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna. Dado que la ley no permite tener en cuenta certificaciones independientes sobre la organización de los proponentes como requisitos habilitantes y que la capacidad de organización de una empresa privada para producir resultados para sus clientes y sus accionistas está dada por su rentabilidad, el Decreto 1510 de 2013 definió indicadores de rentabilidad para medir la capacidad organizacional de un proponente teniendo en cuenta que un actor del sector privado está bien organizado cuando es rentable. Sin perjuicio de lo anterior la Secretaria de Educación podrá establecer indicadores de capacidad organizacional adicionales a los establecidos en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, solo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, la naturaleza o complejidad del Proceso de Contratación se requiera.

Se deberán establecer las especificaciones mínimas del bien o servicio y las condiciones de experiencia que serán objeto de verificación. Sobre el particular en los pliegos de condiciones se determinará el mínimo de experiencia que el proponente deberá acreditar de conformidad con la naturaleza del contrato que se proyecta celebrar y la complejidad del bien, servicio u obra de que se trate. Igualmente, se deberán determinar aquellos requisitos de orden técnico que serán objeto de ponderación de acuerdo con lo previsto en los documentos previos.

El cumplimiento de las condiciones técnicas mínimas, habilitarán la propuesta para continuar con la evaluación y aplicación de los factores de ponderación que se hayan determinado. Según los factores a evaluar se señalarán los puntajes a distribuir, indicando las formulas aplicables para la ponderación matemática y detallada de los mismos.

Los factores de ponderación, tanto técnicos como económicos, se establecerán de acuerdo a la naturaleza y complejidad del bien, obra o servicio a contratar. Las formulas a implementar para dicha ponderación tendrán en cuenta criterios objetivos que garanticen la oferta más beneficiosa para la Secretaría. En ese sentido, cuando la Secretaria de Educación utilice fórmulas matemáticas para la evaluación de las propuestas económicas, aplicara cualquiera de ellas, previo sorteo en la audiencia de adjudicación del respectivo proceso.

De acuerdo con lo previsto en la Ley 816 de 2003, se debe establecer un puntaje entre el 10% y el 20% para estimular la industria nacional. Cuando la oferta es de bienes y servicios extranjeros, se debe establecer un puntaje de entre el 5% y el 15 % cuando tales ofertas incorporan bienes colombianos (art. 2º de la Ley 816 de 2013).

Para adquirir bienes y servicios, la entidad debe establecer que el 20% del total de la calificación de las ofertas sea otorgado a las ofertas de bienes agropecuarios colombianos tanto productos frescos como productos procesados (CIRCULAR NO. 7 COLOMBIA COMPRA EFICIENTE).

En los pliegos de condiciones se deben establecer dentro de los criterios de calificación de las propuestas, los incentivos para los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Incentivos que no serán aplicables en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características uniformes, esto es, Subasta Inversa, Acuerdo Marco de Precios y Bolsa de Productos.

Amén de constatar con la precisión que se requiera, los riesgos inherentes a la futura contratación y la forma como los mismos serán distribuidos. Para tales efectos se hará la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles inherentes a la contratación de que se trate, de acuerdo con las guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente (Art. 17, Decreto 1510 de 2013).

En los estudios previos de los procesos de contratación y en los pliegos de condiciones, se deberán incluir los riesgos que se estima puedan afectar la ejecución del contrato y que hayan sido identificados en la matriz de administración de riesgos que se elabore para el respectivo proceso. Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto del Pliego de Condiciones o su equivalente y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a garantías, clausulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta del contrato.

El Área que requiere el bien, obra o servicio, deberá realizar un análisis que sustente la exigencia de garantías para amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento, del contrato según el caso y de la ocurrencia de eventos que afecten el equilibrio económico del contrato.

Las garantías en la contratación deberán cubrir el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la entidad, con ocasión de: i) la presentación de las ofertas; ii) los contratos y su liquidación; iii) los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas.

En los contratos de obra, y en aquellos que por su objeto o naturaleza se considere necesario con ocasión de los riesgos del contrato, se deberá exigir el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que proteja a la Secretaría de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. La responsabilidad extracontractual solo puede ser amparada con un contrato de seguro.

La Secretaria de Educación Distrital, podrá abstenerse de exigir las garantías para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa y mínima cuantía, salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.

NOTA: La clasificación de las Garantías en la Contratación estatal se tratara en Capitulo aparte de este Manual.

La Secretaría de Educación deberá observar las obligaciones que en materia de acuerdos comerciales vinculen al Estado Colombiano, para lo cual establecerán si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto verificarán:

* Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

* Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

* Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

Para efectos de la aplicación de los Acuerdos Comerciales, Colombia Compra Eficiente expidió "Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación.", el cual debe ser consultado con el fin de establecer los Acuerdos Comerciales vigentes, las obligaciones derivadas de los mismos, y su aplicación a los procesos de contratación que se planee adelantar por parte de la Secretaría. Igualmente deberá ser consultado el catalogo expedido por el Ministerio de Industria y Comercio Exterior.

NOTA. Se adelantarán como parte de la planeación, cuando sea del caso, la realización de los estudios de prefactibilidad o factibilidad que corresponden a aquellos estudios y análisis realizados para evaluar la conveniencia y oportunidad de un proyecto, con el que se busca la atención y satisfacción de una necesidad o requerimiento. Para el efecto, deberá contarse con personal experto en las disciplinas que el respectivo proyecto demande.

La oficina y/o Dirección o dependencia que requiera el bien, servicio u obra a contratar deberá elaborar los respectivos estudios y documentos previos, Solicitud de Ordenación de Contratación- SOC, junto con sus anexos (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Análisis del Sector y Análisis de Riesgos) para efectos de determinar especialmente lo relativo a los elementos mínimos a que se refieren los numerales 3, 5, 6, 7 y 8 del artículo 20 del D. 1510 de 2013.

Para la elaboración de los estudios previos, se deberá considerar la modalidad de selección de que se trate, a fin de complementar los elementos mínimos aquí señalados con aquellos exigidos para la respectiva modalidad de selección. (Artículo 20, D.1510 de 2013).

Dependiendo de la modalidad de selección que se requiera, la oficina y/o Dirección o dependencia respectiva deberá remitirse al formato Estudios y Documentos Previos- Proceso de Selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada) establecido por la Dirección de Contratación y sus oficinas de apoyo adoptado en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), disponible en ISOLUCION

Con el fin de alinear la actividad contractual de la Institución a las buenas prácticas en materia ambiental, en esta parte del estudio previo se incluirán las características ambientales deseables en el bien o servicio que se pretende adquirir. Para ello, dentro de los procesos que se adelanten con miras a la adquisición de bienes y/ o servicios, se debe incorporar criterios articulados con la protección del medio ambiente a partir de la inclusión de parámetros como la compra verde o responsable, que significa la integración del componente ambiental en la toma de decisiones de compra de bienes y contratación de servicios. A Continuación, dependiendo del objeto a contratar, estás son algunos de los parámetros ambientales a tener en cuenta: Esto implica escoger los productos en función de:

Se denominan Compras Verdes, la adquisición de bienes o servicios por parte de las entidades, bajo parámetros establecidos como ambientalmente aceptables a nivel nacional, regional o internacional. Es decir, que contemplen disposición final, materias primas empleadas, posibilidad de reutilización etc., y cuyas características ambientalmente amigables son certificables a través de algún tipo de proceso estandarizado (ISO, sellos verdes locales o internacionales).

En materia ambiental también debe considerarse el concepto de COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES, relacionado con la satisfacción de las necesidades de bienes, servicios y obras de tal forma que alcancen un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que se traduce en beneficios no solo para la institución, sino también para la sociedad y la economía, al tiempo que reduce al mínimo los daños al medio ambiente.

NOTA: En todos los contratos cuyo objeto sea la adquisición o el suministro de bienes como los que a continuación se indican, considerados como contaminantes del medio ambiente, con sujeción a la legislación ambiental en materia de post-consumo, se deberá contemplar la estipulación atinente a la responsabilidad del contratista, para que éste una vez terminada la vida útil de los bienes que provea a la Secretaría, los reciba nuevamente y proceda a realizar su disposición final adecuada:

NOTA. Para adquirir bienes y/o servicios se recomienda consultar los directorios de empresas que participan en programas de gestión de las autoridades ambientales, como es el caso del ECODIRECTORIO EMPRESARIAL DE BOGOTÁ, elaborado por la Secretaría Distrital de Ambiente. Con respecto a las compras públicas sostenibles, la guía conceptual y metodológica de compras púbicas sostenibles del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Sin perjuicio de lo anterior, y como complemento a los requisitos generales descritos anteriormente sobre el Manejo Ambiental en las Compras Públicas, se debe consultar el documento de la Secretaria de Educación denominado "Guía de Compras ambientales", contenida en el programa criterios ambientales para compras y gestión contractual, el cual hace parte del Plan Institucional de Gestion Ambiental –PIGA- de la SED.

1.2.2.4 En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la Secretaría deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos enunciados, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Lo anterior sin perjuicio, de lo establecido para el concurso de méritos y el contrato.

En los estudios previos de los contratos de obra cuyo valor supere la menor cuantía de la Secretaría, con independencia de la modalidad de selección, se deberá determinar la necesidad de contar con interventoría (Par. 1º art. 83 ley 1474 de 2011).

La intervención de bienes de interés cultural del ámbito nacional deberá contar con la autorización del Ministerio de Cultura o el Archivo General de la Nación, según el caso. Para el patrimonio arqueológico, esta autorización compete al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Inc.3 art.212 D.L.0019 de 2012). La intervención de un bien de interés cultural del ámbito territorial deberá contar con la autorización de la entidad territorial que haya efectuado dicha declaratoria (inc.4 art.212 D.L.0019 de 2012).

Es deber de la SED analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación. La profundidad del estudio del sector depende de la complejidad del Proceso de Contratación.

El análisis del sector ofrece herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas.

Los estudios de mercado se constituyen en soporte de la contratación pues, determinan el componente económico de la misma. Para su elaboración podrán considerarse entre otros aspectos: i) Las variables que tengan relación directa para efectos de determinar el costo del bien o servicio (forma de pago, lugar de entrega, cantidades etc.). ii) La situación del mercado en cuanto a la abundancia o escasez del bien, la fluctuación de los precios, la baja y alza de la moneda. iii) La forma de adjudicación (adjudicaciones parciales). iv) Costos indirectos como garantías, costos de intermediación, certificaciones o licencias. v) Precios históricos. vi) Cotizaciones de mercado lo más cercanas posible a la fecha de realización del proceso.

Para la elaboración y radicación de los Estudios del mercado y del sector, es preciso remitirse al procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudio del Sector y Costo, establecidos por la Dirección de Contratación y sus Oficinas de Apoyo Precontractual y contratos, las cuales se encuentran publicadas en ISOLUCION.

De conformidad con el numeral 6º del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la oficina y/o Dirección respectiva, que requiera el bien, la obra o el servicio, solicitará al jefe de la Oficina de presupuesto, la expedición de la correspondiente disponibilidad presupuestal con el fin de que, previo a la publicación de los borradores del proceso, se determine el rubro presupuestal con cargo al cual, se asumirá el compromiso a adquirir, con ocasión del contrato que se proyecta suscribir.

Con relación al cálculo de la correspondiente carga tributaria del futuro contrato, la oficina de presupuesto, elaborará una lista de los impuestos (tipo y cuantía) nacionales, departamentales y municipales que sean de cargo del contratista o que deba la administración asumir por virtud del contrato. La información reseñada deberá actualizarse anualmente o cuando se presenten modificaciones en los respectivos regímenes tributarios. El funcionario a cuyo cargo esté la elaboración del presupuesto de la contratación, deberá consultar esta lista y en caso de duda, solicitar el concepto a la instancia indicada. De conformidad con la información recopilada, se elaborará el presupuesto, el cual deberá comprender los costos directos e indirectos, AIU, e incluir el IVA, si este se causa. En todo caso, en los estudios previos se deberá advertir que cualquier tipo de impuesto, que genere la ejecución del contrato, será de cargo del contratista.

Constituida por todos los trámites inherentes al proceso de selección como tal (licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa, o mínima cuantía) los cuales se adelantarán conforme a lo dispuesto, para cada modalidad, por el Decreto 1510 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

La Selección del contratista se efectuará a través de la modalidad de selección que corresponda, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013).

Convocatoria Pública: En los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, se hará la correspondiente convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicara en el SECOP y en la página WEB de la Secretaría y contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar junto con las cantidades a adquirir, si es del caso, el plazo estimado del contrato, la fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta, lugar y forma de presentación de la misma, la modalidad de selección que se utilizara, si esta cobijada por un acuerdo Comercial, el presupuesto oficial del contrato y la manifestación expresa de que la Secretaría cuenta con la disponibilidad presupuestal (se debe contar con el certificado de disponibilidad presupuestal desde el momento de la publicación del aviso de convocatoria) y, así como el lugar físico (nombre, dirección y teléfono de la Secretaría) o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos, como también donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del proceso de contratación, enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el proceso, si hay lugar a precalificación en el mismo y su cronograma. Se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mipyme conforme a lo establecido en el Capítulo II "Incentivos en la contratación pública" del Decreto 1510 de 2013.

Para efectos de la adquisición de bienes y servicios y la contratación de obra, de conformidad con lo señalado en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se efectuara con arreglo a las modalidades de selección de:

1. LICITACIÓN PÚBLICA,

2. SELECCIÓN ABREVIADA,

3. CONCURSO DE MÉRITOS,

4. CONTRATACIÓN DIRECTA

5. MÍNIMA CUANTÍA.

ADQUISICION EN GRANDES SUPERFICIES

6. REGIMENES ESPECIALES

NOTA. La custodia y tenencia de las ofertas presentadas, (original y copias), así como su preservación, integralidad e inalterabilidad, sin importar la modalidad de Selección que se adelante, será responsabilidad del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, en conjunto con el líder del proceso, que designe, quien deberá velar en forma directa por las condiciones de la oferta anteriormente descritas.

La Secretaria de Educación Distrital, deberá adelantar proceso de licitación cuando el valor de la contratación de que se trate, sea superior a la menor cuantía, es decir a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y su objeto sea complejo. En los procesos licitatorios se podrá utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. Los delegatarios para adelantar procesos de licitación serán los funcionarios en quienes el Secretario de Educación Distrital delegue la competencia, esto es, en los (las) Subsecretarios (as), hasta por un monto de 20.000, S.M.M.L.V. Este proceso está regulado en el artículo 30 de la ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 de 2013 (arts. 38 y 39), y en las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Para adelantar el proceso de licitación se deberán observar los requisitos de planeación a que se refiere el numeral 1 de este capítulo. Para el efecto se elaborará el formato SOC correspondiente a esta modalidad, junto con los estudios y documentos previos atendiendo a los elementos mínimos señalados en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, que servirán de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones (numeral 1.1 de este capítulo).

NOTA: Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la licitación, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

1.2 Procedimiento

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará debe estar limitada a Mipymes y si esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano,

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, elabora el proyecto de pliego de condiciones, con el apoyo del personal técnico que participo en la confección de los estudios y documentos previos.

6. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora el aviso de convocatoria que contendrá la información necesaria establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013.

7. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, adelantará el trámite para efectos de publicación del aviso en el SECOP en la fecha de su expedición y en la página WEB de la Secretaría, previa aprobación del Jefe de Apoyo precontractual. Cuando el respectivo ordenador del gasto lo considere pertinente, en razón a la naturaleza del contrato, su cuantía y la importancia del mismo para la Secretaria de Educación, podrá disponer la publicación del aviso de convocatoria en diario de amplia circulación en el territorio nacional.

8. El Líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previa autorización del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, procede a publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición y cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto administrativo que ordene la apertura de la licitación. Durante este lapso, los interesados efectuarán las observaciones al proyecto que consideren pertinentes, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013. La publicación del proyecto de condiciones no genera obligación de dar apertura al proceso de selección.

9. La oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, en donde se origina la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra) informará a la Oficina de Apoyo Precontractual, el nombre de los profesionales que conformarán el comité evaluador, desde el punto de vista técnico, lo propio hará la Dirección Financiera. Una vez recibida la anterior información la Oficina de Apoyo Precontractual a través de su líder de proceso elaborará el documento para la designación y conformación del comité evaluador, del cual también hará parte el (los) profesional (es) del derecho propuesto (s) por la Oficina de Apoyo Precontractual (Líder del proceso) El documento de designación del Comité evaluador será suscrito por el ordenador del gasto, previo aval del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual y los directores del Área Financiera, de contratación y del área respectiva donde se origina la necesidad.

10. El documento de designación del comité evaluador será comunicado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a cada uno de sus miembros por vía correo Institucional.

11. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo precontractual con el apoyo del área técnica de la dependencia que requiere el bien o servicio, estudia y considera las observaciones formuladas por los interesados y procede a determinar cuáles son de recibo, a fin de incluirlas, en el pliego definitivo, siempre que se consideren relevantes. Para el efecto la citada dependencia elaborará documento que contenga debidamente motivadas las razones de aceptación o rechazo de las observaciones, el cual será publicado en el SECOP; una vez agotado este trámite, el personal de la oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad de la adquisición del bien, obra o servicio, en conjunto con la Oficina de Apoyo Precontractual, efectuará las modificaciones y ajuste al pliego de condiciones para consolidar el definitivo para y posterior firma del ordenador del gasto.

12. Acto de Apertura: El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora para la firma del ordenador del gasto respectivo el proyecto del acto administrativo motivado, previo aval por parte del jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación, mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección (art. 24 Decreto 1510 de 2013). Dicho acto administrativo debe señalar como mínimo:

a. El objeto de la contratación a realizar.

b. La modalidad de selección que corresponda a la contratación

c. El cronograma del proceso. Con relación al cronograma es conveniente indicar expresamente las fechas y lugares en que se llevaran a cabo las audiencias que correspondan, y que en el evento en que este deba ser modificado, se hará a través de adenda al pliego de condiciones.

d. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

e. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

13. Cronograma. En el cronograma, se señalara con precisión el plazo de la licitación, entendido este, como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. El plazo se fijara en todo caso de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato y deberá estar claramente indicado en el respectivo pliego de condiciones.

14. Adendas: En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, el nuevo cronograma se establecerá mediante Adenda.

En consecuencia cada vez que se pretendan modificar los tiempos del proceso contractual antes del cierre del proceso, para la recepción de las ofertas, es preciso emitir un documento adenda; así mismo cuando se requiera modificar el contenido del pliego de condiciones en los siguientes aspectos:

a) alcance del objeto,

b) las obligaciones del futuro contratista,

c) los aspectos técnicos de la obra bien o servicio,

d) el presupuesto asignado

e) el tiempo o plazo de ejecución.

La extensión del término de cierre, como consecuencia de cualquiera de los cambios mencionados, deberá ser la necesaria para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre de proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. La adenda igualmente deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

NOTA 1: De conformidad con las disposiciones legales el único documento que modifica el pliego de condiciones es la Adenda.

NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 am a 7:00 pm, (inciso 3 articulo 25 del Decreto 1510 de 2013).

15. Una vez firmada por el ordenador y fechada la resolución de apertura, el líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, procede a la publicación de mínimo un (1) aviso sobre la licitación, en la página web de la Secretaria y en el SECOP. Publicación que deberá efectuarse dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación. El aviso contendrá información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación. (Numeral 3 art. 80 de 1393, modificado por el artículo 224 de la Ley 019 de 2012). Cuando la naturaleza, objeto y cuantía del contrato de que se trate, lo exija, previa verificación de su pertinencia, el personal de la oficina de apoyo precontractual designado, procederá a la publicación de hasta tres avisos sobre la licitación, con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, en la página WEB de la Secretaria y en el SECOP. El aviso contendrá información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación. (Numeral 3º art. 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 de la Ley 019 de 2012).

16. Publicación de Acto de Apertura y del Pliego de Condiciones definitivo: Una vez revisado por parte del Jefe de la oficina de Apoyo precontractual y aprobado por el Director de Contratación, el ordenador del gasto firma el pliego de condiciones definitivo junto con el visto bueno del Jefe de Oficina o Director correspondiente, y lo remite a la Oficina de Apoyo Precontractual, para que el líder del proceso, tramite su publicación en el SECOP junto con el acto administrativo de apertura, lo reproduce para efectos de archivo de antecedente en la carpeta del proceso, y dispone lo pertinente para que pueda ser consultado por los interesados hasta el cierre de la licitación.

17. Suspensión del Acto de Apertura: Cuando a juicio del respectivo ordenador del gasto, se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso, este podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo debidamente motivado, acto que será elaborado por el personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el Jefe del mismo, y aprobado por el Director de Contratación y posterior firma de ordenador del gasto. El termino de suspensión podrá ser superior a quince (15) días, si así se requiere, lo que se sustentara en el respectivo acto administrativo.

18. Revocatoria del Acto de Apertura: Igualmente en el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso, alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, el ordenador del gasto revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993. La justificación desde el punto de vista factico del acto administrativo, debe provenir de la oficina y/o Dirección correspondiente.

19. El Jefe de Apoyo precontractual, a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, en los eventos en que el proceso requiera de la realización de visita al sitio donde se realizaran obras o se prestara un servicio, efectuará la coordinación respectiva, para que el Área en donde se originó la necesidad, designe al profesional idóneo que haga el acompañamiento en la visita y que se realice en los términos y fechas previstas en el pliego de condiciones y en todo caso, en forma previa a la realización de la audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones.

De la visita efectuada se dejara constancia de la asistencia de los posibles oferentes, la cual debe ser suscrita por los mismos y por el profesional del área designado.

20. Audiencia de Asignación de Riesgos:

* Momento para su realización: Se deberá adelantar a más tardar el tercer (3º) día hábil siguiente al inicio del plazo para la presentación de las propuestas.

* Coordinación: El Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, coordinara la celebración de la audiencia con el objeto de asignar los riesgos de que trata el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva. En consecuencia se debe tener en cuenta que la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o disposición final del bien, y no solo la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

* Aclaración de Pliegos: Si es del caso y de acuerdo a las solicitudes recibidas por los interesados y posibles oferentes, se precisará el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de acuerdo con las observaciones manifestadas por los asistentes.

* Reglas Audiencia: En la fecha, lugar y hora indicada en el Cronograma del Pliego de Condiciones y del Acto de Apertura del proceso, se llevara a cabo la audiencia, la cual se instalara y presidirá por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual.

* Instalada la audiencia se verificara la asistencia de los posibles oferentes interesados en el proceso de licitación, por medio de la planilla de control de asistencia.

* Verificada la asistencia en el orden indicado en la planilla, se dará el uso de la palabra a cada uno de los asistentes a la audiencia, quienes manifestaran su opinión respecto de la matriz de riesgos expuesta en la audiencia y/o de aclaración de cualquier otro aspecto contemplado en el pliego de condiciones, si es del caso.

* La persona que desee intervenir dispondrá de un lapso de tiempo que no podrá sobrepasar de treinta (30) minutos, con la posibilidad de entregar dicha intervención por escrito.

* una vez culminadas las intervenciones, se efectuara el cierre de la audiencia, indicando que las respuestas a sus inquietudes serán resueltas por escrito y publicadas en el SECOP, de acuerdo al Cronograma del proceso, sin perjuicio de que en el mismo escenario de la audiencia la Administración considere pertinente dar respuesta.

* Asistentes: A dicha audiencia asistirán, además de los interesados, los profesionales participes en la elaboración y estructuración del proceso, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual quien presidirá la audiencia y el director o el Jefe del Área que requiera el bien, obra o servicio.

* Elaboración Acta: El personal Técnico de la Oficina de Apoyo Precontractual, se encargara de la elaboración del acta correspondiente en la que se consignara el desarrollo de la audiencia en detalle. El acta de revisión y asignación de riesgos previsibles será publicada por la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda en el SECOP. Igualmente se dejara constancia en audio y en video de lo acontecido en la audiencia. La planilla de asistencia hará parte integral de dicha acta.

21. Surtida la audiencia y analizadas por parte del personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, junto con la oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, de acuerdo a las observaciones realizadas en dicha audiencia por parte de los interesados en el proceso, elaboraran, si hay lugar a ello, el proyecto de adenda para la modificación del pliego o lo relativo a la prórroga del plazo para presentar ofertas, para la posterior firma del ordenador del gasto. El plazo de la licitación se podrá prorrogar, si fuere necesario, hasta por seis (6) días hábiles. Copia de los documentos aprobados por parte del ordenador del gasto le serán remitidos al comité evaluador. (núm. 4 art. 30 Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto Ley 019 de 2012).

22. El líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, recepcionará a través del Link específico de la página WEB de la Secretaria de acuerdo al cronograma establecido, las observaciones y consultas que se formulen por parte de los interesados. Dichos requerimientos también podrán realizarse por escrito radicándose en la ventanilla de Apoyo Precontractual ubicada en la oficina del Servicio al ciudadano (primer piso). El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, elaborará el proyecto de respuesta a todas las consultas recibidas, las cuales serán publicadas por este, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación.

23. El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual elaborará las adendas que surjan de las respuestas publicadas (modificaciones al pliego) a que haya lugar, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación, para la revisión y posterior firma del ordenador del gasto. Los interesados podrán solicitar aclaraciones al pliego de condiciones desde la fecha de apertura del proceso y hasta tres (3) días hábiles anteriores al cierre del mismo. En todo caso el plazo máximo para la expedición y publicación de las adendas debe hacerse con tres (3) días hábiles anteriores a la fecha en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. La publicación de estas adendas solo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales (art. 86 Ley 1474 de 2011).

24. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP las respuestas a las consultas y aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección. En el caso de adenda, una vez aprobada por el ordenador del gasto, procederá a reproducirla y a tramitar su publicación en el SECOP, disponiendo lo pertinente para facilitar su consulta

25. Audiencia de cierre: La oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, coordinara lo pertinente al acto del cierre de la licitación, trámite que se llevara a cabo en el sitio, fecha y hora previstos en el pliego de condiciones y será presidido por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y a él asistirán además de los proponentes, las veedurías ciudadanas, entes de control y demás interesadas en el proceso.

De la citada diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se consignaran entre otros datos, la fecha y hora de cierre, la identificación del proceso, la orden de llegada de las ofertas recibidas con indicación de la representación legal de quienes hicieron propuesta, el número de ejemplares originales, copias de la propuesta, folios del original y en general toda la información que sea relevante. En dicha acta se dejara constancia sobre la presentación de ofertas, por fuera del escenario de la audiencia de cierre, radicadas en la ventanilla de Apoyo Precontractual, ubicada en la oficina de Servicio al Ciudadano. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP el acta de cierre del proceso.

No se proporcionara información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deberán entregarse en sobres cerrados, en el escenario de la audiencia de cierre, o en su defecto, en la oficina de correspondencia de la Secretaria. Solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejara constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido, teniendo en cuenta los aspectos ya mencionados. Se dejara constancia en el acta de cierre, de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas y se señalara si alguna de ellas hubiere sido abierta con anterioridad al cierre o radicada en correspondencia.

26. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, según corresponda, con la ayuda del personal técnico remitirá al comité evaluador las propuestas presentadas para su respectiva evaluación.

27. Evaluación de las ofertas: El comité evaluara dentro del plazo señalado en el pliego, en forma individual y autónoma, las propuestas recibidas, de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos, observando las disposiciones constitucionales y las normas contenidas en el estatuto contractual y sus decretos reglamentarios y en las disposiciones que sean aplicables a cada caso particular.

28. El comité evaluador, si fuere necesario solicitara a los proponentes, a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con la firma del Jefe de la misma, las aclaraciones y explicaciones sobre el contenido de las propuestas presentadas, que el comité evaluador requiera durante la etapa de evaluación de éstas, siempre y cuando, con ello no se afecte la igualdad y transparencia del proceso, en todo caso, en esta etapa se podrán solicitar los requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones, de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

29 El personal de la oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, elaborará para ser remitidas a los proponentes, las respectivas solicitudes de aclaración o complementación, indicando en las comunicaciones, la fecha máxima para el recibo de las respuestas. Recibidas las respuestas, las remitirá al Comité Evaluador del proyecto para lo de su competencia. Las aclaraciones o explicaciones suministradas por los oferentes dentro del plazo de evaluación de las propuestas, no podrán en modo alguno mejorar, completar o modificar la oferta.

30. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual proyectará, en los casos que se requiera y de conformidad con lo señalado en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el acto administrativo de prórroga para la etapa de evaluación, el cual será remitido, para la firma del ordenador del gasto. Una vez firmados, la oficina de Apoyo Precontractual, a través del personal técnico, procederá a disponer su publicación en el SECOP.

31. El Comité evaluador, remitirá a la Oficina de Apoyo Precontractual, el informe de evaluación de las propuestas, suscrito por sus integrantes. Una vez recibido el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, se encargara de consolidar la evaluación.

32. Presentación resultado evaluación: Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información y posterior autorización de traslado a los oferentes, el informe de evaluación al ordenador del gasto. En caso que el ordenador del gasto no acoja el resultado del informe de evaluación para su posterior traslado a los oferentes, deberá expresar las razones por las cuales se aparta de la opinión del comité evaluador.

33. Habiendo expresado el ordenador del gasto los motivos de su desacuerdo, dentro del día hábil siguiente a la comunicación, convocara a reunión al Comité Evaluador y al Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el fin de que el Comité presente las explicaciones pertinentes relacionadas con el resultado de la evaluación. En caso de ser necesario sin sobrepasar la mitad del termino establecido inicialmente para la correspondiente evaluación, se podrá prorrogar el plazo para la misma y para la celebración de la audiencia de adjudicación, momento en el cual se conocerá el resultado definitivo del proceso.

34. Una vez rendidas las explicaciones pertinentes, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previo visto bueno del Jefe de Apoyo precontractual, el Director de Contratación y el Director o Jefe de Oficina correspondiente, publicará a través de su personal técnico el resultado consolidado de la evaluación de las propuestas, con el fin de dar traslado de las mismas a los proponentes, por el término de cinco (5) días hábiles, plazo dentro del cual, estos podrán hacer observaciones a la evaluación, sin que puedan modificar, completar o mejorar sus propuestas. El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP y los documentos que contengan dicho informe deberán estar a disposición de los oferentes en la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda.

35. El líder del proceso de la Oficina de apoyo Precontractual, según corresponda, facilitará para consulta las propuestas a los interesados y entregara las fotocopias que sean solicitadas por éstos, previa cancelación de las expensas correspondientes.

36. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionará las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y dará traslado para el análisis y respuesta del comité evaluador.

37. El comité evaluador proyectará las respuestas a las observaciones presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de evaluación. Una vez el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual reciba el documento de respuestas a las observaciones, verifica su contenido y concordancia con lo expresado, y procede a su consolidación y posterior publicación. La publicación deberá estar precedida del visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo de Precontractual, el Director de Contratación y el Jefe de Oficina o Director correspondiente.

38. En caso que se presente el evento descrito en el numeral 30, referente a la necesidad de ampliar el plazo para la evaluación o adjudicación, el ordenador del gasto a través de acto administrativo debidamente motivado que será elaborado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el jefe de la misma y aprobado por el Director de Contratación, podrá prorrogarlo hasta por la mitad del inicialmente fijado.

39. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elaborara el proyecto de resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta de la licitación, el cual deberá contener el resumen del proceso, con énfasis en los siguientes temas: i) la evaluación inicial; ii) las observaciones y las respuestas a las mismas y iii) la evaluación final con la indicación del (los) oferentes adjudicatarios. Dicho documento será revisado por la Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, aprobado por el Director de Contratación y suscrito por el respectivo ordenador del gasto.

En el caso que se declare desierta la licitación y si persiste la necesidad de adquirir el bien servicio u obra, se procederá a adelantar el procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía, de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Decreto 1510 de 2013.

40. Audiencia de Adjudicación: El ordenador del gasto, dentro del plazo de adjudicación señalado en el correspondiente pliego de condiciones, fijara la fecha, hora y sitio, en que se llevara a cabo la audiencia pública de adjudicación de conformidad con lo señalado en el respectivo pliego. Para efectos de dicha audiencia se observará el siguiente trámite:

* Se publicará en el SECOP a través del portal único de contratación la información sobre la celebración de la citada audiencia, identificando el proceso del que se trate.

* En los eventos en que no se cuente o existan fallas con la plataforma tecnológica para hacer uso del SECOP, se optará por publicar aviso en un lugar visible de la Dirección de contratación de la Secretaria de Educación, al cual tenga acceso el público en general. Así mismo, y de acuerdo con la importancia del proceso, el ordenador del gasto podrá ordenador la publicación de un aviso en un periódico de amplia circulación, con el fin de poner en conocimiento la realización de la audiencia de adjudicación. El aviso será gestionado por el líder del proceso con el apoyo del personal técnico de la Oficina de Apoyo Precontractual. El aviso indicara además, el proceso de que se trate, la fecha, hora y sitio de realización de la audiencia, con la previsión de que en ella podrá participar cualquier persona.

* Llegado el día y hora de la celebración de la audiencia, el ordenador del gasto procederá a su instalación.

Reglas de la Audiencia de Adjudicación:

* Normas de conducta: Posterior a la instalación, se dará lectura a los asistentes sobre el comportamiento decoroso que deberán observar en ella con relación a los servidores públicos y con los demás participantes, durante el desarrollo de la audiencia. Dicho comportamiento se refiere a que los asistentes guarden el debido respeto frente a todos los concurrentes, permitiéndoles el uso de la palabra en cada una de sus intervenciones, y absteniéndose de utilizar improperios cuando intervengan. Se advertirá igualmente de la posibilidad de exclusión de la audiencia de quien interfiera con su normal desarrollo.

* Acto seguido se procederá a constatar la participación de los proponentes ya sea en forma directa o a través de sus representantes debidamente acreditados, así como la concurrencia de los órganos de control, de la oficina de control interno y de las organizaciones de veeduría ciudadana, dejando constancia de ello en el acta correspondiente.

* Se indicara a los oferentes el tiempo límite de participación que tendrán para efectuar intervenciones relacionadas con la falta de respuesta a las observaciones presentadas dentro del término previsto en el numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993, así como para señalar el evento en que alguna de ellas esté resuelta en forma incompleta advirtiendo que las intervenciones a nombre o en representación de cada oferente deberán ser efectuadas por la persona o personas previamente designadas por éste y que estarán limitadas a la duración máxima prevista por la Secretaría y que en ningún caso estas intervenciones implican una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

* El Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, hará una presentación breve y sucinta de la totalidad del proceso, haciendo hincapié en la evaluación de las ofertas, dando lectura de las respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes dentro del término señalado en el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Una vez culminada la lectura de las respuestas a las observaciones formuladas, se presentara el consolidado final de las evaluaciones.

* Se concederá a los oferentes el uso de la palabra por el tiempo señalado en el pliego de condiciones, indicado al inicio de la audiencia para que se pronuncien sobre las respuestas a sus observaciones.

* Se otorgara el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite con el fin de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta, se hayan presentado por los intervinientes. El uso de la palabra será concedido por el moderador de la audiencia quien podrá ser el Director de Contratación o el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual.

* Si de las intervenciones que los oferentes hagan, resultan hechos o situaciones que lleven a la administración a considerar la necesidad de análisis de las mismas y por ende, la revisión del proyecto de respuesta elaborado, se procederá a suspender la audiencia por el término que se considere pertinente de acuerdo a la complejidad del asunto. Una vez cumplido, se reanudara ésta con el fin de continuar con la misma después de un periodo razonable de tiempo toda vez que las observaciones pueden ser absueltas ese mismo día o para comunicar la decisión de la administración de postergar para otra fecha la continuación de la audiencia, por requerir de más tiempo para la verificación o comprobación de aspectos relacionados con la decisión del proceso. Si la decisión de la administración es la de postergar la continuación de la audiencia en otra fecha, se indicara inmediatamente el día, hora y sitio para tal efecto.

* Reanudada la audiencia, y absueltas en su totalidad las observaciones, el ordenador del gasto procederá a adoptar la decisión que corresponda mediante resolución motivada, a la cual se le dará lectura en la audiencia y la que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia y se dispondrá la comunicación a los proponentes que no hayan participado en ella.

* Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si se ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes (Numeral 4º del artículo 39 del Decreto 1510 de 2013).

41. Conformación Dinámica de la Oferta: Se podrá utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en los procesos de licitación pública. Para el efecto, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja (inc. 2° Ley 1150/07. Art. 38 D. 1510/13).

* Conformación Dinámica Parcial: Es aquella modalidad de selección de oferentes, por medio de la cual se evalúan requisitos técnicos y económicos a través de dos formas, así:

a) Estableciendo puntajes a factores técnicos y económicos que el pliego de condiciones indique y

b) Estableciendo factores técnicos y económicos o solo técnicos, susceptibles de puja durante la audiencia

Procedimiento:

Para la realización de la licitación Pública con conformación dinámica de la oferta, se aplicara el procedimiento general de la licitación pública, sin embargo durante la etapa de verificación y evaluación de las ofertas en lo que respecta a las variables susceptibles de conformación dinámica de la oferta, el procedimiento a aplicar será el establecido en este Manual:

* Conformación Dinámica Total: Es aquella modalidad de selección de oferentes, por medio de la cual se evalúan requisitos técnicos y económicos o única y exclusivamente técnicos, por medio de lances a través del mecanismo de la subasta. En esta modalidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 38 del Decreto 1510 de 2013, el precio no podrá ser la única variable sometida a conformación dinámica.

Procedimiento: El procedimiento establecido para esta modalidad, será el indicado en el numeral anterior, salvo en lo referente a los criterios de evaluación, los cuales serán única y exclusivamente los susceptibles de puja.

NOTA: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre de la licitación.

Para la Secretaria de Educación, los procedimientos que se adelantan bajo esta modalidad, son:

a. Subasta Inversa

b. Bolsa de productos

c. La contratación de menor cuantía.

d. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

e. La enajenación de bienes de la Entidad.

f. Acuerdo Marco de Precios

2.1. Planeación y estudios previos

Para adelantar los procesos de selección abreviada en general se deberá observar lo señalado en materia de planeación en el numeral 1 del Capítulo II de este Manual, con la adecuación al caso particular. Para el efecto se elaborarán los estudios y documentos previos con los elementos señalados en el artículo 20 del D.1510/13, que servirán de soporte para la elaboración del proyecto de pliego, los pliegos de condiciones, y el contrato,

2.1.1 A que se denomina Bienes de características técnicas Uniformes

Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.

No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

Para la elaboración y radicación de los Estudios y Documentos Previos de la Selección Abreviada, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y Documentos Previos- Proceso de Selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en apoyo con la Oficina de Apoyo Precontractual y Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

2.2 Requisitos particulares para la elaboración de los estudios previos de la modalidad de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes

En los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes la Secretaria de Educación debe indicar:

1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.

2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la eva¬luación de las ofertas.

3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

2.2.1 Procedimientos en la Selección Abreviada para Bienes de características técnicas uniformes

Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido es de características técnicas uniformes deberá hacerse uso de los procedimientos de: i) Subasta Inversa. ii) Compra por acuerdo marco de precios, iii) Adquisición a través de Bolsas de Productos.

La Subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado.

La Secretaria adelantará el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante el procedimiento de subasta inversa en la siguiente forma:

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica el plan de adquisiciones y determina la pertinencia del proceso de contratación; así mismo, verifica si la contratación que se adelantará deberá estar limitada a Mipyme nacionales con mínimo un (1) año de existencia, conforme lo señala el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013 o si está cobijada por un acuerdo comercial vigente para el Estado Colombiano.

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite a la Oficina de Apoyo precontractual los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberán incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.

4. El líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el (los) documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario, el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, elabora el proyecto de pliego de condiciones, con el apoyo del personal técnico que participo en la confección de los estudios y documentos previos. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta, b)la periodicidad de los lances y c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

6. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora el aviso de convocatoria que contendrá la información necesaria establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013,

7. El líder del proceso de selección, de la oficina de Apoyo precontractual, previo visto bueno del Jefe de apoyo precontractual, adelantara el trámite para efectos de publicación del aviso en el SECOP en la fecha de su expedición y en la página WEB de la Secretaria. Cuando el respectivo ordenador del gasto lo considere pertinente, en razón a la naturaleza del contrato, su cuantía y la importancia del mismo para la Secretaria, podrá disponer la publicación del aviso de convocatoria en diario de amplia circulación en el territorio nacional

8. El Líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previa autorización del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, procede a publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones, con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso. Durante este lapso, los interesados efectuarán las observaciones al proyecto que consideren pertinentes, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013. La publicación del proyecto de condiciones no genera obligación de dar apertura al proceso de selección La publicación del proyecto de condiciones no genera obligación de dar apertura al proceso de selección.

9. La oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, en donde se origina la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra) informara a la Oficina de Apoyo Precontractual, el nombre de los profesionales que conformarán el comité evaluador, desde el punto de vista técnico, lo propio hará la Dirección Financiera. Una vez recibida la anterior información la Oficina de Apoyo Precontractual a través de su líder de proceso elaborará el documento para la designación y conformación del comité evaluador, del cual también hará parte el (los) profesional (es) del derecho propuesto (s) por la Oficina de Apoyo Precontractual (art. 27 Decreto 1510 de 2013). El documento de designación del Comité evaluador será suscrito por el ordenador del gasto, previo aval del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual y los directores del Área Financiera, de contratación y del área respectiva donde se origina la necesidad.

10. El documento de designación del comité evaluador será comunicado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a cada uno de sus miembros por vía correo Institucional.

11. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo precontractual con el apoyo del área técnica de la oficina y/o Dirección o dependencia que requiere el bien o servicio, estudia y considera las observaciones formuladas por los interesados y procede a determinar cuáles son de recibo, a fin de incluirlas, en el pliego definitivo, siempre que se consideren relevantes. Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliego de condiciones a partir de la fecha de publicación del mismo durante un término de cinco (5) días hábiles. (Art,23 D.1510/13). Para el efecto la citada dependencia elaborará documento que contenga debidamente motivadas las razones de aceptación o rechazo de las observaciones, el cual será publicado en el SECOP en la fecha de su expedición o dentro de los tres (3) días siguientes a ésta; una vez agotado este trámite, el personal de la oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad de la adquisición del bien, obra o servicio, en conjunto con la Oficina de Apoyo Precontractual, efectuará las modificaciones y ajuste al pliego de condiciones para consolidar el definitivo para y posterior firma del ordenador del gasto.

12. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora para la firma del ordenador del gasto respectivo el proyecto del acto administrativo motivado, previo aval por parte del jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación, mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección (art. 24 Decreto 1510 de 2013). Dicho acto administrativo debe señalar como mínimo:

a. El objeto de la contratación a realizar.

b. La modalidad de selección que corresponda a la contratación

c. El cronograma del proceso. Con relación al cronograma es conveniente indicar expresamente las fechas y lugares en que se llevaran a cabo las audiencias que correspondan, y que en el evento en que este deba ser modificado, se hará a través de adenda al pliego de condiciones.

d. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

e. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

13. Cronograma. En el cronograma, se señalara con precisión el plazo del proceso de selección abreviada, entendido este, como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. El plazo se fijara en todo caso de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato y deberá estar claramente indicado en el respectivo pliego de condiciones.

14. Adendas: En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, el nuevo cronograma se establecerá mediante Adenda.

En consecuencia cada vez que se pretendan modificar los tiempos del proceso contractual antes del cierre del proceso, para la recepción de las ofertas, es preciso emitir un documento adenda; así mismo cuando se requiera modificar el contenido del pliego de condiciones en los siguientes aspectos:

a) alcance del objeto,

b) las obligaciones del futuro contratista,

c) los aspectos técnicos de la obra bien o servicio,

d) el presupuesto asignado

e) el tiempo o plazo de ejecución.

La extensión del término de cierre, como consecuencia de cualquiera de los cambios mencionados, deberá ser la necesaria para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre de proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. La adenda igualmente deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

NOTA 1: De conformidad con las disposiciones legales el único documento que modifica el pliego de condiciones es la Adenda.

NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 am a 7:00 pm, (inciso 3 articulo 25 del Decreto 1510 de 2013).

15. Publicación de Acto de Apertura y del Pliego de Condiciones definitivo: Una vez revisado por parte del Jefe de la oficina de Apoyo precontractual y aprobado por el Director de Contratación, el ordenador del gasto firma el pliego de condiciones definitivo junto con el visto bueno del Jefe de Oficina o Director correspondiente, y lo remite a la Oficina de Apoyo Precontractual, para que el líder del proceso, tramite su publicación en el SECOP junto con el acto administrativo de apertura, lo reproduce para efectos de archivo de antecedente en la carpeta del proceso, y dispone lo pertinente para que pueda ser consultado por los interesados hasta el cierre del mismo. El pliego de condiciones deberá contener la información general prevista en el artículo 22 del D.1510/13, así como la indicada para esta modalidad de contratación en el artículo 40 y numeral 1° del artículo 41, del D.1510/13

16. Suspensión del Acto de Apertura: Cuando a juicio del respectivo ordenador del gasto, se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso, este podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo debidamente motivado, acto que será elaborado por el personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el Jefe del mismo, y aprobado por el Director de Contratación y posterior firma de ordenador del gasto. El termino de suspensión podrá ser superior a quince (15) días, si así se requiere, lo que se sustentara en el respectivo acto administrativo.

17. Revocatoria del Acto de Apertura: Igualmente en el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso, alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, el ordenador del gasto revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993. La justificación desde el punto de vista factico del acto administrativo, debe provenir de la oficina y/o Dirección correspondiente

18. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, en los eventos en que el proceso requiera de la realización de visita al sitio, donde se realizaran obras o se prestara un servicio, efectuara la coordinación respectiva, para que la Oficina o Dirección en donde se originó la necesidad, designe al profesional idóneo que haga el acompañamiento en la visita y que se realice en los términos y fechas previstas en el pliego de condiciones y en todo caso, en forma previa a la realización de la audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones.

De la visita efectuada se dejara constancia de la asistencia de los posibles oferentes, la cual debe ser suscrita por los mismos y por el profesional del área designado.

19. Audiencia de Asignación de Riesgos: Si bien no es obligatoria la celebración de esta audiencia, para aquellos casos que por su complejidad lo requieran, la misma se efectuará de la siguiente manera:

* Momento para su realización: Se deberá adelantar a más tardar el tercer (3º) día hábil siguiente al inicio del plazo para la presentación de las propuestas.

* Coordinación: El Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, coordinara la celebración de la audiencia con el objeto de asignar los riesgos de que trata el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva. En consecuencia se debe tener en cuenta que la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o disposición final del bien, y no solo la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

* Aclaración de Pliegos: Si es del caso y de acuerdo a las solicitudes recibidas por los interesados y posibles oferentes, se precisará el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de acuerdo con las observaciones manifestadas por los asistentes.

* Reglas Audiencia: En la fecha, lugar y hora indicada en el Cronograma del Pliego de Condiciones y del Acto de Apertura del proceso, se llevara a cabo la audiencia, la cual se instalara por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual.

* Instalada la audiencia se verificara la asistencia de los posibles oferentes interesados en el proceso de contratación, por medio de la planilla de control de asistencia.

* Verificada la asistencia en el orden indicado en la planilla, se dará el uso de la palabra a cada uno de los asistentes a la audiencia, quienes manifestaran su opinión respecto de la matriz de riesgos expuesta en la audiencia y/o de aclaración de cualquier otro aspecto contemplado en el pliego de condiciones, si es del caso.

* La persona que desee intervenir dispondrá de un lapso de tiempo que no podrá sobrepasar de treinta (30) minutos, con la posibilidad de entregar dicha intervención por escrito.

* una vez culminadas las intervenciones, se efectuara el cierre de la audiencia, indicando que las respuestas a sus inquietudes serán resueltas por escrito y publicadas en el SECOP, de acuerdo al Cronograma del proceso, sin perjuicio de que en el mismo escenario de la audiencia la Administración considere pertinente dar respuesta.

* Asistentes: A dicha audiencia asistirán, además de los interesados, los profesionales participes en la elaboración y estructuración del proceso, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual quien presidirá la audiencia y el Director o el Jefe de la Oficina que requiera el bien, obra o servicio.

* Elaboración Acta: El personal Técnico de la Oficina de Apoyo Precontractual, se encargara de la elaboración del acta correspondiente en la que se consignara el desarrollo de la audiencia en detalle. El acta de revisión y asignación de riesgos previsibles será publicada por la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda en el SECOP. Igualmente se dejara constancia en audio y en video de lo acontecido en la audiencia. La planilla de asistencia hará parte integral de dicha acta.

20. Surtida la audiencia y analizadas por parte del personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, junto con la oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, de acuerdo a las observaciones realizadas en dicha audiencia por parte de los interesados en el proceso, elaboraran, si hay lugar a ello, el proyecto de adenda para la modificación del pliego o lo relativo a la prórroga del plazo para presentar ofertas, para la posterior firma del ordenador del gasto.

21. El líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, recepcionará a través del Link específico de la página WEB de la Secretaria, de acuerdo al cronograma establecido, las observaciones y consultas que se formulen por parte de los interesados. Dichos requerimientos también podrán realizarse por escrito radicándose en la ventanilla de Apoyo Precontractual ubicada en la oficina del Servicio al ciudadano (primer piso). El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, elaborará el proyecto de respuesta a todas las consultas recibidas, las cuales serán publicadas por este, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación.

22. El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual elaborará las adendas que surjan de las respuestas publicadas (modificaciones al pliego) a que haya lugar, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación, para la revisión y posterior firma del ordenador del gasto

23. El personal de apoyo junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP de las respuestas a las consultas y aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección. En el caso de adenda, una vez aprobada por el ordenador del gasto, procederá a reproducirla y a tramitar su publicación en el SECOP, disponiendo lo pertinente para facilitar su consulta.

24. Audiencia de cierre: La oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, coordinara lo pertinente al acto del cierre del proceso, trámite que se llevara a cabo en el sitio, fecha y hora previstos en el pliego de condiciones y será presidido por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y a él asistirán además de los proponentes, las veedurías ciudadanas, entes de control y demás interesadas en el proceso.

De la citada diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se consignaran entre otros datos, la fecha y hora de cierre, la identificación del proceso, la orden de llegada de las ofertas recibidas con indicación de la representación legal de quienes hicieron propuesta, el número de ejemplares originales, copias de la propuesta, folios del original y en general toda la información que sea relevante. En dicha acta se dejara constancia sobre la presentación de ofertas, por fuera del escenario de la audiencia de cierre, radicadas en la ventanilla de Apoyo Precontractual, ubicada en la oficina de Servicio al Ciudadano. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP el acta de cierre del proceso.

No se proporcionara información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deberán entregarse en sobres cerrados, en el escenario de la audiencia de cierre, o en su defecto, en la oficina de correspondencia de la Secretaría. Solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejara constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Se dejará constancia en el acta de cierre, de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas y se señalara si alguna de ellas hubiere sido abierta con anterioridad al cierre o radicada en correspondencia.

La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el cumplimento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.

25. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, según corresponda, con la ayuda del personal técnico remitirá al comité evaluador las propuestas presentadas para su respectiva evaluación. La oferta deberá contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente (num.2 art, 41 D.1510/13), la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja.

26. Verificación de las ofertas: El comité verificará dentro del plazo señalado en el pliego, en forma individual y autónoma, las propuestas recibidas, de conformidad con los criterios habilitantes establecidos en los pliegos, observando las disposiciones constitucionales, las normas contenidas en el estatuto contractual y sus decretos reglamentarios.

27. El comité evaluador, si fuere necesario solicitara a los proponentes, a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con la firma del Jefe de la misma, las aclaraciones y explicaciones sobre el contenido de las propuestas presentadas, que el comité evaluador requiera durante la etapa de evaluación de éstas, siempre y cuando, con ello no se afecte la igualdad y transparencia del proceso, en todo caso, en esta etapa se podrán solicitar los requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones, de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

28. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, elaborará para ser remitidas a los proponentes, las respectivas solicitudes de aclaración, indicando en las comunicaciones, la fecha máxima para el recibo de las respuestas. Recibidas las respuestas, las remitirá al Comité Evaluador del proyecto para lo de su competencia. Las aclaraciones o explicaciones suministradas por los oferentes dentro del plazo de evaluación de las propuestas, no podrán en modo alguno mejorar, completar o modificar la oferta.

29. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual proyectara, en los casos que se requiera, el acto administrativo de prórroga para la etapa de verificación, el cual será remitido, para la firma del ordenador del gasto. Una vez firmados, la oficina de Apoyo Precontractual, a través del personal técnico, procederá a disponer su publicación en el SECOP.

30. El Comité evaluador, remitirá a la Oficina de Apoyo Precontractual, el informe de evaluación de las propuestas, suscrito por sus integrantes. Una vez recibido el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, se encargara de consolidar la verificación de los requisitos.

31. Presentación resultado verificación: Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información el informe de evaluación al ordenador del gasto. En caso que el ordenador del gasto no acoja el resultado del informe de evaluación para su posterior traslado a los oferentes, deberá expresar las razones por las cuales se aparta de la opinión del comité evaluador.

32. Habiendo expresado el ordenador del gasto los motivos de su desacuerdo, dentro del día hábil siguiente a la comunicación, convocara a reunión al Comité Evaluador y al Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el fin de que el Comité presente las explicaciones pertinentes relacionadas con el resultado de la verificación. En caso de ser necesario sin sobrepasar la mitad del termino establecido inicialmente para la correspondiente verificación, se podrá prorrogar el plazo para la misma y para la celebración de la audiencia de subasta, momento en el cual se conocerá el resultado definitivo del proceso.

33. Una vez rendidas las explicaciones pertinentes, y vencido el plazo señalado para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, se procederá por parte del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a publicar a través del personal técnico, previo visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo de Precontractual, el Director de Contratación y el Jefe de Oficina o Director correspondiente, en la fecha de su emisión o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a ésta, un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado, (num.3 art.41 D.1510/13). Al resultado consolidado de la verificación de las propuestas se dará traslado, por el término de cinco (5) días hábiles, plazo dentro del cual, los proponentes podrán hacer observaciones al informe de verificación, sin que puedan modificar, completar o mejorar sus propuestas.

34. El líder del proceso de la Oficina de apoyo Precontractual, según corresponda, facilitará para consulta las propuestas a los interesados y entregara las fotocopias que sean solicitadas por éstos, previa cancelación de las expensas correspondientes.

35. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionará las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y dará traslado para el análisis y respuesta del comité evaluador.

36. El comité evaluador proyectará las respuestas a las observaciones presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de verificación. Una vez el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual reciba el documento de respuestas a las observaciones, verifica su contenido y concordancia con lo expresado, procede a consolidar el informe de verificación definitivo para su posterior publicación. La publicación del documento de respuestas y del informe de verificación definitivo, deberá estar precedida del visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo de Precontractual, el Director de Contratación y el Jefe de Oficina o Director correspondiente.

37. Subasta inversa presencial: El ordenador del gasto, dentro del plazo de adjudicación señalado en el correspondiente pliego de condiciones y/o en las adendas expedidas, fijara la fecha, hora y sitio, en que se llevara a cabo la subasta inversa en audiencia pública, siempre que haya como mínimo dos (2) proponentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica (num.4 art.41 D.1510/13). La audiencia se llevará a cabo siguiendo las reglas establecidas en el artículo 41 del D. 1510 de 2013, con el siguiente tramite y procedimiento.

* Se publicara en el SECOP a través del portal único de contratación la información sobre la celebración de la subasta Inversa, identificando el proceso del que se trate.

* En los eventos en que no se cuente o existan fallas con la plataforma tecnológica para hacer uso del SECOP, se optara por publicar aviso en lugar visible de la dependencia u Oficina, al cual tenga acceso el público en general. Así mismo, y de acuerdo con la importancia del proceso, el ordenador del gasto podrá ordenar la publicación de un aviso en un periódico de amplia circulación, con el fin de poner en conocimiento la realización de la audiencia de subasta inversa. El aviso será gestionado por el líder del proceso con el apoyo del personal técnico de la Oficina de Apoyo Precontractual. El aviso indicara además, el proceso de que se trate, la fecha, hora y sitio de realización de la audiencia, con la previsión de que en ella podrá participar cualquier persona.

* Llegado el día y hora de la celebración de la subasta Inversa, el ordenador del gasto procederá a su instalación.

37.1 Antes de iniciar la audiencia pública de subasta:

* La Secretaria de Educación, a través del líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, deberá estructurar la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los Lances con el oferente que los presenta (art.42 D.1510/13)

* Se instruirá a los oferentes sobre la forma como se desarrollará la audiencia.

* Se verificará la asistencia de los oferentes habilitados y su representación. Cuando el proponente actúe a través de apoderado, éste deberá allegar el poder con presentación personal. Surtido lo anterior, se procederá a la asignación de contraseña o código a cada oferente, para su identificación en el desarrollo de la audiencia.

* Se distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances, indicándoles que en ellos se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca del oferente de que no hará ningún lance de mejora de precios.

* Se enunciará el margen mínimo de mejora de precio o de porcentaje de descuento, consignado en el pliego de condiciones. Sólo serán válidos los lances que observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque si se trata del primer lance o el menor lance de la ronda anterior en lo sucesivo.

NOTA. Los proponentes habilitados que se presenten una vez iniciada la audiencia, podrán participar en ella, si lo hacen antes de recibirse los sobres del lance inicial. En caso contrario, se tomará como propuesta de precio definitivo la inicial presentada con su propuesta.

37.2 Iniciada la audiencia:

* La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los Lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el Margen Mínimo establecido, (num.6 arí.41 D.1510/13)

* Se abrirán los sobres con las ofertas iniciales de precio y se comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas.

* Se otorgará a los proponentes el término señalado en los pliegos de condiciones para hacer un Lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior.

* Los oferentes harán sus Lances utilizando para ello los formularios y sobres suministrados por la Secretaria de Educación Distrital.

* El funcionario encargado, recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.

* Se procederá a registrar los lances válidos y se ordenarán en forma descendente. Acto seguido y de conformidad con el orden, se dará a conocer únicamente el valor del Lance más bajo.

* Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último lance válido.

* Se repetirá el procedimiento anterior, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

* Si los oferentes no presentan Lances durante la subasta, la Secretaría debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

* La subasta termina cuando los oferentes no hagan Lances adicionales durante un periodo para la presentación de Lances. Se debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el Lance más bajo.

* Si al terminar la subasta inversa hay empate, la Secretaría debe seleccionar al Oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate se deben aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del D.1510/13.

* En el acto de adjudicación, se indicará el nombre de los oferentes y el precio del último Lance presentado por cada uno de ellos (art.43 D.1510/13)

* De lo ocurrido en la audiencia se levantará el acta correspondiente, la cual deberá publicarse en el SECOP, trámite a cargo de la Oficina de Apoyo Precontractual según corresponda en la Secretaría.

* En el evento en que el pliego de condiciones prevea que la oferta económica puede presentarse por porcentajes (%} de descuento ofrecidos sobre el precio techo, la audiencia se desarrollará en los términos enunciados, considerando en tal caso, que los lances deberán mejorar los porcentajes de descuento ofrecidos sobre la base del mayor descuento inicial, de conformidad con las reglas consignadas en el respectivo pliego de condiciones.

38. Presentación de único oferente: Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica y está habilitado, la Secretaría puede adjudicarle el contrato al único oferente, si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuesta! para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. (núm. 5 art. 41 D.1510/13). Para el efecto el comité evaluador hará la recomendación del caso. La adjudicación se hará mediante acto administrativo debidamente motivado.

En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa, la Secretaría podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

39. De conformidad con el resultado de la subasta, el orden de elegibilidad de las ofertas y la recomendación del comité evaluador al ordenador del gasto sobre la continuidad de la oferta en el proceso de selección, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elaborará el proyecto de resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta del proceso, el cual deberá contener el resumen del proceso, con énfasis en los siguientes temas: i) la evaluación inicial; ii) las observaciones y las respuestas a las mismas, iii) el nombre de los oferentes y el precio del ultimo lance presentado por cada uno de ellos, y iv) la evaluación final con la indicación del (los) oferentes adjudicatarios. Dicho documento será revisado por la Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, aprobado por el Director de Contratación y suscrito por el respectivo ordenador del gasto.

40. El Acto administrativo de adjudicación, se notificará a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con apoyo del personal técnico de la misma, al proponente favorecido y se comunicará, si es del caso, a los demás oferentes. Una vez adjudicado el contrato, en la fecha de expedición del acto administrativo, la Oficina de Apoyo Precontractual a través del líder del proceso, hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes a través del SECOP.

41. Declaratoria de desierta de la subasta inversa: En los pliegos de condiciones deberán expresarse las razones y causas que de presentarse originarán la declaratoria de desierta del proceso.

Procederá igualmente la declaratoria de desierta por motivos o causas que impidan la selección objetiva (cuando no se presente propuesta alguna, cuando ninguna propuesta se ajuste a las condiciones consignadas en el respectivo pliego, cuando falte voluntad de participación).

La declaratoria de desierta de la subasta inversa se hará en acto administrativo debidamente motivado, el cual será publicado en el SECOP, trámite que corresponderá cumplir a la Oficina de Apoyo Precontractual.

NOTA: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

Si la Secretaria de Educación, opta por adelantar la subasta electrónicamente se debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que se utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos. Los pliegos de condiciones determinarán el margen mínimo para mejorar la oferta por debajo del cual los lances no serán aceptables. El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el menor de las propuestas iniciales de precio. En cuanto a las etapas generales del proceso de Subasta se adelantaran las señaladas en el numeral 2.3.1.1 de este manual.

El Acuerdo Marco de Precios según lo define el artículo 3 del D.1510/13 "es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma y condiciones establecidas en éste."

Los acuerdos marco de precios permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.

NOTA: La Secretaria de Educación tiene la facultad de adquirir Bienes y Servicios de Características técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios, para lo cual, en la etapa de planeación del proceso de contratación se debe verificar en el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, publicado por Colombia Compra Eficiente, si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual se pueda satisfacer la necesidad identificada.

Para la radicación de los Estudio y Documentos Previos de esta modalidad de contratación, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

2.2.2.1 Procedimiento

Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la Secretaría podrá, suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga (Inc. 2 Articulo 46 D.1510 de 2013).

Para realizar cualquier contratación por Acuerdo Marco de Precios, el Director de Contratación adelantará la solicitud del registro de la Secretaría en la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente, diligenciando el registro de creación de la Entidad y la generación de las respectivas claves, que se utilizarán para la solicitud de órdenes de compra en los Acuerdos Marco de Precios.

Este procedimiento de inscripción se realizará por una única vez, aunque se podrá posteriormente solicitar la adición o eliminación de usuarios a la tienda virtual.

Para los efectos enunciados el procedimiento se adelantará en la siguiente forma:

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, revisa en el plan anual de adquisiciones, si el bien o servicio a contratar, se encuentra registrado, verificando el objeto, valor y modalidad de contratación.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica en el portal de Colombia Compra Eficiente, si existe un acuerdo marco de precios vigente para la contratación a realizar.

3. Realizada la verificación, la oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad elabora el estudio previo simplificado y la Solicitud de Contratación.

4. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad, remite a la Oficina de Apoyo Precontractual, los estudios y documentos previos junto con el SOC, los cuales se deben presentar en los formatos establecidos por la Dirección de Contratación y que deberán incluir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el análisis de riesgos. Recibido éste, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderará el trámite del proceso.

5. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes al documento, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

6. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, recibida la autorización del ordenador del gasto a través de la firma del estudio previo, que tendrá el aval del Director de Contratación, con el apoyo del personal técnico de la oficina de apoyo precontractual, dispone lo pertinente para colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el respectivo Acuerdo Marco de Precios.

7. La orden de compra junto con la aceptación del proveedor del bien o servicio que haya suscrito el Acuerdo Marco de Precios con Colombia Compra Eficiente, constituye el contrato celebrado. La constancia electrónica de la colocación de la orden de compra, será el documento soporte para la identificación del contrato y el correspondiente registro presupuestal.

8. Para la colocación de la orden de compra, se debe acceder a la Tienda Virtual del Estado Colombiano establecida por Colombia Compra Eficiente, diligenciando el usuario y clave asignados.

9. Se debe realizar la búsqueda del bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano: Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave o el código de Clasificador de Bienes y Servicios.

El resultado de la búsqueda muestra el bien o servicio disponible.

10. Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el Catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano: Para conocer los detalles del bien o servicio, la Entidad Compradora debe hacer clic en el título. Allí puede consultar el Acuerdo Marco de Precios correspondiente, las especificaciones técnicas del bien o servicio, los criterios de selección del proveedor y la información detallada del catálogo del Acuerdo Marco de Precios. Debe seleccionar cada proveedor para conocer el valor unitario ofrecido e indicar la cantidad requerida del bien o servicio.

La Entidad Compradora debe agregar al carrito los bienes y servicios del proveedor elegido en "Agregar al carro". Sin embargo, algunos Acuerdos Marco de Precio requieren que la Entidad Compradora solicite una cotización antes de elegir al proveedor. Esta información es señalada en los detalles del bien o servicio junto con el nombre y número de la plantilla de la solicitud de cotización correspondiente.

11. Para solicitar cotizaciones, la Entidad Compradora debe hacer clic en "Cotización" en el menú superior, luego en "Crear" y finalmente debe seleccionar la plantilla correspondiente al bien o servicio que planea a adquirir. Puede buscar la plantilla del bien o servicio digitando su número en "Encontrar una plantilla". El nombre y número de la plantilla es especificado en los detalles del bien o servicio.

Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.

La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos de la solicitud de cotización, los demás están predefinidos y no deben ser modificados:

12. La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito" una vez ha agregado los bienes y servicios. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener bienes y servicios cubiertos por más de un Acuerdo Marco de Precios.

La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos corresponden a los estudios y documentos previos, la dirección de entrega de los bienes y servicios y el presupuesto que soporta la compra.

La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de los bienes y servicios incluidos en la solicitud de compra haciendo clic en el ícono de la lupa, ubicado en la parte superior derecha de la página y seleccionando luego la dirección de entrega.

Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en "Crear", luego debe diligenciar el formulario y finalmente hacer clic en "Guardar".

La Entidad Compradora puede anexar un archivo con información adicional del proceso en "Datos Adjuntos". Si quiere que el proveedor vea el archivo debe marcar la casilla "Enviar al proveedor".

Para diligenciar los campos de estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente: (i) si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta; (ii) si el origen de los recursos es una combinación (SGP, regalías, recursos propios, presupuesto nacional/territorial) debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta; y (iii) debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra que no supere la vigencia del Acuerdo Marco de Precios.

En "Especificaciones adicionales de entrega" la Entidad Compradora puede indicar instrucciones de entrega a los proveedores.

En "Artículos del Carro" la Entidad Compradora debe asignar el CDP que soporta la compra de cada bien y servicio relacionado en la solicitud de compra. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en cada bien y servicio, y elegir el CDP correspondiente.

Si no encuentra el CDP debe registrarlo en "Agregar cuenta", diligenciar el formulario y hacer clic en "Guardar".

Para editar los bienes y servicios incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo, hacer clic, realizar los cambios y guardarlos.

En "Cadena de Aprobación" está el flujo para la emisión de una Orden de Compra.

En "Comentarios" el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los proveedores.

Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en "Guardar" para que ésta quede guardada en estado borrador. Para retomar la solicitud de compra, el usuario de la Entidad Compradora debe ir a "Solicitudes" en el menú superior, y para editarla debe seleccionar el ícono del lápiz en la línea de la solicitud de compra y completar su diligenciamiento.

El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en "Enviar para aprobación". Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar.

NOTA: Bajo la columna "Acciones", en la sección "Solicitudes" en el menú superior, la Entidad Compradora puede:

13. El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. El ordenador del gasto puede acceder a las Solicitudes de Compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en "Solicitudes" en el menú superior.

El ordenador del gasto puede hacer clic en "Rechazar" para devolver la solicitud al comprador, o en "Aprobar" para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud.

Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, el sistema verifica el CDP registrado una vez la solicitud de compra ha sido aprobada. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF en el cual indica el error presentado por el sistema.

14. Recepción, Facturación y Pago: La Entidad Compradora debe registrar el recibo de los bienes y servicios en "Recepción", en el menú superior. Allí debe marcar la cajita "Recibir todo", o registrar el recibo parcial de los bienes y servicios digitando la cantidad recibida y haciendo clic en "Guardar".

Una vez registrado el recibo de los bienes y servicios, la Entidad Compradora debe aceptar o rechazar la factura enviada por el proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Puede consultar las facturas recibidas ingresando a "Facturas" en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en "Tareas Pendientes". La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico.

En la factura, el mensaje "Revisión" indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor de la factura. Este mensaje muestra si el valor "Coincide" o "No Coincide". Sin embargo, el comprador es autónomo de aceptar o rechazar la factura. La Entidad Compradora debe aprobar o rechazar la factura dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la misma.

Una vez aprobada la factura del proveedor, la Entidad Compradora debe ordenar y efectuar el pago al proveedor de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios. La Entidad Compradora puede consultar la información del nombre y la cuenta del proveedor en "Proveedores", en el menú superior

NOTA 1: No se deben exigir garantías en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario, (art.48 D.1510/13)

NOTA 2: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

Para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos se observará el régimen contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de éstas y las disposiciones previstas en los artículos 51 a 58 del D.1510/13.

Por ello, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

Para efectos de las adquisiciones bajo esta modalidad, será necesario que previamente se verifique el cumplimiento del requisito señalado para las bolsas de productos por ei artículo 55 del D.1510/13 en materia del listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que las mismas deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar, para que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado puedan ser adquiridos a través de la respectiva bolsa. Listado que deberá mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados.

2.2.3.1 Planeación y estudios previos

Además de lo dispuesto en el numeral 1 del Capítulo II de este manual, los estudios y documentos previos que se elaboren para la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, deben mostrar la forma en que la Secretaría garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública. Por ello, se debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, el Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías, (art.51 D.1510/13)

Los estudios y documentos previos que se elaboren para la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos deberán contener: a) el precio máximo de la comisión que la Secretaria de Educación pagara al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa, b) el precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. c) La debida justificación sobre la conveniencia de adelantar la compra de los bienes o servicios a través de bolsa de productos, previa verificación del listado actualizado de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización publicado por las bolsas de productos

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos correspondiente a esta modalidad, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

2.2.3.2 Procedimiento

1 La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará debe estar limitada a Mipymes o si esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano.

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos y la debida justificación sobre la conveniencia de adelantar la compra de los bienes o servicios a través de bolsa de productos, previa verificación del listado actualizado de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización publicado por las bolsas de productos; recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.Respecto de la solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, se deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la que la entidad haga la negociación.

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, cuantas veces sea necesario, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, deberá consultar las disposiciones legales aplicables a este tipo de negocios y el reglamento de las respectivas bolsas de productos para dar inicio al trámite a que haya lugar, con la debida autorización y aprobación por parte de la jefatura de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación respectivamente, observando en todo caso las disposiciones previstas para efectos de la compra en bolsas de productos, contempladas en los arts. 50 a 58 del D.1510/13.

NOTA. No se podrá celebrar el respectivo contrato de comisión sin la acreditación por parte de la entidad comitente, de la existencia de las disponibilidades presupuéstales que amparen los valores a que se refiere el numeral 3 del procedimiento señalado anteriormente.

6. La selección objetiva de los comisionistas, previa solicitud a la bolsa formulada por la entidad, se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa.

NOTA. Se podrá exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. (Art 52 D.1510/13)

7. Contrato de comisión

Una vez seleccionado el comisionista, se procederá a la suscripción del correspondiente contrato de comisión. Para tal efecto, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, remite la comunicación de designación del comisionista, junto con los estudios y documentos previos del proceso a la Oficina de contratos. Allí se designará a profesional respectivo, quien se encargará de la elaboración de la correspondiente minuta, junto con la firma, perfeccionamiento y requisitos de ejecución del documento.

Una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos de ejecución, el profesional de la Oficina de Contratos se encargará de publicar el documento suscrito con el comisionista, a través del SECOP de conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 53 del D.1510/13.

8. Condiciones del contrato de Comisión

* No se podrán exigir a los comisionistas el cumplimiento de obligaciones diferentes a las propias del contrato de comisión.

* Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la entidad comitente la garantía única de cumplimiento, de conformidad con el articulo 7 de la Ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios, (art. 56 D.1510 de 2013).

9. Condiciones de la negociación en bolsa

* El comitente vendedor deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos las garantías establecidas en su reglamento, para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales la entidad adquiere Bienes y Servicios de Característica Técnicas Uniformes. Dichas garantías serán aprobadas por la Secretaria de Educación, a través del profesional de la Oficina de Contratos, con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Contratos. Se podrán exigir a! comitente vendedor garantías adicionales, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor, (art. 57 D.1510/13).

* En la negociación por cuenta de la Secretaria de Educación en bolsas de productos el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio. La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de estas dispongan para el efecto.

* La Secretaria de Educación, a través de la oficina y/o Dirección o en donde surge la necesidad, designará un supervisor de la ejecución de las operaciones que por su cuenta realizan las bolsas de productos y del contrato de comisión. En el evento en el cual se verifique inconsistencias en la ejecución, se debe poner en conocimiento de la bolsa tal situación para que esta examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de conformidad con sus reglamentos y, de ser el caso, notifique del incumplimiento a su organismo de compensación (art.58 D.1510/13).

NOTA: El profesional designado de la oficina de contratos, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

Cuando el valor del contrato que se proyecta celebrar sea superior al 10% de la menor cuantía y hasta 1000 SMLMV, y no se trate de bienes y servicios para cuya adquisición está prevista una modalidad de selección distinta, la Secretaría adelantará el proceso de selección a través de contratación de menor cuantía.

2.2.4.1 Planeación y estudios previos

Para este proceso de selección deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previstos en el numeral 1 del Capítulo II de este Manual, según corresponda a cada caso particular. Para el efecto se elaborarán los estudios y documentos previos con los elementos señalados en el artículo 20 del D.1510/13, que servirán de soporte para la elaboración del proyecto de pliego, los pliegos de condiciones, y el contrato.

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

2.2.4.2 Procedimiento

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará debe estar limitada a Mipymes o si esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano.

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, elabora el proyecto de pliego de condiciones, con el apoyo del personal técnico que participo en la confección de los estudios y documentos previos.

6. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora el aviso de convocatoria que contendrá la información necesaria establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013.

7. El líder del proceso de selección, de la oficina de Apoyo precontractual, adelantara el trámite para efectos de publicación del aviso en el SECOP en la fecha de su expedición y en la página WEB de la Secretaria. Cuando el respectivo ordenador del gasto lo considere pertinente, en razón a la naturaleza del contrato y la importancia del mismo para la Secretaría, podrá disponer la publicación del aviso de convocatoria en diario de amplia circulación en el territorio nacional.

8. El Líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previa autorización del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, procede a publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto administrativo que ordene la apertura de la selección abreviada de menor cuantía. La publicación del proyecto de condiciones no genera obligación de dar apertura al proceso de selección.

9. La oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, en donde se origina la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra) informara a la Oficina de Apoyo Precontractual, el nombre de los profesionales que conformara el comité evaluador, desde el punto de vista técnico, lo propio hará la Dirección Financiera. Una vez recibida la anterior información la Oficina de Apoyo Precontractual a través de su líder de proceso elaborará el documento para la designación y conformación del comité evaluador, del cual también hará parte el (los) profesional (es) del derecho propuesto (s) por la Oficina de Apoyo Precontractual (art. 27 Decreto 1510 de 2013). El documento de designación del Comité evaluador será suscrito por el ordenador del gasto, previo aval del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual y los directores del Área Financiera, de contratación y del área respectiva donde se origina la necesidad.

10. El documento de designación del comité evaluador será comunicado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a cada uno de sus miembros por vía correo Institucional.

11. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo precontractual con el apoyo del área técnica de la dependencia que requiere el bien o servicio, estudia y considera las observaciones formuladas por los interesados y procede a determinar cuáles son de recibo, a fin de incluirlas, en el pliego definitivo, siempre que se consideren relevantes. Para el efecto la citada dependencia elaborará documento que contenga debidamente motivadas las razones de aceptación o rechazo de las observaciones, el cual será publicado en el SECOP; una vez agotado este trámite, el personal de la oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad de la adquisición del bien, obra o servicio, en conjunto con la Oficina de Apoyo Precontractual, efectuará las modificaciones y ajuste al pliego de condiciones para consolidar el definitivo para y posterior firma del ordenador del gasto. Las observaciones en todo caso deben ser presentadas dentro del término de publicación del proyecto de pliego, esto es cinco (5) días.

12. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora para la firma del ordenador del gasto respectivo el proyecto del acto administrativo motivado, previo aval por parte del jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación, mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección (art. 24 Decreto 1510 de 2013). Dicho acto administrativo debe señalar como mínimo:

a. El objeto de la contratación a realizar.

b. La modalidad de selección que corresponda a la contratación

c. El cronograma del proceso. Con relación al cronograma es conveniente indicar expresamente las fechas y lugares en que se llevaran a cabo las audiencias que correspondan, y que en el evento en que este deba ser modificado, se hará a través de adenda al pliego de condiciones.

d. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

e. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes

13. Cronograma. En el cronograma, se señalara con precisión el plazo del proceso de selección abreviada de menor cuantía, entendido este, como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. El plazo se fijara en todo caso de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato y deberá estar claramente indicado en el respectivo pliego de condiciones.

14. Adendas: En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, el nuevo cronograma se establecerá mediante Adenda.

En consecuencia cada vez que se pretendan modificar los tiempos del proceso contractual antes del cierre del proceso, para la recepción de las ofertas, es preciso emitir un documento adenda; así mismo cuando se requiera modificar el contenido del pliego de condiciones en los siguientes aspectos:

a) alcance del objeto,

b) las obligaciones del futuro contratista,

c) los aspectos técnicos de la obra bien o servicio,

d) el presupuesto asignado

e) el tiempo o plazo de ejecución.

La extensión del término de cierre, como consecuencia de cualquiera de los cambios mencionados, deberá ser la necesaria para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre de proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. La adenda igualmente deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

NOTA 1: De conformidad con las disposiciones legales el único documento que modifica el pliego de condiciones es la Adenda.

NOTA 2: La Secretaria de Educación deberá publicar las Adendas en los días hábiles entre las de 7:00 am a 7:00 pm, a mas tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación (inciso 3 articulo 25 del Decreto 1510 de 2013).

15. Publicación de Acto de Apertura y del Pliego de Condiciones definitivo: Una vez revisado por parte del Jefe de la oficina de Apoyo precontractual y aprobado por el Director de Contratación, el ordenador del gasto firma el pliego de condiciones definitivo junto con el visto bueno del Jefe de Oficina o Director correspondiente, y lo remite a la Oficina de Apoyo Precontractual, para que el líder del proceso, tramite su publicación en el SECOP junto con el acto administrativo de apertura, lo reproduce para efectos de archivo de antecedente en la carpeta del proceso, y dispone lo pertinente para que pueda ser consultado por los interesados hasta el cierre del proceso

16. Suspensión del Acto de Apertura: Cuando a juicio del respectivo ordenador del gasto, se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso, este podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo debidamente motivado, acto que será elaborado por el personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el Jefe del mismo, y aprobado por el Director de Contratación y posterior firma de ordenador del gasto. El termino de suspensión podrá ser superior a quince (15) días, si así se requiere, lo que se sustentara en el respectivo acto administrativo.

17. Revocatoria del Acto de Apertura: Igualmente en el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso, alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, el ordenador del gasto revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993. La justificación desde el punto de vista factico del acto administrativo, debe provenir de la oficina y/o Dirección correspondiente

18. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, en los eventos en que el proceso requiera de la realización de visita al sitio, donde se realizaran obras o se prestara un servicio, efectuara la coordinación respectiva, para que el Área en donde se originó la necesidad, designe al profesional idóneo que haga el acompañamiento en la visita y que se realice en los términos y fechas previstas en el pliego de condiciones y en todo caso, en forma previa a la realización de la audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones, si la misma se ha programado por parte de la Secretaria.

De la visita efectuada se dejara constancia de la asistencia de los posibles oferentes, la cual debe ser suscrita por los mismos y por el profesional del área designado.

19. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previa autorización por parte de la jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del acto de apertura del proceso, con el fin de integrar la lista de posibles oferentes, recepcionará las manifestaciones de interés de quienes estén interesados en participar en el proceso de selección, las cuales deberán hacerse a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones (El medio para tales efectos puede ser: comunicación escrita entregada en forma personal o través de correo o vía fax, comunicación vía internet o la utilización de cualquier otro, que se determinará en el respectivo pliego, teniendo en cuenta el acceso más expedito para los posibles interesados). La citada manifestación deberá contener además de la expresión clara del interés de participar, el señalamiento de las formas de contacto y comunicación eficaces a través de las cuales la Secretaría pueda informar directamente al interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso de que el mismo se realice.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de oferta. El término para presentar ofertas, en el caso de efectuarse sorteo de consolidación de oferentes, comenzará a contarse a partir del día hábil siguiente a la fecha en la cual la Secretaría informe a los interesados el resultado del sorteo, (num.3 art.59 D.1510/13). En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, se declarará desierto el proceso.

NOTA: Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, por lo menos uno de sus miembros deberá haber manifestado su interés de participar en el proceso de selección y haber sido seleccionado en el sorteo de consolidación.

20. Vencido el plazo, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, verificará las manifestaciones de interés recibidas y levantará acta en la que se dejará la constancia del caso, la cual será revisada y suscrita por el jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual.

21. Si se reciben más de diez (10) manifestaciones de interés la Secretaria de Educación, a través de la oficina de Apoyo Precontractual, podrá continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el proceso, (num.2 art.59 D.1510/13). Se debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en el que éste se hará.

22. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual según corresponda, con la debida autorización y aprobación por parte del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación, respectivamente, coordinará la celebración de la audiencia de sorteo de consolidación de oferentes. El sorteo podrá realizarse mediante el empleo de cualquier medio idóneo que garantice transparencia. Sobre el particular, de acuerdo con lo previsto en el pliego de condiciones, se informará a los posibles oferentes con antelación a la realización de la correspondiente audiencia, el medio a emplear y la mecánica del mismo, De la audiencia que se realice para efectuar el sorteo, se dejará constancia escrita, para lo cual, levantará el acta correspondiente, la cual será publicada en el SECOP.

Sorteo: El medio a utilizar para el sorteo podría ser a través de balotas, que previamente hayan sido puestas a la vista y verificación de los participantes, con la determinación precisa de cuáles serán las que indiquen que quien la ha sacado puede presentar oferta en el respectivo proceso. Los participantes a través de su representante, previamente acreditado, en orden alfabético sacarán una balota por cada uno de ellos. También podrá realizarse el sorteo mediante el empleo de cualquier otro mecanismo, el cual en todo caso, debe haberse definido en forma previa a la realización de la audiencia y estar determinado en el respectivo pliego de condiciones.

23. Si es del caso, una vez efectuada la audiencia de sorteo, el líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, podrá coordinar, con la autorización del jefe de la misma oficina una audiencia de asignación de riesgos y de aclaración de pliegos dentro del plazo indicado en el respectivo pliego, trámite del que se levantará el acta respectiva, la cual deberá publicarse en el SECOP, por parte del personal técnico de la Oficina de Apoyo precontractual, una vez hay sido revisada y aprobada por el jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual. A dicha audiencia concurrirán los interesados y el comité evaluador designado para el respectivo proceso. Dicha audiencia estará presidida por el jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual.

24. Surtida la audiencia y analizadas por parte del personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, junto con la oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, de acuerdo a las observaciones realizadas en dicha audiencia por parte de los interesados en el proceso, elaboraran, si hay lugar a ello, el proyecto de adenda para la modificación del pliego o lo relativo a la prórroga del plazo para presentar ofertas, para la posterior firma del ordenador del gasto. El plazo del proceso se podrá prorrogar, si fuere necesario. Copia de los documentos aprobados por parte del ordenador del gasto le serán remitidos al comité evaluador.

25. El líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, recepcionará a través del Link específico de la página WEB de la Secretaría, de acuerdo al cronograma establecido, las observaciones y consultas que se formulen por parte de los interesados. Dichos requerimientos también podrán realizarse por escrito radicándose en la ventanilla de Apoyo Precontractual ubicada en la oficina del Servicio al ciudadano (primer piso). El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, elaborará el proyecto de respuesta a todas las consultas recibidas, las cuales serán publicadas por este, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación.

26. El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual elaborará las adendas que surjan de las respuestas publicadas (modificaciones al pliego) a que haya lugar, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación, para la revisión y posterior firma del ordenador del gasto. Los interesados podrán solicitar aclaraciones al pliego de condiciones desde la fecha de apertura del proceso y hasta tres (3) días hábiles anteriores al cierre del mismo. En todo caso el plazo máximo para la expedición y publicación de las adendas debe hacerse con tres (3) días hábiles anteriores a la fecha en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. La publicación de estas adendas solo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales (art. 86 Ley 1474 de 2011).

27. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP de las respuestas a las consultas y aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección. En el caso de adenda, una vez aprobada por el ordenador del gasto, procederá a reproducirla y a tramitar su publicación en el SECOP, disponiendo lo pertinente para facilitar su consulta.

28. Audiencia de cierre: La oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, coordinara lo pertinente al acto del cierre del proceso de selección abreviada de menor cuantía, trámite que se llevara a cabo en el sitio, fecha y hora previstos en el pliego de condiciones y será presidido por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y a él asistirán además de los proponentes, las veedurías ciudadanas, entes de control y demás interesadas en el proceso. Si hubo lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezara a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la Secretaria de Educación informe a los interesados el resultado del sorteo (núm. 3º Art. 59 D. 1510 de 2013).

De la citada diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se consignaran entre otros datos, la fecha y hora de cierre, la identificación del proceso, la orden de llegada de las ofertas recibidas con indicación de la representación legal de quienes hicieron propuesta, el número de ejemplares originales, copias de la propuesta, folios del original y en general toda la información que sea relevante. En dicha acta se dejara constancia sobre la presentación de ofertas, por fuera del escenario de la audiencia de cierre, radicadas en la ventanilla de Apoyo Precontractual, ubicada en la oficina de Servicio al Ciudadano. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP el acta de cierre del proceso.

No se proporcionara información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deberán entregarse en sobres cerrados, en el escenario de la audiencia de cierre, o en su defecto, en la oficina de correspondencia de la Secretaría. Solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejara constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Se dejara constancia en el acta de cierre, de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas y se señalara si alguna de ellas hubiere sido abierta con anterioridad al cierre o radicada en correspondencia.

29. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, según corresponda, con la ayuda del personal técnico remitirá al comité evaluador las propuestas presentadas para su respectiva evaluación.

30. Evaluación de las ofertas: El comité evaluara dentro del plazo señalado en el pliego, en forma individual y autónoma, las propuestas recibidas, de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos, observando las disposiciones constitucionales y las normas contenidas en el estatuto contractual y sus decretos reglamentarios y en las disposiciones que sean aplicables a cada caso particular.

31. El comité evaluador, si fuere necesario solicitara a los proponentes, a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con la firma del Jefe de la misma, las aclaraciones y explicaciones sobre el contenido de las propuestas presentadas, que el comité evaluador requiera durante la etapa de evaluación de éstas, siempre y cuando, con ello no se afecte la igualdad y transparencia del proceso, en todo caso, en esta etapa se podrán solicitar los requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones, de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

32. El personal de la oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, elaborará para ser remitidas a los proponentes, las respectivas solicitudes de aclaración, indicando en las comunicaciones, la fecha máxima para el recibo de las respuestas. Recibidas las respuestas, las remitirá al Comité Evaluador del proyecto para lo de su competencia. Las aclaraciones o explicaciones suministradas por los oferentes dentro del plazo de evaluación de las propuestas, no podrán en modo alguno mejorar, completar o modificar la oferta.

33. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual proyectara, en los casos que se requiera, el acto administrativo de prórroga para la etapa de evaluación, el cual será remitido, para la firma del ordenador del gasto. Una vez firmados, la oficina de Apoyo Precontractual, a través del personal técnico, procederá a disponer su publicación en el SECOP.

34. El Comité evaluador, remitirá a la Oficina de Apoyo Precontractual, el informe de evaluación de las propuestas, suscrito por sus integrantes. Una vez recibido el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, se encargara de consolidar la evaluación.

35 Presentación resultado evaluación: Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información y posterior autorización de traslado a los oferentes, el informe de evaluación al ordenador del gasto. En caso que el ordenador del gasto no acoja el resultado del informe de evaluación para su posterior traslado a los oferentes, deberá expresar las razones por las cuales se aparta de la opinión del comité evaluador.

36. Habiendo expresado el ordenador del gasto los motivos de su desacuerdo, dentro del día hábil siguiente a la comunicación, convocara a reunión al Comité Evaluador y al Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el fin de que el Comité presente las explicaciones pertinentes relacionadas con el resultado de la evaluación. En caso de ser necesario sin sobrepasar la mitad del término establecido inicialmente para la correspondiente evaluación, se podrá prorrogar el plazo para la misma.

37. Una vez rendidas las explicaciones pertinentes, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previo visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo precontractual, el Director de Contratación y el Director o Jefe de Oficina correspondiente, publicará a través del personal técnico el resultado consolidado de la evaluación de las propuestas con el fin de dar traslado de las mismas a los proponentes, por el término de tres (3) días hábiles, plazo dentro del cual, estos podrán hacer observaciones a la evaluación, sin que puedan modificar, completar o mejorar sus propuestas. El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP Y los documentos que contengan dicho informe deberán estar a disposición de los oferentes en la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda.

38. El líder del proceso de la Oficina de apoyo Precontractual, según corresponda, facilitará para consulta las propuestas a los interesados y entregara las fotocopias que sean solicitadas por éstos, previa cancelación de las expensas correspondientes.

39. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionara las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y dará traslado para el análisis y respuesta del comité evaluador.

40. El comité evaluador proyectara las respuestas a las observaciones presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de evaluación. Una vez el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual reciba el documento de respuestas a las observaciones, verifica su contenido y concordancia con lo expresado, y procede a consolidar el documento de respuestas a las observaciones y el informe de verificación definitivo para su posterior publicación. La publicación deberá estar precedida del visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo de Precontractual, el Director de Contratación y el Director o Jefe de Oficina correspondiente.

41. En caso que se presente el evento, referente a la necesidad de ampliar el plazo para la evaluación o adjudicación, el ordenador del gasto a través de acto administrativo debidamente motivado que será elaborado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el jefe de la misma y aprobado por el Director de Contratación, podrá prorrogarlo hasta por la mitad del inicialmente fijado.

42. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elaborara el proyecto de resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada de menor cuantía, el cual deberá contener el resumen del proceso, con énfasis en los siguientes temas: i) la evaluación inicial; ii) las observaciones y las respuestas a las mismas y iii) la evaluación final con la indicación del (los) oferentes adjudicatarios. Dicho documento será revisado por la Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, aprobado por el Director de Contratación y suscrito por el respectivo ordenador del gasto.

43. La adjudicación deberá efectuarse dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones para el efecto, mediante acto administrativo motivado al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la Secretaría. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, una vez firmado por el ordenador del gasto el acto administrativo de adjudicación, previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y de la Dirección de Contratación respectivamente, se encargara de las notificaciones y comunicaciones del mismo al (los) adjudicatario (s) y demás oferentes; así mismo con el apoyo del personal técnico de la oficina de Apoyo Precontractual será publicado en el SECOP.

NOTA: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y no se decide adelantar un nuevo proceso de licitación, se podrá adelantar el proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual se debe prescindir de:

a) Recibir manifestaciones de interés; y b) realizar el sorteo de oferentes. En tal evento, se debe expedir el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, (art.61 D.1510/13)

La Secretaría podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad, así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario.

También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.

Se entiende que son productos homogéneos aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tiene patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan.

La adquisición de los productos de origen o destinación agropecuaria se hará a través de bolsas de productos, por tanto, se debe aplicar el proceso de adquisición en bolsa de productos de que tratan los artículos 50 a 58 del D.1510/13. Se podrá adquirir tales productos fuera de bolsa si se hace en mejores condiciones. En este caso la Secretaría debe expresar en los Documentos del Proceso esta situación, (art.62 D.1510/13)

Para este proceso de selección deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios del numeral 1 Capitulo II de este Manual.

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de esta modalidad de Selección Abreviada, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2 La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará debe estar limitada a Mipymes o si esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano,

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso. Respecto de la solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, se deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la respectiva bolsa en la que se vaya a realizar la negociación

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, cuantas veces sea necesario, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, deberá consultar las disposiciones legales aplicables a este tipo de negocios y el reglamento de las respectivas bolsas de productos para dar inicio al trámite a que haya lugar, con la debida autorización y aprobación por parte de la jefatura de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación respectivamente, observando en todo caso las disposiciones previstas para efectos de la compra en bolsas de productos, contempladas en los arts. 50 a 58 del D.1510/13.

NOTA: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia del interesado y del equipo de trabajo, la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo, según sea el caso.

A través de la modalidad, de selección de concurso de méritos se contrataran los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.

El procedimiento para la Selección de proyectos de Arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en cuanto a los Concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos, se hace una adición al Decreto 1584 de 1994 y se dictan otras disposiciones", o la norma que lo modifique, aclare, adicione o sustituya (Inc. 2º del Articulo 66 del Decreto 1510 de 2013).

3.1 Eventos en los que se aplica el Concurso de Méritos.

De conformidad con lo previsto en la disposición citada, serán objeto de selección mediante concurso de méritos los siguientes servicios de consultoría

a. Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de Inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos,

b. Las que corresponden a labores de asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión, a que se refiere el numeral 2o del artículo 32 de la ley 80 de 1993, entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos, oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos, líneas de transmisión eléctrica y en general todas aquellas actividades relacionadas con la Ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003 "Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la Ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones".

Lo anterior sin perjuicio de que la Secretaria de Educación Distrital pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre qua las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de1993

c. Interventoría, asesoría gerencia de obra o de proyectos.

d. Dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos

3.2 Excepción

Si el objeto contractual Involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública o selección abreviada según corresponda de conformidad con lo señalado en la ley y en el Decreto 1510 de 2013, sin perjuicio de lo previsto para la mínima cuantía En todo caso el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la Secretaría. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el Capítulo III del Decreto 1510 de 2013, sin perjuicio de la evaluación que se realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

3.3 Planeación y estudios previos

Para esta modalidad de selección deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previos del numeral 1 del capítulo II de este manual.

Cuando se trate de la selección de consultores en los estudios previos se determinará la utilización del sistema a emplear para calificar (concurso abierto o concurso con precalificación).

Cuando se opte por el sistema de concurso abierto o con precalificación, en los documentos previos igualmente se deberá Indicar, entre otros los siguientes criterios: a) la Experiencia del Interesado y del equipo de trabajo y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo (numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013)

En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. Para el efecto se aplicara el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

En la etapa de planeación del Concurso de méritos, la Secretaria de Educación del Distrito puede hacer una precalificación de los oferentes, cuando dada la complejidad de la consultoría, lo considere pertinente.(Art. 68 del Decreto 1510 de 2013)

Con base en los requerimientos técnicos, en los estudios previos, además del estudio del sector y de análisis de mercado propio de todas las modalidades de selección, para esta modalidad debe estimarse el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo" el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la modalidad de Concursos de Méritos, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Proceso de selección (Licitación Pública, Concursos de Méritos y Selección Abreviada), establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

3.3.1. Estudio Previo –Concurso de Méritos con Precalificación:

Si la Secretaria de Educación decide adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP, con la siguiente información:

1. La mención del proceso de Contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

La expresión de interés deberá manifestarse por escrito dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria y deberá acompañarse de la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del Interesado. Con la manifestación de Interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado, de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el artículo 8 de la Ley 80 de 1993 ni en conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a celebrarse.

Al momento de presentar su manifestación de Interés en precalificar y al presentar su propuesta, el proponente deberá declarar que sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutaran los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflicto de Interés.

3. Los criterios que la Secretaría tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la Secretaría debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

5. El Cronograma de la Precalificación.

Si la Secretaria de Educación no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.

3.4 Procedimiento General:

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente..

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará debe estar limitada a Mipymes y si esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano.

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. Una vez ajustado el estudio previo, la Oficina de Apoyo Precontractual a través del líder del proceso elaborará el documento de aviso de convocatoria. Dicho documento, si el Concurso se desarrolla bajo la modalidad de precalificación, deberá contener los requisitos mencionados en el numeral 3.3.1 del presente documento. Cuando el concurso se desarrolle bajo la modalidad abierta, el aviso contendrá los requisitos generales contemplados en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, propios de un aviso de convocatoria en cualquier modalidad de selección.

La modificación al aviso de convocatoria en este caso, se realizará a través de un aviso modificatorio en el que se precisarán los ajustes puntuales que hubiese sufrido la convocatoria, sin perjuicio de las modificaciones que al proyecto de pliego deban efectuarse en el pliego de condiciones definitivo. Para tal efecto, aplicarán las mismas consideraciones que para las adendas del proceso contractual respecto de la oportunidad y límite para su expedición

6. Una vez elaborado el aviso de convocatoria, deberá revisarse y aprobarse por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación respectivamente, para la posterior firma del ordenador del gasto. Posteriormente a través del personal técnico de la oficina de Apoyo Precontractual el líder del proceso publicara en el SECOP y en la página WEB de la Secretaria de Educación, el aviso de convocatoria respectivo.

7. Concurso de Méritos por Precalificación: Una vez publicado el Aviso de Convocatoria con los requisitos de ley, se agotara el siguiente procedimiento:

* Recepción de Manifestación de Interés: Los interesados en participar en el concurso con precalificación, remitirán los documentos que acrediten la experiencia, formación, publi¬caciones y la capacidad de organización, establecida en el aviso de convocatoria, a la ventanilla de Apoyo Precontractual ubicada en la oficina del Servicio al ciudadano (primer piso).

* Una vez recepcionadas las manifestaciones de interés, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previo aval por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, remite estas, junto con los documentos habilitantes, para su correspondiente verificación por parte de los integrantes del Comité evaluador.

* El cómitre evaluador procede a la verificación de los requisitos habilitantes señalados en el aviso de convocatoria y elabora el informe de precalificación

* El líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, con el apoyo del personal técnico de la misma oficina, publicara en el SECOP dicho informe, previo visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, por el término establecido en el aviso de convocatoria. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. (Art. 70 Decreto 1510 de 2013).

* En el evento que se presenten observaciones al informe de precalificación, el comité evaluador resolverá las mismas dentro del término establecido en el cronograma del aviso de convocatoria.

Posteriormente de acuerdo al cronograma establecido en el Aviso de Convocatoria, se efectuará una audiencia pública en la cual se conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. Dicha audiencia será presidida por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual. En la audiencia se dará a conocer el documento de respuestas a las observaciones al informe de precalificación, y se notificará en la misma la lista de precalificados. Si el aviso de convocatoria establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y su número es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación se llevara a cabo un sorteo para la conformación de la lista final, mediante el empleo de cualquier mecanismo, el cual en todo caso, debe haberse definido en forma previa a la realización de la audiencia y estar determinado en el respectivo pliego de condiciones.

* De lo efectuado en la audiencia se dejara constancia en la respectiva acta, la cual será suscrita por los asistentes, los integrantes del Comité Evaluador y el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual. Dicha acta será publicada junto con la lista de precalificados en el SECOP y en la página WEB de la Secretaria de Educación.

NOTA: La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de contratación.

8. Una vez culminados los ajustes en los estudios previos, y si es del caso conformada la lista de precalificados, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el apoyo del personal técnico que participo en la confección de los estudios y documentos previos, elaborará el proyecto de pliego de condiciones, el cual debe publicarse en el SECOP cuando menos con cinco (05) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del concurso de méritos. Para la publicación del proyecto del pliego deberá contarse con la debida aprobación por parte de Jefe de la Oficina de Apoyo precontractual.

9. El líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, dentro del término de publicación del proyecto de pliego recibirá las observaciones y sugerencias al proyecto, verificando el contenido de las mismas. Posteriormente, remitirá al Área respectiva, para su correspondiente análisis y respuesta, el documento de observaciones con el fin de incorporar o no al pliego definitivo las que se consideren relevantes. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego, así como el documento que contenga de manera motivada la aceptación o rechazo de las mismas será publicado en el SECOP

10. El líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, efectuará las modificaciones y ajustes al pliego de condiciones para consolidar el definitivo, previa revisión por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, y aprobación del Director de Contratación y posterior firma del ordenador del gasto.

11. La oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, en donde se origina la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra) informara a la Oficina de Apoyo Precontractual, el nombre de los profesionales que conformara el comité evaluador, desde el punto de vista técnico, lo propio hará la Dirección Financiera. Una vez recibida la anterior información la Oficina de Apoyo Precontractual a través de su líder de proceso elaborará el documento para la designación y conformación del comité evaluador, del cual también hará parte el (los) profesional (es) del derecho propuesto (s) por la Oficina de Apoyo Precontractual (art. 27 Decreto 1510 de 2013). El documento de designación del Comité evaluador será suscrito por el ordenador del gasto, previo aval del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual y los directores del Área Financiera, de contratación y del área respectiva donde se origina la necesidad.

12. El documento de designación del comité evaluador será comunicado por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a cada uno de sus miembros vía correo Institucional.

13. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elabora para la firma del ordenador del gasto respectivo el proyecto del acto administrativo motivado, previo aval por parte del jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación, mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección (art. 24 Decreto 1510 de 2013). Dicho acto administrativo debe señalar como mínimo:

a. El objeto de la contratación a realizar.

b. La modalidad de selección que corresponda a la contratación

c. El cronograma del proceso. Con relación al cronograma es conveniente indicar expresamente las fechas y lugares en que se llevaran a cabo las audiencias que correspondan, y que en el evento en que este deba ser modificado, se hará a través de adenda al pliego de condiciones.

d. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

e. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

14. Cronograma. En el cronograma, se señalara con precisión el plazo del concurso de méritos, entendido este, como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. El plazo se fijara en todo caso de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato y deberá estar claramente indicado en el respectivo pliego de condiciones.

15. Adendas: En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, el nuevo cronograma se establecerá mediante Adenda.

En consecuencia cada vez que se pretendan modificar los tiempos del proceso contractual antes del cierre del proceso, para la recepción de las ofertas, es preciso emitir un documento adenda; así mismo cuando se requiera modificar el contenido del pliego de condiciones en los siguientes aspectos:

a) alcance del objeto,

b) las obligaciones del futuro contratista,

c) los aspectos técnicos de la obra bien o servicio,

d) el presupuesto asignado

e) el tiempo o plazo de ejecución.

La extensión del término de cierre, como consecuencia de cualquiera de los cambios mencionados, deberá ser la necesaria para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre de proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. La adenda igualmente deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

NOTA 1: De conformidad con las disposiciones legales el único documento que modifica el pliego de condiciones es la Adenda.

NOTA 2: La entidad estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m, a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación (inciso 3 articulo 25 del Decreto 1510 de 2013).

16. Publicación de Acto de Apertura y del Pliego de Condiciones definitivo: Una vez revisado por parte del Jefe de la oficina de Apoyo precontractual y aprobado por el Director de Contratación, el ordenador del gasto firma el pliego de condiciones definitivo junto con el visto bueno del Jefe de Oficina o Director correspondiente, y lo remite a la Oficina de Apoyo Precontractual, para que el líder del proceso, tramite su publicación en el SECOP junto con el acto administrativo de apertura, lo reproduce para efectos de archivo de antecedente en la carpeta del proceso, y dispone lo pertinente para que pueda ser consultado por los interesados hasta el cierre del concurso de méritos.

17. Suspensión del Acto de Apertura: Cuando a juicio del respectivo ordenador del gasto, se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso, este podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo debidamente motivado, acto que será elaborado por el personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, revisado por el Jefe del mismo, y aprobado por el Director de Contratación y posterior firma de ordenador del gasto. El termino de suspensión podrá ser superior a quince (15) días, si así se requiere, lo que se sustentara en el respectivo acto administrativo.

18. Revocatoria del Acto de Apertura: Igualmente en el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso, alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, el ordenador del gasto revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993. La justificación desde el punto de vista factico del acto administrativo, debe provenir de la oficina y/o Dirección correspondiente

19. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, en los eventos en que el proceso requiera de la realización de visita al sitio, efectuara la coordinación respectiva, para que el Área en donde se originó la necesidad, designe al profesional idóneo que haga el acompañamiento en la visita y que se realice en los términos y fechas previstas en el pliego de condiciones y en todo caso, en forma previa a la realización de la audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones.

De la visita efectuada se dejara constancia de la asistencia de los posibles oferentes, la cual debe ser suscrita por los mismos y por el profesional del área designado.

20. Audiencias: Si es del caso, dependiendo de la complejidad de las observaciones formuladas por los interesados en el proceso, y de la particularidad del objeto a contratar, la Secretaria de Educación establecerá en el Cronograma del pliego de condiciones la fecha, hora y sitio en la que se llevara a cabo una audiencia de aclaración de pliegos.

21. Surtida la audiencia y analizadas por parte del personal de la Oficina de Apoyo Precontractual, junto con la oficina y/o Dirección o dependencia respectiva, de acuerdo a las observaciones realizadas en dicha audiencia por parte de los interesados en el proceso, elaboraran, si hay lugar a ello, el proyecto de adenda para la modificación del pliego o lo relativo a la prórroga del plazo para presentar ofertas, para la posterior firma del ordenador del gasto, previa revisión por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y aprobación del Director de Contratación. El plazo del concurso de méritos se podrá prorrogar, por el término que se considere necesario de acuerdo a la complejidad del tema.

22. El líder del proceso de la oficina de apoyo precontractual, recepcionará a través del Link específico de la página WEB de la Secretaría, de acuerdo al cronograma establecido, las observaciones y consultas que se formulen por parte de los interesados. Dichos requerimientos también podrán realizarse por escrito radicándose en la ventanilla de Apoyo Precontractual ubicada en la oficina del Servicio al ciudadano (primer piso). El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, elaborará el proyecto de respuesta a todas las consultas recibidas, las cuales serán publicadas por este, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación.

23. El Líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual elaborará las adendas que surjan de las respuestas publicadas (modificaciones al pliego) a que haya lugar, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación, para la revisión y posterior firma del ordenador del gasto. Los interesados podrán solicitar aclaraciones al pliego de condiciones desde la fecha de apertura del proceso y hasta cuándo o determine el texto del pliego de condiciones..

NOTA: De conformidad con las disposiciones legales el único documento que modifica el pliego de condiciones es la Adenda.

24. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP las respuestas a las consultas y aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección. En el caso de adenda, una vez aprobada por el ordenador del gasto, procederá a reproducirla y a tramitar su publicación en el SECOP, disponiendo lo pertinente para facilitar su consulta

25. Audiencia de cierre: La oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, coordinara lo pertinente al acto del cierre del concurso de méritos, trámite que se llevara a cabo en el sitio, fecha y hora previstos en el pliego de condiciones y será presidido por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y a él asistirán además de los proponentes, las veedurías ciudadanas, entes de control y demás interesados en el proceso.

26. El personal de la oficina de Apoyo Precontractual, recibirá las propuestas de !os interesados en participar en el proceso las cuales deberán ser presentadas en dos sobres sellados, de conformidad con los parámetros fijados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida. En la hora y fecha de cierre del concurso, se realizara una audiencia, en la que participaran el jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, el Director de Contratación, el Comité evaluador y los proponentes. De dicha diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se incluirá los datos relevantes de la misma.

De la citada diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se consignaran entre otros datos, la fecha y hora de cierre, la identificación del proceso, la orden de llegada de las ofertas recibidas con indicación de la representación legal de quienes hicieron propuesta, el número de ejemplares originales, copias de la propuesta, folios del original y en general toda la información que sea relevante. En dicha acta se dejara constancia sobre la presentación de ofertas, por fuera del escenario de la audiencia de cierre, radicadas en la ventanilla de Apoyo Precontractual, ubicada en la oficina de Servicio al Ciudadano. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP el acta de cierre del proceso.

No se proporcionara información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deberán entregarse en sobres cerrados, en el escenario de la audiencia de cierre, o en su defecto, en la oficina de correspondencia de la Secretaría. Solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejara constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Se dejara constancia en el acta de cierre, de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas y se señalara si alguna de ellas hubiere sido abierta con anterioridad al cierre o radicada en correspondencia

27. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo precontractual, según corresponda, con la ayuda del personal técnico remitirá al comité evaluador las propuestas presentadas para su respectiva evaluación.

28. Evaluación de las ofertas: El comité evaluara dentro del plazo señalado en el pliego, en forma individual y autónoma, las propuestas recibidas, de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos, observando las disposiciones constitucionales y las normas contenidas en el estatuto contractual y sus decretos reglamentarios y en las disposiciones que sean aplicables a cada caso particular.

29. El comité evaluador, si fuere necesario solicitara a los proponentes, a través del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con la firma del Jefe de la misma, las aclaraciones y explicaciones sobre el contenido de las propuestas presentadas, que el comité evaluador requiera durante la etapa de evaluación de éstas, siempre y cuando, con ello no se afecte la igualdad y transparencia del proceso, en todo caso, en esta etapa se podrán solicitar los requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones, de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

30. Presentación resultado evaluación: Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información y posterior autorización de traslado a los oferentes, el informe de evaluación al ordenador del gasto. En caso que el ordenador del gasto no acoja el resultado del informe de evaluación para su posterior traslado a los oferentes, deberá expresar las razones por las cuales se aparta de la opinión del comité evaluador.

31. Habiendo expresado el ordenador del gasto los motivos de su desacuerdo, dentro del día hábil siguiente a la comunicación, convocara a reunión al Comité Evaluador y al Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el fin de que el Comité presente las explicaciones pertinentes relacionadas con el resultado de la evaluación. En caso de ser necesario sin sobrepasar la mitad del término establecido inicialmente para la correspondiente evaluación, se podrá prorrogar el plazo para la misma.

32. Una vez rendidas las explicaciones pertinentes, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previo visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo precontractual, Director de Contratación y del Director o Jefe de Oficina en donde surgió la necesidad, publicará a través del personal técnico el resultado consolidado de la evaluación de las propuestas con el fin de dar traslado de las mismas a los proponentes, por el término de cinco (5) días hábiles, plazo dentro del cual, estos podrán hacer observaciones a la evaluación, sin que puedan modificar, completar o mejorar sus propuestas. El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP y los documentos que contengan dicho informe deberán estar a disposición de los oferentes en la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda.

33. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionara las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y dará traslado para el análisis y respuesta del comité evaluador.

34. El comité evaluador proyectara las respuestas a las observaciones presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de evaluación. Una vez el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual reciba el documento de respuestas a las observaciones, verifica su contenido y concordancia con lo expresado, y procede a la consolidación del documento de respuestas y el informe de verificación definitivo para su posterior publicación. El informe de evaluación contendrá el orden de elegibilidad de las ofertas presentadas de acuerdo con la calificación de los requisitos evaluables del proceso (experiencia y hojas de vida) .La publicación deberá estar precedida del visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo de Precontractual, el Director de Contratación y el Jefe de la Oficina y/o Director correspondiente.

35. Audiencia de apertura de sobres: Como quiera que durante la recepción de las ofertas, y hasta el resultado final de la evaluación, no se conoce el contenido económico de las propuestas de los oferentes, se llevara a cabo una audiencia en la que se presentara el orden de elegibilidad de los proponentes para posteriormente compararlo con la consistencia de la propuesta económica.

36. La audiencia se llevara a cabo en la fecha, lugar y hora establecidos en el cronograma del pliego de condiciones, la cual será presidida por el ordenador del gasto, quien deberá instalarla. A ella asistirán el jefe de la oficina de Apoyo Precontractual o quien haga sus veces, el Director de contratación, el comité evaluador, los proponentes y un representante de control Interno, además las veedurías ciudadanas y demás entes de control.

37. Una vez concluida la evaluación técnica la Secretaria de Educación, a través del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

38. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la Secretaria del Educación, a través del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual, procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente.

39. El Comité Evaluador verificara la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en fa propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

40. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, la Secretaria de Educación a través del comité evaluador y el ordenador del gasto llegaran a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, con el oferente, de lo que se dejara constancia por escrito en el acta de adjudicación del proceso; si por el contrario no hubiere acuerdo, se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad y se repetirá el procedimiento Indicado.

41. La Secretarìa adjudicara el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto Administrativo, cumplidos los trámites de la audiencia y de conformidad con resultados de la misma el personal de la oficina de Apoyo Precontractual elaborara el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta del concurso. El citado acto administrativo se notificara en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El acto administrativo de adjudicación podrá revocarse por las causales señaladas en el artículo 9º de la ley 1150 do 2007. En tal evento podrá adjudicarse el contrato al proponente calificado en el segundo lugar.

42. El personal de la Oficina de Contratos procederá a elaborar el contrato para la suscripción del mismo por parte del proponente favorecido. El contrato contendrá los acuerdos alcanzados. Si el proponente sin justa causa no suscribe el contrato quedara inhabilitado para contratar por el término de cinco (5) años.

43. Declarado desierto el proceso, si es del caso, se podrá Iniciar de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones y de ser necesario no se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta.

NOTA 1: Para la selección de proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por medio de jurados se aplicara el procedimiento señalado en el decreto 2326 de 1995.

NOTA 2: Los consultores están obligados a dar asesoramiento competente objetivo e imparcial, otorgando en todo momento la máxima importancia a los intereses de la Secretaría asegurándose de no incurrir en conflictos de Interés. En consecuencia, los proponentes evitaran dar lugar a situaciones en que se pongan en conflicto con sus obligaciones previas o vigentes con respecto a otros contratantes, o con su futura o actual participación en procesos de selección o en la ejecución de otros contratos

NOTA 3: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

En la Secretaría de Educación Distrital, se adelanta la modalidad de Contratación Directa solamente bajo las siguientes causales:

* Urgencia manifiesta.

* Convenios o contratos interadministrativos.

* Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

* Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

* Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

* El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

4.1 Requisitos generales aplicables a la contratación directa

4.1.1 Planeación y estudios previos

Para este proceso de selección deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previos señalados en el numeral 1 del capítulo II de este Manual. Para el efecto se elaboraran los estudios y documentos previos con los elementos señalados en el artículo 20 del D 1510/13, que servirán de soporte para la elaboración del contrato. Deberá mencionarse en el documento SOC la persona natural o jurídica que se selecciona para la suscripción del contrato.

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la modalidad de Contratación Directa, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y los formatos Estudios y documentos previos- Contratación Directa, Estudios y documentos previos- Contratación Directa(Exceptuando Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión) establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

4.1.2 Acto Administrativo de Justificación

Cuando proceda la modalidad de selección de contratación directa se expedirá un acto administrativo en el que se expresara la justificación de la misma. El citado acto administrativo contendrá:

La causal que Invoca para contratar directamente.

a. El objeto del contrato

b. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirá aI contratista.

c. El lugar en el cual las interesados pueden consultar las estudios y documentos previos.

4.1.2.1 Excepciones a la Elaboración de Acto Administrativo de Justificación

No requerirán de acto administrativo de justificación:

i) La contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

ii) La contratación de empréstitos.

4.1.3. Publicidad del procedimiento en el SECOP

En los eventos de contratación directa se publicarán en la fecha de su expedición a más tardar dentro de los tres días siguientes a la misma: i) El acto administrativo de justificación de la contratación, cuando se requiera; ii) Los estudios y documentos previos; iii) El contrato, adiciones, prorrogas, modificaciones o suspensiones, la cesión del contrato previamente autorizadas por la entidad; iv) La información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual a con posterioridad a esta y v) El acta de liquidación del contrato.

4.1.4. Invitación

No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa. No obstante, el estudio previo será el documento que sirve de soporte para la invitación que se formule a los posibles oferentes. Dicha invitación no será obligatoria para los casos de Urgencia Manifiesta ni contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. En el documento de invitación se deberá consignar la identificación plena del bien o servicio que se pretende contratar; la descripción técnica detallada del mismo (anexo técnico independiente); las condiciones de celebración del contrato; el presupuesto disponible; forma de pago; plazo y lugar de ejecución o de entrega; los requisitos de carácter jurídico, condiciones técnicas y económicas que deberá acreditar el oferente y las garantías que deberá constituir para efectos del cubrimiento de riesgos, según corresponda; el plazo para la presentación de la oferta y el plazo que tendrá la Secretaría para evaluar el ofrecimiento.

4.1.5 Procedimiento

4.1.5.1 Eventos previstos en los literales c), e) y g) del numeral 4º del artículo 2º de la ley 1150 de 2007.

Para los eventos previstos como causales de contratación directa en el numeral 4º del artículo 2o de la ley 1150 de 2007, literales: c) contratos interadministrativos, siempre que no se trate de contratos de seguro (el inciso 2º de este literal fue modificado por el artículo 95 de la ley 1474 de 2011; e) los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para las que se debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan (art.79 D.1510/13); y g) cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, el procedimiento será el siguiente:

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Contratos, designa a un profesional, quien liderara el trámite del proceso. El documento SOC deberá mencionar la persona natural o jurídica que se seleccione para la contratación directa.

3. El Profesional de la Oficina de Contratos, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

4 El profesional de la Oficina de Contratos, elaborará el proyecto de acto administrativo (resolución) de justificación de la contratación directa, para la revisión del jefe de la Oficina de Contratos y aprobación del Director de contratación para la posterior firma del ordenador del gasto, el cual contendrá los requisitos señalados en el artículo 73 del D. 1510/13.

5. Con la debida aprobación por parte del Director de Contratación, el ordenador del gasto firma la resolución de justificación de la contratación directa y el profesional de la Oficina de Contratos junto con el personal técnico de la misma oficina, procede a publicarla en el SECOP el mismo día de su expedición o a más tardar dentro de las tres (3) días siguientes a esta. Dicha publicación se hará, previa autorización por parte del Jefe de la Oficina de Contratos.

6. El profesional de la Oficina de Contratos elabora el documento (invitación) que contendrá la identificación plena del bien o servicio que se pretende contratar; la descripción técnica detallada del mismo (anexo técnico independiente); las condiciones de celebración del contrato; el presupuesto disponible; forma de pago: plazo de ejecución; los requisitos de carácter jurídico, técnico y económico que deberá acreditar el oferente; y las garantías que deberá constituir para efectos del cubrimiento de riesgos, según corresponda: el plazo para la presentación de la oferta y el plazo que tendrá la Secretaría para evaluar el ofrecimiento y la minuta del contrato, documento que deberá ser revisado por el Jefe de la Oficina de Contratos y aprobado por el Director de Contratación para la posterior firma del ordenador del gasto.

7. El profesional de la Oficina de Contratos, previa revisión del Jefe de la Oficina de Contratos y aprobación por parte del Director de Contratación respectivamente, con la firma del ordenador del gasto, cursara la solicitud de oferta (invitación) a la persona natural o jurídica que esté en condiciones de proveer el bien, servicio u obra de que se trate anexando el documento elaborado sobre los requisitos y condiciones para la presentación de oferta.

NOTA 1: Para facilitar la verificación de existencia de personas con capacidad para ejecutar el objeto del contrato y en consecuencia, solicitar ofertas en aquellos eventos de contratación directa, la Secretaría a través de la oficina de Apoyo Precontractual deberá conformar un registro con las personas que estén en capacidad de proveerlas de bienes y servicios. La inscripción no tendrá costo alguno y solamente, contendrá la información indispensable para identificar a la persona natural o jurídica, su actividad, domicilio y experiencia y en ningún caso constituirá requisito para contratar. La información de este registro en lo posible deberá actualizarse en forma periódica.

8. Dentro del plazo establecido para la presentación de la oferta, la persona natural o jurídica procederá al envío de la oferta, la cual debe corresponder a lo establecido en los requisitos y exigencias de la invitación. La correspondencia entre estos dos documentos, deberá ser verificada por el profesional de la oficina de contratos junto con el técnico que asigne el área correspondiente.

NOTA 2: Para el caso de la celebración de contratos Interadministrativos, y de conformidad con la norma vigente, el profesional de la oficina de contratos además de la coherencia de la oferta con los requisitos establecidos en la invitación, deberá verificar siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

9. Verificada la coherencia entre la oferta y la invitación junto con los demás documentos para la firma del contrato, el profesional de la oficina de contratos, elaborará el proyecto de aceptación de la oferta para la debida aprobación por parte del Director de Contratación y posterior firma del ordenador del gasto.

10. Notificado el oferente, sobre la aceptación de su oferta, por parte del profesional de la Oficina de contratos, este procede a elaborar el contrato en los términos previstos en las condiciones de participación.

4.1.5.2 Contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

Para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se podrá contratar bajo la modalidad de contratación directa con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales.

En tratándose de la causal de contratación directa prevista en el literal h) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, les serán aplicables, en lo pertinente, las previsiones consignadas en los numerales 4.1.1; 4.1.2 y 4.1.3 correspondientes a esta modalidad y establecidos en este manual, en cuanto a la publicación de los estudios y documentos previos, el contrato, sus adiciones, prorrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual con posterioridad a esta y la liquidación.

4.1.5.2.1 Planeación y estudios previos

En los estudios previos se deberá señalar el perfil de la persona natural o jurídica a contratar, e indicar las competencias indispensables para la ejecución del objeto del contrato y el nivel de estudios y experiencia general o especifica que requiera. Con relación a las obligaciones del contratista estas deben ser claras y precisas, estableciendo los productos o servicios que deba entregar a la entidad, de conformidad con las reales necesidades de la misma.

La justificación de la contratación debe contener las funciones del área contratante acorde a las definidas por el Decreto 330 de 2008 y que se encuentren directamente relacionadas con el objeto a contratar, entre las cuales se desprenderá la obligación que faculta a cada área para la contratación respectiva; así mismo establecer lo esperado por el área contratante con el proceso de contratación respetivo.

De igual forma, deberá exponer las razones por las cuales se requiere llevar a cabo la contratación teniendo en cuenta que el contrato debe contribuir a las funciones del área

La Secretaría, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.

Descripción de la necesidad a contratar: Se debe motivar debidamente la necesidad a contratar, que tipo de contratista es requerido: si es profesional, técnico o asistencial, determinando el área y aclarando que tipo de contrato se solicita de acuerdo al requerimiento presentado (Servicios profesionales o de apoyo a la gestión).

Garantías: La Secretaria de Educación determinó que para los contratos de prestación de servicios que superen los 150 SMLMV y por la complejidad del objeto y sus obligaciones, solicitará garantías para lo cual el contratista deberá constituir a favor de la misma, la garantía única de que tratan la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el articulo 116 del Decreto 1510 de 2013, amparando:

1. CUMPLIMIENTO: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y seis meses más.

2. CALIDAD: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el termino de ejecución del mismo y seis meses mas.

Los documentos que se adjuntan en la solicitud contractual deben ser remitidos con los requerimientos archivísticos de ordenación, foliación, encarpetado en las contratapas prediseñadas de la Secretaria de Educación.

La solicitud de tramite contractual a la Dirección de Contratación (SOC), debe ser foliada, ya que hace parte integral del proceso contractual, si en el mismo memorando se solicita la elaboración de varios contratos, se debe sacar una copia para cada contrato e incluir como folio número 1 en cada carpeta y continuar con la foliación de los documentos en el orden de lista de chequeo.

4.1.5.2.2 Procedimiento

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos; así mismo remitirá constancia sobre la idoneidad y experiencia del profesional, la cual irá acompañada de la respectiva hoja de Vida del profesional y de la oferta presentada por este, recibido este, el Jefe de la Oficina de Contratos, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso.

3. AI estudio se debe anexar la certificación de talento humano sobre la no existencia o insuficiencia de personal en la planta de la Secretaría (teniendo en cuenta las cargas laborales), para cumplir con las actividades que desarrollara el posible contratista, como también el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y demás documentos requeridos.

4. El profesional designado de la oficina de Contratos, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El profesional designado, verifica la conformidad entre la constancia sobre idoneidad y experiencia expedida por el jefe de la dependencia interesada, con lo consignado en los estudios previos, (de acuerdo al Perfil y competencias establecidos, se debe verificar la acreditación de estudios y experiencia requeridos).

6. Cumplido lo anterior, el profesional designado de la Oficina de Contratos remite, previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la misma Oficina y del Director de Contratación, respectivamente, para consideración del ordenador del gasto la propuesta del profesional, su hoja de Vida y la Constancia de idoneidad y experiencia expedida por el jefe de la dependencia a la que prestara sus servicios el profesional.

7. Autorizada por el ordenador del gasto la contratación, el profesional de la oficina de Contratos procederá a elaborar el respectivo contrato.

NOTA: El profesional de la Oficina de Contratos, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

4.1.5.3 Procedimiento para el arrendamiento de inmuebles

4.1.5.3.1 Planeación y Estudios Previos: para esta forma de contratación deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previos señalados en el numeral 1 de Capitulo II de este Manual, para el efecto se elaboraran los estudios y Documentos Previos con los requisitos señalados del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, junto con las particularidades que a continuación se describen:

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la modalidad de Contratación Directa, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Contratación Directa, establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

4.1.5.3.2 Procedimiento

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad, remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Contratos, designa a un profesional, quien liderara el trámite del proceso. El documento SOC deberá mencionar la persona natural o jurídica que se seleccione para la contratación directa.

Contenido Estudio Previo: En los eventos en que la Secretaría actúe como arrendadora para efectos de la determinación del canon de arrendamiento, se solicitara por parte de la dependencia encargada de la elaboración de los estudios previos, el apoyo del perito técnico evaluador que este certificado, con que cuente la entidad y de no contar con este, se requerirá el apoyo técnico de la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos para establecer la cuantía del canon de arrendamiento, para lo cual se tendrán en cuenta todas las variables aplicables al caso particular y las normas civiles y comerciales vigentes a través de las cuales se regule la materia.

Si el bien o área ha sido objeto de arrendamiento anterior, se traerá a valor presente el precio del canon pagado, utilizando coma criterio de indexación el índice de precios at consumidor (IPC).

Para la celebración de los contratos de arrendamiento, cuando la Secretaría tenga la condición de arrendataria, se debe: i) verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que se requiere el inmueble; ii) analizar y comparar las condiciones de las bienes inmuebles que satisfacen las necesidades Identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública (art.83 D.1510/2013). De la verificación y análisis que se haga con arreglo a lo indicado en la norma en mención, se dejara constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.

Cuando la Secretaría actúe como arrendataria, al suscribir el respectivo contrato, deberá prever en él una estipulación contractual relativa a la obligación del arrendador de autorizar expresamente, cuando sea del caso, la prestación del servicio público domiciliario que requiera recibir la entidad en el inmueble arrendado. (Art.44 D.L 019 de 2012).

NOTA. Al contrato le serán aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes. El estudio previo deberá contar con el certificado de libertad del inmueble, el cual determinara si el inmueble se encuentra libre de gravámenes que afecten los derechos reales de propiedad, uso o fruto del inmueble.

3. El Profesional de la Oficina de Contratos, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el profesional de la oficina de contratos, solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada. El profesional de la Oficina de Contratos, cuando la Secretaría tenga el carácter de arrendataria, verificara los requisitos establecidos en el numeral anterior, con el apoyo de los profesionales designados por las Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos.

4. El profesional de la Oficina de Contratos, elaborará el proyecto de acto administrativo (resolución) de justificación de la contratación directa, para la revisión del jefe de la Oficina de Contratos y aprobación del Director de Contratación para la posterior firma del ordenador del gasto, el cual contendrá los requisitos señalados en el artículo 73 del D. 1510/13.

5. Con la debida aprobación por parte del Director de Contratación, el ordenador del gasto firma la resolución de justificación de la contratación directa y el profesional de la Oficina de Contratación junto con el personal técnico de la misma oficina, procede a publicarla en el SECOP el mismo día de su expedición o a más tardar dentro de las tres (3) días siguientes a esta

6. El profesional de la Oficina de Contratos elabora el documento (invitación) que contendrá la identificación plena del bien inmueble que se pretende arrendar o dar en arrendamiento; la descripción técnica detallada del mismo (anexo técnico independiente); las condiciones de celebración del contrato; el presupuesto disponible; forma de pago: plazo de ejecución; los requisitos de carácter jurídico, técnico y económico que deberá acreditar el oferente; y las garantías que deberá constituir para efectos del cubrimiento de riesgos, según corresponda: el plazo para la presentación de la oferta y el plazo que tendrá la Secretaría para evaluar el ofrecimiento y la minuta del contrato, documento que deberá ser revisado por el Jefe de la Oficina de contratos y aprobado por el Director de Contratación para la posterior firma del ordenador del gasto.

7. El profesional designado de la Oficina de Contratos, previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Contratos y del Director de Contratación, con la firma del ordenador del gasto, cursara la solicitud de oferta (invitación) a la persona natural o jurídica que esté en condiciones de arrendar o tomar en arrendamiento el bien inmueble de que se trate anexando el documento elaborado sobre los requisitos y condiciones para la presentación de oferta.

8. Dentro del plazo establecido para la presentación de la oferta, la persona natural o jurídica procederá al envío de la oferta, la cual debe corresponder a lo establecido en los requisitos y exigencias de la invitación. La correspondencia entre estos dos documentos, deberá ser verificada por el profesional de la oficina de contratos junto con el técnico que asigne el área correspondiente.

9. Verificada la coherencia entre la oferta y la invitación junto con los demás documentos para la firma del contrato, el profesional de la oficina de contratos, elaborará el contrato en los términos previstos en las condiciones de participación, para la debida revisión y aprobación por parte del Jefe de la oficina de Contratos y la Dirección de Contratación y posterior firma del ordenador del gasto.

4.1.5.4 Procedimiento para la adquisición de bienes inmuebles.

Selección y adquisición de predios y/o inmuebles que reúnan las mejores condiciones técnicas, económicas y jurídicas para la construcción de Colegios Nuevos y/o ampliación de Colegios existentes del Distrito por enajenación voluntaria.

4.1.5.4.1 Planeación y Estudios Previos: para esta forma de contratación deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previos del numeral 1 de Capitulo II de este Manual, junto con las particularidades que a continuación se describen:

1. Los estudios y análisis técnicos requeridos que sustenten la selección del (los) predio(s), de acuerdo a lo establecido en el procedimiento que para el efecto establezca la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos.

2. Comparativo de inmuebles potenciales que podrían satisfacer las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

3. Certificado de libertad del (los) inmueble (s) propuesto (s), que determine si se encuentra libre de gravámenes que afecten los derechos reales de propiedad, uso o fruto del inmueble. La vigencia del documento será la establecida en el artículo 72 de la Ley 1579 de 2012.

4. El Avalúo del(los) inmueble(s) seleccionado(s) con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o en su defecto con la institución especializada que la SED elija.

5. Certificación suscrita por el Director de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos, en donde se acredite la realización del respectivo estudio jurídico que indique que el predio está libre de limitaciones sobre:

NOTA 1: En caso que exista cualquiera de las anteriores limitaciones, el documento deberá expresarla, indicando el mecanismo jurídico que permita continuar con el proceso de adquisición.

6. La SED podrá hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 3.

4.1.5.4.2 Procedimiento:

1. La Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos - Responsable del proyecto de construcción, una vez realizadas las actividades, estudios y análisis requeridos, previos a la selección del predio, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos identificados en ISOLUCION para tal fin, remite a la oficina de contratos, los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado análisis del sector y análisis de riesgos, junto con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal vigente por el tiempo que dure la negociación del inmueble.

El documento SOC deberá mencionar el inmueble que se adquirirá, especificando sus características de individualización tales como dirección del inmueble, descripción de linderos, número de matrícula inmobiliaria, cedula catastral y demás elementos que permitan particularizar el predio. Tales datos deberán constar en la respectiva escritura pública del inmueble y el certificado de libertad.

Adjunto a lo anterior, el estudio previo deberá contener los documentos mencionados en el numeral 4.1.5.4.1

2. Recibidos los estudios y documentos previos junto con sus anexos, el Jefe de la Oficina de Contratos, designa a un profesional, quien liderara el trámite del proceso.

3. El Profesional de la Oficina de Contratos, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada. El profesional de la oficina de Contratos, verificará los requisitos establecidos en el numeral anterior, con el apoyo de los profesionales designados por la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos.

4. El profesional de la Oficina de Contratos, elaborará el proyecto de acto administrativo (resolución) de justificación de la contratación directa, para la revisión del jefe de la Oficina de Contratos y aprobación de la Dirección de contratación y del Director de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos para la posterior firma del ordenador del gasto, el cual contendrá los requisitos señalados en el artículo 73 del D. 1510/13.

5. Con la debida aprobación por parte de la Dirección de Contratación y del Director de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos, previo visto bueno del Jefe de la Oficina de Contratos, el ordenador del gasto firmará la resolución de justificación de la contratación directa y el profesional designado por la Oficina de Contratos junto con el personal de apoyo, procederá a publicarla en el SECOP el mismo día de su expedición o a más tardar dentro de las tres (3) días siguientes a esta.

6. El profesional de la Oficina de Contratos en coordinación con el profesional designado por la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos elabora el documento de oferta, a la cual se le anexara el precio base de la negociación fundamentado en el avalúo efectuado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o si es del caso, el efectuado por la persona natural o jurídica contratada para tal fin, (dicho avalúo debe tener una vigencia no mayor a un (1) año de antelación a la presentación de la oferta), la identificación plena del bien inmueble que se pretende adquirir, la descripción técnica detallada del mismo (anexo técnico independiente); las condiciones de celebración del contrato; el presupuesto disponible; la forma de pago y el plazo para la firma de la correspondiente escritura pública de compraventa, indicando la fecha, hora y notaria en la que se llevara a cabo dicho trámite.

7. Remitida la oferta, el destinatario propietario del inmueble, contará con un plazo de treinta (30) días hábiles para aceptar las condiciones de la oferta, lo cual deberá manifestarse en el formato que para el efecto viene adjunto. Si pasados los treinta (30) días hábiles el propietario no manifiesta su aceptación, se entenderá fallida la oferta y se devolverá el trámite a la fase de elaboración, donde se analizará la procedencia o no de reconsideración de la misma. La remisión de la oferta contenida en el oficio, traerá las consecuencias legales establecidas en los incisos 5 y 6 del artículo 13 de la Ley 9 de 1989.

8. Una vez aceptada la oferta por parte del propietario del bien inmueble, en el lugar, fecha y hora establecidos en el documento, el ordenador del gasto correspondiente y el dueño del bien inmueble procederán a la firma de la escritura, corriendo con los respectivos gastos conforme lo establece la normatividad vigente para tal efecto.

9. Una vez formalizada la escritura, la misma deberá registrarse por la entidad ante la oficina de Instrumentos públicos correspondiente. Para todos los efectos legales, la oferta remitida y aceptada por parte del propietario hará las veces de promesa de compraventa.

NOTA 2. El procedimiento descrito es aplicable en aquellos casos en que la enajenación sea producto del acuerdo de voluntades con el particular que enajena el predio. Cuando no se llegue a dicho acuerdo podrá efectuarse la expropiación administrativa del predio en los términos establecidos por las leyes 9 de 1989 y 388 de 1997, o las normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

Procedimiento de selección para la escogencia de contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría, independientemente de su objeto. En la Secretaria de Educación del Distrito cuando el valor del contrato que se pretende celebrar no exceda de 100 SMLMV. Las reglas para esta modalidad de selección son las previstas en el artículo 94 de la ley 1474 del 12 de Julio de 2011, que adiciono el artículo 20 de la ley 1150 de 2007, en el numeral 5, y en el Decreto Reglamentario 1510 de 2013 o en la disposición que lo modifique, adicione o sustituya

No será aplicable la modalidad de mínima cuantía cuando para efectos de la contratación de que se trate, ésta corresponda a una causal de contratación directa, de las previstas en el numeral 4 del artículo 20 de la ley 1150 de 2007.

5.1 Planeación y Estudios Previos

Para esta modalidad de selección deberá observarse lo señalado en el numeral 1 del Capítulo II de este Manual para la etapa de Planeación de los Procesos de Contratación en la Secretaria de Educación Distrital, con la adecuación a cada caso particular.

La dependencia que requiera el bien o servicio, elaborara un Estudio Previo, que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013 contendrá:

a. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación:

Para ello, se acudirá a una breve reseña de las circunstancias o situación particular de la dependencia, que demanda contar con el bien o servicio a contratar, es decir para qué lo requiere y por qué. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

b. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, para lo cual se describirá clara y detalladamente las características propias del bien o servicio. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

c. Las condiciones técnicas exigidas Para ello, se enunciaran en forma puntual aquellos aspectos o requerimientos de índole técnica o de desempeño, Que concretaran la necesidad del bien o servicio, y que se constituirán en las exigencias mínimas para participar en el proceso. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

d. El valor estimado del contrato y su justificación. Para esto se tendrán en cuenta las variables que tengan relación directa para determinar el precio del bien a adquirir o servicio a contratar, (ejemplo entre otros: forma de entrega, plazos, sitio de entrega, población a cubrir, forma de pago, el costo de oportunidad, condiciones del contrato, las garantías, costos de intermediación, la cantidad, precios históricos, análisis del sector, sondeo de mercado para determinar la existencia de un mercado amplio o limitado, cumplimiento de normas de carácter ambiental etc.). Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

e. El plazo de ejecución del contrato. Para lo cual se tendrá en cuenta el tiempo mínimo requerido por la Secretarìa para la recepción del bien o servicio.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. Documento que será solicitado por el Jefe de la dependencia que requiera el bien o servicio.

g. De haberse previsto, las garantías exigibles al contratista. (Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, expedido por Colombia Compra Eficiente.)

h. Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad (Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, expedido por Colombia Compra Eficiente.)

Con relación a la verificación de los requisitos habilitantes el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente, prevé los siguientes requisitos a tener en cuenta:

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos de la modalidad Mínima Cuantía, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Mínima Cuantía, establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

5.2 Publicidad del Procedimiento.

No se requiere de la expedición de acto administrativo de apertura del proceso de selección, pero sí de la formulación de la invitación publica a presentar oferta firmada por el respectivo ordenador del gasto, con lo cual se entiende aprobada la apertura del proceso contractual, invitación que se publicara en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP.

5.3. Procedimiento

En desarrollo de los procesos de selección de mínima cuantía no se podrán aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como adicionar etapas requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la Ley. Por ello i) Los incentivos a la industria nacional regulados por la ley 816 de 2003 y por el artículo 151 del Decreto 1510 de 2013 no son aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía. ii) En ningún caso se requerirá del Registro Único de Proponentes, en consecuencia, no se podrá exigir el RUP y la Secretaría deberá verificar directamente los requisitos habilitantes iii) No hay lugar a la solicitud de limitar la convocatoria a Mipymes. iv) En los contratos de obra pública en la modalidad de selección de mínima cuantía, no se debe establecer capacidad residual o K de contratación para el proceso de contratación, ni requerirla a los oferentes.

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos, que se elaborara en la forma y condiciones señaladas en el artículo 84 del D. 1510 de 2013, junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso; asi mismo verifica la necesidad de incluir la justificación de exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes, y si es del caso, se incluirá en el documento la previsión relativa al tema y las demás que se requieran para el apropiado desarrollo del proceso de selección.

3. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, cuantas veces sea necesario, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

4. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, elaborara la respectiva invitación pública, con el apoyo del personal técnico que participo en la confección de los estudios y documentos previos. La invitación según lo establece el literal B del Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, expedido por Colombia Compra Eficiente, contendrá la siguiente información:

a. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto Nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

b. Las condiciones técnicas exigidas

c. El valor estimado del contrato y su justificación

d. Forma de acreditar la capacidad jurídica

e. Forma de acreditar la experiencia mínima de haberse exigido

f. Forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas

g. Capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio

h. Plazo o condiciones del pago a cargo de la Secretaria

i. indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.

j. El cronograma del proceso especificando que la validez de las ofertas será de mínimo sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de su presentación, igualmente se indicaran las etapas del procedimiento, incluyendo los términos para efectos de la expedición de adendas a la invitación y para extender las etapas previstas; el presupuesto disponible; el plazo para la presentación de la oferta, que será mínimo de dos (2) días hábiles contados a partir del último día de publicación de la invitación; y el termino que tendrá la Secretaria Distrital de Educación para evaluarlas, que será de mínimo un (1) día hábil, contado a partir de la presentación de las ofertas; el termino para la publicación del informe de evaluación, que será de un (1) día hábil contado a partir de la fecha de presentación del informe; el plazo para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación que será de un (1) día hábil contado a partir de la publicación del informe de evaluación; el termino para la aceptación de la oferta, el cual será de mínimo un (1) día hábil contado a partir del vencimiento del plazo otorgado a los proponentes para presentar observaciones a la evaluación; la publicación de la comunicación de aceptación de la oferta que se hará el mismo día de su expedición.

NOTA: En cuanto a la garantía única de cumplimiento en los contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía prevista para la Secretaría, esta no será obligatoria, y corresponderá a la Secretaria de Educación determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago y así lo justificara en el respectivo estudio previo (Artículo 7º de la ley 1150 de 2007). No obstante lo anterior, cuando los bienes adquiridos, presenten defectos de calidad o de buen funcionamiento, y ante la ausencia de garantía única, la Administración podrá hacer uso del derecho que para estos eventos, consagra el artículo 7o y siguientes de la Ley 1480 de 2011, "Por medio de la cual se expide el Estatuto del Consumidor y se dictan otras disposiciones"

5, El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual elaborara el documento de invitación publica, el cual deberá ser revisado y aprobado por el Jefe de la misma Oficina y del Director de Contratación respectivamente, para la posterior firma del ordenador del gasto. En los Procesos de contratación adelantados bajo la modalidad de selección de mínima cuantía, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP.

6. Una vez firmada la invitación publica por el ordenador del gasto, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con el apoyo del personal técnico de la misma oficina, publicará dicho documento en el SECOP, previa autorización por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, por un término no inferior a dos (2) días hábiles. El término para presentar ofertas será de dos (2) días hábiles contados a partir del último día de publicación de la invitación.

7. El líder del Proceso de la Oficina de Apoyo precontractual con el apoyo del área técnica de la dependencia que requiere el bien o servicio, estudia y considera las observaciones formuladas por los interesados y procede a determinar cuáles son de recibo, a fin de incluirlas, en la invitación publica, siempre que se consideren relevantes. Para el efecto la citada dependencia elaborará documento que contenga debidamente motivadas las razones de aceptación o rechazo de las observaciones, el cual será publicado en el SECOP; una vez agotado este trámite, el personal de la oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad de la adquisición del bien, obra o servicio, en conjunto con la Oficina de Apoyo Precontractual, efectuará las modificaciones y ajuste a la invitación y posterior firma del ordenador del gasto. Dichas observaciones deberán ser contestadas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

8. Audiencia de cierre: El Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, coordinara lo pertinente al acto del cierre del proceso, trámite que se llevara a cabo en el sitio, fecha y hora previstos en la invitación y será presidido por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual. A él asistirán además de los proponentes, las veedurías ciudadanas, entes de control y demás interesadas en el proceso.

De la citada diligencia se levantara el acta correspondiente en la que se consignaran entre otros datos, la fecha y hora de cierre, la identificación del proceso, la orden de llegada de las ofertas recibidas con indicación de la representación legal de quienes hicieron propuesta, el número de ejemplares originales, copias de la propuesta, folios del original y en general toda la información que sea relevante. En dicha acta se dejara constancia sobre la presentación de ofertas, por fuera del escenario de la audiencia de cierre, radicadas en la ventanilla de Apoyo Precontractual, ubicada en la oficina de Servicio al Ciudadano. El personal técnico junto con el líder del proceso de la oficina de Apoyo precontractual, previa autorización del jefe de la misma, publicara en el SECOP el acta de cierre del proceso en la oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del proceso de contratación y si en este no se estableció la fecha correspondiente debe publicarse a más tardar el día hábil siguiente a la presentación de las ofertas.

No se proporcionara información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deberán entregarse en sobres cerrados, en el escenario de la audiencia de cierre, o en su defecto, en la oficina de correspondencia de la Secretaría. Solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejara constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Se dejara constancia en el acta de cierre, de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas y se señalara si alguna de ellas hubiere sido abierta con anterioridad al cierre o radicada en correspondencia.

9. Una vez recibidas las ofertas, el líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual en conjunto con los profesionales designados en la invitación, por su perfil e idoneidad del área que requiere el bien o el servicio, procederán a revisar las ofertas económicas y a verificar que la de menor precio cumpla con las condiciones de la invitación publica. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente. (Numeral 4º Art. 85 del Decreto 1510 de 201 3).

10. Realizada la verificación descrita en el numeral anterior el líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual y el profesional o profesionales designado(s), elaborarán el respectivo informe de evaluación en el que se debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta (Literal E Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente).

11. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, con la debida autorización del Jefe de la misma oficina, podrá solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta.(Literal D Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente).

12. Si de acuerdo con la información obtenida por la Secretaria de Educación en desarrollo del análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso, realizado en la etapa de planeación del proceso (art. 15 Decreto 1510 de 2013), el valor de una oferta parece artificialmente bajo, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, elaborara el documento respectivo, el cual debe ser revisado y aprobado por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y del Director de Contratación respectivamente, para la posterior firma del ordenador del gasto, con el fin de requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido.

13. Analizadas las explicaciones dadas por el oferente, el líder del proceso de la oficina de Apoyo Precontractual, previo aval por parte del Jefe de la misma oficina y aprobación del Director de Contratación, recomendará rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas (Inc. 1º art. 28 decreto 1510 de 2013). Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Secretaría tuvo dudas sobre su valor, responda a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si este es adjudicado al oferente en cuestión, se debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas (Inc. 2º art. 28 Decreto 1510 de 2013).

14. Presentación resultado evaluación: El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentación de la misma. Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información y posterior autorización de traslado a los oferentes, el informe de evaluación al ordenador del gasto.

15. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, publicara a través del personal técnico el resultado consolidado de la evaluación de las propuestas con el fin de dar traslado de las mismas a los proponentes por el término de un (1) día hábiles, plazo dentro del cual, estos podrán hacer observaciones a la evaluación, el que será de un (1) día hábil contado a partir de la Publicación del informe de evaluación, sin que puedan modificar, completar o mejorar sus propuestas. El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP, previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual. Los documentos que contengan dicho informe deberán estar a disposición de los oferentes en la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda.

16. El líder del proceso de la Oficina de apoyo Precontractual, según corresponda, facilitará para consulta las propuestas a los interesados y entregara las fotocopias que sean solicitadas por éstos, previa cancelación de las expensas correspondientes.

17. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionará las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y en conjunto con los profesionales antes designados para la referida evaluación, analizaran dichas observaciones y darán respuesta a las mismas presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de evaluación.

18. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, una vez proyectadas las respuestas a las observaciones de los proponentes, si es del caso, las que serán avaladas por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, dispondrá su publicación en el SECOP, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta, mediante la cual el ordenador del gasto, manifestara la aceptación expresa e incondicional de la misma, suministrara los datos de contacto de la Oficina de Apoyo Precontractual y del supervisor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedara informado de la aceptación de su oferta.

19. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, los dos documentos deberán ser publicados en el SECOP, previa autorización por parte del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, en la fecha establecida en el Cronograma y si esta no fue establecida se recomienda publicar el día hábil siguiente a la adjudicación.

20. Conformado el contrato, se procederá por parte del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a remitirlo a la oficina de contratos, quien designará el profesional responsable de continuar con los trámites de ley y de su respectivo registro presupuestal, para lo cual, la fecha de aceptación de la oferta se tomara como la fecha del contrato. En la comunicación de aceptación, para efectos de registro presupuestal, se hará la indicación del número del contrato asignado, de acuerdo con el orden consecutivo que se lleve en la Secretaria de Educación; así mismo se harán las precisiones respecto a los elementos esenciales que individualicen el contrato de que se trate.

21. El profesional designado de la Oficina de contratos, procederá a surtir los trámites de revisión de la garantía para la aprobación del ordenador, si es del caso; la remisión de la copia del contrato al supervisor designado, para lo de su competencia, y los demás que correspondan a la etapa contractual.

NOTA 1: En caso de empate a menor precio, la Secretaría adjudicara a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Se podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

En caso de no lograrse la adjudicación, se declarara desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto administrativo correspondiente.

NOTA 2: Los aspectos particulares de registro, perfeccionamiento y requisitos de ejecución para esta modalidad de contratación, serán plasmados y desarrollados en el procedimiento y formato predeterminado Elaboración de Contratos, Perfeccionamiento, Requisitos de Ejecución y Acta de Inicio expedida por la Dirección de Contratación, la cual podrá ser consultada en el aplicativo ISOLUCION.

NOTA 3: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

Grandes Superficies son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio

El Parágrafo 1º del artículo 94 de la ley 1474 que adiciono el artículo 2º de la ley 1150 de 2007, dispuso que las entidades estatales pueden hacer adquisiciones de mínima cuantía en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén"

5.4.1 Planeación y Estudios Previos

Para la adquisición en "gran almacén" deberá observarse lo señalado en materia de planeación en el numeral 1 del Capítulo II de este Manual, con la adecuación a cada caso particular.

La dependencia que requiera el bien o servicio, elabora el Estudio Previo que deberá contener los requisitos previstos en el artículo 84 del D.1510 de 2013:

a. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

Para ello, se acudirá a una breve reseña de las circunstancias o situación particular de la dependencia, que demanda contar con el bien o servicio a contratar es decir, para qué lo requiere y por qué. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio

b. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios, para lo cual se describirá clara y detalladamente las características propias del bien o servicio. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

c. Las condiciones técnicas exigidas. Para ello, se enunciaran en forma puntual aquellos aspectos o requerimientos de índole técnica o de desempeño, que concretaran la necesidad del bien o servicio y que se constituirán en las exigencias mínimas para participar en el proceso. Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

d. El valor estimado del contrato y su justificación. Para estos efectos se tendrán en cuenta las variables que tengan relación directa para determinar el precio del bien a adquirir o servicio a contratar (forma de entrega, plazos, sitio de entrega, población a cubrir, forma de pago, el costo de oportunidad, condiciones del contrato, las garantías, costos de intermediación, la cantidad, precios históricos, análisis del sector, sondeo de mercado para determinar la existencia de un mercado amplio o limitado, cumplimiento de normas de carácter ambiental etc,), Aspecto a cargo de la dependencia que requiera el bien o servicio.

e. El plazo de ejecución del contrato. Para lo cual se tendrá en cuenta el tiempo mínimo requerido por la Secretaria Distrital de Educación para la recepción del bien o Servicio.

f. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. Documento que será solicitado por el jefe de la dependencia que requiere el bien o servicio.

g. Las garantías de haberse previsto.

h. La forma de pago de haberse previsto

NOTA: Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos para la adquisición en grandes Superficies, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Mínima Cuantía, establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

5.4.2 Publicidad del procedimiento

No se requiere de la expedición de acto administrativo de apertura del proceso de selección pero si de la formulación de la invitación a presentar oferta firmada por el respectivo ordenador del gasto, con lo cual se entiende aprobada la apertura del proceso contractual, invitación que se publicara en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.

5.4.3 Procedimiento

Las reglas que se deben aplicar para la adquisición de bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en Grandes Superficies, se establecieron en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia tanto del bien, servicio u obra como de la modalidad de selección por la que se pretende seleccionar al oferente.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, según corresponda, verifica si la contratación que se adelantará esta cobijada por un acuerdo Internacional o Tratado Internacional vigente para el Estado Colombiano.

3. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos, que se elaborara en la forma y condiciones señaladas en el artículo 84 del D. 1510 de 2013, junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir el correspondiente estudio de mercado junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, designa a un profesional del Área, quien liderara el trámite del proceso; así mismo verifica la necesidad de incluir la justificación de exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes, y si es del caso, se incluirá en el documento la previsión relativa al tema y las demás que se requieran para el apropiado desarrollo del proceso de selección.

4. El líder de la oficina de Apoyo Precontractual, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, cuantas veces sea necesario, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

5. El líder del proceso de selección de la oficina de Apoyo precontractual, una vez ajustados los estudios previos, elaborara la respectiva invitación pública, previo aval del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y la debida aprobación de la Dirección de Contratación. La respectiva invitación, se dirigirá a por lo menos dos (2) grandes superficies, con la respectiva firma del ordenador del gasto. La invitación según lo señala el numeral 1 de! articulo 86del D. 1510 de 2013, contendrá la siguiente información:

- La descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

- La forma de pago.

- El lugar de entrega.

- El plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil.

- La forma y el lugar de presentación de la cotización.

- La disponibilidad presupuestal.

La Secretaria de Educación determinara la exigencia o no de garantías en la adquisición en Grandes Superficies (art.87 D.1510 de 2013). Para los efectos enunciados se consignara la justificación del caso en el respectivo estudio previo.

6. Con la firma del respectivo ordenador del gasto, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, previa autorización y aprobación por parte del Jefe de la oficina de Apoyo Precontractual, remitirá la invitación a las grandes superficies que determine el ordenador, por lo menos a dos. La invitación se publicara en el SECOP, por el término de un (1) día hábil. El término para la presentación de la cotización será de un (1) día hábil contado a partir de la publicación.

7. En la fecha y hora prevista en la invitación para la presentación de cotización, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, levantara el acta de cierre del proceso en la que se consignará la relación de las cotizaciones presentadas, la hora de presentación, indicando el nombre del proponente, el valor de la oferta, el número de folios de la cotización, y todos los demás detalles que se considere necesarios. Dicha acta será suscrita por el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación, quién dispondrá lo pertinente para su publicación en la misma fecha en el SECOP, por lo menos por un día hábil.

8. De conformidad con lo consignado en el acta citada, el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual en conjunto con los profesionales designados por su perfile idoneidad, en cada oficina y/o Dirección o dependencia correspondiente, procederán a evaluar las cotizaciones presentadas y a verificar las condiciones requeridas y a determinar la que ofrezca el menor precio del mercado. Cumplido lo anterior, elaborará el respectivo informe de evaluación.

9. Una vez consolidado el informe con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual y el Director de Contratación se remitirá para su información y posterior autorización de traslado a los oferentes, el informe de evaluación al ordenador del gasto.

10. El líder del proceso de la Oficina de apoyo Precontractual, según corresponda, facilitará para consulta las propuestas a los interesados y entregara las fotocopias que sean solicitadas por éstos, previa cancelación de las expensas correspondientes.

11. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, según corresponda, recepcionará las observaciones que sean formuladas por los proponentes al informe de evaluación y en conjunto con los profesionales antes designados para la referida evaluación, analizaran dichas observaciones y darán respuesta a las mismas presentadas y de ser procedente, modificará, complementará y ajustará el informe de evaluación.

12. El líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, una vez proyectadas las respuestas a las observaciones de los proponentes, si es del caso, las que serán avaladas por el Director de Contratación, y con la autorización del ordenador el Jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual, dispondrá su publicación en el SECOP, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la mejor oferta, mediante la cual el ordenador del gasto, manifestara la aceptación expresa e incondicional de la misma, se informaran los datos de contacto de la Oficina de Apoyo Precontractual y del supervisor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedara informado de la aceptación de su oferta.

NOTA: En caso de empate se aceptara la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

13. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, los dos documentos deberán ser publicados en el SECOP, por el líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual.

14. Conformado el contrato, se procederá por parte del líder del proceso de la Oficina de Apoyo Precontractual, a remitirlo a la oficina de contratos, quien designará el profesional responsable de continuar con los trámites de ley y de su respectivo registro presupuestal, para lo cual, la fecha de aceptación de la oferta se tomara como la fecha del contrato. En la comunicación de aceptación, para efectos de registro, se hará la indicación del número del contrato asignado, de acuerdo con el orden consecutivo que se lleve en la Secretaria de Educación; así mismo se harán las precisiones respecto a los elementos esenciales que individualicen el contrato de que se trate.

15. El líder designado del proceso en la etapa contractual de la Oficina de contratos, procederá a surtir los trámites de revisión de la garantía para la aprobación del ordenador, si es del caso; la remisión de la copia del contrato al supervisor designado, para lo de su competencia, y los demás que correspondan a la etapa contractual.

Se podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

En caso de no lograrse la adjudicación, se declarara desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP.

NOTA: El líder encargado del proceso de contratación, teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente de la respectiva contratación; así mismo dispondrá lo pertinente para que puedan ser consultados por los interesados hasta el cierre del proceso contractual.

NOTA: No obstante lo aquí dispuesto atendiendo a lo expresado por Colombia Compra Eficiente en el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima cuantía, expedido el 26 de noviembre de 2013, se recomienda ver la opción de compras en gran almacén en la Tienda Virtual del Estado colombiano en http:f/www.colombiacompra.gov,co

5.5.1 Regulación

El Decreto 1510 de 2013 establece las pautas para que en los procesos de contratación que adelanten las entidades públicas se fijen condiciones preferenciales y convocatorias limitadas a Mipymes, de conformidad con el artículo 32 de la Ley 1450 de 2011, beneficios que se aplicarán, dependiendo de su tamaño empresarial, de conformidad con el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011.

En Colombia el segmento empresarial está clasificado en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas. Las definiciones de tamaño empresarial, están previstas en el artículo 43 de la ley 1450 de 2011 que modificó el artículo 2° de la ley 590 de 2000.

Con arreglo a la disposición citada el D.1510 de 2013 dispone las convocatorias limitadas a MIPYMES.

5.5.2. Convocatoria Limitada

Se permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar interés por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de contratación. En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3) manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas. (Numeral 2 art. 152 D.1510 de 2013).

En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concursos de méritos cuando el valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; la convocatoria se limitara a Mipymes y se seguirán las reglas establecidas en el artículo 152 del D.1510 de 2013, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando se decida favorecer las Mipymes del ámbito municipal o departamental.

5.5.3 Procedimiento

1. Verificado el cumplimiento de los requisitos y reglas señalados en los artículos 152, 153 y 154 del D.1510 de 2013, y sin perjuicio de las normas especiales de cada modalidad de selección, se expedirá el acto de apertura, indicando que en el proceso solo podrán presentar ofertas quienes ostenten la calidad de Mipymes, y si es el caso, solo Mypes. En el concurso de méritos con precalificación, al día hábil siguiente al vencimiento del plazo para manifestar interés en esta modalidad de selección, la Secretaria de Educación, expedirá un acto administrativo en el que indique si la precalificación se limitara o no a Mipymes.

2 Si al momento del cierre solo se ha presentado una (1) oferta en el caso de la licitación pública, concurso de méritos abierto o selección abreviada, o una (1) manifestación de interés para conformar lista en el concurso de méritos con precalificación, la Secretaria de Educacion ampliara el plazo para la recepción de las mismas por un término igual al inicialmente señalado en el pliego de condiciones o aviso de convocatoria, según el caso, permitiendo la participación de medianas empresas, y de cualquier interesado. Durante este tiempo la oferta o manifestación de interés presentada por Mipyme, según el caso, deberá permanecer cerrada, para ser evaluada con las demás que se presenten durante la ampliación del plazo.

3 Si vencido el nuevo plazo no se presenta ninguna otra oferta, podrá adjudicarse a la Mipyme, según el caso, siempre y cuando su oferta cumpla con los requisitos y criterios establecidos en el pliego de condiciones.

4. El proceso de selección abierto con limitación a Mipyme en su convocatoria que sea declarado desierto, no podrá ser iniciado nuevamente con la restricción de participación.

En las convocatorias limitadas a Mipymes podrán participar uniones temporales o consorcios, los cuales deberán estar integrados únicamente por Mipymes, según sea el caso. En tal caso para efectos de la limitación de la convocatoria, cada consorcio o unión temporal se contará por si mismo, y no por el número de Mipymes que los integren, que deberán cumplir de manera individual los requisitos mínimos señalados en el D.1510 de 2013.

NOTA:. En caso de uniones temporales o consorcios integrados por empresas de diferente tamaño empresarial (micro, pequeña y mediana empresa), el puntaje que se le asignara será el que corresponda al miembro de mayor tamaño empresarial.

5.6 Precios Artificialmente Bajos. Sin importar la modalidad de Selección que se adelante, cuando se encuentre que el valor de una oferta resulte artificialmente bajo, el comité evaluador solicitara al jefe de la Oficina de Apoyo Precontractual a través del Líder del proceso, que requiera al proponente con el fin de que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Rendidas las explicaciones, el comité evaluador las analizara y presentara al ordenador del gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no pongan en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a él proponente.

1. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS

La publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva se hará por parte de los líderes del proceso, en coordinación con el personal técnico de las oficinas de Apoyo Precontractual, Contractual y de la Dirección de Contratación, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. Se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a la respectiva modalidad de selección:

a. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés, cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

b. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación de lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

c. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

d. La lista de precalificados en el caso de concurso de méritos.

e. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

f. La invitación a ofertar que se formule a los posibles oferentes para la mínima cuantía.

g. El pliego de condiciones definitivo.

h. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

i. El acto administrativo de suspensión del proceso.

j. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

k. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios, en caso de ajustes a estos últimos si fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

l. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.

m. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el del concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.

n. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

o. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

p. La oferta del adjudicatario del proceso de contratación.

q. El acto de conformación de la lista así como el acta de la audiencia pública de precalificación.

r. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista de precalificados.

s. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la Secretaría y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se prefieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.

t. Los documentos que se expidan en virtud de la supervisión y control de ejecución del contrato.

u. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

2 PLAZO PARA LA PUBLICACIÓN

La publicación electrónica de los actos y documentos atrás relacionados deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

3 RESPONSABILIDAD POR FALTA DE PUBLICACION DE INFORMACION EN EL SECOP

La falta de publicación en el SECOP de la información relacionada en el numeral primero de éste capítulo, constituye incumplimiento de los deberes funcionales de los responsables, lo cual se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en las normas disciplinarias.

En todo caso la Secretaria de Educación será responsable de que la información publicada en el SECOP sea coherente y fidedigna con la que reposa en el proceso contractual, so pena de las responsabilidades a que hubiere lugar

No se harán las publicaciones enunciadas en los procesos de selección de adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos, a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicaran los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.

En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 solo se publicará el acto administrativo de justificación cuando éste se requiera, así como el contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la Secretarìa y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta, como también el acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

La Dirección de Contratación, a través del profesional designado para esto, publicará en su página web y en el SECOP anualmente, a más tardar el 31 de Enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan anual de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública y las actualizaciones del mismo, en la forma y oportunidad que para el efecto disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, de conformidad con los parámetros que la mencionada entidad determine.

Inicia con la adjudicación del proceso de selección y va hasta la liquidación del mismo.

Una vez recibida la carpeta con los respectivos antecedentes del proceso precontractual, la Jefe de la Oficina de contratos designará el profesional que se encargará de elaborar la minuta del contrato, cuyo texto estará de acuerdo con lo dispuesto sobre el particular en el pliego de condiciones (minuta de contrato) y con la propuesta del contratista.

Suscrito el documento por parte del ordenador del gasto, el profesional asignado contactará al proponente adjudicatario para la firma de la minuta contractual dentro de los plazos establecidos por el pliego de condiciones.

En el evento que el proponente se niegue a la firma del mismo, se hará efectiva la garantía, proceso que adelantara el Jefe de la Oficina de Contratos. Posteriormente y de ser procedente, se realizará la adjudicación al oferente que haya ocupado el segundo lugar en el orden de elegibilidad, con la debida autorización por parte del ordenador del gasto.

El profesional de la Oficina de Contratos, en la misma fecha de firma del contrato, previa revisión por parte del Jefe de la misma oficina, procederá a remitirlo a la oficina de presupuesto para su registro presupuestal e indicará al contratista que dentro del término pactado en la minuta, deberá constituir la garantía única en los términos señalados en el contrato.

Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes y su correspondiente registró presupuestal.

Para la ejecución de los contratos se requerirá:

a. Constituir por parte del contratista la garantía exigida en el contrato, ajustada a los términos y condiciones señaladas en el mismo, la cual será verificada por parte del profesional de la Oficina de Contratos, con la previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la misma oficina.

b. El contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda (art. 23 de la ley 1150 de 2007). Este requisito deberá verificarse igualmente para la realización de cada uno de los pagos previstos en el contrato. Verificación que realizara el Supervisor y/o Interventor del respectivo contrato.

c. La suscripción de la carta de iniciación por parte del contratista y el supervisor del contrato o interventor, en aquellos eventos en que en el contrato se haya previsto este trámite.

El profesional de la Oficina de Contratos, previa revisión y aprobación por parte del jefe de la misma oficina, remitirá copia del contrato y de la oferta, al supervisor y/o interventor, para efectos del control de ejecución del mismo.

Será responsable de la custodia de los originales de los contratos, sus pólizas y demás documentación relacionada con ellos el Jefe de la Oficina de Contratos, a través del personal que disponga para el efecto. En la carpeta correspondiente a cada contrato se deberá incluir también, toda la documentación relacionada con la etapa precontractual.

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato la dependencia encargada de contratos deberá:

6.1 (Sic) Publicación en el SECOP. Dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato el líder del proceso de la Oficina de Contratos con el apoyo del personal técnico de la misma, publicara el referido contrato en el SECOP.

6.2 (Sic) Relación de contratos. El líder del proceso de la Oficina de Contratos, con el apoyo del personal técnico de la misma, previa revisión y visto bueno por parte del Jefe de la Oficina de Contratos, de conformidad con lo ordenado por el artículo 51 de la Ley 190 de 1995, dentro de los primeros (5) días de cada mes debe publicar en sitio visible de la Secretaria de Educación, con la firma del Director de contratación, una relación de los contratos celebrados el mes anterior por el correspondiente ordenador del gasto, donde se deberá particularizar o discriminar los bienes adquiridos y servicios contratados. Para el efecto, además se deberá señalar tipo de contrato, objeto, valor, destino de los bienes o servicios contratados, plazo de ejecución y nombre del contratista.

6.3 (Sic) Registro en el SIGEP. El personal técnico de la Oficina de Contratos, de conformidad con lo señalado en el Decreto 2842 de 2010, una vez suscritos los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, con personas naturales, deberá registrarlo en el SIGEP, de conformidad con las instrucciones que el Director de Contratación imparta para el efecto.

6.4 (Sic) Información a cámara de comercio. La Secretaria de Educación a través del líder del proceso de la Oficina de contratos, con apoyo del personal técnico de la misma, deberá remitir mensualmente por medios electrónicos a la cámara de comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, la información relacionada en el artículo 14 del D.1510 de 2013, que le corresponda a aquel, sobre contratos que le hayan sido adjudicados, o tenga en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme.

Dentro de la información que se debe suministrar a la cámara de comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, está la concerniente con las multas pagadas y las sanciones cumplidas, revocadas o anuladas. La certificación de esta información solo podrá ser modificada por voluntad de la Secretaria de Educación, entidad que hace el reporte, o cuando así se lo ordene a la entidad, la autoridad judicial competente mediante providencia ejecutoriada.

El servidor público encargado de remitir la información que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del D.L.0019 de 2012.

NOTA: Los aspectos particulares de cada una de las etapas anteriores, serán plasmados y desarrollados en el procedimiento y formato predeterminado Elaboración de Contratos, Perfeccionamiento, Requisitos de Ejecución y Acta de Inicio expedida por la Dirección de Contratación, la cual podrá ser consultada en el aplicativo ISOLUCION.

El contenido general del contrato será el siguiente:

a. Identificación de las partes contractuales con la alusión de la calidad en que actúa cada una.

b. Indicación de la delegación del funcionario para contratar (acto administrativo que corresponda) – autorización para el contratista, si la requiere.

c. Consideraciones previas alusivas o relacionadas con el proceso de selección que origina el respectivo contrato.

d. Objeto debidamente identificado y determinado de manera clara y precisa el cual, de resultar pertinente, incluirá las unidades de medida o las cantidades del mismo.

e. Valor incluido IVA debidamente discriminado, si procede.

f. Forma de pago. En el evento de contemplarse el pago de anticipo o pago anticipado, deberá indicarse las condiciones previas de su entrega. Para efectos de pagos periódicos deberá indicarse las fechas o términos aproximados para su realización, al igual que los requisitos de carácter administrativo exigidos para el efecto. Igualmente se deberá incluir una previsión alusiva al derecho a turno.

g. Certificado de Disponibilidad presupuestal.

h. Obligaciones del contratista.

i. Obligaciones de la entidad.

j. Lugar de entrega de los bienes o prestación del servicio o de ejecución de la obra o de realización del estudio, etc.

k. Plazo de ejecución, es decir, el término dentro del cual se hará la entrega del bien o se prestara el servicio o se ejecutará la obra.

l. Vigencia o duración del contrato.

m. Garantías.

n. Multas.

o. Penal pecuniaria.

p. Cláusulas excepcionales, dependiendo del contrato (terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad) (Articulo 14 ley 80 de 1993).

q. Manifestación del contratista de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad.

r. Control de ejecución, que se efectuara a través de la supervisión ejercida por el funcionario de la Secretaria de Educación designado para el efecto y quien observara en lo que corresponda lo previsto en este manual. Cuando el control de ejecución del contrato sea cumplido a través de un tercero contratado para el efecto, interventor, le serán exigibles, en términos generales, las obligaciones contempladas en este Manual y las propias de la actividad contratada.

s. Requisitos de perfeccionamiento y de ejecución del contrato.

t. Liquidación del contrato.

u. Domicilio.

v. De acuerdo con el tipo de contrato, todas las demás cláusulas y condiciones que se considere necesario pactar.

w. Cláusula de indemnidad

NOTA: Cabe anotar que en materia de la supervisión e interventoría de los contratos la ley 1474 de 2011, estatuto anticorrupción, prevé en sus artículos 82, 83, 84 y 85 disposiciones relacionadas con la responsabilidad, facultades y deberes de los interventores y la supervisores.

A continuación se hace referencia a las cláusulas que obligatoriamente deben incluirse en una minuta contractual, aclarando que dependiendo de la complejidad de las prestaciones pactadas por las partes, estas pueden ser complementadas.

Constituye el fin concreto perseguido por el contrato. Es la prestación debida, es decir aquello a lo que se ha obligado el contratista y por lo cual la Secretaría se compromete a pagar una suma de dinero a cambio.

El objeto debe ser posible, determinado y licito. Si el objeto no es posible ni determinado se genera la inexistencia del acto.

Todo gasto o inversión que pretenda realizar la administración, debe estar previamente presupuestado. Por lo anterior, en esta cláusula se debe indicar la existencia dentro del presupuesto de la Secretaria de Educación del rubro presupuestal al que se imputará el pago que con motivo del contrato que se va a realizar.

3. VALOR DEL CONTRATO: Corresponde a lo pactado entre las partes después de surtido el proceso de contratación y emitido el acto de adjudicación del contrato. Posteriormente al elaborar la minuta debe convertirse en un valor determinado o al menos determinable dado que corresponde a uno de los elementos esenciales del contrato.

La forma de pago es la manera en que la entidad contratante pagará la prestación adeudada, la cual se encuentra directamente relacionada con la manera el que el contratista ejecute las obligaciones establecidas por la Secretaría. De tal forma que si el cumplimiento de la obligación debe se efectuada a través del tiempo, el pago de la misma deberá seguir esa misma lógica. De igual forma si el cumplimiento de la obligación es de ejecución instantánea el pago será contra entrega.

En caso de pactarse anticipo, éste no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%), del valor del contrato, y siempre deberá estar amparado por la garantía correspondiente (Buen manejo y correcta inversión del anticipo). El anticipo podrá efectuarse únicamente en los contratos de tracto sucesivo tales como suministro de bienes o servicios y obra. La pertinencia del mismo deberá estar claramente justificada en los estudios previos.

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993, podrá pactarse el pago anticipado, el cual tampoco podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Es de advertir, que en este evento, también deberá constituirse garantía para precaver la eventual pérdida de los recursos entregados como consecuencia del incumplimiento del contratista, con independencia del valor de la cláusula penal pecuniaria, que está cubierta con la garantía de cumplimiento. El pago anticipado es procedente en los contratos de ejecución instantánea. No obstante, la determinación de su pertinencia deberá estar prevista y plenamente justificada en los respectivos estudios previos.

En el evento en que pacte la entrega de anticipo, antes de iniciar el contrato, el contratista deberá presentar el plan de inversión del anticipo y su cronograma de ejecución. Dicho plan será objeto de estricto seguimiento y verificación por parte del supervisor o interventor del contrato.

Con relación a los conceptos de pago de anticipo y pago anticipado es conveniente puntualizar que existe diferencia entre los dos.

Con el anticipo se financia en la práctica, la iniciación y parte del objeto contratado: es un préstamo que la Secretaría hace al contratista, el cual debe ser invertido en los gastos para los que lo ha solicitado, y por ende, se debe amortizar en cada cuenta. Usualmente se pacta en los contratos de tracto sucesivo. Sobre dicho anticipo la Secretaría mantiene control. Cuando se pacte anticipo el contratista deberá presentar el cronograma para su inversión.

El pago anticipado, por el contrario, se realiza con el ánimo de adelantar al contratista parte del valor total del contrato, adelanto que según lo señala el estatuto de contratación, está igualmente limitado al 50% del valor del contrato, cesará entonces sólo parcialmente la obligación de pago, pero no será procedente garantizar su correcta utilización, habida cuenta que, en este evento, el contratista tiene libertad absoluta en el gasto de los dineros que haya recibido por este concepto, no quedando sometido al control de la Secretaría, y como atrás se dijo, también será necesaria la constitución del amparo correspondiente, para precaver la eventual pérdida de los recursos. El amparo de devolución del pago anticipado cubre a la entidad contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

No obstante, cabe anotar que para efectos de pactar el siguiente pago al contratista, es conveniente que el mismo quede sujeto a la verificación de la ejecución del contrato, para determinar que la cuantía de ésta corresponda a la suma entregada al contratista en calidad de pago anticipado. El pago anticipado requiere de facturación y está sujeto a las retenciones e impuestos que sean del caso. Solo será viable pactar pagos anticipados cuando estén plenamente justificados en los estudios previos.

NOTA. En los contratos de obra, concesión, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. (Art. 91 ley 1474 de 2011).

La información financiera y contable de la fiducia podrá ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal. (Par. Art. 91 ley 1474 de 2011).

En las contrataciones distintas a las que se refiere el artículo 91 de la ley 1474 de 2011, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al Tesoro Distrital.

Corresponde a otro de los elementos esenciales del contrato, por lo tanto también deberá ser determinado o determinable. Comenzará a contarse a partir de la fecha de aprobación de la garantía única, en aquellos eventos en que se requiera. De dicho trámite deberá informarse por escrito al contratista, con el fin de que quede suficientemente enterado del momento desde el cual comenzarán a correr los términos para el cumplimiento de las obligaciones asumidas, con ocasión de la suscripción del contrato. Cuando el inicio de la ejecución del contrato se condicione a la suscripción de un acta, , el plazo de ejecución comenzará a contarse a partir de la fecha de firma de la respectiva acta de iniciación, la que se suscribirá por el contratista y el supervisor o interventor, según corresponda.

Este plazo debe ser más amplio que el de ejecución, y comenzará a contarse a partir de la fecha en que quede perfeccionado el contrato, esto es, con la firma de las partes y el correspondiente registro presupuestal y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para su ejecución y el señalado para su liquidación. Dentro de este término la administración, puede efectuar la verificación del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la calidad de los bienes entregados, servicios prestados o de la obra ejecutada, así mismo, efectuar la liquidación del contrato, si a ello hubiere lugar, y en general, iniciar las acciones que se considere procedentes en contra del contratista incumplido.

La dinámica relacionada con la expedición, radicación y aprobación de las garantías será competencia de la Oficina de Contratos en cabeza de su respectivo Jefe, por lo tanto, los aspectos particulares relacionados con el tema, serán plasmados y desarrollados en el procedimiento que expida por la Dirección de Contratación, que podrá ser consultado en el aplicativo ISOLUCION.

El decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 regula los mecanismos de cobertura del riesgo en los contratos regidos por la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, por medio de los cuales se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades públicas son ocasión de:

a. La presentación de los ofrecimientos.

b. Los contratos y su liquidación.

c. Los riesgos a los que se encuentran expuestas las entidades públicas contratantes, derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

7.1 Mecanismos de cobertura

Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo, el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, a favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros:

La seriedad de su ofrecimiento; el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas; y los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el estudio de riesgos que se haya efectuado durante la fase de planeación del contrato.

Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: i) Contrato de Seguros contenido en una póliza, ii) Patrimonio autónomo y iii) Garantía bancaria (artículo 111 D.1510 de 2013).

El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del D.1510 de 2013.

En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior. (Art. 146 D. 1510 de 2013)

7.3 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones

La garantía deberá amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en los artículos 115 y 116 del D.1510 de 2013.

7.4 Suficiencia de la garantía

Para evaluar la suficiencia de las garantías se aplicarán las reglas señaladas en los artículos 118 al 126 del D.1510 de 2013, donde se establecen los valores, rangos y vigencias mínimos que los contratistas deben constituir a favor de la Secretarìa.

7.5 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía prevista para la Secretaría, caso en el cual la Secretaria de Educación le corresponderá determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del contrato y a la forma de pago, con aplicación de las reglas previstas para la mínima cuantía.

No obstante lo anterior, cuando los bienes adquiridos, presenten defectos de calidad o de buen funcionamiento, y ante la ausencia de garantía única, la administración podrá hacer uso del derecho que para estos eventos, consagra el artículo 7° y siguientes de la Ley 1480 de 2011, por medio de la cual se expide el Estatuto de Consumidor y se dictan otras disposiciones.

La Secretaria de Educación podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito.

Igualmente la Secretaria de Educación podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo a la naturaleza y cuantía del respectivo contrato. En todo caso, cuando se considere que no es necesario exigirla se deberá justificar en el respectivo estudio previo las razones que originan tal determinación.

7.6 Indivisibilidad de la garantía

La garantía de cobertura del Riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Periodo Contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato. (Art 112 D. 1510 de 2013)

Para mayor ilustración, de conformidad con lo señalado en el inciso anterior, los contratos de obra y en general en todos aquellos en los cuales el cumplimiento del objeto contractual se desarrolle por etapas subsiguientes y diferenciadas o para cuya ejecución con el tiempo requiere de su división en etapas, la entidad podrá dividir la garantía, siempre y cuando el plazo del contrato sea o exceda de cinco (5) años. En este caso, el contratista otorgará garantías individuales por cada una de las etapas a ejecutar.

Para los efectos enunciados la Secretaria de Educación en los pliegos de condiciones debe indicar las garantías que exige en cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual, tal y como la norma determina las condiciones y términos en que se deberán otorgar tales garantías.(art. 112 del Decreto 1510 de 2013)

7.7 Aprobación de la garantía de cumplimiento

Antes del inicio de la ejecución del contrato, el Jefe de la Oficina de Contratos aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

7.8 Restablecimiento o ampliación de la garantía

De conformidad con lo señalado en el artículo 127 del D.1510 de 2013, el oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Secretaria de Educación Distrital.

Así mismo, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según sea el caso.

La Secretaria de Educación Distrital debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

7.9 Efectividad de las garantías

La garantía de cumplimiento cubrirá el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo el pago de las multas y cláusula penal pecuniaria, que se hayan pactado en el contrato garantizado .Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por las garantías previstas en el D.1510 de 2013, el ordenador del gasto procederá a hacerlas efectivas en la forma y condiciones previstas en el artículo 128 del Decreto 1510 de 2013, así:

1. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal declare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula penal o de los perjuicios que ha cuantificado. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.

2. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal impone multas, debe ordenar el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente constituye el siniestro.

3. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal declare el incumpli¬miento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato, y ordenar su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la reclamación para la compañía de seguros.

En el desarrollo y ejecución del contrato, pueden presentarse situaciones que hagan necesaria la adopción de medidas encaminadas a apremiar al contratista para la cumplida ejecución del objeto contratado o para sancionar su incumplimiento.

8.1 Multas

Se hará uso de la imposición de las multas pactadas en el contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Para el efecto se observará el procedimiento señalado en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, con respecto al cual, en el Capítulo VII de este manual se determinan las responsabilidades, dependencias y funcionarios que deben intervenir en el desarrollo del mismo.

8.2 Incumplimientos y efectividad la Cláusula Penal pecuniaria

Procede su aplicación, como sanción por el incumplimiento parcial o definitivo del contrato por parte del contratista. No obstante, la Secretaria de Educación se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por valor superior al porcentaje que se señale en la respectiva estipulación contractual cuando quiera que los mismos se acrediten. La cuantía de la cláusula penal será como mínimo, del diez (10%) del valor del contrato cuando se trate de incumplimiento total del mismo, y será proporcional cuando el incumplimiento sea parcial y no supere el porcentaje señalado. El pago de la cláusula penal pecuniaria estará amparado por la garantía exigida en el respectivo contrato.

8.3 Efectividad sanciones

La cláusula penal y las multas impuestas, se harán efectivas directamente por la Secretaria de Educación, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía o cualquier otro medio para obtener el pago. En el capítulo VII de este manual se determina con arreglo a lo previsto en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, los competentes para declarar los incumplimientos totales o parciales del contrato de cara a la imposición de las sanciones correspondientes.

8.3 (Sic) Compensación sanciones

Para el caso en el que no se establezcan garantías en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, habiéndose presentado incumplimientos que ameriten la imposición de sanciones, previo el agotamiento del debido proceso y derecho a la defensa, la Secretaria podrá descontar de los saldos adeudados al contratista las sumas proporcionales indicadas en el acto administrativo correspondiente.

8.4 (Sic) Reportes

La Secretaria de Educación, debe enviar mensualmente a las cámaras de comercio de su domicilio copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impuso multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y de la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007. Para el efecto las cámaras de comercio pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada. El registro de las sanciones e inhabilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sanción o de la inhabilidad. La información relativa a multas debe permanecer en el certificado del RUP por un año, contado a partir de la publicación de la misma. (Art. 14 D. 1510 de 2013)

Prerrogativas o poderes que la ley le confiere a las entidades para adoptar medidas encaminadas a la protección del interés público en los contratos estatales.

El ejercicio de estas potestades solo procederá en los contratos señalados en el numeral 2 del artículo 14 de la Ley 80 de 1993.

9.1 Interpretación unilateral del contrato

Procede cuando, durante la fase de ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre su interpretación, que puedan llegar a la paralización o afectación grave del servicio público que se pretende prestar con el mismo. En tal evento, si la Secretaria de Educación no logra acuerdo con el contratista sobre el sentido y alcance del contrato, procederá mediante acto administrativo (resolución) debidamente motivado y notificado al contratista y demás interesados a interpretar unilateralmente el contrato durante el término de ejecución del mismo. Dicha providencia será susceptible del recurso de reposición.

9.2 Modificación unilateral del contrato

Cuando exista un riesgo de paralización o afectación grave del servicio público, que deba satisfacerse con el contrato y solo pueda superarse con las variaciones al mismo, la entidad contratante, puede aplicarlas durante su término de ejecución, previo acuerdo con el contratista. Si esto no fuere posible, lo hará mediante acto administrativo (resolución) debidamente motivado y notificado al contratista y demás interesados, contra el cual solo procederá el recurso de reposición.

9.3 Terminación unilateral del contrato

La Secretaria de Educación si no logra acuerdo con el contratista para la terminación anticipada del contrato, puede proceder a efectuarla unilateralmente, por las razones expuestas en el Artículo 17 de la Ley 80 de 1993, durante la etapa de ejecución del contrato mediante Acto Administrativo (resolución) debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición.

9.4 Caducidad del contrato

En el evento en que se presente alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización (art. 18 ley 80 de 1993), en los casos previstos en el Decreto 1875 de 1992, "Por el cual se dictan normas de conmoción interior sobre contratos y sanciones aplicables a los contratistas" y demás normas que así lo dispongan, para proceder a la declaratoria de caducidad del contrato lo cual, se hará mediante acto administrativo (resolución) debidamente motivado, que dará origen al siniestro de incumplimiento.

En aquellos casos en que se declare la caducidad del contrato y se encuentre pendiente de ejecución un porcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del mismo, con excepción de los contratos de concesión, se podrá contratar al proponente calificado en el segundo lugar en el proceso de selección respectivo, previa revisión de las condiciones a que haya lugar.

En caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de La ley 1474 de 2011, se proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual, además de la declaratoria de caducidad, se procederá a hacer efectiva la cláusula penal o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

La resolución mencionada solo será susceptible del recurso de reposición. La caducidad podrá declararse hasta antes de la liquidación del contrato. La resolución que declare la caducidad del contrato dispondrá además, la liquidación del contrato. Para efectos de la imposición de esta sanción se deberá observar el procedimiento previsto en el capítulo VII de este manual.

De los requerimientos que se efectúen al contratista en cualquiera de los eventos atrás descritos, deberá remitirse copia al garante del contrato, con el fin de mantenerlo informado sobre su desarrollo y ejecución.

Es indispensable que en el clausulado del contrato, se incluya la forma como la Secretaria de Educación controlará la ejecución y cumplimiento del mismo, lo que deberá hacerse con la designación de un supervisor, aquellos en los que el ordenador del gasto, por razón de la complejidad de las prestaciones a que se compromete el contratista, considere necesario un control directo. Cabe anotar que la inclusión de la cláusula de control de ejecución en los contratos que celebra la Secretaria de Educación, corresponde al efectivo cumplimiento de los deberes a su cargo en relación con la vigilancia y control de la ejecución contractual ordenada por los artículos 3 y 14 de la ley 80 de 1993, y reiterada por la ley 1474 de 2011.

10.1 Supervisión

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma Secretaría cuando no se requieren conocimientos especializados, lo que significa que el ordenador del gasto respectivo, deberá designarlo dentro del personal de planta que tenga a su cargo. Para la supervisión, la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, solo si la complejidad del objeto implica conocimientos especializados que no se encuentra en la planta de personal de la Secretaria, o que aun existiendo, no dan abasto con la exigencia requerida.(Art. 83 ley 1474 de 2011).

10.2 Interventoría

Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Secretaría, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la Secretaría lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría (Art. 83 ley 1474 de 2011).

10.3 Concurrencia de interventoría y supervisión

Por regla general, no serán concurrentes en relación con el mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo la Secretaría puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría se deben indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedaran a cargo de la Secretaría a través del supervisor. (Art. 83 ley 1474 de 2011).

10.4 Facultades y deberes de los supervisores y los interventores

Los interventores y supervisores estén facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la Secretaría de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente (Art. 84 ley 1474 de 2011).

10.5 Funciones del Supervisor e Interventor:

Las funciones del supervisor o interventor de un contrato o convenio involucran actividades de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, encaminadas a verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y la satisfacción de los intereses estatales. Por lo anterior, el Supervisor/Interventor ejercerá las siguientes funciones:

A. De carácter Administrativo:

1. Acopiar la documentación producida en la etapa previa al contrato, con el propósito de contar con la mayor información sobre el origen del mismo.

2. Efectuar el acompañamiento al contratista, colaborándole en todas aquellos aspectos que dependan de la Secretaria de Educación, sirviéndole de canal de comunicación con las Áreas, evitando que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones y actividades del contratista.

3. Exigir al contratista la ejecución oportuna e idónea del objeto contratado.

4. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del contrato.

5. Llevar control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato con el fin de que la administración intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

6. Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y remitir copia de la misma a la Oficina de contratos.

7. Programar y coordinar según corresponda reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato o convenio.

8. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambientales que sean aplicables.

9. Llevar control sobre la ejecución y cumplimiento cabal de las obligaciones asumidas por razón del contrato o convenio celebrado, informando en forma periódica a la oficina de contratos, la forma en que las prestaciones originadas en el contrato se vienen cumpliendo.

10. Expedir las certificaciones que se requieran para efectos de trámites administrativos, sobre la ejecución del contrato o convenio a su cargo.

11. Requerir por escrito al contratista cuando quiera que éste no ejecute, o ejecute indebida o tardíamente las obligaciones surgidas del acuerdo negocial o convencional.

12. Informar en forma inmediata y por escrito a la oficina de contratos, cualquier anomalía en la ejecución del contrato indicando la actividad desplegada en materia del control de ejecución del contrato, con el fin de poner a consideración la procedencia de la aplicación de las sanciones pertinentes.

13. Gestionar la publicación de los documentos propios del control de la ejecución del contrato, a través de la Oficina de Contratos, quien determinará, de conformidad con la ley, cuáles serán objeto de publicación.

B. De carácter técnico:

1. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato. Constatar, según sea el caso, la existencia de planos, diseños, estudios, cálculos especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias.

2. Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas y exigir su reemplazo cuando se estime necesario.

3. Estudiar y analizar los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de que se requiera modificaciones estas deberán someterse a consideración del respectivo ordenador, previo concepto del supervisor/interventor.

4. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes que se considere pertinentes.

5. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos materiales, bienes, insumos y productos. En cumplimiento a lo anterior ordenará y supervisará los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

6. Verificar, cuando sea del caso, el reintegro a la entidad de los equipos, elementos y documentos suministrados por ella, constatando su estado y cantidad.

7. Abrir y llevar el libro o bitácora para el caso de contratos de obra, para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo de ejecución del contrato.

8. Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

9. Exigir que los bienes, servicios u obras contratados se ajusten a los requisitos previstos en las normas técnicas obligatorias y a las especificaciones y características consignadas en el respectivo contrato.

10. Verificar la entrega de los bienes, obras o servicios de conformidad con las estipulaciones contractuales, suscribiendo el acta de recibo correspondiente o expidiendo las constancias de prestación del servicio a satisfacción.

11. Expedir la constancia de correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados por el contratista, cuando el objeto del contrato determine tal obligación.

12. Revisión previa de los precios correspondientes a los ítemss no previstos, obras adicionales y/o complementarias, para su posterior aprobación por parte de la SED.

C. De carácter Financiero:

1. Constatar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado y verificar su correcta inversión. Para este efecto, deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujo de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

2. Controlará y manejará en forma conjunta con el contratista, la cuenta bancaria separada, que se abra a nombre de éste y de la entidad, para la administración de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellos contratos cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía.

3. Revisar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar el registro cronológico de los mismos al igual que de las deducciones y ajustes efectuados.

4. Informar a la oficina de contratos, la existencia de situaciones que incidan o alteren el equilibrio económico o financiero del contrato, con el fin de que se analice la situación y de ser procedente se adopten los mecanismos para la actualización o revisión de precios.

5. Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos, informando a la oficina de contratos, para que se soliciten las disponibilidades presupuestales que se requieran.

D. De carácter legal:

1. Una vez suscrito el contrato, verificar con la oficina de contratos, la constitución y aprobación de las garantías exigidas y velar durante el tiempo de ejecución del contrato, que las mismas permanezcan vigentes.

2. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con ocasión del contrato.

3. Analizar las reclamaciones que presente el contratista y formular las recomendaciones a que haya lugar.

4. Suscribir las actas que se requieran de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato, incluida el acta de iniciación del convenio o contrato, cuando tal trámite haya sido previsto en los mismos, remitiendo copia a la oficina de contratos. Para tal efecto verificara además la afiliación que por Ley debe realizar el contratista a la Administradora de Riesgos Laborales, si es del caso, esto es de acuerdo a las actividades a ejecutar y el nivel de riesgo de las mismas.

5. Verificar, en coordinación con Talento Humano, la realización por parte del contratista del examen preocupacional, requisito previo al inicio de la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato, (ART.18 DEL DECRETO 0723 DE 2013)

6. Suscribir las actas que se requieran de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato, incluida el acta de iniciación del convenio o contrato, cuando tal trámite haya sido previsto en los mismos, remitiendo copia a la oficina de contratos.

7. Preparar con el contratista, dentro del plazo señalado en el contrato, el acta de liquidación del contrato y proyectar la liquidación unilateral del mismo, cuando las circunstancias así lo exijan. Documentos que deberá remitir a la oficina de contratos para su revisión, ajustes y trámite que corresponda y en el que indicará, además de las generalidades propias de la liquidación, los pagos efectuados al contratista y los saldos a favor de éste o de la Secretaria de Educación.

8. Emitir concepto por escrito sobre la viabilidad, conveniencia y pertinencia de la adición del contrato, su prorroga, modificaciones, suspensiones, cesiones o cualquier otra eventualidad contractual, emitiendo el concepto técnico que le corresponda. El escrito respectivo deberá allegarse a la oficina de contratos, con una antelación no inferior a cinco días hábiles de la fecha de vencimiento del plazo de ejecución del contrato, con el fin de que se adelanten los trámites a que haya lugar.

9. Rendir los informes que le sean requeridos y los que se hayan previsto en el contrato o convenio.

10. Abstenerse de impartir órdenes verbales o suscribir documento que modifiquen o alteren las condiciones pactadas en el contrato, prerrogativa que sólo corresponde al ordenador.

11. Comunicar a la oficina de contratos, en forma oportuna cualquier situación que no haya sido posible solucionar en su condición de supervisor / interventor con el contratista a fin de que sea considerada y se adopten las medidas que sean del caso.

12. Tanto para efectos del pago, como para el seguimiento de las obligaciones del contratista, expedirá el respectivo documento que acredite el cumplimiento por parte del contratista de los pagos mensuales al Sistema de Seguridad Social en Salud y Parafiscales, de acuerdo a la normatividad vigente que regule la materia.

13. Para las interventorías de los contratos de obra, además de las funciones establecidas en este manual y en el respectivo contrato el supervisor/ interventor deberá dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2090 de 1989 y demás normas que regulen la materia.

14. Las demás que de acuerdo con la naturaleza del contrato y las disposiciones contractuales y legales le correspondan.

NOTA 1: Las funciones señaladas en el numeral anterior, serán cumplidas de conformidad con la adecuación de las mismas a la modalidad y naturaleza del contrato o convenio de que se trate.

10.6 Informes de Supervisión e Interventoría

De conformidad con la periodicidad que se establezca en el estudio previo del convenio y/o contrato, los supervisores e Interventores rendirán informes sobre la ejecución y desarrollo de los mismos en los que se indicaran las situaciones particulares y la forma y condiciones de su ejecución indicando en cada caso:

a. La fecha de emisión del informe.

b. De acuerdo con la periodicidad que se haya previsto para el efecto, la indicación del periodo al que corresponde.

c. La identificación del convenio y/o contrato supervisado.

d. El objeto del convenio y/o contrato.

e. Las situaciones particulares relacionadas con la ejecución del acuerdo en el periodo a que se refiere el informe.

f. La relación de los requerimientos que se le hayan formulado a la entidad, en atención de la suscripción del convenio o contrato y la respuesta a los mismos.

g. El concepto sobre la forma y condiciones en que se viene cumpliendo el convenio y/o contrato.

h. Las sugerencias y recomendaciones que estime pertinentes.

i. Los demás aspectos que considere relevantes para el conocimiento e información del ordenador del gasto. Cuando se trate de convenios suscritos por el SECRETARIO DE EDUCACION, los informes de supervisión deberán ser rendidos ante el mismo.

NOTA 2: En los estudios previos deberá indicarse el perfil del supervisor o interventor, según corresponda. En todo caso, quien ejerza esta labor deberá ser un funcionario que en forma directa, por razón de su desempeño laboral, formación, experiencia y dependencia donde preste sus servicios, se relacione de forma directa con el objeto del contrato o un tercero que haya sido contratado para el efecto (interventor).

En los contratos de obra, adicional a lo ya enunciado, los informes de supervisión deberán incluir:

a. Indicación del periodo de cobertura del informe.

b. Información general del contrato incluyendo sus antecedentes.

c. Reseña sobre revisión, modificaciones de planos y especificaciones.

d. Información sobre el control y manejo del anticipo y su amortización.

e. Información sobre el desarrollo y alcance de los trabajos.

f. Informe sobre el control y ajuste de la programación con la evaluación de lo programado y lo ejecutado.

g. Información sobre el control de calidad de los materiales, pruebas y ensayos, calidad de equipos, de mano de obra, personal administrativo, almacén e inventarios.

h. Información sobre antecedentes de sanciones y recomendaciones.

i. Información sobre obras adicionales, complementarias, contratos adicionales, presupuesto estimado y ejecutado.

j. Información sobre el estado de cuentas del contrato, cortes de obra, etc.

k. Los demás aspectos que se considere necesario contemplar.

Cuando el control de ejecución de contrato sea ejercido por tercero contratado para el efecto (Interventor) los informes deberán ajustarse en lo pertinente a los términos previstos en el respectivo contrato de interventoría.

Al vencimiento del contrato el supervisor deberá rendir un informe final sobre su ejecución, el cual se anexará al proyecto de liquidación.

NOTA 3: RESPONSABILIDAD. El funcionario que sea designado como Supervisor de un contrato o convenio, así como el tercero contratado para el ejercicio de interventoría, tendrán la responsabilidad de ejercer en forma oportuna, eficiente y eficaz el control que garantice a la Administración el apropiado desarrollo y ejecución del objeto contractual, al igual que el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convencionales. Responderá por sus actuaciones y omisiones en los términos señalados en la Leyes 80 de 1993 y 734 de 2000. Así mismo estarán sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y, responderán fiscal, administrativa y penalmente por los actos, hechos, acciones u omisiones antijurídicas que den lugar a responsabilidad en los términos señalados en el artículo 90 de la Constitución Nacional.

Con el fin de comunicar o notificar cualquier actuación relativa a la ejecución contractual, hasta el momento de la liquidación, el contratista deberá suministrar, en la minuta respectiva, el respectivo correo electrónico al que la entidad y/o el supervisor o interventor del contrato, podrán enviar dicha información.

Las siguientes vicisitudes propias de la ejecución de los contratos serán plasmadas y desarrolladas en el procedimiento predeterminado de Modificaciones Contractuales expedida por la Dirección de Contratación, la cual podrá ser consultada en el aplicativo ISOLUCION.

Las siguientes son algunos de los eventos que pueden afectar el normal desarrollo de la ejecución contractual.

Los contratos serán susceptibles de suspensión cuando ocurra un imprevisto o hecho inevitable, como la fuerza mayor o caso fortuito, la incapacidad médica del contratista, etc., que impidan la ejecución del contrato de manera temporal o transitoria. Con ocasión de tales eventos, previo concepto del supervisor e interventor, cuando aplique, una vez establecida la causal, podrá suspenderse el contrato mediante la suscripción de acta, en la que se hará constar la causa de la suspensión, el término de la misma y todas aquellas previsiones que las partes consideren necesario consignar. El tiempo de suspensión no se computará para efectos del plazo del contrato, por ello no será necesario ampliar la vigencia de la garantía única, pero si deberá informarse a la compañía aseguradora o entidad bancaria garante del contrato, la ocurrencia de la suspensión. Una vez superada la situación que originó la suspensión del contrato, deberá reiniciarse el mismo, mediante acta alusiva a tal hecho, en la que se dejarán las constancias y observaciones que las partes determinen. De este trámite se dará aviso, también al garante del contrato.

Los contratos no podrán ser cedidos sin previa autorización por escrito del respectivo ordenador del gasto. En estos casos el contratista deberá elevar la solicitud indicando las causas que la originan y presentando a su posible cesionario, el que en todo caso, deberá reunir los mismos requisitos de experiencia, idoneidad y condiciones del cedente. Dichas condiciones deberán ser verificadas por el supervisor y/o interventor del contrato quien emitirá concepto sobre la viabilidad de la cesión.

Emitido el concepto por parte del supervisor del contrato, si el ordenador del gasto considera que los motivos que argumenta el contratista son de recibo y la valoración que el supervisor hace de la personas del cesionario le permite inferir que este cumple con los requerimientos de la Secretaria de Educación y está en capacidad de cumplir cabalmente con las obligaciones que en virtud de la cesión asume, suscribirá la minuta de cesión, junto con el Supervisor y el cesionario.

El contratista, previo aval del supervisor del contrato y habiendo constatado el cumplimiento de las obligaciones contractuales que soportan los derechos que se pretenden transmitir, podrá solicitar el pago de sus acreencias a favor de un tercero, a través de cualquiera de las figuras establecidas por el código civil o el código de comercio, especialmente las que se contemplan en los artículos 1959 y siguientes del Código Civil y 1638 y siguientes del mismo estatuto.

La adición de los contratos, no podrá efectuarse por más del 50% del valor inicial del mismo, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los contratos adicionales se suscribirán solamente, en aquellos casos en que sea necesario incluir prestaciones a cargo del contratista, que no hayan sido previstas en el contrato inicial, las cuales sean indispensables para la cabal ejecución del objeto contratado y siempre requerirán el concepto previo del supervisor del contrato. La adición debe acordarse en la etapa de ejecución del contrato, esto es, antes del vencimiento del término pactado. Podrá en este evento, prorrogarse, si fuere necesario, el término o plazo del contrato. Para ello será obligatoria la ampliación de la garantía de cumplimiento en cuantía y vigencia respectivamente.

La prórroga tiene como finalidad desplazar en el tiempo el plazo para el cumplimiento de las obligaciones surgidas en el contrato, para lo cual se requerirá del concepto del supervisor del mismo. La prórroga no implica por si misma, aumento del valor del contrato, habida cuenta que el objeto de esté permanece invariable. Sin embargo, en ocasiones el aumento del plazo por razones no atribuibles al contratista, puede generar un mayor costo, evento en el cual, el valor del contrato se aumentará en la medida en que se debe reconocer al contratista dicho mayor valor. En todo caso, la prórroga del plazo deberá efectuarse antes del vencimiento del inicialmente pactado mediante el escrito correspondiente, el cual de requerir aumento del valor, deberá estar precedido de la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal que ampare el respectivo compromiso económico y por ende requerirá de registro presupuestal. En los eventos de prórroga se requerirá de la modificación de la respectiva garantía única de cumplimiento en cuanto a la vigencia de los amparos y la cuantía de los mismos, si la prórroga implica un mayor valor del contrato.

La modificación del contrato implica la modificación o sustitución de calidades, componentes, cantidades de obra, bienes o servicios sin que por ello, se sustituya el objeto del contrato por otro del mismo o diferente género. Las modificaciones requerirán el concepto del supervisor y/o interventor sobre su procedencia. Las modificaciones no necesariamente generan pagos al contratista. Cuando las mismas obedecen a necesidades sobrevivientes, que indefectiblemente deben ser atendidas, y que no son atribuibles a la conducta del contratista, generarán reconocimientos económicos.

NOTA: El (la) Jefe de la oficina de contratos, remitirá al Supervisor y/o Interventor, a través del personal designado para el caso, copia de los documentos antes descritos debidamente perfeccionados, para lo de su competencia.

Para la imposición de sanciones se requiere:

a. Estipulación contractual que la prevea.

b. Que se halle pendiente la ejecución de las obligaciones del contratista.

c. Ausencia de mora a cargo del contratante (Secretaria de Educación) o de incumplimiento de los compromisos a su cargo, con arreglo al contrato y que tengan relación directa o sean causa directa de la actividad u obligación que se demanda del contratista.

d. Informe del supervisor dirigido al ordenador del gasto, en el que se ponga de manifiesto la situación o hecho que origine la eventual imposición de multa.

e. La facultad para la imposición de multas debe ser expresa y clara y limitar los casos para su procedencia. En la estipulación contractual que se refiera a dicha facultad, debe quedar expresamente señalado que el contratista autoriza a la entidad para que se le descuente el valor de las multas de los saldos que se le adeuden.

En orden a garantizarle al contratista el debido proceso, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, en la Secretaria de educación, los ordenadores del gasto podrán declarar el incumplimiento, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.

En ejercicio de la delegación conferida, el (la) Jefe de la Oficina de Contratos o quien haga sus veces, quien para los efectos del presente manual también se denominará agente delegatario, suscribirá a nombre de la Secretaria de Educación del Distrito Capital, los documentos y actas que en desarrollo del procedimiento se produzcan.

El acto de delegación no exime de responsabilidad al delegante de conformidad con lo previsto por el parágrafo del artículo 12 de la Ley 489 de 1998, por lo cual corresponderá al agente delegatario presentar los informes que sobre su gestión solicite el delegante, relacionados con el ejercicio de la facultad que mediante la presente resolución se le confiere.

2.1 Trámite previo a la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales.-

2.1.1 Requerimiento al Contratista: Bajo el entendido de que la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista; quienes ejerzan tales calidades deben requerir del contratista los informes, aclaraciones y explicaciones que consideren pertinentes sobre el desarrollo de la ejecución contractual, de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibIes, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente; actuación que deberá reunir los siguientes requisitos:

a. Siempre debe hacerse por escrito. Adicionalmente cuando el requirente sea el supervisor del contrato la solicitud deberá contar con el radicado en el Sistema de correspondencia adoptado por la Secretaria de Educación y la correspondiente prueba de recibo por parte del contratista (correo certificado); prueba de recibo que igualmente se debe surtir cuando quien demanda la actuación sea el interventor,

b. En el contenido del requerimiento dirigido al contratista se debe incorporar los hechos, actos o circunstancias sobre los que el supervisor e interventor requiere informes, aclaraciones y explicaciones y señalar con exactitud las razones por las cuales se considera que puede presentarse un incumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo y de ser pertinente o conducente, los documentos o soportes que a juicio de la supervisión o la interventoría, deben ser allegados para aclarar las situaciones particulares de cada caso.

c. Dentro del mismo texto del requerimiento, el supervisor o interventor debe establecer un plazo prudencial y perentorio para recibir la respuesta por parte del contratista, teniendo en cuenta la gravedad y complejidad del asunto, así como la naturaleza y cantidad de los documentos solicitados.

d. En los casos en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, copia del requerimiento al contratista será remitido al garante, con la información relativa a la respectiva póliza,

e. La respuesta del contratista debe ser allegada a la Secretaría de Educación con radicado en el Sistema de correspondencia, y si es del caso, deberá estar acompañada de la documentación que soporte el cabal cumplimiento de sus obligaciones contractuales y/o la justificación en la que se basa su manifestación.

f. Cuando el contratista guarde silencio frente al requerimiento o la respuesta presentada no desvirtúe plenamente el posible incumplimiento, el supervisor o interventor elaborará con destino al área encargada de la ejecución del contrato, un informe pormenorizado de los sucedido donde se indiquen los hechos generadores del posible incumplimiento, las normas o cláusulas posiblemente incumplidas, así como de las consecuencias que podrán derivarse para el contratista, acompañado de los respectivos soportes probatorios.

g. El informe que el supervisor o interventor rinda deberá ser objeto de análisis por al área encargada de la ejecución del contrato, y si encuentran procedente seguir con el procedimiento sancionatorio que seguidamente se detalla, deberá remitirlo a la Oficina de Contratos o la que haga sus veces, con una solicitud expresa en el sentido de que se adelanten las actuaciones relacionadas con la citación y el desarrollo de la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales.

NOTA: En caso de ser satisfactoria para la supervisión y/o interventoría la respuesta al requerimiento presentada por el contratista, no habrá lugar a la aplicación del procedimiento previsto en los siguientes acápites.

2.1.2. Citación a audiencia: Evidenciado un posible e injustificado incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, de conformidad con el informe que sobre el particular remita el área encargada de la ejecución del contrato, el agente delegatario citará por escrito o mediante correo electrónico suministrado en la minuta del contrato, la comunicación y/o notificación al contratista presuntamente incumplido para que asista a audiencia para debatir lo ocurrido, mediante documento citatorio que emitirá de acuerdo con las siguientes reglas:

a. Deberá contar con el radicado en el Sistema de Correspondencia adoptado por la Secretaría de Educación y será remitido a la dirección que del contratista obre en la carpeta contentiva del expediente contractual y/o la que indique el área encargada de la ejecución del contrato, dejando prueba del correspondiente recibido por parte del citado.

b. En el escrito se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan la citación, enunciando las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Todo ello de acuerdo con la información que para el efecto suministre el área encargada de la ejecución del contrato, y se acompañará del o los informe(s) de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación.

c. De igual forma se consignará el lugar, fecha y hora de citación para la realización de la audiencia, actuación que se surtirá con la prontitud que demande la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

d. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera que el contratista.

NOTA: El agente delegatario, dará aviso oportuno a las áreas de la Secretaria de Educación, que deberán estar presentes en la audiencia para la declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales.

2.2 Desarrollo de la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales.- En uso de la delegación conferida, el (la) Jefe de la Oficina de Contratos o quien haga sus veces, deberá proceder de acuerdo con el procedimiento señalado en el literal b) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y de los lineamientos administrativos que en aspectos inter-orgánicos se indican a continuación:

2.2.1 Participantes: Participarán en la audiencia de declaratoria de Incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales, las siguientes personas por parte de la Secretaria de Educación del Distrito Capital:

a. El (la) Jefe de la Oficina de Contratos o quien haga sus veces, quien la direccionara y moderará.

b. El o la supervisor(a) del contrato y quien(es) ejerce(n) apoyo a la supervisión, si el supervisor lo considera necesario.

c. Cuando el contrato ostente interventoría externa, participarán el personal que el interventor designe mediante comunicación que dirigirá oportunamente el (la) Jefe de la Oficina de Contratos o quien haga sus veces.

d. El o la abogado(a) de la Oficina de Contratos que prestará soporte jurídico para la toma de decisiones y será el encargado de proyectar el acto administrativo correspondiente.

e. El o la profesional que eventualmente designe el delegante, para observar la gestión del delegatario.

En todo caso el agente delegatario, podrá convocar a las personas que considere indispensables para el correcto y debido desarrollo de la audiencia.

Cuando se cuente con interventoría externa, además del personal técnico que se designe para asistir a la audiencia, es necesario que a la misma concurra un delegado que cuente con la capacidad y jerarquía (Representante Legal o apoderado) para tomar decisiones en nombre de la organización interventora, atendiendo a que la actuación que da lugar a la audiencia, tiene su origen en los argumentos y apreciaciones contenidas en el informe que ésta rinde.

2.2.2. Desarrollo de la audiencia: El agente delegatario, dará inicio a la audiencia y la direccionará para que se prosiga con el siguiente orden:

a. El (la) Jefe de la Oficina de Contratos o quien haga sus veces, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

b. Seguidamente se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente y a continuación al garante, para que presenten sus descargos, en virtud de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

c. Tanto el agente delegatario como los demás participantes en representación de la Entidad, así como el representante legal del contratista o quien lo represente y el garante del contratista, podrán hacer uso de la palabra tantas veces como sea necesario para aclarar los hechos sobre los que versa la citación, previo acatamiento de las reglas y el orden preestablecido por quien direcciona y modera la audiencia.

2.3 Suspensión de la audiencia: En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el agente delegatario, de oficio o a petición de parte, podrá suspenderla cuando ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa.

En todo caso al adoptar la decisión de suspender la audiencia, se señalará fecha, hora y lugar para reanudarla.

3. EXPEDICION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DERIVADOS DE LA AUDIENCIA: Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y que se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.

Los actos administrativos que como resultado de la audiencia deban proferirse, serán expedidos por el (la) Ordenador(a) del Gasto que suscribe el correspondiente contrato o quien haga sus veces, siguiendo la ritualidad prevista en el articulo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Contra la decisión proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada por el Jefe de la Oficina de Contratos en la misma audiencia.

De ser necesaria la cuantificación de los perjuicios derivados del incumplimiento, la Oficina de Contratos recibirá del Área encargada de la ejecución del contrato y/o de parte del interventor, la respectiva tasación aritméticamente soportada.

En procura de una total transparencia y como constancia del sometimiento al debido proceso, la audiencia podrá ser grabada o filmada.

Cesación del procedimiento.- La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si tiene conocimiento de la cesación de la situación de incumplimiento, para lo cual se debe constar con documento expreso que en tal sentido allegue el área encargada de la ejecución del contrato,

Cualquiera sea la decisión sancionatoria producto del procedimiento anterior, y una vez en firme la decisión, el (la) Jefe de la oficina de contratos remitirá los antecedentes, anexos y soportes junto con el acto administrativo, a las siguientes dependencias:

a) Al área o dependencia encargada de la supervisión y vigilancia de la ejecución del contrato, con el fin de que realicen la compensación de saldos al contratista sancionado, siempre y cuando existan saldos a favor del mismo. En el evento en que la compensación sea parcial, el saldo deberá ser cobrado a través de la gestión de la oficina Asesora Jurídica.

b) Cuando no existan saldos o existan parcialmente, el (la) Jefe de la oficina de contratos remitirá el acto administrativo y sus soportes a la oficina Asesora Jurídica para que agote el procedimiento persuasivo o en su defecto el coactivo, con la efectividad de las respectivas garantías.

NOTA: Una vez ejecutoriado el acto administrativo se deberá comunicar la ocurrencia del mismo a la Cámara de Comercio, la Contraloría de la Republica y la Procuraduría General de la Nación, para lo de su competencia.

La liquidación es el tramite encaminado a realizar un balance del contrato a fin de determinar en qué condiciones se ejecutó, que contraprestaciones quedaron pendientes, si las hay, los saldos a favor o en contra de las partes y en general la manifestación de los acuerdos, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. (art.217 D. Ley 0019 de 2012). Procederá la liquidación en los contratos de tracto sucesivo (suministro, prestación de servicios, arrendamiento, obra, etc.) y en los demás que lo requieran.

Igualmente, será necesaria la liquidación en los eventos en que el contrato haya terminado, antes de su vencimiento por razones legales o por voluntad de las partes. La liquidación en todo caso deberá constar por escrito y en ella se consignará la forma como el contrato se desarrolló y ejecutó, las contraprestaciones cumplidas por la Secretaria de Educación y por el contratista, las obligaciones o créditos que queden pendientes, si los hay, a favor o en contra de la entidad o del contratista, y en general deberán contemplarse todas aquellas situaciones, que se consideren relevantes para efectos de dejar claramente establecido el balance general del contrato. En la etapa de liquidación las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. Es de aclarar que para la liquidación se deberá exigir al contratista ampliación o extensión, si es el caso, de la garantía del contrato en los amparos correspondientes, para avalar las obligaciones que este deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación deberá efectuarse de común acuerdo entre las partes dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no haberse previsto el término, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro meses siguientes, a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene su terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Si el contratista no se allana a efectuar la liquidación en el tiempo en que se le cita para el efecto, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la liquidación, el ordenador del gasto podrá proceder a efectuarla unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes, mediante la expedición de acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, el cual debe ser notificado personalmente al contratista y a quien avale el cumplimiento del contrato. Si la notificación no es posible efectuarla, se procederá en los tiempos que señala el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Con sujeción a lo señalado en el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, si vencido el plazo establecido para la liquidación, esta no se ha realizado, la misma podrá ser efectuada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos primero y segundo del citado artículo, de mutuo acuerdo o unilateralmente.

Igualmente la norma citada determina que los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

El proyecto de liquidación será presentado por el supervisor o interventor del contrato al profesional designado por la Jefatura de la Oficina de contratos, quien la ajustara de ser necesario, y la pondrá a disposición del ordenador del gasto y del contratista para efectos de su consideración y firma, previa revisión y aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Contratos y de la Dirección de Contratación, respectivamente. La liquidación contendrá la relación de todas las situaciones relacionadas con el contrato. En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

2.1 Elementos mínimos del documento liquidatorio:

a. Número del contrato.

b. Objeto.

c. Valor inicial.

d. Valor Final.

e. Plazo Inicial.

f. Plazo Final.

g. Adiciones.

h. Prorrogas.

i. Fecha final del cumplimiento de la prestación por parte del contratista.

j. Modificaciones.

k. Relación de pagos de conformidad con la información suministrada por la Dirección Financiera. Para el cumplimiento de este literal, se adjuntara el Estado de Pagos expedido y debidamente firmado por el funcionario responsable de la Dirección Financiera de la Secretaria de Educación.

l. Relación de Sanciones.

m. Ampliación de las pólizas que amparan el contrato cuando así se requieran ampliación.

NOTA: Una vez suscrita el acta de liquidación bilateral o ejecutoriado el acto administrativo de liquidación unilateral, que arroje saldos a favor de la entidad adeudados por el contratista, independientemente de la causa que los origine, el (la) Jefe de la oficina de contratos remitirá dicho acto administrativo con los respectivos antecedentes a la oficina Asesora Jurídica, para adelantar los trámites correspondientes al cobro persuasivo, al cobro coactivo o a cualquier otro mecanismo judicial para hacer efectivo el pago a la entidad.

2.2 Garantías en la Liquidación

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación de, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato (art. 60 ley 80 de 1993, modificado por art.217 Decreto Ley 0019 de 2012).

La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión (Inciso 5° Art. 60 ley 80 de 1993, modificado por Art.217 Decreto Ley 0019 de 2012).

El acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella, deberá publicarse en el SECOP. Dicha publicación estará a cargo del personal técnico que se designe en la oficina de contratos.

Los aspectos particulares relacionados con la liquidación, serán plasmados y desarrollados en el procedimiento expedido por la Dirección de Contratación, que podrá ser consultado en el aplicativo ISOLUCION.

Negocio jurídico bilateral de la administración en virtud del cual se vincula con una persona jurídica pública o con una persona jurídica o natural privada, para alcanzar fines de interés mutuo en el marco de la ejecución de funciones administrativas, fines que, con arreglo a lo previsto en el Artículo 209 de la Constitución Política, siempre deberán coincidir con el interés general.

2.1 Convenio de asociación con particulares

Celebrado por entidades estatales con personas jurídicas particulares, sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público. (Artículo 96 de la Ley 489/1998 y Artículos 355 de la Constitución Política Decretos 777 y 1403 de 1992).

3.2 (Sic) Convenios especiales de cooperación

Corresponde a la asociación entre la Nación o sus entidades descentralizadas, y particulares, para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías (Artículo 1° Decreto 393 de 1991).

2.3 Convenios de cooperación para prácticas o pasantías

Celebrados con entidades de educación superior cuya finalidad es permitir a los estudiantes de tales instituciones, la realización de las prácticas que deben efectuar como requisito académico para obtener su respectivo título profesional.

2.4 Convenios con organismo internacionales

Celebrados con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales (Articulo 20 Ley 1150 de 2007).

3.1 De carácter normativo

a. La competencia del funcionario que suscribirá el acuerdo (delegación).

b. El objeto y alcance del convenio, (con el fin de establecer si se encuentra dentro de las competencias de la Secretaria de Educación).

c. Los compromisos que demandara de quienes intervienen, (a fin de determinar si requerirá de condiciones especiales o de la asignación de personal o del desarrollo de tareas o actividades especiales, capacitación o consecución de asesoría especializada, etc).

d. El plazo de ejecución, (con el fin de establecer si el periodo o término de duración del acuerdo se extenderá por más de una vigencia y las implicaciones que deberán considerarse).

e. Los aportes a cargo de las partes, (con la finalidad de verificar la disponibilidad de recursos humanos, técnicos o económicos, etc., con que se cuente o se pueda disponer).

f. La forma y condiciones de entrega de los aportes, (para efectos de determinar la oportunidad de provisión y la disponibilidad efectiva de los mismos).

g. La supervisión que requerirá, (a efectos de determinar el alcance la misma). De conformidad con el tipo de acuerdo. Instancias de coordinación, propiedad intelectual y publicación de resultados, etc. (Con el propósito de contemplar todos los aspectos inherentes a la naturaleza del acuerdo de que se trate).

3.2 Contenido del convenio

El texto del convenio deberá contemplar:

a. Una parte preliminar, orientada a identificar a quienes intervienen en la celebración del acuerdo y su representación legal.

b. Consideraciones previas dirigidas a expresar las razones de hecho y de derecho, que originan la concreción del acuerdo.

c. Clausulado que relacione:

* Objeto

* Obligaciones comunes, si son del caso.

* Compromisos u obligaciones individuales, si es procedente.

* Valor de los aportes y forma de entrega.

* Instancias de coordinación, si son pertinentes.

* Plazo de ejecución.

* Control de ejecución o supervisión.

* Causales de terminación.

* Dependiendo de la naturaleza del acuerdo, exclusión de relación laboral.

* Solución de controversias.

* Liquidación.

* Cesión.

* De ser necesario, propiedad intelectual y publicación de resultados.

* Requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

* Documentos

* Domicilio

* Las demás que correspondan, según la naturaleza del respectivo acuerdo.

3.3 Procedimiento para la Celebración de convenios

Para este proceso deberá observarse lo señalado en materia de planeación y estudios previos señalados en el numeral 1 del capítulo II de este Manual. Para el efecto se elaboraran los estudios y documentos previos con los elementos señalados en el artículo 20 del D 1510/13, que servirán de soporte para la elaboración del contrato. Deberá mencionarse en el documento SOC la persona natural o jurídica que se selecciona para la suscripción del convenio.

Para la elaboración y radicación de los Estudio y Documentos Previos, es preciso remitirse a lo establecido en el procedimiento predeterminado Elaboración de Estudios y Documentos Previos y Solicitud de Ordenación Contractual y el formato Estudios y documentos previos- Contratación Directa- Contratos y Convenios Interadministrativos, Arrendamientos y Contratos cuando No exista Pluralidad de Oferentes, establecidos por la Dirección de Contratación en conjunto con sus oficinas adjuntas de Apoyo Precontractual y de Contratos, las cuales se encuentran publicados en ISOLUCION.

3.4 Publicidad del procedimiento en el SECOP

En estos eventos se publicarán en la fecha de su expedición a más tardar dentro de los tres días siguientes a la misma: i) Los estudios y documentos previos; ii) El convenio, adiciones, prorrogas, modificaciones o suspensiones, la cesión del convenio previamente autorizadas por la entidad; iii La información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual a con posterioridad a esta y iv) El acta de liquidación del convenio.

1. La oficina y/o Dirección o dependencia donde se origina la necesidad, verifica el plan anual de adquisiciones y determina la pertinencia de celebración del objeto del Convenio y su clase.

2. La oficina y/o Dirección o dependencia donde surge la necesidad (adquisición del bien, servicio u obra), remite los estudios y documentos previos junto con el formato SOC y sus anexos respectivamente, que deberá incluir la correspondiente aprobación por parte del Comité de Convenios, junto con el concepto sobre costo beneficio de la suscripción del mismo, certificado de Disponibilidad Presupuestal (si involucra recursos), análisis del sector y análisis de riesgos, recibido este, el Jefe de la Oficina de Contratos, designa a un profesional, quien liderará el trámite del proceso. El documento SOC deberá mencionar la jurídica que se seleccione para la celebración del convenio.

3. El Profesional de la Oficina de Contratos, revisa el documento de estudios previos y sus anexos procurando que el documento (s) incluyan todas y cada una de las exigencias establecidas en el Decreto 1510 de 2013 y en las demás normas vigentes aplicables al tema. Una vez hecha la revisión y de ser necesario el líder del proceso solicitara los ajustes del caso, cuantas veces sea necesario, hasta que el texto se ajuste a la reglamentación mencionada.

4. El líder del proceso de la Oficina de Contratos elaborará el convenio ) que contendrá la identificación plena del objeto a desarrollar; la descripción técnica detallada del mismo (anexo técnico independiente); las condiciones de celebración del convenio; el presupuesto disponible, si es del caso; forma de desembolso de los recursos objeto de los aportes; plazo de ejecución; los requisitos de carácter jurídico, técnico y económico que deberá acreditar la organización asociada; y las garantías que deberá constituir para efectos del cubrimiento de riesgos, según corresponda:. El documento del Convenio deberá ser revisado por el Jefe de la Oficina de Contratos y aprobado por el Director de Contratación para la posterior firma del ordenador del gasto.

5. Anexos. Cuando el acuerdo lo requiera se consignaran en documentos anexos, aspectos de orden técnico, operativo o de cualquier otra índole, que deban ser considerados en forma específica como complemento o desagregación necesaria para el desarrollo del respectivo convenio.

NOTA 1: Indemnidad. En los convenios que suscriba la Secretaria de Educación, se deberá incluir la cláusula de indemnidad, la cual se consignara en los siguientes términos: "Las partes se mantendrán indemnes entre sí, por las consecuencias que resultaren de las actuaciones de sus funcionarios o de terceros contratados por ellas, con ocasión de la ejecución del convenio".

3.5. Liquidación

La liquidación del convenio se efectuara dentro del plazo indicado en el respectivo acuerdo o a más tardar dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución. Para efectos de liquidación, se deberá incluir en los convenios interadministrativos, una previsión con respecto a la eventual liquidación unilateral, cuyo texto se consignara en parágrafo que formara parte de cláusula correspondiente, en los siguientes términos: "Cuando las partes no logren acuerdo para la liquidación del convenio, la parte que haya cumplido con todas las obligaciones a su cargo, quedara facultada para su liquidación unilateral, con sujeción a lo previsto en los artículos 60 de la ley 80 de 1993 y 11 de la ley 1150 de 2007.

Para efectos de liquidación, el supervisor deberá rendir un informe final de ejecución del acuerdo, el cual se anexara al proyecto de liquidación como parte de los soportes de la misma de los que igualmente harán parte: i) El acta de inicio, si es del caso; ii) La certificación de la respectiva tesorería sobre el ingreso de recursos; iii) La constancia de recibo y entrada de bienes; iv) El informe de ejecución de los recursos si es del caso, rendido por el jefe del área administrativa o financiera; v) Los demás documentos relacionados con la ejecución y desarrollo del convenio.

3.6. Carpeta del Convenio

La carpeta contentiva de los documentos y/o antecedentes relacionados con la suscripción del Convenio contendrá como mínimo los siguientes documentos:

a. Documento de solicitud del convenio suscrito por el jefe de la dependencia que gestionara el acuerdo.

b. Estudio previo con sus anexos, suscrito por Jefe de la oficina y/o Dirección o dependencia en donde surge la necesidad de suscribir dicho Convenio.

c. Concepto de viabilidad costo – beneficio realizada por la oficina y/o Dirección o dependencia en donde surge la necesidad de suscribir dicho Convenio.

d. Texto del convenio suscrito por las partes, el acta de inicio, si es del caso, la notificación al supervisor para efectos del control de ejecución.

e. Copia de los documentos de representación legal de la persona jurídica pública o privada con la que se celebra el convenio; (copias del acto administrativo de nombramiento y posesión, cuando se trate de funcionarios públicos que obran en nombre y representación de una entidad o certificado de cámara de comercio, si se trata de persona jurídica privada); copia de la cedula de ciudadanía de quien suscribe el acuerdo; acuerdo municipal u ordenanza departamental mediante la cual se autoriza al alcalde o gobernador para la celebración de convenios; certificado de disponibilidad presupuestal y del registro presupuestal, si se trata de acuerdo que involucre recursos públicos; certificado de tradición y libertad en el evento de convenios o contratos de comodato, certificación del jefe de presupuesto cuando se adquieren compromisos de pago de servicios por el uso de inmuebles en los convenios o contratos de comodato sobre la existencia de recursos; los informes de supervisión; los demás que correspondan a la naturaleza del acuerdo.

f. Una vez vencido el respectivo convenio deberá reposar en la carpeta del mismo, el informe final de ejecución rendido por el supervisor de este; el acta de liquidación del convenio acompañada de los documentos a que se refiere el numeral 6 de este capítulo, según corresponda.

NOTA 2: El profesional designado por el Jefe de la Oficina de Contratos , teniendo en cuenta la reglamentación que sobre gestión documental se encuentra vigente, deberá en todo caso reproducir si se requiere, los documentos y antecedentes del proceso para efectos de archivo en la carpeta o expediente del respectivo convenio y será el responsable de la custodia de la carpeta de archivo.

Teniendo en cuenta los diferentes aspectos que inciden en una correcta gestión contractual y en la vulneración del principio de transparencia, generando riesgos en la ejecución de los recursos públicos, se transcriben a continuación, una serie de buenas prácticas en el desarrollo de la gestión contractual, plasmadas y recomendadas en la "Cartilla de Buenas Practicas en Contratación Estatal; Compromiso para preservar la Transparencia y la Libre Competencia", expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá, las cuales deben ser tenidas en cuenta y aplicadas en cada una de las etapas de la Gestión Contractual que adelante la Secretaria de Educación:

I. BUENAS PRACTICAS EN LA ETAPA PREVIA AL DESARROLLO DEL PROCESO DE SELECCIÓN:

Para garantizar la transparencia y la libre competencia en el ámbito de las compras públicas, antes de iniciar un proceso de selección se debe contar con información adecuada para diseñar exitosamente las bases del procedimiento, tratar de garantizar la mayor participación de licitantes que compitan libre y transparentemente, reducir en lo legalmente posible la comunicación entre oferentes, y por último se debe elegir con cuidado los criterios para evaluar y adjudicar la oferta.

De ello depende el logro de los fines estatales, pues la improvisación en el desarrollo de las etapas previas a la licitación o las falencias que se pueden generar en ese campo crean barreras de acceso al mercado, limitan el número de oferentes, además de implementar una excesiva previsibilidad y cotidianeidad de los procesos de compra.

Por las razones anteriormente señaladas, a la hora de elaborar los estudios previos de una licitación pública se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Recopilación de Información Adecuada:

A la hora de recopilar la información necesaria para elaborar los estudios previos, es importante conocer las características del mercado en el cual se realizaran las compras de bienes o servicios. Es importante identificar los agentes del mercado que puedan ofertar los bienes y/o servicios a contratar, además de establecer si existen situación de concentración de mercado, duopolio, oligopolio o monopolio respecto del bien o servicio requerido.

Para los efectos señalados, es necesario recopilar información sobre los posibles proveedores del Estado, sus productos, precios y costos. Específicamente, a la hora de verificar precios del mercado, las entidades públicas deberían poder comparar los precios propuestos en el pasado por las empresas cotizantes y oferentes, en transacciones similares realizadas con el sector privado.

En el marco de verificación de la experiencia de cada proponente en desarrollo de los procesos de selección y a la hora de realizar cotizaciones para la elaboración de los estudios previos, las entidades públicas deberían solicitar a las empresas la siguiente información:

- A que personas del sector privado se han suministrado bienes y servicios objeto de cotización u objeto de contratación en el proceso de selección.

- Datos de contacto de las personas de derecho privado a las que se hayan vendido los bienes y servicios objeto de adquisición o de cotización (dirección, teléfono, correo electrónico).

- Condiciones de venta de esos bienes y servicios.

2. Maximizar la participación potencial de licitantes:

Se debe tratar a toda costa de obviar limitaciones innecesarias que disminuyan el número de oferentes, para lo cual es crucial lograra que la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes sean adecuadas y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Hay que evitar requisitos habilitantes excesivamente específicos para contratos de gran envergadura o demasiado exigentes para contratos de baja complejidad y menor valor, pues incurrir en ese yerro genera barreras de acceso al mercado a oferentes que podrían cumplir a satisfacción el objeto del contrato.

Adicionalmente, en los pliegos de condiciones es necesario definir condiciones de participación, escogencia y contratación con claridad, para lo cual es importante cerciorarse que no existan ambigüedades en los términos de referencia que permitan a los oferentes interpretar y/o aplicar erradamente aspectos claves de la contratación después de realizada la adjudicación, generando escenarios de renegociación especulativa.

De igual forma se deben erradicar las siguientes prácticas:

- Suscribir contratos con objeto difuso, con redacciones indeterminadas, sin especificar los servicios y productos esperados con la contratación, lo cual impide establecer con claridad el resultado esperado y mucho menos determinar si se satisfizo o no la necesidad de la entidad contratante.

- Suscribir contratos en los que no haya identificación de entregables ni procedimientos para la aceptación de cada uno de los productos esperados con la contratación.

- Adelantar obras públicas sin contar con gestión predial, diseños de fase y licencia y permisos ambientales.

- Desarrollos de software con plazos reducidos para el levantamiento de los casos de uso.

3. Minimizar el riesgo de lavado de activos.

La herramienta más útil para evitar el riesgo de lavado de activos consiste en conocer al sujeto económico con el cual se ejecuta un contrato.

Para ello es pertinente solicitar la declaración del origen de los fondos involucrados en la ejecución del contrato, con sus debidos soportes documentales que la acrediten.

De igual manera es pertinente solicitar información tributaria del contratista para verificar si en el corto plazo ha habido incrementos inusuales en su patrimonio.

En todas las etapas del contrato, los funcionarios públicos que intervienen en la gestión administrativa de beben estar prestos a identificar señales de alerta que puedan indicar un posible lavado de activos.

4. Determinación oportuna del procedimiento de selección del contratista.

De acuerdo con las estadísticas, en el ámbito de la contratación estatal existe abuso de las causales de contratación directa, especialmente en lo que hace referencia al uso de convenios de cooperación y asociación, contratos interadministrativos y contratos de prestación de servicios.

El abuso de la contratación directa limita la transparencia y la libre competencia, toda vez que elimina la posibilidad de que los agentes de mercado oferten sus servicios en igualdad de condiciones, dado que en estos casos, la entidad solo recibe una propuesta.

5. Aprobación de protocolos para controlar y evitar el conflicto de intereses.

En la etapa previa al desarrollo de un proceso de selección se deben tomar medidas administrativas para prevenir el conflicto de intereses.

En cada proceso de compras es necesario identificar claramente los funcionarios encargados de desarrollar las siguientes funciones:

- Elaboración y revisión de estudios previos.

- Elaboración, revisión y modificación de los pliegos de condiciones y de la minuta del contrato, y

- Evaluación de las ofertas.

Se deben elaborar documentos, formatos, circulares, etc..., que identifiquen prohibiciones y restricciones para que los funcionarios públicos asignados a los procesos de contratación no incurran por conductas suyas o de sus familiares en conflicto de intereses,

II. BUENAS PRACTICAS DURANTE EL PROCESO DE SELECCIÓN:

A la hora de realizar el proceso de selección se deben adoptar listas de chequeo para tratar de identificar patrones y prácticas de los proponentes que no correspondan a un mercado libre y competitivo. Se sugiere prestar atención a la ubicación geográfica de las ofertas, a la frecuencia con la que los competidores participan y terminan no seleccionados, a la frecuencia con que participan y se retiran los oferentes en desarrollo de un proceso de selección.

De otra parte en desarrollo de los procesos de selección, los servidores públicos se deben abstener de incurrir en una serie de conductas que han sido identificadas como riesgosas para la preservación de la transparencia y la moralidad administrativa.

1. Lista de Chequeo para la identificación de patrones anticompetitivos.

Para detectar carteles de contratación u otra clase de acuerdos, se recomienda hacer uso delos lineamientos para combatir la colusión en licitaciones públicas establecidas por la OCDE en el año 2009, los cuales han sido incorporados en la "Guía Práctica Para Combatir la Colusión en las licitaciones" de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En ese instructivo, se recomienda identificar, entre otros, patrones extraños en la manera como las empresas presentan sus ofertas, la frecuencia con la que son o no seleccionadas y la clase de licitaciones a las que se presentan.

2. Declaración de los Proponentes antes de iniciar la calificación de las ofertas.

Dado que no es posible mantener en secreto la identidad de los oferentes y que es necesario establecer mecanismos para evitar que miembros de un grupo empresarial participen como sujetos económicos independientes en desarrollo de los procesos de selección, una vez realizado el traslado de las observaciones hecha por la administración a las ofertas presentadas, se recomienda incluir en el pliego la obligación de que cada oferente realice las siguientes declaraciones:

- Manifestar si el oferente se encuentra en posición de subordinación o dependencia, si es matriz o subordinada de otra empresa que participe en el proceso de selección.

- Manifestar si tiene relaciones económicas, comerciales o contractuales con algún otro proponente que participe en el proceso de selección, o con sus matrices o subordinadas.

3. Practicas Inapropiadas durante el desarrollo de la licitación.

Los siguientes comportamientos que se puedan desarrollar en el marco de una licitación pública, deben ser prohibidos dentro de las prácticas contractuales de las entidades públicas:

- Adendas a la medida

- Abuso de la regulación de oferente único

- Adendas cercanas al cierre

- Visitas Obligatorias y de imposible cumplimiento

- Licitaciones Express

Durante la etapa de ejecución contractual se debe hacer un esfuerzo institucional para preservar las condiciones técnicas, económicas y financieras establecidas en los pliegos y en los estudios previos, sin que se permita la renegociación especulativa, el cambio del objeto contratado o la supresión de actividades inherentes al servicio público prestado.

Adicionalmente, en la etapa de ejecución se debe prestar atención a la subcontratación y cesión de contratos, pues por esta vía se pueden generar riesgos en materia de transparencia, moralidad y libre competencia. Por lo anterior es importante trazar unas pautas para realizar correctamente la supervisión de los contratos, controlar las renegociaciones especulativas en materia de compras públicas, evitar la suscripción de modificaciones contractuales por fuera del marco legal.

Al tenor de lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la ley 80 de 1993, se infiere que la liquidación debe hacer referencia exclusivamente a las actividades ejecutadas en desarrollo del objeto del contrato. De suerte que hechos cumplidos por fuera del marco del acuerdo de voluntades no pueden ser incluidos directamente en el acta de liquidación del contrato.

Una vez vencido el plazo de ejecución contractual inicia automáticamente el periodo de liquidación, en el cual la administración tiene la potestad de evaluar el cumplimento y exigir las obligaciones pendientes de pago en la liquidación, sin que se pueda revivir el plazo de ejecución, o modificar bilateral o unilateralmente el alcance de las clausulas estipuladas en el acuerdo de voluntades

1. Oportunidad de la liquidación

El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala que el plazo para llevar a cabo la liquidación del contrato estatal varía dependiendo de si el corte de cuentas se efectúa de manera bilateral, unilateral o judicialmente.

En caso de proceder la liquidación bilateral, el corte de cuentas debe realizarse dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del plazo que acuerden las partes para tales efectos en el contrato.

De no existir un término establecido por mutuo acuerdo, la liquidación se debe llevar a cabo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato y a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o caducidad.

Aunque existen diferentes antecedentes del Consejo de Estado donde se indica que los términos para la liquidación no son perentorios, por lo cual la liquidación del contrato se podría realizar bilateral o unilateralmente en los treinta (30) meses subsiguientes a la finalización del plazo de ejecución, las buenas prácticas en la materia recomiendan ceñirse a los términos legales y tratar de liquidar bilateralmente el contrato en los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato, o liquidar unilateralmente el contrato dentro de los (2) meses siguientes a la finalización del termino de liquidación bilateral.

Adicionalmente y acorde a lo señalado en la cartilla expedida por la Alcaldía de Bogotá, se propone adelantar Auditorías internas, siguiendo los parámetros legales y a la metodología que para tales efectos usa la Contraloría General de la República, a través del programa "Audite".

NOTA: Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 37 del Decreto 1510 de 2013, y cumplidos los requisitos señalados en el mismo, el Jefe de la Oficina de Contratos a través del profesional designado para tal fin, deberá dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación, la cual reposara en la carpeta de archivo del respectivo proceso.