RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 016 DE 2015

(Febrero 11)

La presente Circular se expide teniendo en cuenta los siguientes fundamentos y consideraciones:

Que para el adecuado desarrollo del Proyecto de Inversión No. 0326 "Comunicación Humana para el Fortalecimiento y Desarrollo de lo Público", el cual se fundamenta en los criterios de efectividad, claridad y oportunidad, es necesario establecer un procedimiento para las necesidades en materia de comunicación.

Este Proyecto de Inversión cuenta con un equipo de profesionales interdisciplinario que se denomina "Agencia en Casa" ubicado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que es el encargado de las estrategias, diseños e implementación de las diferentes campañas que son necesarias y de gran importancia para transmitir los mensajes institucionales que dan cuenta de la gestión pública realizada por la presente administración, incluidos los organismos del sector central, entidades adscritas y empresas vinculadas de las diferentes entidades del Distrito.

Para la correcta y efectiva ejecución del proyecto, las entidades distritales solicitan las campañas de comunicaciones a ''Agencia en Casa" quien desarrolla la creatividad; luego de tener la campaña lista se solicita el plan de medios a nuestra central de medios E.T.B.; una vez se tiene el plan de medios se valida con la entidad y finalmente se aprueba la emisión de la campaña.

Es así que para materializar esos criterios, damos a conocer los procedimientos que incluyen los tiempos de entrega y de aprobación en los procesos creativos y de planeación de medios establecidos por el equipo de comunicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en los siguientes términos:

* PLANEACIÓN CREATIVA

1. Diligenciar y enviar el formulario de solicitud de campañas online – Brief¹ que se encuentra ubicado en la URL: http://goo.gl/wdvJM9 (Solicitud creativa, producción y/o medios) del diseño creativo de la campaña, con un antelación mínima de un (1) mes antes de la salida al aire de la campaña.

La información proporcionada en el Brief debe ser corta y clara, ya que es un documento que recoge los elementos más relevantes y nos permite conocer las políticas, proyectos y objetivos, sobre los cuales se constituirá la base para trazar estrategias creativas de comunicación. Así mismo, de la brevedad de la información dependen los tiempos de realización de las estrategias creativas.

Decretos, presentaciones, documentos extensos no se constituyen en brief y no serán aceptados para ordenar el trabajo.

Contrabrief. Agencia en Casa, analiza el Brief y si es necesario, solicita aclaraciones sobre las solicitudes realizadas para iniciar el proceso de desarrollo de la estrategia creativa que incluye concepto de campaña, diseño de piezas de comunicación efectivas y desarrollo de plan de medios.

La solicitud ingresa al tráfico de desarrollo e inicia el proceso de análisis, identificando las variables claves para la estrategia creativa, diseño y desarrollo. La respuesta estratégica, a las entidades se realiza en un plazo de seis (6) días hábiles posteriores a la solicitud.

Una vez realizadas las propuestas se presentan para revisión del concepto general de la campaña con la entidad, realizando ajustes, para así aprobar la propuesta definitiva. La revisión de las propuestas se realiza sobre la estrategia creativa. El responsable o jefe de comunicaciones de la entidad solicitante aprueba las piezas a través de un correo electrónico, comunicación oficial o firma sobre las propuestas impresas.

Al iniciar el proceso de producción, el profesional encargado en Agencia en Casa, desglosa los elementos necesarios para iniciar el proceso de preproducción, producción y postproducción. Se realiza un plan de trabajo sobre el cual se establece un cronograma de ejecución, así como las fechas de aprobación y realización del plan de medios. Durante el proceso de producción se realizarán los ajustes necesarios, teniendo en cuenta la base de la propuesta aprobada inicialmente.

Posteriormente Agencia en Casa aprueba la solución de comunicaciones y/o envía las observaciones sobre la misma, para la aprobación final de las entidades e inicia la producción de piezas comunicacionales. Lo anterior implica, la realización de cuñas, comerciales, impresos, piezas digitales y las que requieran según la estrategia. En el evento que se deban realizar ajustes a la propuesta presentada, se requiere de dos días para su ejecución, teniendo en cuenta el desarrollo de todas las campañas. Si hay cambio de necesidades, objetivos o conceptos aprobados, se debe iniciar el proceso desde el comienzo. De igual manera se velará por la pronta respuesta de los mismos y su finalización.

Es de vital importancia tener en cuenta los tiempos para el desarrollo del proceso, para la entrega de los productos y lograr los objetivos de comunicación. Por consiguiente, si luego de enviar la propuesta final aprobada por Agencia en Casa, la entidad no comunica su aprobación en un tiempo estimado de cinco (5) días hábiles, se notificará por medio de un correo, que la campaña será archivada. Si la campaña se retoma, esta será ingresada de nuevo, teniendo en cuenta que se iniciará nuevamente el proceso para su planeación, desarrollo y producción.

* IMPLEMENTACIÓN CREATIVA – PRODUCCIÓN²:

Para el desarrollo de la implementación de la propuesta creativa, se deben tener en cuenta los tiempos, formatos y diferentes piezas de preproducción, producción y posproducción que se realizan en promedio en dos (2) semanas:

1. Preproducción: Preparación de los componentes de la campaña (Casting, preparación de locaciones, utilería, catering). Plazo máximo de tres (3) días hábiles.

2. Producción: Realización de las piezas de comunicación (Grabación de videos, audios, sesiones de fotografía y producción de materiales para otros medios). Plazo mínimo de cinco (5) días hábiles.

3. Postproducción: Es la finalización de archivos y ajustes (Edición de audio y video). Plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

Estos tiempos varían de acuerdo a la complejidad de la campaña.

* PLANEACIÓN DE MEDIOS³:

1. Agencia en Casa entrega a ETB el Brief de Medios: Este Brief debe contener la información de la campaña, la vigencia y el presupuesto, además de la duración y las medidas que se van a pautar en los diferentes medios de comunicación.

2. ETB, en su labor de central de medios, elabora el plan de medios en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, para aprobación de Agencia en Casa.

3. Posteriormente se aprueba el plan de medios enviado por parte de ETB. El plazo máximo de aprobación para la ordenación de la pauta de campañas, es de dos (2) días antes de la salida al aire. El equipo creativo y profesional encargado de Agencia en Casa recibe por parte de ETB el cuadro de materiales, que contiene las especificaciones técnicas del material y contactos para el envío de las piezas producidas a los medios de comunicación aprobados en el plan de medios. Este envío se realiza digitalmente, por medios magnéticos o físicos.

Llegado a este punto el equipo creativo y profesional de Agencia en Casa produce y ajusta el material solicitado de acuerdo con las especificaciones del cuadro de materiales con sus respectivos tiempos (duraciones fijas) y medidas exactas establecidas por cada medio.

La entrega de materiales se debe realizar máximo dos (2) días antes de la salida al aire. Si con comerciales de T.V. deben ser entregados a consorcio con oficio de entrega y otros medios, dos (2) días antes.

La ordenación para impresos como El Tiempo, entre otros, se debe realizar con tres (3) días hábiles de anticipación para lograr la reserva del espacio.

El plazo máximo para ordenación de cuñas en Radio, debe ser el día anterior antes de las 3:00 p.m. de la salida al aire.

* REVISIÓN Y APROBACIÓN DE PIEZAS COMUNICACIONALES

Para el correcto uso de la imagen institucional, todas las piezas comunicacionales realizadas por las diferentes entidades, deben ser, sin ninguna excepción, previamente enviadas al correo electrónico: revisionesagenciaencasa2@alcaldiabogota.gov.co, para efecto de su correspondiente revisión, corrección y aprobación. Una vez emitido el código de aprobación tendrá vía libre para su divulgación.

Lo anterior conforme al Decreto Distrital 52 de 2012, que obliga la implementación del Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a todas las entidades que integran el sector central, descentralizado y de las localidades de la Administración Distrital.

^* PRODUCCIÓN DE IMPRESIÓN, TRABAJOS GRÁFICOS Y MATERIAL PROMOCIONAL

Agencia en Casa coordina la solicitud de impresión de trabajos gráficos, publicaciones y material promocional. Estas solicitudes se hacen a la Imprenta Distrital e Imprenta Nacional de acuerdo a las necesidades de las campañas aprobadas y el material promocional para la misma, así como solicitudes específicas de las diferentes entidades del Distrito.

* IMPRENTA DISTRITAL - PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Mediante un correo, se solicita a Agencia en Casa los trabajos de la entidad. Los archivos deben ser enviados por Agencia en Casa o la entidad solicitante, de acuerdo a las especificaciones exigidas por la imprenta distrital.

Una vez enviada la solicitud y aprobado el diseño de los artes, inicia el proceso de impresión con la solicitud a la imprenta distrital, en el que se tiene en cuenta la revisión de los archivos y la finalización de los mismos, para estimar los tiempos de producción; estos se estiman con posterioridad a la verificación y la disponibilidad de la programación de trabajos en la imprenta distrital. Los tiempos de producción pueden variar entre cuatro y treinta (4 a 30) días, dependiendo de la complejidad de los impresos o la disponibilidad de la imprenta distrital.

Para la impresión de libros y piezas comunicacionales que requieran trabajo manual, diagramación o diseños particulares, se deben realizar los diseños de acuerdo a los parámetros de la Imprenta Distrital y su producción tarde entre dos (2) y tres (3) meses.

* IMPRENTA NACIONAL - PROCEDIMIENTO A SEGUIR

El profesional encargado de la campaña en Agencia en Casa, diligencia un formato en el cual realiza el requerimiento de las piezas a producir.

Mediante un correo electrónico envía la solicitud de cotización con el requerimiento, adjuntando artes o archivos para impresión o producción.

Para iniciar la producción es necesaria la aprobación de la cotización de Agencia en Casa, en la que se corrobora la producción del material bajo las especificaciones técnicas requeridas y la optimización de costos.

Previo a la producción, la Imprenta Nacional envía muestras a Agencia en Casa, en los que se verifican los materiales y calidad de impresión para iniciar la impresión de las cantidades solicitadas en el requerimiento inicial.

El tiempo de producción oscila en entre siete y catorce (7 -14) días hábiles, dependiendo de la cantidad y grado de complejidad de la pieza comunicacional. La entrega del material depende de la fecha de aprobación de la cotización, y el envío de artes y aprobación de las muestras. Si se solicita la cancelación de producción esta debe realizarse previa a la aprobación de muestras, evitando así desperdicios.

La Imprenta Nacional sólo realiza material promocional que no realiza la Imprenta Distrital.

Si se solicitan cambios en las especificaciones aprobadas, se genera el inicio del proceso de nuevo, modificando las fechas de entrega iniciales.

* RED DE MEDIOS

La Red de Comunicación Externa de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., está conformada por los medios alternativos visuales que permiten la divulgación directa de campañas de bien público, dirigidas al ciudadano, convirtiéndose en un canal efectivo y económico para la difusión de información relevante a la comunidad.

La consolidación de los Medios de la Red de Comunicación Externa se logró conformar, en su gran mayoría, gracias a los espacios de comunicación creados por cada una de las entidades distritales, los cuales se han convertido en espacios diferentes para la difusión del Plan de Desarrollo de la Administración Distrital. La Red de Comunicación Externa está conformada por:

* Eucoles o Paraderos de Buses (484 por semana).

* Publimilenios o Espacios Publicitarios en Estaciones de Transmilenio (360 por catorcena) (Fase I y II, que corresponden a la Av. Caracas y a la Calle 80).

* Pendones de Postes en las vías principales de la ciudad (períodos a determinar).

* Pantallas en CADES y SUPERCADES. (periodicidad continua)

* Pantallas Campín (periodicidad continua)

La solicitud se hace a través de un correo electrónico institucional dirigido al profesional o ejecutivo (a) de cuenta de Agencia en Casa o por oficio dirigido al asesor de comunicaciones. La solicitud se tiene en cuenta como reserva y se prioriza por el comité de comunicaciones. El total de espacios se asigna de acuerdo al objetivo y audiencia especifica de la comunicación.

Es importante tener en cuenta que si la entidad solicitante utiliza recursos propios para producir cualquier tipo de material, debe informar a la Secretaría General sobre el monto que se utilizó para dicha producción y bajo que contrato se realizó.

Por último, cabe resaltar que dentro de los lineamientos establecidos para Agencia en Casa, no se incluye el desarrollo de estrategias de comunicación de sector, campañas de comunicación interna, producción logística de eventos (conciertos, pago de artistas, refrigerios, transporte, etc.)

El equipo de comunicaciones de la Secretaría General conocido como "Agencia en Casa" es una herramienta de gran utilidad para todas las entidades del Distrito, así que se invita a hacer uso de tal herramienta a través de los procedimientos previamente descritos para llevar a cabo sus estrategias de comunicación externa.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Brief de la palabra en inglés "breve" se utiliza en las agencias publicitarias como un documento realizado por el cliente, en este caso para que Agencia en Casa conozca en detalle las características del objetivo de comunicación a divulgar.

² La producción de una campaña mínimo se tarda dos semanas.

³ La planeación de medios está sujeta al diseño I producción de piezas.

Proyectó: María Fernanda Fonseca

Revisó: Stefany Guerrero Roldán

Aprobó: María Fernanda Cárdenas Palomo