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  Resolución 164 de 2017 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 21/04/2017  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 21/04/2017  
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RESOLUCIÓN 164 DE 2017

 

( 21 de abril de 2017)

 

"Por la cual se conforma el Comité Interno de Archivo de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, se deroga la resolución 299 de junio 6 de 2013 y se dictan otras disposiciones"

 

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ,

DISTRITO CAPITAL,

 

En uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el numeral 7 del artículo 10° del Decreto 425 de 2016, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 20 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones", establece las funciones del Archivo General de la Nación, entre esas la de "Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental (…)

 

Que el artícul del Decreto Nacional 1515 de 2013 reglamentario de la Ley 80 de 1989, establece las reglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales.

 

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación con fundamento en la Ley 80 de 1989 y el artículo 8° literal c) del Decreto 1777 de 1990 expidió el Acuerdo 07 de 1994, mediante el cual se fijan las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales.

 

Que en el marco del artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, modificado por el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., profirió la Resolución 332 de 1996, por la cual creó el Comité de Administración de Documentos, la cual fue derogada por el artículo 6 de la Resolución 73 de 1999 de la Secretaría General, la cual, a su vez, fue derogada por el artículo 5 de la Resolución 410 de 2004 de la misma entidad; Resolución que finalmente fue derogada por el artículo 5 de la Resolución 299 de 2013, por la cual se estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

Que en el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 se define el Sistema Nacional de Archivos como el "conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. (…)”

 

Que el artículo 6° ibídem establece los procesos y las acciones que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar a cabo de acuerdo con sus funciones, así:

 

"a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

 

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

 

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;


d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

 

Que el literal e) del artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, modificado por el artículo 6 del Acuerdo Distrital 638 de 31 de marzo de 2016, asignó a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., entre otras funciones, la de "Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito"

 

Que, en el mismo sentido, el numeral 56 del artículo 2 del Decreto Distrital 425 de 03 de octubre de 2016, asignó dicha función a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

Que la ley 1437 de 2011 en el capítulo cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos, su validez y fuerza probatoria en el procedimiento administrativo, así como sobre el expediente y archivo electrónicos, lo cual tiene incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y, por lo tanto, tiene aplicación en el Sistema Nacional de Archivos.

 

Que el fin esencial del Sistema Nacional de Archivos es la articulación, la modernización y la homogenización metodológica de la función archivística del Estado y de los archivos de las entidades públicas en los diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

 

Que el Decreto Nacional 2482 del 3 de diciembre de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto "Adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación (...)", el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado.

 

Que con el fin de adelantar los procesos archivísticos; promover el desarrollo de los archivos como centros de información, instrumentos de transparencia y lucha contra la corrupción; salvaguardar el patrimonio documental; y facilitar el acceso a los ciudadanos a la información y a los documentos; el Gobierno Nacional consideró necesario modernizar el Sistema Nacional de Archivos y en razón a ello expidió el Decreto 1080 de 2015, "Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

 


Que el artículo 2.8.2.1.14. del Decreto 1080 de 2015 señala que "Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias"

Que en los artículos 2.8.2.1.15, 2.8.2.1.16, 2.8.2.2.1 y 2.8.2.2.5 del mismo Decreto se consagra la conformación y funciones del Comité Interno de Archivo.

Que mediante el Decreto 425 del 03 de octubre de 2016, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 1, 4, 6 y 9 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, modificó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.


Que en virtud de lo anteriormente expuesto, es procedente conformar el Comité Interno de Archivos y actualizar sus funciones de acuerdo a la nueva estructura de la entidad, unificar su reglamentación al interior de la Secretaría General y derogar la resolución 299 de 6 de junio de 2013 "Por el cual se establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo Primero. - Conformar el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

 

Artículo Segundo. - El Comité Interno de Archivo estará integrado por:

 

1. El/La Subsecretario/a Corporativo o su delegado/a, quién lo presidirá.

 

2. El/La Subdirector/a de Servicios Administrativos, quién será el/la Secretario/a Técnico/a del Comité.

 

3. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

 

4. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

5. El/La Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

6. El/La Directora/a Administrativo/a y Financiero/a.

 

7. El/La Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto.

 

8. Podrán asistir invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité.

 

Parágrafo Primero: El Secretario Técnico será el encargado de convocar a las reuniones, preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el Comité.

 

Parágrafo Segundo: El Comité Interno de Archivo podrá invitar a las reuniones a otros servidores de la Secretaría General, a representantes de otras entidades y profesionales de distintas áreas, cuando a su juicio, el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz, pero no voto.

 

Parágrafo Tercero: El Comité Interno de Archivo se reunirá ordinariamente una vez (1) cada tres (3) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario Técnico, en forma escrita y/o correo electrónico, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente.

 

Artículo Tercero. - El Comité deliberará con las dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión.

 

Artículo Cuarto. - Son funciones del Comité Interno de Archivo:


1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

 

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

 

3. Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la entidad y enviarlas al Consejo Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro

 

4. Responder por el Registro de las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.


5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva entidad.

 

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

 

8. Revisar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Archivo de Bogotá D.C., y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

 

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

 

10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

 

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

 

12. Acompañar la implementación del Gobierno en línea de la entidad en lo referente al impacto de éste sobre la gestión documental y de información.

 

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

 

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

 

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

 

16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

 

17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como el Sistema Integrado de Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

 

Parágrafo Primero: El Comité Interno de Archivo deberá ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.

 

Parágrafo Segundo: De conformidad con el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto 1080, el Comité de Archivo es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean éstos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental.

 

Artículo Quinto. - La presente Resolución rige a partir de su publicación, deroga la Resolución 299 de 6 de junio de 2013 y las disposiciones que le sean contrarias.


 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los

 

21 de abril de 2017

 
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