RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Ver el Concepto Jurídico Tributario de la Secretaría de Hacienda 44947 de 2001

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, esta Oficina es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras, de comercio exterior y de control de cambios en lo de competencia de la Entidad, en este sentido se emite el presente concepto.

Tema: Procedimiento Tributario.

Descriptores: Registro de libros de contabilidad.

Fuentes Formales: Estatuto Tributario. Artículo 774

Decreto 836 de 1991, artículo 33

Decreto 2150 de 1999, artículo 45.

¿Dónde deben registrar los libros de contabilidad los Consorcios y Uniones Temporales?

Los libros de contabilidad de los Consorcios y Uniones Temporales se deben registrar en la Administración de Impuestos Nacionales del domicilio del operador.

Con ocasión de que se ha emitido por la Jefe Asesora de la Oficina Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio, el Concepto número 021116115 del 7 de febrero de 2003, que señala en su tesis jurídica que los libros de contabilidad de los Consorcios y Uniones Temporales se deben registrar en la Administración de Impuestos Nacionales División de Fiscalización de Personas Jurídicas, y que la posición ha sido reiterada en el oficio número 2-104759 del 17 de marzo de 2003 de la Secretaría General de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio "Confecámaras", se sugiere la revisión del Concepto número 042416 del 25 de noviembre de 1999, emitido por este Despacho, donde se precisa que los citados libros se deben registrar en la Cámara de Comercio respectiva.

En síntesis, los fundamentos de la percepción de las entidades mencionadas para soportar su tesis, son:

-El hecho de que los Consorcios y las Uniones Temporales no sean personas jurídicas.

-No tienen obligaciones frente al registro mercantil.

-No existe norma que expresamente establezca la obligación del registro de libros del consorcio en las Cámaras de Comercio.

-Los consorcios y uniones temporales solo se consideran comerciantes si conforman una sociedad mercantil que profesionalmente se dedique a alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, por lo que no estarían obligados a inscribir sus libros en el registro mercantil, y, finalmente.

-La ley solo obliga a la inscripción, clasificación y calificación de los mismos en el registro de proponentes.

En el concepto de esta Oficina, una vez analizada la naturaleza jurídica de estos entes se concluyó que de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 2150 de 1995, en materia de registro mercantil, solamente se excluyen de la disposición general de que se sujeten al mismo, aquellos actos y contratos de los entes enunciados taxativamente por el artículo 45 de esa reglamentación y de las disposiciones que le adicionen o modifiquen.

Ahora bien, el artículo 774 del Estatuto Tributario dispone que tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando obligados lleven libros de contabilidad, estos serán prueba suficiente, siempre que reúnan entre otros los siguientes requisitos.

1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso.

Es decir que si no se está obligado a registrarlos en Cámara de Comercio se registran en la Administración de Impuestos Nacionales.

Los Consorcios y uniones temporales no dan origen a una persona jurídica distinta de quienes lo integran por cuanto estos mantienen su personalidad propia e independiente sin perjuicio de que para los efectos de contratación se obre de consuno mediante representante que para el efecto se designe: sin embargo, la unión de las entidades o personas consorciales no origina un nuevo sujeto del derecho con capacidad jurídica autónoma. (Sala Consulta y Servicio Civil. HCE. mayo 3 de 1995 exp. número 684 M.P. doctor Roberto Suárez Franco).

Los llamados "consorcios comerciales" captan y manejan dineros del público regulados de manera expresa por la Superintendencia de Sociedades, requiriendo para su funcionamiento de manera previa a la extensión de la escritura de Constitución resolución de autorización de la mencionada entidad según lo dispuesto por la Orden Administrativa 27 de 1994 de la Superintendencia de Notariado y Registro en desarrollo de los Decretos 1970 de 1979 y 1941 de 1986 y Resolución 2350 de 2002 de Superintendencia de Sociedades.

Los consorcios no comerciales normalmente se utilizan para contratos de construcción y no requieren formalidad distinta del contrato propiamente dicho sin que den origen a persona jurídica diferente de quienes lo conforman ya sea personas naturales o jurídicas quienes conservan su independencia jurídica.

En cuanto a los consorcios en el Concepto 030948 de 1999 el despacho consideró:

"...

De otra parte, los miembros del consorcio o de la unión temporal deben llevar contabilidad y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que les correspondan, de acuerdo con su participación en los ingresos, costos y deducciones del consorcio o unión temporal, en lo que concierne al soporte de la contabilización respectiva y de la declaración de renta de los consorciados, cabe señalar la conveniencia de que los consorcios lleven un registro contable de sus ingresos, costos y gastos generados en el desarrollo de los contratos. Esto con el fin de demostrar y facilitar el adecuado cumplimiento de las obligaciones impositivas sustanciales y formales a cargo de los consorciados contribuyentes del impuesto.

..."

De esta manera, es claro que los consorcios no comerciales no se encuentran obligados a registrar su constitución, o los libros de contabilidad en las Cámaras de Comercio.

Para efectos fiscales el artículo 33 del Decreto 836 de 1991 dispone que para determinar la renta gravable de los miembros del consorcio, podrán optar por una de las siguientes alternativas:

1. Los miembros del consorcio deberán llevar su contabilidad y declarar de manera independiente, los ingresos, costos y deducciones que les correspondan, de acuerdo con su participación, en los ingresos, costos y deducciones del consorcio.

2. El consorcio contabilizará los ingresos, costos y deducciones que se deriven del respectivo contrato, e informará de manera agregada la parte que le corresponda a los miembros del consorcio en dichos valores, con el fin de que estos los contabilicen e incorporen en la declaración de renta.

Para efectos contables, y de manera coincidente con la norma fiscal el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en pronunciamiento de 9 de julio de 2002, señala que cada consorcio es autónomo para definir si lleva o no contabilidad y, en caso de llevarla, organizarla de acuerdo con la estructura del Plan Unico de Cuentas que le sea aplicable en desarrollo de los hechos económicos realizados como consecuencia de la ejecución del contrato, de tal forma que permita el adecuado reconocimiento, medición, registro, sistematización, valuación, causación, clasificación, revelación e interpretación de la información contable. En concepto del consejo técnico es importante y conveniente llevar su propia contabilidad.

El consorcio o unión temporal dirige su actuación hacia sus integrantes o miembros y no hacia terceros y este debe ser el enfoque de su contabilidad. Mensualmente el contador público del consorcio o unión temporal debe expedir una certificación con destino a cada uno de los consorciados o miembros de la unión temporal en la cual se indiquen los ingresos, costos y gastos totales y los que le corresponden de acuerdo con su porcentaje de participación.

Considera el despacho que para efectos fiscales como contables es opcional para el consorcio llevar contabilidad. No obstante, si con el fin de establecer claridad sobre los negocios y su participación, los integrantes deciden que el consorcio lleve contabilidad, para efectos de darle valor probatorio en los términos del artículo 774 del Estatuto Tributario los libros de contabilidad deben registrarse en la Administración de Impuestos Nacionales del domicilio del operador del consorcio.

En los anteriores términos se revoca el Concepto 042416 del 25 de noviembre de 1999.

Atentamente,