RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 01 DE 2014

(Junio 18)

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE TRANSMILENIO S.A.

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No.1716 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el Comité de Conciliación de conformidad con lo establecido en el Decreto Nacional 1716 de 2009 es una instancia administrativa que actúa corno sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, con sujeción a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Que mediante la Resolución N° 066 del 15 de abril de 2002, expedida por la Gerencia General (E), se creó e integró el Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A.

Que mediante la Resolución 086 del 28 de mayo de 2002, el Gerente General (E) modificó el Artículo Quinto de la Resolución Nº 066 del 15 de abril de 2002 en el sentido de aclarar la periodicidad de las reuniones ordinarias del Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A.

Que en el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009, se establece como función de los comités de conciliación de las entidades públicas, la de darse su propio reglamento.

Que el Decreto Distrital 690 de 2011 "Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los Comités de Conciliación en Bogotá, D.C." establece en su artículo 2° la obligatoriedad de conformar, mediante acto administrativo, el Comité de Conciliación, cuya integración debe ser acorde con lo previsto en el articulo 17 del Decreto Nacional 1716 de 2009 o aquella norma que lo modifique.

Que en sesión del Comité de Conciliación 119 realizada el 12 de junio de 2014 se estudió y aprobó el proyecto de modificación del Reglamento Interno del Comité acorde con la normativa vigente, estableciendo para su entrada en vigencia la necesidad de solicitar a la Gerencia General la expedición del acto administrativo por medio del cual se integre el Comité acorde con la normatividad vigente y la nueva estructura de la Empresa.

Que el Gerente General (E) mediante la Resolución N° 328 del 17 de junio de 2014, integró el Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A. acorde con la nueva estructura de la Entidad y derogó las Resolución 066 del 15 de abril de 2002 y 086 del 28 de mayo de 2002.

Que en consecuencia, el Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A., considera necesario, expedir su Reglamento Interno, en concordancia con el marco normativo vigente, que regula sus atribuciones.

 En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.,

ACUERDAN:

Capitulo. I

Principios Rectores. Los/as miembros del Comité de Conciliación de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A., y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, imparcialidad, igualdad, moralidad, celeridad, eficacia y economía y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el/la Presidente del Comité y el/la Secretario/a Técnico/a.

Adopción. Adoptar la integración y el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A. el cual se regirá por el siguiente articulado:

Artículo 1°. Composición del Comité de Conciliación: Integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A. está conformado por los/as siguiente/es funcionarios/as, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus integrantes permanentes:

1. El/la Representante Legal o su delegado/a que es el/la Subgerente/a General. (quien lo presidirá)

2. El/la Subgerente/a Jurídico/a

3. El/la Subgerente/a Económico/a

4. El/la Subgerente/a Técnico/a y de Servicios.

5. El Director Técnico de Buses

6. El/la director/a Administrativo/a

7. El Director Técnico de BRT

Parágrafo 1: Los/as funcionarios/as previstos en los numerales 6 y 7, de dirección y de confianza designados por el/la Representante Legal de la Entidad, según lo previsto en el numeral 4° del Artículo 17 del  Decreto 1716 de 2009.

Parágrafo 2° La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria e indelegable, excepto para los casos del/la Jefe/a de la Entidad, quien la ha delegado en el/la Subgerente/a General.

Parágrafo 3° En el evento en que el/la Presidente(a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el/la Subgerente(a) Jurídico(a), dejándose para ello la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

Invitados/as Permanentes con voz y sin voto:

1. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno, quien asistirá con derecho a voz pero sin voto.

2. El/la Director/a de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado o el/la funcionario/a que este designe.

3. Los funcionarios/as que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto y el/la apoderado/a que represente los intereses de la entidad en cada proceso.

Secretaria Técnica del Comité:

La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un Profesional Especializado Grado 6 – Defensa Judicial de la Subgerencia Jurídica o por quien de acuerdo al Manual de Funciones tenga asignada dicha función, el cual tendrá derecho a voz pero sin voto.

En caso de ausencia justificada del Secretario(a) Técnico (a) del Comité, la Secretaria Técnica será asignada a un/una Profesional de la Subgerencia Jurídica designado por el jefe de la dependencia avalado por los integrantes del Comité quien actuará como Secretario(a) Técnico(a) Suplente.

El Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a la/las persona(as) o funcionarios(as) que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

Articulo 2°. Participación de la Oficina de Control Interno. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno, apoyará la gestión de los(as) miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno del Comité.

El/la citado(a) funcionario(a) podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a éste Comité.

Artículo 3°. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A., en concordancia con el Decreto Nacional 1716 de 2009 y  el Decreto Distrital 690 de  2011, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A., para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos incluidos el pacto de cumplimiento, así como de los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el/la apoderado/a actuará en las audiencias de conciliación y de pacto(s) de cumplimiento, previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos terminados con fallo condenatorio a efecto de determinar la procedencia de la acción de repetición; para tal fin, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el Acto Administrativo con todos los antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de Acción de Repetición y se presente la correspondiente demanda, dejando constancia en el Acta de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

7. Informar, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, las decisiones adoptadas sobre la procedencia de la acción de repetición anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de las mismas en los casos en que se decida no instaurar la Acción de repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

10. Designar al/la funcionario/a que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

11. Dictar su propio reglamento.

Artículo 4° Autonomía e Imparcialidad en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 141 del Código General del Proceso, el artículo 40 de la Ley 734 de 2002, entre otras.

Parágrafo 1°. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno/a de los/as integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento o recusación citarlas en el presente artículo, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De ser admitida la causal de impedimento o recusación, el/la Presidente(a) del Comité podrá designar miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado(s) impedido(s)/a(s) o recusado/a(s), los/las cuales deberán ser del nivel Directivo o Asesor. Cuando esté actuando el/la delegado/a del/la Representante Legal de la Empresa, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar al/los/las integrantes ad -hoc,

Parágrafo 2° La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

Capítulo II

Funcionamiento del Comité

Artículo 5°. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, en concordancia con los decretos 1716 de 2009 de nivel nacional y 690 de 2011 del orden Distrital, en la Sala de Juntas de la Gerencia General o en el lugar indicado en la citación respectiva.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual el apoderado del caso comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente/a, el/la Subgerente/a Jurídico/a, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaria Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

Articulo 6° Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico del Comité procederá a convocar, vía correo electrónico, a los integrantes del mismo de acuerdo con el cronograma de sesiones aprobado para cada anualidad, con al menos de tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los/las funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 del  Decreto 1716 de 2009.

La información de los temas que se llevarán al Comité de Conciliación será remitida por el respectivo apoderado o la dependencia que conozca del asunto, con la debida anticipación, al Secretario Técnico del Comité, anexando la ficha técnica de los asuntos a tratar debidamente elaborada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, el pertinente concepto técnico, económico, financiero y legal, de ser procedente, así como las propuestas de solución para cada caso especifico.

Con la convocatoria, se deberán remitir, vía correo electrónico o en físico, a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el/la abogado(a) o la Dependencia a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

Articulo 7°  Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a de los/as miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegara la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el/la Secretario/a Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los/as miembros e invitados/as, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Artículo 8° Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo cuatro (4) de sus miembros permanentes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

Articulo 9° Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el/la Presidente(a) del Comité instalará la sesión.

A continuación, el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité informará al/la Presidente(a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/la Presidente/a.

Las fichas técnicas de estudio deberán ser diligenciadas en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá las cuales harán parte integrante de la correspondiente Acta.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las mismas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

Los/las apoderados(as) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

Una vez se haya surtido la presentación, los/las miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.

Efectuado (Sic) la deliberación, el/la Secretario(a) Técnico(a) procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la Presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

Parágrafo: Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente.

Articulo 10° Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los/as apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

Artículo 11° La Secretaria Técnica del Comité será ejercida por el Profesional Especializado Grado 6 -  Defensa Judicial de la Subgerencia Jurídica o por quien de acuerdo al Manual de Funciones tenga asignada dicha función, el cual tendrá derecho a voz pero sin voto.

En caso de ausencia justificada del Secretario (a) Técnico (a) del Comité, la Secretaría Técnica ser asignada a un/una Profesional de la Subgerencia Jurídica designado por el jefe de la Dependencia avalado por los integrantes del Comité quien actuará como Secretario (a) Técnico (a) Suplente.

Tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Convocar a las Sesiones ordinarias y Extraordinarias del Comité mediante correo electrónico al cual se anexarán los soportes de los temas a  estudiar y decidir.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el/la Presidente(a) y el/la Secretario(a) del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión y en ella se dejará constancia de las deliberaciones de los/las asistentes y las decisiones adoptadas por los/as miembros permanentes.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

5. Informar al/la Coordinador(a) de los/as agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas por el/la Subgerente/a Jurídico/a.

7. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la inclusión de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB.

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 12° Trámite de aprobación de Actas. El/la Secretario(a) Técnico(a) deberá remitir vía correo electrónico, el proyecto de acta para su correspondiente revisión al/la Subgerente(a) Jurídico(a), con el objeto que, de ser procedente, remita sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el/la Secretario(a) Técnico(a) no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado, procediéndose a la correspondiente firma.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las instalaciones de la Subgerencia Jurídica previa autorización del/la Secretario(a) Técnico(a), quien dará las instrucciones respectivas al/la funcionario(a) responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité.

Elaboración y Presentación de Informes

Artículo 13° Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3°  del artículo 20, artículos 25 y 28, del Decreto Nacional 1716 de  2009, el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será presentado a los miembros del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año en el formato que para tal fin haya implementado la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Capitulo. IV

Articulo 14°.Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias.

Es obligatoria la asistencia del/la apoderado(a) de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los/as miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

Capitulo. V

Disposiciones Finales

Artículo 15°  Vigencia y Derogatorias. El texto del presente Reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación celebrada el 12 de junio de 2014, la cual consta en el Acta de la sesión del Comité respectiva., derogando expresamente las disposiciones que le sean contrarias.

El presente Acuerdo del Comité de Conciliación entrará a regir a partir de la fecha de publicación de la Resolución Nº 328 de la Gerencia General, por medio de la cual se integra el Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A. acorde con la nueva estructura de la Entidad y se derogan las Resolución 066 del 15 de abril de 2002 y 086 del 28 de mayo de 2002.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 18 días del mes de junio del año 2014

ANDRÉS FORERO LINARES

Subgerente General

Delegado del Representante Legal de la Entidad

Presidente del Comité de Conciliación

Delegados del Jefe de la Entidad

Secretaría Técnica Comité

JAVIER ALFONSO GNECCO CAMPO

Profesional Especializado Grado 06