RESOLUCIÓN 001 DE 2015
(Julio 29)
“Por la cual se modifican, adicionan y eliminan del Manual de Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones”.
LA JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO
En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 1340 del 23 de julio de 2015 y,
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de 1991, en su artículo 209, estableció: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejerza en los términos que señale la Ley”.
Que el artículo 269 ibídem determinó “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, (…)”.
Que en el desarrollo del mandato constitucional, la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, definió las normas básicas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
Que conforme con el artículo 1o, parágrafo único, ejúsdem “El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal”.
Que mediante el Decreto 1537 de 2001 se reglamentó la Ley 87 de 1993 y en su artículo 1º señala que “Las entidades y organismos del Estado implementarán acciones para el desarrollo racional de su gestión. Para tal efecto, identificarán los procesos institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización, se desarrollen articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando sea necesario”.
Ahora bien, en punto de los Manuales de Procedimientos el artículo 2 del Decreto 1537 de 2001 señala que “Como instrumento que garantice el cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, éstas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales”.
Que en ese orden los manuales de procedimientos son uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el control interno; contribuyendo al logro de uno de los objetivos del mismo, como es garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
Que el manual de procedimientos le permite a la organización contar con un adecuado mecanismo de desarrollo organizacional contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y las funciones que desarrolla la entidad.
Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad y propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración pública por parte del ciudadano.
Que la Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público.
Que el Decreto Nacional 4110 de 2004 en su artículo 1º adoptó la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, y el Decreto 4485 de 2009, la actualizó a través de la versión NTCGP 1000:2009, la cual en su literal C) del numeral 4.2.1, indica que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: “c).los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta norma” y en su numeral 4.2.3 señala el deber de controlar los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad.
Que el artículo 1º del Decreto Nacional 1599 del 20 de mayo de 2005, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993.
Que en el año 2008, el Departamento Administrativo de la Función Pública, elaboró el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000:2005 – el cual se constituye como la Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno – y en su numeral 2.1 indica que los procedimientos y el manual de procedimientos hacen parte de los elementos a implementar.
Que el Decreto 652 de diciembre 28 de 2011 adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD SIG001:201, que en su numeral 5.1 indica la necesidad de contar con los procedimientos documentados y registros necesarios para la operación de la entidad y su respectivo control.
Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido las modificaciones parciales que a continuación se relacionan.
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Resolución (Número y fecha)
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Asunto |
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3512 de 25 de noviembre de 2003 |
“Por la cual se modifica el procedimiento DC-PD01 Inscripción, Asignación y Matricula en Establecimientos Educativos Oficiales y se incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá los procedimientos del Proceso de Matrícula” |
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3768 de 12 de diciembre de 2003 |
“Por la cual se modifican los procedimientos DC-PD02 Concesión Educativa, DC-PD03 Convenios, DC-PD04 Docentes en Comisión, DC-PD05 Administración del Proyecto 4248 y se incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá los procedimientos de los procesos de Convenios, Concesión Educativa y Administración del Proyecto 4248 |
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911 de 1 de abril de 2004.
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“Por la cual se modifica e incorpora al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2436 de 13 de julio de 2004 |
“Por la cual se modifica el artículo segundo de la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 y se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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3719 de 10 de septiembre de 2004 |
“Por la cual se modifica el artículo segundo de la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 y se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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095 de 14 de enero de 2005 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito de Bogotá unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2302 de 27 de mayo de 2005
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“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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3480 de 25 de agosto de 2005 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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4127 de 4 de octubre de 2005 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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5054 de 1 de diciembre de 2005 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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590 de 23 de febrero de 2006 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2081 de 5 de junio de 2006 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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3001 de 9 de agosto de 2006 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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5355 de 24 de noviembre de 2006 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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801 de 26 de febrero de 2007
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“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2364 de 7 de junio de 2007 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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3595 de 4 de septiembre de 2007 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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023 de 14 de enero de 2008 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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1520 de 14 de mayo de 2008 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación Distrital unos procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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4301 de 04 de noviembre de 2008 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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4592 de 01 de diciembre de 2008 |
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos del nivel institucional de la Secretaría de Educación del Distrito” |
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4769 de 23 de diciembre de 2008 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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888 de 14 de abril de 2009 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2488 de 19 de octubre de 2009 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2716 de 11 de noviembre de 2009 |
“Por la cual se modifican e incorporan al manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito procedimientos correspondientes a diferentes áreas” |
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2915 de 26 octubre de 2010 |
“Por la cual se modifican, incorporan y eliminan del manual de procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas” |
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635 de 07 de marzo de 2011 |
“Por la cual se modifican, incorporan y eliminan del manual de procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas” |
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2636 de 18 de agosto de 2011 |
“Por la cual se modifican, incorporan y eliminan del manual de procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas” |
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3988 de 20 de diciembre de 2011 |
“Por la cual se modifican, incorporan y eliminan del manual de procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas” |
Que de acuerdo con la función establecida en el literal k) del artículo 5 del Decreto 330 de 2008, el Despacho del Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”, se expidió la Resolución 1821 del 9 de octubre de 2014 por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean instancias de gestión y control del mismo en la Secretaría de Educación del Distrito y en su artículo séptimo definió que “El representante de la Alta Dirección de la Secretaría de Educación del Distrito para el Sistema Integrado de Gestión será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación”.
Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6 del Decreto 330 de 2008, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”.
Que según los principios que rigen las actuaciones administrativas contemplados en el artículo 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el artículo 4 del Decreto Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” resulta oportuno que la Secretaría de Educación del Distrito oficiosamente impulse que los procesos administrativos se adelanten con diligencia y sin dilaciones injustificadas; y que se adopten las decisiones administrativas en el menor tiempo posible.
Que mediante Resolución 1340 del 23 de julio de 2015, el Secretario de Educación consideró que debido a la alta demanda de solicitudes relacionadas con la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos por parte de las áreas que integran la entidad, y teniendo en cuenta la necesidad de atenderlas en términos ágiles, era pertinente delegar la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran para aprobar las modificaciones, adiciones y eliminaciones de documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
Que aplicando el mejoramiento continuo y en atención a los requerimientos de las áreas de la entidad relacionados con la actualización de sus documentos, se afectaron (entendiéndose por esto que se eliminan, adicionan o modifican) aquellos documentos que por cada área han sido solicitados, los cuales serán detallados en la parte resolutiva del presente acto administrativo, correspondientes a 11 procedimientos incorporados, 3 procedimientos modificados, 26 procedimientos eliminados, 22 formatos incorporados, 4 formados modificados, 19 formatos eliminados y 1 instructivo de trabajo incorporado.
Que conforme al literal e) del artículo 12 de la ley 87 de 1993, corresponde a la Oficina de Control Interno “Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios”.
Que en procura de la accesibilidad a los documentos del Manual de Procedimientos y del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, la Secretaría de Educación cuenta con el aplicativo ISOLUCION al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co para la consulta de la documentación legal y vigente.
En mérito de lo anteriormente expuesto la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación:
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: AFECTAR el Manual de Procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito los documentos de las siguientes áreas:
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OFICINA ASESORA JURIDICA |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
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Procedimiento |
OAJ-PD-009 |
Proyección de un Acto Administrativo General |
2 |
Eliminación, debido a que será reemplazado por el procedimiento “16-01-PD-002 Proyección y Revisión de un Acto Administrativo” |
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Procedimiento |
OAJ-PD-010 |
Cobro Persuasivo |
3 |
Eliminación, debido a que será reemplazado por el procedimiento “16-02-PD-008 Gestionar el Cobro de Cartera de Deudas Susceptibles de Cobro Persuasivo” |
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Procedimiento |
16-01-PD-002 |
Proyección y Revisión de un Acto Administrativo |
1 |
Incorporación |
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Procedimiento |
16-02-PD-008 |
Gestionar el Cobro de Cartera de Deudas Susceptibles de Cobro Persuasivo |
1 |
Incorporación |
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Formato |
16-01-IF-001 |
Elaboración Actos Administrativos - Resoluciones |
2 |
Modificación |
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Formato |
16-02-IF-001 |
Lista de Chequeo Requisitos y Documentos de Cobro Persuasivo |
1 |
Incorporación |
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Formato |
16-02-IF-002 |
Registro de Llamada Telefónica - Cobro Persuasivo |
1 |
Incorporación |
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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
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Formato |
17-01-IF-014 |
Acuerdo de Servicio Interno |
1 |
Incorporación |
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DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA Y SUPERIOR |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
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Procedimiento |
DMS-PD-003 |
Fortalecimiento de la Alfabetización y Educación de Jóvenes y Adultos Desescolarizados y No Escolarizados en el Distrito Capital. |
1 |
Eliminación, debido a que es una función de la Dirección de Inclusión e Integración de Poblaciones de acuerdo con el Decreto 330 de 2008 en su artículo 21, literal f. Su eliminación fue solicitada por el área mediante correo electrónico del 24 de junio de 2015 |
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DIRECCIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
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Procedimiento |
DBE-PD-001 |
Comedores Escolares |
1 |
Eliminación, debido a que será reemplazado por el procedimiento “05-03-PD-07 Operación de Comida Caliente” |
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Procedimiento |
DBE-PD-002 |
Refrigerios Escolares |
1 |
Eliminación, debido a que será reemplazado por el procedimiento “05-03-PD-06 Operación de Refrigerios Escolares” |
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Procedimiento |
05-03-PD-06 |
Operación de Refrigerios Escolares |
1 |
Incorporación |
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Procedimiento |
05-03-PD-07 |
Operación de Comida Caliente |
1 |
Incorporación |
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Formato |
DBE-IF-002 |
Registro de Refrigerios |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34335 |
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Formato |
DBE-IF-003 |
Ficha Inscripción Programa de Suministro de Refrigerios |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34335 |
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Formato |
05-03-IF-05 |
Registro de Entrega de Refrigerios Escolares Jornada Diurna |
1 |
Incorporación |
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Formato |
05-03-IF-06 |
Registro de Entrega de Refrigerios Escolares Jornada Nocturna |
1 |
Incorporación |
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Formato |
05-03-IF-07 |
Registro de Entrega de Comida Caliente |
1 |
Incorporación |
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DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
|
Procedimiento |
13-05-PD-003 |
Liquidación y Cobro de Incapacidades Ante la Fiduprevisora |
1 |
Incorporación |
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Formato |
13-05-IF-001 |
Consolidado para la Solicitud de Reembolso por Auxilios |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
13-05-IF-002 |
Liquidación Individual para el Pago de Auxilios |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
13-05-IF-003 |
Resumen de Incapacidades Ante la Fiduprevisora |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
13-01-IF-009 |
Formulario Único de Trámite Funcionarios |
2 |
Modificación |
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OFICINA DE PERSONAL |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACION |
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Procedimiento |
ODP-PD-023 |
Retiro por invalidez (Docentes) |
1 |
Eliminación, debido a que el procedimiento se unifico con el ODP-PD-011 en la Resolución 2915 del 26 de octubre de 2010 |
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Procedimiento |
13-01-PD-035 |
Legalización y Liquidación de Incapacidades del Personal Administrativo |
1 |
Incorporación |
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OFICINA DE ESCALAFÓN DOCENTE |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACION |
|
Formato |
OED-IF-005 |
Formato Único de Solicitudes de Escalafón |
2 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 en donde confirman que para estos trámites es utilizado el “Formato Único de Trámites” |
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS |
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TIPO DE DOCUMENTO |
DSA-PD-011 |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
|
Procedimiento |
DSA-PD-009 |
Administración de consultas al archivo central (Usuario Externo y Entes de Control) |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
DSA-PD-017 |
Recuperación de fondos documentales en Rosa Zarate |
2 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
DSA-PD-018 |
Servicios prestados por el grupo de archivo |
2 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
DSA-PD-028 |
Ciclo Documental |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
17-02-PD-004 |
Elaboración, validación y actualización de la Tabla de Retención Documental |
2 |
Modificación |
|
Procedimiento |
17-02-PD-017 |
Eliminación Documental |
1 |
Incorporación |
|
Procedimiento |
17-02-PD-018 |
Administración y Consulta de Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Procedimiento |
17-02-PD-019 |
Administración de Solicitud de Consulta y/o Reprografía de Documentos en el Archivo Central |
1 |
Incorporación |
|
Procedimiento |
17-02-PD-020 |
Transferencias Primarias |
1 |
Incorporación |
|
Procedimiento |
17-02-PD-021 |
Transferencias Secundarias |
1 |
Incorporación |
|
Instructivo de Trabajo |
17-02-IT-001 |
Organización y Manipulación de Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-005 |
Encuesta estudio unidad documental |
2 |
Modificación |
|
Formato |
17-02-IF-010 |
Formato Único de Inventario Documental |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-011 |
Acta de Aprobación de Eliminación de Documentos de Apoyo de los Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-012 |
Acta de Destrucción de Documentos de Archivo según TRD y TVD |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-013 |
Acta de Destrucción de Documentos de Apoyo de los Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-014 |
Inventario de Documentos de Apoyo para Eliminar |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-015 |
Formato Solicitud de Consulta y/o Préstamo de Expedientes de Archivo |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-016 |
Planilla de Control de Consulta y/o Préstamos de Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-017 |
Hoja de Control de los Expedientes |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-018 |
Referencia Cruzada |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-019 |
Planilla de Inventario Documental de Archivos de Gestión |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-020 |
Cuadro de Clasificación Documental |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
17-02-IF-021 |
Caracterización Series Documentales |
1 |
Incorporación |
|
Formato |
09-02-IF-004 |
Formulario Único de Trámites Ciudadanos |
2 |
Modificación |
|
Formato |
DSA-IF-002 |
Control de documentos fuera |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Formato |
DSA-IF-005 |
Control de Préstamos y Reproducción de Documentos en Sala |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Formato |
DSA-IF-009 |
Digitalización de Documentos |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Formato |
DSA-IF-010 |
Transferencia de Documentos para Archivar |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Formato |
DSA-IF-011 |
Inventario de Documentos para Transferencias al Archivo |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
|
Formato |
DSA-IF-012 |
Autorización de Eliminación de Documentación |
1 |
Eliminación, debido a solicitud del área por medio de correo electrónico enviado el 24 de junio de 2015 |
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OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO |
|
TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACION |
|
Procedimiento |
17-02-PD-007 |
Gestión de Correspondencia de Entrada |
3 |
Modificación |
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Procedimiento |
17-02-PD-008 |
Gestión de Correspondencia de Salida |
3 |
Modificación |
|
Formato |
09-02-IF-005 |
Formato de Recepción de Requerimientos |
1 |
Incorporación |
|
OFICINA ADMINISTRATIVA DE REDP |
|
TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACION |
|
Procedimiento |
ODR-PD-001 |
Solicitud para mantenimiento de equipos de cómputo (hardware y software) |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-002 |
Solicitud para servicios de comunicaciones |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-003 |
Generación y Restauración de Backup |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-004 |
Seguridad en los servicios de RED |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-005 |
Administración de la Base de Datos-Tuning |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-006 |
Seguridad para la consulta del desprendible de pago |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
|
Procedimiento |
ODR-PD-007 |
Administración de Usuarios |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-008 |
Actualización, Adquisición e Instalación de Software |
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Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-009 |
Préstamo de Software |
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Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-010 |
Análisis de necesidades de recursos de tecnologías de información |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-011 |
Identificación, aprobación y levantamiento de requerimientos de proyecto |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-012 |
Análisis y diseño de un sistema de información |
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Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-013 |
Ejecución del plan de pruebas de un sistema de información |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-014 |
Revisión y aprobación de documentación técnica de un sistema de información |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-015 |
Migración de Datos |
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Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Procedimiento |
ODR-PD-016 |
Implantación de un nuevo Sistema de Información |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante oficio con radicado I-2015-34022 del 23 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-001 |
Control de Acceso al Centro de Cómputo |
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Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-002 |
Soporte de Ejecución de Backup |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-003 |
Préstamo de Software |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-004 |
Acta de Aprobación Líder Funcional |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-005 |
Acta de Aprobación de Entregables |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-006 |
Bitácora de Observaciones |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-007 |
Registro de Ejecución de Pruebas |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-008 |
Documento Técnico de Información a Migrar –DTIM |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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Formato |
ODR-IF-009 |
Control de Cambios |
1 |
Eliminación, de acuerdo con solicitud del área competente mediante correo enviado el 30 de junio de 2015 |
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OFICINA DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD |
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TIPO DE DOCUMENTO |
CODIGO |
NOMBRE |
VERSIÓN |
TIPO DE AFECTACIÓN |
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Formato |
OTC-IF-006 |
Formato Único de Radicación de Nóminas |
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Eliminación, debido a que fue reemplazado por el formato OTC-IF-009 Formato Único de Radicación de Nóminas mediante la Resolución 2915 de 26 de octubre de 2010 en su artículo 7 |
ARTÍCULO SEGUNDO: Los procedimientos afectados y adoptados por la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.
ARTÍCULO TERCERO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los procedimientos a su cargo, para lo cual, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento, por medio de requerimiento en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO CUARTO: Los documentos adoptados en la presente resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la entidad y áreas afectadas; a su vez los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.
ARTÍCULO QUINTO: Los Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo de que trata la presente resolución reposarán para consulta en el archivo de la entidad y en medio magnético en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión vigente al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co.
ARTÍCULO SEXTO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los procedimientos del manual de procedimientos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias:
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de julio del año 2015.
YANETH SARMIENTO FORERO
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Secretaría de Educación del Distrito
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5654 de agosto 19 de 2015.
