· Prepara el folio de Firmas de beneficiario de cheques de acuerdo con las chequeras recibidas de la sección de Caja, anotando el nombre del Banco, Número de Cuenta Corriente, sucursal y número de iniciación y terminación de cada una de las chequeras. Debe foliar y devolver la chequera.
· Recibe los cheques girados, relacionados en el libro de entrega, verificando cada una de ellos.
· Clasifica en orden alfabético los cheques recibidos para que estén disponibles para la entrega.
· Exige los documentos necesarios para la entrega del cheque de acuerdo a lo siguiente:
COBRO POR PARTE DE REPRESENTANTES LEGALES
1.ENTIDADES
· Certificado de Existencia y Representación Legal. Fecha de expedición no superior a 60 días.
· Sello y Cédula de Ciudadanía.
· En caso de anticipos por contratos u órdenes de trabajo presentar copia de la autorización de apertura de la cuenta corriente y solamente se entregaran a la presentación personal del contratista e interventor conjuntamente.
1.PERSONAS NATURALES
Cédula de Ciudadanía
COBRO POR PERSONAS DIFERENTES AL BENEFICIARIO.
· Los documentos mencionados para entidades.
· Autorización firmada por el Representante Legal, con firmas autenticadas de quien autoriza y del autorizado.
· La autorización debe ser específica del pago solicitado.
· Fotocopia de las cédulas del beneficiario y del autorizado autenticadas en Notaria.
· La entrega del cheque se hará al día siguiente de la presentación de los requisitos a partir de las 2 P.M.
APORTES, SUBVENCIÓN AYUDAS FINANCIERAS.
1.MENOR DE $2.000.000,oo
· Certificación expedida por la Oficina Jurídica de la Alcaldía Mayor para entidades sin ánimo de lucro o la entidad competente que expidió la Personería Jurídica.
· Sello y Cédula de Ciudadanía.
1.MAYOR DE $2.000.000,oo
· Los documentos mencionados en el punto No. 1
· Póliza de manejo vigente.
DEVOLUCIÓN O DEPÓSITO
· Cobro personalmente, presentando Cédula de Ciudadanía.
· Cobro por persona diferente al beneficiario:
a.Autorización con firmas autenticadas, del autorizado y de quien autoriza.
b.Presentar Cédulas de Ciudadanía del beneficiario del pago y del autorizado, en el momento de la entrega del cheque.
c.Fotocopias de las cédulas del beneficiario y del autorizado, autenticadas en Notaria.
d.La entrega del cheque se hará al día siguiente de la presentación de los documentos, a partir de las 2 P.M.
· Para las Entidades que permanentemente reciben cheques girados por esta entidad, se podrá aceptar la inscripción de un funcionario, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:
a.Solicitud escrita dirigida al Jefe de la Unidad de Operación Bancaria, firmada por el Representante Legal de la empresa donde autorice dos funcionarios, principal y suplente, registrando en ella sus firmas. La solicitud deberá presentarse con todas las firmas debidamente autorizadas en notaria.
b.Anexar los requisitos exigidos para entidades en caso de autorizaciones.
c.Copia de la póliza de manejo donde figuren como afianzados los autorizados y como beneficiario la entidad que recibe el pago.
d.La inscripción tendrá validez de 6 meses a partir de los cuales puede ser renovada al cumplirse este término.
e.La aprobación de la solicitud estará sujeta a la verificación y análisis de los documentos presentados y su aceptación o no, comunicada por escrito a la empresa solicitante.
f. Las solicitudes aceptadas serán entregadas al funcionario encargado de la entrega de cheques, que hará el registro correspondiente, asignándole un número.
· Verifica que la documentación presentada sea la correcta y corresponda el beneficiario del cheque.
· Toma foto a la persona que recibe el cheque con esta y su cédula de ciudadanía numera consecutivamente los cheques entregados, correspondiendo este número a la firma en el folio y a la foto tomada.
· Hace firmar de la persona que recibe el cheque, el folio y la orden de pago exigiendo que se coloque la huella digital.
· Anota en el folio si la entrega fue por autorización.
· Anexa a la orden de pago los soportes para la verificación de cheques con autorización, que se hará al día siguiente de presentada la documentación, por parte del Jefe de la Unidad Operación Bancaria o el Jefe de la División Financiera.
· Lleva un registro diario de las fotos tomadas por cheque entregado.
· Recibe los cheques anulados por mala elaboración y coloca el número en el folio correspondiente.
· Registra en el folio correspondiente, los cheques anulados con acta, por no retiro de sus beneficiarios.
· Archiva diariamente y en orden cronológico los documentos soportes de la entrega de cada cheque.
· Entrega al funcionario encargado de elaborar el acta de anulación por cheques girados y no retirados por sus beneficiarios, los cheques con más de 30 días calendario de girados.
· La custodia de los documentos soportes de la entrega de cheques estará bajo la responsabilidad del funcionario encargado de entrega de cheques por un término no inferior a un año. |