RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

                                                                                                        

RESOLUCIÓN 006 DE 2017

Derogada por el art. 10 de la Resolución 196 de 2017

(Enero 31)

 

Por la cual se crea y reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

LA SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL,

 

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial las conferidas por los artículos 6 y 13 de la Ley 87 de 1993 y el numeral 1 artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016.

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

 

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo 6: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

 

Que el Artículo 13 la Ley 87 de 1993, consagró la obligación de establecer al más alto nivel jerárquico un comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;

 

Que el artículo 5 del Decreto Nacional 1826 de 1994, y el literal d) del artículo 5 del Decreto nacional 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

 

Que la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en sus Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

 

Que el Acuerdo Distrital 638 del 31 de marzo de 2016, modificó parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de 2006, creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital y modificó las funciones de la Secretaría General.

 

Que el citado Acuerdo definió la Misión del Sector Administrativo de Gestión Jurídica, así como la naturaleza, objeto y funciones de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que el Decreto 323 del 2 de agosto de 2016, “Por medio del cual se establece la Estructura Organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital, y se dictan otras Disposiciones” en su Capítulo 2, establece la estructura y funciones de las Dependencias, entre ellas la de la Oficina de Control Interno.

  

Que con el fin de mantener un lineamiento único frente a los roles, funciones y demás actuaciones que debe desarrollar el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, es necesario crear y reglamentar esta instancia de articulación y control en la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

En mérito de lo expuesto, la Secretaria Jurídica Distrital, en uso de sus facultades legales,

 

RESUELVE:

 

COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

 

Artículo 1°. Creación. Crear el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

Artículo 2°. Funciones del Comité: Corresponde al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el ejercicio de las siguientes funciones:

 

a.  Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de control Interno, de conformidad con las normas vigentes de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.;

 

b.   Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;

 

c.  Asesorar a la Secretaria Jurídica Distrital, en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

 

d. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas;

 

e.  Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital;

 

f.  Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital;

 

g.  Coordinar con las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

 

h.  Presentar a consideración de la Secretaria Jurídica Distrital propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes;

 

i.  Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno que se organicen; y,

 

j.  Las demás que le sean asignadas por La Secretaria Jurídica Distrital.

 

Artículo 3°. Conformación del Comité. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

1.  Secretario Jurídico Distrital, quien lo preside.

2.  Subsecretario Jurídico.

3. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

4. Jefe de la Oficina de Control Interno.

5. Director de Gestión Corporativa.

6. Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

Parágrafo Primero. El Jefe de la Oficina de Control Interno desarrollará las funciones de Secretario Técnico, con voz, pero sin voto.

 

Parágrafo Segundo. Podrán ser invitados los siguientes funcionarios cuando los miembros del Comité así lo consideren, con voz, pero sin voto:

 

1. Director Distrital de Asuntos Disciplinarios.

2. Director Distrital de Política e Informática Jurídica.

3. Director Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos.

4. Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del daño Antijurídico.

5. Director Distrital de Inspección Vigilancia y Control de Entidades sin Ánimo de  Lucro.

 

Parágrafo Tercero. Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en este Comité, salvo la Secretaria Jurídica Distrital quien podrá hacerlo en un funcionario del nivel Directivo o Asesor.

 

Cuando por motivos de fuerza mayor un miembro permanente del Comité no pueda asistir, deberá dejarse consignado en las actas, especialmente en lo relacionado con resultados y compromisos adquiridos.

 

Parágrafo Cuarto. El Subsecretario Jurídico presidirá el Comité en ausencia del Secretario Jurídico Distrital.

 

Artículo 4°. Sesiones del Comité. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno sesionará por lo menos dos (2) veces al año.  Así mismo, podrá sesionar extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan o lo requiera cualquiera de sus miembros. 

 

Artículo 5°. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico procederá a convocar a los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios invitados cuya presencia se considere necesaria para deliberar respecto de los temas puestos a consideración del Comité.

 

Artículo 6°. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. Se constituye el quórum deliberatorio del Comité con la asistencia de la mitad más uno del total de sus miembros permanentes y las decisiones serán aprobadas por la mayoría de los asistentes.

 

Artículo 7°. Sesiones no presenciales. Cuando las circunstancias así lo exijan, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones no presenciales.

 

Las sesiones no presenciales del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

1. El Secretario Técnico le informará al Presidente del Comité la existencia de la circunstancia específica que amerite la realización de una sesión no presencial.

 

2. El Presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá autorizar al Secretario Técnico para que se adelante la sesión no presencial.

 

3.  El Secretario Técnico convocará a la sesión no presencial mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones.

 

4. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico. Para tal efecto, los miembros del Comité podrán deliberar o decidir por correo electrónico y todos aquellos medios tecnológicos que se encuentren a disposición.

 

5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité.

 

6. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

 

7. A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

 

Artículo 8°. Funciones del secretario del comité. Son funciones del Secretario del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las siguientes:

 

a) Preparar el orden del día de las sesiones, que permita cumplir con las funciones asignadas al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

b)  Coordinar y efectuar la convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

 

c) Elaborar las actas y realizar su lectura en la siguiente sesión del Comité, así como coordinar el archivo y control de dichas actas.

 

d) Efectuar el seguimiento a las decisiones del Comité y presentar los informes respectivos en la siguiente sesión.

 

e) Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Secretario Jurídico Distrital y a los miembros del Comité, al finalizar cada anualidad.

 

Artículo 9°. Subcomités del sistema de control interno. La Secretaria Jurídica podrá integrar mediante resolución, los Subcomités del Sistema de Control Interno, los cuales tendrán su propio reglamento, funciones, y sus objetivos serán similares a los señalados para el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

 

Los subcomités reportarán al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, los avances de la labor delegada.

 

Artículo 10°. De la inasistencia. La inasistencia sin justificación a Comités y Subcomités de que trata la presente Resolución será considerada causal de mala conducta.

 

Artículo 11°. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de enero del año 2017

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital

 

Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.