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CIRCULAR 004 DE 2017 (Marzo
30)
La
presente tiene como objetivo dar directrices claras frente al tratamiento
necesario para la correcta gestión de los pasivos exigibles, en primera medida
un Pasivo Exigible se define como un compromiso que se adquirió en vigencias
anteriores y que debe asumirse con cargo al presupuesto disponible de la
vigencia en que se paga, por cuanto la reserva presupuestal que los respaldó en
su oportunidad feneció. El
origen de los pasivos exigibles se da por la ejecución tardía del presupuesto
asignado dentro de las anualidades y posteriormente, la gestión tardía de la
reserva presupuestal constituida, es decir cuando no se ha pagado, liquidado o
liberado un contrato que hace parte de la reserva presupuestal y sobrepasa la
vigencia. Para
el pago del pasivo exigible el supervisor del contrato debe: 1.
Contar con el acta de liquidación del compromiso. 2.
Realizar una justificación motivada por parte del supervisor por medio de la
cual se reconoce la existencia del pasivo exigible y se relata la gestión que
se le realizó al compromiso, indicado (sic) las razones por las cuales no fue
posible realizar los pagos de manera oportuna. 3.
Contar con CDP que respaldará el pago, este deberá afectar un traslado
presupuestal acreditando el rubro “Pasivos exigibles”, en el caso de un
contrato financiado con un proyecto de inversión se debe solicitar concepto
favorable a la Secretaría Distrital de Planeación para la realización del
traslado correspondiente, y posteriormente realizar la solicitud de traslado a
la Secretaría de Hacienda Distrital. En el caso de ser un contrato financiado
con un rubro de funcionamiento solamente se realiza la solicitud a la
Secretaría de Hacienda Distrital. Una
vez efectuado el traslado la subdirección financiera (sic) con base en la
justificación remitida por el supervisor del contrato se encargará de proyectar
la resolución motivada para firma del ordenador del gasto en al cual se
reconoce la existencia del pasivo y se ordena el pago del mismo. Hay que tener
en cuenta que la realización del pago del pasivo exigible exige la
correspondiente programación del PAC. Se
hace un llamado a todos los supervisores para que tengan en cuenta las
obligaciones impuestas a esta labor dadas por el artículo 60 de la Ley 80 de
1993 que dispone la necesidad de liquidación contractual para aquellos
contratos cuya ejecución o cumplimiento
se prolongue en el tiempo. Aunado a lo anterior, el numeral 6.3.2 del “Manual
de Contratación, supervisión e interventoría” de la Secretaría General, expone
de la siguiente manera el procedimiento que debe tener en cuenta el interventor
o supervisor para la liquidación de los contratos a su cargo: “Una
vez terminada la ejecución contractual, el/la interventor/a o supervisor/a
elabora, suscribe y remite a la (Sub) dirección de Contratación el Acta de
Liquidación y/o Recibo a Satisfacción y los documentos soporte a que haya
lugar. La
(Sub) dirección de Contratación recibe el acta con sus soportes documentales,
realiza la verificación de los documentos y si tiene alguna inconsistencia o
faltan algunos soportes se devuelve el interventor o supervisor para que
realice las correcciones, ajustes u observaciones, y/o remita la documentación
adicional. Si
la documentación está completa y cumple con los requisitos exigidos en la Ley,
el/la (sub) dirección de Contratación, dependencia que se encarga de remitir
copias a la Subdirección Financiera y a las dependencias competentes, y
publicarla en el Portal de Contratación SECOP, y en el Portal de Contratación a
la Vista.” Lo
anterior implica que, habiendo ocurrido la finalización del contrato, es deber
de el/la interventor/a o supervisor/a elaborar, suscribir y remitir a la
Dirección de Contratos el acta de liquidación, así como hacer el seguimiento al
desarrollo del trámite en mención y presentar respuesta oportuna a los requerimientos
de la citada Dirección. Bajo
estos procedimientos y premisas normativas, se requiere desarrollar acciones
conducentes a disminuir al máximo los pasivos exigibles existentes. Para ello,
durante el mes de febrero de 2017 se llevó a cabo reuniones de sensibilización
en el marco de las acciones pactadas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la
Contraloría de Bogotá, en donde se expuso a todos los responsables de rubros y
proyectos de inversión o a sus delegados, la importancia de evitar el mantenimiento
de relaciones contractuales que se puedan convertir en “Pasivos Exigibles”, así
como el trámite presupuestal pertinente en caso de que dichos contratos
ocasionasen el desembolso de recursos por parte de la Entidad. En
este contexto, se solicita a los supervisores de los contratos que se
relacionan en el anexo de la presente Circular, se radique a más tardar el 7 de abril en la Dirección de Contratos con copia a
la Subdirección Financiera, un informe sucinto del estado de los compromisos
relacionados, en donde como mínimo se registró su fecha de finalización (si este
hecho ha sucedido, estado de elaboración del acta de liquidación (citando los
radicados pertinentes y sus fechas), así como el plan de acción para la
liquidación contractual definitiva. Por
último, y sobre esta misma materia, cabe recordar que se hace necesario el
manejo adecuado de las reservas presupuestales vigentes, implicando esto la
liquidación oportuna de los contratos que así lo ameritan y/o el giro de las
obligaciones presupuestales, evitando de esta forma que se constituyan nuevos “pasivos
exigibles” al final de la presente anualidad. JUAN CARLOS MALAGÓN
BASTO SUBSECRETARIO
CORPORATIVO ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ |