RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2017

 

(Mayo 16)

Derogado por el art. 11, Acuerdo 001 de 2022.

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

 

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No. 1716 de  2009 y el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que mediante la Resolución Nº 604 de 2016, expedida por la Secretaría General, se integró el Comité de Conciliación de la mencionada Secretaría conforme a la estructura de la entidad establecida en el Decreto 425 de 2016.

 

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 en su numeral 10 del artículo 19, establece como función de los comités de conciliación de las entidades públicas la de dictar su propio reglamento; función que también se estableció en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015.

 

Que el Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá ha encontrado necesario efectuar la expedición de un nuevo reglamento, en atención a su nueva conformación y al nuevo marco normativo que regula sus atribuciones.

 

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría General,

 

ACUERDAN:

 

Capítulo. I

 

Disposiciones Generales

 

ARTÍCULO 1º. Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., contenido en los artículos siguientes.

 

ARTÍCULO 2º. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

ARTÍCULO 3º. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

20. Dictar su propio reglamento.

 

ARTÍCULO 4º. Integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

 

1. El (la) Secretario (a) General, quien lo presidirá. El (la) Secretario (a) General podrá delegar su asistencia al comité en el/la Subsecretario (a) Técnico (a), quien en ese caso presidirá el Comité.

 

2. El (la) Subsecretario (a) Corporativo (a).

 

3. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

 

4. El (la) Subsecretario (a) de Servicio a la Ciudadanía.

 

5. El (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a).

 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016, la participación de los integrantes del Comité será indelegable, salvo la de los funcionarios previstos en los numerales 1 y 3 del presente artículo.

 

PARÁGRAFO 1. Concurrirán solo con derecho a voz:

 

1. El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno de la Secretaría General.

 

2. El (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité.

 

3. Los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto.

 

4. El apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso.

 

PARÁGRAFO 2°.  El Comité podrá invitar a un (a) funcionario (a) de la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital cuando considere necesaria su asistencia por la naturaleza de los asuntos a tratar. En este caso, dicho (a) funcionario (a) tendrá la facultad de asistir a la sesión del Comité con derecho a voz.

 

PARÁGRAFO 3°. En el evento en que el/la Presidente(a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión, la Presidencia del Comité será ocupada por el/ la Subsecretario (a) Corporativo (a), dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum.

 

PARÁGRAFO 4°. Salvo lo previsto en el parágrafo 2° de este artículo, las invitaciones efectuadas a los servidores públicos distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

ARTÍCULO 5º. Participación de la Oficina de Control Interno. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno apoyará la gestión de los/as miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009, en concordancia con el artículo 2.2.4.3.1.2.12. del Decreto Nacional 1167 de 2016, relativos a la acción de repetición.

 

El/la citado/a funcionario/a podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

 

ARTÍCULO 6º. Participación de la Oficina Asesora de Jurídica. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica remitirá en forma oportuna dentro de los términos legales, los casos que requieran ser sometidos a consideración del Comité, para su incorporación dentro del orden del día de la sesión siguiente, con miras a realizar su respectivo estudio.

 

Los (las) abogados (as) de la Oficina Asesora de Jurídica asignados para el estudio de los casos que se deben analizar en el Comité de Conciliación realizarán la presentación de los mismos ante los integrantes del Comité, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión.

 

Así mismo, deberán informar al Comité de Conciliación acerca del precedente judicial vigente aplicable a los casos sometidos a consideración, como criterio que permita orientar la decisión en cuanto a la procedencia de los mismos.

 

En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en la jurisprudencia reiterada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, los/las integrantes del Comité de Conciliación deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, atendiendo lo establecido en el numeral 5 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, y en la Directiva Presidencial 05 de 2009.

 

ARTÍCULO 7º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 y el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

 

1. Cuando el/la miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

 

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del/la servidor/a público/a o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

 

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el/la miembro del Comité o las partes del proceso.

 

4. Haber sido recomendado por el/la miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el/la funcionario/a, o haber sido designado/a por éste como referencia con el mismo fin.

 

5. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero/a o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

 

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el/la miembro o compañero/a, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

 

7. Ser el/la miembro del Comité, cónyuge, compañero/a o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado/a, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

 

8. Haber sido el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

 

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o compañero (a) alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado/a.

 

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado/a, denuncia penal contra el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a), o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el/la denunciado/a se halle vinculado/a la investigación penal.

 

11. Haber formulado el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado/a, o estar aquéllos legitimados/as para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

 

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado/a.

 

13. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero (a) o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor/a o deudor/a de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

 

14. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio/a de alguna de las partes o su representante o apoderado/a en sociedad de personas.

 

15. Haber dado el/la miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado/a, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

 

16. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero/a o legatario/a de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

 

17. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

 

ARTÍCULO 8º. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno/a de los/as integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los/as integrantes del Comité podrán ser recusados/as, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el (la) Presidente (a) del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Secretaría General miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) (as) o recusado(s), los/as cuales deberán ser del nivel directivo o asesor. Cuando esté actuando el (la) delegado (a) del (la) Secretario/a General, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar al/os/as integrantes ad -hoc.

 

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

 

Capítulo. II

 

Funcionamiento del Comité

 

ARTÍCULO 9º. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, las sesiones se llevarán a cabo en el lugar indicado en la citación respectiva.

 

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente (a) o el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

ARTÍCULO 10º. Convocatoria.  El Comité de Conciliación será convocado, por el Secretario (a) Técnico (a), a través del medio más expedito, con al menos tres (3) días de anticipación. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo exijan.

 

La convocatoria se remitirá a cada miembro del Comité indicando el día, la hora y el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la reunión. Así mismo, se remitirá el orden del día y las fichas de los casos que se discutirán y si se considera se extenderá la invitación a los/as funcionarios/as o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité. 

 

ARTÍCULO 11º. Formalidad de la convocatoria. Los/as integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas de que trata el artículo anterior.

 

ARTÍCULO 12º. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a de los/as miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

 

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el (la) Secretario (a) Técnico (a) dejará constancia de la asistencia de los (as) miembros e invitados (as), y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno en la entidad.

 

ARTÍCULO 13º. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el (la) Secretario (a) Técnico/a del Comité informará al/la Presidente (a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del (la) Presidente (a).

 

Los (as) apoderados (as) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, de forma posterior a la presentación que del caso.

 

Una vez se haya surtido la presentación, los (las) miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los (as) apoderados (as) de la entidad.

 

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el (la) Secretario (a) Técnico (a) procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (la) Secretario (a) Técnico (a) informará al (la) Presidente (a) que todos los temas han sido agotados, procediendo el (la) Presidente (a) a levantar la sesión.

 

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario (a) Técnico (a) del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

 

ARTÍCULO 14º. Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los (as) apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

 

Los (as) miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Artículo 15º. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la Presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

ARTÍCULO 16º. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el (la) Presidente del Comité y el (la) Secretario/a Técnico (a).

 

ARTÍCULO 17º. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, ha sido facultado (a) por el Comité de Conciliación, para dar aplicación a las políticas de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos para tal efecto, previa presentación al Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 18º. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en el acta a solicitud del disidente.

 

Capítulo. III

 

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

 

ARTÍCULO 19º. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el (la) abogado (a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo dispuestos por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Los (as) apoderados (as) de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, sus decretos reglamentarios y modificatorios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del (la) abogado (a) que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 20º. Fichas técnicas en materia de repetición. Modificado por el art. 1°, Acuerdo 001 de 2018. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el (la) abogado (a) que tenga a cargo el estudio técnico de la procedencia de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 21º. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 de 2009 y el artículo 2.2.4.3.1.2.13. del Decreto Nacional 1069 de 2015 los/as apoderados/as de la Secretaría General, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, presentando informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar dicha procedencia.

 

Capítulo. IV

 

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

ARTÍCULO 22º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el abogado de la Oficina Asesora de Jurídica que designe el Comité de Conciliación, quien de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

 

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

 

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

6. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB.

 

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

ARTÍCULO 23º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los (as) asistentes y las decisiones adoptadas por los (as) miembros permanentes.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 24º. Trámite de aprobación de Actas. Las actas de las sesiones serán suscritas por el (la) Presidente (a) del Comité, y el (la) Secretario (a) Técnico (a) que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

ARTÍCULO 25º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Oficina Asesora de Jurídica.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Oficina Asesora de Jurídica.

 

 

Para la consulta de tales documentos, los/as interesados/as deberán solicitar autorización al (la) Secretario (a) Técnico (a), quien dará las instrucciones respectivas al (la) funcionario (a) responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente. Las solicitudes de copias de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité.

 

Capítulo. V

 

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

 

ARTÍCULO 26º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes semestrales al mismo.

 

Los (as) abogados (as) que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

Los (as) apoderados (as) allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

 

ARTÍCULO 27º. Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del (la) apoderado/a de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los (as) miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

Capítulo. VI

 

Prevención del Daño Antijurídico

 

ARTÍCULO 28º. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría General. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá analizar y proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito el/a Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica presentará un informe anual al Comité de Conciliación en la última sesión del mes de diciembre, sobre las demandas judiciales y sentencias presentadas y notificadas contra la entidad.

 

ARTÍCULO 29º. Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7. del Decreto Nacional 1069 del 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

 

Capítulo. VII

 

Disposiciones Finales

 

ARTÍCULO 30º. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga en su integridad el anterior reglamento adoptado mediante el Acuerdo 002 de 31 de mayo 2011.

 

El presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación, y fue aprobado por los integrantes del mismo.

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de mayo de 2017.

 

CRISTINA ARISTIZÁBAL CABALLERO

 

Subsecretaria Técnica de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  Delegada del Jefe de la Entidad

 

Dr. JUAN CARLOS MALAGÓN BASTO

 

Subsecretario Corporativo

 

Dr. FERNANDO JOSÉ ESTUPIÑAN VARGAS

 

Subsecretario de Servicio a la Ciudadanía

 

Dr. JUAN CARLOS SÁNCHEZ MERA

 

Director Administrativo y Financiero

 

JULIANA VALENCIA ANDRADE

 

Jefe de Oficina Asesora Jurídica