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Resolución 026 de 2018 Empresa Metro de Bogotá S.A.

Fecha de Expedición:
05/04/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:


 
 

RESOLUCIÓN 026 DE 2018

 

(Abril 05)

 

Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Empresa METRO de BOGOTÁ S.A., se definen sus roles y responsabilidades en la implementación sostenibilidad y mejora del MIPG y se reglamenta el Sistema de Control Interno

 

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

 

En ejercicio de sus atribuciones legales y especialmente las en el artículo 47 de los Estatutos de la Empresa, y los Acuerdos N° 02 de 2016 y 2017, modificados por el Acuerdo 06 de 2017 expedidos por la Junta Directiva de la empresa Metro de Bogotá S.A

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

 

Que mediante el Decreto 1499 de 2017, se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, sustituyendo los Títulos 22 y 23 de la Parte 2 del Libro 2, en lo relacionado con el Sistema de Gestión y se establece su articulación con el Sistema de Control Interno; adoptando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

 

Que en relación con el Sistema de Gestión, el artículo 2.2.22.1.1 del Decreto 1499 de 2017, establece que el mismo está conformado por las políticas, normas, recursos e información, necesarios para dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados, para satisfacer las necesidades y los derechos de los ciudadanos.

 

Que en el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto mencionado se consagra que las políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, se denominarán políticas de Gestión y Desempeño Institucional, se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias.

 

Que en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, igualmente, define que en cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

Que el Decreto citado establece que el Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades; que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, cuya estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control.

 

Que la Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 269 dispone que la Administración Pública tendrá un Control Interno responsable de diseñar y aplicar los métodos y procedimientos de control de conformidad con la Ley.

 

Que el Decreto número 2145 de 1999 dicta normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

 

Que mediante el Decreto 648 de 2017, se modifica el Título 21 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015 Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, y se establece el Sistema Institucional de Control Interno, el cual se integra por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.

 

Que con la Resolución 046 de 2017 la Empresa Metro de Bogotá estableció el Modelo Estándar de Control Interno - MECI - y se crean y reglamentan los equipos de trabajo institucional se definen sus roles y responsabilidades en su diseño, implementación y evaluación.  

 

Que en cumplimiento de lo anterior y conforme a las funciones concebidas Acuerdo 06 de 2017 que modifica la Estructura Organizacional establecida en los Acuerdos 02 de 2016  y 02 2017, la Empresa METRO DE BOGOTÁ S.A., como entidad pública de orden territorial deberá implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

TÍTULO I

 

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTA S.A.

 

CAPITULO I

 

ADOPCIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTA S.A.

 

Artículo 1. Adopción del Modelo: Adóptese el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG de la Empresa Metro de Bogotá S.A., como el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la entidad, con el fin de generar resultados para el cumplimiento de la Misión Institucional.

 

Artículo 2. Objetivos del Modelo: El Modelo Integrado de Planeación y Gestión le permite a la entidad mejorar su gestión y resolver las necesidades de los ciudadanos con integridad y calidad, mediante:

 

1. El fortalecimiento del liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados de la empresa;

 

2. La agilización, simplificación y flexibilización de los procesos para cumplir su objetivo institucional;

 

3. El desarrollo de la cultura organizacional con fundamento en la información y gestión del conocimiento, que contribuya a la toma de decisiones;

 

4. El seguimiento, control y evaluación de resultados, que contribuya a la mejora continua;

 

5. La facilitación y promoción de la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación y la rendición de cuentas; y

 

6. La coordinación con las demás entidades públicas y otras partes interesadas para mejorar su gestión y desempeño.

 

Artículo 3. Ámbito de aplicación y regulación: La presente resolución será aplicable a todos los procesos y áreas de la Empresa Metro de Bogotá, y su armonización e implementación se realizará por medio de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, y demás instrumentos que se estimen pertinentes; el Jefe Oficina Asesora de Planeación Institucional, en su rol de Representante de la Alta Dirección del SIG, liderará la armonización e implementación del modelo. Se contemplan las siguientes fases para su armonización:

 

1. Fase de alistamiento: contempla la identificación y el análisis de las brechas existentes entre el MIPG y el SIG, la revisión de la normatividad vigente, el diseño de la estrategia de armonización e implementación, la formulación del plan de capacitación y acompañamiento y la articulación de dimensiones, líneas de política, herramientas e instrumentos de medición actuales.

 

2. Fase de direccionamiento: prevé la expedición de lineamientos y directrices para la adecuación del modelo.

 

3. Fase de implementación: puesta en marcha del modelo

 

4. Fase de Seguimiento: considera la adopción de indicadores y herramientas que permitan monitorear la implementación y evaluar los avances de cada dimensión del modelo

 

CAPÍTULO II

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

Artículo 4. Sistema Integrado de Gestión: Es el conjunto de políticas, normas, recursos e información, de la entidad, cuyo objeto es dirigir la gestión al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de necesidades y derechos de los ciudadanos, en un marco de legalidad e integridad.

 

El Sistema Integrado de Gestión - SIG - se integra y articula con gestión documental y archivo; gestión de seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, responsabilidad social, gestión ambiental y control interno, de igual forma se complementa con los demás modelos y estrategias que establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño. 

 

CAPÍTULO III

 

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

 

Artículo 5. Sistema Control Interno: Es el sistema integrado por el esquema de controles de la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

 

Parágrafo: La planeación, operación y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, se deberá fundamentar en los cinco componentes establecidos en el manual operativo de MIPG, los cuales son: ambiente de control, administración del riesgo, actividades de control, información y comunicación y actividades de monitoreo.

 

Artículo 6. Instrumentos para la actividad de auditoría interna: De conformidad con lo previsto en el artículo 16 del Decreto 648 de 2017, los Instrumentos para la actividad de la Auditoria Interna, que hacen parte del Sistema de Control Interno son:

 

a) Código de Ética del Auditor Interno que tendrá como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia de este;

 

b) Carta de representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a las Oficinas de Control Interno;

 

c) Estatuto de auditoría, en el cual se establezcan y comuniquen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Unidad u Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría;

 

d) Plan Anual de Auditoría.

 

Parágrafo: Los lineamientos y directrices que conforman los instrumentos para la actividad de Auditoría Interna de la EMB, relacionados en el presente artículo, serán presentados para su aprobación ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno por el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

 

CAPÍTULO IV

 

OPERACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Y RESPONSABILIDADES DENTRO DEL MISMO

 

Artículo 7. Dimensiones del Modelo: El Modelo Integrado de Planeación y Gestión se desarrolla mediante la puesta en marcha de siete dimensiones operativas, que a su vez agrupan políticas, prácticas, herramientas o instrumentos de gestión. Las dimensiones operativas son las siguientes:

 

Dimensión 1. Talento Humano

 

Dimensión 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación

 

Dimensión 3. Gestión con Valores para Resultados

 

Dimensión 4. Evaluación de resultados

 

Dimensión 5. Información y Comunicación

 

Dimensión 6. Gestión del conocimiento y la innovación

 

Dimensión 7. Control Interno

 

Parágrafo: Cada dimensión se desarrolla a través de una o varias políticas de gestión y desempeño institucional.

 

Artículo 8. Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: Las políticas de Gestión y Desempeño Institucional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que desarrollan las dimensiones del Modelo, entre otras, son las siguientes:

 

1. Planeación Institucional

 

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

 

3. Talento humano

 

4. Integridad

 

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

 

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

 

7. Servicio al ciudadano

 

8. Participación ciudadana en la gestión pública

 

9. Racionalización de trámites

 

10. Gestión documental

 

11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

 

12. Seguridad Digital

 

13. Defensa jurídica

 

14. Gestión del conocimiento y la innovación

 

15. Control interno

 

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

 

Artículo 9. Armonización e Implementación de las Políticas: Las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se armonizarán e implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias establecidas en el SIG, por la Oficina Asesora de Planeación Institucional, bajo el Rol de Representante de la Alta Dirección.

 

Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en las normas superiores, las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional en la EMB, serán lideradas teniendo en cuenta los responsables del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, del Sistema Integrado de Gestión y del Sistema de Control Interno, lo que se resume en el siguiente cuadro:

 

Dimensión del MIPG

Políticas de Gestión y Desempeño Institucional

Área Líder

1. Talento humano

1.1 Gestión del Talento Humano

1.2 Integridad

Gerencia Administrativa y Financiera

2. Direccionamiento estratégico y planeación

2.1 Direccionamiento y Planeación

2.2 Plan Anticorrupción

Oficina Asesora de Planeación Institucional

3. Gestión con valores para el resultado

3.1 Gestión Presupuestal

3.2 Gobierno Digital (antes Gobierno en línea)

Gerencia Administrativa y Financiera

3.3 Defensa Jurídica

Oficina Asesora Jurídica

3.4 Servicio al Ciudadano

3.5 Trámites

3.6 Participación Ciudadana

3.7 Rendición de Cuentas

Gerencia de Comunicación y Ciudadanía

4. Evaluación de Resultados

4.1 Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Oficina Asesora de Planeación Institucional

5. Información y comunicación

5.1 Gestión Documental

Gerencia Administrativa y Financiera

5.2 Transparencia y Acceso a la Información

Gerencia de Comunicación y Ciudadanía

6. Gestión del Conocimiento y la Innovación

6.1 Gestión del Conocimiento y la Innovación

Oficina Asesora de Planeación

7. Control interno

7.1 Control Interno

Oficina de Control Interno

 

Artículo 10. Responsables del Sistema Integrado de Gestión: La responsabilidad de la implementación, desarrollo, control y mejora del Sistema Integrado de Gestión en la Empresa Metro de Bogotá, se encuentra cargo de los servidores públicos que se mencionan:

 

1. El Gerente General, los Gerentes de Área y los Jefes de Oficina, representados por el Representante de la Alta Dirección para el SIG, son responsables de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, promoviendo su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

 

2. El Representante de la Alta Dirección SIG: liderará la implementación y desarrollo del SIG.

 

3. El Gerente General, los Gerentes de Área y los Jefes de Oficina y los Grupos Internos de Trabajo, con responsables de ejecutar las acciones necesarias para la implementación del Sistema Integrado de Gestión, en las dependencias a su cargo y garantizar su funcionamiento y mejoramiento.

 

4. Los Servidores Públicos de la entidad y los terceros vinculados con ella, son responsables de aplicar lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión, en el desarrollo de las funciones y actividades, particularmente lo establecido en los procesos y procedimientos, y fomentar mecanismos que ayuden al mejoramiento continuo.

 

Artículo 11. Responsables del Sistema Control Interno: La responsabilidad de la implementación, desarrollo y ejecución de las actividades relacionadas con el control interno y propuestas de mejora que hacen parte del Sistema de Control Interno, en la empresa Metro de Bogotá, se encuentra distribuida en las siguientes líneas estratégicas y de defensa, a cargo de los servidores públicos que se mencionan:

 

1. Línea estratégica: Conformada por el Gerente General, los Gerentes de Área y los Jefes de Oficina responsables de diseñar, mantener, garantizar el establecimiento del Sistema de Control Interno, proveer los recursos necesarios para su implementación, evaluar el cumplimiento de los objetivos y asegurar la mejora continua del desempeño de la entidad.

 

2. Primera Línea de Defensa: Conformada por los Gerentes de Área, Jefes de Oficina, Sub Gerentes, son responsables de implementar el Sistema de Control Interno, gestionar los riesgos institucionales, autoevaluar los procesos a cargo, desarrollar acciones correctivas en relación con las deficiencias de control, asegurar la eficiencia de la gestión y desempeño institucional.

 

3. Segunda Línea de Defensa: Conformada por los Sub Gerentes, Grupos Internos de Trabajo, responsables de monitorear y evaluar los controles y gestión del riesgo; supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos específicos realizados por la primera línea de defensa.

 

4. Tercera Línea de Defensa: Conformada por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, responsable de realizar la evaluación independiente sobre la eficacia de la gestión y desempeño institucional, la gestión de riesgos y los controles de los procesos.

 

Parágrafo: Los Servidores Públicos de la entidad y los terceros vinculados con ella, son responsables de aplicar lo establecido en el Sistema de Control Interno, en el desarrollo de sus funciones y actividades.

 

Artículo 12. Evaluador del Sistema de Control Interno: La Oficina de Control Interno, será responsable de evaluar el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Entidad y de proponer las recomendaciones para su optimización.

 

TÍTULO II

 

INSTANCIAS DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

 

CAPÍTULO I

 

INSTANCIAS DEL MODELO MIPG

 

Artículo 13. Instancias del Modelo: Las instancias que hacen parte del Modelo, serán el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Comité del Sistema Integrado de Gestión y los comités enmarcados en las políticas de gestión y desempeño institucional.

 

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

CAPÍTULO II

 

DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

 

Artículo 14. Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Créase el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa Metro de Bogotá, el cual está conformado por los servidores públicos del nivel directivo o nivel asesor de la Entidad, así:

 

i. Gerente General.

 

ii. Gerente Administrativo y Financiero

 

iii. Gerente Ejecutivo y de Estructuración Financiera

 

iv. Gerente Técnico

 

v. Gerente de Contratación

 

vi. Gerente de Desarrollo Inmobiliario

 

vii. Gerente de Comunicaciones y Ciudadanía

 

viii. Gerente de Riesgos y Seguridad

 

ix. Jefe Oficina Asesora Jurídica

  

Parágrafo 1: El Comité será precedido por un servidor del más alto nivel jerárquico.

 

Parágrafo 2: La secretaría técnica será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Institucional o por quien haga sus veces en la entidad.

 

Parágrafo 3: El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente y participará con voz pero sin voto.

 

Parágrafo 4: Así mismo, podrán ser invitados los servidores de otras áreas y niveles de acuerdo con el tema a analizar o debatir.

 

Artículo 15. Objetivo del Comité: El Comité Institucional de Gestión y Desempeño será la instancia encargada de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y su armonización frente al Sistema Integrado de Gestión, en la Empresa Metro de Bogotá.

 

Artículo 16. Funciones del Comité: Corresponde al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa Metro de Bogotá ejercer las siguientes funciones:

 

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

 

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

 

3. Proponer al Comité Distrital de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

4. Presentar los informes que el Comité Distrital de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

 

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

6. Aprobar el programa anual de auditorías internas de los Sistemas de Gestión.

7. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

 

8. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

 

Parágrafo 1: El Comité sesionará por lo menos una vez cada tres meses y cada vez que las circunstancias así lo ameriten.

 

Parágrafo 2: Constituye quórum para deliberación en la sesión del Comité la asistencia de la mitad más uno del total de los miembros del Comité. Constituye quórum decisorio el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes al Comité.

 

Parágrafo 3: Para los documentos que soportan la gestión del MIPG y la gestión del SIG, el Representante de la Alta Dirección tiene la responsabilidad de controlar y aprobar la incorporación de los documentos en el marco del Sistema Integrado de Gestión; la responsabilidad de revisar y aprobar los documentos frente a su contenido es el líder de cada proceso o jefe de área responsable del mismo.

 

Artículo 17. Funciones de la Secretaría Técnica: Corresponde al Secretario Técnico del Comité, ejercer las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de reunión y ejercer la guarda de las mismas;

 

2. Prestar apoyo a los integrantes del Comité en los asuntos relacionados con su participación;

 

3. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por el Comité y a la ejecución de las políticas de gestión y desempeño en la entidad, por lo menos una vez cada tres meses.

 

4. Solicitar a las dependencias responsables, los informes requeridos por las instancias encargadas del seguimiento, monitoreo, control y evaluación de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional, con el fin de presentarlos al Comité para su consolidación.

 

5. Las demás funciones que le delegue el Presidente del Comité y que sean propias de su carácter como Secretario Técnico.

 

Parágrafo 1: Cuando se trate de un tema específico asociado a una de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional el liderazgo de la respectiva sesión será asumida por el líder de la Política en materia de agenda, orden del día y consolidación del desarrollo de la sesión.

 

Artículo 18. Vigencia: La presente Resolución rige a partir del día siguiente de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 05 días del mes de abril del año 2018.

 

ANDRES ESCOBAR URIBE

 

Gerente General