RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 01 DE 2015

(Febrero 05)

De acuerdo con lo establecido en el articulo 12 del Decreto 267 de 2007, "Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones" , la Dirección de Gestión Corporativa tiene, entre otras funciones, la de " d. Orientar y supervisar las actividades de administración de los recursos físicos y el manejo de los almacenes e inventarios de los bienes muebles e inmuebles asignados a la entidad y la prestación adecuada de los servicios requeridos, así como la gestión documental y de archivos de la entidad."

En desarrollo de la función mencionada, se asignó a la Subdirección de Contratación la obligación de custodiar los expedientes contractuales que se generen de las solicitudes de contratación elevadas por las dependencias que conforman la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Respecto de la formación y examen de los expedientes la Ley 1437 de 2011, en su artículo 36 establece:

"ARTICULO 36. FORMACIÓN Y EXAMEN DE EXPEDIENTES. Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad.

Si las actuaciones se tramitaren ante distintas autoridades, la acumulación se hará en la entidad u organismo donde se realizó la primera actuación. Si alguna de ellas se opone a la acumulación, podrá acudirse, sin más trámite, al mecanismo de definición de competencias administrativas. Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.

Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos, las cuales se entregarán en los plazos señalados en el artículo 14".

En virtud de lo anterior, se entiende como expediente contractual la totalidad de documentos generados o allegados a esta Subdirección, con el fin de adelantar el trámite precontractual, contractual y postcontractual.

A su vez, la Ley 594 de 2000, en su artículo 12, establece que: "La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos", y respecto de las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas señala en el artículo 16 la de: "(...) velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, (. ..)"

Ahora bien, de conformidad con el Informe Final de la Visita Fiscal - Contratos Prestación de Servicios, vigencia 2014, de la Contraloría de Bogotá, presentado mediante radicado 1-2014-29983, comedidamente les recuerdo que se debe guardar el debido proceso archivistico en los expedientes contractuales.

El Instructivo 2211200-IN-010 "Archivo de documentos de la contratación de la Subdirección de Contratación" en el paso 3, señala que el responsable del archivo actualiza, organiza y folia, cada vez que se alleguen a la Subdirección de Contratación los informes de avance de ejecución del expediente contractual.

El responsable del archivo de documentos del proceso de contratación organiza el expediente conforme a la cronología de radicación, aplicando debidamente el Instructivo 2211200-IN-010. Por lo cual, dependerá de los Supervisores y/o interventores allegar los documentos de manera coherente y cronologicamente (sic) ordenada, los documentos debidamente firmados, y evitar la duplicidad de documentos.

Agradezco su colaboración, lo cual redundará en el cumplimiento de los compromisos institucionales y en una gestión con eficiencia.

Cordial saludo,

CARLOS MANUEL GALVÁN VEGA

c.c N.A

Anexo: N.A

Proyectó: Diana Carolina Hemández Amado

Revisó Carlos Manuel Galván Vega