RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

d- Inventario de los bienes y servicios que se pueden adquirir y la cuantía máxima para la adquisición de los mismos.

a- Manejo con Cuenta Corriente.

Los dineros que constituyen la CAJA MENOR, se manejarán a través de cuenta corriente oficial, la cual tendrá la siguiente denominación: "CAJA MENOR DEPENDENCIA. ENTIDAD".

Por Dependencia se entiende la Unidad Administrativa a la cual esté adscrita la CAJA MENOR.

La Cuenta Corriente se manejará por el funcionado responsable, su firma y sellos deberán quedar registrados en la entidad bancaria, en las tarjetas de control de firmas y autorizaciones del banco.

Cuando el Monto Total de la CAJA MENOR no exceda los (5) cinco salados mínimos ilegales vigentes, estos dineros podrán manejarse en dinero efectivo.

Aquellas CAJAS MENORES que por necesidades del servicio, deban mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, podrán mantener en efectivo un valor que no supere los cinco (5) salados mínimos legales mensuales vigentes y sin que su monto sea superior al DIEZ POR CIENTO (10%) de su valor total autorizado, como fondo fijo.

Esta forma de manejo deberá quedar autorizada en la resolución de constitución del Fondo de CAJA MENOR. La reposición de los fondos manejados en efectivo se realizará cuando se haya gastado el 75% del total asignado en efectivo. Para este fin el responsable solicitará al ordenador autorización para girar el cheque respectivo, justificando los gastos mediante los documentos que soporten las operaciones o gastos realizados.

El Representante Legal, una vez verificados los soportes, aprobará con su firma, en la solicitud de giro, el cheque respectivo, el cual se elaborará por un valor igual a los gastos realizados. El registro contable pertinente se hará en forma simultánea el mismo día del giro.

Se presenta cuando la Entidad Distrital requiere con urgencia la adquisición de bienes o la contratación de servicios. En este evento se le entrega el dinero correspondiente para esos requerimientos a un funcionario autorizado para que adquiera los bienes o servicios estrictamente necesarios para atender la situación, y los pague en forma inmediata contra la entrega del bien o servicio.

Únicamente se podrán efectuar compras directas que no excedan los límites y montos que obliguen a la celebración de contratos con formalidades plenas de conformidad con el artículo 39 parágrafo único de la ley 80 de 1993, determinados en función de los presupuestos de cada entidad.

Se otorgan cuando por necesidades del servicio un funcionario de la Entidad Distrital deba desplazarse fuera de su sede de trabajo habitual para realizar labores propias de su cargo. Este avance cubre los viáticos y gastos de viaje que el funcionado requiera para cumplir adecuadamente con su función y deberá legalizarlo dentro de los tres días hábiles siguientes a su regreso.

a. Solicitud por parte del jefe de la entidad o dependencia ante el funcionado que autoriza el avance, justificando la necesidad de adquirir los bienes y/o servicios mediante el mecanismo de avance, basado en la necesidad urgente e inaplazable del gasto para la buena marcha de la entidad o dependencia a su cargo.

En esta solicitud se debe indicar claramente:

b. Resolución motivada del funcionario que autoriza el avance, en la cual se especificará de manera precisa justificación, cuantía, destino y funcionado autorizado para el manejo del avance.

c. Registro presupuestal afectando el rubro correspondiente.

d. Imputación registro contable.

e. Constitución de la fianza por el 100 % del valor del avance.

Con los documentos enumerados en el numeral anterior, el funcionario delegado para el manejo del avance solicita por escrito ente la Tesorería el giro a su nombre, de los dineros autorizados.

Las Tesorerías no pueden demorar el giro ni solicitar documentos adicionales a los ordenados en el presente manual.

a. Puesto que la adquisición de los bienes o servicios por el sistema de avance solo está autorizada para compras directas de las tipificadas en la Ley 80 de 1993, se deben tener en cuenta los principios de contratación establecidos en ésta.

b. Los comprobantes de remisión y facturas que expida el proveedor deberán contener los datos e información de carácter legal y de orden externo como son: razón social, NIT, fecha, dirección y ciudad, concepto y valor del bien y/o servicio adquirido, y sello de cancelado.

Estos deberán ser presentados en original y las copias que sean necesarias de acuerdo con el control financiero y administrativo de cada entidad.

c. Los bienes de consumo o devolutivos que se adquieran, deben ser ingresados al almacén de la entidad. El almacenista expedirá el respectivo comprobante de ingreso y de salida, basado en las facturas de compra que soportan la adquisición realizada y la contabilizará en sus registros según el tipo de bien que se haya adquirido.

a. De acuerdo con las normas vigentes, la legalización de los avances debe realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la realización de la compra y en todos los casos entes del 31 de Diciembre del año respectivo.

h. La legalización del avance se realiza ante el Tesorero de la Entidad, quien con su firma y sello en el INFORME DE AVANCE legaliza los gastos y envía la documentación completa a Contabilidad y copia de los mismos a la Oficina Coordinadora de Control Interno para lo de su competencia.

c. Si los dineros entregados en calidad de avance no se invierten en su totalidad, el funcionado responsable del manejo deberá reintegrarlos a la Tesorería de la entidad.

El recibo que expida la Tesorería se presentará ante el Representante Legal como soporte de la legalización.

d. Los documentos necesarios para legalizar el avance son los siguientes:

- Copia del Acto Administrativo que autorizó el avance.

- Certificado de imputación presupuestal.

Facturas de compra de los bienes o servicios, en original, las cuales no deben presentar enmendaduras, tachones. raspaduras, manchas, etc. y deben estar diligenciadas en tinta. Contendrán el nombre del bien o servicio adquirido, sus características físicas y técnicas, cantidades, valores unitarios y valor total. Igualmente debe estar plenamente identificado el proveedor sea persona natural o jurídica t;on el número de la cédula de ciudadanía o NIT, según el caso, dirección del establecimiento, fecha, ciudad y firma del funcionario que efectuó la compra en constancia de recibo de los elementos o servicios.

- Comprobante de ingreso y salida de almacén debidamente diligenciados por el almacenista, de acuerdo a los reglamentos existentes para el manejo de bienes.

- Recibo de Tesorería, en el evento de que se hayan reintegrado dineros no gastados.

- INFORME DE AVANCE en el cual se detallarán los bienes o servicios adquiridos, sus características físicas o técnicas, valor unitario y valor total. Se indicará además si se presenta devolución de dineros y la cuantía. Esta remisión debe estar firmada por el funcionario responsable del avance y por el jefe de la dependencia o entidad a la cual corresponda en señal de aprobación.

a. Orden de comisión suscrita por el jefe de la dependencia indicando el lugar de desplazamiento, fecha de iniciación y terminación de la misma, objeto, valor de los viáticos a que tiene derecho y valor de los gastos de viaje, los cuales se liquidarán según la tabla de viáticos y gastos de viaje vigente.

b. Solicitud del avance suscrita por el jefe de la dependencia en la cual se indicará:

c. Resolución motivada autorizando el avance, la cual será suscrita por el funcionario competente de acuerdo con lo establecido en este manual. En esta resolución se indicará la necesidad del gasto, objeto del mismo, cuantía autorizada, funcionario responsable del manejo e imputación presupuestal y contable.

d. Certificado de disponibilidad presupuestal, afectando el rubro correspondiente.

Con los documentos indicados en el numeral anterior, el funcionado delegado para el uso del avance solicita por escrito ante la Tesorería el giro a su nombre de los dineros autorizados.

Las Tesorerías o Pagadurías no pueden demorar el giro ni solicitar documentos adicionales a los ordenados en el presente manual.

El funcionario delegado para cumplir la misión fuera de su sede de trabajo, deberá desplazarse al lugar indicado en las fechas ordenadas, cumplir adecuadamente las funciones encomendadas, solicitar ante las autoridades competentes del sitio donde se desplace un certificado de asistencia en el cual se indicará el número de días que permaneció en ese lugar. Igualmente debe tener constancia del medio de transporte que empleó para su desplazamiento en la cual se indique el valor del transporte. Para este efecto será documento válido el tiquete que expida la compañía transportadora. Si en el cumplimiento de la misión se presentan gastos de viaje adicionales, se deberán justificar mediante el mismo procedimiento.

a. De acuerdo con las normas vigentes, la legalización de los avances debe realizarse dentro de los DIEZ (10) DIAS siguientes al cumplimiento de la comisión y en todos los casos antes del 31 de Diciembre del año respectivo.

b. La legalización del avance se realiza ante el Representante Legal de la Entidad, quien con su firma y sello en el INFORME DE COMISION legaliza los gastos y envía la documentación completa a la Tesorería de la Entidad y a la Oficina de Contabilidad y copia de los mismos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.

c. Si los dineros entregados en calidad de avance no se invirtieron en su totalidad, el funcionado responsable del manejo deberá reintegrados a la Tesorería de la entidad.

El recibo que expida la misma se presentará ante el Representante Legal Director o Gerente como soporte de la legalización.

d. Los documentos necesarios para legalizar el avance son los siguientes:

- Certificado de asistencia, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.3. de este capítulo.

Se indicará además si se presenta devolución de dineros y la cuantía. Este informe debe estar firmado por el funcionado responsable de la comisión y por el jefe de la dependencia o entidad a la cual corresponda el avance, en señal de aprobación.

Una vez legalizado se remitirá a la Tesorería en el formato diseñado para ese propósito con su correspondiente recibo.

Por los dineros entregados a los funcionarios, para los gastos de viáticos o para la - adquisición de bienes y/o servicios.

Por los dineros entregados y no legalizados en el término legal establecido.

Por los dineros reintegrados por su no utilización, o sobrantes o por determinación de no efectuar la compra o gasto.

Cuando se ha tramitado la legalización de los documentos soportes de los avances entregados para viáticos.

Por el ingreso al almacén de los elementos adquiridos.

Por los dineros girados para el respectivo avance.

Por la legalización de los documentos que soportan la adquisición de bienes, los reintegros a la Tesorería o la legalización de los gastos aprobados acompañados con sus respectivos soportes.

El contrato de donación es gratuito porque solo tiene por objeto la utilidad de una de las partes, creándose en cabeza de la otra el gravamen que su transferencia ocasione.

Tiene carácter de principal en cuanto subsiste por sí mismo, sin necesidad de otra convención.

Cuando el donatario notifica su aceptación al donante, éste no podrá revocar la donación a su arbitrio.

En el caso de bienes inmuebles, para que la donación tenga validez se requiere que sea otorgada por escritura pública, inscrita en el competente registro de instrumentos públicos. En el caso de bienes muebles se requiere de contrato escrito.

Es decir que solo nacen obligaciones para el donante, en el sentido de no exigir ningún tipo de contra prestación o retribución cuando efectúa la donación.

Debe existir correlación entre el empobrecimiento y el enriquecimiento relativo para las partes. Es decir que el patrimonio de la parte donante debe verse disminuido en la misma proporción que aumente el de la parte donataria.

Se considera que el contrato de donación es de excepción por cuanto la donación no se presume sino en los casos que expresamente haya previsto la ley.

Para que la donación no sea nula, se requiere de la insinuación, la cual se entiende como la autorización de autoridad competente solicitada por el donante o el donatario. Este procedimiento solo se surtirá en el caso de que el donante sea un particular y el donatario cualquier entidad del Distrito Capital.

La aceptación de donaciones en las entidades del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá es competencia de sus Representantes Legales, sin perjuicio de que las Juntas Directivas y demás órganos similares tengan tal atribución por mandato de normas especiales.

Los funcionarios competentes estudiarán la viabilidad de aceptar la donación de acuerdo con el carácter de la misma, las condiciones que imponga el donante, tales como destino, uso y mantenimiento del bien, la legalidad del acto y demás aspectos inherentes al proceso los cuales se encuentren estipulados en la normatividad vigente sobre la materia.

El ofrecimiento de donación de bienes propiedad del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá corresponde a los Representantes Legales, Directores o Gerentes de cada entidad, sin perjuicio de que las Juntas Directivas y demás órganos similares tengan tal atribución por mandato de normas especiales.

En todos los casos deben tenerse en cuenta los procedimientos y requisitos establecidos en el presente manual.

Ofrecimiento de la donación, por parte de persona hábil para donar, es decir, aquella que por ley no se haya declarado inhábil. Este ofrecimiento debe ser realizado por escrito y dirigido al Representante Legal o funcionario facultado de la entidad escogida como donataria. En este documento se debe describir el tipo de bien que se pretende donar señalando sus especificaciones físicas o técnicas, estado de conservación, cantidad, valor unitario y valor total, documentos que identifiquen el bien y que acrediten la pertenencia y dominio por parte de la persona o entidad donante y demás referencias que sean de utilidad para precisar con exactitud el bien objeto de la donación.

Si la donación es de dinero en efectivo o títulos valores, se debe indicar la cantidad y/o número de series según el caso.

La donación debe ser aceptada por parte del funcionario competente para tal fin. Esta se efectuará mediante Acto Administrativo motivado, la cual se fundamentará en las disposiciones que regulen la materia. Tendrá como base para efectos de identificación del donante y del bien, el ofrecimiento previo que se le hizo a la entidad.

Esta responsabilidad recae en el Representante Legal de la entidad donataria, quien debe notificar la aceptación por parte de la entidad que representa y anexar copia del Acto Administrativo que legaliza tal situación.

Las donaciones serán aceptadas solamente cuando la entidad donataria no adquiere por efecto de la donación gravámenes pecuniarios o contraprestaci6n económica. Podrá sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que condicione el donante, siempre y cuando se ajusten a los usos propios del bien y a la Constituci6n y la Ley.

Una vez perfeccionada la donación mediante la celebración del respectivo contrato, se produce la entrega material de los bienes, el levantamiento del acta respectiva y la entrada de los bienes al almacén, si se trata de bienes muebles, la que se perfeccionará con la elaboración del Comprobante de Ingreso al almacén, para lo cual se tendrán en cuenta los procedimientos establecidos por la entidad para este efecto. Si se trata de bienes inmuebles, por el valor que figure en la escritura pública elevada para tal fin, pero en ambos casos se fijará el valor mediante avalúo de reconocido valor técnico para ser involucrados y contabilizados por la entidad.

El valor de la donación será el que determine la entidad beneficiaria en caso de bienes muebles o inmuebles realizado mediante avalúo de reconocido valor técnico.

De acuerdo con la Constitución Política de Colombia ninguna de las ramas u órganos del poder público podrá decretar donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado. Acatando esta norma constitucional las donaciones que otorgue el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá solamente podrán tener como donatarios entidades de derecho público, sin detrimento de lo ordenado por la Constitución Política en el inciso segundo del artículo 355, y el decreto 777 de 1992 el cual lo reglamenta.

En ese sentido están permitidas las transferencias que realice el Distrito Capital a personas naturales en cumplimiento de las obligaciones de subsidio y apoyo a la mujer embarazada, lactante o cabeza de familia, de asistencia y protección al niño; de subsidio alimentado, protección y asistencia al indigente de la tercera edad; de promoción de planes de vivienda de interés social; de subsidios a las personas de menores ingresos para pagos de tarifas de servicios públicos.

Ofrecimiento de la donación, por parte del funcionario facultado para este fin, el cual debe ser realizado por escrito y dirigido al Representante Legal de la entidad escogida como donataria. En este documento se debe describir el tipo de bien que se pretende donar señalando sus especificaciones físicas o técnicas, estado de conservación, cantidad, valor unitario y valor total, documentos que identifiquen el bien y que acrediten la pertenencia y dominio por parte de la entidad donante y demás referencias que sean de utilidad para precisar con exactitud el bien objeto de la donación.

Sin perjuicio de lo anterior, la oficialización de la donación se efectuará mediante Acto Administrativo motivado, el cual será expedido por la entidad donante una vez se tenga confirmación escrita a través de una carta de intención de aceptación por parte de la entidad donataria.

La donación debe ser aceptada por parte del funcionado competente para tal fin, quien representa a la entidad donataria. Esta se efectuará mediante resolución motivada, la cual se fundamentará en las disposiciones que regulen la materia. Tendrá como base para efectos de identificaci6n de la entidad donante y del bien, el ofrecimiento previo que se realizó.

Para que el proceso de donación se entienda agotado en su parte preliminar y adquiera carácter irrevocable se requiere que la aceptación de la entidad donataria le sea notificada a la entidad donante. Esta responsabilidad recae en el Representante Legal quien debe oficiar al donante manifestándole la aceptación por parte de la entidad que representa y anexando copia de la resolución que legaliza tal situación.

Las donaciones serán ofrecidas sin exigirle a la entidad donataria gravámenes pecuniarios o contraprestación económica. Podrá sin embargo, pactarse el compromiso de destinar los bienes donados a los fines que condicione el donante, siempre y cuando se ajusten a los usos propios del bien y a la Constitución y la Ley.

Una vez perfeccionada la donación mediante la celebración del respectivo contrato, se produce la entrega material de los bienes, el levantamiento del acta respectiva y la elaboración del comprobante de salida y la baja definitiva del almacén.

El valor de la donación será el que determine la entidad donante en caso de bienes muebles mediante evalúo técnico o el que señale el Departamento Administrativo de Catastro Distrital para bienes inmuebles.

a. Compras en el País

b. Compras en el Exterior

c. Compras por Caja Menor, Avances o Fondos Rotatorios

a. Aceptaciones

b. Perfeccionamiento y valorización

c. Requisitos y trámites

a. Entre almacenes

b. Entre dependencias

a. Sobrantes justificados

b. Sobrantes no justificados

- Nombre y código del elemento

El comprobante de salida de bienes del almacén, es un documento legal que identifica en forma clara y detallada la salida física y real de un bien. Su efecto inmediato es que mediante su expedición termina la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, protección, conservación y tenencia por parte del almacenista, transfiriendo esta responsabilidad al funcionado destinatario, salvo de los bienes que posea para su uso o de aquellos que ya habiendo tenido salida sean devueltos para su control temporal en tanto los traslada a otras dependencias del inicialmente transferido.

a. El comprobante de salida debe ser elaborado por el almacenista en forma simultánea a la entrega de los bienes basados en la solicitud de pedido debidamente perfeccionada.

b. El comprobante de salida no puede presentar tachaduras, enmendaduras, intercalaciones o adiciones, con anotación de los espacios en blanco.

c. El comprobante de salida deberá llevar la firma, en señal de aprobación, del jefe de la sección o división solicitante como constancia de traslado de responsabilidad por dichos bienes. Cuando se trate de entregas de bienes a entidades o personas jurídicas la firma en el comprobante será la de su representante legal o de la persona que éste autorice por escrito, anotando además el número de su documento de identidad.

d. Para efectos de los registros de movimientos por salidas en los listados o tarjetas del almacén, control de inventarios de bienes devolutivos en servicios y asientos contables, el comprobante de salida es el único documento soporte válido.

e. El documento salida de almacén deberá estar debidamente preimpreso, prenumerado en forma ascendente y consecutiva y elaborado en original y 4 copias con la siguiente distribución:

El original será empleado para el registro en el almacén y como soporte para la rendición de cuentas, la primera copia será el documento con el cual se efectuará el registro contable y se conservará en el archivo de esta dependencia. La segunda copia será entregada como soporte de la entrega de los bienes a su destinatario o tenedor, la tercera copia será enviada a la Unidad de Control de Inventarios para lo pertinente y la cuarta copia para la carpeta individual del destinatario del bien para su control o su consecutivo como documento útil en sus análisis o controles.

La siguiente es la información básica que como mínimo debe contener el comprobante de salida:

a. Lugar y fecha de emisión.

b. Numeración en forma ascendente y continua, previamente preimpresa en el documento.

c. Identificación del Almacén y Entidad a la que pertenece.

d. Concepto de la salida especificando:

e. Número y fecha de la solicitud de pedido.

f. Descripción de cada elemento.

g. Resumen valorizado por grupos.

h. Número de renglones utilizados.

Los bienes que por sus características físicas y de uso no se consumen totalmente al ser utilizados, tienen carácter devolutivo. Para ser puestos al servicio se requiere de los siguientes procedimientos de control:

a. El almacenista entregará los bienes devolutivos solamente basado en la orden de salida autorizada con la firma del Representante Legal.

b. Para la entrega de estos bienes, el almacenista constatará que en el comprobante aparezca el nombre y la firma del jefe de la oficina a la cual se destinan los elementos, remitiendo copia a la unidad de control de inventario para los registros de rigor.

c. Los bienes devolutivos que hayan sido despachados a una determinada dependencia no podrán ser trasladados a otra sin que existan los comprobantes de cargo o abono entre las respectivas dependencias y el visto bueno de control de inventados con el fin de mantener actualizados los registros y el control de los mismos, así como los correspondientes registros en las carpetas de inventarios, por dependencias o individuales.

d. Cuando sea necesario e imprescindible que se efectúen préstamos temporales entre dependencias, estos deben ser autorizados por escrito por los jefes de las dependencias. La oficina receptora expedirá un documento de recibo provisional. Sin embargo si los préstamos exceden de 30 días, estos deberán legalizarse a través del traspaso de esos bienes entre dependencias.

e. La Unidad de Control de Inventarios será la encargada de efectuar las pruebas y seguimientos necesarios para su debido control en forma periódica y sistemática. También verificará su estado de conservación y mantenimiento.

Para este efecto se deben aplicar los procedimientos detallados en el CAPITULO IX del presente manual.

a. Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, cascos etc, que por determinación de la ley deban suministrarse periódicamente a los empleados que tengan derecho a ellos se descargan en forma definitiva de las tarjetas de existencias del almacén y de los registros valorizados una vez sean entregados a sus usuarios autorizados.

b. El documento soporte para realizar el procedimiento del literal anterior, es la orden de salida, la cual debe estar debidamente tramitada según lo establecido en este manual.

c. En el comprobante de salida deberá anotarse que ese suministro corresponde a dotaciones de ley y se dejará constancia del período el cual corresponde la dotación y la fecha, con el fin de que no se autoricen nuevos suministros hasta el siguiente período que ordeno la ley.

d. En el comprobante de salida se deberá identificar a cada funcionado en particular beneficiario de la dotación y será firmado con número de identificación por éste, como constancia de recibido. Las nuevas entregas deberán corresponder el siguiente período legal.

e. Las prendas que corresponden a uniformes de labor y uniformes deportivos se descargarán en forma definitivo del almacén.

f. Cuando el Representante Legal decida qué bienes de este tipo deben ser reincorporados al almacén, el movimiento se realizará mediante un comprobante de ingreso tramitado como lo establece este manual.

g. Este tipo de prendas son para uso oficial en las labores diarias, por lo tanto no es permitido que los almacenistas exijan la devolución de los mismos al vencerse el período, con excepción de aquellas prendas de uso pritativo de una entidad, las cuales por razones de seguridad tienen carácter devolutivo.

Tal es el caso de los uniformes de los agentes de tránsito de la Secretaría de Tránsito y Transporte del Distrito y otros que por las mismas razones se ajusten a esta condición.

a. Los consumos de combustible y lubricantes deben ajustarse a la programación mensual existente en cada entidad, la cual tendrá en cuenta los requerimientos históricos de cada vehículo según los datos estadísticos de consumo de cada uno de ellos. Una vez establecido este plan de consumo, se remitirá a la estación de servicio y demás depósitos y a la dependencia que controle los suministros para darle la aplicación correspondiente.

b. Para suministrar los combustibles a los vehículos oficiales del Distrito Capital, debe exigirse al conductor la firma de recibido y la entrega de los vales respectivos.

c. Los vales para suministro de combustibles y lubricantes deben ser elaborados por la entidad a la que esté adscrito o pertenezca el vehículo y deben incluir en forma clara y precisa la cantidad y el tipo de combustible o lubricante solicitado. Solo tendrá validez si lleva la firma y sello del Representante Legal o su delegado. Tendrá espacio suficiente para que el conductor firme el recibido, con anotación del número de cédula, fecha y número de placa del vehículo.

Los vales deben estar preimpresos y prenumerados en forma ascendente y continua.

d. Cuando el suministro de combustibles y lubricantes se realice a través de contratos con estaciones de servicio, en estos debe figurar la obligación del proveedor para acatar, cumplir y aplicar los mecanismos de control y comprobación del suministro, que establezca la Administración Distrital así como los períodos de corte para efecto de la presentación de cuentas.

e. La relación periódica de comprobantes por los suministros efectuados a las entidades deberá coincidir con el total de los combustibles y lubricantes suministrados por el proveedor durante el período correspondiente.

f. Si los combustibles y lubricantes son suministrados por almacenes Distritales, éstos en sus informes periódicos enviarán la relación del consumo para cada uno de los vehículos de las dependencias o entidades para el correspondiente cruce de cuentas y cobro de las mismas.

g. Los valores totales de los suministros deben ser iguales al consumo anotado en los libros del almacén y en los registros contables en el período relacionado.

h. Las entidades y dependencias que en forma directa suministren los combustibles a través de sus almacenes, deberán elaborar y utilizar tablas de aforo para cada tanque de almacenaje mediante un procedimiento técnico que garantice la confiabilidad, seguridad y uniformidad en las mediciones.

i. Si se detectan diferencias sustanciales en el nivel de consumo respecto al comportamiento histórico de meses recientes, la administración efectuará las indagaciones pertinentes, comunicando sus resultados al Representante Legal para lo de su competencia.

a. La entrega de medicamentos formulados a pacientes se realizará contra la presentación de la fórmula firmada por el médico. El paciente deberá firmar el recibido con su número de identidad en la primera copia de la fórmula, la cual quedará en la farmacia.

En el evento de que el paciente se encuentre hospitalizado y no pueda firmar, se aceptará la firma de su cónyuge, compañero (a) permanente, padre, madre, hermano(a), la de familiar responsable o acudiente o la enfermera que lo asista.

h. Si no existen en la farmacia algunos medicamentos de los formulados, se anotará que no del despachado, tanto en el original como en sus copias.

c. Si es imposible satisfacer todo el despacho de una fórmula y existen farmacias alternas que puedan, suplir la deficiencia, el funcionario encargado expedirá constancia sobre la inexistencia de esos productos con el fin de que pueda ser despachada por otra farmacia.

d. Cuando el medicamento formulado tenga nombre comercial o patentado y no el genérico y el farmaceuta tenga facultad para sustituir un medicamento por otro similar, al elaborar el comprobante de salida y efectuar los registros en el kárdex o listado anotará el nombre del medicamento despachado efectivamente y no el del sustituido,

e. Todas las fórmulas despachadas se archivarán diariamente y se consolidarán por artículo con el fin de elaborar un solo comprobante de salida diario y efectuar los registros en el kárdex.

En las fórmulas consolidadas se debe anotar al respaldo el número del comprobante de salida al que correspondan y la fecha.

f. El documento soporte para afectar el kárdex o los listados es el comprobante de salida. Las fórmulas se archivarán por períodos mensuales, durante un tiempo no inferior a un año.

9. Como excepción, el comprobante de salida que resume las fórmulas despachadas en un día no requiere la firma de recibido. Pero si deben aparecer claramente los números de las fórmulas que involucra, registradas en forma ascendente, y con la firma de recibo por porte del paciente o un familiar cercano.

h. Para el caso de envío de medicamentos para proveer botiquines, laboratorios clínicos, departamentos de urgencia y demás dependencias oficiales de este tipo, se procederá a elaborar comprobante de salida únicamente previa solicitud de pedido debidamente tramitada. En ningún caso se deben aceptar fórmulas médicas para legalizar estos pedidos.

Sin embargo la unidad que haga uso de estos elementos deberá llevar control adecuado, ordenado y estadístico de su utilización para efectos de las verificaciones que la entidad pretenda desarrollar y en los que se pueda constatar el concepto de la salida, el nombre del elemento, cantidad utilizada y firma de quien la utilizó.

La salida del almacén de llantas y neumáticos no debe producirse en forma definitiva puesto que son elementos devolutivos, que quedan prestando un servicio hasta que su desgaste, rotura u otras causas semejantes las conviertan en Inservibles. Además su carácter devolutivo garantiza que las instancias administrativas superiores y las de Control Interno ejerzan vigilancia sobre el correcto empleo de estos elementos. Por lo anteriormente expuesto su manejo para el ingreso y la salida del almacén debe asimilarse a los procedimientos descritos para los bienes devolutivos.

- El comprobante de salida deberá especificar claramente el elemento y el vehículo al cual se destina ajustándose estrictamente a la orden de pedido.

En ningún caso, bajo ninguna circunstancia el almacenista podrá suministrar repuestos para vehículos, maquinaria o equipo de carácter particular.

- Para la entrega del repuesto, el almacenista, deberá exigir la presentación del repuesto reemplazado y el comprobante de salida será firmado por el funcionado que lo retire.

- Las entidades y dependencias que tengan sus propios talleres de mantenimiento deberán elaborar un inventado de las partes componentes de los vehículos, maquinaria y equipo que ingrese para reparación o mantenimiento, extendiéndole copia al conductor del vehículo, de la máquina, o al responsable del equipo, quien verificará su exactitud al momento del ingreso al taller y salida del mismo.

Para estos efectos los técnicos especializados elaborarán un formato, el cual será presentado ante las autoridades administrativas para su aprobación.

- Es deber de la administración elaborar una relación anual de todos los vehículos inscritos en los diferentes talleres pertenecientes a cada entidad. En estos deberá llevarse una tarjeta de control para cada uno de los vehículos, inscritos anotando con exactitud el servicio, mantenimiento y reparaciones realizadas, número de placa del vehículo el nombre del técnico que lo realizó, los repuestos suministrados al vehículo, nombre del conductor, identificación del taller y fecha de la operación.

La planilla mencionada detallará el taller en que queda inscrito el vehículo y la maquinaria. Adicionalmente la relación contendrá como mínimo los siguientes datos:

Número de placa del vehículo.

Número del motor.

Tipo de vehículo.

Modelo línea.

Número de chasis.

Color y características.

Dependencia a la cual pertenece. Nombre del responsable.

Número interno. La inclusión de nuevos vehículos y otras maquinarias o la baja por retiro debe reportarse mensualmente ante Control de Inventados y Contabilidad.

- El jefe del taller deberá dejar constancia escrita de que los repuestos suministrados fueron efectivamente incorporados a los vehículos o maquinarias para los cuales fueron suministrados, dejando como prueba del respuesto cambiado por lo menos durante un año.

- La salida de materiales requiere que en el comprobante de salida, además de la información básica reseñada en este manual, se indique el número de la orden de trabajo o del contrato y la denominación y ubicación de la obra a la cual deben cargarse los materiales.

- Para la salida de materias primas, debe anotarse adicionalmente en la orden de salida el proceso de producción en el que se utilizarán, así como la cantidad y sus características, de acuerdo con el sistema y procedimiento de costos establecidos por cada entidad.

- Para la entrega de bienes destinados a premios, trofeos, condecoraciones y demás obsequios protocolarios, debe expedirse el comprobante de salida de almacén, este documento debe ser suscrito por el funcionario designado por el Representante Legal para retirados y entregados a los beneficiarios, quienes deben firmar el recibido correspondiente. En el comprobante se indicará el nombre y cargo del funcionario designado, el cual en ningún caso, será el almacenista o sus subalternos.

- Igualmente debe indicarse en el comprobante de salida, el nombre e identificación de los beneficiados de los trofeos, premios u obsequios. Y hacerse claridad en el sentido de no ser reclamados en el término de treinta (30) días, se reintegrarán al almacén y se elaborarán los comprobantes de ingreso.

El préstamo se configura cuando una entidad entrega a otra un bien para que por algún tiempo haga uso de él, con la obligación de restituido.

El préstamo entre entidades o dependencias Distritales se debe efectuar bajo los siguientes procedimientos:

- Solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando el destino del mismo, duración del préstamo y nombre y cargo del funcionado que lo recibe.

- Autorización administrativa de funcionado competente.

- Relación detallada de los elementos a prestar, discriminada por agrupaciones de inventado, indicando cantidad, estado de conservación, especificaciones técnicas y/o físicas y valores. De esta relación será responsable el almacenista o si el bien se encuentra en uso la responsabilidad será de la unidad de control de inventados.

- Certificación de funcionado administrativo de la entidad que va a efectuar el préstamo en el que se constate que durante el período del mismo no se requieren los bienes para el normal desarrollo de las funciones de la entidad y que no hay solicitud de compra por elementos similares, o que siendo necesarios es imprescindible efectuar el préstamo.

- Póliza de garantía constituida por la entidad solicitante y a favor de la entidad que los presta amparando los bienes prestados de acuerdo al valor establecido en los libros de contabilidad y siendo este el de adquisición más las valorizaciones y ajustes por inflación si la entidad que los presta esta sometida a aplicarlos, con el fin de garantizar su devolución en el mismo estado que se prestaron, su reposición o reparación en caso de pérdida, deterioro o inutilización, así como el tiempo de duración del préstamo.

- Suscripción de acta de entrega por parte de los almacenistas de las entidades prestataria y prestamista y por los representantes autorizados de cada una de las entidades.

- Expedición del comprobante de salida, debidamente diligenciado, basado en el acta referida en el anterior literal, con copia a la oficina de control de inventarios.

- A los bienes dados en calidad de préstamo no debe dárseles de baja de los inventarios.

- En los registros deberán figurar como bienes dados en préstamo, anotando la entidad a la cual fueron entregados.

- Unicamente el almacén podrá entregar los bienes en calidad de préstamo, pero deberá informarse a la oficina de control de inventados para efectos de Registro y Control.

- Cuando venza el plazo de duración del préstamo que aparece en los registros, corresponde al almacenista gestionar oportunamente su devolución.

Estas salidas se presentan cuando el Distrito Capital, a través de sus diferentes entidades, otorga bienes en calidad de préstamo, mediante un contrato, a título gratuito y por determinado tiempo, a entidades oficiales o privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad que se ajusten a los criterios de utilidad pública ordenados por la Constitución Política, la ley, los decretos y los acuerdos.

La salida de bienes del almacén por este concepto, tiene los siguientes requisitos:

- Que consten en un contrato firmado por los directores de la entidad que entrega y la que recibe.

- Autorización expresa del Representante legal de la Entidad ordenando la salida.

- Elaboración de un acta de entrega de los bienes, especificando el tipo de elementos, cantidad, estado de los bienes, características físicas y/o técnicas, duración del comodato, uso que se le debe dar al mismo y demás descripciones que sean necesarias.

Esta acta debe ser suscrita por los Representantes legales de las entidades que entregan y reciben y por sus respectivos almacenistas.

- Elaboración de comprobante de salida, el cual debe ajustarse en todo al contrato suscrito entre las partes, y debe tramitarse según los procedimientos descritos en este manual.

Toda baja definitiva de bienes muebles o inmuebles requiere autorización previa y expresa del Director General, Representante, Legal o Gerente de la entidad quien mediante acto administrativo, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien.

El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida definitiva a los bienes del almacén, por motivos de destrucción, entrega, donación, desmantelamiento, permuta, venta, hurto, etc.

Esta acta será suscrita por el Director, Representante Legal o Gerente, el almacenista, el funcionado a cuyo cargo estaban los elementos, el jefe de la oficina de Control Interno y el funcionario que los recibe si la baja del bien es para traslado a otra entidad en forma definitiva.

Basado en el acta y demás documentos soporte que se reglamentan en los siguientes numerales, el almacenista produce el documento SALIDA DEFINITIVA DE ALMACEN.

Se configura cuando se retira definitivamente del servicio un bien por las siguientes razones:

a. Que el bien aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas la entidad no lo requiere para su funcionamiento y se ha destinado dar traslado a otra entidad que si lo requiere.

b. Que aunque la entidad lo requiere hay orden expresa del Director, Representante Legal o Gerente para retirarlo definitivamente del servicio. En este evento dicha orden debe estar debidamente motivada.

c. Que estando el bien en servicio activo o en depósito haya sido hurtado o haya desaparecido definitivamente y se compruebe que no hay indicios de que pueda aparecer, indicando los medios legales y judiciales en los que conste los trámites para hacerla efectiva siempre que estos procesos se hayan agotado.

Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso.

El procedimiento para dar de baja los bienes muebles inservibles que se encuentren en las dependencias o entidades del Distrito Capital es el siguiente:

a. La dependencia o usuario solicita al Representante Legal una inspección para determinar el estado de los elementos que sugiere dar de baja.

b. El Director, Representante Legal o Gerente designa un funcionado idóneo y capaz para que realice la función de verificar si los bienes son inservibles, obsoletos y que no pueden seguir en servicio. Si determina este hecho lo informa por escrito al Representante Legal, detallando claramente los bienes objeto de la baja y las razones para la misma, si encuentran infundadas las razones de la dependencia que solicita la baja.

c. El Representante Legal de la entidad basado en el informe producirá el acto administrativo ordenando la baja de los inventarios y determinando el destino que debe dársele a estos bienes.

d. La dependencia procederá a devolver al almacén los bienes inservibles, sustentada en el acto administrativo que así lo ordena y acompañada de una relación pormenorizada de los bienes, indicando el nombre y cargo del funcionado responsable de los mismos.

e. El almacenista al recibidos, produce -el comprobante de ingreso y procede a descargados de los inventados en servicio de la dependencia usuaria, informando de esta novedad a Contabilidad Control de Inventados, y a la dependencia que hizo la devolución.

f. La baja definitiva se elaborará basada en el acta de que trata el numeral 2.2. de este capítulo.

- El documento BAJA DEFINITIVA estará acompañado de los siguientes soportes:

- Firma del Representante Legal en este documento.

- Copia del acto administrativo que ordenó la baja.

- Relación pormenorizada de los bienes objeto de la baja, indicando valores unitarios y totales, discriminándolos por clases y grupos de inventarios e identificando sus características, estado de conservación y números o serie de control interno.

- Señalamiento del destino que se le dará a esos bienes, según lo ordenado.

La baja de este tipo de bienes se produce por las razones aducidas en el numeral 2.4. literales a, b y c del presente capítulo. El procedimiento a seguir es el siguiente:

a. Acto administrativo del Representante Legal autorizando la baja definitiva, en el cual se indicará la razón que lo motiva y el destino que se le debe dar al bien cuando esta posibilidad sea factible.

b. Si los bienes a dar de baja corresponden a los estipulados en los literales a y b del numeral 2.4 del presente capítulo la dependencia o entidad usuaria los devolverá al almacén, sustentando su acción en el acto administrativo que la ordenó, relacionando pormenorizadamente los bienes e informando el nombre y cargo del funcionado responsable.

El almacenista prosigue el trámite pertinente, aplicando estrictamente lo estipulado en los numerales 2.l, 2.2, 2.3, de este capítulo.

Para dar de baja bienes inmuebles bien sean estos servibles o inservibles, se requiere acto administrativo del Director, Representante Legal o Gerente autorizando la baja definitiva del bien inmueble. El citado acto administrativo deberá estar debidamente sustentado en la Constitución Política, la ley y demás normas que regulen la materia. Igualmente deberá estar motivado, justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder. Así mismo deberá indicar el destino del bien: Venta, permuta, donación, etc.

La venta se define como el traspaso que una persona natural o jurídica hace a otra, por un justo precio convenido, de la propiedad o tenencia de un bien de su propiedad.

Se presenta la figura de permuta cuando se realiza un contrato de Compraventa y el pago se estipula parte en dinero y parte en otro bien mueble o inmueble, con la condición de que el bien objeto de la permuta valga más que el dinero. Si el dinero es mayor que el bien se entenderá que hay venta.

El avalúo de los bienes o cosas que el Distrito Capital entregue o reciba en parte de pago lo hará la Administración Distrital. Para dar de baja definitiva del almacén el Representante Legal informará por escrito al almacenista sobre la operación comercial realizada y con base en el contrato de Compraventa, este procederá.

La baja de los bienes que se donen, se producirá previa autorización del Director, Representante Legal o Gerente quien informará detalladamente al almacenista los bienes que se donan y el destino de los mismos.

El procedimiento de donación de bienes será el que se establece en el manual de donaciones.

En igual forma ocurre para los bienes muebles tratados en el ordinal a) del numeral 4.1 de este manual, la baja deberá realizarse mediante avalúo técnico para definir el valor con el cual se traslada al donatario el cual se hará constar en el acta que para tal fin se levante y para el caso de bienes inmuebles por el valor que establezca el Departamento Administrativo de Catastro Distrital el que igualmente a lo señalado en el ordinal b) del numeral 4.1 dispondrá de un término máximo de veinte días calendario para realizar el avalúo a partir de la fecha en que se solicite su participación en este proceso en forma e~.

- Cuando la Entidad Distrital pierda alguno (s) de sus bienes por Hurto, robo, caso fortuito o fuerza mayor, el almacenista procederá a descargar los bienes perdidos de los inventados, informando a la oficina Control Inventados inmediatamente después conozca oficialmente la desaparición del bien.

- Una vez ocurrido el percance, el funcionario a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informar del hecho, por escrito, al encargado de los inventados a Contabilidad, al Representante Legal y a las autoridades competentes, para efectos de la investigación pertinente.

- El descargue y el traslado del valor a la cuenta de responsabilidades se realizará con base en el informe del funcionario responsable o en el acta de visita o inspección en la cual se detecten los faltantes.

El valor de lo perdido será el valor que figure en libros de la entidad adicionado en el Ajuste Integral por Inflación si la entidad que los da de baja está sometida a efectuados e incluyendo en dicho valor las mejoras y adiciones a que haya sido sometido en su vida útil.

- Para efectos de exoneración de responsabilidades se procederá de acuerdo a lo que señalen las autoridades de control.

Para casos de demandas cuando se trate de pérdida por hurto o robo, el valor de la recuperación o reclamación a aseguradoras será el de la valuación que haga el perito evaluador quien será el -responsable de fijar el precio justo de adquisición como reposición del mismo o para recobrarse en caso de ser identificado por la autoridad competente el causante del hurto o robo.

- Si la pérdida sucede estando los bienes en poder de transportadores particulares o de personas particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se llevará a la Cuenta Deudores Varios, mientras se surten los trámites de Indemnización, para lo cual el Representante Legal procederá a las reclamaciones y demás acciones legales pertinentes, de acuerdo a lo estipulado en sus reglamentos.

Si por algún evento se hace necesario sacrificar semovientes propiedad del Distrito Capital, o cuando éstos mueren súbitamente, se procede a darlos de baja definitivamente del almacén, previos los requisitos estipulados en este manual. En este caso la autorización administrativa puede producirse posteriormente pero sin sobrepasar cinco (5) días hábiles después de ocurrido el hecho. Se requiere además una relación pormenorizada de los semovientes dados de baja con las características, cantidades y valores que figuran en los inventarios, acta de sacrificio del semoviente especificando en detalle la causa, objeto, características, unidades, lugar, fecha, etc, la cual deberá ser firmada por los funcionarios que intervinieron en ella.

Procede cuando máquinas, equipos, aparatos etc. deben ser desagregados, perdiendo su carácter de bien unitario, con el fin de reutilizar las partes servibles.

Se presenta cuando su costo de mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe pérdida parcial o daño irreparable del bien, la baja requiere de:

a. Autorización del Gerente, Director o Representante Legal quien previamente ha debido recibir solicitud sustentada en tal sentido del Jefe de oficina o dependencia a cuyo cargo estaban los bienes. En la autorización se debe identificar plenamente el bien objeto de la baja por desmantelamiento.

b. El Representante Legal constituirá un comité de vigilancia durante el proceso de desmantelamiento, del cual se levantará acta discriminando las partes recuperadas y las desechadas por inservibles.

Los bienes que deban destruirse por motivos de vencimiento (por ejemplo medicamentos), desuso, merma, rotura, etc., deben darse de baja del almacén, previos los siguientes requisitos:

a. Autorización de la baja, indicando las causas que originan la destrucción del bien.

b. Soporte legal que faculta al funcionado para ordenar la destrucción del bien.

c. Acta de salida de los bienes del almacén, indicando su destino, esta acta será suscrita por los responsables del proceso de destrucción, comisionados por el Representante Legal.

d. Acta de destrucción suscrita por quienes intervengan en la destrucción física de los elementos.

Las pruebas selectivas debe realizadas en forma sorpresiva un funcionario de Control Interno, delegado por el Jefe de esta Unidad para este fin. Se requiere la presencia continua y permanente del empleado encargado del manejo de estos bienes y del almacenista, quien debe corregir en forma inmediata los errores u omisiones que se detecten en aspectos tales como comprobantes de ingreso o salida, etc.

Se procede a efectuar una verificación entre la tarjeta o listado de inventario valorizado de contabilidad, estableciendo los montos de las diferencias sobrantes y faltantes.

Igualmente se constatará la existencia real y física de los bienes contra los registros de Inventados permanentes que se llevan para control de bienes.

Desde el inicio hasta el final del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores del mismo, indicando con claridad la identificación del almacén objeto de la constatación física, identificación, nombre y cargo del empleado de manejo, del almacenista y del funcionario de Control Interno actuante en el caso. Los datos mínimos que debe mantener el acta son los siguientes:

Con el fin de actuar con eficiencia debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones físicas que ofrecen las instalaciones (almacén, bodega, farmacia, etc.) para el adecuado almacenamiento de los bienes. Las conclusiones de este examen deben consignarse en el acta.

3. Unidades de disquettes (diskettes) o cassettes

4. Unidades de cinta

5. Unidades de disco

6. Unidades centrales de proceso (C.P.U)

7. Consolas

8. Unidades lectoras de carácter ópticos

9. Pantallas locales y remotas

10. Impresoras de líneas, de caracteres de calidad mecanográfica, locales t. remotas.

Los registros de inventarios permanente es y actualizados sobre la existencia & bienes en el almacén, involucran tanto los devolutivos como los de consumo y es responsabilidad del empleado de manejo de bienes. Estos registros se llevan a través de listados o tarjetas de kárdex (o por medios electrónicos de sistematización, si los hay), utilizando la clasificación descrita en este manual.

Los inventados permanentes reflejarán el movimiento diario de ingreso y salida de bienes, determinando simultáneamente el saldo respectivo para cada tipo de bienes, además de las observaciones del caso. (Identificación, depósito, préstamo, etc)

Las tarjetas de los ficheros o kárdex deben contener como mínimo la siguiente información básica:

Adicionalmente debe llevarse una tarjeta resumen o control por cada grupo.

La unidad de control de inventados y las que por disposiciones administrativas (por ejemplo Control Interno) deban ejercer el control de los bienes devolutivos en servicio, llevarán un registro para cada dependencia que tenga asignados estos elementos, el cual deberá mantenerse actualizado permanentemente.

De igual manera los Jefes de las dependencias de una entidad, incluidos los empleados de manejo de bienes, deben llevar registros de inventados de los bienes devolutivos que están al servicio de su dependencia.

El inventario parcial de cada dependencia será responsabilidad del jefe de la misma y deberá llevar individualmente el inventario total de los elementos devolutivos en servicio de acuerdo con los siguientes procedimientos:

El valor que se cargará, será el mismo que tenga el bien en el acto de avalúo. Si se trata de bienes que no se encuentran en el mercado tales como libros, documentos u obras escasas, únicos, históricos, antiguos, incunables etc., o de armas, municiones o explosivos, la administración fijará mediante evalúo el valor a cargar. Para el caso de reparación de bienes que sean susceptibles de arreglar pero que hayan sufrido depredación por el daño surtido, la administración determinará el valor de esta.

d) Si el responsable cubre el valor del bien o de la reparación de éste, los fondos que ingresen por este concepto se deben destinar a reparar o reponer el bien, según el caso. Si por urgencia del servicio el bien del ya reparado por la entidad por su cuenta, el reintegro se aplicará a otros ingresos por recuperación de deducciones.

e) Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos serán cargados al jefe respectivo y no a sus subalternos.

Debe existir un registro permanente y actualizado de los elementos devolutivos en servicio, labor que debe realizar la Unidad de Control de Inventados.

Este registro se produce con base en los comprobantes de salida y los descargos por devolución de bienes en servicio que se realizarán a través del comprobante de ingreso legalizado.

De todo el proceso se dejará constancia en acta indicando las novedades que se presenten.

El funcionado que por traslado o dejación del cargo, abandone la dependencia, deberá hacer entrega a su sucesor del inventado y bienes que estaban a su cargo. Si el funcionario entrante comprueba que todo este correcto así lo hará constar, en caso contrario hará las observaciones pertinentes en el acta que para tal efecto debe levantarse. Una copia de ésta deberá enviarse a la Unidad de control de Inventados para lo de su competencia. Si se presentan faltantes o sobrantes, se procederá según lo establecido en este manual.

Todas las Entidades del Distrito Capital deben realizar anualmente un inventario físico y presentar en una relación detallada, ordenada y valorizada los bienes bajo su propiedad, a 31 de Diciembre de cada año. Este inventado comprende los elementos de consumo y devolutivos en servicio y en depósito, bajo los siguientes parámetros:

La planeaci6n del inventado requiere los siguientes pasos:

a. Seleccionar las fechas más adecuadas para la toma física del inventario.

b. Programar las operaciones.

c. Separar previamente bienes inservibles, obsoletos o defectuosos.

d. Designar mediante acto administrativo, a los funcionarios responsables del procedimiento. Los que deben ser distintos a los encargados de la custodia, registro y manejo de los mismos.

Con los funcionarios designados se conforman los siguientes grupos de trabajo:

e. Establecer los mecanismos y funcionados encargados del control de ingreso y salida de bienes que se produzcan durante el procedimiento, estableciendo claramente las fechas de corte.

f. Diseñar etiquetas de inventario, las cuales deben estar prenumeradas y planear su adecuada utilización, así como de los demás documentos y formatos útiles y necesarios en la toma.

Escribir las inscripciones generales y especificas para la realización del inventado, las cuales deben ceñirse a lo dispuesto en este manual y deben ser enviadas con suficiente tiempo de antelación a los funcionados Involucrados en el procedimiento, para su estudio, conocimiento y aplicación.

Denominación del Fondo y Localidad a la cual pertenece, recursos que dispondrá el Fondo, descripción amplia de los fines específicos a que se destinarán los recursos.

Conformación de sus ingresos y destino que se dará a cada uno de ellos.

Debe hacerse mención de la normatividad vigente sobre la cual se regula la constitución o creación, manejo y desarrollo del Fondo.

- Designación de la organización administrativa. - Composición y funciones a desarrollar. - Funciones y facultades del Representante Legal o su delegado.

Señalar la forma como se manejarán y dispondrán los recursos del Fondo.

- Clase de contratos que se podrán celebrar -Conformación del Comité de Compras.

De ser necesario deben incluirse las demás disposiciones que se estime preciso reglamentar.

Los Fondos de Desarrollo Local se rigen en materia presupuestal, conforme a lo estipulado en el Estatuto Orgánico del Distrito Capital, el Decreto 586 del 30 de septiembre de 1993, en armonía con la Ley 38 de 1989 y la Ley 179 de 1994 sus decretos reglamentados y disposiciones generales contenidas en el Decreto mediante el cual el Alcalde Distrital liquide el presupuesto ordinario de rentas e ingresos y de inversiones y gastos para cada vigencia fiscal.

La ejecución debe estar ajustada a las normas vigentes sobre la materia, salvo que en el momento de su creación se haya dispuesto situaciones particulares.

Los Fondos De Desarrollo Local del Distrito Capital, llevarán la contabilidad con sujeción a las normas contables que determine el Contador General de la Nación.

Mientras el Contador General de la Nación prescribe las normas y métodos de la contabilidad, los que serán adaptados al Distrito Capital, se aplicarán las metodologías conforme al Plan Unico Distrital de Cuentas (P.U.D.) y normas y principios contables de aceptación en la República de Colombia que se encuentren vigentes.

La contabilidad se llevará por el sistema de causaci6n y registrará en forma detallada todas las operaciones y hechos económicos que afecten el Fondo los cuales deben estar debidamente soportados.

Se tendrán en cuenta los procedimientos específicos de orden distrital que se adopten para los Fondos, siempre y cuando se encuentren enmarcados en las normas emitidas por el Distrito Capital, o por autoridades del orden nacional, relacionadas con la materia contable.

Deberá velarse por la elaboración y presentación oportunas de los Balances de Prueba así como de los Estados Financieros y demás informes ente las autoridades administrativas y fiscales facultadas para su recepción, análisis, consolidación e inclusión en los Estados Financieros del Distrito Capital.

En todos los casos debe dársele cumplimiento a los plazos, fechas y demás disposiciones contempladas en el Manual para la Rendición de informes ante la Secretaría de Hacienda Distrital.

En cuanto al manejo de los ingresos propios que obtengan los Fondos, estos deben ser manejados a través de la Tesorería Distrital. El Fondo dispondrá los mecanismos y procedimientos necesarios acordes con las disposiciones vigentes para el ingreso de los recursos a través de la Tesorería Distrital y control contables.

Los recursos provenientes de ingresos específicos, deberán ser mantenidos por la Tesorería Distrital en cuentas corrientes y su movimiento no podrá ser diferente al de su objetivo para el cual se asignaron dentro del correspondiente Fondo.

Las erogaciones del Fondo deben tramitarse a través de la Tesorería Distrital, quien recibirá por conducto de la dependencia facultada para ello las órdenes de pago mediante una relación de giros, suscrita por el Representante Legal y el responsable del presupuesto del respectivo Fondo, quienes serán responsables de la legalidad del gasto y del pago asociado, La Tesorería Distrital tramitará las órdenes de pago que le sean presentadas por los Fondos de Desarrollo Local, sin más requisitos que su correcto diligenciamiento y suscripción por los funcionados responsables.

Los Fondos de Desarrollo Local dispondrán para el manejo de sus recursos y para todos los efectos contables, administrativos y fiscales de los libros necesarios en los cuales se reflejen las operaciones realizadas, de acuerdo a los objetivos y planes a desarrollar. Estos libros deberán mantenerse de acuerdo a las normas contables vigentes para el efecto así como a las señaladas en el Plan Unico de Cuentas del Distrito Capital.

Los Procesos contables se inician con la preparación de las evidencias documentadas que soporten las operaciones realizadas por el Fondo en las dependencias o sitios de ingreso de recursos y pago de erogaciones.

Los documentos soporte de las operaciones deben contener la información necesaria válida para respaldar el hecho económico que esté generando el movimiento contable para el Fondo. Esta información debe estar acorde con las necesidades propias del Fondo y enmarcada dentro de los lineamientos señalados en el Manual Contable y los principios de contabilidad de aceptación en el país.

Los objetivos y finalidades que persigue un sistema contable oficial son:

- Mantener información permanente sobre la gestión administrativa, financiera y patrimonial.

- Servir de instrumento para el ejercicio del Control Fiscal.

- Producir información confiable, oportuna y razonable como herramienta fundamental para la planeación, programación, presupuesto y control.

- Respaldar las solicitudes de financiación infundiendo credibilidad ante las entidades financieras.

- Posibilitar el funcionamiento de un plan de cuentas integral y uniforme para mostrar una información financiera acorde con los efectos presupuestales.

- Integrar los códigos contables con los presupuestales.

- Permitir la integración contable de las dependencias del Distrito y su consolidación con otras entidades del sector público.

- Aplicar y adaptarse a los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia

- Utilizar el método de causación para sentar las bases de una estructura de costos en el Distrito que reflejen óptimamente los resultados y la situación financiera y económica del Gobierno Distrital.

- Suministrar información acorde con los aspectos financieros, presupuestales, patrimoniales, económicos, administrativos y de responsabilidad.

Las operaciones que se manejan en el sistema contable distrital, deben corresponder a la ejecución activa del presupuesto, en otras palabras a la causación y recaudo de las rentas y recursos y a la ejecución pasiva o pago de las obligaciones.

La cuantía de los ingresos no está condicionada a la cuantía de los gastos que efectúe el Gobierno Distrital.

Los procedimientos de registro se basan en la partida doble, en donde una transacción contable tiene siempre una cuenta que se debíte y la otra que se acredite.

En el sistema oficial la parte que recibe rentas y otros ingresos, se denomina Tesoro Público y la que entrega, paga o transfiere se denomina contribuyente o institución. En sentido contrario, el gobierno paga un bien de servicio y una persona natural o jurídica recibe el pago.

Dentro de un proceso contable, se contempla su desarrollo bajo dos (2) sistemas de registro a saber

El sistema contable distrital se enmarca dentro de la normatividad vigente en la materia y la que con posterioridad se emita y reglamente:

Este sistema se enfoca hacia el sentido de contribuir a mantener el concepto de Unidad de la información en los mecanismos de manejo de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito, sin que signifique centralizar los recursos en todos los casos. Contempla así mismo el control centralizado de los recursos monetarios en la Tesorería Distrital, sin que sea necesario reducir el uso de las disponibilidades en desmejora de la capacidad operativa de la Administración Distrital.

Este sistema imprime una dinámica para el manejo de los fondos monetarios a través de la adquisición de los bienes distritales.

El proceso consiste en determinar que todos los bienes devolutivos y de consumo que ingresen al Distrito por cualquier concepto y sin excepción, se registren desde el punto de vista contable mediante Entradas de Almacén. Esta premisa se aplica para fortalecer las acciones de control y canalizar la información que soporte la preparación del Diario de Almacén o planillas de incorporación, considerados como bases del sistema.

Esta etapa consiste en captar a través de la 'documentación necesaria, la información requerida para desarrollar el proceso básico de integración de las operaciones a los registros.

De la oportunidad y exactitud con que se recopile la información depende el éxito del proceso contable.

Para que el sistema funcione es preciso que las dependencias involucradas produzcan la información con el suficiente detalle y ordenamiento y en los formatos que para el efecto se diseñen.

Obtenida la información, los responsables de la misma analizarán que su contenido esté acorde con las disposiciones contractuales y legales vigentes.

La información mínima que se debe recopilar debe contener los movimientos de ingresos, egresos, movimientos de almacén, contratación de adquisición de bienes y servicios y contratación de obras.

Se elaboran con base en los documentos fuente, los cuales se anexan como soporte de las operaciones registradas. El Comprobante de Diario es la representación escrita del primer registro contable de las transacciones realizadas por la Administración Distrital a través de los Fondos de Desarrollo Local.

Dependiendo del volumen de las operaciones, se pueden preparar comprobantes por día, semanas o quincenas separando el movimiento de ingresos de los egresos, Entradas y Salidas de Almacén y tipos de contratos, si la magnitud de las mismas lo justifican; sin embargo, la periodicidad no debe ser superior a 30 días calendario.

Los libros auxiliares se utilizan para el manejo de la información de manera que permita

El uso de los libros auxiliares da lugar a descomponer o discriminar los saldos que presentan las Cuentas Mayores.

La organización del sistema será más técnica si permite verificar los saldos del Mayor con los que arrojen los libros auxiliares.

La base principal para el registro en los libros es el Comprobante de Diario ya que contiene cada una de las operaciones realizadas.

Al efectuar los registros como mínimo se debe contemplar los siguientes datos:

Terminados los registros se debe obtener el saldo en los respectivos auxiliares y cuentas de forma que se mantengan actualizados los datos y se facilite elaborar los Estados o informes correspondientes, así como ejercer las medidas de control.

Una vez realizados los registros en los libros auxiliares se procede a registrar cada uno de los Comprobantes de Diario en el Libro Diario, de forma que se obtenga una información resumen de las operaciones por cada cuenta.

Finalizada la incorporación de los Comprobantes de Diario, se toman los valores acumulados por cuenta y se trasladan a una hoja de trabajo incluyendo además las cuentas de situación fiscal y de Hacienda; con toda esta información se conforma el Balance de Comprobación.

Efectuado lo anterior se realizan los ajustes sobre situaciones que así lo ameriten, plasmando tal situación en un Comprobante de Diario especial y se consolida la información debidamente ajustada.

Una vez depurada la información y realizados los ajustes, se procede a la operación de cierre del cielo contable, el cual contempla procesos especiales para trasladar los valores plasmados en el Libro Diario y se registran en el Libro Mayor y Balances, datos financieros que se incorporan fuego en el Balance General.

El sistema de contabilidad contempla un conjunto de métodos y procedimientos para mantener actualizados los registros de las diferentes operaciones financieras. Dichos conjuntos permiten conocer con claridad y precisión el movimiento de los ingresos y egresos, el estado de cuentas y la real situación financiera del Distrito.

Parte importante del sistema lo constituye el registro de la información contable en los libros oficiales que toda entidad u organismo debe mantener, de acuerdo con las leyes colombianas para respaldar y darle confianza y seguridad a los valores reflejados dentro de la documentación contable y financiera.

El proceso de registro en los libros oficiales se canaliza a través de los Comprobantes de Diario, cuya información se traslada al Libro Diario Columnado y de éste se transfiere al Libro Mayor y Balances en el cual se consolidan los datos por cuentas y se plasman fuego en el Balance General con sus correspondientes grupos de Activos, Pasivos y Equilibrios Patrimoniales.

La preparación y presentación de Estados Financieros es responsabilidad de los representantes legales, administradores del ente o de los órganos administrativos en que éste se componga.

Su preparación se realiza mediante una tabulación formal de nombres de cuentas y cantidades derivadas de los registros y debe reflejar a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

Al preparar los Estados Financieros debe tenerse especial cuidado en que la información sea entendible por los usuarios a quienes va dirigida y que sea consistente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.

El proceso de preparación ha de ser coordinado, conciso, oportuno y preciso reflejándose la información en los estados requeridos, según la característica de las cifras, los rubros y cuentas involucradas en el sistema contable.

Los Libros Principales son de entrada original y se utilizan para tomar la información necesaria para la preparación de los Estados Financieros.

Se clasifican en:

Cumplen con una finalidad específica como es la de desglosar y descomponer a nivel de detalle las partidas que integran un movimiento contable y financiero de un determinado rubro o cuenta.

Permiten detallar la información que se refleja en los libros principales, los cuales son de consolidación y resumen.

De acuerdo con las características que maneja el sistema contable, existen variedad de libros auxiliares, entre otros tenemos:

El Proceso de registro en los libros, sean estos principales o auxiliares, contempla una serie de requisitos y pasos para efectos de cumplir con los principios de contabilidad y las disposiciones legales que regulan la disciplina contable y financiera.

El siguiente es el proceso de registro de las operaciones y transacciones en los libros:

- Asentar las operaciones en orden cronológico.

- Facilitar el entendimiento de las transacciones individuales en los auxiliares.

- Identificar los códigos o series que señalan las cuentas, transacciones u operaciones.

- No dejar espacios en blanco, para impedir adicionar información que no corresponda a la operación real registrada y todo espacio en blanco debe ser anulado.

- Efectuar los registros en las cuentas o subcuentas que realmente sean afectadas.

- Expresar la razón o detalle resumido que justifique el asiento de la operación.

- Registrar las cifras, sean estas débito o crédito, en forma correcta.

- Establecer mensualmente, el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito.

- Conciliar periódicamente las cifras reflejadas en las distintas cuentas y auxiliares con registros altemos de control.

- Cumplir las exigencias legales que regulen los sistemas contables.

Para el Distrito Capital por intermedio de la Jefatura de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda, se adoptó el plan único de cuentas o manual contable, por intermedio del cual se reforman los procesos ordenados por la resolución 113 de 1986 de la Contraloría Distrital con aplicación a partir de 1 de Enero de 1995 y con vigencia indefinida hasta tanto no se establezca pronunciamiento del Contador General de la Nación modificando su aplicación pero con él cual se permite al Distrito Capital la unificación del sistema contable y la facilidad en la consolidación de sus Estados Financieros así como la identidad en la conceptualización de las cuentas que las afectan.

El Plan Unico Distrital de Cuentas (P.U.D.) o Manual Contable contiene los principales procedimientos y parámetros administrativos, legales y reglamentarios vigentes para el desarrollo contable de las operaciones financieras del Distrito Capital y de los organismos y entidades que lo integran, por lo tanto, los funcionarios que tienen a su cargo la administración contable deben conocerlo y aplicado en el nivel que sea requerido.

El sistema de Contabilidad Financiera del Distrito se ha diseñado unificando su terminología, , con miras a facilitar el entendimiento y comprensión de todos los procedimientos necesarios para el manejo de las cuentas a utilizar en el desarrollo de las operaciones de todos los órganos y entidades distritales.

Informes contables o Estados Financieros son aquellos utilizados como medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

Existen diferentes Estados Financieros, los cuales se preparan según las necesidades de la Entidad o los organismos que la componen. Entre los principales Estados tenemos:

3.1.1. Cotizaciones.

3.1.2. Orden de compra. (Original y dos copias).

3.1.3. Tarjeta kárdex. (2)

3.1.4. Factura o cuenta de cobro del proveedor.

3.1.5. Entrada de almacén (original y dos copias mínimo)

3.1.6. Acta de entrega (original y dos copias mínimo)

3.1.7. Orden de pago.

3.1.8. Comprobantes de contabilidad.

3.1.9. Notas de contabilidad.

3.2.1. Requisición de la entidad, dependencia o autoridad competente.

3.2.2. Salida de almacén. (Original y dos copias mínimo)

3.2.3. Acta de Entrega. (Original y dos copias mínimo)

3.2.4. Comprobante de Diario.

3.2.5. Notas de contabilidad.

3.2.6. Comprobante de movimiento inventarios.

ACTIVO (Débito)

Inventados y Almacén

Almacenes (elementos devolutivo s o de consumo)

Tanto las Entradas y Salidas del Almacén como las actas de entrega y salida pueden generar asientos contables diferentes a los anteriores, para lo cual debe consultarse el Plan Unico de Cuentas Distrital (PLID).

- La Orden de Salida, firmada por el ordenador.

- Copia de la disposición administrativa que ordena la baja.

Presentado por la J A L a las autoridades encargadas de la elaboración de los Planes de Inversión.

Presentado por el Alcalde Local para su aprobación por parte de la Junta Administradora Local es un mecanismo de control para ajustar la expedición de giros contra los dineros disponibles del Fondo de Desarrollo Local en poder de la Tesorería Distrital.

CUENTAS COMPENSADAS

8. CUENTAS DE ORDEN

8.1. Cuentas de orden activas

8.1.04 Activas de control

Según tipo de contrato

Contrato No. ______________ $XXXXXX

9. CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

9.1. Cuentas de orden activas por contra

9.1.04 Activas de control por contra por tipo de contrato

Contrato No. _______________

RAZON: Para registrar apertura contrato No. __________ $XXXXXX

1. ACTIVO

RAZON: Registro de anticipo a contrato No. ______________ por $XXXXXX del No. ________

Contratista.

2.4 Otras cuentas por pagar

Registrar pago de anticipos y avances correspondientes

al contratista xxxxx (orden de pago)

2. PASIVO

2.3 Proveedores y contratistas

2.3.01 Contratistas Nacionales corto plazo

Contratistas $XXXXXX

(Neto después de deducciones de ley)

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.10 Descuentos y Retenciones

Según descuento $XXXXXX

1. ACTIVO

1.4 Cuentas por cobrar Entidades Oficiales

1.4.01 Entidades Distritales

1.4.01.04 Aportes $XXXXXX

RAZON: Contabilizar el pago de acta parcial de entrega de obra correspondiente al contrato No.____________ de ______

1. ACTIVO

1.6 Propiedad planta y equipo

1.6.07 Construcciones e instalaciones en curso

Tipo de obra

Contrato No. ___________ de _____________ $XXXXXX

1.3 Deudores

1.3.34 Anticipos y avances

1.3.34.04 Anticipos a contratistas moneda nacional

Contratista $XXXXXX

2. PASIVO

2.3 Proveedores y contratistas

2.3.01 Contratistas Nacionales

Contratante $XXXXXX

(Neto después de deducciones de ley)

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.10 Descuentos y retenciones

Según descuento $XXXXXX

9. CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

9.1 Cuentas de orden activas por contra

9.1.04 Activas de control por contra

Según concepto $XXXXXX

8. CUENTAS DE ORDEN

8.1 Cuentas de orden activas

8.1.04 Activas de control

Según tipo de contrato $XXXXXX

RAZON: Registro del acta final de obra contrato No. _____________ con amortización del anticipo.

2. PASIVO

2.3. Proveedores y contratistas

2.3.01 Contratista moneda Nacional corto plazo

Contratista $XXXXXX

(Neto después de deducciones de ley)

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.10 Descuentos y retenciones

Según descuento $XXXXXX

1. ACTIVO

1.4 Cuentas por cobrar Entidades Oficiales

1.4.01 Entidades Distritales

1.4.01.04 Aportes $XXXXXX

RAZON: Registro y cancelación por Tesorería del saldo del acta final contrato de obra

No. ___________________ Contratista __________________

POR TERMINACIONES DE LA OBRA.

1. ACTIVO

1.6 Propiedad planta y equipo

1.6.13 Edificaciones

1.6.13.01 Edificios (04) bodegas

Nombre de la obra $XXXXXX

1.6 Propiedad planta y equipo

1.6.07 Construcciones en curso

Tipo de obra

Contrato No.____________ de _________ $XXXXXX

RAZON: Registro por terminación de la obra por contrato No. ___________ obra No. ______________

5.GASTOS

5.4 Gastos de inversión social (Mayor por destinación bien)

Obra entregada a la comunidad $XXXXXX

1. ACTIVOS

1.6 Propiedad planta y equipo

1.6.13 Edificaciones

1.6.13.01 Edificios, (04 bodegas) Tipo de obra, s/n contrato $XXXXXX

CUENTAS COMPENSADAS

8. CUENTAS DE ORDEN

8.1 Cuentas de orden activas

8.1.04 Activos de control

8.1.0410 Bienes y valores en poder de terceros

Obras donadas

Nombre de la obra $XXXXXX

9. CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

9.1 Cuentas de orden activas por contra

9.1.04 Activas de control por contra

9.1.04.10 Bienes y valores en poder de terceros

Obras ordenadas

Nombre de la obra $XXXXXX

RAZON: Para registrar baja de un bien de inversión social para ser entregado a la comunidad.

1. ACTIVOS

1.6 Propiedades planta y equipo

1.6.46 Propiedades planta y equipo

1.6.46 (01 a 25)según destinación del bien

Entidad $XXXXXX

1.6 Propiedades planta y equipo

1.6.13 Edificaciones

Nombre de la obra $XXXXXX

NOTA : Para el caso de contratos por suministro de bienes y servicios:

Los documentos requeridos para realizar la contabilización y registro del valor global de los distintos contratos celebrados con los contratistas y proveedores son los siguientes:

El Contador, Jefe de Contabilidad, o quien haga sus veces deberá tener en cuenta los siguientes pasos para la contabilización de las operaciones ocasionadas con base en los contratos, sean estos por obras o suministros de bienes y servicios.

El Proceso contable se inicia en el momento en que las partes contratantes (Alcalde Local y proveedor o contratista), firmen el contrato, teniendo en cuenta los requisitos señalados en la Ley de contratación administrativa que se encuentre vigente. (Hoy Ley 80 de 1993).

Al final de cada mes, o al final de las contrataciones, se recopilan todos los contratos o documentos equivalentes, como órdenes de trabajo, en orden numérico ya legalizados para su registro contable, elaborando el respectivo Comprobante de Diario, según lo establecido en el Manual Contable.

Una vez tramitadas las órdenes de pago por parte de la dependencia encargada de ello, periódicamente se relacionan las copias contables órdenes de pago, debidamente aprobadas, en orden numérico y se elabora el Comprobante de Diario mediante el cual se registra la obligación de pago de los anticipos o avances pactados.

Con base en la Relación de Giro remitida a la Tesorería Distrital de las órdenes de pago por concepto de Avances y Anticipos se elabora el respectivo Comprobante de Diario y se registra la cancelación de las obligaciones contabilizadas por este concepto.

Periódicamente, con base en la planilla de giros emitida por la Tesorería Distrital, se deben conciliar los pagos realmente realizados contra los giros ordenados por parte del Fondo de Desarrollo Local.

Se recopilan las copias de las actas parciales de entrega de obras terminadas o bienes y servicios entregados en un período determinado, debidamente numeradas y respaldadas por las respectivas órdenes de pago, se elabora el Comprobante de Diario mediante el cual se registrará la obligación de pago, de acuerdo a lo contratado.

Este paso se realiza de igual forma a como se señala en el numeral 6.3 de este Titulo.

Se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

El registro contable del acta final se efectúa con el Comprobante de Diario respectivo, el cual debe soportarse con : copia del acta de recibo final, copia del acta de liquidación, copia de la cuenta de cobro y copia de la orden de pago,

Para este efecto se procede de forma igual a como se señala en los numerales 6.3 y 6.5 de este capítulo.

El Contador, Jefe de Contabilidad o quien haga sus veces, con base en el acta de liquidación del contrato de obra y la copia de la cuenta de cobro, liquidará el total de la obra cuyos saldos se reflejen en la Cuenta de Construcciones e instalaciones en Curso,

procederá a elaborar el Comprobante de Diario mediante el cual trasladará sus valores a las Cuentas de propiedad planta y equipo, según el tipo de bien recibido y ejecutado.

Determinada la entrega de la obra a otra entidad para uso de la comunidad, mediante contrato de Comodato, esta acción se soporta contablemente mediante copia del acto administrativo correspondiente y copia del contrato de Comodato firmado entre las partes.

Su contabilización se efectúa mediante cargo a la cuenta de bienes en poder de terceros, con abono a la Cuenta del Activo Fijo correspondiente.

Determinada administrativamente la entrega del bien a otra entidad para uso de la comunidad en calidad de Donación, se soporta el registro contable de esta entrega mediante copia del acto administrativo correspondiente, el acta de entrega de los bienes objeto de la Donación y el contrato respectivo.

La afectación contable se hará en las cuentas de gastos de Administración gastos de Inversión Social y el Activo Fijo respectivo. Para efectos de control de estos bienes por parte del Fondo de Desarrollo Local, podrá registrar el valor de esas entregas en las Cuentas de Orden, según el caso.

Los trámites y demás requerimientos de orden legal deben consultarse en el Manual para el Manejo de Donaciones expedido por la Administración Distrital.

De acuerdo con los períodos establecidos de registro, y teniendo como soporte los documentos auténticos mencionados en los puntos anteriores, el Contador, Jefe de Contabilidad, o quien haga sus veces, elabora y registra las operaciones generadas en la contratación a través de los Comprobantes de Diario.

Estos registros se realizan partiendo del Libro Auxiliar, en los Libros de Diario y Mayor y Balances, de cuyo movimiento se extractan las cifras correspondientes para la elaboración del Balance de Prueba con sus respectivos anexos.

Para todos los efectos contables y de Control Interno y Fiscal, se debe registrar la totalidad de las operaciones generadas en la contratación, en los Libros Auxiliares correspondientes, abriendo la hoja individual a que haya lugar por proveedor, contratista, o número de contrato si fuere el caso detallando en estas la información básica requerida que facilite los análisis y soportes de las operaciones efectuadas.

Debe contener la relación de los giros a favor de los contratistas con corte al mes correspondiente soportados en los anticipos iniciales y amortización por efectos de entregas parciales o totales, discriminando nombre del contratista, No. del contrato y tipo de obra o adquisición y valor girado.

Hace relación a las órdenes de pago por contratación que no han sido afectadas por la relación de giro a la Tesorería Distrital, debe especificar: nombre del contratista, No. de la orden de pago, No. del contrato y valor adeudado.

Este anexo hace referencia a las obras que se encuentran ejecutadas y pendientes de terminar por parte de los contratistas a la fecha del Balance. Sirve como control de ejecución de las obras por parte de los interventores asignados facilitando el conocimiento exacto del avance de las mismas con relación a lo contemplado en el contrato.

Entre otros datos debe contener: No. del contrato, nombre del contratista, tipo de la obra, valor contratado, fecha de iniciación, fecha de terminación según contrato y valor de avance de la obra según actas registradas.

En el se incluyen las obras totalmente terminadas y entregadas por los contratistas a la fecha de corte, y que.no han sido trasladadas bajo las figuras de Comodato o Donación. Entre otros datos, deben incluirse: No. del contrato, nombre del contratista, nombre de la obra, valor total y fecha de terminación.

Si el contrato corresponde a la adquisición y suministro de bienes y servicios diferentes a obras, se debe elaborar un anexo en el cual se relacionen los bienes y servicios adquiridos en la vigencia correspondiente y que aún no han sido clasificados como bienes en poder de terceros o trasladados al gasto de inversión correspondiente.

Entre otros datos debe contener No. del contrato. nombre del contratista o proveedor, tipo de bienes o servicios suministrados, valores totales.

Se relacionan los contratos que se encuentren legalizados y en ejecución y que a la fecha del Balance, las obras o los bienes adquiridos no hayan sido entregados en su totalidad al Fondo de Desarrollo Local.

Entre otros, debe contener los siguientes datos: No. del contrato, nombre del contratista, saldo del contrato, nombre de la obra o tipo del bien o servicio contratado.

El total de este anexo, conformará al final de cada vigencia el valor de las Reservas de Apropiación por compromisos pendientes de ejecución.

Los documentos necesarios para efectuar la contabilización y registro del valor global de los distintos contratos celebrados con contratistas por servicios son los siguientes:

a) Libro Diario.

b) Libro Auxiliar del Diario (una hoja para cada contrato).

c) Libro Mayor y Balances.

El siguiente es el proceso que debe adelantarse para efectos de registrar contablemente un contrato de prestación de servicios.

CUENTAS COMPENSADAS

8. CUENTAS DE ORDEN

8.1 Cuentas de orden activas

8.1.04 Activas de control Según tipo de contrato

Contrato No.__________ de _______________ $XXXXXX

9. CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

9.1 Cuentas de orden activas por contra

9.1.04 Activas de control por contra

Según tipo de servicios $XXXXXX

Para registrar el contrato de servicios No. ________ de _________

Una vez el contrato de prestación de servicios se halle debidamente diligenciado, se procede a elaborar la orden de pago en original y dos (2) copias, para su envío a la Tesorería Distrital. De a-cuerdo a la periodicidad de registro contable dispuesto en el Fondo de Desarrollo Local se recopilan las órdenes de pago en orden numérico, para luego elaborar el Comprobante Diario, documento básico para imputar el valor de los contratos de servicios y asesoría técnica.

El modelo de Comprobante de Diario para las cuentas presentadas por los servicios recibidos será el siguiente:

Una vez liquidada la nómina, obtenida su aprobación de pago por parte del ordenador

del gasto y elaborada la orden de pago se procede a efectuar las contabilizaciones respectivas respaldadas con su Comprobante de Diario así:

5. GASTOS

5.1 Gastos de Administración

5.1.34 Otros gastos de Administración

- Por tipo de gasto $XXXXXX

2. PASIVO

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.07 Acreedores por servicios según concepto

(Nombre de los Ediles) $XXXXXX

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.10 Descuentos y retenciones Por tipo de descuento

(Descuentos de Ley) $XXXXXX

Simultáneamente debe efectuarse el registro correspondiente contra Cuentas por cobrar Entidades Oficiales Distritales por aportes en razón al envío para su pago a la Tesorería Distrital así:

2. PASIVO

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.07 Acreedores por servicios

- Según concepto (Nombre ediles) $XXXXXX

2.4 Otras cuentas por pagar

2.4.10 Descuentos y retenciones

- Según tipo de descuento

(Descuentos de Ley) $XXXXXX

1. ACTIVO

1.4 Cuentas por cobrar Entidades Oficiales

1.4.01 Entidades Distritales

1.4.01.04 Aportes

Sec de Hacienda $XXXXXX

- Estudios Especiales y Consultorías en el desarrollo de los diferentes planes a ejecutar en beneficio de la comunidad.

- Construcción, remodelación y mantenimiento de centros comunales

Comprende:

- Construcción, pavimentación, mantenimiento y adquisición de materiales para vías

- Construcción, mantenimiento y adquisición de materiales para puentes peatonales, andenes, sardineles, plazoletas y obras de ornato.

- Adquisición de maquinaria y equipo.

- Conservación de maquinaria y equipo.

- Dotación de Centros Culturales (museos, bibliotecas, cultura y turismo).

- Convenios culturales.

Comprende:

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento de establecimientos educativos.

- Dotación de establecimientos educativos de materiales didácticos, modernos y tecnológicos.

- Convenios educativos especializados.

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento de centros deportivos y canchas de barrios y parques.

- Dotación de centros, canchas y parques deportivos.

- Convenios recreativos y deportivos.

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento de centros de salud.

- Dotación de centros de salud.

- Dotación de centros de existencia social.

- Atención integral al menor y a la familia.

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento del servicio de aseo, cementerio, plazas de mercado y mataderos.

- Recolección y selección de basuras.

- Arborización de parques, plazoletas y vías locales. -Prevención y atención de emergencias.

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento de centros de atención inmediata, Estaciones de Policía y Bomberos.

- Adquisición de maquinaria y equipo para este fin. Conservación de maquinaria y equipo.

- Adquisición, construcción, remodelación y mantenimiento de centros administrativos locales.

- Dotación y mantenimiento del equipo administrativo.

El Decreto Ley 1421 del 21 de julio de 1993 dicta el Régimen Especial para el Distrito Capital, el cual es reglamentado parcialmente por el Decreto Ley 1677 de Agosto 29 de 1993.

Mediante la Ley 80 de octubre de 1993 se expidió el Estatuto General para la Contratación de las entidades ofíciales, la cual es reglamentada mediante los Decretos Nacionales 2251 de 1993, 855 de 1994 y 856 de 1994.

Decreto Ley 2649 del 29 de Diciembre de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.

Este documento expedido por la Contraloría General de la República sirve como guía para la organización de los inventarios de acuerdo a la nomenclatura que en el se adopta. Debe consultarse en el caso) de existir dudas en la aplicación del MANUAL PARA EL MANEJO DE BIENES MUEBLES E -INMUEBLES que expidió la Secretaría de Hacienda Distrital.

Por el cual se crean las Localidades de Santa Fe de Bogotá D.C. y se determina el número de Ediles en cada Junta Administradora Local.

Por el cual se dicta el Estatuto de los Fondos de Desarrollo Local.

Por el cual se expide la reglamentación de los Fondos de Desarrollo Local.

Por medio del cual el Alcalde Mayor delega funciones en las Alcaldías Menores.

Por el cual se dictan las normas orgánicas del Presupuesto Distrital.

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 586 de 1993.

Plan Unico Distrital de Cuentas (El que se encuentre vigente).

La Secretaría de Hacienda Distrital ha expedido los siguientes Manuales de Procedimientos, los cuales tienen relación con los Fondos de Desarrollo Local y por lo tanto debe dárseles la debida aplicación de acuerdo a las necesidades de la información.

Para todos los efectos contables, las inquietudes que resulten con relación a este Manual de Procedimientos, el Contador del Fondo o quien haga sus veces, debe consultar los lineamientos generales definidos en el Plan Unico de Cuentas Distrital ( PUD) y en caso que no cubra las expectativas creadas asesorarse en lo pertinente con la Secretaria de Hacienda Distrital.

Los lineamientos señalados en el presente manual están sujetos a ajustes de acuerdo a las situaciones y reformas que se den dentro de las normas que regulen la materia tanto contable como de los aspectos organizativos de los Fondos de Desarrollo Local.