RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 001 DE 2016
(Agosto 16)
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del Artículo 4 de la Resolución No. DDT-000001 de diciembre 31 de200B. emitida por la Dirección Distrital de Tesorería de Bogotá, que establece: "Reprogramaciones o Modificaciones. La fecha límite para solicitar reprogramación o modificaciones del mes inmediatamente siguiente al vigente. por adiciones, reducciones o traslados de PAC entre meses será el tercer día hábil anterior a la finalización del respectivo mes...", se fija el cronograma de actividades de la Dirección Corporativa - Talento Humano, particularmente en los siguientes aspectos:
NOVEDADES DE NÓMINA
Se incluirán en la nómina del mes correspondiente, las novedades que se reciban debidamente radicadas, en la Dirección Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, a más tardar el tercer día hábil del respectivo mes. Las novedades que se reciban posteriormente, se incluirán en la nómina del mes siguiente, a excepción de las horas extras, las cuales no pueden ser acumuladas, por cuanto mensualmente no podrán sobrepasar el 50% de la asignación básica mensual, según lo dispuesto en el artículo 3 del Acuerdo 09 de 1999.
Los reportes de las novedades, deberán allegarse en el formato establecido para tal efecto. el cual se dará a conocer en la página http://www.bogotajuridica.gov.co/
PROGRAMACIÓN DE VACACIONES, DISFRUTE, INTERRUPCIÓN O APLAZAMIENTO
De conformidad con lo contemplado en la sentencia C-897 de 2003 la cual señala: "el artículo 53 de la Constitución Política. contempla como una de las garantías fundamentales de los trabajadores, el derecho al descanso. Una de las formas lo constituyen las vacaciones, cuya finalidad esencial es que quien vende su fuerza laboral, recupere las energías que gasta en la actividad diaria que desarrolla y de esa manera se preserve su capacidad de trabajo lo cual resulta indispensable, comoquiera que se trata por lo general del único medio de subsistencia de las personas. "
Por lo tanto el goce de vacaciones se dará en términos de ley de manera oficiosa o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. Se autorizarán mediante resolución motivada por parte del Director (a) de Gestión Corporativa, de conformidad con lo dispuesto en la resolución por la cual se delegaron atribuciones relacionadas con el manejo de personal de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá en la Dirección de Gestión. En consecuencia, ningún jefe de área está autorizado para conceder, aplazar o interrumpir vacaciones de los funcionarios a su cargo, siendo entonces, Director (a) de Gestión Corporativa quien tienen reservada dicha facultad. Para efectos de organización administrativa y presupuestal se establece e instruye sobre el siguiente procedimiento para el manejo de tal prestación social: 1. En el mes de enero de cada año el jefe de área con los empleados a su cargo presentarán a la Dirección de Gestión Corporativa el formato de programación de vacaciones, dicha programación deberá ser concertada con el personal, el cual lo suscribirá en señal de asentimiento, y será tomado para los efectos legales como solicitud formal de vacaciones y así se dará el trámite en su oportunidad, además cada dependencia tendrá que garantizar la continuidad en la prestación del servicio. 2. Para el inicio del disfrute de las vacaciones se deberán cumplir dos condiciones: a) La notificación por parte del funcionario de la resolución que concede las vacaciones b) El pago de los conceptos de vacaciones con antelación al disfrute. 3. Se podrá realizar reprogramación de vacaciones por una sola vez, siempre y cuando no exista resolución de vacaciones. 4. Por lo anterior se incluirán en la nómina del mes correspondiente, las novedades de vacaciones que se reciban debidamente radicadas, a más tardar el tercer día hábil del respectivo mes. Las novedades de vacaciones que se reciban posteriormente, serán devueltas al peticionario, el cual deberá reprogramar las vacaciones y remitir nuevamente la solicitud teniendo en cuenta lo expuesto en el numeral 2 de esta circular. 5. Es de señalar que la Dirección de Gestión Corporativa es la única autoridad que por disposición reglamentaria puede conceder, aplazar o interrumpir vacaciones por necesidades del servicio, dejando constancia de ello en la respectiva historia laboral del empleado. 6. Se recuerda a todo el personal que una vez reconocido el disfrute de las vacaciones, éstas deben tomarse en su totalidad, no autorizándose el aplazamiento o interrupción, salvo casos excepcionales de ley, 7. La interrupción o aplazamiento de las vacaciones se darán por resolución motivada y previo trámite de la novedad a través de la Dirección de Gestión Corporativa. Esta solicitud se deberá presentar con cinco días hábiles de anterioridad a la fecha de interrupción o aplazamiento, ante la Dirección de Gestión Corporativa debidamente justificada, teniendo en cuenta que se trata de una situación excepcional correspondiente a las necesidades del servicio o incapacidad ocasionada por enfermedad, entre otros; en la cual el Jefe inmediato del servidor debe precisar detalladamente la necesidad del servicio por la cual requiere la presencia del mismo en la dependencia correspondiente, para así examinar la viabilidad de acceder a lo requerido. Las vacaciones deberán disfrutarse dentro de los seis (6) meses siguientes contados a partir del siguiente día hábil al aplazamiento o interrupción.
El formato de programación de vacaciones, se dará a conocer en la página http://www.bogotajuridica.gov.co/
Teniendo en cuenta que algunos de los servidores que fueron incorporados a la Secretaria Jurídica provenientes de la Secretaria General, tienen pendiente el disfrute de vacaciones en el segundo semestre del año, los Jefes de las áreas a las cuales pertenecen, deberán realizar una nueva programación por el periodo de septiembre de 2016 a enero de 2017, diligenciando el formato indicado en el numeral 1 de la presente Circular, el cual deberá ser entregado a la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el próximo 22 de agosto.
HORAS EXTRAS
Teniendo en cuenta la austeridad en el gasto público, atentamente se solicita racionalizar el gasto por concepto de horas extras en cada una de las dependencias.
El control de las mismas debe ser ejercido por el jefe de cada dependencia, el cual las autorizará en la planilla respectiva teniendo en cuenta el cupo mensual y las remitirá a la Dirección de Gestión Corporativa para su respectiva autorización.
Las planillas de horas extras que no se encuentren debida y correctamente diligenciadas de acuerdo con las autorizaciones previamente otorgadas, serán devueltas y no podrá generarse su pago, en este caso, los servidores tendrán dos (2) dias hábiles adicionales para hacer correcciones y allegarlas radicadas, a la Dirección de Gestión Corporativa.
El excedente de horas extras cuyo valor supere el 50% de la asignación básica mensual, será cargado al rubro de compensatorios, siempre y cuando el funcionario cuente con la debida autorización. Igual procedimiento se seguirá con el trámite de horas extras que no se radique en los tiempos establecidos. Los formatos de las plantillas de horas extras serán publicados en la página http://www.bogotajuridica.gov.co/.
CESANTÍAS
Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán: Para el caso de Reparaciones Locativas o Mejoras de Vivienda dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa, para los demás casos (Educación, Compra de Vivienda y Abono o cancelación de Crédito Hipotecario) se realizarán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud.
Los términos anteriormente indicados, dependen en igual forma de los trámites y tiempos establecidos por FONCEP.
Si la solicitud se refiere a la autorización para retiro parcial de cesantías en fondos privados, el trámite se realizará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la petición.
En todo caso, estos términos serán tenidos en cuenta siempre y cuando las solicitudes estén debidamente soportadas con la documentación requerida en cada caso.
ACTUALIZACIÓN INFORMACION DE FORMATOS BIENES Y RENTAS
De conformidad con lo dispuesto con la ley 190 de 1995 y el Decreto 736 de 1996 la información de Formulario Único de Bienes y Rentas debe ser actualizada, a más tardar el último día del mes de marzo de cada anualidad.
Es importante recordar que todo cambio producido en la relación con la declaración de bienes y rentas, debe ser comunicado por el funcionario a la entidad, a través de la actualización del "Formato único de Bienes y rentas" dentro de los 2 meses siguientes al mismo.
De manera excepcional y Teniendo en cuenta la reciente creación e Incorporación de servidores a la Secretaría Jurídica provenientes de la Secretaria General, cada funcionario deberá remitir a más tardar el 31 de agosto de 2016, el formulario de Bienes y Rentas, debidamente actualizado y diligenciado para ser incorporado en su Hoja de Vida.
CERTIFICADOS PARA DEDUCIBLE DE LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIÓN AÑO 2015.
De conformidad con el Artículo 15 de la Ley 1607 de 2012 "Deducciones que se restarán de la base de retención. En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.
El trabajador podrá disminuir de su base de
retención lo dispuesto en el inciso anterior; los pagos por salud, siempre que el
valor a disminuir mensualmente, en este último caso, no supere dieciséis (16)
UVT mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los
ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del
respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos
(32) UVT mensuales. Las deducciones establecidas en este artículo se tendrán en
cuenta en la declaración ordinaria del Impuesto sobre la Renta. Los pagos por salud deberán cumplir las condiciones de control que señale el Gobierno Nacional:
a) Los pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicinas prepagada vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección al trabajador, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes.
b) Los pagos efectuados por seguros de salud, expedidos por compañías de seguros vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la misma limitación del literal anterior".
Para aquellos servidores que son sujetos de retención de la fuente, los certificados que disminuyen la base gravable de retención en la fuente por concepto de intereses o corrección monetaria para efectos de la adquisición de vivienda, los certificados donde consten los pagos de salud (Medicina Prepagada o Planes Complementarios de Salud), así como la Declaración Juramentada de Dependientes (formato), deberán ser enviadas a la Dirección de Gestión Corporativa.
CUPO DE DESCUENTO POR NÓMINA
Con respecto a la capacidad de descuento por nómina para créditos de libranza, planes de medicina prepagada, entre otros, se debe tener en cuenta que de conformidad con el numeral 5 del Artículo 3° de la Ley 1527 de 2012, " (...) Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo." Este salario corresponde al cargo de cual es titular, es decir, que si el servidor se encuentra encargado, el cupo de endeudamiento correspondiente al salario de su cargo titular y no al del encargo.
Toda vez que la firma de una libranza. conlleva la obligación de la Dirección de Gestión Corporativa de aplicarla en la nómina, cuando un servidor salga a disfrutar vacaciones, el sistema automáticamente le descontará dos (2) cuotas de todas las obligaciones contraídas, para garantizar el pago de todos los meses.
En este mismo sentido los descuentos que pretenda realizarse por nómina deberán estar antecedidos del respectivo convenio con la entidad a la cual pretenda hacerse el pago.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
De acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 39 de la Ley 909 de 2004, el Decreto 1227 de 2005 y de conformidad con lo señalado en el acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la evaluación del desempeño de los servidores de carrera, por el periodo anual comprendido entre el 10 de febrero y 31 de enero del año siguiente, se debe producir dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento de dicho periodo.
En consecuencia, los evaluadores deberán remitir a la Dirección de Gestión Corporativa, los formularios del desempeño del periodo a su cargo, inmediatamente después de haberse adelantado dicho proceso.
Lo anterior conlleva beneficios para los evaluados de carrera administrativa, como lo son: la posibilidad de acceder a capacitación formal, ser beneficiado con un encargo, acceder a la financiación de los estudios de los hijos (Preescolar, primaria, bachillerato) y ser nominados a mejores funcionarios por niveles y mejor entidad.
Igualmente, deberán acordar los compromisos laborales para cada vigencia, dentro de los quince (15) días siguientes al inicio del periodo anual e informar a la Dirección de Gestión Corporativa que dichos compromisos han sido concertados.
PERMISOS REMUNERADOS
El artículo 2.2.5.10.16 del Decreto Nacional 1083 de 2015 establece que "El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa.
Corresponde al jefe del organismo respectivo, el autorizar o negar los permisos" Teniendo en cuenta la norma anterior, constituye deber de todos/as los servidores/as de la Secretaria Jurídica Distrital, tener en cuenta las siguientes directrices para el otorgamiento de permisos remunerados:
• Hasta por dos (2) días, el competente para concederlo o negarlo es el Jefe Inmediato, previa petición escrita del servidor quien deberá presentar soporte de la justa causa invocada.
• Hasta por tres (3) días, el competente para concederlo o negarlo es el Director de Gestión Corporativa mediante memorando, previa petición escrita del servidor ante el jefe inmediato, anexando el documento que permita determinar la justa causa.
• No se concederán permisos remunerados soportados en "razones personales" o similares, sin que se explicite y soporte el por qué pretende el servidor que se le permita hacer uso del tiempo laboral remunerado, para fines distintos al servicio.
Las solicitudes de permiso remunerado deben ser diligenciadas en el formato que para el efecto se encuentra publicado en la página web de la Entidad http://www.bogotajuridica.gov.co/ y ser radicadas por lo menos dos (2) días antes de requerirlo, excepto cuando se trate de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, en los que podrá recibirse via telefónica o por correo electrónico con el aval del jefe inmediato.
HORARIO DE TRABAJO
Los servidores de la Secretaría Jurídica Distrital deberán cumplir con el horario de trabajo establecido en el Decreto Distrital No. 086 de 2016 "Por medio del cual se establece el horario de trabajo de los/es servidores/as públicos del Sector Central de la Administración Distrital", y para tal efecto, deberán informar con la debida antelación las llegadas tardes, a fin de que su jefe inmediato las autorice.
Con el fin de mantener la organización, las dependencias contarán con planillas de control en las cuales deberá registrase el ingreso y la salida del personal respectivo.
ADMINISTRACÍÓN DE LA SEDE
El trámite para la autorización de ingreso a los servidores y contratistas para los fines de semana y la asignación y manejo de parqueaderos, deberá realizarse de conformidad con las directrices e instrucciones establecidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Agradezco el cumplimiento de las anteriores indicaciones, a fin de hacer de la Secretaria Jurídica Distrital el mejor lugar para trabajar.
GLORIA EDITH MARTÍNEZ SIERRA
Directora de Gestión Corporativa (E) Secretaría Jurídica Distrital
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