RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que la Ley 446 de 7 de julio de 1998 y demás normas concordantes, establecen la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia.

Que la mencionada Ley, en su artículo 75 establece que en las Entidades y Organismos de derecho público del Orden Nacional Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios de nivel directivo.

Que la representación judicial y extrajudicial del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, corresponde por mandato del Alcalde Mayor, a la Subsecretaría de Asuntos Legales, Despacho de la Secretaría General del Distrito Capital, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del Decreto 663 del 7 de noviembre de 1995.

Que con base en lo anterior, se hace necesario organizar el comité de conciliación a fin de que la Secretaría General cuente con un organismo asesor del más alto nivel, encargado de establecer, desarrollar e implementar las políticas de los mecanismos de solución de conflictos, específicamente en materia de conciliación judicial y extrajudicial, dentro del Distrito Capital.

En mérito de lo expuesto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en uso de sus facultades legales,

Artículo 2º.- El Comité Interno de Conciliación que se crea mediante el anterior artículo, estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán derecho a voz y voto dentro del mismo.

• El Subsecretario de Asuntos Legales, quien lo presidirá.
• El Subsecretario General.
• El Director de la Oficina de Asuntos Judiciales.
• El Director de la Oficina de Estudios y Conceptos.
• El Director de la Oficina de Contratos.

Parágrafo 1º.- Deberá asistir igualmente al comité de Conciliación, como invitado especial, con derecho a voz pero sin voto, un representante del organismo o dependencia Distrital comprometido en el caso, el cual pertenecerá igualmente al nivel directivo y será designado por el Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo o Alcalde Local, respectivamente.

Parágrafo 2º.- Sin perjuicio de la conformación aquí establecida, el Comité podrá invitar a sus sesiones a las personas que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de su consideración. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos distritales serán de obligatoria aceptación.

Artículo 3º.- Para efectos del funcionamiento del Comité Interno de Conciliación, éste adoptará su propio reglamento.

Artículo 4º.- Actuará como Secretario del Comité, el Director de la Oficina de Asuntos Judiciales de la Secretaría General, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Citar a los integrantes del Comité.
2. Elaborar el orden del día de cada reunión.
3. Elaborar y archivar, manteniendo resguardadas bajo su responsabilidad, las actas de cada reunión, los antecedentes y demás soportes documentales, de las respectivas solicitudes de conciliación.
4. Coordinar y verificar que los abogados o apoderados del Distrito Capital en cada proceso o trámite conciliatorio, presenten los resúmenes y documentos necesarios para el Comité en las fichas que para el efecto se diseñen.
5. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 5º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.Publíquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 25 de noviembre de 1998

La Secretaria General, LUZ ZORAIDA ROZO BARRAGÁN

NOTA:  publicada en el Registro Distrital No. 1788 de Noviembre 26 de  1998.

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA, D.C.

NOTA: El presente reglamento fue derogado por el art. 28, del Acuerdo del Comité de Conciliación de la Secretaría General, 01 de 2005

Que mediante Resolución No. 720 del 25 de noviembre de 1998, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá creó el Comité Interno de Conciliación con el fin de contar con un organismo asesor de alto nivel encargado de establecer, desarrollar e implementar las políticas de los mecanismos de solución de conflictos, específicamente en materia de conciliación judicial y extrajudicial dentro del Distrito Capital, tendientes a proporcionar una defensa adecuada de sus intereses.

Que el mencionado Comité Interno de Conciliación fue adecuado a los requerimientos y exigencias contenidas en el Decreto 1214 de junio 29 de 2000, la Resolución No. 1026 del 29 de diciembre de 2000 proferida por la Secretaria General, y la Ley 678 de agosto 3 de 2001 por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición.

Que en desarrollo del artículo 5º. Numeral 9º. del Decreto últimamente nombrado, y para el normal funcionamiento y toma de decisiones del Comité Interno de Conciliación, los integrantes del mismo proceden a dictar su reglamento, a saber:

ARTICULO PRIMERO: Principios.- Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En este orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar su prolongación innecesaria y acudir a la acción de repetición en los eventos en que se presenten los presupuestos legales.

ARTICULO SEGUNDO: Secretario Técnico.- Conforme el artículo 5º. numeral 8º. del Decreto 1214 de 2000, actuará como Secretario Técnico el abogado de la Dirección de Asuntos Judiciales que hubiese sido designado por el Comité para el desempeño de las funciones establecidas en el artículo 6º. del citado Decreto.

ARTICULO TERCERO: Sesiones del Comité.- El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria al menos una vez cada tres (3) meses el último día hábil del mes, en las Oficinas de la Subsecretaría de Asuntos Legales, de la Secretaría General de la entidad, o en su defecto en la sala de juntas asignada.

El Comité se reunirá extraordinariamente, cuando las necesidades del servicio lo requieran, cuando lo estimen conveniente al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria en los términos señalados en este reglamento, que con tal propósito formule la Secretaría Técnica.

El Comité sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse.

ARTICULO CUARTO: Convocatoria.- La Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar a los miembros permanentes del Comité de Conciliación con no menos de tres(3) días de anticipación, indicando como mínimo la fecha, hora y lugar de reunión, así como el orden del día. Igualmente, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité como anexo, las fichas técnicas, suscritas por el apoderado del caso o en su defecto quien lo deba presentar a consideración del comité. Dicha convocatoria con sus anexos podrá realizarse a través del correo electrónico de la entidad.

ARTÍCULO QUINTO: Formalidad de la convocatoria.- Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

ARTICULO SEXTO: De la inasistencia.- Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicar por escrito tal circunstancia al Secretario Técnico del Comité explicando las razones de su ausencia, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la respectiva sesión.

En cada sesión del Comité el Secretario Técnico dejará constancia en la correspondiente acta de la inasistencia de los miembros permanentes y señalará si presentaron en forma oportuna justificación. Lo anterior, para los fines que estimen pertinentes las autoridades de Control Interno de la entidad.

ARTICULO SEPTIMO: Desarrollo de la reunión. El día de la sesión el apoderado de la entidad deberá hacer una presentación verbal de su concepto escrito y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ARTICULO OCTAVO: Actas.- El Secretario Técnico dejará constancia de las deliberaciones, las decisiones y su motivación adoptadas por los miembros en el acta respectiva.

La citada acta deberá ser suscrita por quien preside el Comité y por el Secretario Técnico y reposará en los archivos de la Secretaría Técnica del mismo. Hacen parte de las actas, las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

Los proyectos de actas de Comité deberán ser presentadas por el Secretario Técnico del mismo para las observaciones de cada uno de sus miembros, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de la sesión.

Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas, realizadas por parte de los miembros del Comité, serán enviadas al Secretario Técnico del mismo dentro de los tres (3) días siguientes, con el fin de que elabore el acta definitiva. La mencionada acta será firmada por quien preside el Comité y el Secretario Técnico en la sesión siguiente del Comité de Conciliación, previa lectura que se dará de la misma; ante la ausencia de quien preside el comité, el acta deberá ser firmada por los miembros que asistieron a tal sesión.

PARÁGRAFO: Vencido el término de 3 días si no se presentaren observaciones ante la Secretaría técnica del comité se entenderá que las actas han sido aprobadas.

ARTICULO NOVENO: De las fichas técnicas sobre conciliación.- Con el ánimo de facilitar la presentación de los casos, el abogado que tiene a su cargo la representación de la entidad deberá presentar el caso ante los miembros del Comité a través de las fichas técnicas que se encuentran diseñadas, con base en las cuales se pronuncia el Comité. y contendrá la siguiente información:

1. Número de expediente, autoridad competente, las partes, el apoderado del Distrito, quien solicita la conciliación, el tipo de acción judicial, la fecha de la reunión del Comité de Conciliación, la fecha de la celebración de la audiencia de conciliación, el responsable de la ficha técnica, la cuantía de las pretensiones, la fecha de los hechos, la competencia jurisdiccional y las observaciones pertinentes.

2. Relación clara, precisa y cronológica de los hechos objeto de la conciliación.

3. Las pretensiones interpuestas por la parte solicitante y estimación de los perjuicios.

4. Indicar las pruebas que se aportan.

5. El estudio jurídico por parte del abogado del Distrito, en cuanto a los hechos, los fundamentos de derecho y las pruebas aportadas.

6. Estudio de la caducidad de la acción mediante la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramita el litigio.

7. Recomendación del abogado del Distrito.

8. En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía.

9. Indicar las normas que sustentan la conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso.

10. Señalar y analizar jurisprudencia de casos similares.

11. Viabilidad de la acción de repetición y de las acciones disciplinarias correspondientes.

ARTICULO DECIMO: De las fichas técnicas de acción de repetición.- La ficha técnica de acción de repetición es el documento que prepara el abogado que tiene a su cargo la iniciación de la acción de repetición con base en la cual se pronuncia el Comité. Esta ficha contendrá la siguiente información:

1. Datos del Proceso: Autoridad judicial o administrativa de conocimiento ¿clase de acción ¿ No. de radicación ¿ partes ¿ sentencia o providencia que aprueba la conciliación.

2. Consideraciones de la sentencia o providencia que aprueba la conciliación.

3. Daño: determinación de los perjuicios a cargo del Distrito ( materiales: daño emergente y/o lucro cesante - morales) ¿ fecha de la resolución de pago- fecha y monto del pago efectivo ¿ fecha de caducidad de la acción.

4. Requisitos de procedibilidad de la acción: perjuicio (suma pagada por el Distrito Capital, debidamente actualizada) ¿ conducta dolosa o gravemente culposa de un servidor público. Análisis y recomendaciones sobre iniciar o no la acción de repetición.

5. Funcionarios contra los que se dirigirá la acción.

ARTICULO ONCE: Del informe de las audiencias de conciliación y de las acciones de repetición.- Corresponde al Secretario Técnico presentar cada seis meses (6) al comité, un informe detallado del resultado de las audiencias de conciliación celebradas ante autoridad competente, y de las acciones de repetición iniciadas.

ARTICULO DOCE: Normas Sustanciales.- Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo reglamentado en la Ley 446 de 1998, el Decreto 1818 y 2511 del mismo año, así como las demás que le sean aplicables. En el caso de la acción de repetición se debe tener en cuenta lo reglamentado en el Decreto 1214 de 2000 y la ley 678 de 2001 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

ARTICULO TRECE: Informes de los apoderados.- Los apoderados de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no imparta aprobación judicial a la conciliación.

ARTICULO CATORCE: Asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias.- Aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado de la entidad deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron no viable el acuerdo conciliatorio.

ARTICULO QUINCE: Participación del Jefe de la Oficina de Control Interno.- El Jefe de la Oficina de Asesora de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar, en primer término, el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1214 de 2000 y la ley 678 de 2001, del acto administrativo mediante el cual se ordenó la creación del Comité en la entidad y del reglamento interno del mismo y en segundo lugar, para supervisar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. Podrá igualmente presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTICULO DIECISEIS: Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa litigiosa de la entidad.- Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 5º. del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse en la segunda semana de junio y de diciembre de cada año con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos a que se ha visto la entidad obligada a conciliar o por los cuales resulta condenado, así como plantear directrices que mejoren o corrijan la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido deberá estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre.

Para tal propósito el Director de la Oficina de Asuntos Judiciales presentará a los miembros del Comité a través del Secretario Técnico un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo. Para lo cual podrá diligenciar el formato de causas de demandas y sentencias elaborado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTICULO DIECISIETE: Llamamiento en Garantía.- En cumplimiento del artículo 13º del Decreto 1214 de 2000, los apoderados del Distrito deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al Comité de Conciliación.

ARTICULO DIECIOCHO: Informe de Gestión del Comité de Conciliación.- Para dar aplicación al artículo 6º numeral 3º del Decreto 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente el informe deberá contener lo dispuesto por el numeral 1 del artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, donde se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión , el Secretario Técnico del Comité deberá diligenciar el formato que elaboró la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTICULO DIECINUEVE : Vigencia.- El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su suscripción.

Para su aprobación se firma por los miembros del Comité, a los 13 días del mes de septiembre de 2002.

Subsecretario de Asuntos Legales.

Subsecretaria General

Directora Oficina de Estudios y Conceptos

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario Interno

Director Oficina de Asuntos Judiciales