La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo,
su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en
permanente actualización.
CIRCULAR No
084 DE 2016
(Octubre 28)
Para:
SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES/AS, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS
PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y
COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS DE SERVICIOS
PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, VEEDURÍA DISTRITAL, ALCALDÍAS LOCALES
Y JEFES DE CONTROL INTERNO
De:
SECRETARIO GENERAL
DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C
Asunto
REQUISITOS PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES DE SERVICIOS Y
ESTUDIOS.
La solicitud de comisión firmada por el Secretario,
Gerente o Director de la entidad respectiva que por competencia debe conceder
el Alcalde Mayor o su Secretario General , deberá
radicarse en las instalaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá D.C. ubicadas en la Carrera 8 No. 10-65. (dirigido
al Secretario General con copia a la Dirección de Talento Humano) , con una
antelación de mínimo siete (7) días hábiles a la fecha en que iniciaría la
comisión , así:
El Oficio de solicitud de comisión debe
informar:
1. Nombre completo ,
identificación, denominación del cargo, dependencia y entidad a la cual
pertenece la persona que requiere la comisión .
2. Denominación y fechas de inicio y
terminación del evento.
3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión , teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo
2.2.5.11.4 del Decreto 1083 de 2015.
4. Indicar quién asume los gastos de tiquetes
aéreos y viáticos, y si se requiere que la entidad realice un traslado
presupuestal para los mismos.
5. Justificación del porqué la asistencia del
comisionado al evento es importante para la entidad ,
adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y
las funciones del servidor público comisionado.
La solicitud debe ir acompañada de la invitación
al evento o certificación del programa o curso en idioma español, al que se
pretende asistir.
En caso que el organismo que extiende la
invitación asuma algún gasto debe indicar cuál.
Radicada la solicitud de comisión en los
términos y condiciones expresadas, la misma surtirá el siguiente trámite:
TÉRMINO
APROBACIÓN
DE LA COMISIÓN
Un (1) día hábil
La Secretaría General de la
Alcaldía de Bogotá , D.C., se pronunciará sobre la solicitud, así:
a) Aprueba la solicitud: caso
en el cual la Dirección de Talento Humano informará a través de correo
electrónico a la entidad solicitante, al servidor público y a la Secretaria
Distrital de Hacienda, cuando haya lugar.
b) Niega la solicitud:
Se devuelve la documentación radicada.
TÉRMINO
2. AUTORIZACIÓN DE LA COMISIÓN.
Tres (3) diashábile
Aprobada la solicitud de comisión , la
entidad solicitante debe radicar en la Secretaria General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá , D.C., los siguientes documentos:
a)Para
comisión de servicios :
,/
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal cuando la Entidad asuma total o parcialmente el costo de la comisión.
,/
Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o
parcialmente los costos de la comisión de servicios es un organismo público
del orden internacional, de conformidad con el articulo
2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015 .
,/
Proyecto de acto administrativo impreso y en archivo "WORD", el
cual debe ser enviado al siguiente correo electrónico : comisiones@alcaldiabogota.gov.co.
,/
Aclaración del porcentaje de viáticos que se otorga discriminado por dias . ,/ Los demás documentos
que soporten la comisión , como contratos y convenios.
Cuando la comisión de
servicios se solicita para un Secretario de Despacho, Director o Gerente se
debe anexar:
,/ Certificación de
cumplimiento de requisitos de la persona que va a quedar encargada en la cual
se especifique , nombre completo, identificación, denominación del cargo
actual , dependencia y entidad a la cual pertenece la persona e indicar que
cumple requisitos para el respectivo cargo de acuerdo con el manual de
funciones de cada Entidad.
,/'
Certificados de antecedentes (Procuraduría General de la Nación, Contraloria General de la República, Personería de
Bogotá. D.C. y Policia Nacional de Colombia) ,/' Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona
encargada.
b)Para comisión de
estudios :
,/'
Certificación laboral en la que se indique nombre completo, identificación,
denominación del cargo, dependencia. entidad a la
cual pertenece la persona que requiere la comisión , fecha y tipo de
vinculación.
,/' Convenio suscrito
entre la Entidad y el comisionado.
,/' Póliza de
garantía de cumplimiento. ,/' Invitación o
certificación del programa o curso en el que se especifique las fechas de
inicio y terminación.
,/'
Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o
parcialmente los costos de la comisión de estudios es un organismo público
del orden internacional, de conformidad con el artículo 2.2.5.11.10 del
Decreto 1083 de 2015.
,/' Proyecto de acto administrativo, el
cual debe ser remitido en físico y en archivo "WORD" al correo
electrónico:
,/'
Certificados de antecedentes (Procuraduría General de la Nación, Contraloría
General de la República, Personería de Bogotá. D.C. y Policía Nacional de
Colombia) . Las solicitudes de comisión de entidades
adscritas o vinculadas a la Secretaria Distrital de Salud deben ser
presentadas con la previa aprobación del Secretario de dicha entidad. La
documentación relacionada debe radicarse de manera completa y dentro del
término establecido, de lo contrario será devuelta.
TÉRMINO
3. ACTO
ADMINISTRATIVO PARA FIRMA
Dos (2) días hábiles
Cuando la comisión de
estudios o servicios que se encuentre aprobada requiera la firma del Alcalde Mayor
o del Secretario General de la Secretaria General de la Alcaldia
Mayor de Bogotá, D.C., junto con la del Secretario de Despacho, Director o
Gerente de la entidad solicitante, la Dirección de Talento Humano de la
Secretaria General remitirá al correo electrónico de la entidad respectiva. el proyecto del acto administrativo corregido para que sea
firmado y radicado nuevamente en la Secretaria General.
TÉRMINO
4. FIRMA DEL ALCALDE O SECRETARIO GENERAL,
NUMERACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO.
Ún
(1)
día hábil
A cargo de la Secretaria
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D.C.
Para la presentación del proyecto de acto
administrativo de comisión, las Entidades solicitantes deberán tener en cuenta
el siguiente modelo :
1. Para comisiones de servicios:
EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTA, D. C.
(DECRETO PARA PERSONAL DE GABINETE
DISTRITAL Ó RESOLUCIÓN PARA COMISIONES AL EXTERIOR DEL PAÍS DE LOS
SERVIDORES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS)
EL SECRETARIO
GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYO R DE BOGOTÁ, D.C.
(DEPENDIENDO QUIEN
DEBE OTORGAR LA COMISÍÓN DE SERVICIOS O DE ESTUDIOS)
En ejercicio de sus atribuciones
legales , en especial las que le confiere xxxx
CONSIDERANDO:
Que la señora (Nombre, cargo y
entidad u organismo de quien invita) , extendió
invitación para que el doctor (nombre completo en mayúscula del comisionado),
identificado con cédula de ciudadanía No. xxx, (denominación del cargo con
código, grado , dependencia y entidad del comisionado), asista al (nombre del
evento) del (día mes y año del evento que se encuentra en la invitación), en
la ciudad de xxx, (País) .
Que el aludido evento tiene el/los
objetivo(s) de
Que mediante comunicación No. xxx del xx de
(mes) de 2016, el/la funcionario(a) (nombre completo denominación del cargo
con código, grado. dependencia y entidad de la persona que firma el oficio remitiendo
los documentos de la comisión), solicitó comisión de servicios al
exterior/interior para que el/la servidor(a) asista al aludido evento.
Que la asistencia del mencionado
doctor(a)/servidor(a) se considera procedente por tratarse de asuntos que
interesan a la Entidad y guarda relación con las funciones que ejerce,
teniendo en cuenta que
(En este párrafo de forma clara debe
indicarse por qué es importante la asistencia al evento y que beneficios le
trae a la Entidad, debe ser un párrafo de 5 a 8 renglones argumentativos).
"Cuando es una entidad u organismo el
que asume algún gasto que requiera permiso del Ministerio del Interior, debe
adicionarse los siguientes dos considerandos:
Que (nombre de la entidad u organismo que
invita) reconocerá al aludido servidor(a), el pago de (relación de los gastos
que asume de acuerdo a la parte resolutiva del permiso expedido por el
Ministerio del Interior).
Que mediante Resolución No. xxx del xx de
(mes) de 2016 , el Ministerio del Interior autorizó
al servidor(a) (nombre completo del comisionado) para aceptar los mencionados
gastos .
Que con el propósito que el
doctor(a)/servidor(a) (nombre completo del comisionado) asista al mencionado
evento, se hace necesario conceder comisión de servicios al (exterior o
interior), por cuestiones de itinerario del xx al xx de (mes) de 2016 , en los términos dispuestos en las normas vigentes.
• Cuando hay lugar a encargo en los casos
en los que la comisión se solicita para un Secretario de Despacho, Director o
Gerente de la Entidad debe adicionarse los siguientes dos párrafos:
Que en ese sentido, se hace necesario
efectuar el encargo de las funciones del cargo de Secretario de Despacho
Código 020 Grado 09 de la Secretaria Distrital de xx, para garantizar la
continua prestación del servicio.
Que la (denominación del cargo de la
persona que certifica) de la (nombre de la entidad), certifica que el
funcionario (nombre completo del encargado), identificado con cédula de
ciudadanía No. xxx, (denominación con código , grado
, dependencia y entidad del encargado), cumple requisitos para poder ocupar
el cargo de (denominación del cargo al cual va a ser encargado) de la misma
Entidad .
En mérito de lo expuesto,
DECRETA/RESUELVE:
Artículo 1°.-Conceder comisión de
servicios al (exterior o interior) al doctor(a)/servidor(a) (nombre completo
del comisionado), identificado con cédula de ciudadania
No. xxx, (denominación con código , grado ,
dependencia y entidad del comisionado) , para que asista al (nombre del evento)
que se llevará a cabo del xx al xx de (mes) de 2016, en la ciudad de xxx,
(País).
Parágrafo 1°.- Durante el término
de la comisión el servidor(a) mencionado(a) en el artículo anterior tendrá
derecho a percibir la remuneración de conformidad con el artículo 2.2.5.11 .8
del Decreto 1083 de 2015.
Parágrafo 2°.- Concluida la
comisión y dentro de los tres (3) días siguientes, el servidor(a) (nombre
completo del comisionado) , deberá presentar un
informe ejecutivo ante este despacho, con copia a la Dirección de Talento
Humano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá , D. C., sobre
las actividades desplegadas durante la comisión , de conformidad con lo
señalado en el artículo 2.2.5.11.11 del Decreto 1083 de 2015.
Artículo 2°.- El (nombre de la
entidad) reconocerá al servidor(a) (nombre completo del comisionado),
tiquetes aéreos en la ruta Bogotá - xxx- Bogotá, y viáticos a razón del
(ejemplo cien por ciento (100%) del 2 al 6 de marzo de 2016 y del cincuenta
por ciento (50%) por el 7 de marzo de 2016), de la tarifa máxima establecida en el Decreto 231 de 2016, con
cargo al rubro x-x-x-xx-xx-xx-xxxx-xx por concepto
de "Viáticos y Gastos de Viaje", según certificado de
disponibilidad presupuestal No . xx del xx de (mes) de 2016. 'Cuando es una
entidad u organismo el que asume algún gasto que requiera permiso del
Ministerio del Interior. debe adicionarse el siguiente articulo:
Artículo 3°.- La/el servidor(a)
(nombre completo del comisionado), puede recibir del (nombre de la entidad u
organismo que invita), los gastos de (relación de los gastos que asume de
acuerdo a la parte resolutiva del permiso expedido por el Ministerio del
Interior), en los términos autorizados en la Resolución No
.xx del xx de (mes) de 2016 del Ministerio
del Interior. • Cuando IJay lugar a encargo en los
casos en los que la comisión se solicita para un Secretario de Despacho ,
Director o Gerente de la Entidad debe adicionarse el siguiente articulo:
Artículo 4°.- Encargar a partir
del xx de (mes) de 2016 , (esta fecha debe coincidir con la hora y fecha en
la que se otorga la comisión) al servidor (nombre completo del encargado),
identificado con cédula de ciudadanía No. xxx, (denominación con código ,
grado , dependencia y entidad del encargado), de las funciones del cargo de
(denominación del cargo al cual va a ser encargado) de la misma Entidad ,
mientras dura la comisión del titular.
Artículo 5°.- Comunicar al
servidor(a) (nombre completo del comisionado), al servidor(a) (nombre
completo del encargado cuando hay lugar a ello), al (nombre de la entidad) y
a la Dirección de Talento Humano de la Secretaria General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá , D.C., el contenido del presente
Decreto / Resolución, a través de la Subdirección de Servicios
Administrativos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá ,
D.C.
Articulo 6°.- El/la presente
Decreto/Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE y
CÚMPLASE
Dado(a) en Bogotá,
D.C., a los xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Alcalde Mayor/Secretario
General
Proyectó:
Revisó:
2. Para comisiones de estudios:
EL ALCALDE MAYOR DE
BOGOTÁ, D. C.
EL SECRETARIO
GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
(DEPENDIENDO QUIEN DEBE
OTORGAR LA COMISIÓN DE SERVICIOS O DE ESTUDIOS)
En ejercicio de sus
atribuciones legales , en especial las que le confiere xxxx
CONSIDERANDO:
Que la señora (Nombre. cargo y entidad
u organismo de quien invita), extendió invitación para que el (nombre
completo en mayúscula del comisionado) identificado con cédula de ciudadanía
No. xxx, (denominación con código. grado, dependencia y entidad del
comisionado) asista al (nombre del curso ,
especialización. maestría ,etc), que se llevará a
cabo del (dia mes y año del evento que se encuentra
en la invitación ). en la ciudad de xxx, (País).
Que el mencionado curso , especialización,
maestría, etc, liene como
propósito xxxx
Que mediante comunicación No. xxx del xx de
(mes) de 2016, el/la (nombre completo denominación del cargo con código,
grado, dependencia y entidad de la persona que firma el oficio remitiendo los
documentos de la comisión) , solicitó comisión de
estudios al exterior para que el/la servidor(a) asista al aludido Curso.
Que la asistencia del mencionado
servidor(a) se considera procedente por tratarse de asuntos que interesan a
la Entidad y guarda relación con las funciones que ejerce teniendo en cuenta
que
(En este párrafo de forma clara debe
indicarse por qué es importante la asistencia al evento y que beneficios le
trae a la Entidad, debe ser un párrafo de 5 a 8 renglones argumentativos).
Que de acuerdo con las certificaciones
expedidas por la (denominación del cargo de la persona que certifica) de la
(nombre de la entidad), certifica que el servidor(a) (nombre completo del
comisionado), se encuentra vinculados en la entidad desde el xx de (mes) de xxxx.
Que de conformidad con lo establecido en el
artículo 2.2.5.11.6 del Decreto 1083 de 2015 el doctor(a)/servidor(a)
mencionado anexa convenio suscrito con (nombre de la entidad) mediante el
cual se compromete a prestar sus servicios a la misma entidad. por el doble del tiempo de duración de la comisión, y póliza
de garantía de cumplimiento, por el término señalado y un (1) mes más, por el
cien por ciento (100 %) del valor total de los gastos en que haya incurrido
la Entidad con ocasión de la comisión de estudios V los salarios que puedan
devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.
'Cuando es una entidad u organismo el que
asume algún gasto que requiera permiso del Ministerio del Interior, debe
adicionarse los siguientes dos párrafos:
Que (nombre de la entidad u organismo que invita)
reconocerá al aludido servidor(a) , el pago de
(relación de los gastos que asume de acuerdo a la parte resolutiva del
permiso expedido por el Ministerio del Interior) .
Que mediante Resolución No. xxx del xx de
(mes) de 2016, el Ministerio del Interior autorizó al doctor(a)/servidor(a)
(nombre completo del comisionado) para aceptar los mencionados gastos.
Que con el propósito que ella servidor(a)
anteriormente mencionado(a) asista al aludido curso ó
seminario , se hace necesario conceder comisión de estudios remunerada/no
remunerada al exterior, por cuestiones de itinerario del xx de (mes) al xx de
(mes) de xx, en los términos dispuestos en las normas vigentes .
En mérito de lo expuesto,
DECRETA / RESUELVE:
Artículo 1°.- Conceder comisión
de estudios remunerada/no remunerada al exterior al servidor(a) (nombre
completo del comisionado), identificado con cédula de ciudadanía No. xxx,
(denominación con código, grado, dependencia y entidad del comisionado) , para que asista al (nombre del curso) que se llevará a
cabo del xx al xx de (mes) de 2016, en la ciudad de xxx. (País).
Parágrafo 1°.- Durante el término
de la comisión el servidor(a) mencionado(a) en el artículo anterior tendrá
derecho a percibir la remuneración de conformidad con el artículo 2.2.5.11 .8
del Decreto 1083 de 2015.
Parágrafo 2°.- Concluida la
comisión y dentro de los tres (3) días siguientes, el servidor(a) (nombre
completo del comisionado) , deberá presentar un
informe ejecutivo ante este despacho, con copia a la Dirección de Talento
Humano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., sobre
las actividades desplegadas durante la comisión , de conformidad con lo
señalado en el artículo 2.2.5.11 .11 del Decreto 1083 de 2015.
'Cuando es una entidad u organismo el que
asume algún gasto que requiera permiso del Ministerio del Interior debe
adicionarse el siguiente artículo:
Artículo 2°.- El/la servidor(a)
(nombre completo del comisionado), puede recibir del (nombre de la entidad u
organismo que ínvita) ,
los gastos de (relación de los gastos que asume de acuerdo a la parte
resolutiva del permiso expedido por el Ministerio del Interior), en los
términos autorizados en la Resolución No. xx del xx de (mes) de 2016 del
Ministerio del Interior.
Artículo 3°.- La comisión se
dará por terminada al vencimiento de ésta, por renuncia, por revocatoria o
cuando la administración lo considere conveniente ,
caso en el cual el (la) servidor(a) en mención , seguirá ejerciendo las
funciones propias de su cargo en la (nombre de la entidad).
Artículo 4°.- Al término de la
comisión, el (la) servidor(a) deberá reintegrarse a su respectivo cargo.
Artículo 5°._ Comunicar al servidor(a) (nombre completo del comisionado, al
(nombre de la entidad) y a la Dirección de Talento Humano de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el contenido del presente
Decreto /Resolución, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos
de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá .
D.C.
Artículo 5°- El/lla presente Decreto/Resolución rige a partir de la fecha
de su expedición.
COMUNÍQUESE y
CÚMPLASE
Dada en Bogotá ,
D.C., a los
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Secretario General
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(Nombre del Secretario
de Despacho, Director o Gerente de la Entidad)
