RESOLUCIÓN 070 DE 2017

(Febrero 17)

 

Por la cual se adopta la Política de Privacidad  y Tratamiento de Datos Personales de la Secretaría  General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

 

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 6, literal b del Acuerdo 638 de 2016 y, el artículo 2, numeral 2 del Decreto 425 de 2016, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Acuerdo Distrital 638 de 2016 modificó parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de 2006, creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital y modificó las funciones de la Secretaría General.

Que el Acuerdo Distrital 638 de 2016 ajustó la naturaleza, objeto y funciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., y estableció que los negocios, asuntos y funciones que venían siendo desempeñados por la Dirección Jurídica Distrital fueran asumidas por la Secretaría Jurídica Distrital, así como el diseño e implementación de las políticas públicas en materia disciplinaria, lo cual conllevó una modificación a la estructura organizacional de la Secretaría General.

Que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 del Acuerdo Distrital 638 de 2016, la Secretaría General es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera y actúa como cabeza del sector Gestión Pública, la cual tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades de Bogotá, Distrito Capital, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y ciudadano, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico.

Que el artículo 2 del Decreto 425 de 2016 estableció dentro las funciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., entre otras, la de formular adoptar, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital y su modernización, a través del mejoramiento de la gestión y de las estrategias de información y comunicación, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, y del desarrollo de las funciones de organización, dirección, control y seguimiento.

Que la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Que de acuerdo a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de datos personales deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de dicha ley.

Que con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, se hace necesario adoptar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1º-: Adoptar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., la cual se transcribe a continuación:

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y  PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Objetivo

El presente documento tiene como objeto establecer la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de la SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA, D. C., organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera, que actúa como cabeza del sector Gestión Pública, en adelante la Entidad, para la debida protección de los derechos de los usuarios, visitantes, ciudadanos y demás personas que suministran sus datos personales a la Entidad por los diferentes canales de atención y medios de recolección de información.

La política de confidencialidad que se adopta en materia de protección de datos personales hace parte integral de las Condiciones de Uso de los Sitios Web de la Entidad.

2. Alcance

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales aplica a todos los funcionarios, contratistas, proveedores o personal externo que tengan acceso a los datos personales de los ciudadanos.

Igualmente, aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que se encuentren en poder de la Entidad, y que haya sido contemplada por la Ley 1581 de 2012.

3. Definiciones

Para la presente política se aplican las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

Para alcanzar el objeto de la presente política se tendrán en cuenta los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollan.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

5. Condiciones de Privacidad y Tratamiento de los Datos Personales.

El usuario, visitante, ciudadano y toda persona que proporciona sus datos personales a la Entidad por cualquier medio, acepta que el ingreso y suministro de su información personal lo hace voluntariamente y ante la necesidad de presentar requerimientos específicos a la Entidad para realizar un trámite, presentar una queja o reclamo, acceder a los mecanismos de interacción que ofrecen los Sitios y/o Aplicativos Web, o para ingresar a las instalaciones de la misma. Lo que significa que la Entidad podrá recoger tales datos personales.

Los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime la Entidad en sus bases de datos se utilizarán única y exclusivamente para el desarrollo de sus funciones legales, y no serán cedidos a terceros sin conocimiento del titular de la información.

Asimismo, la Entidad podrá recolectar información para mejorar la calidad del servicio y generar datos estadísticos en relación con el uso de los Sitios y/o Aplicativos Web, como consecuencia de la navegación y/o registro en los mismos, como el software o hardware del computador del cual accede el usuario, la dirección IP, tipo de navegador usado para ingresar, nombre del dominio y tiempo de uso.

Teniendo en cuenta que al ingresar a las instalaciones de la Entidad por asuntos de seguridad, se solicitan datos sensibles a los visitantes, el tratamiento de los mismos solo se llevará a cabo cuando medie autorización expresa por parte del titular para tal fin, la cual no será obligatoria.

El almacenamiento y uso de la información personal se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, teniendo en cuenta el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la(s) información(es) que la Entidad registre en las bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento.

6. Derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares de los datos personales cuyo tratamiento lleva a cabo la Entidad, gozan de los derechos contenidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Procuraduría General de la Nación haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012  y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, en el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de la Entidad a las disposiciones de la citada Ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

7. Deberes de la Entidad.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., como responsable del tratamiento de los datos personales, debe cumplir los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.  Tales deberes son:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y/o la Procuraduría General de la Nación.

A todas las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., como encargadas del tratamiento de los datos personales, les será exigible el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.  Estos son:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de Ley 1581 de 2012.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio y/o la Procuraduría General de la Nación.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la Procuraduría General de la Nación cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y la Procuraduría General de la Nación.

8. Información del Responsable y Encargado del Tratamiento

Los datos básicos del responsable del tratamiento de los datos personales, son:

•       Razón social de la Entidad: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

•       NIT: 899.999.061-9

•       Dirección y domicilio: Carrera 8 No. 10-65 Piso

3. Bogotá, D. C., Colombia.

•       Teléfonos: Conmutador: (57-1) 3813000, ext. 1315 – Dirección Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

•       Sitio web: www.secretariageneral.gov.co

Son encargadas del tratamiento de los datos personales las diferentes dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., obedeciendo al tipo de información que manejan en el cumplimiento de sus funciones, según lo previsto en el Decreto Distrital 425 de 2016.

9. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.

Los titulares de la información personal podrán ejercer sus derechos (revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o actualizar, rectificar o suprimir alguno de ellos) en cualquier momento a través de los siguientes mecanismos:

* Ventanilla de correspondencia ubicada en la carrera 8 No. 10-65, dirigiendo la solicitud a la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía.

* Sitio Web del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones www.bogota.gov.co/sdqs

* Teléfono 3813000 ext. 1315 – Dirección Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

10. Autorización

Para dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y teniendo en cuenta que por seguridad se requiere a los visitantes al ingresar a las instalaciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., el suministro de datos personales sensibles (datos biométricos), la Entidad solicita a los mismos la autorización para el tratamiento de los datos personales, la que se entiende otorgada mediante el registro de la huella digital en la base de datos de la Entidad.

Cada vez que un usuario acceda a los Sitios y/o Aplicativos Web de la Entidad, tal acceso se considerará como una aceptación tácita de esta política, por medio de la cual autoriza a la Entidad para que lleve a cabo el tratamiento de los datos personales registrados al momento de realizar un trámite, presentar una queja o reclamo y acceder a los mecanismos de interacción que ofrece la Entidad para prestar un servicio a la ciudadanía, en desarrollo de sus funciones legales.

11. Modificaciones de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

La Entidad podrá modificar esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, a su libre elección y en cualquier momento. Todos los cambios y/o modificaciones que se lleven a cabo entrarán en vigencia una vez sean publicados en el Sitio Web de la Entidad.

Es responsabilidad del usuario revisar periódicamente la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de la Entidad, para estar informado de las modificaciones que se le realicen a la misma.

Cada vez que un usuario acceda a los Sitios y/o Aplicativos Web de la Entidad será considerado como una aceptación tácita de las modificaciones que se le hagan a esta política.

12. Vigencia y conservación de las bases de datos

La vigencia y conservación de las bases de datos en la Entidad será por un término indefinido, sin perjuicio de lo establecido en las disposiciones legales que regulen la materia.

13. Política de Seguridad de la Información

Según lo establecido en el numeral 9.5 de la Guía No. 2 del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, referente a la Elaboración de la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales hace parte de las Políticas de Seguridad de la Información.

Respecto de las Políticas de Seguridad de la Información, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., expidió la Directiva 042 de 2007 y la Circular 049 de 2007, mediante las cuales estableció las Políticas de Seguridad de los Activos de Información y el uso adecuado de Internet y del correo electrónico en la entidad, respectivamente. Lo anterior, en cumplimiento de la Resolución 305 de 2008 de la Comisión Distrital de Sistemas (CDS) de Bogotá, D.C., y de las normas ISO27001:2013; políticas que apoyarán el cumplimiento del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información de la Entidad, el cual adopta el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información – MSPI, propuesto por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC, cuyas referencias en cuanto a políticas, definiciones o contenido relacionado están basadas en la norma técnica colombiana NTC ISO/IEC 27001 vigente.

14. Ley aplicable y jurisdicción.

La presente política se regirá por las leyes de la República de Colombia y las demás disposiciones vigentes sobre la materia.

El usuario no podrá exigir ante la Entidad o ante una autoridad judicial o administrativa, la aplicación de condición, norma o convenio que no esté expresamente incorporado en esta política.

En caso de que alguna de las disposiciones de esta política pierda validez u obligatoriedad, las demás disposiciones mantendrán tal obligatoriedad, serán vinculantes y producirán todos los efectos.

La competencia para dirimir los conflictos, legales o judiciales recaerá en los jueces competentes del Distrito Capital de Bogotá.

15. Plazo de implementación.

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 10 del Decreto Nacional 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones”, y atendiendo a la Guía No. 2 referente a la Política General de Seguridad de la Información del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se fija como plazo para la implementación de esta política el 30 de junio del año 2018.

16. Entrada en vigencia.

Esta política entrará en vigencia a partir de su publicación, la cual se hará en el Sitio Web de la Entidad: www.secretariageneral.gov.co

ARTÍCULO 2º-: Publicar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en la página web de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

ARTÍCULO 3º-: La presente resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE  Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los diecisiete (17) días del mes de febrero de dos mil diecisiete (2017).

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 6025 de febrero 24 de 2017.