RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN
164 DE 2017 (Abril 21) Derogada por el art. 35
de la Resolución 494 de 2019. Sec. General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Por
la cual se conforma el Comité Interno de Archivo de la Secretaria General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, se deroga la resolución 299 de junio 6 de 2013 y
se dictan otras disposiciones EL
SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO
CAPITAL, En
uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en
el numeral 7 del artículo 10° del Decreto 425 de 2016, y, CONSIDERANDO: Que
el artículo 20 de la Ley 80 de 1989 "por
la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones",
establece las funciones del Archivo General de la Nación, entre esas la de
"Promover la organización y fortalecimiento
de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial,
comisarial, municipal y distrital para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental
(…) Que
el artículo 1° del Decreto Nacional 1515 de 2013 reglamentario de la Ley 80 de
1989, establece las reglas y principios generales que regulan las
transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades del Estado
al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales. Que
la Junta Directiva del Archivo General de la Nación con fundamento en la Ley 80
de 1989 y el artículo 8° literal c) del Decreto 1777 de 1990 expidió el Acuerdo
07 de 1994, mediante el cual se fijan las pautas y principios que regulan la
función archivística en las entidades oficiales. Que
en el marco del artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, modificado por el Artículo
4° del Acuerdo 12 de 1995, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., profirió la Resolución 332 de 1996, por la cual creó el Comité de
Administración de Documentos, la cual fue derogada por el artículo 6 de la
Resolución 73 de 1999 de la Secretaría General, la cual, a su vez, fue derogada
por el artículo 5 de la Resolución 410 de 2004 de la misma entidad; Resolución
que finalmente fue derogada por el artículo 5 de la Resolución 299 de 2013, por
la cual se estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Que
en el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 se define el Sistema Nacional de
Archivos como el "conjunto de
instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental
y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. (…)” Que
el artículo 6° ibídem establece los procesos y las acciones que las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar a cabo de acuerdo
con sus funciones, así: "a) La planeación y
programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el
Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio
y de las entidades territoriales; b) La asistencia técnica
estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de
archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano,
las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecución, seguimiento y
control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los
archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas
e indirectas del Estado; d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Que
el literal e) del artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, modificado por
el artículo 6 del Acuerdo Distrital 638 de 31 de marzo de 2016, asignó a la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., entre otras funciones,
la de "Formular la política de gestión
documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar,
proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito" Que,
en el mismo sentido, el numeral 56 del artículo 2 del Decreto Distrital 425 de
03 de octubre de 2016, asignó dicha función a la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Que
la ley 1437 de 2011 en el capítulo cuarto del Título III, regula aspectos
relacionados con el uso de medios electrónicos, su validez y fuerza probatoria
en el procedimiento administrativo, así como sobre el expediente y archivo
electrónicos, lo cual tiene incidencia en el desarrollo de la política
archivística para todas las entidades del Estado y, por lo tanto, tiene
aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Que
el fin esencial del Sistema Nacional de Archivos es la articulación, la
modernización y la homogenización metodológica de la función archivística del
Estado y de los archivos de las entidades públicas en los diferentes niveles de
la organización administrativa, territorial y por servicios. Que
el Decreto Nacional 2482 del 3 de diciembre de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto "Adoptar el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la
planeación (...)", el cual incluye políticas de desarrollo
administrativo de la gestión documental del Estado. Que
con el fin de adelantar los procesos archivísticos; promover el desarrollo de
los archivos como centros de información, instrumentos de transparencia y lucha
contra la corrupción; salvaguardar el patrimonio documental; y facilitar el
acceso a los ciudadanos a la información y a los documentos; el Gobierno
Nacional consideró necesario modernizar el Sistema Nacional de Archivos y en
razón a ello expidió el Decreto 1080 de 2015, "Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
Que
en los artículos 2.8.2.1.15, 2.8.2.1.16, 2.8.2.2.1 y 2.8.2.2.5 del mismo
Decreto se consagra la conformación y funciones del Comité Interno de Archivo. Que
mediante el Decreto 425 del 03 de octubre de 2016, el Alcalde Mayor de Bogotá,
D.C., en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los
numerales 1, 4, 6 y 9 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, modificó la
estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C. Que en virtud de lo anteriormente
expuesto, es procedente conformar el Comité Interno de Archivos y actualizar
sus funciones de acuerdo a la nueva estructura de la entidad, unificar su reglamentación
al interior de la Secretaría General y derogar la resolución 299 de 6 de junio
de 2013 "Por el cual se establece el
Comité Interno de Archivo de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá D. C. Que,
en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo Primero.
- Conformar el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., cuya función es asesorar a la alta dirección de
la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las
políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función
archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias. Artículo Segundo.
- El Comité Interno de Archivo estará integrado por: 1.
El/La Subsecretario/a Corporativo o su delegado/a, quién lo presidirá. 2.
El/La Subdirector/a de Servicios Administrativos, quién será el/la Secretario/a
Técnico/a del Comité. 3.
El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica. 4.
El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 5.
El/La Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 6.
El/La Directora/a Administrativo/a y Financiero/a. 7.
El/La Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto. 8.
Podrán asistir invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité. Parágrafo Primero:
El Secretario Técnico será el encargado de convocar a las reuniones, preparar
el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva
sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma
de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas
por el Comité. Parágrafo Segundo:
El Comité Interno de Archivo podrá invitar a las reuniones a otros servidores
de la Secretaría General, a representantes de otras entidades y profesionales
de distintas áreas, cuando a su juicio, el concepto de éstos sea necesario para
la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz, pero no voto. Parágrafo Tercero:
El Comité Interno de Archivo se reunirá ordinariamente una vez (1) cada tres
(3) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario Técnico, en
forma escrita y/o correo electrónico, con una antelación no inferior a tres (3)
días hábiles o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente. Artículo Tercero. -
El Comité deliberará con las dos terceras partes de sus miembros y las
decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la
respectiva reunión. Artículo Cuarto. - Son funciones del Comité Interno de Archivo:
2.
Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. 3.
Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental de la entidad y enviarlas al Consejo Distrital de Archivos para su
convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su
registro 4.
Responder por el Registro de las Tablas de Retención Documental o Tablas de
Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nación. 5.
Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística
de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías
de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con
lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. 6.
Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado
por el área de archivo de la respectiva entidad. 7.
Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos
contra diferentes riesgos. 8.
Revisar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado y el Archivo de Bogotá D.C., y adoptar las decisiones
que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando
siempre los principios archivísticos. 9.
Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información
en la entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística
interna y la gestión documental. 10.
Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. 11.
Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera
la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12.
Acompañar la implementación del Gobierno en línea de la entidad en lo referente
al impacto de éste sobre la gestión documental y de información. 13.
Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función
archivística. 14.
Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten
la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como
electrónico. 15.
Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que
contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16.
Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas. 17.
Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y
tablas de valoración documental, así como el Sistema Integrado de Gestión, en
los aspectos relativos a la gestión documental. Parágrafo Primero:
El Comité Interno de Archivo deberá ceñirse a los lineamientos y políticas del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo
concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este
Ministerio. Parágrafo Segundo:
De conformidad con el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto 1080, el Comité de Archivo
es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los
documentos de archivo a partir de agrupaciones documentales en series y
sub-series, sean éstos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de
retención documental o las tablas de valoración documental.
Artículo Quinto. -
La presente Resolución rige a partir de su publicación, deroga la Resolución
299 de 6 de junio de 2013 y las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá D. C., a los 21 días del mes de abril del año 2017. RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS Secretario General |
