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Circular 153 de 2014 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
15/12/2014
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 153 DE 2014

 

(Diciembre 15)

 

Para:

FUNCIONARIOS QUE OSTENTAN LA CALIDAD DE SUPERVISORES CONTRACTUALES.

 

De:

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

 

Asunto:

LINEAMIENTOS ACERCA DE LA SUPERVISIÓN CONTRACTUAL.

 

En cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá D.C., y en virtud de los parámetros establecidos en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, sus Decretos Reglamentarios, la Ley 1474 de 2011, las normas civiles y comerciales y demás que rijan la materia y en consonancia con el Eje Estratégico No. 3 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012 - 2016 "Una Bogotá en defensa y fortalecimiento de lo público", la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. recuerda a los funcionarios que fungen como supervisores contractuales los siguientes lineamientos para el correcto ejercicio de la labor encomendada.

 

DE LA SUPERVISIÓN

 

Según lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 20111 la Supervisión consiste en:

 

"...el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que se realiza sobre el cumplimiento del objeto contractual, y es ejercida por la misma entidad estatal a través de sus funcionarios cuando no son requeridos conocimientos especializados".

 

Del mismo modo, el artículo 84 de la precitada norma contempla de manera taxativa las facultades y deberes de los funcionarios que ostentan la calidad de Supervisor, entre las cuales se establecen:

 

*Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

 

*Igualmente lo están para exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, y será corresponsable solidariamente si certifica como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad, así como el bien o servicio prestado sin las calidades exigidas en el contrato y sus documentos, pues ello constituye como falta gravísima de conformidad con lo estipulado en la Ley 734 de 20022.

 

DELEGACIÓN DE LA SUPERVISIÓN

 

La delegación de la supervisión de los contratos está a cargo de los responsables de la ordenación del gasto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, de conformidad con lo dispuesto en los artículos , , y de la Resolución Nro. 442 de 20113, modificada parcialmente por la Resolución Nro. 270 de 2012, véase:

 

"Artículo 1°.- Delegar en el/la Subsecretario/a General de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la competencia para realizar la dirección y adjudicación de los procesos contractuales, la ordenación del gasto y la suscripción de los contratos relacionados a continuación (...)".

 

Artículo 3°.- Delegar en el/la Director/a de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la competencia para realizar la dirección y adjudicación de los procesos contractuales, la ordenación del gasto y la suscripción de los contratos relacionados a continuación (...)

 

Artículo 9°.- Las funciones y atribuciones delegadas por la presente Resolución, comprenden todas las actuaciones inherentes a la actividad contractual, desde el inicio del respectivo proceso y hasta la liquidación de los contratos o convenios, tales como la expedición de los actos que deban proferirse; la designación del Comité Evaluador; la suscripción de los contratos o convenios que se originen; la aprobación y suscripción de las actas de terminación y/o liquidación; las adiciones, incluidas aquéllas que una vez sumadas al valor inicial del contrato superen las cuantías aquí delegadas; las prórrogas; las modificaciones; la designación del interventor y/o supervisor, y las demás actuaciones que deban realizarse en la ejecución y liquidación de los respectivos contratos o convenios." (Subrayado y negrilla fuera del texto original).

 

Quien haya sido delegatario de la supervisión, no puede delegar en un tercero la función que le fue delegada. Sin embargo, éste podrá designar un apoyo a la supervisión.

 

DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS ENTIDADES ESTATALES

 

Según el Artículo de la Ley 80 de 1993, son Derechos y Deberes de las Entidades Estatales para la consecución de los fines de la contratación estatal, y por tanto vinculante a la labor de supervisión, los siguientes:

 

*Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.

 

*Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

 

*Solicitar la actualización o la revista de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

 

*Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

 

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

 

*Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscrito por Colombia.

 

*Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

 

*Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetir contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.

 

*Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello se utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

 

*Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregir los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

 

PROHIBICIONES DE LA SUPERVISIÓN

 

Aunando a las anteriores disposiciones normativas y en el marco de una transparente, eficaz y efectiva ejecución contractual deben tener en cuenta las siguientes prohibiciones:

 

*Disponer para uso personal de los bienes como equipos o muebles, de propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., entregados con ocasión del contrato.

 

*Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

 

*Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

 

*Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

 

*Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

 

*Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

 

*Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato.

 

*Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

 

*Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones o hacer requerimientos al contratista de obligaciones que no hacen parte del contrato.

 

*Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

 

*Autorizar la ejecución de objeto diferente al estipulado en el contrato.

 

RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES

 

Los supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal fiscal, y/o disciplinario; derivado esto del hecho de que la entidad deposita en el supervisor el manejo directo de las actuaciones de vigilancia y control que sobre la ejecución contractual tiene, y que en consecuencia decantan en el éxito o fracaso de la gestión administrativa.

 

El supervisor que no exija la calidad de los bienes y servicios contratados por la entidad estatal, o en su defecto los exigidos por las normas técnicas obligatorias, u omita el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan el riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento, incurre en falta gravísima al tenor del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

 

Igualmente, es su obligación suscribir las actas correspondientes al desarrollo contractual entre otras:

 

Acta de inicio: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor del contrato, en el cual se deja constancia del cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la Ley o en la reglamentación interna, que permiten la iniciación formal de actividades, registrando la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato.

 

Acta de suspensión: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor del contrato, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del mismo (y por tanto su plazo), de común acuerdo entre las partes, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio (si es posible) y demás aspectos que se estimen pertinentes. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del Contrato.

 

Acta de reinicio o reanudación: Documento suscrito entre el Contratista y el Supervisor, por el cual se reanuda la ejecución del contrato después de una suspensión.

 

Acta de liquidación: Documento de balance final del contrato, suscrito entre el contratista, supervisor del contrato y el ordenador del gasto, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados por la entidad, los ajustes, reconocimientos, revisiones, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las Partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes referentes al cumplimiento de sus obligaciones, finiquitando la relación contractual. Dicho documento obedece al deber de liquidación dispuesto en el acuerdo de voluntades o cuando así lo contemple la Ley.

 

RECOMENDACIONES GENERALES

 

1. Tener en cuenta la fecha a partir de la cual fue designado como supervisor (acta de inicio), pues ésta determinará el inicio de su responsabilidad civil, penal, disciplinaria y fiscal.

 

2. Solicitar copia del contrato y de la propuesta o cotización que lo soporta, así como de los pliegos de condiciones y/o estudios y documentos previos. Lo anterior con el fin de definir claramente las obligaciones que podrá exigirle al contratista.

 

3. Suscribir el Acta de Inicio del contrato, una vez se haya aprobado la garantía única que lo ampara, se haya efectuado el registro presupuestal y cuente con todos los requisitos previos al inicio de actividades.

 

4. Todas las instrucciones que se impartan al contratista deben constar por escrito.

 

5. Anexar copia de todas las comunicaciones dirigidas al contratista con cada informe de supervisión, con el fin de que repose en la carpeta principal de (sic) contrato.

 

6. Toda modificación, adición, prórroga, otro si o cesión debe ser autorizada por el ordenador del gasto, a través del documento idóneo para el efecto.

 

7. Vigilar que las garantías estipuladas contractualmente permanezcan vigentes.

 

Cordialmente,

 

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

 

SECRETARIA GENERAL

 

Anexo: N.A.

 

C.C. N.A.

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

 

2 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

 

3 Por la cual se delegan unas funciones y se desconcentran unas actuaciones en materia contractual y se dictan otras disposiciones.

 

Elaboró: Diego Fabián Aparicio Castro.

 

Revisó: Carlos Manuel Galván Vega.

 

Carlos Hugo Medina Meza.

 

Aprobó: Daniel Medina González.