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Concepto 3683 de 2014 Secretaría Distrital de Gobierno

Fecha de Expedición:
24/11/2014
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

MEMORANDO

 

PARA:

DIANA MABEL MONTOYA REINA

 

Alcaldesa Local Rafael Uribe Uribe

 

CARLOS JULIO PACHECO ZAPATA

 

Profesional Universitario 219 Grado 18

 

DE:

Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

ASUNTO:

Concepto Jurídico Propiedad Horizontal

 

Radicado No. 20141830007513

 

Cordial Saludo,

 

Hemos recibido en la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría Distrital de Gobierno, la consulta presentada con el radicado del asunto y en la cual solicita Concepto Jurídico en relación con los siguientes,

 

I. HECHOS1

 

1. El caso materia de consulta en concreto, tiene que ver con la “Agrupación de Vivienda Providencia Media”, expediente en el cual, al parecer, presenta un problema con la representante legal  la señora  BLANCA MARINA LAVERDE  MORENO, nombrada por el Consejo de Administración  para ejercer el cargo por el periodo de un (1) año, a saber: del día quince (15) de abril de 2014 al día catorce (14) de abril de 2015, mediante radicado No  2014-182-005904-2 de fecha diecinueve (19) de junio de 2014.

 

2. El Consejo de Administración, mediante radicado No 2014-182-008277-2 de fecha veintiocho (28) de agosto de 2014, comunica a esta dependencia que revocó el nombramiento de administradora y representante legal de la Persona jurídica denominada “Agrupación de Vivienda Providencia Media”, a la señora BLANCA MARINA LAVERDE  MORENO, de igual manera informan que se reservan tanto la administración de la Agrupación de Vivienda como su representación legal, hasta tanto se efectué nuevo nombramiento.

 

3. Posteriormente, la administrada BLANCA MARINA LAVERDE MORENO, mediante radicado No 2014-182-008897-2 de fecha dieciséis (16) de Septiembre de 2014, radica copia del acta de la asamblea en la cual se hace alusión, respecto a que la comunidad la reelige como administradora y de igual manera que en dicha asamblea destituyen al consejo de administración, alegando una presunta falta de transparencia por parte de éste.

 

4. Posteriormente, mediante radicado No 2014-182-008865-2 de fecha diecinueve (19) de septiembre del año que avanza, El Consejo de Administración informa a esta dependencia que, las actuaciones que realice la señora BLANCA MARINA LAVERDE MORENO, posteriores al día treinta (30) de agosto del presente año  deberán ser materia de control de legalidad.

 

5. El día dos (2) de octubre del presente año El Consejo de Administración mediante radicado No 2014-182-009533-2 informa a esta dependencia que el Señor MIGUEL EDUARDO GRANADOS ALTAHONA, fue elegido administrador y representante legal de la “Agrupación de Vivienda Providencia Media”.

 

Así las cosas, procede esta Oficina Asesora a pronunciarse de conformidad con el artículo 8 del Decreto 539 de 2006 y demás normatividad aplicable en los siguientes términos.

 

II. MARCO JURÍDICO

 

LEY 675 DE 2001Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”

 

ARTÍCULO 8º. Certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica. La inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad.

 

La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica.

 

En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.

 

DECRETO 854 DE 2001 "Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital".

 

ARTICULO 50. Corresponderá a los Alcaldes Locales de Bogotá D.C. la inscripción y expedición de las certificaciones de existencia y representación legal de las personas jurídicas reguladas por la Ley 675 del 3 de agosto de 2001, por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal, sobre la constitución de edificios o conjuntos.

 

Para el ejercicio de la función delegada, la competencia de los Alcaldes Locales se determinará respecto a los edificios o conjuntos que se encuentren ubicados dentro de la correspondiente jurisdicción territorial de cada localidad.

 

La facultad delegada se desarrollará conforme con los requisitos fijados en el artículo 8 de la Ley 675 de 2001.

 

PARAGRAFO. Adicionado por el art. 3 del Decreto Distrital 192 de 2002. Igualmente, le corresponderá a los Alcaldes Locales ordenar a los administradores la entrega de la copia de las actas de asamblea, cuando se niegue su entrega a los propietarios, so pena de aplicar las sanciones del caso, tal como lo dispone el parágrafo del artículo 47 de la Ley 675 de 2001.

 

Además, les compete dar trámite a todos los asuntos relacionados con el régimen de propiedad horizontal que dicha Ley, sus reformas o los decretos reglamentarios atribuyan al Alcalde Distrital.

 

III. ANÁLISIS DEL CASO Y CONCLUSIÓN

 

De conformidad con la normatividad expuesta, frente a la solicitud planteada por la Alcaldía Local de Rafael Uribe Uribe esta Oficina observa lo siguiente:

 

La Ley 675 de 2001 “por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal” en su artículo dispone:

 

ARTÍCULO 8º. Certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica. La inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad.

 

La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica.

 

En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales

 

A su vez, el Decreto 854 de 2001 “Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital”, en su artículo 50 establece:

 

“ARTICULO 50. Corresponderá a los Alcaldes Locales de Bogotá D.C. la inscripción y expedición de las certificaciones de existencia y representación legal de las personas jurídicas reguladas por la Ley 675 del 3 de agosto de 2001, por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal, sobre la constitución de edificios o conjuntos.

 

Para el ejercicio de la función delegada, la competencia de los Alcaldes Locales se determinará respecto a los edificios o conjuntos que se encuentren ubicados dentro de la correspondiente jurisdicción territorial de cada localidad.

 

La facultad delegada se desarrollará conforme con los requisitos fijados en el artículo 8 de la Ley 675 de 2001

 

Por lo anterior, es claro que los Alcaldes Locales ostentan en el territorio distrital la competencia frente a la inscripción y posterior certificación de existencia y representación legal de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, sin perjuicio de la competencia relacionada con la entrega de copias de actas de asamblea a la que se refiere el parágrafo del artículo 47 de la citada Ley2, una vez se acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 8° de la misma, relativos a la presentación de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal, en los términos de la norma en cita.

 

De otra parte, el artículo 503 de la Ley 675 de 2001, establece que la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad.

 

Así, aclarando que esta Oficina Asesora desconoce las particularidades propias de la persona jurídica objeto de la consulta – en el sentido de si se cumplen los parámetros del artículo 53 de la citada norma relativos a la obligatoriedad de existencia de un consejo de administración -, de los anexos presentados resulta evidente que ante la existencia de dicho órgano de dirección y administración, es éste quien tiene a su cargo lo relativo a la elección del administrador de la propiedad horizontal, como quiera que así lo dispone el artículo 50 de la misma.

 

De otra parte, de conformidad con el numeral del artículo 38° de la citada norma, es función de la asamblea general de propietarios la elección y remoción de los miembros del consejo de administración para los periodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto por periodo de un año; así, es claro que la asamblea general ostenta legalmente la facultad de remover a los miembros del consejo de administración, atendiendo igualmente a los parámetros consignados en el reglamento de P.H.4

 

Ahora bien, según se indica en la consulta fue el consejo de administración quien decidió revocar el contrato de administración suscrito con la Sra. Blanca Laverde, a lo cual, los propietarios reunidos en asamblea – según se indica -, decidieron sobre la continuidad en el cargo de dicha administradora y a su vez votaron por la destitución del consejo de administración. Por ello, hay varios puntos que se deben revisar.

 

En primer lugar, la Ley consultada en sus artículos 39 y siguientes determina que la asamblea general se reunirá ordinariamente por lo menos una vez a la año, en la fecha señalada por el reglamento de propiedad horizontal y en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal, previa convocatoria efectuada por el administrador con una antelación no inferior a quince (15) días calendario, convocatoria que en todos los casos debe ser realizada mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.

 

Acto seguido, la Ley determina que la asamblea general podrá reunirse en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

 

Así, de los anexos estudiados pareciera que tales disposiciones no se cumplen en el caso de la mencionada asamblea extraordinaria que decidió sobre la continuidad de la Sra. Blanca Laverde en la administración de la P.H., toda vez que no se mencionan los aspectos relativos a la convocatoria -que como se expuso- debe cumplir necesariamente los parámetros anotados en la norma.

 

No obstante, cierto es que la norma bajo estudio en el inciso del artículo 40° relativo a las reuniones por derecho propio, establece:

 

(…) Será igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, sin perjuicio de lo previsto en la presente ley, para efectos de mayorías calificadas

 

De tal manera, si se tiene certeza sobre que la aludida reunión extraordinaria en la que se decidió sobre la destitución del consejo de administración y la continuidad de la administradora, cumplió con representar a la totalidad de los coeficientes de copropiedad de la persona jurídica, dicha asamblea sería válida a la luz de la Ley 675 de 2001 y sus decisiones serán igualmente legítimas, siempre que se cumplan los postulados sobre mayorías consagrados en la norma.

 

Así las cosas, si con decisión de fecha 28 de agosto de 2014 el consejo de administración revocó el nombramiento de la administradora y posteriormente, el 16 de septiembre de 2014 la asamblea general, – reunida en los términos citados del artículo 40° y haciendo uso de sus atribuciones legales , en especial la contenida en el numeral 5° del artículo 38°- decidió remover a los miembros del consejo de administración, esta Oficina considera que no podía válidamente dicho consejo de administración, en fecha posterior, decidir sobre el nombramiento de otro administrador, toda vez que sus miembros habían sido removidos por decisión de la asamblea general.

 

De igual manera, es de anotar que en la mencionada reunión de la asamblea general del 16 de septiembre de 2014, dicho órgano podía -y en efecto lo hizo- decidir válidamente sobre la remoción de los miembros del consejo de administración; sin embargo, no tenía competencia legal para decidir sobre la continuidad de la Sra. Administradora como quiera que tal facultad se encuentra radicada en cabeza del consejo de administración en los términos del artículo 50 de la Ley 675 de 2001.

 

Al respecto, vale anotar lo dispuesto por la H. Corte Constitucional mediante sentencia C-127/04, en donde señaló:

 

(…) Otro de los órganos de dirección de la propiedad horizontal, es el consejo de administración, órgano que por ministerio de la ley (art. 53 Ley 675 de 2001), solamente es obligatorio constituirlo en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, el cual estará integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas o sus delegados. En los demás casos, esto es, edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con menos de treinta bienes privados, o en los de uso residencial integrados por más de treinta (30) bienes privados será potestativo la consagración de ese organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

 

Una de las atribuciones del consejo de administración en los edificios o conjuntos en que dicho órgano se constituya, consiste en elegir al administrador de la copropiedad, quien también hace parte, como se vio, de los órganos de dirección y administración de la persona jurídica, y quien según lo dispone el artículo 50 de la Ley 675 de 2001 tiene su representación legal, además de la facultad de tomar las determinaciones necesarias para que dicha persona jurídica cumpla con los fines establecidos en la ley y en el reglamento.

 

(…)

 

No comparte la Corte esa apreciación del demandante, porque el legislador en uso de la cláusula general de competencia de hacer la ley, eligió como uno de los criterios para elegir al administrador de la copropiedad, que en los eventos en que el consejo de administración estuviera constituido, bien por la obligatoriedad que impone la ley en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta bienes privados, ya por la voluntad de la copropiedad de constituir este órgano de dirección en los demás casos, a ese consejo correspondiera dicha designación, sin que ello resulte inconstitucional pues no se revela contrario al derecho de participación.

 

En efecto, la asamblea general, en la cual participan todos los propietarios con derecho a deliberar y votar en ella, tiene dentro de sus funciones la de nombrar libremente al administrador cuando fuere el caso, y la de elegir y remover a los miembros del consejo de administración. Significa lo anterior que en los edificios o conjuntos en los que no exista el mencionado consejo, la designación del administrador le compete directamente a la asamblea general, pero en el evento contrario, el legislador, como lo señala el Procurador General, acudiendo a un principio de racionalidad dentro del concepto de la libertad de configuración normativa, dispuso que el administrador lo elija el consejo de administración, órgano éste que es elegido a su vez, por la asamblea general de copropietarios.

 

A juicio de la Corte, la designación del administrador por el consejo de administración cuando este exista, no desconoce el derecho de participación de todos los copropietarios, pues son ellos precisamente los que en asamblea general han elegido a sus integrantes de entre los propietarios de las unidades privadas respectivas, para que en cumplimiento de las atribuciones que les confiere la ley y el reglamento nombren al administrador, creando con ello un procedimiento razonable que permita la agilización en la toma de decisiones (…)” (Subrayado fuera de texto).

 

En este sentido y tal como se expuso anteriormente, es de anotar que en el caso bajo estudio, dada la existencia de un consejo de administración, es éste quien tiene a su cargo la competencia para nombrar al administrador de la persona jurídica según el mandato preciso del artículo 50 de la Ley 675 de 2001, aunado a que no se encuentra disposición alguna que le permita a la asamblea general suplir –en tal evento-, dicha atribución otorgada por el legislador al consejo de administración.

 

Por lo anterior, se considera que la asamblea general debe reunirse (posiblemente en los términos del inciso del artículo 40°), a efectos de nombrar a los nuevos miembros del consejo de administración, para que a su vez este órgano -conformado por nuevos miembros-, proceda de conformidad con la ley con el nombramiento legítimo del nuevo administrador o la confirmación de quien actualmente se desempeña en dicho cargo.

 

De otra parte, es de anotar que esta Oficina Asesora desconoce el reglamento interno de P.H. de la persona jurídica denominada “Agrupación De Vivienda Providencia Media Propiedad Horizontal”; no obstante, el inciso del artículo 86° de la Ley 675 de 2001 dispone que “(…) Transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas, se entenderán incorporadas las disposiciones de la presente ley a los reglamentos internos y las decisiones que se tomen en contrario serán ineficaces.” (Negrilla fuera de texto).

 

En conclusión, cierto es que la situación fáctica descrita en el presente caso no se encuentra consagrada puntualmente en la Ley 675 de 2001; no obstante, dicha norma establece cuáles son los requisitos que deben cumplirse por los peticionarios a efectos de obtener de parte de las alcaldías locales la correspondiente certificación de existencia y representación legal de la propiedad horizontal, razón por la cual la autoridad local debe apegarse específicamente a lo que al respecto establece la norma.

 

Por ello, hasta tanto la asamblea general no se reúna y decida lo pertinente a los miembros del consejo de administración, éste último no podrá válidamente nombrar al administrador y en ese orden de ideas no podrá la autoridad local certificar su existencia y representación legal, toda vez que no se habrá dado cumplimiento cabal al segundo requisito consagrado en el artículo 8° de la Ley 675 de 2001, relativo a los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal.

 

El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes indicar que el mismo no compromete la responsabilidad de esta Oficina, ni será de obligatorio cumplimiento o ejecución; la jurisprudencia al respecto ha manifestado:

 

“De la formulación de consultas escritas o verbales las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y en relación con las respuestas, establecen que ellas no comprometen la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

Mediante los conceptos se absuelven consultas tanto de funcionarios como de particulares formuladas en procura de conocer, desde el punto de vista jurídico, criterios y opiniones acerca del problema consultado....” (C.E. Sec. Primera, Auto mayo 6 / 94, M.P. Yesid Rojas Serrano).

 

“Fácilmente se advierte que la simple opinión de un funcionario en un caso particular, no tiene virtualidad alguna de obligatoriedad...” (C.E. Sec. Cuarta, Auto Dic. 13 / 76).

 

Cordialmente,

 

CLAUDIA PATRICIA ROBLES GUERRERO

 

Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

Secretaría Distrital de Gobierno

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Se toman textualmente de la solicitud presentada con el radicado del asunto

 

2. ARTÍCULO 47. Actas. Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

 

En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

 

Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.

 

La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.

 

Parágrafo. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo. (Negrilla fuera de texto).

 

3. ARTÍCULO 50. Naturaleza del administrador. La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-318 de 2002, bajo el entendido descrito en el resuelve de la sentencia.

 

4. Esta Oficina Asesora deja constancia que desconoce el reglamento interno de P.H. de la persona jurídica del asunto y por tanto centra su análisis en los documentos aportados como anexos a la consulta.

 

Proyectó: Javier Ernesto Baquero Riveros.

 

Revisó/Aprobó: Claudia Patricia Robles Guerrero