RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN 611 DE 2015 (Diciembre 31) Derogada por el art. 6, Resolución 237 de 2019 Por la cual se adoptan los Procedimientos para la Administración y Manejo de Recursos del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático - FONDIGER EL DIRECTOR DEL INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CÁMBIO CLIMÁTICO – IDIGER En ejercicio de sus facultades y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 546 de 2013 y el numeral 5 del artículo 4 del Decreto Distrital 174 de 2014 y, CONSIDERANDO: Que el artículo 54 de la Ley 1523 de 2012 ordena que las entidades territoriales constituyan sus propios fondos de gestión de riesgos, como cuentas especiales con autonomía técnica y financiera con el propósito de invertir, destinar y ejecutar sus recursos en la adopción de medidas de conocimiento y reducción de riesgos de desastres, preparación, respuesta, rehabilitación y reconstrucción; además, en el parágrafo de dicha norma establece que los recursos son de carácter acumulativo y no podrán ser retirados en ningún caso por motivos diferentes a la gestión de riesgos. Que el artículo 12 del Acuerdo Distrital 546 de 2013 creó el Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático de Bogotá- FONDIGER, como una cuenta especial del Distrito Capital, con independencia patrimonial, administrativa, financiera, contable y estadística, administrado por el IDIGER, para el cumplimiento del objeto y alcance del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - SDGR CC. Que el parágrafo del citado artículo 12 establece que la ordenación del gasto y representación del FONDIGER estará a cargo del Director General del IDIGER. Que el Decreto Distrital 174 de 2014 reglamenta el funcionamiento del FONDIGER, y en su artículo 8 establece las funciones de la Junta Directiva, especialmente el numeral 10 que contempla la aprobación del Reglamento Operativo de Administración y Manejo de los Recursos del FONDIGER. Que mediante el Acuerdo 002 de 2015 de la Junta Directiva del FONDIGER se aprobó el presupuesto y se distribuyeron los recursos del FONDIGER para la vigencia del año 2015. Que mediante el Acuerdo 003 del 1° de abril de 2015 proferido por la Junta Directiva del FONDIGER se aprobó el Reglamento Operativo de Administración y Manejo de los Recursos del FONDIGER, de conformidad con el numeral 10 del artículo 8 del Decreto Distrital 174 de 2014. Que el numeral 5 del artículo 4 del Decreto Distrital 174 de 2014 establece como función del Director General del IDIGER: "Garantizar el desarrollo de las actividades administrativas, financieras, contables, jurídicas y estadísticas, para el seguimiento y control a la ejecución de los recursos del FONDIGER". Que en la ejecución de los recursos de la vigencia 2015 se desarrollaron procesos y procedimientos que se requieren unificar para la administración y manejo de los recursos del FONDIGER. Que en mérito de lo expuesto, se RESUELVE: ARTÍCULO 1. Adoptar los Procedimientos para la Administración y Manejo de Recursos del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático – FONDIGER, en desarrollo del Reglamento Operativo de Administración y Manejo de los Recursos del FONDIGER. PARÁGRAFO ÚNICO. Hace parte íntegra del presente acto administrativo el documento denominado "Procedimientos para la Administración y Manejo de Recursos del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático – FONDIGER". ARTÍCULO 2. La Oficina Asesora de Planeación deberá articular los Procedimientos adoptados en la presente Resolución, a los procesos establecidos en cada una de las áreas responsables e incorporarlos al Sistema Integrado de Gestión del IDIGER. ARTÍCULO 3. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D.C., a 31 días del mes de diciembre del año 2015. JAVIER PAVA SÁNCHEZ Director General IDIGER Procedimientos para la Administración y Manejo de Recursos del FONDIGER 2015 Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER
SDGR-MA-01 VERSION 3 31/12/2015 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. LOS RECURSOS DEL FONDIGER 5. EL COMPONENTE FINANCIERO 5.1. El Proceso Presupuestal. 5.1.1. La Programación Presupuestal. 5.1.2. La cuota de gasto del FONDIGER en el Presupuesto Anual del Distrito Capital. 5.1.3. Preparación del presupuesto del FONDIGER 5.1.4. Elaboración del proyecto de presupuesto anual del FONDIGER. 5.1.5. Presentación del Proyecto de Presupuesto Anual FONDIGER 5.1.6 Presentación del Proyecto de Presupuesto a la Junta Directiva del FONDIGER 5.1.7 Registro del Presupuesto en PREDIS local. 5.2 La Ejecución. 5.2.1 Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal. CDP. 5.2.2 Los Certificados de Registro Presupuestal. CRP. 5.3 De la ordenación del gasto. 5.3.1 De las cajas menores 5.3.1 De la ordenación del pago 5.4 El Cierre de la Vigencia. 5.4.1 De las cuentas por pagar. 5.4.2 De las reservas presupuestales. 5.4.3 El Cierre de la Vigencia. Los Ingresos. 5.4.4 El Cierre de la Vigencia. Los Gastos. 5.5 Las Modificaciones Presupuestales. 6 Componente del Régimen de Tesorería 6.1 La gestión de los Pagos. 6.2 Las Fuentes de Financiamiento del FONDIGER. 6.3 Las Inversiones. 6.4 El cierre de la vigencia. Tesorería. 7. COMPONENTE DEL RÉGIMEN CONTABLE 8. COMPONENTE DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 8.1 Liquidación de los Convenios 8.2. De los bienes adquiridos con recursos del FONDIGER 9. MEDIDAS EXCEPCIONALES EN SITUACIÓN DE EMERGENCIA DECLARADA 10. LOS PROCESOS FINANCIEROS 10.1. Presupuesto FONDIGER 10.1.2. Políticas de Operación 10.1.3 Glosario 10.1.4. Descripción de Actividades 10.1.5. Formatos y Registros 10.1.6. Diagrama de Flujo 10.1.7. Control de Cambios. 10.1.8. Aprobación. 10.2 La ordenación del gasto. 10.2.1 Frecuencia De Revisión 10.2.2. Documentos Y Registros De Referencia 10.2.3 Control De Cambios 10.2.4 Aprobación 10.3.1. Políticas de Operación 10.3 La ordenación del pago. 10.3.2 Glosario 10.3.3 Descripción de Actividades 10.3.4 Formatos y Registros 10.3.5 Diagrama de Flujo 10.3.6. Control de Cambios. 10.3.7. Aprobación. 10.4. Componente de Ordenación del Gasto en el FONDIGER 10.4.1. Formatos y Registros 10.4.2. Diagrama De Flujo 10.4.3 Documentos y Registros De Referencia 10.4.4 Control De Cambios 10.4.5 Aprobación 11. ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES DEL MANUAL 1. INTRODUCCIÓN El Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático de Bogotá, D.C.,- FONDIGER, es el instrumento financiero creado mediante el Acuerdo 546 de 2013 y reglamentado por el Decreto 174 de 2014, con el propósito de apalancar las actividades del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, a partir de los instrumentos de planificación sectoriales del Plan Distrital de Gestión de Riesgos, la Estrategia Distrital de Respuesta y el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. FONDIGER, corresponde a un fondo cuenta con autonomía e independencia para que a través de su Junta Directiva, se tomen las decisiones sobre la distribución de los recursos para el Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, de manera que se cuente con financiación para la realización de las acciones que permitan el logro de los objetivos establecidos en el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático Decreto 579 del 23 de Diciembre de 2015. El financiamiento del FONDIGER según lo establecido en el artículo 16 del Acuerdo 546 de 2013 está constituido por los recursos provenientes de: (i) La cuenta especial de la Secretaría de Hacienda - Tesorería Distrital denominada Fondo de Gestión del Riesgo – Ley 1523 de 2012 a la que se refiere el parágrafo del artículo 12 del Decreto No. 164 del 12 de abril de 2013, (ii) Los recursos y bienes que el IDIGER transfiera al FONDIGER, (iii) Una suma anual de forzosa inclusión en el presupuesto Distrital no inferior al 0.5% de los ingresos corrientes tributarios de la Administración Central de libre destinación, (iv) Los aportes que puedan efectuar a este Fondo, las entidades y empresas de carácter internacional, nacional, departamental, distrital o particular y las personas naturales, (v) Los recursos provenientes de las estrategias de protección financiera frente al riesgo de desastres y (vi) Los rendimientos financieros que genere el FONDIGER. El presente Manual de procedimientos considera: (i) la esencia del tipo de Fondo que se va a operar, (ii) la caracterización básica del mismo, (iii) el marco normativo y (iv) los requerimientos necesarios para que el Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático cuente con un instrumento operativo y eficiente para cumplir con los propósitos del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. De esta manera se busca dar cumplimiento al artículo 11 del Decreto 174 de 2014, en lo que corresponde a los procedimientos que permitan aprobar los instrumentos de operación y manejo de los recursos del Fondo cuenta, como uno de los requisitos para su puesta en funcionamiento y sus disposiciones son de aplicación obligatoria para la ejecución, respecto al uso de los recursos distribuidos. 2. OBJETIVO El propósito del presente Manual es definir los procedimientos más relevantes para el desarrollo de las actividades en cada una de sus fases, los temas financieros, contractuales, de seguimiento y evaluación en cumplimiento de las disposiciones del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático - FONDIGER, creado para los fines anteriormente mencionados y su contenido se soporta en la normatividad emitida a la fecha para el desarrollo del FONDO. 3. ALCANCE La adopción del Manual de Procedimientos está dirigido a las entidades y actores que conforman el Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático SDGRCC, a los cuales se les distribuya recursos del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático – FONDIGER Este manual desarrolla el Reglamento Operativo de Administración y Manejo de los Recursos del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y cambio Climático FONDIGER adoptado por la Junta de Directiva mediante el Acuerdo No.003 de 2015. En relación con la destinación de los recursos del FONDIGER, el artículo 15 del Acuerdo 546 de 2013, establece que el Fondo contará al menos con las siguientes subcuentas de destinación específica: a) Subcuenta de Conocimiento y Reducción de Riesgos. Los recursos de esta subcuenta serán destinados a apoyar el financiamiento de proyectos de identificación y percepción, análisis y evaluación de las amenazas, vulnerabilidades y riesgos, y la ejecución de medidas correctivas para la reducción de riesgos existentes, el reasentamiento de familias en condiciones de alto riesgo, la recuperación del territorio y la prevención de nuevos riesgos. b) Subcuenta para la Adaptación al Cambio Climático. Los recursos de esta subcuenta serán destinados a apoyar el financiamiento de proyectos para la adaptación frente a los efectos del cambio climático y en particular para disminuir gradualmente las actuales condiciones de vulnerabilidad del Distrito Capital frente a la Variabilidad y Cambio Climático. c) Subcuenta de Manejo de Emergencias, Calamidades y/o Desastres. Los recursos de esta subcuenta serán destinados a apoyar el financiamiento de las acciones de planificación, preparación y logística para la activación de los sistemas de alerta temprana y la respuesta integral a situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre, al igual que el reconocimiento de las ayudas humanitarias de cualquier naturaleza, rehabilitación y reconstrucción post emergencia, calamidad y/o desastre de las condiciones socioeconómicas, ambientales y físicas bajo criterios de seguridad y desarrollo sostenible. Para cada una de las sub cuentas, el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático estableció nueve (9) líneas de inversión y treinta y nueve (39) programas de inversión. Con base en ellos la Junta Directiva del Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático., establece la distribución de los recursos para adelantar las acciones programadas en el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. 4. LOS RECURSOS DEL FONDIGER Teniendo en cuenta lo reglamentado en el Artículo 15 del Acuerdo 546 de 2013, el FONDIGER estará constituido por los siguientes recursos: a) Los recursos de la cuenta especial de la Secretaría de Hacienda- Tesorería Distrital denominada Fondo de Gestión del Riesgo – Ley 1523 de 2012 a la que se refiere el parágrafo del artículo 12 del Decreto No. 164 del 12 de abril de 2013. b) Los recursos y bienes que el IDIGER transfiera al FONDIGER. c) Una suma anual de forzosa inclusión en el presupuesto Distrital no inferior al 0.5% de los ingresos corrientes tributarios de la Administración Central de libre destinación. d) Los aportes que puedan efectuar a este Fondo, las entidades y empresas de carácter internacional, nacional, departamental, distrital o particular y las personas naturales. e) Los recursos provenientes de las estrategias de protección financiera frente al riesgo de desastres. f) Los rendimientos financieros que genere el FONDIGER. Los recursos del FONDIGER, serán de carácter acumulativo y no podrán en ningún caso ser retirados del mismo por motivos diferentes a la gestión de riesgos, en cumplimiento a lo establecido en el parágrafo del artículo 54 de la Ley 1523 de 20121 5. EL COMPONENTE FINANCIERO El FONDIGER es una masa de recursos monetarios del Distrito Capital que tiene como finalidad apalancar financieramente a los órganos y entidades que integran la administración central, descentralizada y de las localidades del distrito capital, las acciones que la gestión del riesgo de cada una de ellas requiera en el marco de las políticas del Sistema Distrital del Riesgo y Cambio Climático y el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. La administración financiera de los recursos del FONDIGER tiene tres procesos a saber: i) Presupuestal, ii) Tesorería y iii) Contabilidad. 5.1. El Proceso Presupuestal. La naturaleza del FONDIGER es la de un fondo acumulable de recursos para ser usados de manera ágil sin más restricciones que la existencia misma de los fondos; se ha querido entregar un marco mínimo presupuestal, para facilitar el control de la ejecución, así como la consolidación de las cuentas fiscales del Distrito Capital. Para ello se presenta un marco mínimo de control presupuestal de los recursos en desarrollo del principio de la transparencia que rige la administración pública. 5.1.1 La Programación Presupuestal. La programación presupuestal del FONDIGER tiene dos instancias, la primera hace relación a la cuota de gasto asignada en el presupuesto anual del Distrito Capital, y la segunda a la programación de la citada cuota, en el presupuesto del FONDIGER. 5.1.2 La cuota de gasto del FONDIGER en el Presupuesto Anual del Distrito Capital. La proyección de gastos e Inversiones se hará con base en las necesidades derivadas de la ejecución del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – PDGR-CC, cuya proyección debe ser consolidada por el Director del IDIGER, de acuerdo con los términos y condiciones que para tal efecto establezca la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto para la programación presupuestal de los órganos y entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital. 5.1.3 Preparación del presupuesto del FONDIGER Anualmente en la programación presupuestal del Distrito Capital se programan los recursos para el FONDIGER en el presupuesto de la Secretaria de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto. Aprobado el Acuerdo de Presupuesto Anual para el Distrito Capital, el Director del IDIGER como Representante del FONDIGER prepara el proyecto de presupuesto anual en el cual se distribuyen los recursos a nivel de subcuenta, línea de inversión, programas y entidad ejecutora, entre las que se incluye al IDIGER. Se desarrollaran mesas de trabajo con cada una de las entidades con el fin de establecer su capacidad operativa y la pertinencia de los programas a financiar relacionados con el PDGR-CC. Para definir la pertinencia, la entidad deberá formular un perfil de proyecto que contribuya al cumplimiento de las metas establecidas en el PDGR-C y de acuerdo con los lineamientos establecidos por el IDIGER. En este proceso se tiene en consideración la partida presupuestal que en el Presupuesto Anual del Distrito Capital le asignaron como ingreso al FONDIGER, los rendimientos financieros generados por los recursos del FONDIGER, los recursos sin asignación en el presupuesto que termina, con la finalidad de fijar el presupuesto para la vigencia fiscal siguiente. 5.1.4 Elaboración del proyecto de presupuesto anual del FONDIGER. Anualmente el IDIGER elaborará el Proyecto de Presupuesto del FONDIGER, para lo cual tendrán en consideración la proyección de ingresos y las prioridades del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. La distribución de los recursos se hará a nivel de Subcuenta, línea de inversión y programas. Igualmente se presentará el proyecto de distribución por entidades de acuerdo con las mesas de trabajo, para someterlo a consideración y aprobación de la Junta Directiva del FONDIGER. 5.1.5 Presentación del Proyecto de Presupuesto Anual FONDIGER El Director del IDIGER en su calidad de Representante del FONDIGER presenta a La Junta Directiva del FONDIGER el proyecto de presupuesto para su evaluación, discusión y posterior aprobación. El Proyecto de Presupuesto debe presentarse con la siguiente información. 5.1.5.1 Mensaje Presupuestal Es un texto explicativo de los logros que se pretenden alcanzar con la inversión que se ejecute en la ciudad. Este documento deberá contener como mínimo la ejecución del presupuesto de la vigencia en curso a nivel de subcuenta y línea de inversión, así como el estado de los convenios en ejecución y descripción de las metas que se alcanzarán con los recursos propuestos a la luz de lo establecido en el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. 5.1.5.2 Proyecto de Acuerdo a nivel de agregados El Proyecto de Acuerdo de Presupuesto del FONDIGER se debe presentar a nivel de agregados: a) en el ingreso: Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital y b) en el gasto: lo destinado para el funcionamiento del Fondo y la Inversión a nivel de Subcuenta, líneas de Inversión y programas. Se debe diferenciar los programas de la vigencia que se proyecta, los de la vigencia que se está terminando y los de vigencias anteriores. Esto con el fin de mantener el control de los programas en ejecución debido a que por la naturaleza del Fondo – sus recursos son acumulables -, no se constituyen cuentas por pagar, reservas presupuestales ni vigencias futuras. Los convenios firmados para la ejecución de recursos del FONDIGER que continúan su ejecución en la vigencia siguiente, deben evidenciarse en el presupuesto que se programa. Los saldos de los convenios que se incorporan al presupuesto de la vigencia siguiente se hacen de acuerdo con el cuadro siguiente. El formato debe ser diligenciado por la Oficina Asesora de Planeación, garantizando que todas las obligaciones debidamente constituidas y pendientes de pago, queden incorporadas en el presupuesto de la vigencia siguiente. 5.1.5.2.1 Cuenta especial para atender emergencias, calamidades y/o desastres. Los recursos no ejecutados de la cuenta especial para atender emergencias se incorporan al presupuesto de la vigencia siguiente y se le adicionan los recursos distribuidos para la vigencia que se presupuesta en la misma línea de inversión. 5.1.5.2.2 Cálculo de los Gastos de Administración El Director del IDIGER solicitará a la Junta Directiva del FONDIGER la autorización de una cuota de gastos generales para atender la administración del FONDIGER teniendo en consideración que en el presupuesto de gastos del IDIGER debe atender sus gastos propios, así como los derivados de la administración y manejo del FONDIGER. Tales como la administración de la Fiducia Pública y los costos de administración de proyectos que ejecute el IDIGER. 5.1.5.2.3 Solicitud de Vigencias Futuras. De acuerdo con la normatividad vigente los recursos asignados al FONDIGER no se ejecutan a través de vigencias futuras, por ser un fondo cuyos recursos son acumulables de una vigencia a otra. En la programación del presupuesto de la vigencia siguiente se mantienen los saldos pendientes de ejecución ligados a la distribución de recursos realizada por la Junta Directiva del FONDIGER. 5.1.6 Presentación del Proyecto de Presupuesto a la Junta Directiva del FONDIGER El Director del IDIGER como Representante del FONDIGER convocará a la Junta Directiva del FONDIGER para someter a discusión, estudio y posterior aprobación el Proyecto de Acuerdo de Presupuesto del FONDIGER. 5.1.7 Registro del Presupuesto en PREDIS local. Una vez aprobado el Acuerdo Presupuesto Anual del FONDIGER por parte de la Junta Directiva, la Oficina Asesora de Planeación del IDIGER registrará en el sistema PREDIS Local el presupuesto del FONDIGER para iniciar su ejecución. Se aplicará la codificación siguiente:
La codificación anterior sustituye la definida en la Directiva 001 del 2015 del FONDIGER – IDIGER. El plan de cuentas debe contener la totalidad de los rubros a utilizar para ser habilitados en el Sistema PREDIS local e informar los nuevos rubros o los que modifiquen su nombre. Una vez incorporado y verificado el plan de cuentas, se registrará el respectivo Acuerdo en el Sistema PREDIS Local. En cuanto a los saldos sin ejecución de los recursos distribuidos de la vigencia inmediatamente anterior, se registrarán en el Sistema Presupuestal de manera detallada y discriminada. 5.2 La Ejecución. La ejecución de los recursos distribuidos por la Junta Directiva del FONDIGER a las entidades y localidades, se inicia con la firma de un convenio o contrato establecido por el FONDIGER que garanticen su correcta ejecución y la disponibilidad de los mismos para que la entidad inicie el respectivo trámite contractual. Para todos los efectos relativos a la Dirección y evaluación de cada Convenio funciona un Comité Directivo integrado por: (i) el Director General del IDIGER en calidad de representante del FONDIGER y (ii) el Representante Legal de la entidad beneficiaria de los recursos distribuidos por la Junta Directiva del FONDIGER. La ejecución de los convenios, se soporta en el Plan de Acción que forma parte integral del convenio y del Plan de Contratación que se deriva de éste, debidamente aprobado por el Comité Directivo de cada convenio. Para garantizar la ejecución del Plan de Acción funciona un Comité Técnico integrado por delegados y supervisores designados por cada entidad con el fin de hacer el seguimiento y control, señalado en cada convenio. Los convenios suscritos para la ejecución de los recursos del FONDIGER pueden ser entre dos o más entidades y éstas pueden aportar recursos propios para optimizar la ejecución y lograr una mayor cobertura y/o efectividad y de manera excepcional se podrán utilizar recursos del FONDIGER para vincularse a proyectos en ejecución en cumplimiento de los objetivos del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. Para el caso de los recursos distribuidos por la Junta Directiva del FONDIGER al IDIGER, el Plan de Acción será aprobado por el Consejo Directivo del IDIGER y el Plan de Contratación por el Comité Directivo del IDIGER. 5.2.1 Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal. CDP. Como los recursos distribuidos a las entidades o localidades, no forman parte del presupuesto de la entidad, la expedición de los CDP necesarios para iniciar los procesos contractuales son expedidos por el IDIGER, previa la verificación del objeto a contratar con lo establecido en el Plan de Contratación del respectivo convenio. Con el Plan de Contratación aprobado, la entidad ejecutora solicitará al FONDIGER a través del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que requiera para adelantar los respectivos procesos contractuales. 5.2.2 Los Certificados de Registro Presupuestal. CRP. Culminado el trámite contractual con el lleno de los requisitos establecidos por la entidad a la cual le han distribuido los recursos del FONDIGER, deben ser registrados (Certificado de Registro Presupuestal) por el FONDIGER, como requisito indispensable para iniciar la ejecución contractual. El trámite presupuestal del FONDIGER, se surte a través de los procesos y procedimientos establecidos para el trámite presupuestal del IDIGER, el cual incluye la creación del tercero para efectos tributarios y se hace a través del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del IDIGER. 5.3 De la ordenación del gasto. Una vez firmados los convenios, se inicia su ejecución, a través de la ordenación del gasto, la cual está en cabeza del Representante Legal de la entidad beneficiaria de la distribución de los recursos del FONDIGER, y se hará en los términos y condiciones definidos en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad beneficiaria de la distribución de los recursos. 5.3.1 De las cajas menores Los recursos del FONDIGER no se podrán ejecutar a través de la constitución de cajas menores así como tampoco se podrán autorizar avances en efectivo. 5.3.1 De la ordenación del pago Con base en la forma de pago pactada en cada uno de los contratos derivados, el Representante Legal de la entidad beneficiaria de los recursos del FONDIGER, ordenará el pago de los mismos previo el cumplimiento total o parcial del contrato de acuerdo a lo pactado y con el lleno de los requisitos que para el pago tenga establecida la entidad que ordena el pago. A través del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del IDIGER quien verificara el cumplimiento del Plan de Acción y los avances logrados con el pago que se tramita ante la Subdirección Administrativa y Financiera del IDIGER y su pago se hace a través de la Fiduciaria contratada para la administración de los recursos del FONDIGER. 5.4 El Cierre de la Vigencia. Con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, el FONDIGER hará el respectivo cierre presupuestal con el fin de producir la información financiera y presupuestal que la Secretaria de Hacienda Distrital requiere para la consolidación de las cifras fiscales de la ciudad. Los recursos sin operación presupuestal alguna, son acumulables y serán la disponibilidad inicial de la siguiente vigencia y son adicionados con los recursos presupuestales asignados para la nueva vigencia, para ser distribuidos por la Junta Directiva del FONDIGER a iniciativa de su representante. La Disponibilidad Inicial mantendrá el destino específico de cada uno de los recursos que la componen. Los recursos distribuidos a las diferentes entidades y que a 31 de diciembre no hayan sido comprometidos, pasaran a la siguiente vigencia conservando la distribución inicial. 5.4.1 De las cuentas por pagar. Por mandato de la Ley 1523 de 2012, los recursos del FONDIGER son acumulables de una vigencia a otra, por consiguiente en su ejecución presupuestal no se constituyen cuentas por pagar al cierre de la vigencia. Los gastos que se encuentren en ejecución a 31 de diciembre de cada año, se incorporan al presupuesto de la siguiente vigencia para su normal ejecución, en él, se abrirá una cuenta presupuestal para indicar que son gastos que vienen en ejecución de la vigencia anterior o de vigencias anteriores. 5.4.2 De las reservas presupuestales. Por mandato de la Ley 1523 de 2012, los recursos del FONDIGER son acumulables de una vigencia a otra, por consiguiente en su ejecución presupuestal no se constituyen reservas presupuestales al cierre de la vigencia. Los gastos que se encuentren en ejecución a 31 de diciembre de cada año, se incorporan al presupuesto de la siguiente vigencia para su normal ejecución, en él, se abrirá una cuenta presupuestal para indicar que son gastos que vienen en ejecución de la vigencia anterior o de vigencias anteriores. 5.4.3 El Cierre de la Vigencia. Los Ingresos. Los ingresos del FONDIGER tienen diferente destino, en ellos se encuentran recursos de libre destinación y recursos de destinación específica. Para el cierre de la vigencia, el primer paso será determinar los saldos que no tienen afectación alguna; que no se encuentran financiando un convenio ni financiando un gasto especifico por su condición de libre o especifico destino. * Ley 99 de 1993. 1% de los ingresos corrientes. * 0,5% de los ingresos tributarios del distrito. * Transferencia de la administración central, cuenta especial para atender emergencias. * Transferencias de otras entidades públicas o privadas. * Donaciones Los saldos así determinados se incorporarán a través de Acuerdos de la Junta Directiva de FONDIGER al presupuesto de la siguiente vigencia conservando su destino y subcuenta. Actividad de cierre siguiente, es la de determinar los recursos que se encuentran financiando un convenio específico, así como los distribuidos al IDIGER. A los montos distribuidos se les determina el saldo libre de toda afectación, que no están respaldando contrato alguno, de los que se encuentran comprometidos de los que están respaldando un contrato. Estos recursos se les lleva contabilidad presupuestal independiente hasta concluir se ejecución. Los contratos y convenios una vez terminan su ejecución, deben ser liquidados y si resultan saldos libres de afectación, estos se adicionan a través de Acuerdo de Junta Directiva a la subcuenta de origen, para ser distribuidos con posterioridad. 5.4.4 El Cierre de la Vigencia. Los Gastos. Los convenios, contratos y gastos que con corte a 31 de diciembre de la respectiva vigencia se encuentren en ejecución, ésta continúa en la vigencia siguiente. Se elaborara un registro por subcuenta, línea de inversión, proyecto y entidad ejecutora y en ella todos y cada uno de los convenios y sus respectivos contratos que se encuentran en ejecución, para efectuar el debido control hasta culminar su ejecución y ulterior liquidación. Los pagos que se deriven de la ejecución de los gastos que pasan de una vigencia a otra, se tendrán como pagos de la vigencia. Las acciones anteriores le son aplicables a los recursos distribuidos al IDIGER. 5.5 Las Modificaciones Presupuestales. Toda modificación al presupuesto del FONDIGER que altere el monto global, los montos a nivel de subcuenta, líneas de inversión y distribuciones deben ser aprobadas por la Junta Directiva. Las modificaciones a los presupuestos de los Planes de Acción deben ser aprobadas por el Comité Directivo de cada convenio. 6 Componente del Régimen de Tesorería Por mandato expreso del Acuerdo Distrital de su creación, los recursos asignados al FONDIGER deben ser depositados en un encargo fiduciario para garantizar su disponibilidad. La Fiduciaria será seleccionada a través de los procedimientos contractuales vigentes para la contratación pública. 6.1 La gestión de los Pagos. El IDIGER realiza la gestión ante la entidad FIDUCIARIA para que realice los pagos ordenados por el Representante Legal de la entidad a quien se le han distribuido los recursos del FONDIGER. Una vez las entidades beneficiarias de la distribución de los recursos, hayan recibido por parte del respectivo supervisor y/o interventor a nombre de la entidad contratante los bienes y servicios de manera parcial y total, se surtirá la correspondiente ordenación del pago, con la debida observancia de sus respectivos procesos y procedimientos y una vez culminado el trámite, se enviará la orden de pago al FONDIGER para el trámite ante la Fiduciaria. Para todos los efectos, la ordenación del pago en el FONDIGER se hará a través del proceso que para tal fin tiene establecido el Sistema Integrado de Gestión del IDIGER para la ordenación del pago. 6.2 Las Fuentes de Financiamiento del FONDIGER. El Director del IDIGER le ordenará a la Fiduciaria abrir cuentas de ahorro para cada una de las fuentes de financiamiento del FONDIGER. Al ordenar la apertura de las cuentas por fuente de financiamiento y por diferente entidad bancaria, será la primera acción por parte del IDIGER - FONDIGER para cumplir con el principio de la no concentración. En ningún caso con los recursos de destinación específica se hará unidad de caja. Todo pago debe hacerse por la fuente de financiamiento establecida en el presupuesto del FONDIGER al momento de la ordenación del gasto. 6.3 Las Inversiones. Por la naturaleza de los ingresos del FONDIGER y su objeto misional, con los recursos del FONDIGER no se harán inversiones en el mercado financiero. Los recursos se depositaran en cuentas de ahorro o corriente que garanticen un interés diario, de tal manera que se garantice la liquidez de los recursos para atender las emergencias que se requieran. De ser necesario hacer inversiones en el mercado financiero, estas se harán previo el análisis de riesgo financiero frente a la liquidación de las inversiones antes de la fecha programada para su maduración. Los intereses que generen los recursos depositados en las cuentas de ahorro tendrán el mismo destino que los recursos que los originaron. 6.4 El cierre de la vigencia. Tesorería. Con corte a 31 de diciembre de cada año, el profesional especializado gestión financiera del IDIGER – FONDIGER determinara para cada fuente de financiamiento del presupuesto del FONDIGER el movimiento anual, estableciendo el saldo inicial, las consignaciones realizadas durante la vigencia, así como los rendimientos financieros generados; a ese saldo así encontrado le descontará los pagos realizados durante la vigencia por fuente de financiamiento. Encontrará así el saldo final dividido en recursos girados y rendimientos financieros generados. El saldo de los recursos girados es la disponibilidad inicial para la siguiente vigencia y los rendimientos financieros los certificará para su ulterior adición al presupuesto de la vigencia. 7. COMPONENTE DEL RÉGIMEN CONTABLE La Contabilidad del FONDIGER estará a cargo del IDIGER y para tal fin aplicará los procesos y procedimientos que se ha establecido a través de su Sistema Integrado de Gestión y los que la Contaduría General de la Nación ha estipulado. La contabilidad del IDIGER contendrá la contabilidad del FONDIGER. Para tal fin establecerá una unidad ejecutora que identifique por separado los hechos económicos que realice el FONDIGER. De ésta manera el IDIGER desarrolla su proceso contable integrado, pero con la identificación plena y suficiente de las actividades y de los recursos del Fondo. Las actividades de preparación o elaboración de los estados, informes o reportes contables del FONDIGER es responsabilidad del IDIGER. Los libros contables están en cabeza del IDIGER, pero el FONDIGER tendrá libros auxiliares que permitirá rendir cuenta. Las operaciones que se realicen entre el IDIGER y el FONDIGER, no constituyen operaciones recíprocas. Los bienes muebles e inmuebles que la ejecución de los recursos distribuidos requiera serán de la entidad que en el convenio se decida y formaran parte de su patrimonio y deberá con sus recursos propios atender los requerimientos que su cuidado y conservación demanden. En el caso de los bienes adquiridos con dineros del FONDIGER, con recursos asignados al IDIGER, los bienes se transferirán mediante acta de transferencia al IDIGER. La Contabilidad del FONDIGER estará a cargo del IDIGER y para tal fin aplicará los procesos y procedimientos que para tal fin tiene establecido a través de su Sistema Integrado de Gestión. 8. COMPONENTE DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL El Régimen de Contratación aplicable al Fondo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – FONDIGER, se hará de acuerdo al Manual de Contratación establecido por el IDIGER sujeto al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública el cual está integrado entre otras disposiciones, por la Constitución Política de 1991, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, así como las demás normas que las complementan y reglamentan; al igual que por los preceptos que regulan tipologías especiales de contratación, tales como: la asociación con particulares o la asociación entre entidades públicas (artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998) los contratos de apoyo (artículo 355 de la Constitución Política y Decretos 777 de 1992 y 2459 de 1993); las asociaciones público privadas, convenios y contratos interadministrativos entre dos o más entidades, entre otros. Los contratos que celebren las entidades ejecutoras con los recursos asignados por el FONDIGER, se rigen por las normas del Estatuto Contractual contenido en la Ley 80 de 1993 y las disposiciones que lo complementen, adicionen o modifiquen, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas especiales conforme al Manual de Contratación adoptado por cada entidad. 8.1 Liquidación de los Convenios Cumplido el objeto del Convenio, la entidad beneficiaria deberá presentar el informe final de ejecución del convenio adjuntando entre otros, las actas de liquidación de los contratos derivados en desarrollo del Plan específico de contratación del convenio. Los saldos presupuestales sin ejecución, retornarán a su cuenta de origen en el FONDIGER. 8.2. De los bienes adquiridos con recursos del FONDIGER Previo a la liquidación del Convenio y con base en la descripción de bienes e inmuebles adquiridos para la ejecución del convenio relacionada en el Anexo No.1 al Acta de Liquidación por mutuo acuerdo, debe estar formalizada la transferencia de dominio a la entidad ejecutora para que se responsabilice de su custodia, mantenimiento y demás trámites administrativos. 9. MEDIDAS EXCEPCIONALES EN SITUACIÓN DE EMERGENCIA DECLARADA En situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre declarada, tanto el IDIGER como las entidades beneficiarias de la distribución de los recursos del FONDIGER, se someterán a las reglas de derecho privado, aplicando los principios de la función pública previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, tales como igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. En una declaratoria de situación de calamidad pública, los recursos del FONDIGER sin operación presupuestal se trasladarán a la cuenta especial para atender la situación de emergencia. Cuando en virtud de la atención de emergencias, la cuenta especial asignada para tal fin haya ejecutado el 70% del presupuesto inicial, el Director del IDIGER convocará de manera extraordinaria a la Junta Directiva del FONDIGER para que autorice los traslados presupuestales correspondientes a fin de mantener con recursos dicha cuenta. El saldo de apropiación de la cuenta especial es la base del presupuesto de la siguiente vigencia. 10. LOS PROCESOS FINANCIEROS Para la administración y manejo de los recursos del FONDIGER se tienen los siguientes procesos financieros. 10.1. Presupuesto FONDIGER
10.1.2 Políticas de Operación * Es responsabilidad de la Junta Directiva del FONDIGER, aprobar el proyecto del presupuesto anual de ingresos y gastos del fondo, y sus modificaciones, de acuerdo con las orientaciones del Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – CDGRCC y con los instrumentos de gestión de riesgos y cambio climático. * Es responsabilidad de la Junta Directiva, establecer los lineamientos, directrices e instrucciones para la administración y manejo de los recursos del FONDIGER. * Es responsabilidad del Director General del IDIGER Presentar para aprobación de la Junta Directiva del FONDIGER, el proyecto de presupuesto del Fondo, los objetos generales de gastos y sus modificaciones, de acuerdo con las directrices del Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático -CDGR-CC. * Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación Estratégica, Implementar el procedimiento o instrucciones establecidas en el Documento de Distribución de Recursos en Subcuentas y Programas de Inversión. 10.1.3 Glosario Banco de Proyectos de Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático: Herramienta que orienta el accionar técnico del FONDIGER y viabiliza la implementación del PDGR Y PDMAVCC para el registro, evaluación y seguimiento de proyectos considerados viables (ambiental, técnica, social, financiera y jurídicamente), para su financiación con recursos del Fondo Distrital de Gestión del Riesgo – FONDIGER. El Decreto 173 de 2014, artículo 3 numeral 13 definió como función del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático –IDIGER la estructuración, administración y puesta en marcha del banco de proyectos de Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático. Junta Directiva de FONDIGER: Conformada por: El (la) Alcalde (sa) Mayor de Bogotá o su delegado, quien la presidirá, El (la) Secretario (a) Distrital de Hacienda o su delegado, El (la) Secretario (a) Distrital de Ambiente o su delegado, El (la) Secretario (a) Distrital de Planeación o su delegado, El (la) Secretario (a) Distrital de Desarrollo Económico o su delegado, según lo establecido en el artículo 7 del Decreto 174 de 2014. Presupuesto anual de inversiones de ingresos y gastos: Herramienta de política gubernativa, mediante la cual se asigna recursos y se determinan gastos, para cubrir los objetivos trazados en los planes de desarrollo económico y social en un período dado.2 Proyecto: Unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población.3 10.1.4. Descripción de Actividades
10.1.5. Formatos y Registros * Ficha de formulación del perfil del proyecto * Decreto 174 de 2014 * Acuerdo 546 de 2013 10.1.6. Diagrama de Flujo 10.1.7. Control de Cambios.
10.1.8. Aprobación.
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 10.2 La ordenación del gasto. A continuación se presentan las actividades operativas relacionadas con la ordenación de gasto en el FONDIGER, el cual tiene por objetivo velar por la correcta y oportuna utilización de los recursos del FONDIGER distribuido por su Junta Directiva entre las entidades y localidades del distrito capital para la gestión del riesgo en cada una de ellas. Inicia con la asignación presupuestal para el FONDIGER, pasando por su distribución, ordenación del gasto y la ordenación del pago.
10.2.1 Frecuencia De Revisión La revisión de éste documento se debe realizar cada dos (2) años o cuando una de las siguientes situaciones se presente: * Requerimientos o solicitudes de la Junta Directiva del FONDIGER. * Auditorias. * Requisitos legales aplicables. 10.2.2. Documentos Y Registros De Referencia * Control de Asistencia * Acta de Reunión * Plan de Acción del FONDIGER * Plan de Contratación * Solicitud de Disponibilidad Presupuestal – CDP FONDIGER * Cuenta de Cobro FONDIGER 10.2.3 Control De Cambios
10.2.4 Aprobación
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 10.3.1. Políticas de Operación
10.3 La ordenación del pago. * Todos los pagos de FONDIGER son realizados a través de una Fiduciaria, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 546 de 2013 y Decreto 174 de 2014. * Todos los pagos que realice el FONDIGER contarán con un trámite adecuado que permita a los usuarios recibir un servicio oportuno y eficaz. * Solo se gestionan las cuentas de cobro y facturas, previa radicación en correspondencia, verificando el cumplimiento de requisitos establecidos y culminación del periodo a cobrar. * Toda Factura debe cumplir con los requisitos a que se refiere el Estatuto Tributario. * El horario para recepción de cuentas de cobro de contratos de prestación de servicios es de 8:00 a 4:30 p.m. * La Radicación de facturas de proveedores se realiza máximo el día 23 de cada mes, para pagos en el mismo mes, ya que se requiere un tiempo prudente para revisión y entrega por parte del supervisor. Si esta fecha corresponde a un día no laboral deberá radicarse el día hábil inmediatamente anterior. * Es responsabilidad del Grupo de Pagos informar al contratista o supervisor del contrato telefónicamente o mediante correo electrónico, cuando una cuenta de cobro o factura presente errores que no puedan ser subsanados; así como su devolución respectivamente. * Es responsabilidad del Grupo de Pagos, enviar al área de archivo las órdenes de pago y soportes, para que sean incorporadas en las carpetas contractuales. 10.3.2 Glosario FONDIGER: Fondo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante la entidad, el compromiso de ejecutar la totalidad de las obligaciones con sujeción al contrato. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso. PAC: Programa mensualizado de Caja, Monto máximo mensual de pagos para el presupuesto de la entidad con el fin de cancelar las obligaciones exigibles de pago. OPGET: Sistema de Información de Operación y Gestión de Tesorería. OP: Orden de pago PREDIS: Sistema de Información Presupuesto Distrital SENTENCIA JUDICIAL: Hace referencia al fallo dictado por un tribunal o juez y a la declaración que deriva de un proceso judicial. Es una resolución de carácter jurídico que permite dar por finalizado un proceso. SIPROJ: Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá. AYUDA HUMANITARIA DE CARÁCTER PECUNIARIO: Apoyo económico a la familia expuesta a una situación de riesgo inminente, emergencia, calamidad o desastre, con el fin de garantizar su evacuación y traslado. 10.3.3 Descripción de Actividades
10.3.4 Formatos y Registros * Instructivo para el trámite de pagos GFI-IN-01 * Orden de pago generada por el Sistema OPGET de SI CAPITAL * Certificación de cumplimiento de obligaciones GFI-FT-01 * Acta de entrega parcial GMR-FT-15 * Acta de entrega final GMR-FT-12 * Informe de actividades orden de prestación de servicios / Contrato de prestación de servicios GFI-FT-02 * Relación de documentos enviados a la fiducia. GFI-FT-21 generada en el módulo OPGET GFI-FP-21 * Control de recibo de cuentas de Cobro GFI-FT-03 * Seguimiento órdenes de pago GFI-FT-22 10.3.5 Diagrama de Flujo 10.3.6. Control de Cambios.
10.3.7. Aprobación.
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 10.4. Componente de Ordenación del Gasto en el FONDIGER Objetivo: A continuación se presenta todas las actividades operativas relacionadas con la ordenación de gasto en el FONDIGER, el cual tiene por objetivo vela por la correcta y oportuna utilización de los recursos del FONDIGER distribuido por su Junta Directiva entre las entidades y localidades del distrito capital para la gestión del riesgo en cada una de ellas. Alcance: Inicia con la asignación presupuestal para el FONDIGER, pasando por su distribución, ordenación del gasto y la ordenación del pago.
10.4.1. Formatos y Registros * Comunicación Externa * Acta de Reunión FONDIGER * PLE-FT-40 Plan de Acción FONDIGER * Comunicación Externa o Correo Electrónico * Convenio Interadministrativo * Solicitud de Disponibilidad Presupuestal CDP FONDIGER * Certificado de Registro Presupuestal -CRP * Comunicación Externa y Orden de Pago 10.4.2. Diagrama De Flujo 10.4.3 Documentos y Registros De Referencia * Control de Asistencia * Acta de Reunión * Plan de Acción del FONDIGER * Plan de Contratación * Solicitud de Disponibilidad Presupuestal – CDP FONDIGER * Cuenta de Cobro FONDIGER 10.4.4 Control De Cambios
10.4.5 Aprobación
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 11. ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES DEL MANUAL El Manual de Procedimientos, más que un documento definitivo, es un documento en permanente actualización y construcción. De acuerdo con las necesidades o requerimientos que se presenten en el proceso de ejecución, este manual será revisado, modificado, actualizado o complementado por el FONDO DISTRITAL DE GESTION DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMATICO DE BOGOTA, D.C. – FONDIGER, y sus modificaciones o ajustes harán parte integral del mismo. De ser necesario el FONDO DISTRITAL DE GESTION DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMATICO podrá facilitar su comprensión mediante circulares que atiendan las particularidades que surjan durante el proceso de ejecución. Si resulta necesaria la modificación de algún aparte del manual, ésta se realizará mediante Resolución. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5758 de enero 20 de 2016 |