(Agosto 28)

Derogado por el art. 12, Acuerdo J.D. Transmilenio 1 de 2003

Por el cual se establece la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias

LA JUNTA DIRECTIVA DE TRANSMILENIO S.A.,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO

Que TRANSMILENIO S.A., como Sociedad por Acciones entre Entidades Públicas del Orden Distrital, tiene como objeto la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor, en las condiciones que señalen las normas vigentes, las autoridades competentes y los Estatutos.

Que mediante Acuerdo No. 01 de 1999, modificado por el Acuerdo No. 02 del 2000, la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A., estableció la Estructura Orgánica y las funciones de las dependencias de TRANSMILENIO S.A.

Que el numeral 11 del artículo 39 de los Estatutos de la Sociedad, establece como una de las funciones de la Junta Directiva, aprobar la estructura interna del organismo, su planta de personal, el régimen de remuneraciones y la clasificación de los empleos.

Que en aras de lograr el mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad en la gestión de la entidad, según el estudio técnico anexo, el cual hace parte integral del presente Acuerdo, se hace necesario modificar los Acuerdos Nos. 01 de 1999 y 02 del 2000 expedidos por la Junta Directiva.

Que por lo anteriormente expuesto, se

ARTICULO PRIMERO.- La organización interna de TRANSMILENIO S.A., Sociedad por Acciones entre Entidades Públicas del Orden Distrital, se ajustará a la siguiente estructura organizacional:

1. JUNTA DIRECTIVA

2. GERENCIA GENERAL

2.1. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

2.2. OFICINA ASESORA DE ASUNTOS LEGALES

3. SUBGERENCIA GENERAL

3.1. DIRECCION DE PLANEACION DE TRANSPORTE

3.2. DIRECCION DE OPERACIONES

3.3. DIRECCION FINANCIERA

3.4. DIRECCION ADMINISTRATIVA

ARTICULO SEGUNDO.- La Junta Directiva cumplirá las funciones establecidas en los estatutos de la Sociedad.

ARTICULO TERCERO.- La Gerencia General tendrá las siguientes funciones:

1. Ejecutar los acuerdos y decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.

2. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la sociedad.

3. Someter a consideración de la Junta Directiva los balances de prueba y los demás estados financieros destinados a la administración, y suministrarle los informes que ella le solicite en relación con la sociedad y con sus actividades.

4. Efectuar los nombramientos y fijar la remuneración y funciones de los empleados de TRANSMILENIO S.A. de acuerdo a las autorizaciones de la Junta Directiva.

5. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en su reunión ordinaria, el informe sobre la forma como haya llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la Asamblea, y

6. Como representante legal de la sociedad judicial o extrajudicial, el Gerente General tiene facultades para ejecutar o celebrar, sin otras limitaciones que las establecidas en los Estatutos, todos los actos o contratos comprendidos dentro del objeto social o que tengan carácter simplemente preparatorio, accesorio o complementario para la realización de los fines que persigue la sociedad, y los que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la misma. El Gerente General queda investido de poderes especiales para recibir, transigir, arbitrar y comprometer los negocios sociales; promover o coadyuvar acciones judiciales, administrativas o contencioso-administrativas en que la sociedad tenga interés, interponer todos los recursos que sean procedentes conforme a la ley; desistir de las acciones o recursos que interponga; novar obligaciones y créditos; dar o recibir bienes en pago; constituir apoderados judiciales, delegarles facultades, revocar mandatos y sustituciones.

7. Citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del desempeño general de la empresa.

8. Manejar las relaciones interinstitucionales de la empresa con las compañías de transporte, los entes gubernamentales, la comunidad y los medios de comunicación.

9. Proponer, desarrollar y comunicar los planes y programas de desarrollo estratégico del sistema de transporte masivo a cargo de la empresa.

10. Proponer a la Junta Directiva el presupuesto de gastos de inversión.

11. Hacer cumplir las decisiones de la Asamblea y la Junta Directiva.

12. Proponer ante las entidades competentes las tarifas para el servicio de transporte masivo en autobús, de acuerdo con las políticas fijadas para el efecto por la Junta Directiva.

13. Ejercer en segunda instancia las funciones de Control Interno Disciplinario de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

14. Establecer las políticas para la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno.

15. Formular las políticas de personal y decidir sobre las situaciones administrativas del personal de la entidad, de acuerdo con la ley y las normas estatutarias vigentes.

16. Dirigir la gestión de las dependencias para el cumplimiento de la misión de la entidad.

17. Establecer los mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía y los funcionarios de la entidad.

18. Aplicar los sistemas de control de Gestión para los procesos que se requieran en la dependencia.

19. Las demás que le sean delegadas por la Asamblea General, la Junta Directiva o le sean conferidas en los Estatutos o la Ley.

ARTICULO CUARTO.- OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO: La Oficina Asesora de Control Interno tendrá las siguientes funciones:

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Sociedad.

2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la Sociedad y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la sociedad, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Sociedad, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente.

5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la sociedad y recomendar los ajustes necesarios.

6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la sociedad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

7. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

8. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la sociedad.

9. Vigilar que la atención de las quejas y reclamos se presten en debida forma, de acuerdo a las normas legales vigentes y rendir un informe semestral sobre el particular.

10. Mantener permanentemente informadas a las Direcciones acerca del estado del sistema de control interno dentro de la Sociedad.

11. Verificar que se implanten las medidas recomendadas por esta Oficina.

12. Ejercer los controles establecidos para las Empresas Comerciales e Industriales del Estado.

13. Realizar auditorias internas para verificar el cumplimiento del servicio y de la normatividad interna y distrital.

14. Generar reportes de cumplimiento de los estándares internos y externos cuyo cumplimiento sea una obligación de la empresa.

15. Sugerir correctivos o acciones para cumplir con estándares.

16. Evaluar y dar seguimiento a estas acciones.

17. Dar respuesta a las solicitudes de información que le soliciten las entidades distritales o nacionales relacionadas con el funcionamiento o monitoreo de la empresa.

18. Aplicar los sistemas de control de Gestión para los procesos que se requieran en la dependencia.

19. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la entidad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO QUINTO.- OFICINA ASESORA DE ASUNTOS LEGALES: La Oficina Asesora de Asuntos Legales tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar en materia jurídica y legal a la Gerencia General y a todas las dependencias de la Sociedad.

2. Coordinar los asuntos jurídicos y legales de la Sociedad.

3. Atender y participar en los procesos judiciales y extrajudiciales en los que esté comprometida la Sociedad.

4. Coordinar, apoyar y adelantar los procesos legales de contratación, con y sin formalidades plenas, de las diferentes dependencias.

5. Organizar, custodiar y mantener actualizados los archivos de toda la contratación que celebre la Sociedad.

6. Garantizar la legalidad de todos los actos administrativos de la Sociedad, y velar por su publicación, comunicación, o notificación según sea el caso.

7. Participar en el diseño de los pliegos de condiciones o términos de referencia de los procesos de contratación administrativa que requiera la Sociedad.

8. Asesorar el proceso de expedición de normas y reglamentos internos de la Sociedad.

9. Expedir certificaciones y constancias sobre la ejecución de los contratos que celebre la Sociedad.

10. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

11. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la Sociedad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO SEXTO.- La Subgerencia General tendrá las siguientes funciones:

1. Dirigir las labores de las Direcciones de la Sociedad y enfocarlas hacia el logro de las metas corporativas.

2. Dirigir la ejecución de la estrategia corporativa fijada por la Gerencia General.

3. Realizar las labores de Secretaría General de la Sociedad.

4. Analizar los indicadores de gestión de cada área y los generales para detectar problemas corporativos.

5. Analizar, comunicar y dirigir las acciones de mejoras preventivas y/o correctivas generales de la Sociedad, en conjunto con las Direcciones y las Oficinas Asesoras.

6. Participar con la Gerencia General y las Direcciones en la solución de los procesos críticos de la Sociedad.

7. Ejercer las funciones de Control Interno Disciplinario de conformidad, con las normas vigentes.

8. Responder por la aplicación del sistema de quejas y reclamos en los términos establecidos por la Ley.

9. Responder por los derechos de petición, consulta, copia e información en los términos de ley, en los asuntos de su competencia, además de lo general como atención al usuario.

10. Monitorear las relaciones de la Sociedad con los operadores del Sistema de Transporte de TransMilenio.

11. Implementar y desarrollar la estrategia comercial y de mercadeo de la Sociedad.

12. Establecer y coordinar mecanismos de comunicación interna.

13. Presentar estrategias al Gerente General, para que la Sociedad cumpla con el presupuesto aprobado por la Junta Directiva.

14. Realizar la planeación y asesoría en lo relacionado con los sistemas computacionales y tecnológicos de la empresa.

15. Formular y proponer alternativas para que la Sociedad y principalmente los centros de control y recaudo se adapten permanentemente a los cambios tecnológicos en materia de sistemas, equipos, sistemas de información, programas, estructuras y estrategias de manejo, actualización y almacenamiento de la información.

16. Responder por el mantenimiento técnico y la solución de problemas de los equipos de los sistemas de control, recaudo y de la red local.

17. Desarrollar coordinadamente con la Gerencia General, las estrategias aprobadas por la Asamblea General y la Junta Directiva.

18. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

19. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la Sociedad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO SEPTIMO.- La Dirección de Planeación de Transporte tendrá las siguientes funciones:

1. Formular las estrategias de crecimiento del Sistema y coordinar con los diferentes entes distritales su ejecución.

2. Realizar estudios sobre la proyección de la demanda del Sistema de transporte masivo.

3. Coordinar la elaboración de estudios sobre nuevas troncales /alimentadoras y estudios de expansión y adecuación del Sistema, incluyendo otras tecnologías de transporte.

4. Responder por el diseño e implementación de nuevas troncales/ alimentadoras.

5. Determinar los recursos necesarios para la expansión o adecuación del Sistema y asesorar en la aprobación de estos proyectos.

6. Coordinar con entes distritales las interfaces del Sistema con los otros sistemas de transporte y proponer nuevas alternativas acordes con las condiciones y la estructura del Sistema.

7. Responder por la supervisión de la construcción de proyectos urbanísticos y de infraestructura del sistema, y el control de gastos de dichos proyectos.

8. Dirigir el diseño de estudios que permitan identificar las necesidades de los usuarios del Sistema para la mejora del servicio.

9. Dirigir los procesos de formulación y seguimiento de los proyectos de inversión de la Sociedad.

10. Responder por la organización y actualización del Banco de Proyectos de la Sociedad.

11. Dirigir y coordinar la ejecución de los demás proyectos relacionados con la competencia de esta Dirección.

12. Participar en la implementación de procesos de mejoramiento organizacionales.

13. Rendir los informes que sean requeridos por los diferentes organismos de control y canalizados a través de la Oficina de Control Interno.

14. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

15. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la Sociedad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO OCTAVO.- La Dirección de Operaciones tendrá las siguientes funciones:

1 .Dirigir y supervisar las actividades del centro de control.

2. Evaluar el desempeño de los operadores en cada ruta/bus para realizar una mejor programación y coordinar con la Dirección Financiera el proceso de contratación de operadores.

3. Responder por la adecuada programación de los operadores y por el buen servicio al cliente.

4. Dirigir la coordinación efectiva con los operadores desde el punto de vista operativo y brindar una correcta información sobre el Sistema para garantizar una evaluación justa de su desempeño.

5. Responder por el proceso de control de la operación, efectuando las modificaciones y ajustes necesarios a este proceso para atender con las situaciones anormales que se presenten o se puedan presentar.

6. Dirigir el proceso de inspección de infraestructura para gestionar su oportuna corrección.

7. Formular e implementar mecanismos que permitan un eficiente y oportuno servicio al cliente.

8. Atender las contingencias operativas del Sistema causando los menores traumatismos posibles al interior y al exterior de la entidad.

9. Dirigir y coordinar la ejecución de los proyectos de competencia de esta Dirección.

10. Participar en la implementación de procesos de mejoramiento organizacionales.

11. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

12. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la entidad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO NOVENO.- La Dirección Financiera tendrá las siguientes funciones:

1. Estructurar el Sistema de planeación tarifaría y presentarla ante los entes distritales o nacionales pertinentes.

2. Responder por los estudios sobre competencia, condiciones económicas, costos y demás, necesarios para realizar la planeación de la estructura tarifaría del Sistema TransMilenio.

3. Evaluar el desempeño financiero y analizar la solidez de los operadores para realizar la planeación de la contratación de éstos.

4. Dirigir el proceso de distribución de los sistemas de pago que utilizarán los usuarios de TransMilenio, para acceder al servicio de transporte público.

5. Responder por los procedimientos y por el proceso de conciliación de la venta de los medios de pago que utilizarán los usuarios de TransMilenio.

6. Formular y responder por los sistemas de control de administración de ingresos y análisis de flujos de efectivo del encargo fiduciario asociado a la operación del sistema.

7. Desarrollar los productos, servicios y paquetes adecuados a las necesidades de los usuarios del sistema, teniendo en cuenta las condiciones operativas, financieras, legales y demás, de TransMilenio.

8. Desarrollar las estrategias de venta de los productos o servicios y evaluar su efectividad.

9. Administrar los ingresos y coordinar los pagos a los operadores.

10. Responder por las funciones de Tesorería de la Sociedad.

11. Dirigir el proceso de diseño y supervisión de los sistemas de control de las operaciones de recaudo.

12. Dirigir y coordinar la ejecución de los proyectos relacionados con la competencia de esta Dirección.

13. Participar en la implementación de procesos de mejoramiento organizacionales.

14. Definir la colocación de los recursos de la Sociedad.

15. Realizar la planeación y seguimiento presupuestal de la Sociedad a partir de los informes mensuales presentados por la Dirección Administrativa.

16. Estructurar los negocios que sirvan para generar recursos adicionales para la Sociedad.

17. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

18. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la Sociedad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO DECIMO. - La Dirección Administrativa tendrá las siguientes funciones

1. Planear el adecuado manejo del presupuesto de la Sociedad para que se ejecute de conformidad con los planes y programas establecidos, las leyes y demás disposiciones legales vigentes.

2. Responder por los procesos de administración y desarrollo de personal, suministros, presupuestal y contable.

3. Suministrar al Gerente General y al Subgerente General la información administrativa y presupuestal requerida para la toma de decisiones.

4. Asesorar a la Gerencia General y a la Subgerencia General en la formulación de políticas referidas a la administración de los recursos humanos y físicos de la Sociedad.

5. Presentar los informes de ejecución presupuestal que le sean solicitados.

6. Responder por la contabilidad y presentar el presupuesto de la Sociedad para someterlo a consideración de la Gerencia General y la Junta Directiva.

7. Responder por los diferentes procedimientos para la oportuna adquisición y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles que requiera la Sociedad y la compra de suministros.

8. Formular los mecanismos que permitan el cumplimiento de la normatividad vigente para la administración de los bienes de la Sociedad.

9. Rendir los informes que sean requeridos por los diferentes organismos de control.

10. Participar en la implementación de procesos de mejoramiento organizacionales.

11. Responder por la prestación de los servicios de aseo, vigilancia y mantenimiento de la Sociedad.

12. Responder por los trámites precontractuales relacionados con la contratación sin formalidades plenas.

13. Presentar oportunamente a la Gerencia General y con la periodicidad requerida, los informes sobre la ejecución de sus funciones.

14. Responder por la custodia y actualización del archivo general de la Sociedad.

15. Aplicar los sistemas de Control de Gestión para los procesos que se requieren en la dependencia.

16. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de la misión de la Sociedad de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO DECIMO PRIMERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los Acuerdos Nos. 01 del 13 de octubre de 1999 y 02 del 11 de julio de 2000.