RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 010 DE 2015

(Enero 29)

Ver Circular Sec. General 04 de 2014

El parágrafo 2 del artículo 2 del Decreto 370 de 2014 ordena expedir una "metodología para la estandarización de la elaboración y consolidación de informes por entidad u organismo y por sector"; en consecuencia, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., procede a reglamentar dicha metodología, la cual está compuesta de los siguientes elementos:

Relación de las causas que impactan los resultados de los avances de la gestión presupuestal, contractual y física, en cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo de la entidad u organismo.

De conformidad con el rol de "Evaluación y Seguimiento" y auditorías de gestión, las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, deben verificar el cumplimiento y avance de las metas del Plan de Desarrollo de la entidad u organismo de la cual hacen parte, evaluando los niveles de ejecución respecto de su programación, para lo cual tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

1.1 Gestión Contractual: la gestión contractual de la entidad es analizada a partir de la verificación del cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones durante el período de estudio o fecha de corte establecido, para lo cual se tiene en cuenta: el número de contratos programados para la respectiva vigencia fiscal, los objetos contractuales previstos, el presupuesto definido, la fecha establecida para su inicio, así como las posibles modificaciones efectuadas al Plan, todo ello respecto de las metas Plan de Desarrollo de la respectiva entidad u organismo distrital, de modo tal que se cuantifica el número de contratos programados para la vigencia y se contrasta según la fecha de corte, con el número de contratos que efectivamente iniciaron.

Los resultados determinarán cumplimiento o atrasos en la programación e igualmente ayudarán a identificar las causas que aclaran el estado de la gestión del período evaluado.

1.2. Gestión Presupuestal: la gestión presupuestal de la entidad se analiza en dos niveles, el primero al comparar la programación versus la ejecución presupuestal, es decir, la proyección de recursos a ejecutarse en una fecha programada contra el presupuesto efectivamente comprometido y, el segundo, comparando el presupuesto efectivamente girado versus la proyección realizada en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), según la fecha de corte establecida, de modo tal que permita identificar posibles debilidades de control y causas que comprometen el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo.

1.3. Gestión Física: la gestión física es analizada a partir del cumplimiento de la o las metas de Plan de Desarrollo a cargo de la entidad, para lo cual, según la magnitud definida para la meta, se contrasta la proyección y/o programación en relación con los resultados obtenidos en la fecha de corte definida, permitiendo con ello, identificar cumplimientos, debilidades de control o demoras con la programación, en cuyo caso se identificarán las causas que impiden una mejor gestión durante el período evaluado.

2. Mapa de Riesgos que impactan los resultados previstos en los Planes de Gestión y los Proyectos de Inversión, y afectan el cumplimiento de los compromisos del Plan de Desarrollo.

Las evaluaciones, auditorías, seguimientos y acompañamientos a la administración de riesgos en una entidad u organismo distrital, realizadas por las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, permiten identificar, verificar y establecer sí los riesgos son administrados apropiadamente, a través de controles y acciones de mitigación efectivas, por ello debe verificarse:

• Sí la entidad u organismo distrital identificó riesgos que puedan afectar el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo a su cargo.

• Sí la entidad u organismo identificó riesgos de corrupción que pueden afectar el cumplimiento de los compromisos del Plan de Desarrollo (Ley 1474 de 2011).

• El estado y pertinencia del mapa de riesgos presentado por la entidad u organismo distrital, determinando la efectividad de los controles y acciones de mitigación de los riesgos identificados.

Cuando no se hayan identificado riesgos, las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces acompañarán y asesorarán de manera permanente e interactiva a la administración, identificando y analizando los riesgos (artículo 4° del Decreto 1537 de 2011).

3. Seguimiento a los resultados del avance de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Para realizar la evaluación y seguimiento a los avances en la implementación del SIG, la DDDI construyó el Sistema de Información del SIG (SISIG), a través del cual se busca recopilar y consolidar los resultados sobre el grado de implementación del SIG y de esta manera, realizar el análisis y tomar las decisiones que garanticen su sostenibilidad en el Distrito Capital.

El informe de resultados de la auditoría al SIG por parte de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, se presentará a través del SISIG, conforme a las orientaciones de la DDDI en el acceso: sisig.alcaldiabogota.gov.co

4. Relación de informes presentados y publicados en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del programa Anual de Auditorías.

Semestralmente deberán relacionarse los informes presentados, publicados o comunicados durante el período reportado, detallando nombre, objetivo, origen, tipo de auditoría y conclusiones, determinando el cumplimiento en la presentación de los mismos.

5. Consulta del instrumento y Presentación de Informes.

El instrumento diseñado para la presentación de los informes al/la Alcade/sa (sic) Mayor estará a disposición de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces de las entidades y organismos distritales en la página web de la entidad (http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co), link "Reportes Jefes de Control Interno - Alcalde Mayor".

Allí podrán consultar los manuales de uso del instrumento Distrital de Reportes de los Jefes de Control Interno y del Sistema de Información del Sistema Integrado de Gestión (SISIG)

De acuerdo con la Circular 043 de 2013, el envío y presentación de los informes se hará al correo electrónico reportesjci@alcaldiabogota.gov.co, en los plazos señalados en el artículo 2° del Decreto Distrital 370 de 2014.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA AVILA

Secretaria General

C.C. N.A.

Anexos: NA

Proyectó: Jorge Hernando Rodríguez Morales -Norha Carrasco-Otoniel Camargo-Maria Constanza Romero

Revisó: Ramón E. Villamizar