RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1821 DE 2014

(Octubre 9)

"Por la cual adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean instancias de gestión y control del mismo en la Secretaría de Educación del Distrito".

EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 1°, 2° literal h, 4° literales b, e y I, artículo 6° de la Ley 87 de 1993, artículo 5° literales i y k del Decreto 330 de 2008 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente, señala que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."

Que la Ley 489 de 1998, "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", en sus Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en su artículo 6° determina: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades  públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

Que el artículo 5° del Decreto Nacional N° 1826 de 1994, y el literal d), numeral 1° del artículo 5° del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Decreto 943 de 2014, actualiza el Modelo Estándar de Control Interno- MECI- y dispuso en su artículo 2° que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

Que el Artículo 14 - del Comité Interno de Archivo - del Decreto 2578 de 2012  "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" establece que las entidades territoriales en departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo un Comité Interno de Archivo, cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

Que el parágrafo del citado artículo establece que en las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012.

Que los integrantes definidos a través del Artículo 15 del citado Decreto son los mismos integrantes del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

Que el Artículo 16 del Decreto 2578 de 2012 establece las funciones del Comité Interno de Archivo y estas son afines a las establecidas para el Comité del Sistema Integrado de Gestión, toda vez que son instancias asesoras que deben garantizar la implementación de sistemas de gestión de manera coherente, organizada y articulada.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que "Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional".

Que con base en las normas mencionadas, mediante las Circulares conjuntas Nos. 018 de 2006 de la Veeduría Distrital y 046 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre "Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales" y "Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno", se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

Que la Circular 1000:002 de 2007 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial y la Circular Conjunta 018 de 2006 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y la Veeduría Distrital recomiendan integrar en un solo comité, la coordinación de las acciones y sostenimiento de los dos sistemas, que permitan garantizar el desempeño institucional y la optimización de los recursos en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca "conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública" y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

Que la Directiva 003 de 2009 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009- 2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del "Sistema Integrado de Gestión".

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones", cuyo Artículo Primero crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital "como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejerció articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales".

Que el Artículo 2° del mencionado Decreto establece que el Sistema Integrado de Gestión Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

Que el numeral 4.1 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD - SIG 001:2011 establece los requisitos en materia de Planeación Institucional, y en su literal d dispone que se debe "estructurar una política del Sistema Integrado de Gestión que se encuentra constituida como mínimo por las siguientes directrices:

1. La operación interna de la entidad y organismo distrital

2. La prestación de bienes y servicios

3. La atención y servicio al usuario

4. La mitigación de los impactos ambientales significativos

5. La coherencia con los principios de la seguridad de la información y la gestión documental.

6. El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados con el Sistema Integrado de Gestión

7. Un compromiso de mejorar continuamente

8. La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión".

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c establece que "La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas".

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere definir espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad de los mismos.

Que para dar cumplimiento a lo anterior se requiere definir diferentes instancias en la Secretaría de Educación Distrital - SED y adoptar la política y objetivo del Sistema Integrado de Gestión como herramienta de planeación que faciliten y promuevan la implementación e incorporación de éste, como instrumento de fortalecimiento de la gestión de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto, se

RESUELVE:

TITULO I

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

ARTICULO 1°: OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto adoptar el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento que facilita el cumplimiento de la misión y las metas de la Secretaría de Educación del Distrito, crear instancias que permitan documentarlo, implementarlo, mantenerlo, monitorearlo y mejorarlo continuamente en la Secretaría de Educación del Distrito, y dictar otras disposiciones.

ARTICULO 2°: DEFINICIÓN DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Entiéndase y adóptese la siguiente definición: "como Sistema Integrado de Gestión el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que garantice la prestación de un servicio educativo de calidad en cobertura y aprendizaje".

ARTÍCULO 3°: POLÍTICA DEL SIG SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Adóptese la siguiente política del Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría de Educación del Distrito:

"En la Secretaría de Educación del Distrito trabajamos para garantizar el derecho de los niños, niñas y jóvenes de Bogotá a una Educación de Calidad, basada en el aprendizaje integral para el buen vivir, la excelencia académica, la inclusión y la equidad. Con el propósito de formar ciudadanos capaces de vivir productiva, creativa y responsablemente en comunidad.

Para ello, construimos y mejoramos continuamente nuestra oferta educativa,en términos de  cobertura y aprendizaje, y las estrategias para el acceso amplio y la permanencia de los niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo público, en sus distintas formas, niveles y modalidades.

Contamos con un talento humano altamente competente, con sensibilidad sobre el rol de la educación en la sociedad y comprometido con la excelencia en el servicio; por lo cual promovemos su bienestar y formación de manera permanente.

Nuestros procesos se llevan a cabo buscando la satisfacción de la comunidad educativa: estudiantes, padres de familia, docentes, orientadores y directivos docentes. Además propenden por la sostenibilidad del entorno; y se soportan en la innovación, la gestión de la documentación y la información, la gestión del conocimiento, la evaluación y el autocontrol".

ARTÍCULO 4°: OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Adóptese el siguiente objetivo del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito Capital: "Aumentar la satisfacción de los ciudadanos, y en particular de la comunidad educativa: estudiantes, padres de familia, docentes, orientadores y directivos docentes, promoviendo la mejora continua y la innovación en desarrollo del cumplimiento de la misión institucional."

ARTÍCULO 5°: CONFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DEGESTIÓN. Confórmese en la Secretaría de Educación del Distrito el Sistema Integrado de Gestión con los siguientes subsistemas:

1) Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

2) Subsistema de Control Interno (SCI)

3) Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

4) Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SCSI)

5) Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

6) Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

7) Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

ARTICULO 6°: RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Será responsabilidad del Secretario de Educación y de los-- Subsecretarios liderar la  y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión quienes tendrán como responsabilidad el direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

Los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y servidores públicos en general de la Secretaría de Educación de Distrito, son responsables de coordinar y ejecutar las acciones que se consideren necesarias para la implementación,  sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 7°: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. El representante de la alta dirección de la Secretaría de Educación del Distrito para el Sistema Integrado de Gestión será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar al Comité sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Asimismo, el representante de la alta dirección, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones:

* Coordinar la implementación, despliegue, monitoreo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

* Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los integrantes del equipo operativo.

* Definir las herramientas, metodologías y lineamientos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

* Realizar seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema

Integrado de Gestión, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias.

* Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y tareas asignadas al equipo operativo.

* Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión dentro del plan de capacitaciones de la entidad.

* Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión.

* Presentar al equipo directivo los avances del plan de trabajo y decisiones tomadas por el equipo operativo.

ARTÍCULO 8°: LÍDERES DE CADA UNO DE LOS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Los líderes de cada uno de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito son los que se relacionan a continuación:

PARÁGRAFO: Los líderes de cada uno de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión mencionados, tendrán como responsabilidades las siguientes:

* Asegurar que el subsistema de su competencia se establece, implementa y mantiene de acuerdo con la normatividad vigente y las directrices impartidas por representante de la Alta Dirección de la Secretaría de Educación del Distrito para el Sistema Integrado de Gestión.

* Presentar informes periódicos sobre el desempeño y los efectos sobre la gestión de la Secretaria de Educación del Distrito del subsistema de su competencia al representante de la alta dirección para el Sistema Integrado de Gestión para su análisis y definición conjunta de planes de mejora.

TITULO II

COMITÉ

INSTANCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTICULO 9°: CREACIÓN DEL COMITÉ ESTRATÉGICO DEL SIG. Créase el Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito, del cual formará parte el nivel directivo de la misma.

ARTICULO 10°: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ESTRATÉGICO DEL SIG. Conformado por personas del equipo directivo, responsables de dar directrices y lineamientos a los equipos técnicos de la Secretaría de Educación del Distrito.

El comité lo componen:

* El (la) Secretario (a) de Educación o su delegado

* El (la) Subsecretario (a) de Calidad y Pertinencia

* El (la) Subsecretario (a) de Acceso y Permanencia

* El (la) Subsecretario (a) de Gestión Institucional

* El (la) Subsecretario (a) de Integración Interinstitucional

* El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

* El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno

* El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

* El (la) Jefe de la Oficina de Control Disciplinario

* El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa

PARÁGRAFO: Además de los integrantes señalados en éste artículo, el Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión se conformará, cuando sea aplicable, por el personal que indica la normatividad asociada a los comités de los diferentes subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.

ARTICULO 11°: FUNCIONES. Son funciones del Comité Estratégico el Sistema Integrado de Gestión las siguientes:

1) Definir las directrices, políticas y estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

2) Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de directrices, políticas y estrategias previstas para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

3) Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al Sistema Integrado de Gestión.

4) Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación y sostenibilidad del SIG.

5) Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación de la Secretaría de Educación del Distrito

6) Definir y aprobar las estrategias de mejoramiento continuo del SIG.

7) Aprobar el programa de auditorías internas de la Secretaría de Educación del Distrito.

8) Verificar el estado de los planes de mejoramiento producto de las auditorías internas o externas realizadas en la Secretaría de Educación del Distrito.

9) Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 12°: SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. La Secretaría Técnica del Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá las siguientes funciones:

* Citar a los integrantes del comité.

* Elaborar el orden del día de la reunión.

* Dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

* Archivar las actas del comité de Revisión por la Dirección.

* Las demás funciones que le delegue el comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

PARÁGRAFO: Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema en particular, la secretaría técnica será asumida por el representante del subsistema correspondiente, de acuerdo a la normatividad vigente.

ARTÍCULO 13°: SESIONES DEL COMITÉ SIG. Las sesiones del Comité serán ordinarias y extraordinarias:

* ORDINARIAS: Los miembros del Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión se reunirán cada seis (6) meses, previa convocatoria a través del secretario técnico.

* EXTRAORDINARIAS: Cuando las necesidades así lo exijan el presidente del Comité o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

PARÁGRAFO: En las sesiones extraordinarias únicamente se tratará el tema objeto de la citación.

ARTÍCULO 14°: ASISTENCIA. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO 15°: QUÓRUM. Constituye quórum decisorio la mitad más uno de los integrantes del Comité. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión.

ARTÍCULO 16°: ACTAS DEL COMITÉ. De cada reunión llevada a cabo por el Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, 'acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes.

Pasado el término de tres (3) días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción por el representante legal de la entidad o su delegado y por el secretario técnico.

ARTÍCULO 17°: COMITÉ TECNICO DEL SIG. Créase el Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito, el cual será responsable de promover y facilitar la ejecución de planes y actividades operativas que garanticen la implementación del SIG generando mejoras sobre la gestión de la Secretaria. El comité lo componen:

El Representante de la Alta Dirección, quien lo preside

La Coordinadora del Equipo de Gestión Integral de la Oficina Asesora de Planeación, quien cumplirá las funciones de secretaria técnica

* La Directora de Talento Humano

* La Directora de Servicios Administrativos

* La Jefe de la Oficina Asesora Comunicación y Prensa

* El Jefe de la Oficina Administrativa de RedP

* El Jefe de la Oficina de Servicio al Ciudadano

* Un delegado de la Subsecretaria de Gestión Institucional

Las sesiones de este comité serán por lo menos bimestrales, y su objetivo será coordinar la operación del Sistema y sus subsistemas con el fin de armonizar  las acciones tendientes a mejorar la gestión de la Secretaria de Educación del Distrito.

Es en esta instancia donde se generarán los principales insumos de decisión para el Comité Estratégico del Sistema Integrado de Gestión.

ARTICULO 18°: VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 421 de 9 de febrero de 2006; 4506 de 24 de noviembre de 2008 y 2919 de 26 de octubre de 2010; artículo tercero de la Resolución No. 659 del 21 de febrero de 2007; y Resolución 684 de 2010.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 9 días del mes de octubre del año 2014.

OSCAR SANCHEZ JARAMILLO

Secretario de Educación del Distrito