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RESOLUCIÓN 783 DE 2011 (Diciembre
13) Por medio de la cual se
modifica y adecúa el Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas al Decreto Nacional 1716 de 2009 y se dictan otras disposiciones EL RECTOR DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS En uso de sus
atribuciones legales estatutarias y en especial las conferidas por la Ley 30 de
1992 y el Acuerdo 003 de 1997, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con
el Artículo 69 de la Constitución Política de Colombia y de la Ley 30 de 1992,
las universidades pueden darse sus propias directivas y regirse por sus propios
estatutos de acuerdo con la Ley. Que mediante la
Resolución 075 de febrero 5 de 1999, se creó en la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas, el Comité de Conciliación, atendiendo lo establecido en el
artículo 64 de la Ley 446 de julio 7 de 1998. Que mediante la Resolución
193 de Julio 06 de 2007, se modificó y adecuó e Comité de Conciliación de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas al Decreto Nacional 1214 de 2010. Que el Gobierno
Nacional, mediante el Decreto 1716 de mayo 14 de 2009, reglamentó el artículo
13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo
V de la Ley 640 de 2001, y derogó el Decreto
Reglamentario 1214 de 2000. Que en los artículos 15
y s.s., del Decreto 1716 de 2009, se establecieron disposiciones atinentes a los
Comités
de Conciliación de las entidades de derecho público. Que se hace necesario ajustar
las disposiciones internas sobre el Comité de Conciliación, a las normas de
orden nacional. Que, en virtud de lo
expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Naturaleza jurídica del Comité de Conciliación. El Comité de
Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas es una
instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación
de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses
de la Entidad. Igualmente, decidirá en
cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro
medio alternativo
de solución de conflictos, con sujeción escrita a las normas jurídicas
sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el
patrimonio púbico. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores,
por si sola, no dará lugar a Investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al
ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Parágrafo. La decisión
del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación
del gasto. Artículo 2°. Objeto del Comité de Conciliación. Es objetivo del Comité
de Conciliación adoptar las medidas
tendientes a asegurar una defensa Idónea de los intereses litigiosos de la
entidad, a la vez que constituirá
una herramienta fundamental para el desarrollo de la política de conciliación
en los procesos judiciales y prejudiciales, la prevención del daño
antijurídico, contribuyendo a la racionalización de los recursos
públicos. Artículo 3°. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de
Conciliación, tendrá las siguientes funciones. 1. Formular y ejecutar
políticas de prevención del daño antijurídico. 2. Diseñar las
políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad. 3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Universidad Distrital, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada así como las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos. 4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. 5. Determinar, en cada
caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional
que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el
apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto el Comité
de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de
manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos
con la jurisprudencia reiterada. 6. Evaluar los procesos
que hayan Sido fallados en contra de la Universidad con el fin de determinar la
procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes
del Ministerio Público ante la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones
anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y
señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no
instaurar la acción de repetición 7. Determinar la procedencia
o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 8. Definir los
criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad
para la defensa de los Intereses públicos y realizar seguimiento sobre 'os
procesos a ellos encomendados. 9. Designar el
funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un
profesional del derecho. 10. Dictar su propio
reglamento. Artículo 4°. Secretaría Técnica. El Comité de
Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, contará con
una Secretaría Técnica, a cargo de un profesional del derecho designado por el
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, de los abogados que la conforman. Los archivos de las actas y documentos soporte para el
estudio de los casos, deberán reposar, en dicha Oficina Asesora Jurídica de la
Universidad. Artículo 5°. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría del
Comité de Conciliación estará a cargo de la Secretaría Técnica, quien cumplirá
las siguientes funciones: 1. Elaborar las actas
de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y
suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido,
dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión. 2. Verificar el
cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. 3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la Universidad y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y del Derecho. 4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Universidad Distrital. 5. Informar al
Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo
Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte
respecto a la procedencia o no de instaurar acciones de repetición. 6. Preparar las
Circulares para que sean divulgadas las políticas establecidas por el Comité de
Conciliación. 7. Proyectar y someter
a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación
y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los
intereses de la Universidad Distrital. 8. Las demás que le
sean asignadas por el Comité de Conciliación. Parágrafo. La designación o el cambio de Secretario
Técnico, deberá ser informado inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial
de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. Artículo 6°. Integración del Comité de Conciliación. El Comité de
Conciliación, estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes
concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: 1. El Rector, o su
delegado. 2. El Vicerrector
Administrativo y Financiero, quien actuará como Presidente 3. El Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica. 4. El Secretario
General. 5. El Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y Control. 6. El Jefe de la
División de Recursos Financieros. Parágrafo 1°. La participación de los integrantes será
indelegable con excepción de la del Rector de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas. Parágrafo 2°. Concurrirán sólo con derecho a voz los
funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el
caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la Universidad en
cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y
el Secretario Técnico del Comité. Parágrafo 3°. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un
funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado
del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones
con derecho a voz. Artículo 7°. Sesiones y Votación. El Comité de
Conciliación se reunirá, de manera ordinaria, no menos de dos veces al mes, y,
de manera extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan. Presentada la petición
de conciliación ante la Universidad, el Comité de Conciliación cuenta con
quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión,
la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia
auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus
fundamentos. El Comité podrá
sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las
decisiones por mayoría simple. Artículo 8°. Convocatoria. El procedimiento para
y convocar y citar al Comité de Conciliación será el siguiente: a. Sesiones Ordinarias.
Las citaciones a las sesiones del Comité de Conciliación las hará la Secretaría
Técnica por escrito y por medio electrónico, con una antelación no menor de
ocho (8) días a la fecha señalada para la sesión ordinaria. b. Sesiones
Extraordinarias. Las citaciones a las sesiones del Comité de Conciliación las
hará la Secretaría Técnica por escrito y por medio electrónico, con una antelación
no menor de un (1) día. Parágrafo Primero. En las citaciones se indicará la agenda, el
día, la hora y el lugar de reunión. Parágrafo Segundo. Cualquier miembro podrá solicitar la
ampliación de la agenda, para lo cual deberá informar a la Secretaría Técnica
en el plazo de dos días contados a partir de la recepción de la citación o
podrá ser ampliada por decisión mayoritaria adoptada el mismo día de la sesión. Parágrafo Tercero. En el caso de las sesiones presenciales y
extraordinarias, se citará de manera urgente a los miembros a través de correo
electrónico, llamada telefónica o cualquier otro medio idóneo. Parágrafo Cuarto. Cualquier integrante del Comité solicitará al
Secretario Técnico que invite a los demás miembros y a los funcionarios que
deban asistir para analizar los casos concretos, con cinco (5) días de
anticipación a la fecha prevista para la reunión. Artículo 9°. Sesiones no Presenciales del Comité
Conciliación.
A solicitud de la Secretaría Técnica, en casos de urgencia manifiesta o
excepcionales y/o cuando medie orden judicial o requerimiento del Ministerio Público
y haciendo uso de nuevas tecnologías, sin que esto afecte la legalidad, el
Comité, sin necesidad que sus miembros se encuentren presentes físicamente,
hará reuniones virtuales siempre que ello se pueda probar, si todos los
miembros puedan intervenir, deliberar y, los que tienen capacidad decisoria,
decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la
sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el
medio empleado. En todo caso la presencia virtual debe seguir el siguiente
protocolo: a. Que todos los
miembros del Comité puedan intervenir, deliberar y todos los miembros con
derecho a voto
puedan decidir. b. Que la comunicación
que se establezca sea simultánea o sucesiva. c. Que el medio técnico
empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las
deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales
como grabaciones
o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, chat, fax, etc. d. Si alguno de los
miembros con derecho a voto no participa en la comunicación simultánea o
sucesiva las decisiones que se adopten serán ineficaces. e. No opera la
ineficacia de las decisiones tomadas si con los miembros presentes físicamente
o a través
de medios tecnológicos (teleconferencia, chat, fax, etc.), se cuenta con quórum
y con la mayoría decisoria exigida por esta Resolución. Parágrafo. En todos los casos de reuniones no
presenciales, el Comité podrá realizar control sobre los medios para verificar
la realidad e idoneidad del medio que se empleó para surtir la comunicación
entre los miembros
del Comité en el cual se utilizó dicho mecanismo. Artículo 10°. Actas de reuniones no presenciales. Para probar la
eficacia de las reuniones no presenciales, deben existir mecanismos tales como
grabaciones, filmaciones o correos electrónicos, y tal situación no exonera a
la Secretaría Técnica del Comité de elaborar, aprobar y hacer firmar las actas correspondientes,
así como de efectuar la trascripción, o inclusión de las mismas en el archivo
respectivo. Artículo 11°. Decisiones. Las decisiones serán adoptadas por
mayoría simple de los miembros titulares asistentes. En caso de empate, el
Presidente del Conté tiene voto dirimente. Los miembros del Comité que expresen una
decisión distinta a la mayoría deberán hacer constar en el acta su posición y
los motivos que la justifiquen. Artículo 12°. De las Actas. De cada sesión, la
Secretaría Técnica levantará un acta que contiene la verificación
del quorum, la indicación de los asistentes, así como el lugar y fecha en que
ha sido efectuada, el
objetivo de la sesión, la lectura del orden del día, los aspectos centrales
tratados y discutidos, así como la decisión
adoptada por la mayoría, y en caso de que exista una decisión que se que se(sic) aparte de la mayoritaria,
se dejará la respectiva constancia. El acta es leída y
sometida a la aprobación de los miembros del Comité, al final de la misma
sesión o al Inicio
de la siguiente. No obstante, el Secretario Técnico puede certificar las
decisiones específicas ya aprobadas,
así como autorizar la ejecución inmediata de lo decidido. Cada acta, luego de aprobada,
es firmada por el Presidente y el Secretario Técnico. Asimismo, éste último
debe remitir una copia magnética de la misma a todos a los miembros, presentes
y ausentes. Artículo 13°. Metodología de las Reuniones. La siguiente es la
metodología que se llevará a cabo en las reuniones del Comité de Conciliación: a. Verificación del quórum b. Aprobación del acta
de la reunión anterior, en caso de que no haya sido aprobada en la misma. c. Lectura y aprobación
del orden del día d. Presentación del
tema de discusión e. Discusión del tema,
dentro de la cual se podrá escuchar el concepto de personas invitadas para
ilustrar la materia f. Conclusiones de la
discusión g. Proposiciones y
varios Artículo 14°. De la
acción de repetición,
El Comité de Conciliación realizará los estudios pertinentes para determinar la
procedencia de las acciones de repetición. Para
ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de
una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por
concepto de la responsabilidad patrimonial de la Universidad, deberá remitir el
acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en
un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de
iniciar o no el proceso de repetición
y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente,
dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión. Parágrafo. La Oficina Asesora de Control Interno de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas deberá verificar el cumplimiento
de las obligaciones contenidas en este artículo. Artículo 15°. Del llamamiento en Garantía. Los apoderados de la
Universidad deberán presentar informe al Comité de Conciliación, para que éste
pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de
repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo
anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior. Artículo 16°. Informes sobre Repetición y Llamamiento en
Garantía.
En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa
Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y del Derecho un reporte que
deberá contener como mínimo la siguiente información: a. (pdf
incompleto) … correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el
Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso. b. Número de acciones
de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción
completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial,
indicando el valor del pago efectuado por la Universidad. c. Número de acciones
de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el
valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso. d. Número de acciones
de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo
logrado. e. Número de condenas y
de conciliaciones por repetición pagadas a la Universidad Distrital y su
correspondiente valor. f. Número de
llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la
decisión. Artículo 17°. Obligación especial de los servidores públicos
de la Universidad respecto de las conciliaciones propuestas. Todo servidor público
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que
en razón de sus funciones, tenga conocimiento de la existencia de una
conciliación propuesta a la Entidad, u otro cualquiera de los mecanismos de
arreglo directo informará en el menor término posible y por escrito a su jefe
inmediato, quien dará aviso al Presidente del Comité de Conciliación para su
convocatoria. Artículo 18°. Publicación. La Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, a través del Comité de Conciliación,
publicará en su página web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios
celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días
siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y
transparencia de los mismos. Artículo 19°. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución
rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución Rectoral No
193 de julio 6 de 2007 y las demás disposiciones internas que le sean
contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá D.C., a
los trece (13) días del mes de diciembre de dos mil once (2011) INOCENCIO BAHAMON
CALDERÓN Rector |