RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 003 DE 2015

(Abril 22)

“Por el cual se modifica la estructura organizacional y las funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER”.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO – IDIGER

En ejercicio de las  facultades legales y estatutarias, en especial las señaladas en el numeral 5 del artículo 6 del Decreto 173 de 2014 y en el numeral 5 del artículo 12 del Acuerdo 001 del Consejo Directivo del IDIGER, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 8 del Acuerdo Distrital 546 de 2013, transformó el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, en el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER, establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Ambiente.

Que el Decreto 173 del 30 de abril de 2014, dictó disposiciones en relación con el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER, su naturaleza, funciones, órganos de dirección y administración, y señala que la dirección de la Entidad estará a cargo del Consejo Directivo y el Director/a General.

Que el numeral 5° del artículo 6º del Decreto 173 de 2014 establece como función del Consejo Directivo del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático –IDIGER: “Adoptar la estructura administrativa del IDIGER y señalar las funciones de cada una de sus dependencias.”, en concordancia con lo señalado en el numeral 5º del artículo 12 del Acuerdo 001 del 30 de septiembre de 2014.

Que mediante Acuerdo 002 de 2014 el Consejo Directivo estableció la estructura administrativa y funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático –IDIGER.

Que la modificación de la estructura organizacional es conclusión del análisis de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control para optimizar de manera eficiente, efectiva y eficaz el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al Instituto.

Que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD, emitió concepto técnico favorable sobre la modificación de la estructura del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, mediante oficio No. EE 881 del 14 de abril de 2015.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1º. Modificar la estructura organizacional del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático –IDIGER la cual quedará así:

1. Consejo Directivo

2. Dirección General

2.1 Oficina Asesora de Planeación

2.2 Oficina Asesora Jurídica

2.3 Oficina de Control Interno

2.4 Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

3. Subdirección de Análisis de Riesgos y Efectos de Cambio Climático

4. Subdirección de Participación para la Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático

5. Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias

6. Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

ARTÍCULO 2º. Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

1. Asesorar a la Dirección General en la formulación, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos de Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas del Distrito Capital.

2. Asesorar a la Dirección General en la coordinación del proceso de formulación actualización y/o modificación de normas y lineamientos técnicos de gestión de riesgos y adaptación al cambio climático en la planificación territorial y sectorial.

3. Asesorar la formulación, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos de inversión del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y el Plan Distrital de Mitigación y Adaptación al Cambio Climático y los que se deriven de los mismos.

4. Asesorar a la Dirección General, en la articulación y dinamización de las instancias del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático para el cumplimiento de sus objetivos, así como realizar su seguimiento y evaluación.

5. Administrar el Observatorio Distrital de Gestión de Riesgos que permita realizar el seguimiento y evaluación sobre la gestión del Riesgo y el Cambio Climático y su impacto sobre el desarrollo social y económico en el Distrito Capital.

6. Diseñar y administrar el sistema de indicadores de gestión de la entidad que permitan evaluar el cumplimiento y estructurar los informes relacionados con los avances y resultados del Plan Estratégico Institucional y los proyectos de inversión a cargo de la entidad.

7. Liderar la formulación, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional, para el cumplimento de los objetivos, funciones y competencias asignadas a la entidad.

8. Asesorar a la Dirección General en la Formulación del plan de acción del FONDIGER de conformidad con las directrices del CDGRCC y Acuerdos de la Junta Directiva y realizar su seguimiento y evaluación.

9. Diseñar, estructurar y administrar el Banco de Proyectos de Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático del FONDIGER.

10. Asesorar y coordinar con las diferentes dependencias la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión desarrollados por la entidad con recursos del FONDIGER.

11. Realizar la planeación, seguimiento y control a la ejecución física y presupuestal de los recursos de inversión del IDIGER y viabilizar las modificaciones requeridas, para el cumplimiento de las metas institucionales.

12. Gestionar la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y de los subsistemas que lo componen de acuerdo con la normativa vigente.

13. Asesorar a la entidad en el estudio de organización de políticas de desarrollo administrativo, optimización y racionalización de trámites, y demás asuntos relacionados con la gestión de acuerdo con los principios de eficiencia de la gestión pública.

14. Realizar los informes y reportes relacionados con la gestión institucional.

15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 3º. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

1. Ejercer la defensa judicial, extrajudicial o administrativa del IDIGER y del FONDIGER, representándolos en los procesos que se instauren en su contra o en todos aquellos en que esta deba promover como demandante o como tercero interviniente o coadyuvante.

2. Asesorar jurídicamente a la Dirección General y a las demás dependencias del IDIGER en los asuntos legales y contractuales de competencia de la entidad.

3. Ejecutar los procesos relacionados con la gestión pre contractual, contractual y pos contractual con el fin de garantizar la ejecución de los recursos asignados al IDIGER y el cumplimiento del plan de acción del FONDIGER.

4. Implementar y mantener actualizado el manual de contratación del Instituto, el Plan Anual de Adquisiciones y propender por su cumplimento.

5. Coordinar y adelantar los procesos de adquisición y saneamiento predial de los inmuebles adquiridos por el IDIGER, con el fin de identificar y definir su situación jurídica ya sea por vía administrativa o judicial.

6. Asesorar al representante y ordenador del gasto del FONDIGER en la administración de los recursos del Fondo, así como en los procesos de adquisición de bienes e inmuebles en lo de su competencia.

7. Participar en la formulación de objetivos, políticas y estrategias relacionadas con la gestión jurídica de la entidad, de acuerdo con los lineamientos institucionales adoptados.

8. Actualizar, compilar y organizar la normativa y jurisprudencia correspondiente a asuntos del Instituto y procurar su divulgación y aplicación.

9. Asistir a la Dirección General en la sustanciación y proyección de los fallos de segunda instancia, en los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores y ex servidores de la entidad, conforme a la normativa vigente.

10. Proyectar, analizar y conceptuar acerca de la viabilidad jurídica de los proyectos, decretos, actos administrativos, contratos, convenios y demás asuntos administrativos que se sometan a su consideración sujetos a las competencias del IDIGER.

11. Emitir los conceptos y respuestas a las consultas, requerimientos y peticiones de carácter jurídico formulados por los organismos públicos y privados, así como por los ciudadanos de conformidad con la normativa legal.

12. Notificar, comunicar y/o publicar los actos administrativos expedidos por la entidad, de conformidad con la normativa vigente.

13. Administrar la información que ingrese o se genera en la entidad relacionada con las acciones judiciales, en especial lo relacionado con el SIPROJ para su actualización permanente y oportuna.

14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 4º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

1. Evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal las recomendaciones para mejorarlo.

2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

3. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

4. Liderar la evaluación del proceso de administración del riesgo de la Entidad, con el fin de emprender las medidas necesarias para mitigarlos de manera oportuna y eficaz.

5. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función

6. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad

7. Propender por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

8. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.

9. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

10. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

11. Articular y verificar la información proporcionada por las diferentes dependencias y áreas para dar respuesta a los requerimientos de los entes de control de manera oportuna.

12. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.

13. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

14. Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento de la Entidad formulados con base en los resultados de las evaluaciones internas, externas y de autoevaluación, para evaluar su cumplimiento y consolidar informes de avance para los organismos de control de manera oportuna y de acuerdo con la normatividad vigente.

15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 5º.  Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Son funciones de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones las siguientes:

1. Administrar las herramientas, la plataforma tecnológica de información y comunicaciones del IDIGER, y desarrollar y mantener los sistemas de información administrativos y misionales del IDIGER para garantizar su funcionalidad y disponibilidad en la operación administrativa y misional de la entidad.

2. Administrar el Sistema de Información para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SIRE, sus módulos y componentes, garantizando su interoperabilidad con los demás sistemas de información distritales que tengan incidencia sobre el mismo, y con el Sistema de Información Nacional de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastre.

3. Brindar el mantenimiento y soporte a la plataforma tecnológica administrada por el IDIGER de la Red Distrital de Comunicaciones y Emergencias, para garantizar su interoperabilidad con las entidades del SDGR-CC y la conexión con el Sistema Nacional de Gestión de Riesgos.

4. Asesorar a la Dirección en la definición de las políticas, planes, programas y procedimientos relacionados con el uso y aplicación de las tecnologías de la información y formular el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI.

5. Implementar y mantener actualizado el Sistema de Seguridad de la Información del IDIGER para el cumplimiento de los objetivos en materia de gestión del riesgo y cambio climático.

6. Diseñar y actualizar la estructura de la plataforma tecnológica del centro de cómputo, red de datos del IDIGER y de la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias.

7. Administrar las bases de datos de información para el soporte de la gestión de la entidad y la consulta en el Sistema de información para la gestión de riesgos y cambio climático - SIRE.

8. Coordinar el desarrollo y la actualización de los componentes asociados al SIRE: registro de emergencias, afectados, biblioteca virtual, observatorio distrital, sistema de alertas tempranas y los módulos de información para los Consejos Locales de Gestión de Riesgos y Cambio Climático y la red social y comunitaria de gestión de riesgos y cambio climático.

9. Administrar y operar el componente tecnológico de la red distrital de monitoreo con el fin de garantizar la transmisión en tiempo real para la emisión de alertas tempranas.

10. Generar, documentar, disponer y publicar la información geográfica como soporte para el desarrollo de las actividades y objetivos misionales en el marco del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. 

11. Administrar los portales web y redes sociales del IDIGER, garantizando el cumplimiento de los lineamientos del gobierno en línea.

12. Identificar, adquirir y proveer las herramientas tecnológicas y los sistemas de información necesarios para garantizar el desarrollo del Instituto y los objetivos del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.

13. Garantizar el servicio de conectividad entre el Sistema del Número Único de Seguridad y Emergencias – NUSE y el Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SIRE.

14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO  6º. Modificar las funciones de la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios, contenidas en el artículo 7° del Acuerdo 002 del Consejo Directivo del IDIGER, el cual quedará así:

a) Con respecto al IDIGER

1. Dirigir y responder por la gestión financiera, administrativa, del talento humano, atención al ciudadano, gestión documental, administración tecnológica y sistemas de información

2. Dirigir las operaciones financieras, presupuestales, contables, económicas y de tesorería para el buen funcionamiento de la entidad y de conformidad con las normas vigentes.

3. Administrar, custodiar y mantener los bienes muebles e inmuebles dispuestos para el funcionamiento del IDIGER al igual que garantizar el suministro de los insumos, bienes y servicios para el correcto funcionamiento de la entidad.

4. Diseñar y desarrollar planes, programas y reglamentaciones internas sobre la administración de personal, capacitación, bienestar social, estímulos, evaluación del desempeño y seguridad y salud en el trabajo y administrar el régimen salarial y prestacional de los servidores de la Entidad.

5. Dirigir e implementar las políticas y procedimientos para garantizar la atención al ciudadano de manera oportuna, eficaz y con calidad humana, al igual que el sistema de peticiones, quejas, reclamos y soluciones.

6. Dirigir los planes y programas de gestión documental y correspondencia, custodiar, manejar y conservar el archivo de la entidad, de conformidad con las disposiciones legales vigentes

7. Conocer en primera instancia los procesos disciplinarios del IDIGER, conforme a la normatividad vigente. Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

b) Con respecto al FONDIGER

1. Coordinar con las entidades del sistema la formulación y ejecución de una estrategia financiera que fortalezca el financiamiento de la protección financiera frente al riesgo de desastre.

2. Establecer y ejecutar los procedimientos y reglamentos para el desarrollo de las actividades administrativas, financieras, contables, para el seguimiento y control a la ejecución de los recursos del FONDIGER.

3. Realizar el seguimiento financiero y contable a la ejecución de los recursos del Fondo que hayan sido destinados a la financiación o cofinanciación de proyectos o programas.

4. Elaborar los informes financieros y contable, que requiera la Junta Directiva, los organismos de control u otras autoridades del Estado.

5. Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la dependencia

ARTÍCULO 7°. Este Acuerdo no modifica las funciones de las demás Subdirecciones del IDIGER que fueron establecidas mediante el Acuerdo 002 de 30 septiembre de 2014 del Consejo Directivo del IDIGER.

ARTÍCULO 8°. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 22 días del mes de abril del año 2015.

GUSTAVO PETRO URREGO

Alcalde Mayor

Presidente del Consejo Directivo

MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ

Secretaria Distrital de Ambiente

Secretaria del Consejo Directivo

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 5592 de mayo 13 de 2015