RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN 728 DE 2014 (Noviembre 24) Derogado por el art. 1, Resolución 842 de 2019. Por la cual se modifica las Resoluciones 073 del 10 de marzo de 2014 y 489 del 19 de agosto de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A. EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor. Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000. Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias. Que con Resolución 073 del 10 de Marzo de 2014 se adoptó el Manual de Contratación en el Sistema Integrado de Gestión bajo el código M-SJ-001. Que con Resolución 073 del 10 de Marzo de 2014 se adoptó el Manual de Supervisión y/o Interventoría en el Sistema Integrado de Gestión bajo el código M-SJ-002. Que en sesión de Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A. del pasado 25 de noviembre de 2013 se acordó la adopción de los Manuales M-SJ-001-1 Manual de Contratación y M-SJ-002-1 Manual de Supervisión e Interventoría y se ordenó su adopción en el Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. Que en el Artículo tercero (3ro) del Acuerdo 03 de 2013, se autoriza al Gerente General de TRANSMILENIO S.A., para que dentro del año siguiente al citado acto administrativo (25 de Noviembre de 2013) se adopten las modificaciones normativas a que haya lugar en los Manuales de Contratación y de Supervisión e interventoría. Que el Artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 dispone que los manuales de contratación de todas las entidades estatales se expedirán bajo los lineamientos expuestos en Colombia Compra Eficiente. Que en el año 2014, Colombia Compra Eficiente, ha emitido nuevas políticas de contratación y modificado sus manuales en múltiples oportunidades (10 Circulares y Actualización de 4 Manuales). Que teniendo en cuenta las observaciones presentadas por la Oficina de Control Interno de la entidad, los diferentes planes de mejoramiento acordados con la Contraloría Distrital y con el fin de actualizar Normativamente los Manuales de Contratación y de Supervisión e Interventoría se hace necesario modificar los mismos. Que el 19 de agosto de 2014 se expidió la Resolución 489 “por la cual se modifica el Comité de Gerencia de la Integración y se establece el apoyo al seguimiento y supervisión especial de los contratos de concesión”, en la cual se adoptó el proceso de regularización como una metodología para mantener un registro secuencial y cronológico a la Gerencia de la Integración, en donde se identifican las diferentes actuaciones y novedades que atañen a los contratos de concesión y que soportan la toma de decisiones por parte de la supervisión. Que en el Artículo Décimo Segundo de la Resolución 489 de 2014 se ordenó que: La Subgerencia General, las Subgerencias y las Direcciones contarán con un término de 45 días calendario a partir de la fecha de la presente Resolución para que el proceso de regularización se aplique a todos los contrato de concesión del Sistema Integrado de Transporte Público – SITP y el Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI a cargo de la Empresa. Al final de dicho término se deberán depositar en la Subgerencia Jurídica los documentos definitivos de tales procesos, el acta inicial de regularización, los soportes documentales que se consideren pertinentes, el informe de estado de cada contrato de concesión que sirve de inicio para la continuidad del proceso de regularización. Que en virtud de lo anterior se determinó que se debía ajustar el “Manual de Supervisión y/o Interventoría” de manera que contemplara los cambios introducidos por la Resolución 489 de 2014. Que se considera pertinente modificar el plazo contenido en el Artículo Décimo Segundo de la Resolución 489 de 2014 como quiera que se debe socializar con los profesionales y directivos todos los documentos del proceso de regularización en donde se fijan los procesos y responsabilidades. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 073 del 10 de Marzo de 2014 en lo que corresponde a la actualización de los siguientes manuales:
ARTÍCULO SEGUNDO: Prorrogar el plazo contenido en el Artículo Décimo Segundo de la Resolución 489 de 2014 hasta el 20 de enero de 2015. ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, a los veinticuatro (24) días del mes de noviembre de dos mil catorce (2014). SERGIO PARÍS MENDOZA Gerente General
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO 2. ALCANCE Y RESPONSABLE 3. NORMATIVIDAD APLICABLE 4. PRINCIPIOS 5. NATURALEZA JURIDICA DE TMSA 6. DELEGACION DE COMPETENCIAS 7. PLANEACION DE LA CONTRATACIÓN 8. CUANTIAS 9. PROCESOS DE SELECCIÓN 10. COMITES 10.1. Comité De Contratación Y Adjudicación 10.2. Comité Estructurador De Contratación 10.3. Comité Evaluador 11. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. 12. INTERVENTORÍA, SUPERVISIÓN Y APOYO A LA SUPERVISIÓN 13. COMUNICACIÓN CON POTENCIALES OFERENTES 14. ACOMPAÑAMIENTO DE VEEDURÍAS 15. ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS 15.1. Estudio Técnico y Económico 15.2. Análisis Jurídico 16. PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA 17. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA 18. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA 19. PROCEDIMIETO CONCURSO DE MERITOS 19.1. Concurso Abierto 19.2. Concurso con Precalificación 20. PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA 21. PROCEDIMIENTO MINIMA CUANTIA 22. CRITERIOS DE DESEMPATE 23. ETAPA CONTRACTUAL 23.1. Procedimiento Modificación De Contratos 23.2. Procedimiento Imposición De Sanciones 23.3. Liquidación del Contrato 24. APLICACIONES NORMATIVAS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN. 25. ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS – APP. 25.1. Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Pública. 25.2. Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada 25.3 Etapa Precontractual De Los Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada Sin Recursos Públicos 25.4. Etapa Precontractual De Los Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada Con Recursos Públicos 26. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA A LAS CONCESIONES DENTRO DEL MARCO LEGAL APLICABLE 27. PROCESOS SANCIONATORIOS EN CONTRATOS DE CONCESIÓN 28. CONTROVERSIAS Y SOLUCIONES DE CONFLICTOS EN LOS CONTRATOS DE CONCESION. 29. MODIFICACION CONTRATOS DE CONCESION. 30. CONTRACION COLATERAL. 31. SISTEMA DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS 32. PUNTOS DE CONTROL ASOCIADO A RIESGOS DE CORRUPCIÓN 33. TABLA DE FORMATOS MODIFICACIONES
1. OBJETO El presente manual de contratación define las responsabilidades, funciones y autoridad en materia contractual al interior de TRANSMILENIO S.A., y determina las actividades que deben realizarse y desarrollarse por disposición normativa, así como las que se sustentan en la vigilancia y control de la ejecución contractual. TRANSMILENIO S.A. aplicará este Manual en los contratos estatales regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, desde la identificación de la necesidad de adquirir algún bien o servicio, hasta la liquidación del mismo. El manual tiene los siguientes objetivos específicos: * Delegar y desconcentrar funciones en materia contractual, la delegación de la ordenación del gasto que se encuentre relacionada con los trámites contractuales. * Establecer los procedimientos que permitan la claridad y objetividad en los procesos precontractuales, contractuales y post contractuales, necesarios para garantizar los principios y deberes de la contratación estatal. * Dar cumplimiento a la Constitución, la Ley y en especial a los mandatos consignados en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012, la Ley 1474 de 2011 y demás normas de orden Nacional o Distrital, que reglamenten, complementen, modifiquen y adicionen esta materia. * Enunciar procedimientos y responsabilidades de las diferentes áreas en la actividad precontractual, contractual y pos contractual. * Facilitar el control y autocontrol de la organización. * Establecer los trámites para la celebración y ejecución de contratos que permitan la explotación colateral de su objeto social, sea en calidad de contratante o de contratista. Este Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitirá conocer los aspectos más relevantes en materia de contratación pública, y una herramienta que apoya y orienta para el logro de las meta de TRANSMILENIO S.A,, contribuyendo en el cumplimiento de los fines empresariales y estatales. 2. ALCANCE Y RESPONSABLE El presente Manual es de aplicación y conocimiento para todas las dependencias y funcionarios de TRANSMILENIO S.A. Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con TRANSMILENIO S.A., funcionarios, comités, supervisores e interventores que participan en un proceso contractual, entes de control y vigilancia para la contratación estatal, las veedurías ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, los contratistas, entre otros. El responsable por la elaboración y mantenimiento de este documento es el Profesional Especializado (06) Contratación de la Subgerencia Jurídica. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Jurídico de la entidad. 3. NORMATIVIDAD APLICABLE La normatividad aplicable al presente manual de contratación será la siguiente: a. Constitución Política de Colombia. b. Ley 80 de 1993. c. Ley 489 de 1998. d. Ley 1150 de 2007. e. Código Civil Colombiano (Art 13 de la Ley 80 de 1993). f. Código de Comercio Colombiano (Art 13 de la Ley 80 de 1993). g. Código de Procedimiento Civil Colombiano (Art 13 de la Ley 80 de 1993). h. Ley 1474 de 2011. i. Resolución 308 de la Agencia Nacional de Infraestructura. j. Demás normas que reglamenten, complementen, modifiquen y adicionen esta materia. 4. PRINCIPIOS De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse entre otros: i) Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa y la contratación pública, al tenor de lo cual les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos – régimen de inhabilidades e incompatibilidades, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo. ii) A los servidores públicos sólo les está permitido realizar aquello que esté autorizado expresamente en la Ley. iii) En las estipulaciones de los contratos estatales se tendrán en consideración los fines y principios previstos en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, así como las demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros. iv) Los contratos celebrados por TRANSMILENIO S.A. se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este acuerdo se eleve a escrito. v) Para la legalización de los contratos se requiere que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la TRANSMILENIO S.A., cuando a ello haya lugar. vi) Para la ejecución del contrato se requerirá la aprobación de la garantía única, cuando esta se solicite. vii) Los contratos no podrán cederse sin previa autorización escrita de TRANSMILENIO S.A., toda vez que se celebran en consideración a la persona del contratante (Intuitu personae). 5. NATURALEZA JURÍDICA DE TMSA En cumplimiento de la autorización conferida por el Concejo de Bogotá, D.C. mediante el Acuerdo 04 de 1999 el Alcalde Mayor del Distrito Capital, junto con otras cuatro entidades de derecho público del Distrito capital, por la Escritura Pública No. 1528 del 13 de Octubre de 1999 de la Notaría 27 del Círculo de Bogotá, procedieron a la constitución de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO –TRANSMILENIO S.A., acto que fue debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá. La EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO –TRANSMILENIO S.A. es una sociedad pública por acciones, a la que en virtud de lo dispuesto por el parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 489 de 1998 se le aplican las normas propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes. 6. DELEGACION DE COMPETENCIAS De conformidad con las Leyes 80 de 1993 y 489 de 1998, la competencia contractual de las entidades públicas radica en cabeza del Jefe o Representante Legal de la Entidad. El Gerente General de TRANSMILENIO S.A., está facultado para delegar las funciones que le son propias previa autorización de la Junta Directiva de la Empresa, según lo dispone el artículo 44 de los Estatutos, contenidos en el acto de constitución, el cual fue elevado a Escritura Pública número 1528 otorgada en la Notaría Veintisiete (27) de Bogotá, D.C., el día 13 de octubre de 1999. Los artículos 44 y 56 de los Estatutos Sociales disponen que las delegaciones que realice el Gerente General sólo pueden hacerse en quienes ostenten la calidad de Empleados Públicos y tratándose de delegación en materia de contratación estatal, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, señala que los Jefes o Representantes Legales de las Entidades sólo podrán hacerla de manera total o parcial, en los Servidores Públicos que pertenezcan al nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes. Las delegaciones en asuntos negociales emitidas por el Gerente General de TRANSMILENIO S.A., serán (son) plasmadas en un acto administrativo independiente. Este acto administrativo respetará y tendrá en cuenta l Los lineamientos formales y materiales que las normas exijan. La delegación establece un vínculo funcional especial y permanente entre delegante y delegatario para el ejercicio de las atribuciones delegadas. Es especial en cuanto surge a partir del acto de delegación, de forma adicional a la relación jerárquica o funcional que exista entre ellos y es permanente en cuanto permanece activo mientras rija el acto de delegación. En virtud de tal vinculación, el delegante conserva y ejerce la facultad para reformar o revocar los actos o resoluciones del delegatario y para revocar el acto de delegación. Es responsabilidad de cada área (Subgerencias, Direcciones y Oficinas) generar y representar documentalmente la necesidad que será fuente de cada negocio (principales, adicionales, modificatorios, otrosí, aclaratorios, etc). En la estructuración de negocios principales, el área responsable generara Los estudios y documentos previos que soportaran la elaboración de los proyectos de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Los documentos previos deben contener los elementos que a continuación se indican: A.- Identificación cronológica de los pasos que generaron la maduración del proyecto y la definición de la necesidad. B.- La descripción de la necesidad que TRANSMILENIO S.A. pretende satisfacer con el Proceso de Contratación. C.- Identificación de la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. D.- El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licen¬cias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. E.- La modalidad de selección del contratista y su justificación (este elemento requiere del acompañamiento de la Subgerencia Jurídica). F.- El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. G.- Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. H.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. I.- Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. J.- La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. Será responsabilidad del Subgerente, Director o Jefe del Área que genera la necesidad, presentar los lineamientos establecidos en el párrafo anterior al Competente Contractual (Delegante y/o Delegatario) previo a la iniciación del proceso de selección correspondiente y autorización de expedición del Certificado de Disponibilidad Correspondiente cuando a ello allá lugar. Una vez suscrito el negocio correspondiente, la responsabilidad de su seguimiento será asumida por el supervisor o interventor designado por el competente contractual, en todo caso el área que generó la necesidad, verificara que quien hace el seguimiento a ejecución cumpla sus funciones de conformidad con lo pactado (si hay contrato de interventoría) y lo indicado por el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad. 7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Antes de iniciar un proceso de contratación en TRANSMILENIO S.A. cualquiera sea su modalidad, es indispensable cumplir con unos requisitos que se constituyen en piezas fundamentales para la consecución y perfeccionamiento de los objetivos planteados. La inobservancia de estos requisitos puede conllevar a la nulidad y responsabilidad personal de quien los ordena. TRANSMILENIO S.A., publicará en su página Web el Plan de Acción para el año siguiente en el mes de enero, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables y los planes generales de compras o Plan Anual de Adquisiciones. El Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. En la página Web de TRANSMILENIO S.A. también se publicará en forma oportuna su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones al Plan de Acción. Plan Anual de Adquisiciones o Plan General de Compras Las diferentes dependencias de TRANSMILENIO S.A. en forma conjunta elaborará un Plan Anual de Adquisiciones o Plan General de Compras (que hará parte del Plan de Acción), el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En este Plan las diferentes dependencia que así lo requieran, señalarán la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa nece¬sidad debe identificarse utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato pretendido, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual se iniciará el Proceso de Selección. TRANSMILENIO S.A publicará su Plan Anual de Adquisiciones en la página web y en el SECOP, de la forma que indica Colombia Compra Eficiente, en el primer mes del año, previa aprobación del Comité de Contratación y Adjudicación de la Entidad. Las aclaraciones, ajustes, actualizaciones y cambios al Plan Anual de Adquisiciones solo podrán ser aprobadas por el Comité de Contratación y Adjudicación de la entidad y tendrán que ser publicadas oportunamente en la página web y en el SECOP. A más tardar el mes febrero de cada año, el General o el Subgerente General de TRANSMILENIO S.A., mediante circular, expedirá un cronograma donde se indicarán las fechas de cesión ordinaria del Comité de Contratación y Adjudicación tendientes a aclarar, ajustar, actualizar y cambiar al Plan Anual de Adquisiciones. Como modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones se entenderán ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos, inclusión de nuevas obras, bienes y/o servicios, inclusión de obras, bienes y/o servicios, cambios en el presupuesto anual de adquisiciones, etc. 8. CUANTÍAS Anualmente, la Gerencia General de TRANSMILENIO S.A. comunicará a las diferentes dependencias de la entidad los valores correspondientes a la mínima, menor y mayor cuantía para la respectiva vigencia fiscal, acorde con el presupuesto aprobado para la entidad. 9. PROCESOS DE SELECCIÓN De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía, el tipo de contrato a celebrar y lo establecido en el plan de acción, se dará inicio al proceso de contratación de acuerdo con lo establecido en este Manual y los procedimientos indicados para el efecto. Las actividades para seleccionar el proponente se realizan conforme a la ley según la modalidad de contratación que aplique. i. Licitación Pública ii. Concurso de Mérito a. Concurso Abierto b. Concurso Con Precalificación iii. Selección Abreviada a. Subasta Inversa b. Bolsa De Productos c. Acuerdo Marco De Precios d. Menor Cuantía iv. Contratación Directa v. Mínima Cuantía vi. Explotación Colateral. 10. COMITÉS Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar Comités Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad. Los Manuales de Contratación de las entidades estatales además de señalar las funciones internas en materia contractual, deben señalar las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En virtud de lo anterior, y como instrumentos de apoyo y asesoría para el mejoramiento continuo de la actividad contractual. Cada comité tendrá un secretario técnico, y este será responsable de realizar las actas, consolidar las memorias, expedir las certificaciones, efectuar las convocatorias, y en general coordinar todos los actos que se generen en desarrollo de este cuerpo colegiado. Aunque las decisiones, recomendaciones y posturas de los comités aquí regulados no son de obligatorio cumplimiento para sus destinatarios, estos, en el evento de tomar una decisión que contradiga su pronunciamiento deberán exponer documentalmente su postura. 10.1. Comité De Contratación Y Adjudicación. El Comité de Contratación y Adjudicación (adquisiciones de bienes, servicios, obra pública, consultoría, concesiones, encargos fiduciarios y fiducia pública) es un órgano colegiado asesor, que apoya al Competente Contractual en las materias de contratación estatal y emite recomendaciones que por su naturaleza o asunto le sean encomendados y que involucren estudios o determinaciones, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal, así como los derechos y deberes de TRANSMILENIO S.A. y de los contratistas. El comité de contratación y adjudicación sustentará su actuación en la adquisición de bienes, servicios y obras públicas, consultoría, concesiones, encargos fiduciarios y fiducia pública, requeridas por TRANSMILENIO S.A., previo estudio correspondiente de conformidad con las normas que lo regulan. El Comité de Contratación y Adjudicación realizará el seguimiento y evaluación al cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el proceso de Contratación, mediante la validación del Plan de Adquisiciones frente al cumplimiento del objeto contractual y los aspectos de Supervisión e Interventoría. Las conclusiones a que llegue el Comité de Contratación y Adjudicación se dan a título de recomendación, por lo tanto, el Competente Contractual podrá acogerla o apartarse de la misma, en este último caso le corresponderá sustentar los motivos por los cuales no acoge y se aparta de la asesoría o recomendación dada por el Comité de Contratación y Adjudicación. Igualmente Conceptuar sobre la solución de conflictos o diferencias sobre competencias y demás asuntos relacionados con la contratación que se presenten entre las diferentes dependencias. Las funciones, deberes, obligaciones y parámetros de sesión, discusión, aprobación y recomendación en torno a los asuntos expuestos ante el comité de contratación y adjudicación, serán(o son) reflejados en un acto administrativo independiente suscrito por el Gerente General de TRANSMILENIO S.A. Este acto administrativo respetará y tendrá en cuenta los lineamientos formales y materiales que las normas exijan. La planeación de las adquisiciones desarrolla aspectos definidos en el Plan Estratégico de TRANSMILENIO S.A., que se va perfeccionando en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto. Los estudios Previos determinan el detalle completo de las necesidades que se registran en de cada proceso contractual. Toda este proceso estratégico está dentro de la esfera de monitoreo y control de la Oficina Asesora de Planeación, por lo tanto se debe guardar coherencia con los instrumentos de planeación y el control (MECI). 10.2. COMITÉ ESTRUCTURADOR DE CONTRATACIÓN El comité estructurador de contratación es el grupo interdisciplinario integrado por el directivo del área económica, jurídica y del área que tenga la necesidad de contratación, responsables de los estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones en desarrollo de un proceso de selección de contratista. Este comité para su ejercicio no requerirá de acto específico de nombramiento los miembros del comité suscribirá los estudios previos elaborados. Cuando sea pertinente, será responsabilidad igualmente del comité estructurador de contratación el orientar las solicitudes de adición, ampliación, modificación y suspensión de contratos o convenios, verificando los impactos en la matriz de riesgo y asociados a los estudios de conveniencia de dichas modificaciones contractuales. Cuando la entidad lo estime conveniente, este Comité podrá estar integrado por asesores externos. 10.2.1. Funciones Del Estructurador Jurídico: a. Teniendo como soporte los estudios previos, acompañará en la elaboración los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta en lo concerniente a los aspectos jurídicos, con transparencia, responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva. b. Aclarar y dar respuesta a las inquietudes y observaciones jurídicas que formulen los interesados. c. Propender por la actualización en las normas jurídicas para que sean incluidas en los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos definitivos. d. En el evento que aplique, participar en las audiencias informativas preliminares al proyecto de pliego y en las de precisiones al pliego de condiciones definitivo y demás que se requieran dependiendo de la modalidad de contratación. e. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter legal presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ser tenidas en cuenta en la estructuración del pliego definitivo. f. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden legal al proyecto de pliego de condiciones y pliego definitivo. g. Participar en las diversas audiencias que se generen con ocasión del proceso de contratación incluida la de adjudicación, si aplica. 10.2.2. Funciones Estructurador Financiero a. Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones en lo concerniente a los aspectos Financieros, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva. b. Verificar desde el estudio técnico, que la forma de pago utilizada sea la más adecuada y más beneficiosas para las partes. c. Establecer la forma de verificar el cumplimiento de los aspectos financieros a evaluar en las propuestas. d. Revisar que en el precio base de la adquisición se encuentren incluidos todos los aspectos tributarios necesarios. e. Establecer la forma de verificar el cumplimiento de los aspectos financieros f. Participar en las diversas audiencias que se generen con ocasión del proceso de contratación incluida la de adjudicación, si aplica. g. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter financiero y tributario presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ajustar el pliego de condiciones definitivo. h. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden financiero y tributario en los pliegos de condiciones. i. Resolver las inquietudes de orden financiero formuladas por los interesados. 10.2.3. Funciones Estructurador Técnico y Económico. a. Con el apoyo de la Subgerencia Jurídica elaborar los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta en lo concerniente a los aspectos técnicos y económicos, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, a fin de incluir las especificaciones técnicas, de acuerdo con las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables los factores de verificación y su ponderación matemática y la asignación de puntajes. b. Realizar el estudio de precio de los procesos de selección y los análisis de sector. c. Establecer las fórmulas de ponderación de los aspectos técnicos y económicos cuando se requiera. d. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter técnico y económico presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ajustar el pliego de condiciones definitivo y las demás que ser requieran en desarrollo del proceso de contratación. e. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden técnico y económico al pliego de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta. f. Participar en las diversas audiencias que se generen con ocasión del proceso de contratación incluida la de adjudicación, si aplica. g. Responder a las observaciones que durante el proceso surjan en relación con las especificaciones técnicas y económicas, en los términos establecidos por los pliegos. 10.3. Comité Evaluador Para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en los procesos de selección, el Competente Contractual de TRANSMILENIO S.A., designará el Comité Evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso. La designación y nombramiento de Comité Asesor Evaluador deberá notificarse por regla general en forma personal, y excepcionalmente a través de correo electrónico o tramite de radicación interna. El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el Competente Contractual sin que se requiera de pluralidad. El comité se define como un grupo interdisciplinario dedicado a evaluar jurídica, técnica-económica y financieramente las propuestas presentadas en desarrollo de un proceso de selección de contratista y realizar el análisis de riesgos. Cuando el Competente Contractual sea el jefe del área interesada en el proceso contractual, podrá designar un subalterno para que realice la evaluación correspondiente. Los procesos de contratación directa y de mínima cuantía no requerirán que documentalmente se acredite el nombramiento de comité evaluador. El comité evaluador tendrá en cuenta lo siguiente: 10.3.1. Evaluador Jurídico Es el (la) Subgerente Jurídico(a) de la entidad será el responsable de la evaluación jurídica de todos los procesos de selección salvo los de mínima cuantía. El evaluador jurídico podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable. En los procesos que generen contratos de concesión y en los de mínima cuantía, el(la) Subgerente Jurídico(a) podrá informar al ordenador del gasto o competente contractual las personas que eventualmente podrán realizar esta labor, dependiendo de su idoneidad y compromisos funcionales. Esta manifestación podrá hacerse en forma verbal o escrita. Funciones Evaluador Jurídico: a. Verificar que las ofertas presentadas en el proceso de selección, cumplan con los requisitos de carácter jurídico establecidos en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta, según sea el caso. b. Proyectar la evaluación jurídica de las propuestas presentadas en el proceso de selección. d. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes, relacionadas con la evaluación jurídica. e. Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse. f. Hacer los requerimientos necesarios que se generen durante el proceso de evaluación, para subsanar o aclarar ofertas. 10.3.2. Evaluador Financiero. Es el Subgerente Económico de la entidad quien es el responsable de la evaluación financiera. El evaluador financiero podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable. En los procesos que generen contratos de concesión y en los de mínima cuantía, el (la) Subgerente Económico(a) podrá informar al ordenador del gasto o competente contractual las personas que eventualmente podrán realizar esta labor, dependiendo de su idoneidad y compromisos funcionales. Esta manifestación podrá hacerse en forma verbal o escrita. Funciones Evaluador Financiero: a. Verificar que las ofertas presentadas en el proceso de selección, cumplan con los requisitos de carácter financiero establecidos en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta, según sea el caso. b. Proyectar la evaluación financiera de las propuestas presentadas en el proceso de selección. c. Verificar la solvencia económica de los oferentes, teniendo en cuenta el balance general y los estados de pérdidas y ganancias, conforme a su inscripción en el Registro de Proponentes, o las fórmulas o documentos señalados en el pliego de condiciones, o en la solicitud de oferta para calificar este factor y emitir concepto. d. Verificar la información sobre rentas y patrimonio aportados por los oferentes en su declaración de renta, a fin de determinar su capacidad líquida, recomendando u objetando de acuerdo al resultado de este análisis. e. Estudiar y dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a la evaluación financiera de las propuestas. f. Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse. 10.3.3. Evaluador Técnico y Económico. El evaluador técnico y económico será el Jefe de la dependencia que tiene la necesidad de contratación quien será el responsable de la evaluación técnica y económica. El evaluador Técnico y económico podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable. En los procesos que generen contratos de concesión y en los de mínima cuantía, el(la) Jefe de la dependencia que tiene la necesidad podrá informar al ordenador del gasto o competente contractual las personas que eventualmente podrán realizar esta labor, dependiendo de su idoneidad y compromisos funcionales. Esta manifestación podrá hacerse en forma verbal o escrita. Funciones Evaluador Técnico-Económico: a. Estudiar y analizar las ofertas de los proponentes (descripción y especificaciones) de los bienes y servicios objeto de los procesos, de acuerdo con el pliego de condiciones, las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables, las adendas y respuestas a oferentes. b. Realizar la evaluación económica. c. Proyectar la Evaluación Técnica de las propuestas presentadas en el proceso de selección. d. Estudiar las propuestas en relación con la calidad y las características técnicas, emitiendo las evaluaciones correspondientes, respaldadas con los estudios y análisis realizados sobre los bienes y/o servicios que se pretendan adquirir o construir, cuando sea necesario, verificar las pruebas fisicoquímicas efectuadas por los laboratorios y/o las respectivas pruebas de máquina en el evento que aplique y emitir concepto. e. Emitir concepto sobre las calificaciones y clasificar las muestras de acuerdo a los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones, a fin de presentarlos y sustentarlos en su evaluación en el evento que aplique. g. Estudiar y dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a la evaluación técnica y económica de las propuestas. f. Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse. El resultado de cada uno de los análisis adelantados por los evaluadores, se presentarán por escrito, los cuales siempre serán firmados por cada miembro del comité evaluador y remitidos en medio físico y magnético a la Subgerencia Jurídica dentro del lapso establecido para tal evento en el pliego de condiciones. Los conceptos e informes de evaluación, serán el soporte técnico, jurídico, financiero y económico de que dispondrá el Competente Contractual de TRANSMILENIO S.A., para la selección de un contratista, no obstante, éste podrá apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos por los evaluadores. 11. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. La Administración de la totalidad de los documentos que se generen, expidan, formulen, alleguen y estructuren dentro de los diferentes procesos de selección que lleva TRANSMILENIO S.A., es asumida en forma directa por la Subgerencia Jurídica de esta entidad y llegará hasta la remisión del expediente negocial a la dependencia de Archivo. La estructuración formal, de los documentos que hacen parte de los procesos de selección se realizará en forma conjunta entre la Subgerencia Jurídica y la dependencia que requiere la adquisición de los bienes, servicios u obras pretendidas. Será responsabilidad exclusiva de la dependencia que requiere la adquisición de los bienes, servicios u obras pretendidas, la estructuración técnica y económica de su necesidad, así como la forma de satisfacerla. La publicación en el SECOP y Contratación a la Vista de los documentos que se generen en los procesos de selección será asumida en forma directa por la Subgerencia Jurídica de TRANSMILENIO S.A. 12. INTERVENTORÍA, SUPERVISIÓN Y APOYO A LA SUPERVISIÓN. De conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y con el único fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual la descripción, lineamientos, funciones, etapas, faces, actividades, deberes, obligaciones y responsabilidades de las Interventorías, Supervisiones y Apoyos a la Supervisiones, están reguladas en forma directa en el Manual que para tal efecto generó TRANSMILENIO, que hace parte integral del presente documento. Las garantías técnicas, actividades adicionales, garantías de estabilidad y servicios de post venta, que se generen aún después del periodo de liquidación serán verificadas en cuanto a su cumplimiento por el supervisor o interventor correspondiente. En consideración de lo anterior, este manual orienta y articular el proceso de contratación con la responsabilidad y adopción de decisiones corresponde a los ordenadores del gasto y los delegados para efectuar la actividad de interventoría o supervisión contractual. 13. COMUNICACIÓN CON POTENCIALES OFERENTES La comunicación efectiva con potenciales oferentes se realiza en forma directa mediante los conductos establecidos en la página web de la entidad, el SECOP, Contratación a la Vista, solicitudes, requerimientos, peticiones y pronunciamientos dirigidos a la oficina de radicación de TRANSMILENIO S.A. (Av. Eldorado No 66-63) o al PBX 2203000. 14. ACOMPAÑAMIENTO DE VEEDURIAS Mediante el presente manual se convoca a las diferentes veedurías ciudadanas, asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, para que realicen control social a los procesos de selección que lleva TRANSMILENIO S.A. Todos los procesos de contratación de esta entidad podrán contar con el acompañamiento de la VEEDURÍA DISTRITAL, de conformidad con la facultad de control que le corresponde realizar a esa Entidad en los términos de Ley. La Veeduría Distrital se encuentra ubicada en la Avenida 24 No. 39-91, piso 6, teléfono 3407666 extensión 129, correo electrónico contratacion@veeduriadistrital.gov.co. Para este fin, TRANSMILENIO S.A. facilitará la participación de los servidores de la VEEDURÍA DISTRITAL en los procesos que crea pertinentes. En el evento de conocerse casos de corrupción en TRANSMILENIO S.A., se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción” a través de los números telefónicos: (1) 560 10 95, (1) 565 76 49, (1) 562 41 28, vía fax al número telefónico: (1) 565 86 71; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 01 8000 913 040 o (1) 560 75 56; en el correo electrónico: webmaster@anticorrupcion.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en el portal de internet: www.anticorrupcion.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8 Nº 7-27, Bogotá D.C. 15. ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS La Planeación abarca el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato, por ello la etapa de elaboración de los estudios previos requieren de la revisión por cada Subgerente o Director del área que posee la necesidad, con la obligación de exponerlo ante el ordenador del gasto. Se entiende por Estudios Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación dentro de la etapa de planeación en los que se puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad y el análisis realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios previos deberán cumplir con el contenido lo exigido en la normatividad vigente y ajustarse a los requisitos de cada proceso de selección. Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido, así como la distribución de riesgos que se propone. Para efecto de maduración de proyectos, previo a la apertura de cualquier proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Si se autoriza en forma adecuada cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, TRANSMILENIO deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño. En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Estos estudios son el soporte para la elaboración del pliego de condiciones, para su elaboración se adelantará el proceso que se describe a continuación:
Los estudios previos elaborados en TRANSMILENIO se compondrán de los siguientes documentos: 15.1. Estudio Técnico y Económico. Este documento debe contener los requisitos que normativamente se exigen, a la fecha de expedición del presente manual son los siguientes: 1. Estudio de la Necesidad de la entidad. 2. Estudio del sector y del mercado. 3. La Estimación, distribución y asignación de riesgos previsibles. 4. La definición de los requisitos habilitantes. 5. La definición de los criterios de evaluación que generan el orden de elegibilidad. 6. Los lineamientos propios del contrato pretendido (valor, forma de pago, objeto, plazo de ejecución). 7. Descripción puntual de las especificaciones técnicas, norma técnica u obligaciones específicas. 8. Los análisis, permisos, licencia, planos, estudios y demás documentos que se requieran. 9. Todas las autorizaciones que se requieran 10. Las garantías que ampararan el contrato pretendido. 11. Demás requerimientos puntuales que se soliciten en el formato que lo regula y hace parte integral del presente Manual. El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación incluyendo la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150) corresponde a todos aquellos eventos que pueden generar efectos en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. Se deben incorporar los aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales teniendo en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o Distritales de la Secretaria de Hacienda. La elaboración del documento aquí referenciado corre por cuenta de la dependencia que genera la necesidad. El formato que regula este estudio, señala en forma puntual la forma en que se regula el estudio del sector y la estimación y cobertura de los Riesgos. 15.2. Análisis Jurídico. Este documento debe contener los siguientes lineamientos: 1. Tipología del contrato pretendido. 2. Proceso de selección que se debe asumir para la adquisición. 3. Lineamientos específicos del contrato pretendido. 4. Demás requerimientos puntuales que se soliciten en el formato que lo regula y hace parte integral del presente Manual. Corresponde a este análisis verificar si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. La elaboración del documento aquí referenciado corre por cuenta de la Subgerencia Jurídica de TRANSMILENIO S.A. 16. PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA
17. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA
18. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
19. PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITO 19.1. Concurso Abierto
19.2. Concurso Con Precalificación
20. PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA
21. PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA Este procedimiento se aplicará para la contratación que no supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, incluyendo los contratos de consultoría que no superen dicho monto. Sin embargo, para la contratación directa,
22. CRITERIOS DE DESEMPATE En el evento que en periodo de evaluación de un proceso de selección con convocatoria pública, se determine que se los oferentes se encuentran empatados en cuanto a sus factores ponderable se aplicaran la reglas establecidas en el presente acápite. Se considera un empate, cuando la calificación total (sumatoria de todos los factores calificados) es igual en enteros y dos decimales. Con fundamento en lo establecido por el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, y artículo 33 del Decreto 1510 de 2013, en caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, se escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones correspondientes. Si persiste el empate, se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del proceso de contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones. Si persiste el empate, se utilizarán las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales: 1. Se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. 2. Se preferirá la oferta presentada por una Mipyme nacional. 3. Se preferirá la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura. 4. Se preferirá la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones esta-blecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta. 5. Si continúa el empate éste se dirimirá entre los proponentes que estuvieron en igualdad de condiciones, mediante sorteo de balota que se efectuará en audiencia pública. 23. ETAPA CONTRACTUAL a. Dentro de esta etapa se espera que el objeto del contrato y las demás obligaciones de las partes se desarrollen a cabalidad; b. Culmina con expiración del término de vigencia pactado, y dentro del cual se verifica la ejecución del objeto contratado y el cumplimiento de las obligaciones pactadas. c. En los casos en que se tenga que amparar la estabilidad de la obra y la responsabilidad civil extracontractual del contratista, la aprobación final del certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento que cobija todos los riesgos previstos da por terminada esta etapa, y d. Si no se cumplió por parte del contratista con las obligaciones por él contraídas, la Entidad estatal adelantará las acciones necesarias para verificar el cumplimiento del objeto, y aplicará los correctivos y sanciones previstos en el contrato y en las disposiciones legales (cláusulas excepcionales, multas, cláusula penal pecuniaria, etc.). e. La Entidad estatal debe vigilar y evaluar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratista a través de mecanismos tales como la interventoría, la supervisión o el control que ejerzan las dependencias destinadas para tal efecto. f. Se deben elaborar actas e informes claros y oportunos que verifiquen el cumplimiento de dichas obligaciones y deben tramitar con diligencia los pagos a que tienen derecho los contratistas, evitando moras y dilaciones que obliguen a la Entidad a cancelar los intereses moratorios pactados o en su defecto los establecidos en la ley. En este aspecto se debe efectuar un estricto control que verifique el cumplimiento de los procesos dispuestos, tanto de contratación y de presupuesto, como de pagos. g. Los contratos de ejecución instantánea, no requerirán ni de acta de inicio ni de acta de liquidación. h. La supervisión y la interventoría son los mecanismos con que cuenta la Entidad para dar cumplimiento al deber legal de vigilar permanentemente el correcto cumplimiento del objeto contractual con el fin de proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. Remítase al manual de supervisión e interventoría de TRANSMILENIO S.A. 23.1. Procedimiento Modificación, Aclaración O Adición Presupuestal De Negocios.
23.2. Procedimiento Imposición De Sanciones, Caducidad, Multas Y Declaratorias De Incumplimiento TRANSMILENIO S.A. podrá imponer multas, sanciones y declarar el incumplimiento del contrato, conforme al procedimiento que se describe a continuación, sin embargo, deberán tenerse en cuenta las particularidades contenidas en cada una de tales circunstancias.
Circunstancias a tener en cuenta en audiencia de procesos sancionatorios: * La ausencia de uno o varios de los citados requeridos no impedirá la celebración de la audiencia. * El Secretario de la Audiencia velará porque ésta se celebre de manera organizada, sin que se presenten dilaciones de las partes en las exposiciones y que se haya citado a las partes en debida forma. * En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, esta se podrá suspender cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. * Será obligatorio que de la actuación adelantada en la audiencia para procesos sancionatorios en contratos de concesión, se deje registro magnetofónico y se elabore acta, donde quedará consignada la documentación aportada, los descargos presentados por el contratista y/o la aseguradora, las pruebas aportadas, decretadas y practicadas, el concepto técnico del interventor y/o Comité de la Gerencia de la Integración y/o supervisor frente a los descargos presentados y la decisión final tomada por el Ordenador del Gasto respectivo, indicando la causal del incumplimiento y la sanción impuesta, cuando a ello haya lugar. En procesos sancionatorio no derivados de contratos de concesión no será obligatorio llevar registro magnetofónico salvo que el competente contractual o el (la) Subgerente Jurídico(a) así lo requiera. El acta es obligatoria para todos los procesos sancionatorios. * Mediante Resolución motivada, la cual se entenderá notificada en la misma audiencia, se procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa o sanción, o la declaratoria de incumplimiento, parcial o total del contrato. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia. 23.3. Liquidación Del Contrato Corresponde al período en el cual se evalúan finalmente los resultados financieros de la ejecución del contrato, y se resuelven los desacuerdos que existieren respecto de tales resultados. La revisión que hace los funcionarios de la subgerencia jurídica de las actas de liquidación es formal, y no verificará el estado financiero de la misma.
En cumplimiento de los Artículos 82, 83 y 84 de la Ley 1474 de 2014, las obligaciones surgidas con posterioridad los periodos de ejecución y de vigencia de los contratos suscritos por TRANSMILENIO S.A.(después de la liquidación contractual cuando a ello allá lugar), tales como servicios de post venta, garantías de estabilidad de la obra, garantías técnicas, etc, serán asumidas por los supervisores e interventores de la entidad, bajo los parámetros establecidos por el Manual de Supervisión e Interventoría. 24. APLICACIONES NORMATIVAS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN. TRANSMILENIO S.A., en la totalidad de los procesos de selección que llevará a cabo aplicará los principios y deberes de la contratación estatal regulados los Artículo 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993, 5 y 17 de la Ley 1150 de 2007, Artículo 3ro del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso administrativo y los Artículos 83 y 209 de la Constitución Política de Colombia, tales como transparencia, responsabilidad, economía, debido proceso, igualdad, selección objetiva, planeación, buena fe, publicidad, libre concurrencia, etc. 25. ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS – APP. Las Asociaciones Publico Privadas se regirán por la normatividad vigente, así como por los procedimientos establecidos por la Alcaldía Mayor para la gestión de estos procesos que se encuentran contenidos en las Directivas y Guías establecidas por esta. El Decreto No 364 del 26 de Agosto de 2013 por el cual se modifican excepcionalmente las normas urbanísticas del Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá D.C., indica en su Artículo 256 que la Administración Distrital podrá determinar los instrumentos de planeación, gestión y financiación que se deben tener en cuenta para garantizar la sostenibilidad y adecuada implantación urbana del proyecto y cumplir con las disposiciones contenidas en el POT. 25.1. Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Pública. 25.1.1. Estudios Previos 25.1.1.1. Maduración del Proyecto El ciclo de vida de una Asociación Público Privada de Iniciativa Pública inicia desde la toma la decisión de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad en el nivel estratégico de la organización, es decir en cabeza de la Gerencia General o la Subgerencia General de Transmilenio S.A. quienes determinarán el área o áreas responsables del proyecto y designarán al responsable del mismo. El ciclo del proyecto se entiende en las etapas de preinversión, inversión y operación, el responsable del proyecto debe considerar en los aspectos propios del ciclo y adelantar las diferentes acciones de tipo organizacional, técnico y financiero que se requieran para diseñar, promocionar, financiar, estructurar, ejecutar y operar el proyecto bajo la modalidad de Asociación Publico Privada de iniciativa pública. 25.1.1.2. Gestión de la Información Frente al RUAPP El Departamento Nacional de Planeación es el encargado de administrar y reglamentar la operación del Registro Único de Asociación Público Privada, RUAPP, herramienta de información pública en el que se deben incorporar los proyectos de asociación público privada de iniciativa pública a cargo de TRANSMILENIO S.A., dentro del término establecido en el Decreto 1467 de 2012 y sus modificatorios. El Responsable del proyecto notificará al funcionario encargado de alimentar el registro único de asociaciones público privadas RUAPP la descripción del proyecto de Asociación Público Privada de iniciativa pública APP y el estado de desarrollo y maduración. 25.1.1.3. Etapa de Pre-inversión Los estudios previos o de pre-inversión establecen los objetivos del proyecto, sus componentes, las alternativas de solución al problema o a la necesidad, dimensionarlas, compararlas, definir la mejor alternativa, realizar los estudios de carácter técnico, socioeconómico, ambiental, predial, financiero y jurídico estimar la viabilidad que permitan tomar la decisión de realizar o no el proyecto. 25.1.1.3.1. Identificación de la Necesidad Proyectada. El responsable del proyecto con el visto bueno del jefe del área ejecutora identificará su objeto, plazo, forma de retribución, especificaciones técnicas y económicas pormenorizadas por lo que tendrá que realizar los estudios acordes con el proyecto para su contratación, desarrollo e implementación. 25.1.1.3.2. Perfil Preliminar El responsable del proyecto con el visto bueno del jefe del área ejecutora debe presentar un documento denominado perfil del proyecto, que contiene una descripción general del mismo utilizando la información disponible con una aproximación de las inversiones, los costos y los ingresos, los niveles de servicio y disponibilidad, y los flujos iniciales de efectivo. El contenido mínimo de esta etapa es: * La identificación de la necesidad proyectada. * Justificación * Objetivos del proyecto, sus alcances en el corto, mediano y largo plazo * Beneficiarios * Alternativas de solución, su descripción y valoración estimada. * Localización, característica del sector y la región donde se desarrollará el proyecto. * Estudio de mercado o estudio de necesidades * Estudio técnico * Estudio de costos * Conclusiones y recomendaciones. 25.1.1.3.3. Prefactibilidad – Fase I El responsable del proyecto con el visto bueno del área ejecutora presentará el estudio de prefactibilidad, con un mayor nivel de detalle y precisión en la información basada en información secundaria, con fuentes externa referenciadas, acompañadas de inspecciones básicas de campo. El propósito en esta etapa consiste en proponer y cuantificar alternativas de ingeniería para analizar su viabilidad técnica. El contenido mínimo de esta etapa es: * Estudio de los aspectos generales del entorno socio-económico: * Estudio técnico * Estudio de demanda o tránsito actual y planteamiento de modelo de proyección del tráfico futuro. * Localización y descripción de la zona a intervenir, incluyendo la afectación predial. * Estudio de Presupuesto * Evaluación * Conclusiones del informe de la etapa de prefactibilidad Y las demás solicitadas en la Ley 1508 de 2012 y sus decretos reglamentarios. A todo proyecto de Asociación Publico Privada de iniciativa pública se le debe adelantar el estudio de prefactibilidad, con el fin de tener la suficiente información que permita al nivel estratégico de Transmilenio S.A. concluir sobre su conveniencia y si aplaza u ordena la realización del estudio de factibilidad. 25.1.1.3.4. Factibilidad – Fase II En los estudios de factibilidad o de Fase II, profundizan los análisis y la información básica mediante investigaciones de campo y levantamiento de información primaria, para la alternativa recomendada en la Fase I o de prefactibilidad. El área ejecutora presentará el estudio de factibilidad en sus etapas de la formulación y de evaluación, cuyo contenido mínimo será: Etapa de Formulación: * Estudio de mercado * Estudios de tránsito actual y modelo de proyección de la demanda. * Estudio técnico-operativo (Incluye Prediseños) * Levantamiento predial * Estudios de impacto Ambiental * Administración y Gerencia del proyecto * Fuentes de financiación y regulación Etapa de Evaluación: * Evaluación económico-financiera * Otros beneficios económicos o sociales Conclusiones estableciendo si el proyecto es viable técnicamente y factible económica y financieramente, así como la definición del responsable de realizar los diseños de detalle. 25.1.1.3.5. Estudios de detalle – Fase III En caso de que TRANSMILENIO S.A. sea el ejecutor de los estudios de detalle, el área ejecutora procederá con los diseños definitivos o de Fase III, consiste en la elaboración del proyecto de ingeniería de detalle. 25.1.1.3.6. Interventoría El responsable del proyecto con el visto bueno del área ejecutora presentará el documento en donde establezca el Modelo Gerencial de Interventoría del proyecto principal a realizar por medio de un mecanismo de Asociación Público Privada de origen público, sus mecanismos, indicadores, financiación y estructura para la vigilancia permanente de la correcta ejecución del objeto a contratar. 25.1.1.3.7. Anexo de Riesgos Previsibles y de Contingencia El responsable del proyecto, con el visto bueno del área ejecutora, presentará el anexo de riesgos previsibles y de contingencia si los hubiere; de forma que se estimen, tipifiquen, mitiguen y asignen los riesgos. La matriz de riesgos que conforma el Anexo debe surgir de un trabajo multidisciplinario de acuerdo con lineamientos básicos, las guías establecidas y las técnicas de estimación para presentar una matriz de riesgos adecuada a los fines para los que fue concebida en la ley. 25.1.1.3.8. Presentación del Proyecto. El Jefe del área técnica ejecutora designado para esta etapa por el Gerente General realizará la presentación de los estudios previos del proyecto de Asociación Público Privada ante el Comité de Gerencia con el fin de que los integrantes del mismo conozcan el proyecto y recomienden el inicio o no del proceso correspondiente. 25.1.1.3.9. Concepto de Viabilidad Todo proyecto de Asociación Publica Privada de origen público requiere aprobación de la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A. para proceder con la etapa precontractual y contractual 25.1.1.3.10. Conceptos Favorables. Declarada la viabilidad, el responsable del proyecto debe proceder a obtener los conceptos favorables previstos en la Ley de Asociaciones Publico Privadas asociados a la entidad de planeación de la respectiva entidad territorial y la aprobación de la valoración de las obligaciones contingentes a que haya lugar en consideración a las directivas de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre los procedimientos para este tipo de contratación vigentes respecto de la justificación de utilizar el mecanismo de Asociación Público Privada. Cumplido este requisito el proyecto pasa a la etapa precontractual. 25.1.2. ETAPA PRECONTRACTUAL El responsable del proyecto con visto bueno del área ejecutora radicará los estudios previos completos con toda la documentación pertinente a la Subgerencia Jurídica de conformidad con este manual de contratación. 25.1.2.1.- Comité Evaluador y de Contratación APP Para cada proyecto de APP de origen público se integrará el comité evaluador y de contratación APP conformado por los siguientes miembros.- El Gerente General o el Subgerente quien lo presidirá.- El Subgerente Jurídico quien ejercerá la secretaría del comité. - El Subgerente Económico.- El Subgerente Técnico y de Servicios.- El Jefe del área Ejecutora del proyecto de APP.- La Dirección Administrativa. - El Responsable del Proyecto quien participa con Voz pero sin voto. 25.1.2.2. Evaluación jurídica y modalidad de contratación. La Subgerencia Jurídica evaluará la documentación, realizará el control debido a la misma y se pronunciará sobre la documentación entregada, si el análisis jurídico concluye que resulta procedente la realización de la contracción definirá el procedimiento de contratación y la pertinencia del sistema de precalificación. 25.1.2.3. Sistema de Precalificación. La Subgerencia Jurídica al desarrollar el proceso de selección correspondiente podrá hacer uso del Sistema de Precalificación previsto en el artículo 10 de la Ley 1508 de 2011 y en el artículo 16 del Decreto 1467 de 2012 o sus modificatorios. En caso que la Subgerencia Jurídica decida adelantar el proceso de contratación de acuerdo con el sistema de precalificación, se seguirán los pasos siguientes:
25.1.2.4. Publicación del Acta de Observaciones y Respuesta sobre la Invitación a Precalificar. Los interesados podrán presentar observaciones al documento de Invitación a Precalificar, para efectos de lo cual la entidad pondrá a disposición de los interesados una dirección electrónica en la cual podrán enviar las observaciones que se formulen a la Invitación a Precalificar, adicional a la posibilidad de radicar físicamente las mismas en la Oficina de Correspondencia de TRANSMILENIO S.A. La Sugerencia Jurídica distribuirá las observaciones de conformidad con su carácter, sea técnica, Jurídica o Financiera al área correspondiente y en todo caso al jefe del área ejecutora responsable del proyecto. En el evento que TRANSMILENIO haya contratado a terceros para la Estructuración técnica, financiera o jurídica de la Asociación Publica Privada, por conducto del Jefe del área ejecutora responsable del proyecto se realizaran las consultas respectivas sobre las observaciones presentadas por los interesados frente al documento de Invitación a Precalificar. El comité de contratación APP aprobará la respuesta a observaciones de conformidad con las respuestas preparadas y sometidas a su consideración por cada área de conformidad con su competencia. La Subgerencia Jurídica es responsable de publicar en el SECOP, Contratación a la Vista y demás medios electrónicos exigidos legalmente el consolidado de las respuestas acogidas por el comité de contratación APP de forma completa y consistente con la totalidad de previsiones y reglas incluidas en la Invitación a Precalificar. La aceptación o rechazo de las observaciones se realizará siempre de manera motivada, para lo cual se podrán agrupar las de naturaleza común. Si las decisiones del comité de contratación APP conducen a ajustes a la Invitación a Precalificar, la Subgerencia Jurídica procederá con el acto administrativo y con los avisos modificatorios correspondientes en el SECOP, en Contratación a la Vista, en los demás medios electrónicos exigidos legalmente y en la página web de la entidad. 25.1.2.5. Logística y Recepción de las Manifestaciones de Interés. La Dirección Administrativa será la responsable de la logística del proceso, incluyendo los cuartos de datos, seguridades, lugar de recepción de las manifestaciones de interés y las ofertas, la facilitación de acceso a la información a los posibles interesados en la sede. La Dirección Administrativa establecerá mecanismos para la obtención directa del original de copia electrónica de todas y cada una de las propuestas, bajo mecanismos confiables, transparentes y debidamente organizados, y habilitará los mecanismos informáticos que le permita a todos los manifestantes acceder a copia virtual de todos los documentos integrantes de las manifestaciones de interés originales presentadas, para garantizar con tal proceder el principio de transparencia y el derecho de contradicción. 25.1.2.6. Cierre del Proceso. La recepción de propuestas se realizará en audiencia pública en la fecha y hora señaladas. Se levantará el acta correspondiente en donde consten todas las intervenciones, dejando constancia del número de manifestaciones de interés recibidas, el nombre de los respectivos manifestantes e información relativa a cada una de las manifestaciones de interés. El Acta estará debidamente suscrita por parte de los funcionarios de la Dirección Administrativa, la Subgerencia Jurídica y del área ejecutora del proyecto, debidamente delegados. Hará parte del acta el listado de los representantes de los manifestantes que hayan participado en audiencia. La custodia de las ofertas y demás documentos relacionada con el proceso de las APP de origen público corresponde a la Dirección Administrativa. 25.1.2.7. Verificación y Evaluación de las Manifestaciones de Interés y Elaboración del Informe de Evaluación La verificación de las manifestaciones de interés se llevará a cabo por parte del Comité Evaluador y de contratación APP del proyecto. La Subgerencia Jurídica, Económica y el área ejecutora del proyecto realizarán el estudio de las propuestas recibidas verificando el cumplimiento de los requisitos habilitantes establecidos en la Invitación a Precalificar. Las áreas responsables de la evaluación de las ofertas de interés presentarán el resultado de la evaluación al comité evaluador y de contratación APP del proyecto. La matriz en la cual se consigne el resultado de la verificación de requisitos habilitantes, deberá ser revisada y aprobada por el Comité, lo que se evidenciará en acta correspondiente. La Subgerencia Jurídica publicará el informe de evaluación y el acta de comité en el SECOP, Contratación a la Vista, página de la Entidad y demás medios electrónicos y solicitará los requerimientos pertinentes a los manifestantes de interés de acuerdo con lo indicado por el Comité Evaluador El Comité Evaluador y de contratación APP podría considerar una prórroga, en concordancia con la Ley en razón a la cantidad de manifestaciones recibidas, o del volumen y complejidad de la información suministrada por los manifestantes para acreditar los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación a Precalificar. La Subgerencia Jurídica realizará el comunicado en el cual se prorrogará el cronograma previsto en la Invitación a Precalificar. 25.1.2.8. Publicación del Informe de Verificación de Requisitos Habilitantes. Con arreglo a lo dispuesto en el numeral anterior, la Subgerencia Jurídica publicará el informe de verificación de requisitos habilitantes en el SECOP a través del Portal Único de Contratación, en la página web de la entidad y en Contratación a la Vista o demás medios electrónicos, en los plazos previstos en el cronograma de la precalificación. 25.1.2.9. Análisis y Respuesta a las Observaciones al informe de verificación. Las observaciones y solicitudes de los manifestantes de interés al informe de evaluación, serán estudiadas por los miembros del comité evaluador y de contratación APP, en sus componentes Jurídico, económico o Técnico. Las áreas presentarán ante el comité evaluador y de contratación APP del proyecto, las respuestas a las observaciones y/o solicitudes presentadas al Informe de Verificación de Requisitos Habilitantes, y determinará si con base en los mismos o de oficio, es necesario variar el informe de verificación, proyectando la respuesta oportunamente a cada una de éstas. Las decisiones del Comité Evaluador y de Contratación APP serán registradas en acta. Agotada la etapa anterior, la Subgerencia Jurídica procederá a la estructuración del informe final de verificación de requisitos habilitantes. La Subgerencia Jurídica publicará el Informe de Evaluación en el SECOP, en la página web de la entidad y en Contratación a la Vista y demás medios electrónicos. 25.1.2.10. Conformación de la lista de precalificados Las manifestaciones de interés se realizarán por escrito dentro del término señalado. Se requerirá que al menos se cuente con dos interesados para conformar la lista de precalificados. . El Comité Evaluador y de Contratación APP del proyecto, de acuerdo con el Decreto 2043 de 2014 o la norma que lo modifique, decidirá sobre la procedencia de conformar la lista de precalificados cuando se presenten entre dos (2) y tres (3) habilitados. 25.1.2.11. Resolución que conforma la Lista de Precalificados El Comité Evaluador y de Contratación APP del proyecto verificará la resolución que conforma la Lista de Precalificados. El Subgerente General suscribirá este acto administrativo. 25.1.2.12. Procedencia de los Recursos En el caso que se presente recurso de reposición contra la Resolución que conforma la lista, el Comité Evaluador y de Contratación APP del proyecto validará la resolución que resuelve dicho recurso puesta a su consideración por la Subgerencia Jurídica. El Subgerente General firmará la resolución que resuelve el recurso de reposición, que se notificará de acuerdo con los plazos y las formas previstas en la ley. 25.1.2.13. Dialogo Competitivo En los casos que la Invitación a Precalificar haya previsto la etapa de dialogo competitivo, TRANSMILENIO S.A. la adelantará con los integrantes de la lista de precalificados para los propósitos establecidos en la Ley 1508 de 2012, el Decreto 1467 de 2012, o las normas que las modifiquen o sustituyan. 25.1.3. Licitación Pública Una vez concluida cada una de las etapas del sistema de precalificación, TRANSMILENIO S.A., en caso que así lo considere pertinente, podrá iniciar el proceso de Licitación Pública con los integrantes de la Lista de Precalificados. Se deberá seguir cada una de las etapas del proceso de selección por el procedimiento de licitación pública establecidas en el presente Manual de Contratación. 25.2. Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada 25.2.1. Radicación del Proyecto y Publicación. TRANSMILENIO S.A. considera radicada una Asociación Público Privada de iniciativa privada, conforme lo establecido en el Decreto 1467 de 2012 y sus modificatorios. 25.2.2. Publicación en el RUAPP La Gerencia General remitirá al área técnica correspondiente la documentación recibida con copia al Asesor de Gerencia General. Mientras entra en operación el Registro Único de Asociaciones Público Privadas en el SECOP mediante el cual los originadores radicarán sus propuestas, el área técnica procederá a coordinar la publicación de la Asociación Publica Privada de iniciativa privada en el Registro Único de Asociaciones Público Privadas del Departamento Nacional de Planeación - RUAPP dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación. 25.2.3. Notificación a la mesa de APP del Distrito Capital. El área técnica procederá a coordinar las comunicaciones de la Asociación Publica Privada de iniciativa a las entidades del Distrito Capital, a la Secretaria de Movilidad y aquellas que estén previstas en las Directivas Distritales o circulares para el manejo de las APP de iniciativas privada en los términos establecidos. 25.2.4. Conformación y obligaciones del Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP Para cada proyecto de APP de iniciativa privada se integrará el equipo contraparte de estudio y seguimiento de la APP conformado por los siguientes miembros: - Un delegado del Gerente General quien ejercerá la secretaria del equipo. - Un delegado del Subgerente Jurídico. - Un delegado del Subgerente Económico. - Un delegado del Subgerente Técnico y de Servicios. - El Jefe del área Ejecutora del proyecto de APP. - El Responsable del Proyecto. Cada integrante del equipo desde su disciplina y funciones participará de tal forma que deberá cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Asistir a todas las reuniones de trabajo en las que sea requerida su asistencia. 2. Revisar los entregables preliminares generados del proyecto y emitir las observaciones correspondientes. 3. Reportar oportunamente del resultado de las actividades a su cargo dentro del proyecto al responsable del proyecto. 4. Mantener debidamente informado a la alta gerencia, o área a la que representa de los avances o situación del proyecto. Cada equipo será designado mediante resolución suscrita por el Gerente General o el Subgerente General. 25.2.5. Valoración Inicial El Equipo Contraparte de estudio y seguimiento de la APP procederá a realizar una valoración inicial de la documentación recibida frente a las condiciones indispensables requeridas para ser estudiada una Asociación Publico Privada de iniciativa privada establecidas por la Ley 1508 de 2012 o la norma que lo modifique, reglamente o sustituya, entre los que se encuentran: * Si TRANSMILENIO S.A. es competente. * Si la APP modifica contratos o concesiones existentes. * Que se soliciten garantías del Estado o recursos públicos superiores a los establecidos en la Ley 1508 de 2012 o la norma que lo modifique, reglamente o sustituya. * En los casos en los cuales la entidad estatal haya adelantado la estructuración, en cuyo caso deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1467 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya: En el caso anterior, la iniciativa se regresará a los originadores mediante oficio suscrito por el Gerente General indicando las razones por las que no se puede dar trámite a la iniciativa. 25.2.6. Coexistencia de estudios Si se radica una iniciativa privada para un proyecto para el cual TRANSMILENIO S.A. contrató la estructuración con terceros, se adelantará de forma paralela la estructuración que se viene realizando con el estudio de la iniciativa privada hasta que se cuente con información suficiente para que TRANSMILENIO pueda comparar objetivamente ambas iniciativas, conforme lo establecido en el Decreto 1467 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya TRANSMILENIO S.A. informará de dicha situación al originador de la iniciativa privada, quien deberá incluir en su propuesta la forma en que asumirá los costos fijos y variables incurridos por la entidad en el proceso de la estructuración en curso, y los términos y condiciones en los cuales propone que TRANSMILENIO le ceda los estudios realizados o los contratos suscritos para la estructuración y las demás consideraciones reglamentarias establecidas para este evento en el Decreto 1467 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya. 25.2.7. Consultas en la Etapa de Pre factibilidad. El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP podrá realizar las consultas pertinentes al Originador de conformidad con las normas aplicables para precisar o completar los estudios de Pre factibilidad. El comité de Estudio y Seguimiento de la APP proyectará para firma del Gerente General los requerimientos formales de información que debe ser allegada a la entidad para poder adelantar la evaluación del proyecto 25.2.8. Anexo Técnico. El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP ajustará el Anexo Técnico de Transmilenio S.A. al proyecto específico de Asociación Publico Privada de iniciativa privada y de su interventoría que fuese radicado, este Anexo Técnico hará parte del acto administrativo que de viabilidad para continuar en la etapa de factibilidad al proyecto. 25.2.9. Etapa de Pre factibilidad. El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP revisará la documentación aportada por el originador en consideración a los elementos decisorios contenidos en la reglamentación vigente, los criterios de valoración del Distrito Capital y aquellos referentes al Sistema Integrado de Transporte Masivo – SITP y concluirá con el informe de evaluación de la Prefactibilidad que se pondrá a consideración del Gerente General para ser presentada en la mesa de APP de la Alcaldía Mayor para que se determine si la iniciativa es objeto de trámite. 25.2.10. Rechazo o Concepto Favorable para el desarrollo de la etapa de Factibilidad Dentro de los tres meses siguientes contados desde la radicación de la iniciativa en la entidad o desde la recepción de la información adicional solicitada al originador que permita conformar el estudio completo de la Pre-factibilidad; TRANSMILENIO S.A. se pronunciará sobre el rechazo de la propuesta u otorgamiento del concepto favorable para el inicio de la etapa de factibilidad previa aprobación de la mesa de APP en la Alcaldía Mayor. La decisión se notificará mediante Resolución motivada, en la que se informará al originador el rechazo o viabilidad de la iniciativa que tiene concepto favorable y puede continuar adelantando la estructuración del proyecto y dar inicio a la fase de Factibilidad. El acto administrativo que otorga un concepto favorable para el inicio de la etapa de factibilidad debe contener las condiciones establecidas en la reglamentación, y como mínimo las siguientes: a. Las razones por las que se considera de interés público el proyecto b. El listado de estudios mínimos a entregar por el originador en la etapa de factibilidad, su forma y especificaciones. c. El listado de estudios identificados en la etapa de prefactibilidad que deben ser elaborados o complementados. d. Los documentos necesarios para acreditar la capacidad jurídica. e. Los documentos necesarios para acreditar la capacidad financiera o de financiación requerida. f. Los documentos necesarios para acreditar la experiencia mínima en inversión o en estructuración de proyectos. g. El Cronograma para aprobación de TRANSMILENIO. h. La referencia al Anexo Técnico correspondiente. En la misma comunicación se informará al originador el plazo máximo con el que cuenta para la entrega del proyecto en etapa de factibilidad, el cual, en ningún caso puede ser superior a dos años, incluidas prórrogas. La Subgerencia Jurídica elaborará el acto administrativo y tramitará las comunicaciones y notificaciones a que haya lugar. 25.2.11. Recursos Contra el acto administrativo de rechazo o viabilidad a la etapa de factibilidad procede el recurso de reposición de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual, en caso de presentarse, será coordinado por el Subgerencia Jurídica en coordinación con el comité de estudio y seguimiento de la APP. 25.2.12. Acompañamiento del proceso. El comité de Estudio y Seguimiento de la APP acompañará el proceso mediante mesas de trabajo de seguimiento, verificará los informes de seguimiento y demás aspectos asociados al proyecto. 25.2.13. Entrega del Proyecto en factibilidad El originador deberá presentar el proyecto en etapa de factibilidad con la información mínima definida en el artículo 23 del Decreto 1467 de 2012 o las normas que lo modifiquen o sustituyan y en consideración al Anexo Técnico que la conforma. Si el originador no hace entrega del proyecto en etapa de factibilidad dentro del plazo fijado en la comunicación o los informes parciales, la iniciativa será declarada fallida mediante Resolución motivada elaborada por la Subgerencia Jurídica, de acuerdo con la solicitud que para tal fin sea presentada por el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP. TRANSMILENIO S.A., podrá declarar fallido un proyecto de iniciativa privada cuando considere que el originador no ha cumplido con el cronograma aprobado sin justificación y en otras circunstancias para lo cual expedirá acto administrativo motivado suscrito por el Gerente General. 25.2.14. Audiencia Pública de Intervención de Terceros. Una vez el originador hace entrega del proyecto en etapa de factibilidad, el Jefe del Área Técnica Correspondiente que conforma el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP convocará dentro del mes siguiente, una Audiencia Pública para intervención de terceros y autoridades competentes que pueden tener interés en el proyecto, para conocer comentarios y sugerencias. TRANSMILENIO entenderá agotada la etapa de factibilidad siempre que los estudios entregados por el originador contengan la totalidad de los requisitos exigidos en la norma y en el anexo técnico para proceder a su evaluación, sin que ello impida realizar con posterioridad solicitudes adicionales, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1467 de 2012 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. 25.2.15. Estudio de Factibilidad por terceros. El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP con una antelación de tres meses, podrá solicitar a la Gerencia General que el estudio de la Factibilidad se realice a través de terceros. En caso de ser acogida esta solicitud, El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP estructurará los estudios previos del concurso de méritos correspondiente o la selección abreviada según se decida, que se llevará a cabo conforme a las normas del manual de contratación. La supervisión del contrato resultante de este proceso será ejercida por el Responsable del proyecto y el Jefe del área técnica ejecutora. 25.2.16. Estudio de la Factibilidad. Presentada la iniciativa del proyecto en etapa de factibilidad, el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP revisará y analizará la iniciativa, solicitará al originador la información adicional o aclaraciones para completar los estudios de factibilidad., y en un plazo máximo de seis (6) meses a partir de la fecha de su radicación deberá pronunciarse. Se podrá prorrogar los términos del estudio hasta por un plazo igual a la mitad del plazo inicial, para profundizar en sus investigaciones o pedir al originador del proyecto que elabore estudios adicionales o complementarios, ajustes o precisiones al proyecto. Si la Evaluación del proyecto es realizada por terceros dichas labores serán realizadas por el evaluador externo contratado por TRANSMILENIO. El evaluador del proyecto podrá hacer las consultas a terceros y a autoridades competentes. Finalizada esta etapa se elaborará el reporte final de evaluación de la APP por parte del evaluador del proyecto, ya sea un tercero o el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP. 25.2.16.1. Presentación del Proyecto al Comité de Gerencia y mesa de APP de la Alcaldía El Jefe del área técnica ejecutora o el Responsable del proyecto designados para esta etapa por el Gerente General realizarán la presentación del informe final del proyecto de Asociación Público Privada ante el Comité de Gerencia con el fin de que los integrantes del mismo conozcan los resultados del mismo y recomienden o no la continuación del proceso. El Jefe del área técnica ejecutora o el Responsable del proyecto realizarán la presentación ante la mesa de APP de la Alcaldía de conformidad con las directivas establecidas y procedimientos aplicables en Bogotá. 25.2.16.2. Conformación Comité Asesor Distrital TRANSMILENIO S.A., en coordinación con la Secretaría Distrital de Movilidad convocará a las Entidades que considere convenientes para el estudio de la APP y éstas a su vez prestarán la colaboración necesaria. Los integrantes del mencionado Comité deberán poseer conocimientos técnicos, financieros y jurídicos con el propósito de que emitan concepto sobre la iniciativa presentada. 25.2.1.16.3 Conceptos Favorables. Declarada la viabilidad el responsable del proyecto debe proceder a obtener los conceptos favorables previstos en la Ley de Asociaciones Publico Privadas asociados a la entidad de planeación de la respectiva entidad territorial y la aprobación de la valoración de las obligaciones contingentes a que haya lugar en consideración a las directivas de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre los procedimientos para este tipo de contratación vigentes respecto de la justificación de utilizar el mecanismo de Asociación Público Privada. 25.2.1.16.4 Concepto Viabilidad Alcalde Mayor de Bogotá El Gerente General o su delegado realizarán la presentación ante el Alcalde Mayor de conformidad con la directiva 8 de 2013 o las que la modifiquen o sustituyan. 25.2.16.4. Concepto de Viabilidad de la Junta Directiva Cumplidas las etapas precedentes, El proyecto requiere aprobación de la Junta Directiva de Transmilenio S.A. para proceder con la etapa subsiguiente y las actividades precontractual y contractual 25.2.16.4. Rechazo o Concepto Favorable para el desarrollo de la etapa de Factibilidad La Subgerencia Jurídica proyectará, comunicará y notificará la resolución contentiva del rechazo o concepto favorable de la factibilidad debidamente motivada y de conformidad con el concepto y aprobaciones obtenidas. Si se considera la iniciativa viable y acorde con los intereses y políticas públicas, en el acto administrativo se incorporarán las condiciones para la aceptación, incluyendo el monto que acepta como valor de los estudios realizados, con fundamento en costos demostrados en tarifas de mercado para la estructuración del proyecto y las condiciones del contrato. Dicha resolución contendrá como mínimo la siguiente información: A. Viabilidad de la iniciativa privada. B. Monto que acepta como valor de los estudios realizados y forma de pago. C. Condiciones bajo las cuales TRANSMILENIO aceptaría la iniciativa privada. D. Borrador de minuta del contrato y anexos que TRANSMILENIO tendría como base para la elaboración del borrador de pliego de condiciones. E. Definir y acordar con el originador de la iniciativa, si a ello hubiere lugar, las condiciones bajo las cuales serla aceptada la iniciativa de conformidad con lo previsto en el cuarto inciso del artículo 16 de la Ley 1508 de 2012. Si la iniciativa es rechazada, la propiedad sobre los estudios será del originador, pero la entidad pública tendrá la opción de adquirir aquellos insumos o estudios que le interesen o sean útiles para los propósitos de la función pública. En todo caso la presentación de la iniciativa no genera ningún derecho para el particular, ni obligación para el Estado. 25.2.16.5. Recursos Contra el acto administrativo de rechazo o viabilidad a la etapa de factibilidad procede el recurso de reposición de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual, en caso de presentarse, será coordinado por el Subgerencia Jurídica junto con el Equipo Contraparte de estudio y seguimiento de la APP. 25.2.16.6. Aceptación El originador de la iniciativa podrá aceptar las condiciones de la entidad o proponer alternativas. En cualquier caso, en un plazo no superior a dos (2) meses contados desde la comunicación de la viabilidad, si no se llega a un acuerdo, se entenderá que el proyecto ha sido negado por la entidad pública. 25.3. Etapa Precontractual De Los Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada Sin Recursos Públicos Si el proyecto de Asociación Público Privada de iniciativa Privada no requiere recursos públicos, se entregará toda la información, la declaratoria de viabilidad de la iniciativa privada, el acuerdo de la iniciativa privada, los estudios y la minuta del contrato con sus anexos al Comité Evaluador y de Contratación APP, de conformidad a lo dispuesto en este documento para la etapa precontractual, contractual y el sistema de precalificación. El Comité Evaluador y de Contratación APP ordenará la publicación de los documentos antes mencionados en el SECOP por un término máximo de dos (2) meses el cual podrá prorrogarse hasta por cuatro (4) meses más, si TRANSMILENIO lo estima conveniente. 25.3.1. Interventoría Previo a la apertura del proceso de selección se debe verificar que los estudios previos para la Interventoría se han estructurado y están debidamente financiados. Los mecanismos de supervisión de la interventoría deben estar definidos por el Comité evaluador y de contratación APP. 25.3.2 Contratación Directa En caso de no presentarse manifestaciones de interés dentro del plazo establecido y que cumplan con las exigencias establecidas en la Ley y en la publicación, TRANSMILENIO S.A., procederá a contratar con el originador de manera directa en las condiciones publicadas. 25.3.2. Selección Abreviada de menor cuantía De resultar manifestaciones de interés por parte de un tercero, dentro del término establecido y conforme las exigencias legales, se conformará la lista de precalificados y se iniciará un proceso de selección abreviada de menor cuantía convocando a los precalificados y al originador, teniendo en cuenta las particularidades definidas en los numerales 30.1,30.2 y 30.3 del artículo 30 del Decreto 1467 de 2012 o las normas que los modifiquen o sustituyan. Si el originador en desarrollo del proceso de selección no ocupa el primer lugar en el orden de elegibilidad, podrá mejorar su propuesta dentro de los 10 días hábiles siguientes a la publicación del informe de evaluación definitivo, siempre y cuando haya obtenido un puntaje igual o superior al 80% del puntaje obtenido por la propuesta mejor calificada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1508 de 2012 o las normas que la modifiquen o sustituyan y sus decretos reglamentarios. 25.3.3. Adjudicación y Suscripción del Contrato. Cumplidos todos los requisitos precontractuales y en audiencia pública de adjudicación se procederá a adjudicar el contrato. El Contrato será suscrito al cumplirse todos los requisitos previos asociados al proceso precontractual y los pliegos de condiciones. 25.4. Etapa Precontractual De Los Proyectos De Asociación Público Privada De Iniciativa Privada Con Recursos Públicos Si el proyecto de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada requiere recursos públicos, a partir de la viabilidad se debe estructurar y obtener los certificados de disponibilidad, vigencias futuras y de más autorizaciones o incorporaciones que conformen los aportes de recursos públicos pertinentes. Toda la información, la declaratoria de viabilidad de la iniciativa privada, los estudios y la minuta del contrato con sus anexos serán entregados al Comité Evaluador y de Contratación APP, de conformidad a lo dispuesto en este documento para la etapa precontractual, contractual y el sistema de precalificación. 25.4.1. Cierre Financiero de los recursos públicos 25.4.1.1. Recursos Públicos del Distrito Capital Las vigencias futuras del Distrito Capital para proyectos de Asociación Publico Privadas como instrumento de vinculación del capital privado para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o Servicio serán solicitadas al CONFIS Distrital para que las apropie dentro del límite anual de autorizaciones y las incorpore dentro del escenario fiscal acorde con la naturaleza de cada proyecto. El CONFIS Distrital evaluará el aporte presupuestal y dispondrá los recursos públicos para cada vigencia futura, hasta por el tiempo de duración del respectivo proyecto, con esta autorización y cumplidos los tramites de rigor presupuestal se expedirán los respectivos CDP. 25.4.1.2. Aportes en Especie. Los aportes en especie necesarios para el desarrollo y ejecución del proyecto de asociación público privada de iniciativa privada deberán estar dispuestos, con las autorizaciones pertinentes y debidamente definidos los mecanismos de entrega de estos aportes previo a continuar con la apertura del proceso precontractual. 25.4.1.3. Aportes de recursos Públicos de Origen Nación u otros entes territoriales Si existen recursos cofinanciados o de origen nación o aportes de otros entes territoriales para completar los recursos públicos, todos los trámites presupuestales y autorizaciones pertinentes se deben haber agotado antes de la apertura del proceso de licitación pública. 25.4.1.4. Licitación Pública La Licitación Pública será el mecanismo de contratación a utilizar de conformidad con las reglas previstas en el presente manual, para la selección del contratista que ejecutará el proyecto viabilizado, previa recomendación de apertura del proceso del comité de contratación. Para estos efectos, se tendrán en cuenta las siguientes condiciones previas: a. Contar con la autorización de vigencias futuras para amparar proyectos de APP, en los términos establecidos en el artículo 26 de la Ley 1508 de 2012 o las normas que lo modifiquen o sustituyan y sus decretos reglamentarios. b. Contar con los demás aportes en especie que conforman el proyecto viabilizado. c. Otorgar al originador de la iniciativa una bonificación, de conformidad con lo dispuesto con el artículo 28 del Decreto 1467 de 2012 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. d. Definir el valor que el originador, de no resultar seleccionado para la ejecución del contrato deberá recibir del adjudicatario como costos de los estudios realizados para la estructuración del proyecto. e. Si TRANSMILENIO lo considera, podrá en este caso hacer uso del sistema de precalificación bajo Las consideraciones expuestas anteriormente. f. Proceso de Interventoría estructurado y debidamente financiado 25.4.2. Adjudicación y Suscripción del Contrato. Cumplidos todos los requisitos precontractuales y en audiencia pública de adjudicación se procederá a adjudicar el contrato. El Contrato será suscrito al cumplirse todos los requisitos previos asociados al proceso precontractual y los pliegos de condiciones. Lo establecido en el presente numeral será aplicado a los proyectos de asociación público privada en los cuales TRANSMILENIO S.A., sea el único competente que se encuentre tramitando el proyecto. Cuando haya otra u otras entidades competentes para conocer de dichos proyectos y que cuenten con un manual propio, que pueda entrar en conflicto con el de TRANSMILENIO se revisará la conveniencia de su aplicabilidad. 26. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA A LAS CONCESIONES DENTRO DEL MARCO LEGAL APLICABLE Después de que un contrato ha sido cuidadosamente diseñado y otorgado, se debe dar inicio a su ejecución. El seguimiento de contratos abarca todas las relaciones que se instauran entre TRANSMILENI0 S.A. y el CONCESIONARIO como consecuencia de la suscripción del contrato. Conforme lo anterior, la Entidad debe velar por que la ejecución de los contratos de concesión este enmarcada en la normatividad y los disposiciones contractuales. En esta etapa, mediante la administración del contrato, la Entidad intenta lograr tres objetivos principales. El primero es el cumplimiento de conformidad con las condiciones establecidas en los términos del contrato. El segundo objetivo de la administración consiste en la identificación precoz de problemas, de modo que se prevenga su intensificación, se evite que causen daños irreversibles y, cuando proceda, se tomen las medidas correctivas oportunas. El objetivo final es la protección de los intereses públicos. Por lo tanto, cada área de la Entidad en el ejercicio de sus funciones deberá exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual en la materia de su competencia, monitorear y vigilar el cumplimiento de las obligaciones en materia de su competencia, solicitando a la Subgerencia jurídica el apoyo legal necesario, ya sea a través de acompañamiento o con la emisión de conceptos que se requieran. La Subgerencia Jurídica brindara el apoyo requerido por las diferentes áreas de la Entidad en el marco de sus competencias, la legislación aplicable y el marco contractual, respetando los procedimientos establecidos para ello.
27. PROCESOS SANCIONATORIOS EN CONTRATOS DE CONCESIÓN El procedimiento administrativo sancionatorio en materia contractual se encuentra regulado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 en concordancia con los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007, 18 de la Ley 80 de 1993 y las generalidades del procedimiento sancionador previsto en la Ley 1437 de 2011. La potestad sancionadora es sólo un instrumento de los muchos con lo que cuenta la Administración en materia contractual para la consecución de los objetivos que la ley le asigna a través de la delimitación de competencias y que se concreta como el deber de dirección general de los contratos de concesión y la responsabilidad de control y vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones. El adelantamiento de los procesos administrativos sancionatorios debe sujetarse a las reglas del debido proceso que involucra aspectos tales como el principio de legalidad, la autoridad competente, el respeto a las formas propias del procedimiento, la publicidad de las decisiones, la contradicción, la defensa, la no reformatio in pejus, el non bis in ídem, la presunción de inocencia y el indubio. Los actos administrativos expedidos por la entidad deberán fundarse en las normas o cláusulas que rigen el asunto, con competencia del funcionario asignado o delegado, ajustado al procedimiento establecido en la normatividad, garantizando el derecho de audiencia y de defensa, debidamente motivado y con el análisis y valoración probatoria correspondiente. Le corresponde a la Subgerencia General instruir los procesos administrativos sancionatorios por el posible incumplimiento de las obligaciones contenidas en los contratos celebrados por la Empresa, bien tratándose de imposición de multas, declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria, caducidad del contrato y los que la normatividad legal establezca. Le corresponde a la Subgerencia Jurídica sustanciar los procedimientos administrativos sancionatorios de los contratos de la Empresa mediante el análisis del material probatorio aportado por las áreas de la entidad y/o la interventoría, la elaboración de los requerimientos contractuales correspondientes, el apoyo en el adelantamiento de las audiencias públicas y la proyección de los actos administrativos de imposición de sanciones, terminación del proceso o resolución de recursos. En el caso de los contratos de concesión, las subgerencias que integran la Subgerencia de la Integración, presentaran a la Subgerencia Jurídica informe de supervisión y/o interventoría con el material probatorio correspondiente y el concepto que concluya la necesidad de iniciar proceso sancionatorio, por el presunto de incumplimiento de las obligaciones contractuales. La Subgerencia Jurídica determinara la suficiencia de las pruebas para el inicio del proceso sancionatorio correspondiente, pudiendo solicitar aclaración o complementación de las mismas a la Subgerencia que las remitió. Con el acervo probatorio completo la Subgerencia Jurídica iniciara los correspondientes procesos sancionatorios y los sustanciará hasta su culminación, ya sea con el archivo de la actuación o con la expedición de los actos administrativos imponiendo la respectiva sanción hasta que los mismos estén en firme, todo en marcado en el respeto del debido proceso.
28. CONTROVERSIAS Y SOLUCIONES DE CONFLICTOS EN LOS CONTRATOS DE CONCESION. Las formulas tendientes a la solución de controversias y conflictos que se generen en los periodos de ejecución convencional, será regulados puntualmente en las minutas de los negocios correspondientes y se estructuraran dependiendo de la cuantía, naturaleza y especialidad de los mismos. Sin embargo, en la etapa de arreglo directo contemplada en los contratos de concesión se surtirá así:
29. MODIFICACION CONTRATOS DE CONCESION. Por regla general, los contratos estatales pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y en aras de la realización de los fines del Estado, conforme a ello y en aplicación de la Ley 80 de 1993 y la normatividad en materia de contratación estatal, toda modificación debe tener una causa real y cierta, contemplada en la ley, además de la mera voluntad de los contratantes.
30. CONTRACION COLATERAL. TRANSMILENIO S.A. podrá celebrar contratos para la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros del Distrito Capital y su área de influencia y contratos que le permitan desarrollar actividades propias de su objeto social para la explotación colateral del sistema. Estos contratos le permiten a la Entidad: i) Gestionar, organizar y planear el servicio de transporte público urbano de pasajeros del Distrito Capital y su área de influencia. Estos contratos, salvo que se trate de alguno de los contratos definidos en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, se celebrarán aplicando las reglas que a continuación se indican. ii) Actuar como contratista de personas públicas o privadas, tales como prestación de servicios de asesoría, consultoría, gerencia de proyectos, estudios de factibilidad, prefactibilidad, planos, diseños, suministros y compraventas de bienes y servicios. Estos contratos serán celebrados mediante la aplicación de las reglas vigentes para la entidad o persona contratante. iii) Cumplir con las prestaciones u obligaciones que surjan de convenios y contratos suscritos con el fin de generar lucro con personas públicas y privadas. Estos contratos, salvo que se trate de alguno de los contratos definidos en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, se celebrarán aplicando las reglas que a continuación se indican. * Aplicar los Principios y Deberes regulados en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y el Artículo 3ro del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. * Obtener lucro del ejercicio directo de sus actividades comerciales y los contratos que deba celebrar para desarrollar estas actividades. * TRANSMILENIO S.A. podrá celebrar con esta finalidad contratos de capacitación, alquiler de equipos, salones, auditorios e instalaciones, compraventa y suministros de materiales, contratos para utilización de la marca, de las instalaciones e infraestructura, venta de elementos como camisetas, esferos y, en general, elementos bajo la marca de TransMilenio,etc. Los contratos que se celebren en Colombia bajo esta modalidad y que deban ejecutarse o cumplirse en el extranjero, podrán someterse a la ley extrajera. Cuando en los procesos de contratación o explotación colateral o del aprovechamiento económico de cada una de las áreas de negocio de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, se manejen recursos financiados o cofinanciados con fondos de organismos multilaterales o celebrados con personas extranjeras de derecho público o privado u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, se sujetarán a lo previsto en el acuerdo, convenio o documento respectivo suscrito por las partes. En caso que se trate de aquellos contratos definidos en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, serán aplicables las reglas contenidas en el Estatuto de Contratación. 31. SISTEMA DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS En caso que la Entidad a través de la Subgerencia Jurídica, establezca la necesidad de formular nuevos procedimientos que soporten el presente manual, éstos deberán ser documentados por la Subgerencia Jurídica y remitidos para su para su aprobación e incorporación al Manual de Procedimientos de Sistema Integrado de Gestión. 32. PUNTOS DE CONTROL ASOCIADO A RIESGOS DE CORRUPCIÓN Dando cumplimiento a lo estipulado en el “Plan Institucional Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” a continuación se presentan los puntos y mecanismos de control establecidos para evitar la materialización de este tipo de eventos:
33. TABLA DE FORMATOS Los formatos aquí referenciados, en sus versiones vigentes hacen parte integral del presente documento y son de obligatorio cumplimiento en los procedimientos establecidos en este manual.
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO 2. GENERALIDADES 3. ALCANCE Y RESPONSABLE 4. ASPECTOS JURÍDICOS 4.1. Principios 4.2. Normatividad Aplicable 4.3. Objeto de la Interventoría y la Supervisión 5. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 6. LA INTERVENTORÍA 7. LA SUPERVISIÓN 8. FACULTADES Y DEBERES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 8.1. Interventoría Integral 8.2. Interventoría Técnica 9. PERFIL DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 10. ESCOGENCIA DEL INTERVENTOR Y DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR 10.1. Escogencia del Interventor Externo 10.2. Designación del Supervisor 10.3. Ausencias del Supervisor Designado 10-4. Calidades del Interventor y/o Supervisor 10.5. Inhabilidades Aplicables a la Interventoría 10.6. Responsabilidades 10.7. Sanciones 11. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN 12. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 12.1. Funciones Generales 12.2. Funciones Dimensión Administrativa 12.3. Funciones Dimensión Técnicas 12.4. Funciones Dimensión Financieras y Contable 12.5. Funciones Dimensión Jurídica 13. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN 14. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EN LOS SIGUIENTES CONTRATOS ESPECÍFICOS. 14.1. Contratos de Obra 14.2. Supervisión de los Contratos o Convenios Interadministrativos 14.3. Contratos Para Actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación 14.4. Interventoría y/o Supervisión de los Contratos de Concesión 14.4.1. Metodología y Desarrollo de la Supervisión de los Contratos de Concesión 14.4.2. Reversión 15. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 15.1. Identificación del incumplimiento de obligaciones contractuales 15.2. Procedimiento Posterior a la Ejecutoria de la Sanción 16. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 17. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD MODIFICACIONES
1. OBJETO El presente Manual define las responsabilidades, funciones y autoridad para adelantar la Interventoría y/o Supervisión de los contratos estatales regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública al interior de TRANSMILENIO S.A., y determina las actividades que deben realizarse y desarrollarse por disposición normativa, así como las que se sustentan en la vigilancia y control de la ejecución contractual. La Observancia de las orientaciones aquí contenidas garantizará el cumplimiento de la misión institucional y la calidad de los bienes, obras y servicios adquiridos por la entidad en beneficio del sistema integrado de transporte público – SITP. 2. GENERALIDADES La adecuada supervisión e interventoría corresponde al desarrollo del eje de los contratos, bajo un modelo gerencial y un marco de procesos adosado a las áreas ordenadoras del gasto y a los comités establecidos para el desarrollo de los fines institucionales y en particular el desarrollo de la Gerencia de la Integración para los contratos de concesión bajo los principios de la regularización. Figura 1 - Organigrama 3. ALCANCE Y RESPONSABLE El presente manual es de aplicación y conocimiento para todas las dependencias y funcionarios de TRANSMILENIO S.A., Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con TRANSMILENIO S.A., funcionarios, comités, supervisores e interventores que participan en un proceso contractual, entes de control y vigilancia para la contratación estatal, las veedurías ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, los contratistas, entre otros. Los criterios, la planeación y la ejecución de la Supervisión y/o Interventoría es un elemento que debe estar presente en todas las etapas del proceso contractual y que se desarrolla simultáneamente en la etapa de ejecución del contrato principal y aún posterior (Vigencia contractual, servicios de post venta, garantías técnicas, estabilidad de obra, etc).
Fuente: Procuraduría General de la Nación El Manual regula la materia de supervisión e interventoría su alcance comprende el establecimiento de directrices y los criterios de unificación de procesos para la correcta vigilancia y control de la ejecución de los contratos celebrados por TRANSMILENIO S.A. convirtiéndose en una herramienta de quienes ejercen estas labores en las diferencias dependencias funcionales de nuestra organización. El responsable por la elaboración y actualización de este documento es el Profesional Especializado (06) Contratación de la Subgerencia Jurídica. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Jurídico de la entidad. 4. ASPECTOS JURÍDICOS 4.1. Principios Los principios y deberes que aplicará TRANSMILENIO S.A. en desarrollo de los procesos de supervisión y/o interventoría, son los referenciados en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, Artículo 3ro del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Artículos 24,2 5 y 26 de la Ley 80 de 1993 y los Artículos 2 y 5 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 82 y siguientes de la Ley 1474 de 2011. Sin perjuicio de los principios generales que rigen la función pública, la contratación estatal, la supervisión y/o interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. 4.2. Normatividad Aplicable La normatividad aplicable al presente manual de supervisión y/o interventoría será la siguiente: a. Constitución Política de Colombia. b. Ley 80 de 1993. c. Ley 489 de 1998. d. Ley 1150 de 2007. e. Código Civil Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993) f. Código de Comercio Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993) g. Código de Procedimiento Civil Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993) h. Ley 1474 de 2011. i. Decreto 19 de 2012. j. Manual de Contratación de Transmilenio S.A. (que hace parte integral del presente documento) k. Demás normas que que reglamenten, complementen, modifiquen y adicionen esta materia. 4.3. Objeto de la Interventoría y la Supervisión La interventoría y la supervisión tienen el propósito de velar y proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción, tutelar la transparencia de la actividad contractual y vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, mediante el correspondiente seguimiento y control a la ejecución contractual, para verificar el idóneo y estricto cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Por regla general, las funciones de supervisión e interventoría no serán concurrentes en relación con un mismo contrato. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. Fuente: Procuraduría General de la Nación La Interventoría y/o Supervisión implican una posición imparcial ajustada a las características propias del contrato objeto de Interventoría y/o Supervisión, razón por la cual, la ejecución de la Interventoría y/o Supervisión debe cumplir con los objetivos de su función detallados a continuación: * Colaborar: El Contratista y la supervisión e interventoría conforman una unidad de trabajo, cuya actividad buscan el desarrollo de un objeto contractual bajo las dimensiones técnicas, jurídicas, administrativas, financieras y contables, sin renuncia a las atribuciones del supervisor o interventor la colaboración es esencial en el logro de los objetivos. * Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución. * Exigir: En la medida que la función de la Interventoría o Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin. * Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Interventoría o Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato. * Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventoría o Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender. 5. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA La correcta vigilancia del objeto contractual se realiza por medio de la supervisión o de la interventoría, esto se reflejara desde los estudios previos, el proceso de selección y en el contrato. La interventoría siempre contara con supervisión por parte de TRANSMILENIO S.A. De conformidad con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 todo contrato de obra pública derivado de licitación, contaran con una interventoría contratada con una persona independiente de TRANSMILENIO S.A., para el caso de los contratos de concesión igualmente procede una interventoría que atienda las diferentes dimensiones de la vigilancia. Para los demás casos, corresponderá al proceso de maduración del proyectos, estructuración de necesidades y a los comités y responsables, determinar en los estudios previos la necesidad de una interventoría o de la supervisión, así como los criterios a seguir para la adecuada vigilancia del contrato, pronunciándose formalmente para cada caso sobre esta definición de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. No podrá existir contrato sin supervisión o interventoría, independientemente del régimen bajo el cual se suscriban, lo que aplica igualmente para los contratos inter administrativos, convenios o cualquier forma de contratación que implique recursos o no. 6. LA INTERVENTORÍA La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento en las dimensiones administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. 7. LA SUPERVISIÓN La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la Entidad Estatal, cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad Estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. Para cada interventoría existirá una supervisión por parte de la entidad. Como criterio general no son concurrentes en relación con un mismo contrato las funciones de supervisión e interventoría, sin embargo, para los contratos de concesión, la Gerencia de la Integración podrá dividir la vigilancia del contrato principal, para lo cual dejara constancia de las actividades técnicas a cargo del interventor y aquellas que estarán bajo la supervisión de la Entidad. 8. FACULTADES Y DEBERES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR La Interventoría y/o Supervisión, implican el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. 8.1. Interventoría Integral Corresponder a la visión de los planificadores del proyecto y de conformidad con el contrato principal el seguimiento completo de las dimensiones administrativas, financieras, técnicas, jurídicas y contables, este contrato será supervisado directamente por TRANSMILENIO S.A. 8.2. Interventoría Técnica Comprende los contratos que requieren de un conocimiento especializado y en la planificación del proyecto se presentó una interventoría especializada para una dimensión, en este caso TRANSMILENIO S.A. designará el equipo de supervisión interdisciplinario para las dimensiones en las que actuara directamente, quien a su vez ejercerá la supervisión de la interventoría Técnica. 9. PERFIL DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR Para la definición y escogencia de la supervisión y/o interventoría y para el seguimiento de la actividad contractual se deberá tenerse en cuenta lo establecido en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. La designación del Supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil relacionado con el objeto de la Interventoría o Supervisión. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor siempre será el competente contractual de conformidad a como se establezca en la minuta del contrato que derive del proceso de planeación y deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, y cuente con la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. TRANSMILENIO S.A. podrá designar un equipo especial para realizar la supervisión. Cuando sea procedente la utilización de la figura “Interventoría”, se contratará a una persona natural o jurídica idónea (o propuesta conjunta), con conocimiento especializado, experiencia y perfil apropiado (para el objeto del negocio que se controla), disponibilidad y logística necesaria para desarrollar en forma óptima sus funciones; el área que general la necesidad será responsable de que al estructurarla se colmen los presupuestos antes establecidos. La carpeta del contrato principal y de la supervisión serán concurrentes en cuanto a la información que soportan, las actas de inicio darán comienzo a las responsabilidades de vigilancia en cuanto a ejecución. El archivo contractual estará completo en el desarrollo de la interventoría. 10. ESCOGENCIA DEL INTERVENTOR Y DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Desde el estudio previo se identificará si por la naturaleza del objeto a contratar se requerirá Interventoría y/o Supervisión, sus criterios y características. 10.1. Escogencia del Interventor Externo En los casos que la ley lo exige, o según la naturaleza del objeto contractual correspondiente, la Entidad escogerá un Interventor, a través de los procesos de selección correspondientes, -Concurso de Méritos o Mínima Cuantía. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría. Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato de interventoria (Artículo 32 de la Ley 80 de 1992), para la adición en presupuesto de este tipo de negocio, no aplicara la restricción implementada en el Artículo 40 de la Ley 80 de 1993 (prohibición de adicionar un negocio estatal en más del 50% del presupuesto oficial inicial reflejado en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigente - SMLMV). En el contrato de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal. 10.2. Designación del Supervisor Los artículos 44 y 56 de los Estatutos Sociales disponen que las delegaciones que realice el Gerente General sólo pueden hacerse en quienes ostenten la calidad de Empleados Públicos y tratándose de delegación en materia de contratación estatal, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, señala que los Jefes o Representantes Legales de las Entidades sólo podrán hacerla de manera total o parcial, en los Servidores Públicos que pertenezcan al nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes como competentes contractuales. El Competente Contractual designará la supervisión, y tal labor podrá recaer en funcionarios del nivel directivo, asesor y ejecutivo de acuerdo con sus competencias, contratistas que en el respectivo contrato de prestación de servicios, tengan establecida la obligación de la supervisión correspondiente o en todo caso, la Entidad Estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos para tal labor. La designación del supervisor, debe estar implícita en el clausulado de los contratos. La designación de la Supervisión se realizará por escrito, referenciando el número y fecha del contrato, nombre del contratista y objeto contractual, así como, especificar claramente la obligatoriedad de consultar los documentos que soportan la interventoría y/o supervisión (contrato, certificado de registro presupuestal CRP, pólizas y aprobación de las pólizas) a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) vía Web. La designación de la interventoría y/o supervisión se notificará personalmente (excepcionalmente se podrá hacer mediante memorando, oficio o correo electrónico), el escrito que lo manifieste será suscrito por el Ordenador del Gasto correspondiente a través del formato de “Designación de Supervisión”. La supervisión de los negocios se sujetan en forma principal al cargo designado y no a la persona y tendrá que conocer todos los documentos del expediente. Será responsabilidad del supervisor informar a la Administradora de Riesgos Laborales cuando por cualquier circunstancia se suspenda en forma definitiva o temporal la ejecución del negocio, o cuando se ceda el desarrollo del mismo. 10.3. Ausencias del Supervisor Designado En el evento de retiro definitivo del supervisor de la Entidad, éste deberá hacer entrega, al competente contractual mediante un informe donde detallará el estado del contrato, el desarrollo alcanzado y el valor ejecutado, y realizar el empalme respectivo con el nuevo supervisor designado de ser el caso. La modificación de la supervisión o interventoría no requerirá contrato adicional, modificatorio u otrosí, sino la simple manifestación mediante oficio del ordenador del gasto. Si el supervisor es empleado oficial de TRANSMILENIO y este entra en periodo de vacaciones, licencia, permiso o cualquier tipo de suspensión de funciones, antes de empezar dicho lapso, tendrá que personalmente hacer la gestión ante el ordenador del gasto, para que su labor como supervisor sea asumida por otro funcionario. Será responsabilidad del supervisor titular preparar el oficio de designación del supervisor temporal, y remitir el mismo a la carpeta del expediente original. 10.4. Calidades del Interventor y/o Supervisor * La interventoría será ejercida por una persona seleccionada para tal fin, caso en el cual el interventor puede ser persona natural o jurídica especializada (o propuesta conjunta), con experiencia en las obras, servicios o actividades relacionadas con el contrato para el cual ha sido designado Interventor. * La supervisión será ejercida por un funcionario de la entidad seleccionado para tal fin que cuenten con la idoneidad experiencia relacionada con el contrato para el cual ha sido designado como supervisor. * Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, TRANSMILENIO S.A. se abstendrá de escoger y designar interventor o supervisor correspondientemente, a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002). 10.5. Inhabilidades Aplicables a la Interventoría En los casos de interventoría, tal labor no podrá ser ejercida por: * El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así lo requiera, según autorización escrita de TRANSMILENIO S.A. * Las personas cuyo proyecto o diseño no hayan sido aceptados. * Quien haya ocupado el segundo lugar en la licitación pública o privada respectiva. * Quien tenga vínculos de consanguinidad o afinidad con el contratista de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y demás normas que rigen la materia. 10.6. Responsabilidades No obstante lo indicado por la Ley 1474 de 2011 se informa en este manual que los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría. Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. Los interventores y/o supervisores responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría y/o supervisión. El interventor y/o supervisor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente, será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad. 10.7. Sanciones * Además de las sanciones penales a que hubiere lugar, la persona jurídica o natural que ejerza la interventoría, será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones. * Sí el supervisor es un funcionario de TRANSMILENIO S.A., el ejercer sin el debido cuidado la verificación obligacional asignada, lo coloca en situación de falta disciplinaria por incumplimiento de una función específicamente asignada y aceptada. Será falta gravísima el no exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra o servicio que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. De conformidad con las normas pertinentes esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. El interventor y/o supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. 11. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN Son finalidades de la interventoría y/o supervisión: * Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos. * Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas. * Mantener permanente comunicación con el contratista. * Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. * Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. * Cooperar con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados. * Responder por los resultados de su gestión. * Verificar el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato. * Asegurar mediante una Interventoría o Supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato. * Representar a TRANSMILENIO S.A., para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión, principios y valores de la entidad. * Informar a TRANSMILENIO S.A., sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud TRANSMILENIO S.A., de conformidad con lo indicado en el contrato. * Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista. * Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente. * Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de TRANSMILENIO S.A. 12. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR Para cumplir con las obligaciones de control, coordinación y vigilancia de los contratos suscritos por TRANSMILENIO S.A., el interventor y/o supervisor verificara, analizará y estudiará toda la documentación que genero su estructuración (planos, permisos, garantías, estudios previos, anexos técnicos, pliegos de condiciones definitivos, adendas, etc) para que las obligaciones generadas se cumplan de acuerdo a lo requerido por la administración. 12.1. Funciones Generales En ejercicio de la función de Interventoría y/o supervisión está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor y/o supervisor: * Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. * Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones, sin modificar en momento alguno, el contrato. * Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado. * Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado. * Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado. * En los casos que se requiera constatar que el contratista este inscrito en la ARL. * Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran. * Los supervisores no expedirán actas de inicio de los contratos que asumen, si previamente no se acredita la afiliación del contratista a la ARL para el riesgo que le competa, dependiendo de la actividad que pretenda que desarrolle. * Independiente a los periodos de pago proyectados en el contrato, el supervisor previo a realizar el proceso de cancelación correspondiente ante la Subgerencia Económica, deberá remitir al archivo del expediente los documentos que lo generan para el lapso correspondiente (informes de ejecución y cumplimiento, copia de cuenta la cuenta de cobro, el informe de actividades y demás soportes para pago). * Apoyar a la Subgerencia Jurídica en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación, arbitraje o demandas que se originen en relación con el contrato principal. * Originar, apoyar y sustentar los procesos de incumplimiento parcial o total, la caducidad del contrato, la imposición de multas de conformidad con el procedimiento establecido por la Ley y TRANSMILENIO S.A. 12.2. Funciones Dimensión Administrativa * Vigilar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.). * Previo al acta de inicio del contrato debe verificar que estén dados la totalidad de requisitos legales para dar inicio a la ejecución contractual (aprobación póliza, Registro Presupuestal, etc), sin el cumplimiento de todos los requisitos de ejecución no podrá existir acta de inicio del contrato. * Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes. * Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista. * Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso. * Verificar para la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan con la suficiencia teniendo en cuenta la fecha de iniciación, con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello. * Suscribir y realizar todas las actuaciones que se requieran y que sean propias de la ejecución del contrato, así como incluir las requeridas en el sistema ERP. Deberá suscribir con el contratista las siguientes actas en los casos que aplique, entre otras, en las fechas exactas en que se produzcan los hechos a que se refieren, según la tipología contractual: Acta de inicio. Acta de recibo total o parcial del contrato Acta de convenios o acuerdos Acta de suspensión del contrato Acta de reinicio del contrato Acta de Liquidación Final del Contrato Acta de Liquidación parcial del contrato. Acta de terminación anticipada del contrato- Previo visto bueno del ordenador del gasto Acta de entrega de interventoría al Ordenador del Gasto. Publicación en el sistema de información administrativa y financiera SIAF de todas las actuaciones que así lo requieran relacionadas con la supervisión. * Enviar el original de toda la documentación del contrato dentro de los quince (15) posteriores a su elaboración o expedición, a la dependencia responsable de su guarda y mantenimiento para que reposen en la carpeta del contrato, evitando la duplicidad documental en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. * Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo. * Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. * Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato. * Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. * Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato. * Elaborar los informes de su gestión de interventoría por cada pago realizado conforme a la guía establecida desde el inicio hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Los informes contendrán lo relativo a ejecución física, financiera, verificación de los riegos, avance, recomendaciones y demás aspectos relevantes del contrato que se vigila. Todos los contratos deben tener un informe final de interventoría. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos que tienen como objeto la interventoría externa o en la designación del supervisor. * Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista. * Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello. * Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (artículo 25 numeral 16 Ley 80/93), para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma. * Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato. * Justificar y solicitar autorización al ordenador del gasto, cuando sea necesario, la suspensión o reinicio del contrato. * Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo. * Presentar informe al Ordenador del Gasto, sobre situaciones que alteren en contra de la entidad, el equilibrio económico o financiero del contrato y vigilar la matriz de riesgos. *Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse. * Informar a la Subgerencia de Negocios cuando como consecuencia del contrato que se vigila se incorporen bienes inmuebles a los activos de Transmilenio S.A. * Informar a la Dirección Administrativa la incorporación de bienes muebles a los activos de Transmilenio S.A. * Verificar y gestionar la liberación de saldos si se da el caso al momento de suscribir el acta de liquidación del contrato si hay lugar a ello. * Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo* Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran. 12.3. Funciones Dimensión Técnicas * Efectuar la revisión de la información técnica contenida en los documentos del contrato principal, incluyendo los estudios previos, su justificación, los pliegos de condiciones, las adendas, el contrato, los estudios de impacto ambiental, los permisos y autorizaciones, las memorias de cálculo, los planos, diseños, la propuesta del contratista, las pólizas de garantía y los actos administrativos proferidos dentro del proceso de contratación así como todo documento que resulte pertinente y conducente a la adecuada vigilancia del contrato. * Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales. * Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado. * Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada. * Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar. * Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido. * Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc., necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes. * Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener. * Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato. * Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc.; cuando aplique contractualmente. * Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad. * Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido. * Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc). * Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato. * Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad. * Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza. * Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos. * Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos. * Verificar que el contratista instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria. * Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas. * Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato. * Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes. * Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran. 12.4. Funciones Dimensión Financieras y Contable * Ejercer seguimiento y control de las actuaciones de orden financiero, contable y presupuestal del contrato. * Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos. * Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y velar por la adecuada programación presupuestal. Revisar, aprobar y tramitar ante la Subgerencia Económica las solicitudes de pago formuladas por el contratista. * Adelantar el control de los recursos entregados durante la ejecución del contrato y su ejecución, incluyendo los rendimientos financieros si los hubiere. * En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo. * En eventos excepcionales que impliquen reconocer o autorizar actividades que requieran mayores valores o adiciones en valor, se debe dar traslado de esta situación al ordenador del gasto para que proceda ante el comité de contratos. * En caso de pactarse reajuste de precios en el contrato principal es deber realizar el debido estudio financiero frente a la matriz de riesgos para la ejecución de esta condición. * Solicitar liberar los saldos resultantes de la liquidación del contrato. * Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor en la liquidación del contrato. * Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran. 12.5. Funciones Dimensión Jurídica * Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir al contratista que se otorguen las garantías requeridas y velar por que estas permanezcan vigentes por el tiempo determinado en la Ley y siempre se contará a partir del acta de inicio. * Informar a la Compañía aseguradora o garante cualquier modificación que altere las condiciones pactadas en el contrato inicial. * Exigir al contratista la modificación de las pólizas cuando se prorrogue o adicione el contrato principal, con el fin de que cumpla con los periodos y montos mínimos asegurados, señalados en la Ley. * Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley. * Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes. * Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. * Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato. * Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato. * Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato, el cual debe contener identificación del contrato, objeto, contratista, forma de cumplimiento de cada una de las obligaciones y recibo a satisfacción por parte del interventor. * Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato. * Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cada vez que se realice un pago de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 y las normas que lo modifiquen revoquen aclararen o complementen, , estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. * Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto de las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento en que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud. * Efectuar la liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la ley 1150 de 2007, Formato Acta de Liquidación del Contrato. * Tramitar el acta de liquidación con el fin de liberar los saldos o solicitar las respectivas disponibilidades y registros en caso de requerirse. * Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello. * Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización. * Informar a la Subgerencia Jurídica, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso de que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente. * Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de supervisión. * Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran. 13. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN A los Interventores y Supervisores les está prohibido: * Ordenar el inicio del contrato sin haber recibido la notificación de la asignación de interventoría. * Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto. * Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. * Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficioso prebendas de la entidad contratante o del contratista. * Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. * Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. * Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. * Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrat*. * Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. * Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. * Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. * Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales. * Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo. * Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas. 14. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EN LOS SIGUIENTES CONTRATOS ESPECÍFICOS Además de las funciones señaladas para cada dimensión y por las características particulares de los siguientes contratos, se entienden agregadas a las responsabilidades generales que a continuación se enuncian: 14.1. Contratos de Obra (Autorizados en debida forma por la Entidad Correspondiente) * Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecución del contrato, con el equipo que estructuro los estudios previos, con el fin de identificar los aspectos fundamentales del proyecto a ejecutar. * Colocar la valla de información a los usuarios con la información relativa del proyecto en coordinación con la Subgerencia de Comunicaciones de la Entidad. * Adelantar la información a la comunidad en relación con la ejecución del proyecto en coordinación con la Subgerencia de Comunicaciones de la Entidad. * Verificar que al acta de terminación y recibo de obra se informe a la compañía aseguradora para iniciar el cubrimiento del riesgo de la póliza de estabilidad. * Realizar una verificación especial de los asuntos relacionados con los permisos y autorizaciones para la ejecución del proyecto, su existencia y vigencia con antelación a la inicio de obra. * Ejercer especial cuidado en el desarrollo de los programas ambientales, de saludo ocupacional y de seguridad industrial en el lugar de la obra. * Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. * Realizar el control de avance de obra. * Ejercer el control de la calidad de los materiales. * Las demás que para este efecto establezca Transmilenio S.A, en e desarrollo de las Guias de Interventoría y/o Supervisión 14.2. Supervisión de los Contratos o Convenios Interadministrativos Los contratos interadministrativos se distinguirían de los convenios interadministrativos en que por regla general en los primeros hay entre las partes intereses opuestos y buscan perseguir una retribución o pago, por el contrario en los segundos, las partes tienen intereses comunes para lograr el cumplimiento de una finalidad estatal impuesta por la Constitución o la ley sin que por ello se reciba ningún pago o ventaja económica. Actualmente el manejo de los convenios o contratos entre las entidades estatales reviste una gran importancia, ya que a través de estos se consolidan alianzas con entidades públicas que permiten en conjunto cumplir las funciones y alcanzar los fines para los cuales fueron constituidas. Para este caso especial los Interventores y/o Supervisores deberán: * Estructurar el desarrollo del objeto en el marco de la relación directa entre las obligaciones de cada entidad ejecutora. * Verificar la naturaleza interadministrativa en la calidad de las partes intervinientes. * Desarrollar en forma planificada las actividades de interés y beneficio común. * Verificar en la dimensión financiera la cuantificación de los aportes de las partes. * Programar los procesos de vigilancia, la orientación y el control de la ejecución. * Desarrollar los protocolos de comunicaciones entre las entidades parte si estos no están dispuestos en el contrato principal. * Establecer el cronograma con los plazos y etapas de ejecución o de entrega de los productos y resultados esperados. * Si existen aportes en administración o especie coordinar para su efectiva ejecución, velado por la preservación de los mismos. * Si el convenio desarrollo la Conformación y funciones de Comité Operativo o técnico propender por que la gestión de estos coadyuve en el desarrollo del contrato o convenio y adelantar toda la actividad administrativa necesaria para la operatividad los comités. * De ser el caso mantener la disponibilidad de recursos y compromisos presupuestales. * De ser el caso, realizar los estudios previos para la modificación de las cláusulas del convenio, la suspensión, la adición del valor, la prórroga de su plazo o cualquier otra novedad que incida en la ejecución del contrato o convenio interadministrativo y requiera su reforma. * Expedir los certificados que sean solicitados asociados al desarrollo del contrato o convenio interadministrativo. * Realizar reuniones periódicas con los representantes de la contraparte para verificar el avance del contrato o convenio interadministrativo. * Las demás que para este efecto establezca TRANSMILENIO S.A, en el desarrollo de las guías correspondiente. 14.3. Contratos Para Actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación La naturaleza de estos contratos corresponde a: * Convenio especial de cooperación el cual es celebrado para aunar recursos, capacidades y competencias interinstitucionales, y puede incluir el financiamiento y administración de proyectos. El convenio especial de cooperación está regulado en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto-Ley 393 de 1991 y en el artículo 17 del Decreto-Ley 591 de 1991. * Contratos de Financiamiento los cuales están regulados en el artículo 8 del Decreto-Ley 591 de 1991 y son para financiar actividades científicas, tecnológicas y de innovación, tendrán los alcances definidos en el artículo 8 del Decreto-Ley 591 de 1991. * Contratos para la administración de proyectos los cuales están regulados en el artículo 9 del Decreto-Ley 591 de 1991 y tienen como propósito encargar a un tercero idóneo para llevar a cabo actividades de ciencia, tecnología e innovación, la gestión y ejecución de un proyecto en estas materias. El Supervisor y/o Interventor debe emplear un modelo de monitoreo sobre la innovación asociado a las siguientes actividades principales. * En la Dimensión financiera medir el costo o valor de los insumos, como los materiales y mano de obra, en relación a los resultados esperados, aplicar técnicas de Auditoría orientada a la eficiencia utilizando métodos cuantitativos. * Desarrollo de un Sistema de Información como proceso mediante el cual se recogen los datos de la gestión del proyecto o programa. * Monitoreo del Desempeño asociado a logros para el proyecto. * Desarrollo de modelos de auto control y monitoreo en función de un conjunto de indicadores. 14.4. Interventoría y/o Supervisión de los Contratos de Concesión TRANSMILENIO S.A. es competente como Ente Gestor del Sistema Integrado de Transporte Público - SITP, para realizar la planeación, gestión y control contractual del Sistema, el proceso de integración, evaluación y seguimiento de la operación y los procesos de selección necesarios para poner en marcha la migración del transporte público colectivo al transporte público masivo. Para dar cumplimiento al mandato legal y en aras de lograr el mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad en la gestión de la Empresa, se realizó el estudio técnico necesario para adoptar la nueva estructura interna y funcional de la Empresa, con las dependencias que para el efecto se requieran, de acuerdo a su nuevo rol, con las funciones propias de cada una. Como consecuencia de lo anterior, se expidió el Acuerdo 02 de 2011 “Por el cual se modifica la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.”. En el citado Acuerdo se determinó en el artículo 2 que “La organización interna de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A., sociedad por Acciones entre Entidades Públicas del Orden Distrital, estará estructurada en tres ámbitos de gestión así: (i) Alta Gerencia, (ii) Gerencia de la Integración y (iii) Dirección y Control de la Operación”. La Gerencia de la Integración fue definida en el artículo 4 del Acuerdo 2 de 2011, así: “ARTÍCULO CUARTO -. El ámbito de la Gerencia de la Integración será responsable del monitoreo integral y sistemático de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público a cargo de la Empresa, contemplando los factores económico, técnico, jurídico, de negocios y comunicacional, que garanticen el mejoramiento continuo del servicio en forma integral”. Conforme el artículo sexto del Acuerdo 2 de 2011, el Ámbito de la Gerencia de la Integración está conformado por 1. Subgerencia Económica. 2. Subgerencia Técnica y de Servicios. 3. Subgerencia Jurídica 4. Subgerencia de Desarrollo de Negocios. 5. Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, para los efectos se ha constituido el Comité de la Gerencia de la Integración con el objeto de coordinar el monitoreo integral y sistemático, así como de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público integrados en el SITP y el Sistema de recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI. 14.4.1. Metodología y Desarrollo de la Supervisión de los Contratos de Concesión La metodología adoptada para mantener un registro secuencial y cronológico de los contratos de concesión es el proceso de regularización en donde se identifican las diferentes actuaciones y principales decisiones que se determinen en los procesos de estructuración o contratación o modificación de los contratos de concesión. Las dependencias de TRANSMILENIO S.A., que de acuerdo con sus funciones deben adelantar el proceso de regularización de los contratos de concesión, se regirán por el proceso de regularización y su correspondiente protocolo de los contratos de concesión y presentarán como mínimo informes trimestrales a la Gerencia de la Integración sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas de las concesiones. En el evento de que se haya contratado la interventoría externa de alguno de los contratos de concesión, la(s) dependencia(s) de TRANSMILENIO S.A. que ejerza(n) la supervisión de la interventoría deberá remitir a la Subgerencia Jurídica los respectivos informes conforme a lo establecido en el presente manual. La Subgerencia Jurídica contará con un plazo de cinco (5) días hábiles para la consolidación de los informes, diligenciados en los formatos dispuestos dentro de los plazos fijados por esta y se proceda a su consolidación dentro del proceso de regularización. En todo caso, será responsabilidad del jefe de cada dependencia verificar el cumplimiento de las fechas para la remisión de los respectivos informes. Una vez se haya consolidado el informe de supervisión de cada contrato de concesión, el mismo debe ser suscrito por los Jefes de las Dependencias que emitieron la información y se remitirá el mismo al Comité de la Gerencia de la Integración como complemento al proceso de regularización. 14.4.2. Reversión El proceso de reversión básicamente es aquel que permite que una serie de elementos y bienes pasen a ser propiedad de una entidad estatal a la finalización de un contrato de concesión, la Supervisión y/o Interventoría debe actuar para asegurar el cumplimiento de la Ley 80 de 1993: “Artículo 19º.- De la Reversión. En los contratos de explotación o concesión de bienes estatales se pactará que, al finalizar el término de la explotación o concesión, los elementos y bienes directamente afectados a la misma pasen a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello ésta deba efectuar compensación alguna.” Para esta actividad el Supervisor y/o Interventor adelantaran un proceso conservando la vigilancia en las dimensiones de la Supervisión, en particular la dimensión técnica observará los bienes, infraestructura o sistemas en su funcionalidad, estado, mantenimiento y operatividad. Las actividades a realizar con el Supervisión y/o Interventor son: * Solicitar al concesionario de la realización de inventarios y de toda la información pertinente sobre los bienes a revertir en el momento en que se cumpla el tiempo pactado. * Realizar las visitas técnicas de campo para la corroboración de los inventarios * Realizar la valoración de las inversiones, bienes, sistemas e intangibles a incorporarse en los activos de Transmilenio S.A. * Verificación de los soportes contables de los bienes reversibles y su concordancia con los elementos financieros de la concesión. * En caso de revertir predios, se debe realizar una evaluación legal y estudio de títulos, previa al traspaso de la propiedad de los mismos. * Se debe verificar la información documental y compilar en la etapa de reversión los soportes (actas, memorias, informes, estudios, planos, permisos, etc.) que sustenten la planeación que hay detrás de la concesión. * Elaborar y suscribir las actas de entrega donde se consignen las últimas revisiones que se hagan y se de por recibido los elementos sujetos a la reversión * Establecer el plan de Transición entre el concesionario y el ente gestor evitando en lo posible la afectación del servicio. * Las demás que correspondan a las guías, manuales y procedimientos establecidos en desarrollo de este numeral dentro del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. 15. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por TRANSMILENIO S.A., y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la Entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2001. El Supervisor e Interventor del contrato, según sea el caso seguirá el procedimiento adoptado considerando: 15.1. Identificación del incumplimiento de obligaciones contractuales. Corresponde a los Supervisores y/o interventores y/o los encargados de la vigilancia del cumplimiento y ejecución de las obligaciones de los diferentes contratos o convenios suscritos por TRANSMILENIO S.A. o al personal de apoyo a la supervisión, el identificar, cualitativa y cuantitativamente, el incumplimiento, ya sea parcial o total, de las obligaciones contractuales por parte del respectivo contratista. Es obligación del supervisor o el interventor presentar informe al Competente Contractual, según corresponda, de dichas circunstancias, precisando el alcance de las obligaciones presuntamente incumplidas conjuntamente con los documentos que la soportan. El Informe escrito que debe presentarse al Competente Negocial del contrato respectivo, reuniendo los siguientes requisitos: * Individualización de la persona natural o jurídica presuntamente incumplida, indicando nombre de representante legal, junto a dirección de notificaciones. * Mención expresa, detallada y actualizada, con fechas precisas, de los hechos que soportan el presunto incumplimiento. * Análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se conceptúa el presunto incumplimiento. * Enunciación de las normas o cláusulas posiblemente violadas o incumplidas por el Contratista. * Consecuencias que podrían derivarse para el contratista por la imposición de multas, sanciones o declaratorias de incumplimiento. * La tasación de la multa de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato, cuando a ella haya lugar. * La tasación de la cláusula penal pecuniaria de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato cuando a ello haya lugar. * Póliza que podría afectarse con la decisión de incumplimiento que adopte la Administración, señalando nombre e identificación de la Aseguradora, nombre del representante legal de la misma, así como dirección de notificaciones. * Las demás necesarias para determinar el presunto incumplimiento contractual El Competente Contractual, previa apreciación de la información suministrada, procederá a dar traslado a la Subgerencia Jurídica para que instruya el proceso y evalúe el caso, analice la pertinencia de adelantar el procedimiento para la aplicación de multas, sanciones o declaratoria de incumplimiento, parcial o total, del respectivo contrato. La Subgerencia Jurídica elaborara el Proyecto de pliego de cargos, donde se analice y determine la procedibilidad en materia jurídica sobre las declaraciones de incumplimientos contractuales o los procesos sancionatorios o de imposición de multas, y notificará inmediatamente a la compañía de Seguros que ampare el contrato una vez evidenciado el riesgo, previa apreciación de la información suministrada. La Subgerencia Jurídica procederá a citar a audiencia, al Contratista incumplido o en renuencia de incumplimiento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, al recibo de los informes y conceptos técnicos de conformidad con el procedimiento contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y los procedimientos internos que lo desarrollan. 15.2. Procedimiento Posterior a la Ejecutoria de la Sanción. En caso de que el procedimiento sancionatorio conlleve una sanción, la Subgerencia Jurídica procederá a: * Enviar copia de los actos administrativos sancionatorios (Resolución de imposición de multas o sanciones y/o Declaración de incumplimiento contractual y Resolución confirmatoria), a las Subgerencias y Dirección Administrativa, para lo de su competencia. * Adelantar los trámites de cobro al contratista, de la cláusula penal pecuniaria y/o multas impuestas, pudiendo al efecto, acudir entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al mismo o a la efectividad y cobro de la garantía única con cargo al riesgo respectivo. En caso de existir sumas adeudadas al contratista, se procederá a informar a la Subgerencia Económica para que ésta realice el respectivo descuento. * Publicar en el SECOP la parte resolutiva de los actos que impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento una vez ejecutoriados, y comunicar a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se debe comunicar a la Procuraduría General de la Nación. * Enviar copia de los actos administrativos sancionatorios a la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. 16. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. Para la solución de controversias y conflictos que se deriven de la actividad contractual, TRANSMILENIO S.A. cuenta con los elementos establecidos en el Manual de Contratación. Si se trata de un negocio que no sea de concesión, el competente contractual previo a adelantar el proceso correspondiente (para solicitar la solución o no de controversias y conflictos) podrá solicitar al Comité de Contratación y Adjudicación de la Entidad recomendación sobre el asunto, y en el evento que sea un contrato de concesión podrá conformar un órgano colegiado que recomiende o no la solución de la controversia presentada por el medio idóneo. De presentarse una controversia judicial debe adelantarse por intermedio del comité de conciliación. 17. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD La Subgerencia Jurídica podrá por intermedio de los protocolos, guías o reglamentaciones complementarias desarrollar procedimientos, funciones particulares de los comités, formatos y actas de supervisión e interventoría relacionadas con la ejecución del contrato, así como las herramientas de consulta necesarias para fortalecer los procesos de Supervisión y/o Interventoría, y solicitar su inclusión al Sistema Integrado de gestión liderado por la Oficina Asesora de Planeación de Transmilenio S.A. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5482 de diciembre 1 de 2014. |
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