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RESOLUCIÓN 7769 DE 2016 (Julio 21) Por la cual se
reglamenta lo previsto en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por
el artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016 El Superintendente de
Notariado y Registro, en ejercicio de sus facultades legales, en especial de
las conferidas en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por al
artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016; artículo 11 numerales 2, 3
y 19 del Decreto número 2723 de 2014, y CONSIDERANDO QUE: Por
disposición expresa del artículo 365 de la Constitución Política, es deber del
Estado asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, en tanto son
inherentes a la finalidad social de este. Corresponde
a la Superintendencia de Notariado y Registro, en armonía con el mandato
contenido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13
de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016, reglamentar y vigilar el reparto
notarial de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública y en
los cuales intervengan los organismos administrativos del nivel central y del
sector descentralizado territorial y por servicios conforme lo prevé el
artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista
más de una notaría. Al
respecto, la Corte Constitucional en sentencia C-216 de 1994, con ponencia del
Magistrado Vladimiro Naranjo Mesa, declaró exequible la disposición precedente
y, entre sus apartes, expuso: “...La ley está autorizada por la misma
Constitución para señalar los límites de la autonomía territorial, de suerte
que la Carta prevé la función delimitante del legislador, y en este orden de
ideas el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 está conforme a derecho. Dicha
autonomía se concreta en la gestión de intereses propios mediante autoridades
propias, en consonancia con el artículo 287 constitucional. Entonces, como el
servicio público notarial es de interés general, y no de interés particular, no
es consecuente que un municipio, por ejemplo, gestione como interés propio algo
que por mandato de la Constitución es general y apto, por ende, de ser regulado
por la Ley”. (...) La facultad de “rogación”, en estricto sentido, se origina
de un derecho de los particulares, y se expresa libremente, con el solo límite
de no contrariar el orden jurídico. Es por ello que el particular puede hacer
todo aquello que no esté prohibido Pretender que la Administración local tenga
la facultad de escoger a su arbitrio la Notaría, equivale a darle un
tratamiento jurídico desproporcionado a la naturaleza de la función pública,
equiparándola en absoluto a la facultad de los particulares. Es así como el
principio de la rogación solo es aplicable a los usuarios particulares, al paso
que las autoridades tienen la obligación de Reparto”. (…)”.
Por
disposición expresa del artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, se estableció que
la Superintendencia de Notariado y Registro reglamentaría un nuevo
procedimiento de asignación, en el cual las entidades sometidas al régimen de
reparto notarial fueran responsables directas de asignar los actos de
escrituración, conforme a los parámetros establecidos en dicho procedimiento;
por lo anterior, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro
establecer reglas claras y concretas que aseguren que la administración no establezca
privilegios en favor de ningún Notario, y que la asignación se efectúe en
términos de equidad. A
su vez, la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 62
ordinal 2° preceptúa que: “Es
deber de los Notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas
correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos
administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y
por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de
la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una
notaría”. En
el mismo sentido, el inciso 2° del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012
estableció que “para los mismos efectos, la referida Superintendencia
establecerá un trámite especial de reparto para los casos en que las entidades
territoriales comparezcan a la celebración de escrituras públicas que
involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia
de inmuebles definidos como Vivienda de Interés Social y prioritaria”. El
principio de equidad, estará presente en la asignación que cada entidad
responsable adelante sobre sus propios actos, de tal manera, que en ningún caso
el reparto vulnere dicho principio, ni establezca privilegios en favor de un
Notario. En
cumplimiento de lo anterior, se procede a fijar un procedimiento de asignación
respecto de aquellos actos que deban celebrarse por escritura pública y que
debe ser acatado e incorporado dentro de los procedimientos internos de las
entidades a que hace alusión el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, y sobre el
cual esta Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá la vigilancia de
manera permanente. En
mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. El Reparto
Notarial. El reparto
notarial es un procedimiento de carácter administrativo, reglamentado por la
Superintendencia de Notariado y Registro, a través del cual, los actos de
escrituración tramitados por alguna de las entidades establecidas en el
artículo 2° de la presente resolución, que deban tramitarse en círculos
notariales con más de una notaría, se asignan a cada una de ellas en orden
ascendente. Si
el acto de escrituración versa sobre inmuebles, se deberá tener en cuenta la
ubicación de los mismos. En las ciudades en las que haya más de un círculo
registral, la asignación de los actos escriturarios deberá efectuarse en las
notarías que se ubiquen dentro de la comprensión territorial del círculo
registral correspondiente. Para tales efectos, las entidades responsables del
reparto, podrán consultar la Información en la página web de la
Superintendencia de Notariado y Registro a través del link denominado
“Distribución Reparto Notarial”, El
procedimiento de asignación, se fija teniendo en cuenta criterios de equidad,
de manera que no se establezca ningún privilegio en favor de un notario. Artículo 2°. Entidades
sometidas a reparto.
Deberán someterse al procedimiento de asignación los actos que deban celebrarse
por escritura pública, siempre que en ellos intervengan: a)
La Nación, los Departamentos, los Distritos y los Municipios. b)
Los organismos administrativos del sector central y el sector descentralizado
territorial y por servicios. c)
Los establecimientos bancarios oficiales y semioficiales, que tengan por objeto
principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca
raíz. d)
En los que intervengan las empresas oficiales de servidos públicos
domiciliarios. e)
En los que intervengan los organismos estatales en desarrollo de un proceso de
intervención o liquidación de personas naturales o jurídicas, mientras se
encuentren bajo la administración del ente estatal o hasta cuando sea nombrado
el liquidador. f)
Los demás que determine la ley. Parágrafo 1°. La obligatoriedad del reparto se
consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973,
modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016 y los demás casos que
determine la ley, sin que les sea potestativa la aplicación del Principio de
Rogación. Parágrafo 2°. Tratándose de donaciones, si en el
domicilio del donante solo existe una notaría, a esta corresponderá la
autorización del respectivo acto escriturario, en caso contrario, se someterá a
reparto. Artículo 3°. Responsables de Administrar el
procedimiento de asignación. Cada una de las entidades sometidas al régimen
establecido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo
13 de la Ley 1796 de 2016, será responsable de ejecutar el procedimiento de
asignación, en estricto cumplimiento de los parámetros establecidos en la
presente resolución. Para tal efecto, deberán disponer de los mecanismos
manuales o tecnológicos que permitan desarrollar el proceso y llevar un control
minucioso de cada una de las asignaciones de minutas, en el círculo notarial
respectivo. En
el evento en que en un acto de escrituración intervengan dos o más entidades
sometidas a reparto, las mismas deberán concertar sobre cuál de ellas efectuará
la asignación. Artículo 4°. Asignación. Cada Entidad responsable del reparto,
remitirá el mismo día de la diligencia, por correo electrónico, la
documentación a los notarios a quienes se les haya asignado el reparto junto
con la certificación prevista en el artículo 10 de la presente resolución. En
ningún caso los notarios podrán rechazar los trámites asignados por reparto
notarial. Si se presentara tal eventualidad, la entidad responsable del reparto
deberá reportarlo a la Superintendencia de Notariado y Registro dentro del
informe de que trata el artículo 5°, en el ítem de novedades, salvo lo previsto
en los literales c) y d) del artículo 10 de la presente resolución. El
notario deberá manifestar de manera expresa y por este mismo medio a la entidad
la recepción de dicho reparto, a más tardar, el día siguiente al envío de la
comunicación de acuerdo al horario establecido en el Despacho Notarial
correspondiente, so pena de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a
la restitución del turno. Por su parte la entidad asignará el reparto a la
Notaría siguiente en orden ascendente. Del
mismo modo, el Notario deberá iniciar el trámite al día siguiente de haber
recibido la asignación. Tratándose
de actos escriturarios de vivienda nueva o usada, diferentes a los descritos en
el parágrafo 1° del artículo 7° y artículo 8° de la presente resolución, si
pasados cinco (5) días contados a partir de la fecha de la recepción del
reparto, no se ha realizado el otorgamiento de la escritura pública por causas
atribuibles exclusivamente al Despacho Notarial, este perderá el reparto y no
habrá lugar a la restitución del turno y el mismo se asignará a la Notaría
siguiente en orden ascendente. Artículo 5°. Informe
mensual de reparto. A
través del correo electrónico informerepartonotarial@supernotariado.gov.co, las
entidades responsables del procedimiento de asignación, deberán remitir en
formato Excel, a la Dirección de Administración Notarial, dentro de los
primeros 5 días de cada mes, un informe detallado de las asignaciones
efectuadas en el mes inmediatamente anterior, el cual tendrá como mínimo la
siguiente información: a)
Fecha y hora de radicación de la minuta b)
Tipo de acto c)
Intervinientes d)
Categoría e)
Turno, o Notaría asignada f)
Número total de asignaciones g)
Novedades. Artículo 6°. Caracterización de las minutas sujetas al reparto. Se establecen las siguientes categorías
para determinar su clasificación para efectos del reparto, considerando para
ello los siguientes aspectos, según el caso: I)
La naturaleza jurídica de la (s) entidad (es) obligada (s) al reparto; II) la
cuantía si la tuviere; III) el número de unidades inmobiliarias que comprenda
el respectivo proyecto; IV) si la minuta contiene varios actos o negocios
jurídicos, esta se asignará considerando aquel en que interviene el obligado al
reparto, o el mayor valor de la cuantía que se determine, si el obligado comparece
a otorgar todos los actos. Categoría primera: Actos de cuantía igual o superior a
seiscientos cincuenta millones de pesos ($650.000.000) o, la constitución de
reglamentos de propiedad horizontal que contengan más de quinientas una (501)
unidades inmobiliarias. Categoría segunda: Actos de cuantía igual o superior a
cuatrocientos cincuenta millones de pesos ($450.000,000) y hasta seiscientos
cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa
y, nueve pesos ($649.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad
horizontal que contengan entre trescientas una (301) hasta quinientas (500)
unidades inmobiliarias. Categoría tercera: Actos de cuantía igual o superior a
doscientos cincuenta millones de pesos ($250.000.000) y hasta cuatrocientos
cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y
nueve pesos ($449.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad
horizontal que contengan entre ciento una (101) hasta trescientas (300)
unidades inmobiliarias. Categoría cuarta: Actos de cuantía hasta doscientos
cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y
nueve pesos ($249.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad
horizontal que contengan hasta cien(100) unidades inmobiliarias. Categoría quinta: Actos sin cuantía. Categoría Sexta: Actos a los cuales concurran
únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales. Categoría séptima. Los actos referidos a la declaración
de posesión regular de inmuebles urbanos de estratos uno (1) y dos (2) que
carezcan de título inscrito, en los términos de la Ley 1183 de 2008. Parágrafo 1°. Los actos sin cuantía y los exentos,
están definidos en el Decreto número 0188 de febrero 12 de 2013. Parágrafo 2°. Entidades exentas de derechos notariales.- Aquellos actos en que comparezcan como otorgantes un ente exento del pago de derechos notariales y otro no exento, se clasificarán según su cuantía o unidades inmobiliarias que se constituyan. Parágrafo 3°. Reparto para urbanizaciones o parcelaciones.- El
régimen de reparto de las minutas referidas a la constitución de urbanizaciones
o parcelaciones seguirá la clasificación prevista en este artículo. Artículo 7°. Actos
accesorios. Cuando
alguna de las entidades sometidas a reparto concede préstamos para la
adquisición de vivienda o mejoras de la misma, la escritura se otorgará en la
notaría que se asigne por reparto, a menos que el negocio jurídico de la
compraventa, como acto principal, haya sido previamente repartido, caso en el
cual el trámite se realizará en la misma notaría. Parágrafo 1°. Los actos de enajenación de las
unidades inmobiliarias resultantes de la constitución de la propiedad
horizontal, urbanizaciones o parcelaciones, en los que intervengan las
entidades obligadas al reparto, se otorgarán en la misma Notaría donde se haya
autorizado el acto de su constitución ya repartido. Parágrafo 2°. Las escrituras contentivas de
cancelación de hipoteca, en las que intervenga una de las entidades sometidas a
reparto, se otorgarán en la misma Notaría donde se autorizó la escritura
constitutiva del gravamen, ya repartido. Igual procedimiento se seguirá
respecto de las escrituras públicas contentivas de aclaración, modificación o
adición que se deriven de los actos escriturarios de constitución, enajenación
o gravamen, ya repartidos. Si al momento de la constitución del gravamen o del
otorgamiento de la escritura objeto de aclaración, modificación o adición, no
se estaba obligado al reparto, estas se sujetarán a las reglas aquí previstas,
es decir deben someterse al reparto. Artículo 8°. Vivienda
Nueva. Los proyectos
de vivienda nueva en los cuales la entidad sometida a reparto tuviere a su
favor como acreedora una hipoteca de mayor extensión, los actos de liberación
de dicha hipoteca, enajenación a cualquier título de las unidades inmobiliarias
resultantes de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones,
constitución de hipoteca y cualquier otro acto necesario para el
perfeccionamiento de los respectivos negocios jurídicos, deberán realizarse en
la misma Notaría asignada por reparto donde inicialmente se constituyó la
hipoteca de mayor extensión. En
los demás proyectos nuevos de vivienda, el reparto se iniciará con la
radicación de la primera minuta, la cual se identificará por única vez con el
NIT del proyecto. Una vez asignada la Notaría, la entidad que efectuó el
reparto comunicará a la misma que tendrá a su cargo cada una de las minutas que
se generen por unidades de vivienda de dicho proyecto hasta su culminación,
siempre que en ellas intervenga la entidad correspondiente. Parágrafo: De acuerdo con lo establecido en el
parágrafo 2° del artículo 15 de la Ley 29 de 1973 modificado por el artículo 13
de la Ley 1796 de 2016, el procedimiento anterior se aplicará a los actos que
involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución o
levantamiento de gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de
propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles definidos como Vivienda de
Interés Social y Prioritaria donde comparezcan las entidades financieras del
Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la
adquisición de vivienda. En este caso no estará sometido a las categorías
establecidas en el artículo 6° de la presente resolución. Artículo 9°. Constancia
de la diligencia de reparto y su protocolización. La diligencia de reparto
se formalizará a través de una constancia emitida por la entidad responsable en
la que se consignará, entre otros: I) la fecha y hora del reparto, II) los nombres
de los otorgantes, III) la determinación jurídica del acto (s) o contrato (s)
que involucra IV) la cuantía si la tuviere, V) la categorización en que fue
clasificada, si hay lugar a ello, VI) el Notario al que le correspondió, VII)
firma y nombre del funcionario responsable del reparto. La constancia deberá
ser remitida junto con los demás documentos que hacen parte del trámite. Copia
de esta constancia deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública.
Los notarios no podrán autorizar escrituras públicas en las que se omita
protocolizar la constancia que determine el cumplimiento de los trámites
legales reglamentados en la presente resolución, so pena de sanción
disciplinaria. Artículo 10. Restitución
de turno. Habrá lugar
a la restitución del turno, en la categoría correspondiente, cuando se presente
una cualquiera de las siguientes circunstancias: a) Cuando por razones
debidamente justificadas ante el notario a quien se le asignó el reparto, los
interesados no otorguen la escritura pública, b) Cuando transcurridos dos (2)
meses desde la firma del primer otorgante, esta diligencia no se haya
completado por alguno o algunos de los demás intervinientes en el acto
escriturario, c) Cuando por causa legal que competa al Notario, este se
abstenga de autorizar la correspondiente escritura pública, d) Cuando el
Notario advierta error en la clasificación de la minuta sometida a reparto. En
los anteriores casos, el siguiente trámite de la misma categoría, deberá ser
asignado a la notaría a la cual había correspondido el trámite fallido. El
Notario tendrá un término hasta de tres (3) meses, contados a partir de la
fecha de la radicación en la notaría, para avisar el acaecimiento del hecho a
la entidad responsable y solicitar la restitución del turno en la categoría
correspondiente. Vencido este lapso no se autorizará la restitución del turno. Artículo 11. Corrección
de errores en el reparto.
Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán
mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por la entidad
responsable. Dicho acto, no es susceptible de recurso alguno. Copia del mismo
se remitirá al funcionario que corresponda, para lo de su competencia. Artículo 12. De la
vigilancia. La
Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Delegada para el
Notariado, vigilará el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución
en lo que compete a la prestación del servicio notarial. Parágrafo: En lo que respecta a las entidades
obligadas a reparto, el incumplimiento de lo establecido en la presente
resolución dará lugar a la remisión del Informe correspondiente a las
autoridades competentes. Artículo 13. Transición. Los trámites cuya solicitud de
reparto, a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, haya sido
radicada, se encuentre en trámite o haya sido repartido bajo el régimen
anterior a la expedición de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016, culminarán su
trámite ante la notaría asignada. Artículo 14. Divulgación
y publicación. Copia
de la presente resolución será fijada en lugar visible para el público de las
Notarías. Artículo 15. Videncia. Esta resolución regirá a partir de su
publicación. Artículo 16.
Derogatoria. La
presente resolución regula de manera íntegra la materia y deroga las
Resoluciones números: 10137 de 2011, 10935 de 2011, 10391 de 2015, 13503 de
2015, 9698 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Dada en Bogotá D. C., a
los 21 días del mes de julio del año 2016 COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. El Superintendente de
Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García |