RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 041 DE 2016

(Noviembre 09)

Derogado por el art. 9,  Resolución Reglamentaria 016 de 2017.

Por la cual se actualiza el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el Acuerdo 519 de 2012, en armonía con el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 61 del Acuerdo 519 de 2012 del Concejo de Bogotá, faculta al Contralor de Bogotá, D.C., para establecer y reglamentar mediante resolución motivada todo lo relacionado con la organización interna y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C. en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y los Acuerdos del Concejo de Bogotá D.C.

Que es una herramienta fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad la mejora continua de los trámites, métodos y procedimientos implementados en la Contraloría de Bogotá, D.C., en orden a la optimización y eficiencia de la Función Pública, al facilitar el cumplimiento de los cometidos institucionales, la delimitación de responsabilidades, y la definición de controles internos, entre otros.

Que el Decreto Único Reglamentario No. 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, compiló la normatividad relacionada con la Conciliación Extrajudicial en asuntos de lo Contencioso Administrativo, así como del funcionamiento de los Comités de Conciliación de las entidades públicas.

Que a su vez, se hace necesario delegar la participación del Contralor de Bogotá, D.C., en el Comité de Conciliación de la Entidad, en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 del Acuerdo 519 de 2012 y el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016. 

Que en virtud de lo anterior, se debe proceder a actualizar el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., reglamentado mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 15 de mayo de 2015, con el fin de contar con un instrumento eficaz que le permita a este Ente de Control cumplir con los principios rectores de la Función Administrativa.

Que en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Actualizar el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con los lineamientos consagrados en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016.

ARTÍCULO  SEGUNDO: Conformación del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C. estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

El Contralor o su delegado, quien lo presidirá.

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

El Director Administrativo y Financiero.

El Director de Talento Humano.

El Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Parágrafo Primero. Delegar en el Contralor Auxiliar la participación del Contralor de Bogotá D.C., en el Comité de Conciliación de la Entidad, quien concurrirá con voz  y voto en los términos establecidos en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016.

La participación de los demás integrantes del Comité será indelegable.

Parágrafo Segundo. Concurrirán sólo con derecho a voz, los apoderados que representen los intereses de la Contraloría de Bogotá D.C. en los negocios sometidos a consideración del Comité de Conciliación, previa citación a la reunión respectiva, como también las personas que el Comité o la mayoría de sus miembros consideren deban asistir, según el caso concreto sometido a su análisis.

Parágrafo Tercero. El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., sesionará no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Parágrafo Cuarto. El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Parágrafo Quinto. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación sólo con derecho a voz.

ARTÍCULO TERCERO. Funciones del Comité de Conciliación.

El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Contraloría de Bogotá D.C. y ejercerá las funciones discernidas en el Artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

Igualmente decidirá, en cada caso específico sobre la procedencia de solicitudes de conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Parágrafo Único: El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C. deberá en los meses de junio y diciembre de cada año, estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre, con el fin de formular las políticas de prevención del daño antijurídico, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa judicial de los intereses litigiosos de la Entidad y si es necesario, proponer correctivos a las deficiencias en las actuaciones administrativas y de las de los apoderados dentro de las actuaciones procesales. 

Para tal propósito, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica presentará a los miembros del Comité a través del Secretario Técnico, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTÍCULO CUARTO. Alcance de las decisiones. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los profesionales que ejerzan la representación judicial a nombre de la entidad, los cuales deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales, así como de las acciones de repetición, que serán presentadas al Comité en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, para que éste determine su procedencia o improcedencia.

Parágrafo Único: Las decisiones del mencionado Comité, acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto.

ARTÍCULO QUINTO. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., estará a cargo de un funcionario del nivel asesor o profesional adscrito a la Oficina Asesora Jurídica, que será designado directamente por los integrantes del Comité, quien desempeñará además de las funciones discernidas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, las siguientes:

1. Convocar a los miembros del Comité a sesiones reglamentarias y extraordinarias cuando las circunstancias así lo demanden, y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas con una antelación de tres días hábiles.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Conservar las actas de cada sesión del Comité en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales.

4. Expedir las copias y constancias que se le soliciten, siempre y cuando no tengan el carácter de reservado.

5. Las demás que le sean asignadas por el Comité y las comprendidas en el Reglamento interno del Comité.

ARTÍCULO SEXTO. Procedimiento respecto de petición de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos ante la Contraloría de Bogotá D.C.:

Una vez recibida la solicitud de conciliación, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará un funcionario para sustanciar la respectiva ficha técnica, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para ser debatida por el Comité de Conciliación en los términos señalados en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

En caso de tratarse de una conciliación judicial, le corresponderá diligenciar la respectiva ficha al abogado que lleve la representación externa de la Entidad, indicando dentro del mismo texto, si hubo o no llamamiento en garantía.

Parágrafo Primero. Conforme con la naturaleza de la acción y el tema materia de la misma, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica informará al Director o Jefe de la dependencia donde reposen los antecedentes del asunto controvertido, sobre la acción y los términos para actuar, para que éste designe inmediatamente y por el tiempo que sea necesario al profesional o profesionales conocedores del tema, para que coordinadamente con el funcionario asignado de la Oficina Asesora Jurídica, procedan a absolver las dudas que se presenten respecto de la propuesta de conciliación.

Los profesionales asignados facilitarán el expediente y demás documentos necesarios y brindarán el apoyo requerido, con la supervisión y vigilancia del director o jefe de la dependencia a la cual se encuentran adscritos.

La misma coordinación se presentará, de ser necesario, durante el trámite jurisdiccional o administrativo de las diligencias, hasta su culminación.

Parágrafo Segundo. El funcionario designado para la elaboración de la Ficha Técnica, en el momento de conceptuar sobre si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente, especialmente a lo señalado en el artículo 2.2.4.3.1.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el artículo 1º del Decreto 1167 de 2016.

Parágrafo Tercero. Cuando se trate de una solicitud de conciliación prejudicial, el abogado responsable del estudio del tema, deberá acudir a la audiencia de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación o donde corresponda, para exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideran no viable la referida solicitud.

Si hubo conciliación, los apoderados de la Entidad, deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio e igualmente deberá allegar copia del auto de aprobación o no aprobación de la homologación.

Parágrafo Cuarto. Los acuerdos conciliatorios deberán publicarse en la página web de la Contraloría de Bogotá, D.C., por intermedio de la Dirección de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones dentro de los tres (3) siguientes a su suscripción.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Estudio de Llamamiento en Garantía con fines de repetición.

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará un apoderado para sustanciar la respectiva ficha técnica de llamamiento en garantía, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para ser debatida por el Comité de Conciliación en los términos del artículo 172 de la Ley 1437 de 2011.

ARTÍCULO OCTAVO. Estudio de Acción de Repetición.

Una vez se efectué el pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el Comité de Conciliación deberá adoptar la decisión motivada de iniciar o no el correspondiente proceso de repetición, en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Único Reglamentario No. 1069 de 2015, modificado por el Art. 3 del Decreto 1167 de 2016, previa elaboración de la ficha técnica de repetición por parte del apoderado designado para tal efecto, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO NOVENO. Derogatorias y vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Reglamentaria No. 013 del 15 de mayo de 2015 y demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 09 días del mes de noviembre del año 2016.

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA

Contralor de Bogotá, D.C.