RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que en virtud de lo consagrado en el Decreto Reglamentario 1282 del 2002, la Contraloría de Bogotá D.C. debe conformar el Comité Técnico de Saneamiento Contable y reglamentar los procedimientos necesarios para identificar, clasificar y determinar las partidas contables que deban castigarse o depurarse.

Que corresponde al Contralor de Bogotá D.C. reglamentar la organización interna de la Entidad.

ARTÍCULO PRIMERO: Creación del Comité Técnico Contable. Confórmese el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Contraloría de Bogotá D.C., como grupo asesor de la alta dirección en materia contable.

ARTÍCULO SEGUNDO: Miembros. El Comité de Saneamiento Contable de la Contraloría de Bogotá, D.C., estará integrado por los siguientes servidores públicos de la Entidad:

a) El Director Administrativo y Financiero. Quien lo presidirá.

b) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

c) El Subdirector Financiero.

d) El Subdirector de Recursos Materiales.

e) El Contador de la entidad, quien actuará como secretario del Comité.

f) El Tesorero de la entidad.

g) El Coordinador del área de inventario.

h) El Almacenista de la entidad.

PARÁGRAFO: A las reuniones del Comité podrán asistir como invitados, aquellos funcionarios o particulares, que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar.

ARTÍCULO TERCERO. Reuniones. Modificado por el art. 1 de la Resolución 12 de 2003. El Comité de Saneamiento Contable se reunirá trimestralmente, dentro de los diez (10) primeros días del respectivo trimestre y de manera extraordinaria cada vez que se requiera, por solicitud de su presidente o de un número plural de sus miembros.

PARÁGRAFO. Solo podrán delegar su asistencia a las reuniones, el Director Administrativo y Financiero y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, mediante escrito en el cual conste la idoneidad del delegado para el desempeño del cargo y la facultad para tomar decisiones.

ARTICULO CUARTO. Quórum. Este Comité requiere para deliberar, la asistencia de la totalidad de sus miembros y sus decisiones serán adoptadas por mayoría simple.

ARTÍCULO QUINTO. Actas. El secretario elaborara un acta de cada reunión del Comité suscrita por el presidente y el secretario, cuyo original reposará en la secretaría.

ARTICULO SEXTO. Funciones. Son funciones del Comité de Saneamiento Contable de la Contraloría de Bogotá D.C., las siguientes:

a) Asesorar al Contralor de Bogotá, D.C. en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable deba cumplir la entidad.

b) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar, proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de la entidad, según sea el caso.

c) Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluido intereses, sanciones y actualizaciones.

d) Recomendar mediante acta al Contralor la depuración y/o descargue de los registros contables de la Contraloría, cuando los montos de las obligaciones superen la cuantía de cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Dichos montos a depurar serán establecidos por el Contralor de Bogotá D.C. mediante resolución motivada, teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones y la importancia que las obligaciones o derechos tengan en la estructura financiera de la Entidad.

e) Velar porque todas las actuaciones administrativas que se adelanten para el saneamiento contable estén adecuadamente soportadas en estudios técnicos y se ajusten a lo dispuesto en la Ley 716 de 2001, el Decreto 1282 de 2002, la presente resolución y las disposiciones que los modifiquen o sustituyan. De todo lo anterior se dejará constancia expresa en las actas que aprueben las depuraciones.

f) Las demás que le sean asignadas por el Contralor, según la naturaleza de sus funciones.

ARTÍCULO SEPTIMO. Proceso de depuración contable. El procedimiento para determinar las partidas contables que deberán ser sometidas a la instancia correspondiente para su depuración o castigo, es el siguiente:

a) El área competente solicitará por escrito a la Dirección de Administrativa y Financiera, la depuración de los valores contables a que haya lugar, soportando su petición en los estudios técnicos necesarios para justificar su procedencia, de acuerdo con los criterios señalados en el artículo 4º de la ley 716 del 24 de diciembre de 2001.

b) Copia de la solicitud será remitida a la Subdirección Financiera para su evaluación, teniendo en cuenta, entre otros criterios, la naturaleza de las operaciones a depurar y su importancia relativa frente a la estructura financiera de la Contraloría.

c) Acto seguido, se enviará toda la documentación a la Oficina Asesora Jurídica para que emita concepto sobre la legalidad de las actuaciones adelantadas en el proceso de depuración contable y el cumplimiento de la Ley 716 de 2001, del Decreto 1282 de 2002 y demás normas que los reglamenten, modifiquen o sustituyan.

d) Si el Comité de Saneamiento Contable considera que el expediente se ajusta a los preceptos legales y a las necesidades de la Contraloría, lo aprobará mediante acta, cuando el monto de los registros a depurar no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En caso contrario ordenará la practica de pruebas adicionales y la realización de los estudios y evaluaciones que considere pertinentes.

e) Modificado por el art. 2 de la Resolución 12 de 2003. Cuando el monto de las obligaciones supere la cuantía señalada en el literal anterior, el Comité Técnico recomendará mediante acta al Contralor la depuración y/o descargue de los registros contables.

Con fundamento en tal recomendación, el Contralor de Bogotá D.C. a través de acto administrativo establecerá el monto de los registros contables a depurar, teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones y la importancia que las obligaciones o derechos tengan en la estructura financiera de la Entidad.

f) La Subdirección Financiera realizará los ajustes contables que resulten del proceso de depuración, tomando como base de registro los valores aprobados en el acta del Comité Técnico o en la Resolución expedida por el Contralor, según sea el caso.

ARTÍCULO OCTAVO. Vigilancia. La Oficina Asesora de Control Interno evaluará en forma separada, independiente y objetiva el cumplimiento de lo consagrado en la Ley 716 de 2001, sus decretos reglamentarios y la presente resolución.

ARTÍCULO NOVENO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación