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Circular 004 de 2017 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Subsecretaría Corporativa

Fecha de Expedición:
30/03/2017
Fecha de Entrada en Vigencia:
30/03/2017
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 004 DE 2017

 

(Marzo 30)

 

Para:

SECRETARIO GENERAL, SUBSECRETARIOS, ALTOS CONSEJEROS DISTRITALES, JEFES DE OFICINAS, SUPERVISORES CONTRACTUALES, RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL

De:

 

SUBSECRETARIO CORPORATIVO

Asunto:

DIRECTRIZ DE SEGUIMIENTO Y TRATAMIENTO PRIORITARIO A CONTRATOS CON PASIVOS EXIGIBLES

 

La presente tiene como objetivo dar directrices claras frente al tratamiento necesario para la correcta gestión de los pasivos exigibles, en primera medida un Pasivo Exigible se define como un compromiso que se adquirió en vigencias anteriores y que debe asumirse con cargo al presupuesto disponible de la vigencia en que se paga, por cuanto la reserva presupuestal que los respaldó en su oportunidad feneció.

 

El origen de los pasivos exigibles se da por la ejecución tardía del presupuesto asignado dentro de las anualidades y posteriormente, la gestión tardía de la reserva presupuestal constituida, es decir cuando no se ha pagado, liquidado o liberado un contrato que hace parte de la reserva presupuestal y sobrepasa la vigencia.

 

Para el pago del pasivo exigible el supervisor del contrato debe:

 

1. Contar con el acta de liquidación del compromiso.

 

2. Realizar una justificación motivada por parte del supervisor por medio de la cual se reconoce la existencia del pasivo exigible y se relata la gestión que se le realizó al compromiso, indicado (sic) las razones por las cuales no fue posible realizar los pagos de manera oportuna.

 

3. Contar con CDP que respaldará el pago, este deberá afectar un traslado presupuestal acreditando el rubro “Pasivos exigibles”, en el caso de un contrato financiado con un proyecto de inversión se debe solicitar concepto favorable a la Secretaría Distrital de Planeación para la realización del traslado correspondiente, y posteriormente realizar la solicitud de traslado a la Secretaría de Hacienda Distrital. En el caso de ser un contrato financiado con un rubro de funcionamiento solamente se realiza la solicitud a la Secretaría de Hacienda Distrital.

 

Una vez efectuado el traslado la subdirección financiera (sic) con base en la justificación remitida por el supervisor del contrato se encargará de proyectar la resolución motivada para firma del ordenador del gasto en al cual se reconoce la existencia del pasivo y se ordena el pago del mismo. Hay que tener en cuenta que la realización del pago del pasivo exigible exige la correspondiente programación del PAC.

 

Se hace un llamado a todos los supervisores para que tengan en cuenta las obligaciones impuestas a esta labor dadas por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 que dispone la necesidad de liquidación contractual para aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo. Aunado a lo anterior, el numeral 6.3.2 del “Manual de Contratación, supervisión e interventoría” de la Secretaría General, expone de la siguiente manera el procedimiento que debe tener en cuenta el interventor o supervisor para la liquidación de los contratos a su cargo:

 

“Una vez terminada la ejecución contractual, el/la interventor/a o supervisor/a elabora, suscribe y remite a la (Sub) dirección de Contratación el Acta de Liquidación y/o Recibo a Satisfacción y los documentos soporte a que haya lugar.

 

La (Sub) dirección de Contratación recibe el acta con sus soportes documentales, realiza la verificación de los documentos y si tiene alguna inconsistencia o faltan algunos soportes se devuelve el interventor o supervisor para que realice las correcciones, ajustes u observaciones, y/o remita la documentación adicional.

 

Si la documentación está completa y cumple con los requisitos exigidos en la Ley, el/la (sub) dirección de Contratación, dependencia que se encarga de remitir copias a la Subdirección Financiera y a las dependencias competentes, y publicarla en el Portal de Contratación SECOP, y en el Portal de Contratación a la Vista.”

 

Lo anterior implica que, habiendo ocurrido la finalización del contrato, es deber de el/la interventor/a o supervisor/a elaborar, suscribir y remitir a la Dirección de Contratos el acta de liquidación, así como hacer el seguimiento al desarrollo del trámite en mención y presentar respuesta oportuna a los requerimientos de la citada Dirección.

 

Bajo estos procedimientos y premisas normativas, se requiere desarrollar acciones conducentes a disminuir al máximo los pasivos exigibles existentes. Para ello, durante el mes de febrero de 2017 se llevó a cabo reuniones de sensibilización en el marco de las acciones pactadas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, en donde se expuso a todos los responsables de rubros y proyectos de inversión o a sus delegados, la importancia de evitar el mantenimiento de relaciones contractuales que se puedan convertir en “Pasivos Exigibles”, así como el trámite presupuestal pertinente en caso de que dichos contratos ocasionasen el desembolso de recursos por parte de la Entidad.

 

En este contexto, se solicita a los supervisores de los contratos que se relacionan en el anexo de la presente Circular, se radique a más tardar el 7 de abril en la Dirección de Contratos con copia a la Subdirección Financiera, un informe sucinto del estado de los compromisos relacionados, en donde como mínimo se registró su fecha de finalización (si este hecho ha sucedido, estado de elaboración del acta de liquidación (citando los radicados pertinentes y sus fechas), así como el plan de acción para la liquidación contractual definitiva.

 

Por último, y sobre esta misma materia, cabe recordar que se hace necesario el manejo adecuado de las reservas presupuestales vigentes, implicando esto la liquidación oportuna de los contratos que así lo ameritan y/o el giro de las obligaciones presupuestales, evitando de esta forma que se constituyan nuevos “pasivos exigibles” al final de la presente anualidad.

 

JUAN CARLOS MALAGÓN BASTO

 

SUBSECRETARIO CORPORATIVO

 

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ