RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

MEMORANDO

En relación con su solicitud de emisión de un concepto jurídico sobre la validez de los documentos firmados a través de firmas digitalizadas, esta Oficina procede a realizar las siguientes consideraciones:

De acuerdo a comunicación anterior emitida por esta Jefatura con radicado de salida 1-2011-031264, se estableció que con el fin de conceptuar sobre el tema era necesaria la aclaración de los siguientes aspectos:

El artículo 28 de la ley 527 de 1999 establece, en relación con los atributos jurídicos de una firma digital que: "Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo". Adicionalmente, el uso de una firma digital tiene la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando sea generada por una entidad de certificación o utilizando los manuales de procedimientos de la misma y cumpla con los siguientes requisitos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados la firma digital es invalida.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

De acuerdo a la reunión de su Dirección con la entidad certificadora CERTICAMARAS realizada el 4 de abril y que fue citada en la comunicación anterior se pudo establecer que la firma de los documentos expedidos mediante el aplicativo del Sistema de Gestión Documental Marca de Agua Digital SGDMAD es única a la persona que la usa (ya que es posible descargar el documento al cual pertenece la marca de agua), y por ende a cada documento expedido, y que la validez de los documentos puede ser verificada mediante la consulta en Internet, se cumplen parcialmente los requisitos del artículo 28 de la ley 527 de 1999, específicamente lo fijado en los numerales 1 y 2.

Teniendo en cuenta que los requisitos 3 y 4 citados son que la firma digital:

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

Esta oficina recomendó que la Oficina Administrativa REDP verificara si la firma que se genera a través del Sistema de Gestión Documental Marca de Agua Digital -SGDMAD- cumplía con los requisitos 3 y 4 del artículo 28 de la ley 527 de 1999. Lo anterior fue desarrollado mediante el radicado al que hoy damos respuesta en los siguientes términos: La firma digital está asociada al perfil de cada usuario y lo anterior se demuestra por ejemplo: 1). en los privilegios o posibilidades que corresponden en la elaboración del documento; 2). por el uso de una contraseña; 3). por el control en la modificación del documento. Es posible ligar el contenido del mensaje a una única marca de agua digital lo que permite verificar su autenticidad.

Así las cosas, se tienen por verificadas las condiciones que requerían ser aclaradas por esta Oficina, y, respecto al numeral 5 del artículo del artículo (sic) 28 de la ley 527 de 1999 nos atenemos a lo expuesto en la comunicación anterior y al Concepto No. 28 de 2010 emitido por la Secretaria General que define lo siguiente sobre tal conformidad de esta herramienta con las disposiciones vigentes:

1. Conforme a lo establecido por el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, cuando una norma exija presencia de una firma en relación con un mensaje de datos, tal requerimiento se entiende satisfecho si: a). Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuento con su aprobación y b). Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

2. De acuerdo al parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999, para que la firma digital tenga la misma fuerza que una firma manuscrita debe cumplir los siguientes requisitos: a). Ser única a la persona que la usa; b). Ser susceptible de ser verificada; c). Estar bajo el control exclusivo de la persona que la usa; d). Estar ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada; e). Estar conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

3. Atendiendo a lo dispuesto por el artículo 38 de la referida Ley 527 el suscriptor de una firma digital tiene los siguientes deberes; a). Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o generarla, utilizando un método autorizado por ésta; b). Suministrar la información que requiera la entidad de certificación; c). Mantener el control de la firma digital; d). Solicitar oportunamente la revocación de los certificados.

4. Conforme a lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley 527 de 1999, "Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras de comercio, que previa solicitud sean autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio y que cumplan con los requerimientos establecidos por el Gobierno Nacional".

Cordial Saludo,

CARLOS ALBERTO SÁNCHEZ GUEVARA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Preparó: Lina María Mápura R.

Revisó y aprobó: Dr. Carlos Alberto Sánchez Guevara.

1-2011-031996