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  Resolución 69 de 2015 Contraloría de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 28/12/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 29/12/2015  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 5743 de diciembre 29 de 2015.  


 
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 069 DE 2015

(Diciembre 28)

"Por la cual se actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento interno y se dictan otras disposiciones.".

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones Constitucionales, Legales y Reglamentarias, en especial las conferidas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia; el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y el Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 272 de la Constitución Política de Colombia y 65 de la Ley 42 de 1993 corresponde al Contralor de Bogotá, D.C., ejercer en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 constitucional y realizar la vigilancia de la gestión fiscal, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la ley.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá", estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C. y, el numeral 4 del artículo 109 consagra como atribución del Contralor exigir informes sobre su gestión a todas las personas, entidades públicas o privadas que administren fondos o bienes del Distrito.

Que la Ley 42 de 1993 "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen" en el Titulo II Capítulo V reglamenta la facultad que tienen los contralores de imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación.

Que el artículo de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" establece que "la Oficina de coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos".

Que la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones" posibilita, el uso de las firmas digitales para asegurar la autenticidad o veracidad de la información, situación reglamentada por la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta mediante la Resolución Reglamentaria 011 del 28 de febrero de 2014 "Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establecen la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C., y se dictan otras disposiciones".

Que el artículo 130 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", establece que la Contraloría General de la República, facilitará a las contralorías departamentales, distritales y municipales la Metodología para el proceso auditor en el nivel territorial.

Que el artículo 52 de la Ley 1437 de 2011 de enero 18. "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", establece que "salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer sanciones caduca a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado".

Que la Contraloría de Bogotá D.C., actualizó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI mediante la Resolución Reglamentaria No. 034 del 5 de noviembre de 2014, conforme a lo establecido en el Decreto 943 de 2014, el cual en el inciso 2º del Artículo establece que el Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, siendo parte integral del citado Decreto, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

Que el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control contempla en el módulo de evaluación y seguimiento, el componente planes de mejoramiento, entendido como (…) "el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoria Gubernamental o Auditorias Especiales con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental."

Que el citado Manual determina que: "A la Contraloría General de la República y las Contralorías territoriales les corresponde dictar normas sobre planes de mejoramiento de las entidades sujetas de control y vigilancia respectivas" así mismo, establece que "El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y la implementación de las metodologías orientadas al mejoramiento continuo".

Que la Contraloría General de la República en su Guía actualizada de Auditoria de mayo de 2015, establece que el auditado como resultado de la auditoria, elaborará un Plan de Mejoramiento, y que sobre dicho plan, no emitirá pronunciamiento, sino que dentro del siguiente proceso auditor se evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por el ente objeto de control fiscal, para eliminar las causa de los hallazgos detectados en la auditoria anterior.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-103 de 2015, señaló que (...) Luego de examinar las normas legales que disciplinan el ejercicio del control interno, la Corte concluyó que dentro de sus objetivos, criterios de actuación y facultades específicas conferidas a las entidades encargadas de llevarlo a efecto, queda comprendida la facultad de intervenir de manera previa en las actuaciones de la administración. A través de este mecanismo alternativo no se compromete la adecuada coordinación entre el ejercicio del control fiscal previo, a través de la figura del control interno, y el control posterior externo, dado que el primero constituye uno de los insumos para el ejercicio de este último. (Subrayado fuera de texto).

Que el numeral 5 del artículo 3 del Acuerdo 519 de 2012 "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones" establece como objetivo de la Contraloría contribuir con los informes de auditoría en el mejoramiento de la gestión administrativa y fiscal de las entidades distritales.

Que el citado Acuerdo en los artículos 41 asigna a la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública la función de "solicitar la elaboración de los planes de mejoramiento que sean necesarios, derivados de los estudios e investigaciones fiscales a cargo de la Dirección, que realicen los sujetos pasivos de control, tendientes a subsanar observaciones que afecten su desempeño, así como realizar el seguimiento a los mismos"; 45 establece a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización la función de "realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, suscritos por los sujetos de control producto del ejercicio auditor"; y el numeral 4 del artículo 46 determina para las Subdirecciones de Fiscalización la función de "realizar seguimiento a la evaluación realizada por las Oficinas de Control Interno a los planes de mejoramiento producto de los hallazgos de la auditoría fiscal".

Que el artículo 29 ibídem, establece para la Dirección de Reacción Inmediata entre otras funciones: "Adelantar, cuando el Contralor de Bogotá, D.C., lo asigne, las auditorias especiales o investigaciones relacionadas con hechos de impacto en el Distrito Capital, que exijan la intervención inmediata de la Contraloría de Bogotá, D.C., por el riesgo inminente de pérdida o afectación indebida del patrimonio público", actuaciones que podrán conllevar la presentación de plan de mejoramiento por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal auditados.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 003 del 14 de enero de 2014, "Por la cual se actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento y se dictan otras disposiciones", con el fin de establecer los parámetros, criterios y procedimientos que deben considerar los sujetos de vigilancia y control fiscal para la presentación del plan de mejoramiento como instrumento de control que atienda los hallazgos determinados por la Contraloría de Bogotá D.C., cuya inobservancia dará origen a las sanciones previstas en la ley.

Que producto de los informes de auditoría, visita de control fiscal y estudios de economía y política pública que realiza la Contraloría de Bogotá D.C., se deben generar acciones que subsanen los hallazgos de auditoria y eliminen las causas de aquellas situaciones evidenciadas que afecten la gestión de los sujetos de vigilancia y control fiscal y llevarlas al plan de mejoramiento.

Que la Directora de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Contraloría de Bogotá D.C., informó mediante comunicado del 20 de mayo de 2014, que "… para efectos de presentar los correspondientes planes de mejoramiento producto de las Auditorias finalizadas hasta la fecha, deberán presentarlos en Formato Excel de acuerdo al publicado en portal de la Contraloría. Para cumplir con los términos definidos, deberán allegar este archivo en Medio Magnético ante la respectiva Sectorial para su revisión. Una vez ajustada la implementación de dicho formato, en el SIVICOF, se informará oficialmente para que los sujetos de control realicen el correspondiente cargue".

Que se hace necesario actualizar el trámite que deben aplicar los sujetos de vigilancia y control fiscal para la formulación, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento derivado del informe de auditoría, visita de control fiscal o estudio de economía y política pública; así como el procedimiento que sigue la Contraloría de Bogotá D.C., para la evaluación del mismo.

Que en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá D.C.,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1º. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la formulación, modificación, seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., derivados de las auditorias de regularidad, desempeño, visita de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., sobre la vigilancia y control a la gestión fiscal de la Administración del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo.

ARTÍCULO 2º. PLAN DE MEJORAMIENTO. Es el documento que contiene el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal, tendientes a subsanar o corregir los hallazgos identificados en ejercicio de las auditorias de regularidad, desempeño, visita de control fiscal y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., sobre la vigilancia y control a la gestión fiscal de la Administración del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo; con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y a mitigar el impacto ambiental.

ARTÍCULO 3º. RESPONSABLES. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, tanto del sector central como descentralizado, o quien haga sus veces, el Curador Urbano, el Alcalde Local y el particular y/o entidad de carácter privado, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., a los cuales se haya comunicado informe de auditoría de regularidad, desempeño, visita de control fiscal o estudio de economía y política pública, con hallazgos que afecten la gestión del sujeto de vigilancia y control fiscal, deberán presentar el plan de mejoramiento, conforme lo establece la presente resolución reglamentaria.

PARÁGRAFO 1º. En los Fondos de Desarrollo Local, el plan de mejoramiento será presentado por el respectivo Alcalde Local.

PARÁGRAFO 2º. En los Fondos de Servicios Educativos, el plan de mejoramiento será presentado por el Secretario de Educación Distrital.

ARTÍCULO 4º. CONTENIDO. El plan de mejoramiento integra la totalidad de las acciones formuladas con el fin de corregir los hallazgos comunicados por la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 5º. FIRMA DIGITAL. Con el fin de asegurar que la información transmitida a través del SIVICOF sea la perteneciente a cada una de las entidades sujeto de vigilancia y control fiscal y para evitar el uso del papel, será exigible la firma digital de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

CAPÍTULO II

INCORPORACIÓN HALLAZGOS

ARTÍCULO 6º. Corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C. incorporar en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, los hallazgos definitivos comunicados en el informe final de auditoria, visita fiscal o estudio de economía y política pública, según corresponda.

CAPÍTULO III

FORMULACIÓN

ARTÍCULO 7º. FORMULACIÓN. El responsable señalado en el artículo 3º de la presente Resolución Reglamentaria, deberá definir la causa que originó el hallazgo de auditoria, la (s) acción (es), el indicador, la meta, el (las) área (s) responsable (s), de ejecutarlas y el cronograma respectivo, previsto en el formato de Plan de Mejoramiento y presentarlo únicamente a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF.

PARÁGRAFO 1: La fecha límite para la implementación de las acciones que se formulen no debe superar los doce (12) meses, contados a partir de la fecha de formulación del respectivo plan de mejoramiento. No obstante, para el caso de las acciones derivadas del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital, éstas podrán tener un mayor plazo, el cual debe estar debidamente justificado.

CAPÍTULO IV

MODIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPORTE

ARTÍCULO 8º. MODIFICACIÓN. El responsable señalado en el artículo 3º, de la presente Resolución Reglamentaria, sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., podrá solicitar por una sola vez, modificaciones debidamente justificadas, por escrito al Director Sectorial de Fiscalización o al Director de Estudios de Economía y Política Pública según corresponda de la acción o acciones, de la fecha de terminación, del indicador o de la meta propuesta.

No podrán realizarse modificaciones dentro de los treinta (30) días hábiles antes de la fecha programada de terminación de la acción a modificar.

PARÁGRAFO 1º. Cuando se presenten cambios en el gobierno Distrital, la nueva administración de cada sujeto de vigilancia y control fiscal, podrá solicitar ajustes a su plan de mejoramiento, dentro de los primeros cuatro (4) meses de su gestión, por una sola vez, con el fin de adecuar las acciones correctivas; caso en el cual se aplicará el mismo procedimiento establecido en el presente artículo.

ARTÍCULO 9º. SEGUIMIENTO. El seguimiento al Plan de Mejoramiento es una actividad permanente que corresponde realizar al sujeto de vigilancia y control fiscal, conforme al mecanismo que adopte internamente, tal como lo establece el Modelo Estándar de Control Interno - MECI. El resultado de este seguimiento deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá D.C.

PARÁGRAFO 1º. La Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, en cumplimiento de los roles establecidos en las normas vigentes, específicamente en su función evaluadora y de seguimiento, realizará la verificación del Plan de Mejoramiento, para determinar las acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes correspondientes.

PARÁGRAFO 2º. Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 10º. REPORTE El Plan de Mejoramiento con el respectivo seguimiento de la totalidad de las acciones, con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, se presentará a través del SIVICOF de conformidad con los parámetros y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C., para la rendición de la cuenta y la presentación de informes.

CAPÍTULO V

EVALUACIÓN

ARTÍCULO 11º. EVALUACIÓN. Corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., evaluar mediante auditoria de regularidad, el cumplimiento (eficacia) y la efectividad de las acciones del Plan de Mejoramiento formuladas para corregir los hallazgos provenientes de los informes de auditoría, visita fiscal o estudio de economía y política pública.

Se entiende que una acción ha sido efectiva cuando al implementarse, elimina la causa y subsana el hallazgo detectado por la Contraloría de Bogotá D.C., hecho que produce el cierre del hallazgo de auditoria.

PARÁGRAFO 1º. Respecto a las acciones cumplidas que no subsanaron la situación detectada por la Contraloría de Bogotá D.C., el auditor evaluará su impacto en el manejo de los recursos públicos y en el mejoramiento de la gestión de la entidad; decidirá su cierre y establecerá un nuevo hallazgo, situación que será comunicada a la entidad auditada.

ARTÍCULO 12º. INCUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO. Se entiende que el plan de mejoramiento se incumple cuando el resultado de la evaluación arroje que las acciones cumplidas no superan el 75% del total de las acciones cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación.

PARÁGRAFO 1º. No obstante lo previsto en este artículo, el sujeto de vigilancia y control fiscal deberá implementar las acciones no cumplidas dentro de los sesenta (60) días siguientes a la comunicación del informe definitivo de auditoria. Su incumplimiento dará lugar a las sanciones previstas en la ley.

CAPÍTULO VI

TÉRMINOS

ARTÍCULO 13º. INCORPORACIÓN DE HALLAZGOS. Las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, de Reacción Inmediata y de Estudios de Economía y Política Pública, según corresponda, incorporarán los hallazgos registrados en el informe final, previo a la comunicación al sujeto de vigilancia y control fiscal.

ARTÍCULO 14º. FORMULACIÓN. El sujeto de vigilancia y control fiscal deberá formular el plan de mejoramiento dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación del informe final o estudio de economía y política pública.

PARÁGRAFO 1º. El plan de mejoramiento en los Fondos de Servicios Educativos, será presentado por el Secretario de Educación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe de auditoría o estudio de economía y política pública.

PARÁGRAFO 2º. El plan de mejoramiento del Fondo de Desarrollo Local, será presentado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe de auditoría o estudio de economía y política pública.

PARÁGRAFO 3º. Los términos establecidos en el presente artículo serán prorrogables hasta por cuatro (4) días hábiles, por el Director Sectorial de Fiscalización, de Reacción Inmediata o el de Estudios de Economía y Política Pública, según corresponda, cuando el sujeto de vigilancia y control fiscal lo solicite por escrito aduciendo fuerza mayor o falla técnica comprobable.

ARTÍCULO 15º. MODIFICACIÓN. Aprobada la solicitud de modificación, el Director Sectorial de Fiscalización y el Director de Estudios de Economía y Política Pública, según corresponda, remitirá copia de la respuesta con el radicado en el sujeto de vigilancia y control fiscal a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para que habilite el SIVICOF, durante los cinco (5) días hábiles siguientes.

CAPÍTULO VII

SANCIONES

ARTÍCULO 16º. CAUSALES DE SANCIÓN. La Contraloría de Bogotá D.C., podrá según el caso, imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables establecidos en el artículo 3º de la presente Resolución Reglamentaria, cuando con su conducta, incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100 y siguientes de la Ley 42 de 1993.

Serán causales de sanción, el incumplimiento del plan de mejoramiento previsto en el artículo 9 de la presente resolución, el reiterado incumplimiento de acciones que subsanen los hallazgos de auditoria, al igual que la inobservancia en los aspectos de presentación, forma, términos y contenido, establecidos en el presente acto administrativo.

ARTÍCULO 17º. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. Para la imposición de sanciones la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente en la Entidad, en concordancia con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.

CAPÍTULO VIII

OTRAS DISPOSICIONES

ARTÍCULO 18º. AJUSTE DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Cambiar el nombre del Procedimiento para la presentación, modificación y seguimiento al plan de mejoramiento por Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento.

ARTÍCULO 19º. ADOPCIÓN PROCEDIMIENTO. Adoptar la versión 13.0 del Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento, Código 4017, del proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

ARTÍCULO 20º. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del Director Sectorial de Fiscalización, Subdirector Técnico de Fiscalización y Gerente velar por la divulgación, actualización y mejoramiento del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO  21º. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución Reglamentaria 003 del 14 de enero de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de diciembre del año 2015.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

.

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PVCGF-15

Versión: 13.0

Página 1 de 14

FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2015

Aprobó elaboración o modificación

Revisión técnica

Firma:

Firma:

Nombre: Ligia Inés Botero Mejía

 

Nombre: Biviana Duque Toro

Cargo: Contralora Auxiliar

Cargo: Directora Técnica de Planeación

 

1. OBJETIVO(S):

Estandarizar las actividades para el registro de los hallazgos comunicados en los informes finales de auditoría, visita fiscal o estudio de economía y política pública y la posterior evaluación del plan de mejoramiento que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentan a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del SIVICOF.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia con la incorporación de los hallazgos comunicados en el informe final de auditoría, visita fiscal y/o estudio de economía y política pública y termina con el registro del resultado de la evaluación del plan de mejoramiento en el SIVICOF, de acuerdo con la valoración de la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal.

Comprende:

6.1 Incorporación de los hallazgos en el SIVICOF

6.2 Evaluación del Plan de Mejoramiento

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA

FECHA

DESCRIPCIÓN

Ley 42

26 de enero de 1993

Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen.

Ley 527

18 de agosto de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474

Julio 12 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención e investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1437

Enero 18 de 2011

Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Acuerdo 519

26 de diciembre de 2012

"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"

Decreto 943

21 de Mayo de 2014

Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI-2014

Decreto 4485

18/11/2009

Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública para el Estado Colombiano.

NTD-SIG 001:2011

2011

Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales.

Sentencia C-103

Marzo 11 de 2015

Declara inexequible el numeral 7 del artículo 5 del Decreto 267 de 2000.

4. DEFINICIONES:

ACCIÓN CORRECTIVA. Acción necesaria para corregir las desviaciones encontradas en la gestión, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable, está orientada a prevenir que los riesgos se materialicen.

EFECTIVIDAD: capacidad de la acción para subsanar la situación evidenciada por la Contraloría y el impacto de su incumplimiento en el uso de los recursos públicos y el mejoramiento de la gestión

EFICACIA: Grado de cumplimiento de la acción.

ESTADO DE LA ACCIÓN: Una acción puede presentar los siguientes estados: Cerrada, Incumplida, Inefectiva.

CERRADA: Acciones que han sido cumplidas en un 100%. Incluye las que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento.

INEFECTIVA: la acción ha sido cumplida sin embargo, la situación detectada por la CB persiste. En este evento el auditor determina su impacto en el manejo de los recursos públicos y en el mejoramiento de la gestión para formular un nuevo hallazgo.

INCUMPLIDA: Esta clasificación la determina el Auditor de la Contraloría de Bogotá, D.C. sobre aquellas acciones cuya fecha de terminación se encuentra vencida sin que el sujeto de vigilancia y control fiscal la haya ejecutado.

PLAN DE MEJORAMIENTO. Es el documento que contiene el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal, tendientes a subsanar o corregir los hallazgos identificados en ejercicio de la auditoria de regularidad, de desempeño, visita de control fiscal e informes de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., sobre la vigilancia y control a la gestión fiscal de la Administración del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo; con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF). Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta remitida por los sujetos vigilancia y control fiscal, permitiendo su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

5. ANEXOS:

No aplica.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1 Incorporación de los hallazgos en el SIVICOF

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

Dirección de Reacción Inmediata

Profesional Especializado y/o Universitario

(Dirección de Estudios de Economía y Política Pública)

Ingresa al SIVICOF para incorporar los hallazgos comunicados en el Informe Final de Auditoria, visita fiscal o Estudio de Economía y Política Pública.

Genera dos archivos: En Excel y en STR.

 

Radicación SIGESPRO

Observación:

Esta actividad se realiza previamente a la comunicación del informe final.

 

2

SUBDIRECTOR Y/O GERENTE

Verifica que en el archivo Excel se encuentre registrada la totalidad de los hallazgos comunicados en el informe final de auditoria, visita de control fiscal o informe de economía y política pública.

.

Punto de Control

Verifica que los hallazgos definitivos se hayan incorporados en el SIVICOF, por parte del Equipo de Auditoría, antes de la firma del informe final.

El plan de mejoramiento se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF.

3

DIRECTOR TÉCNICO

Remite el archivo STR a la Dirección de Tecnologías de la Información y las comunicaciones para su cargue en el SIVICOF.

.

Observación:

Esta actividad se realiza con anterioridad a la comunicación del informe final.

4

Profesional Universitario, Especializado TIC

Carga el archivo en el SIVICOF

Certificado SIVICOF

Observación

En el evento de encontrar observaciones informa al Director Técnico para ajuste del archivo.

5

DIRECTOR TÉCNICO

Comunica el informe final.

.

.

6.2 Evaluación del Plan de Mejoramiento

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1

Profesional Especializado y/o Universitario

Genera el reporte de plan de mejoramiento que contenga las acciones con fecha de terminación anterior a la fecha de evaluación.

Reporte SIVICOF

.

2

Director Técnico Sectorial,

Director de Reacción Inmediata,

Director de Estudios de Economía y Política Pública

Gerente

Analiza el reporte de plan de mejoramiento y determina las acciones cuyo plazo de ejecución se encuentra cumplido a la fecha de evaluación.

Registra en el Plan de Trabajo las acciones a verificar y asigna el responsable de su evaluación.

Verifica en el SIVICOF, que el sujeto de vigilancia y control fiscal haya formulado acciones para la totalidad de hallazgos en la forma, términos y métodos reglamentados.

.

Observación

La evaluación al plan de mejoramiento se debe realizar sobre el 100% de las acciones que el sujeto debió haber implementado a la fecha de evaluación, no obstante, dependiendo del número de acciones se pude priorizar aquellas acciones de mayor impacto en la gestión de los recursos públicos.

Punto de control

En caso de encontrar incumplimiento en el contenido, forma, términos o método establecido para la formulación del plan de mejoramiento, activa el procedimiento para el Proceso Administrativo Sancionatorio.

2

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

Profesional Especializado y/o Universitario

(Dirección de Estudios de Economía y Política Pública)

Verifica mediante soportes y pruebas de auditoria el cumplimiento de las acciones y su efectividad para subsanar la causa que originó el hallazgo.

Diligencia en el SIVICOF, las siguientes columnas del formato de evaluación:

Eficacia: Porcentaje de avance de la acción.

Efectividad: capacidad de la acción para subsanar la situación detectada por la Contraloría de Bogotá, D.C. n porcentaje.

Estado de la Acción: Selecciona de la lista delegable una de las siguientes opciones:

Cerrada: La acción se cumplió en el 100%,

Incumplida: La acción no ha sido ejecutada y la fecha de terminación se encuentra vencida.

Inefectiva: la acción ha sido cumplida sin embargo, la situación detectada por la CB persiste. En este evento el auditor determina su impacto en el manejo de los recursos públicos y en el mejoramiento de la gestión para formular un nuevo hallazgo. Situación que registra en la columna de Análisis Evaluación indicando la referencia del nuevo hallazgo (Ej. 3.2.1).

.

 

 

 

 

 

 

Observación

La evaluación debe realizarse a partir de la información que suministra la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en el sujeto de vigilancia y control fiscal.

La Dirección de Estudios de Economía y Política Pública realizará el seguimiento a aquellas acciones derivadas del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.

El sujeto de vigilancia y control fiscal deberá implementar las acciones incumplidas dentro de los sesenta (60) días siguientes a la comunicación del informe definitivo de auditoria.

 

3

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

 

Diligencia la matriz de calificación de la gestión fiscal.

Determina el porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento mediante la siguiente operación:

(Total de acciones cumplidas

Total de acciones evaluadas por el auditor) *100.

Mayor o igual que 75%: Cumplido

Menor que 75%: Aplica proceso administrativo sancionatorio.

.

Observación

Ver instructivo calificación de la gestión fiscal.

Punto de control

Para el caso de las acciones que evalúa la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública, no aplica la calificación para obtener el porcentaje asignado en la Matriz de calificación de la gestión fiscal.

4

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

Profesional Especializado y/o Universitario

(Dirección de Estudios de Economía y Política Pública

Presenta los resultados de la evaluación al plan de mejoramiento.

Aplica procedimiento para la identificación, evaluación, cualificación y cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal, en caso de presentarse.

 

.

Observación

Los resultados se presentarán según el Plan de Trabajo.

5

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

Profesional Especializado y/o Universitario

(Dirección de Estudios de Economía y Política Pública

Elabora informe del factor plan de mejoramiento debidamente firmado y lo presenta al Subdirector o Gerente.

Informe por Factor firmado

Punto de control

Cada integrante del equipo auditor presenta al superior el informe debidamente firmado y fechado, respecto del tema asignado para su revisión y ajustes correspondientes, el cual debe ser revisado tanto en su contenido como en su forma para los ajustes correspondientes.

En el evento que la evaluación se realice por varios auditores se debe identificarse claramente los aportes individuales.

6

Profesional Especializado y/o Universitario

(Equipo Auditor)

Profesional Especializado y/o Universitario

(Dirección de Estudios de Economía y Política Pública

Registra el resultado de la evaluación del plan de mejoramiento en el SIVICOF, de acuerdo con la valoración de la respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal.

Carga el formato de evaluación auditor en el SIVICOF.

Certificado SIVICO, cargue formato Evaluación Auditor.

Observación

El auditor debe registrar claramente el Estado de la Acción producto de la evaluación realizada.

Punto de Control

El Gerente o Subdirector, según corresponda verifica que en el informe se señalen claramente los hallazgos cerrados para que se retiren del plan de mejoramiento.

7. ANEXOS

No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión

No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha

Descripción de la modificación

1.0

RR 20 Mar-14/03

Revisión por parte del grupo de implementación del Sistema de Gestión de Calidad sobre la operacionalización del procedimiento documentado versión 1.0 de conformidad con inquietudes presentadas por los auditores y miembros del grupo

Redefinición, de objetivo, alcance base legal, definiciones y actividades descritas en el procedimiento.

La consecuencia cambio total del procedimiento documentado definido en la versión 1.0 adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 020 de marzo de 2003.

2.0

RR 30 May-21/03

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.

Se modificó el alcance del procedimiento, la base legal y se incluyeron los registros de oficio remisorio y acta de Comité Técnico Sectorial.

Se modificaron las actividades de la Descripción del Procedimiento, dado que se incluyeron las relacionadas con la modificación al Plan de Mejoramiento.

Se ajustó el anexo 1 y se adicionó anexo 2.

3.0

RR 51 Dic-30/04

El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.

Se eliminan como registros el Plan de Mejoramiento, el informe estadístico y el Acta de Comité Técnico Sectorial y se incluye el Formato de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.

Se unifican las actividades 1 y 2.

En la actividad 3 se subdivide en dos (2) actividades para aclarar responsabilidades.

Se eliminan las actividades 5 y 6, correspondientes al seguimiento.

Se eliminan los anexos 1 y 2 y se incluye el anexo denominado Formato de Plan de Mejoramiento.

4.0

RR 45 Nov-30/05

Cambia de versión

5.0

RR 18 Ago-14/06

El sujeto de control presenta el plan de mejoramiento a través del SIVICOF.

En cada sujeto de control fiscal sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones del plan de mejoramiento anterior, no cerradas por el equipo auditor.

En caso que el plan de mejoramiento ajustado tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor Auxiliar de Bogotá, en mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial, dirimirá las diferencias y proferirá la conformidad correspondiente o dejará constancia de dicha situación.

El resultado del seguimiento al plan de mejoramiento se analiza en mesa de trabajo.

Se ajusta el procedimiento y el formato a lo establecido en la resolución reglamentaria que deroga las resoluciones reglamentarias 053 de 2001 y 023 de 2002.

Se ajusta la metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones.

Se indican las actividades que deben realizarse a través de los aplicativos implementados en la Entidad, SIGESPRO y SIVICOF.

 

El seguimiento se realizará por lo menos una vez al año, a través de una auditoría especial, en todo caso para efectos de la auditoria modalidad regular se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.

Resultado del seguimiento se cerrarán las acciones cumplidas en el 100% evento en el cual el sujeto de control retirará la acción del plan de mejoramiento.

6.0

RR 26 Dic-28/07

Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009, se incluye el Decreto 1599 de 2005 y cambia de nombre.

En la actividad 2 el Director Técnico asigna a los funcionarios para la revisión del plan de mejoramiento.

En la actividad 4 podrá otorgarse una segunda evaluación siempre que se ajuste a los términos previstos en la Resolución que establece los parámetros para la conformidad al plan de mejoramiento.

En la actividad 5 las diferencias deberán ser dirimidas, en una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la Dirección Sectorial, convocada por el Contralor Auxiliar dentro de los tres días hábiles siguientes a la no conformidad al Plan de Mejoramiento.

En la actividad 6 se incluyen como actividades nuevas, que se publique el Plan de Mejoramiento en la página WEB, (informática tiene cinco días) y que el Director presente al responsable del proceso un informe sobre los planes de mejoramiento del sector.

En la actividad 1 del seguimiento se establece que a criterio del Director Sectorial, dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, se podrá programar auditoria especial con ese propósito, previa aprobación del Comité Técnico.

Se incluye una actividad nueva que corresponde a la modificación del plan de mejoramiento y/o cambio de fecha y actividades contenidas en él.

7.0

RR 29 Nov-3/09

Se modifica: el alcance del procedimiento, las definiciones, se incluyen nuevos registros y puntos de control.

Se modifican las actividades del procedimiento con el objeto de asegurar una apropiada conformidad, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento.

Se establecen controles para que el plan de mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.

Se modifica el instructivo del anexo 1

Se modifica el anexo 2 y se establece que el cumplimiento del plan de mejoramiento depende del grado de avance de las acciones.

8.0

RR 015 de mayo 14 de 2010

En el numeral 7.1., actividad 3, y numeral 7.3, actividad 6, punto de control, para las acciones abiertas se adiciona "y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta."

En el numeral 7.3:

Actividad 3, cuando se evalúa el informe de avance, se adiciona "aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control."

8.0

RR 15 de mayo 14 de 2010

Actividad 4, punto de control, se adiciona "En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente."

Actividad 8, se elimina incorporar el plan de mejoramiento en SIGESPRO.

En el anexo 2 se elimina la nota que excluía del cálculo para establecer el cumplimiento del plan de mejoramiento las acciones que se encontraban en ejecución.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

Se incorpora la modalidad de auditoria abreviada especificando las actividades y/o registros que no aplican a la misma.

10.0

R.R. 033 de diciembre 9 de 2011

En el nombre del procedimiento se cambia la palabra "Conformidad" por "Formulación".

Se ajusta el normograma

Se modifica el alcance del procedimiento, así:

El procedimiento inicia cuando el Director Sectorial y/o Director de Economía y Finanzas Distritales, remite copia a la Dirección de Informática del oficio con el cual se comunica el informe producto de la vigilancia Micro o Macro al sujeto de control o al Alcalde Mayor según corresponda, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos y termina cuando el Director Sectorial y/o Director de economía y Finanzas Distritales, analiza el resultado y sustenta ante el Comité Técnico Sectorial el inicio al Proceso Administrativo Sancionatorio, en el evento de presentarse incumplimiento en el plan de mejoramiento.

En definiciones y en el procedimiento se suprime la "conformidad del plan de mejoramiento".

En la descripción del procedimiento, se suprimen las actividades de la 2 a la 7 del numeral 7.1 y la actividad No. 10 del numeral 7.3. Así mismo se incorpora la actividad 2 relacionada con responsabilidades del representante legal del sujeto de control, en consecuencia se ajusta la numeración de las actividades.

11.0

R.R. 030 de Diciembre 28 de 2012

Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.

Se integra en la resolución reglamentaria la parte sustantiva y el procedimiento.

Se elimina la Metodología para establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones.

Se establece la forma de calificación del Plan de Mejoramiento, desde dos ópticas: la eficacia entendida como en grado de cumplimiento de las acciones previstas y la efectividad es decir, el efecto de las acciones para subsanar la situación evidenciada por la Contraloría de Bogotá, D.C., en los informes de la actuación de control fiscal o en los estudios de economía y política pública.

Se concibe el plan de mejoramiento como un elemento propio del sistema de control interno y de gestión de los sujetos de control.

El seguimiento se realiza a partir del informe de evaluación y seguimiento que realizan las Oficinas Asesoras de control Interno o quien haga sus veces en los sujetos de vigilancia y control fiscal.

12.0

R.R. 003 del 14 de enero de 2014

Se actualiza el procedimiento en atención a:

En el SIVICOF se establecen cuatro formularios: Hallazgos, Formulación, Seguimiento y Evaluación. La incorporación de los hallazgos comunicados en el informe final de auditora, visita fiscal o estudio de economía y política pública la realiza el Equipo Auditor, la formulación y modificación, el seguimiento lo realiza el sujeto de vigilancia y control fiscal y la evaluación que realiza el auditor.

Se establece el término de ocho (8) días hábiles para la formulación del plan de mejoramiento.

La Dirección de Estudios de Economía y Política Pública realizará la evaluación de las acciones derivadas del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.

Corresponde a la Contraloría cargar en el SIVICOF el formulario de hallazgos y el de evaluación auditor.

El procedimiento se ajustó conforme a la resolución reglamentaria que fija los parámetros para el trámite del Plan de Mejoramiento, se establece que el plan se cumple cuando el porcentaje de acciones cumplidas es igual o superior al 75%.

Se elimina el anexo 1 Calificación Plan de Mejoramiento.

Se cambia el nombre del procedimiento para la presentación, modificación y seguimiento al plan de mejoramiento por Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que la formulación, modificación y el seguimiento lo realiza el sujeto e vigilancia y control fiscal.

13.0

R.R. 069 de diciembre 28 de 2015

 

 

 .

 

 

 

 

 

 

 

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5743 de diciembre 29 de 2015.

 
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