RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(junio 20)

Derogada por el art. 6, Resolución de la Secretaría General 73 de 1999

por la cual se crea el Comité de Administración de Documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.

La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento del proceso de modernización y mejoramiento institucional de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., es necesario ajustar a las normas vigentes y a las necesidades actuales de la Administración, la reglamentación existente para el manejo, conservación, depuración y/o descarte de documentos en el Archivo Central.

Que el Archivo Central de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., por sus funciones cuida y lleva la historia patrimonial de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., por lo cual debe dotarse de los medios que lo hagan eficiente y eficaz.

Artículo 1º.- Crear el Comité de Administración de Documentos de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., el cual estará integrado así:

• El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

• El Subsecretario General o su delegado.

• El Director de la Oficina de Control Interno.

• EL Jefe de la Oficina de Organización y Sistemas.

• El Jefe de la División Administrativa y Financiera.

• El responsable del Archivo Central quien actuará como Secretario del Comité.

Parágrafo.- A las reuniones de este Comité podrán asistir otras personas con el fin de suministrar la información o asesoría que éste requiera.

Artículo 2º.- Son funciones del Comité de Administración de Documentos:

1. Estudiar y proponer la adopción de políticas, normas y procedimientos tendientes a garantizar un manejo racional de la documentación.

2. Establecer la tabla de retención y vida útil de los documentos de acuerdo con su importancia, valor legal, necesidades de consultas y las disposiciones legales y vigentes.

3. Determinar la conformidad con la tabla de retención y vida útil de los documentos, la conservación y/o eliminación de archivos e impartir la autorización correspondiente.

4. Autorizar los procedimientos necesarios para dar de baja por donación, venta o canje los archivos depurados que hayan cumplido su ciclo de vida útil.

5. Presentar y velar por la ejecución de programas de capacitación para los funcionarios encargados de la Administración Documental.

6. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., - Secretaría General, que permitan agilizar la consulta de los documentos, difundir la información y conservar el patrimonio documental.

7. Determinar las necesidades de adquisición de equipos y la contratación de servicios especializados para garantizar la continuidad de los procesos de modernización y la racionalización de la Administración Documental.

8. Las demás funciones relacionadas con la Administración de Documentos de la Alcaldía mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., Secretaría General.

Parágrafo.- El Comité de Administración de Documentos se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando lo convoque su presidente.

Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones existentes sobre Administración Documental

Publíquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 20 de junio de 1996.

La Secretaria General, MARÍA EUGENIA AVENDAÑO M.