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Concepto 70 de 2003 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:
03/07/2003
Fecha de Entrada en Vigencia:
03/07/2003
Medio de Publicación:
No se publicó


 
 

Definición de vínculos para la Norma:

1.11.1-2003-27591

Bogotá D.C.

Concepto 070 de 2003.

Radicado 27232.

Julio 03 de 2003.

Doctor

ANTONIO GALÁN SARMIENTO

Concejal de Bogotá

Calle 34 N° 27-36

Ciudad

Asunto. Derecho de Petición sobre Información de Bienes, y Rentas y Actividad Económica Privada del servidor público Jhon Portela Ardila, radicado 1 – 2003 – 27591 el 10 de junio de 2003.

Ver Sentencia de la Corte Constitucional 567 de 1997

Apreciado Doctor Galán Sarmiento.

Hemos recibido el derecho de petición del asunto donde solicita a este Despacho que le proporcione la información relativa a la declaración de bienes y rentas y actividad económica privada elaborada por el Sr. Jhon Portela Ardila desde que inició sus servicios como Jefe de la Oficina Asesora de Divulgación y Prensa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Al respecto nos permitimos informarle lo siguiente:

La información que usted solicita se encuentra regulada en el artículo 122 de la Constitución Nacional que establece que los servidores públicos "antes de tomar posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente lo solicite deberá declarar, bajo la gravedad del juramento, el monto de sus bienes y rentas" y que "dicha declaración sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servicio público".

Allende las anteriores consideraciones debe precisarse que la información que los servidores públicos le proporcionan al Estado a través de la citada declaración se encuentra albergada dentro del radio fundamental del derecho a la intimidad consagrado en el artículo 15 de la Carta Política, según el cual "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (...) Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley "

Sobre este particular el Departamento Administrativo de la Función Pública conceptuó el pasado 9 de diciembre de 1998 en el sentido de que estos documentos están sujetos a reserva, la cual se puede levantar previa autorización de su titular. El concepto en la parte pertinente es del siguiente tenor:

"Ahora bien, el régimen legal actual aplicable al Sistema Único de Información de Personal no especifica los mecanismos ni la forma en que la información que reposa en los archivos del sistema pueda ser consultada por los particulares.

Jurisprudencialmente, respecto al tráfico de la información contenida en el Sistema Único de Información de Personal, la Corte Constitucional se pronunció mediante sentencia C – 567 de 1997, de la siguiente manera:

(...) El sistema referido tiene el carácter de banco de datos, al cual recurren las entidades públicas con el fin de conocer los antecedentes de quienes, de una manera o de otra, aspiran a vincularse a la función pública, o se reingresan a ésta.

(...)

Corresponde a la ley estatutaria que regule el derecho fundamental a la autodeterminación informativa ocuparse específicamente de determinar la forma y procedimientos conforme a los cuales la administración puede proceder a la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, de modo que se respete la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (C.P. art. 15). Al margen de la respectiva ley estatutaria general o especial no podría la administración dar vida a un banco de datos personales destinados a la circulación ya sea dentro de la órbita pública o por fuera de ella. Según la Constitución la recolección de datos, su tratamiento y particularmente su circulación, constituyen acciones que pueden afectar de manera profunda la libertad personal y, por consiguiente están sujetas a reserva de ley estatutaria por lo menos en lo que atañe a la fijación de sus contornos esenciales.

(...)

La misma Corporación se había pronunciado sobre la información contenida en las hojas de vidas de los servidores públicos en Sentencia C – 038 de 1996, en la cual manifestó:

Las hojas de vida tienen un componente personal elevado, de suerte que así reposen en archivos públicos, sin la expresa autorización del datahabiente, no se convierten en documentos públicos destinados a la publicidad y la circulación general.

De acuerdo con las consideraciones expuestas por la Corte Constitucional, los datos contenidos en las hojas de vida de los servidores públicos están sujetos a reserva y la administración no puede ponerlos en circulación sin previa autorización del datahabiente y sin que exista una norma que la autorice para ello"1

Ahora bien, el Legislador reguló lo atinente a la declaración de bienes y rentas y actividad económica privada a través de la Ley 190 de 1995 y el Decreto 2232 de 1995.

En el artículo 13 de la Ley 190 de 1995 se reprodujo la regla constitucional antes indicada en el sentido de que todo servidor público debe diligenciar una declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada y se añade que dicha declaración se hará de conformidad con el formulario que para el particular expida el Departamento Administrativo de la Función Pública2 en la siguientes oportunidades: al momento de tomar posesión del cargo, durante cada año y al momento del retiro del servicio por parte del servidor.

"Artículo 13º. Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro."

Más adelante en el artículo 14 de la citada Ley 190 se indica el contenido mínimo que deberá contener la declaración juramentada de bienes y rentas y actividades económicas privadas como por ejemplo la relación de los ingresos en el último año, las cuentas bancarias, acreencias y obligaciones, si se es miembro de Junta Directiva o Consejos Directivos, el carácter de socio en corporaciones, sociedades, si se tiene sociedad conyugal o unión marital etc.

El artículo 15 reitera el hecho de que esta declaración es un requisito para la posesión en el cargo y para el ejercicio de la función pública, agrega que en esta declaración se deberá consignar la información sobre participación en cualquier organización o actividad privada de carácter económico o sin animo de lucro de la cual haga parte el servidor, debiendo informarse a la entidad sobre sus modificaciones dentro de los 2 meses siguientes a las mismas y establece que "dicha declaración sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servicio público.".

Finalmente en el artículo 16 se ordena a la Unidad de Personal de la correspondiente entidad o la dependencia que haga sus veces recopilar y clasificar la información contenida en las declaraciones para posteriormente adjuntarla a la hoja de vida del servidor público.

En ese orden de razonamientos es claro que la declaración juramentada de bienes y patrimonios es parte de la hoja de vida de todo servidor público y, en consecuencia, tiene un carácter reservado por su "componente personal elevado, de suerte que así reposen en archivos públicos, sin la expresa autorización del datahabiente, no se convierten en documentos públicos destinados a la publicidad y a la circulación general"3.

En efecto, la naturaleza de los datos consignados en la declaración de bienes y rentas y actividad económica privada son de carácter específico y personalísimo, no son de aquella clase de información de carácter general que pueda ser conocida fácilmente por terceros. De hecho la información como la de cuentas bancarias y sus saldos que debe consignarse en la declaración juramentada está sometida desde la óptica del sistema financiero a la reserva bancaria de acuerdo con lo previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Ley 526 de 1999 y el artículo 63 del Código de Comercio.

Por tanto lo establecido sobre este particular por la Legislación y la Jurisprudencia de la Corte Constitucional constituye una excepción al derecho que tiene toda persona de acceder a los documentos públicos (Art. 74 Constitución Política) o a los que reposen en los archivos de las entidades públicas (Art. 320 de la Ley 4 de 1913 y 12 de la Ley 57 de 1985) con el propósito de proteger el derecho fundamental a la intimidad que tiene toda persona, incluidos los servidores públicos (Artículo 15 C.P.).

En lo que atañe a su solicitud le informamos que el servidor público datahabiente de la información ha autorizado expresamente a este Despacho para la expedición de la documentación que solicita mediante oficio que adjunto al presente, por lo que de acuerdo con los anteriores lineamientos le remitimos los documentos solicitados en 4 folios

Al presente adjunto copia del concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública al que se aludió anteriormente.

Cualquier información adicional con gusto la atenderemos.

Atentamente,

FERNANDO AUGUSTO MEDINA GUTIERREZ

Secretario General (e)

Lo enunciado en 7 folios.

C.C. Jhon Portela Ardila

Jefe Oficina Asesora de Divulgación y Prensa

Olga Patricia Escobar

Jefe Oficina de Recursos Humanos (e)

cjo/mao/FMG/895

NOTAS DE PIE DE PAGINA:

1 Departamento Administrativo de la Función Pública del 9 de diciembre de 1998. Elaborado por la Dra. Alina Ormaza Arango,

2 Artículo 2º del Decreto 2232 de 1995.

3 Corte Constitucional. Sentencia C – 038 de 1996. M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz. 5 de febrero de 1996