RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Bogotá D.C., 11 de julio de 2011

PAD

C-016-2011

Doctora

JANETH CECILIA GONZÁLEZ CABRERA

Procuradora Regional de Arauca

Arauca, Arauca

Ref.: Su oficio PARA-448 del 15 de febrero de 2011

Respetada Doctora:

En el escrito de la referencia, pide usted conceptuar sobre la viabilidad de obtener copia de las historias clínicas de menores de edad, o de las obrantes en aquellos procesos que cursan en las Oficinas de Control Disciplinario Interno, respecto de los cuales se ejerza el poder disciplinario preferente.

De igual manera, pide información respecto a los requisitos que se deben observar para el trámite pertinente, en aras de asegurar el derecho a la intimidad de los menores.

En primer lugar, he de advertirle que la función consultiva asignada a este Despacho, (artículo 9, numeral 3 del Decreto 262 de 2000), no permite absolver casos particulares o concretos; así se ha establecido en la Resolución número 127 del 3 de abril de 2008, proferida por el señor Procurador General de la Nación, reglamentando el ejercicio del derecho de petición en este organismo de control; con mayor razón, los casos puntuales no serán atendidos si los hechos son susceptibles de procesos disciplinarios. Por lo tanto, las respuestas en estos casos se deben limitar a suministrar elementos de juicio de carácter general y abstracto que sirvan para ilustrar el tema que interesa al peticionario.

Respecto al tema de consulta, es pertinente empezar por hacer referencia al marco jurídico que regula la reserva de las historias clínicas, para pasar luego a ver qué disposiciones específicas regulan la reserva frente a las autoridades públicas en ejercicio de sus funciones:

La Ley 23 de 1981 "Por la cual se dictan normas en materia de Ética Médica", en su artículo 34, define este documento como “el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos en la Ley.”

A su vez, la Resolución No. 1995 de 1999 "Por la cual se dictan normas para el manejo de la historia clínica", señala en el artículo 14, que podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1). El Usuario

2). El Equipo de Salud

3). Las Autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos en la ley.

4). Las demás personas determinadas en la ley.

En este orden de ideas, el acceso a la historia clínica a personas diferentes del propio paciente, se entiende autorizado única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes debiendo, en todo caso, mantenerse la reserva legal.

Ahora bien, el numeral 4 del artículo 14 de la citada Resolución 1995 de 1999, ha consagrado la posibilidad de que accedan a la historia clínica aquellas otras personas que expresamente autorice la ley; en este sentido, vale la pena señalar que de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones y que corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.

En consecuencia, estimamos que pese a la ausencia de una autorización expresa del legislador, también pueden acceder a la historia clínica, no obstante su carácter de documento reservado, “las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones”, autorización genérica dentro de la cual caben las autoridades disciplinarias.

De otra parte, téngase en cuenta que dentro de los deberes señalados a los servidores públicos, se encuentra en el numeral 15 de la Ley 734 de 2002, “El de permitir a los representantes del Ministerio Público, fiscales, jueces y demás autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones”.

De ésta última disposición, surge entonces como consecuencia que el acceso a las historias clínicas no solamente es un derecho de las autoridades públicas, sino que para quien las custodia, si fuere servidor público, es deber expresamente señalado por el legislador, el permitir dicho acceso.

En consecuencia, el acceso a las historias clínicas de los menores de edad, le es permitido no solo a la Procuraduría General de la Nación, cuando investiga de primera mano un hecho eventualmente constitutivo de falta disciplinaria, como también cuando asume el conocimiento de una investigación en ejercicio del poder disciplinario preferente; también están facultadas para acceder al citado documento todas las demás autoridades que ejerzan funciones públicas que así lo demanden debiendo, en todo caso, manejar con absoluta discreción el dato objeto de reserva, máxime si se tiene en cuenta que los menores son sujetos de especial protección por el ordenamiento jurídico.

Para asegurar dicha reserva, se deberá conformar con la documentación en cita un cuaderno separado (inciso 3° del artículo 29 del Decreto 01 de 1984), de modo que solo tenga acceso a él la autoridad competente y, eventualmente el disciplinado, quien deberá suscribir el compromiso de mantener la reserva, so pena de las sanciones que la ley establece.

Por último, téngase en cuenta que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5º de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984.

Atentamente,

JUAN CARLOS NOVOA BUENDÍA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-016-2011

JCNB/MDCR