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Decreto 772 de 1977 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
10/05/1977
Fecha de Entrada en Vigencia:
10/05/1977
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

DECRETO 772 DE 1977

(Mayo 10)

Modificado por el Decreto Distrital 542 de 1988

"Por el cual se adopta el Manual de Funciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor".

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTA, D.E.

En ejercicio de sus atribuciones legales y, en especial de las que le confiere el artículo 16, ordinal 14, del Decreto – Ley 3133 de 1.968 y en desarrollo del Decreto 569 de 1974.

Ver el Decreto Distrital 663 de 1995

DECRETA:

FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

ARTICULO 1º. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, tiene las siguientes funciones:

  1. Coordinar, de acuerdo con instrucciones del Alcalde Mayor, las labores de las Secretarías y Departamentos Administrativos.

  2. Ejercer las funciones de Secretaría de la Junta Asesora y de Contratos.

  3. Asesorar al Alcalde Mayor y emitir conceptos de orden jurídico en lo laboral y en lo administrativo principalmente.

  4. Recibir y distribuir la correspondencia del Despacho del Alcalde Mayor y proyectar las repuestas correspondientes.

  5. Proyectar, en coordinación con la Dirección del Presupuesto, la política y programas de ejecutivo en todo cuanto se relacione con la administración de personal.

  6. Programar la organización, tecnificación y adecuado manejo del archivo general del Distrito.

  7. Elaborar las providencias administrativas que se originen en el Despacho del Alcalde Mayor y dar las instrucciones pertinentes para el eficaz cumplimiento de las actividades que le corresponden a las distintas reparticiones de la Secretaría.

  8. Adelantar las actividades de divulgación periodística de los actos de la Administración.

ARTICULO 2º. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para el desarrollo de sus funciones, tiene la estructura básica siguiente:

I. DIRECCION Y ADMINISTRACION

1. Despacho del Secretario General.

2. Despacho de Sub-Secretario General

2.1. Oficina de Asesoría Jurídica.

2.2. Oficina de Prensa.

II. UNIDADES OPERATIVAS

1. Departamento de Relaciones Laborales.

1.1. Secretaría General de personal.

1.1.1. Unidad de Información y Correspondencia.

1.1.2. Unidad de Administración de Salarios y Nóminas.

1.1.3. Unidad de Registro Central.

1.1.4. Unidad de Vinculación, Capacitación y Bienestar Laboral.

2. División de Servicios Generales.

2.1. Grupo de Radicación.

2.2. Grupo de Archivo.

2.3. Grupo de Conmutador.

III. UNIDADES DE ASESORIA Y COORDINACION

1. Consejo Asesorar de Relaciones Laborales.

2. Comité de Coordinación Interna de la Oficina de Asesoría Jurídica.

3. Comité Interno de Coordinación (Personal).

FUNCIONES POR DEPENDENCIAS.

ARTÍCULO 3. Despacho del Secretario General

Son funciones del Secretario General de la Alcaldía Mayor, las siguientes:

  1. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de las funciones a cargo de las dependencias que conforman la Secretaría General.

  2. Expedir los actos y celebrar los contratos que le hubiere delegado el Alcalde, y autenticar con su firma los actos del Alcalde cuando ello sea necesario.

  3. Las que se derivan de su condición de Secretario de la Junta Asesora y de Contratos.

  4. Presidir el Consejo Asesor de Relaciones Laborales del Distrito y el Comité de Coordinación Interna de la Oficina de Asesoría Jurídica.

  5. Dirigir, coordinar y controlar la divulgación periodística de los actos de la Administración.

  6. Presentar informes de las labores de la Secretaría General al Alcalde y al Concejo, cuando así lo solicitare.

  7. Concurrir a las sesiones del Concejo y sus comisiones, y dar las informaciones que le sean requeridas.

  8. Las demás que la Ley, los Acuerdos y Decretos Distritales le establezcan.

ARTÍCULO 4. Despacho del Sub-Secretario General

Son funciones del Sub-Secretario General, las siguientes:

  1. Suplir las faltas accidentales del Secretario General, cuando así lo disponga el Alcalde Mayor.

  2. Asistir al Secretario General en la vigilancia del cumplimiento de las labores encomendadas a cada una de las dependencias de la Secretaría, y adelantar la coordinación necesaria entre ella.

  3. Cumplir las funciones que el Secretario General le delegue.

  4. Coordinar y controlar, por delegación del Secretario General, todos los aspectos relacionados con el personal de la Alcaldía Mayor y de la Secretaría General, llevar el control administrativo del mismo y comunicar al Departamento de Relaciones Laborales las novedades correspondientes.

  5. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de la Secretaría General y de la Alcaldía Mayor y adelantar los trámites necesarios para su cumplida ejecución.

  6. Autenticar con su firma la expedición de copias de decretos y resoluciones, que sean solicitadas a la Secretaría General.

  7. Visar con su firma, por delegación del Secretario General, las resoluciones que reconozcan y ordenen el pago de quinquenios a los empleados del Distrito.

  8. Dirigir, coordinar y controlar, por delegación del Secretario General, la prestación de los servicios administrativos internos de la Alcaldía mayor y de la Secretaría General, a cargo de la División de Servicios Generales.

ARTÍCULO 5. Oficina Jurídica.

Son funciones del Jefe de la Oficina Jurídica, las siguientes.

  1. Dirigir, coordinar y controlar la tramitación y substanciación de los procesos especiales atribuidos en segunda instancia, por delegación de la Ley, al Alcalde Mayor.

  2. Dirigir, coordinar y controlar la substanciación de las peticiones de licencias administrativas cuya expedición, de conformidad con la Ley, le corresponda al Alcalde Mayor y proyectar las providencias correspondientes.

  3. Dirigir, coordinar y controlar la substanciación de los recursos de revocatoria directa y todos los de más asuntos en que deba agotarse la vía gubernativa ante el Alcalde Mayor, de conformidad con el procedimiento gubernativo determinado en el Decreto Ley 2733 de 1959.

  4. Dirigir, coordinar y controlar la substanciación de los recursos de apelación interpuestos ante el Alcalde mayor contra las providencias proferidas por el Comité de Rifas, Juegos y Espectáculos.

  5. Dirigir, coordinar y controlar la substanciación de las reclamaciones laborales que, por la vía gubernativa, se intenten contra la Administración Central del Distrito Especial de Bogotá y la elaboración de los Proyectos de fallo.

  6. Absolver, todas las consultas jurídicas que, a través de la Secretaría General, formulen las diferentes dependencias distritales.

  7. Colaborar con las Secretarías y Departamentos Administrativos en la elaboración de decretos y resoluciones y emitir concepto sobre su legalidad y conveniencia.

  8. Asesorar al Secretario General, y por su intermedio al Alcalde Mayor, en todos los asuntos de carácter jurídico, que se sometan a su estudio.

  9. Revisar e informar al Secretario General sobre las demandas que se instauren ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca y en los cuales sea parte el Distrito Especial de Bogotá.

  10. Organizar la compilación de las normas que rijan para el Distrito Especial, por materias, según las distintas dependencias que conforman la estructura de la Administración.

  11. Dirigir, coordinar y controlar el trabajo de los empleados adscritos a la Oficina Jurídica.

  12. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 6. Oficina de Prensa.

Son funciones del Jefe de la Oficina de Prensa, las siguientes:

  1. Dirigir, coordinar y controlar la divulgación oportuna, objetiva y veraz de los actos del Gobierno Distrital.

  2. Coordinar la realización de las "ruedas de prensa" que llevan a cabo el Alcalde, los Secretarios, los Directores de Departamento Administrativo y Gerentes de las Empresas Distritales.

  3. Coordinar y controlar la elaboración y expedición diaria del Boletín oficial de Noticias.

  4. Coordinar y controlar la compilación de la información escrita que aparezca en los rotativos diarios sobre la labora de la Administración de Bogotá.

  5. Colaborar con los Secretarios, Directores de Departamentos Administrativos y Gerentes de Empresas en la divulgación de los actos de la Administración Distrital.

ARTÍCULO 7. Departamento de Relaciones Laborales.

Son funciones del Director del Departamento de Relaciones Laborales, las siguientes:

  1. Coordinar y controlar, bajo la dirección del Secretario General de la Alcaldía Mayor, la ejecución de los planes y programas adoptados por el Gobierno Distrital sobre Administración de personal.

  2. Dar posesión a los empleados distritales, con excepción de los Secretarios y Sub-Secretarios de Despacho, los Directores y Sub-Directores de Departamento, los Asesores del Alcalde y los Alcaldes Menores.

  3. Dar posesión a los funcionarios de la rama juridiccional del poder público y a los demás empleados nacionales o departamentales, que por comisiones u otras circunstancias deban posesionarse ante el Alcalde Mayor de Bogotá, de conformidad con las normas legales vigentes.

  4. Autorizar las diversas novedades de personal que deban comunicarse al Centro Distrital de sistematización y Servicios Técnicos del Distrito.

  5. Dictar las resoluciones que concedan vacaciones, licencias o apliquen sanciones al personal que toma posesión ante su despacho.

  6. Informar a la Secretaría General sobre hechos de mala conducta o de ilegalidad de los empleados y trabajadores de la Administración Central, con el fin de que sea solicitada la investigación correspondiente.

  7. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones que regulen la Administración del personal que preste sus servicios al Distrito Especial.

  8. Autorizar las órdenes y resoluciones de pago por servios personales prestados por empleados y trabajadores de la Administración Central del Distrito y visar los certificados que deban ser expedidos por el Departamento de Relaciones Laborales.

  9. Presentar al Secretario General el anteproyecto de presupuesto de Gastos del Departamento para que sea incorporado al presupuesto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

  10. Dirigir, coordinar y controlar el trabajo de las diferentes unidades que conforman el Departamento.

  11. Presentar informes mensuales al Secretario General de la Alcaldía Mayor, sobre el desarrollo y cumplimiento de sus funciones y de las que debe adelantar el Departamento.

  12. Presentar al Secretario General de la Alcaldía mayor para su consideración los proyectos de planes y programas sobre administración de personal que deban ser adoptados en la Administración Distrital Central.

  13. Las demás que le asigne el Secretario General de la Alcaldía Mayor.

ARTÍCULO 8. Secretaria General del Departamento.

Son funciones del Secretario del Departamento de Relaciones Laborales del Distrito Especial de Bogotá, las siguientes.

  1. Asesorar al Director del Departamento en la formulación de políticas y planes sobre administración de personal, en la ejecución y coordinación de los métodos y procedimientos de deben aplicarse en el Distrito Especial sobre esta materia.

  2. Mantener informado al Director sobre la ejecución del Presupuesto de gastos del Departamento.

  3. Programar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar el trabajo de la Secretaría General.

  4. Atender la correspondencia general del Departamento, llevar sus registro y darle el trámite que corresponda.

  5. Llevar y mantener actualizada la compilación de normas legales referentes a los asuntos propios del Departamento.

  6. Organizar y mantener actualizado el archivo de los asuntos referentes a la Administración de personal del Distrito.

  7. Recibir y tramitar las consultas sobre cuestiones laborales y situaciones administrativas y de reglamento, relacionadas con el personal y prepara los conceptos y respuestas para su autorización por el Director, previo visto bueno de la Oficina Jurídica de la Alcaldía Mayor.

  8. Recibir los reclamos y quejas que se presenten contra los empleados y trabajadores distritales, darles el trámite que corresponda y mantenerse informado sobre el curso de las investigaciones administrativas que se adelanten.

  9. Preparar los proyectos de Resolución que apliquen sanciones a empleados y trabajadores distritales y darles el trámite correspondiente.

  10. Preparar los proyectos de Resolución sobre reconocimiento y pago por servicios personales prestados a la Administración y darles el trámite correspondiente.

  11. Preparar los proyectos de Resolución que concedan vacaciones o licencias a los empleados y trabajadores distritales y darles el trámite correspondiente.

  12. Responder ante el Director por los servicios generales del Departamento.

  1. Elaborar y mantener actualizado el inventario de elementos devolutivos y controlar la utilización de los elementos y útiles no devolutivos.

  1. Absolver las consultas y rendir los conceptos que solicite el Director.

  2. Estudiar los informes que presenten los empleados bajo su dependencia y presentar informes periódicos de labores al Director.

  3. Asistir a las reuniones del Comité Interno de coordinación y a los demás Comités y Juntas que indique el Director.

  4. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 9. Unidad de Información y Correspondencia.

Son funciones del Jefe de la Unidad de información y Correspondencia las siguientes:

  1. Ofrecer al os empleados y trabajadores distritales información oportuna, precisa y clara, sobre los asuntos relacionados con la administración de personas en el Distrito Especial.

  2. Orientar a los empleados y trabajadores distritales en la presentación de petición respetuosas, consultas, reclamaciones y trámites administrativos relacionados con la administración de personal.

  3. Dirigir y controlar los aspectos relacionados con la recepción, radicación y control de la correspondencia recibida y remitida por el Departamento de Relaciones Laborales del Distrito.

  4. Dirigir y controlar los aspectos relacionados con la recepción, radicación y control de las solicitudes y demás documentos de entrega por ventanilla que se indiquen por la Dirección del Departamento.

  5. Dirigir y controlar la prestación de los servicios de mensajería en coordinación con las demás unidades del Departamento.

  6. Colaborar con las demás Unidades del Departamento para el cumplimiento de las funciones y tareas que éste debe atender.

  7. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 10. Unidad de Administración de Salarios y Nóminas.

Son funciones del Jefe de la Unidad de Administración de Salarios y Nóminas, las siguientes:

  1. Estudiar, en coordinación con la Dirección Distrital de Presupuesto, el Departamento Administrativo de Planeación, el Centro Distrital de Sistematización y, en general, con las entidades que puedan prestar asesoría y asistencia técnica en administración de personal, los sistemas generales de evaluación, descripción, clasificación y nomenclatura de empleos distritales y de administración de salarios, sus modificaciones y ajustes, y presentarlos al Director del Departamento.

  2. Dirigir y controlar la elaboración y actualización de los manuales de evaluación, descripción, clasificación, nomenclatura y remuneración de los empleos distritales.

  3. Administrar los sistemas y métodos adoptados por el Gobierno Distrital sobre las materias señaladas en los literales anteriores, velar por su aplicación y evaluarlos periódicamente con miras a racionalizarlos para darles cumplimiento eficaz.

  4. Estudiar, implantar y evaluar periódicamente, en coordinación con el Centro Distrital de Sistematización, los métodos sobre registros de pagos que por cualquier concepto se hagan a los empleados y trabajadores que presten sus servicios a la Administración Distrital Central.

  5. Revisar previo visto bueno de la Revisoría Fiscal y enviar al Centro Distrital de Sistematización todas las novedades de personal que se presenten en la Administración Distrital Central y cuidar los registros y controles correspondientes.

  6. Atender las liquidaciones de pagos por servicios personales.

  7. Visar y presentar al Director, para su autorización, las órdenes referentes a pagos por servicios personales prestados a la Administración Distrital Central con fundamento en la relación laboral.

  8. Atender las consultas que presenten los empleados y trabajadores distritales sobre pagos por servicios prestados con fundamento en una relación laboral.

  9. Colaborar con las demás Unidades del Departamento para el pronto y efectivo cumplimiento de as funciones y tareas que éste debe atender.

  10. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 11. Unidad de Registro Central.

Son funciones del Jefe de la Unidad de Registro Central las siguientes:

  1. Estudiar, implantar y evaluar periódicamente, en coordinación con el Centro Distrital de Sistematización, el sistema de Registro de Personal que presta sus servicios a la Administración Distrital Central.

  2. Dirigir, coordinar y controlar los aspectos relacionados con la atención y mantenimiento de los registro y archivos individuales de los empleados públicos y de los trabajadores distritales oficiales, activos y retirados.

  3. Dirigir, coordinar y controlar los aspectos relacionados con los registro generales de personal, plantas vigentes, incorporaciones, movimientos, vacaciones, situaciones administrativas y novedades del personal que presta sus servicios a la Administración Central.

  4. Estudiar y presentar al Director, sistemas generales de estadísticas de personal y de clasificación de empleos.

  5. Administrar los sistemas adoptados por el Gobierno Distrital sobre las materias señaladas en el literal anterior, velar por su correcta aplicación y evaluarlos periódicamente con miras a racionalizarlos para darles cumplimiento eficaz.

  6. Llevar los archivos de las copias de las providencias sobre personal dictadas por la Administración, y elaborar los índices que permitan su fácil consulta.

  7. Preparar los certificados de competencia del Departamento.

  8. Visar las autorizaciones de descuentos que presenten los empleados y trabajadores distritales.

  9. Verificar la documentación presentada por los empleados y trabajadores distritales para efectos de reconocimiento y pago del subsidio familiar, llevar los registros de su competencia e informar a la Unidad de Administración de Salarios y Nóminas lo pertinente para atender los pagos correspondientes.

  10. Dirigir, coordinar y controlar el manejo de los archivos y registros individuales de los funcionarios de la rama jurisdiccional del poder público y demás empleados del orden nacional o departamental que tomen posesión ante el Director del Departamento.

  11. Colaborar con las demás Unidades del Departamento para el pronto y efectivo cumplimiento de las funciones y tareas que éste debe atender.

  12. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 12. Unidad de Vinculación, Capacitación y Bienestar Laboral.

Son funciones del Jefe de la Unidad de Vinculación Capacitación y Bienestar Laboral, las siguientes:

  1. Administrar los sistemas de Reclutamiento, Selección y Vinculación de personal adoptados por el Gobierno Distrital, velar por su correcta aplicación e evaluarlos periódicamente.

  2. Dirigir, coordinar y controlar la elaboración de planes y programas de inducción, adiestramiento, capacitación y especialización para empleados y trabajadores distritales, y presentarlos al Director del Departamento.

  3. Dirigir, coordinar y controlar la elaboración de planes y programas encaminados a mejorar las comunicaciones laborales; fomentar el espíritu de trabajo y colaboración entre los empleados distritales, premiar el compañerismo, la lealtad y el cumplimiento estricto de los deberes de sus cargos y procurar un adecuado ambiente físico de trabajo, y presentarlos al Director del Departamento.

  4. Dirigir, coordinar y controla la elaboración de planes y programas tendientes a mejorar la economía doméstica de los empleados distritales, fomentar los esfuerzos cooperativos, procurar la solución de problemas de vivienda, resolver eventuales calamidades domésticas y facilitar un adecuado descanso y recreación en centros vacacionales y clubes sociales y deportivos a los empleados y trabajadores y a sus familias, y presentarlos al Director del Departamento.

  5. Coordinar y controlar la ejecución de los planes trazados y los programas aprobados por el Gobierno Distrital sobre los asuntos de que tratan los literales anteriores.

  6. Elaborar, evaluar y actualizar, en coordinación con las entidades públicas o privadas que puedan prestar asesoría y asistencia técnica en materia de administración de personal, las pruebas de conocimientos generales y específicos para la selección de personal en el Distrito.

  7. Atender el trámite de las posesiones de los empleados distritales y sentar en libros foliados, llevados para tal efecto, las actas correspondientes.

  8. Coordinar y controlar los aspectos relacionados con los registros personales de los nuevos empleados y trabajadores distritales y darles el trámite correspondiente.

  9. Coordinar y controlar la elaboración de las novedades de vinculación, traslados, ascensos y encargos preparadas con base en los registro de posesiones realizadas y darles el trámite correspondientes.

  10. Atender el trámite de las posesiones de los funcionarios de la rama jurisdiccional del poder público y demás empleados del orden nacional o departamental, que deben tomar posesión ante el Director del Departamento, a abrir los correspondientes registros personales.

  11. Colaborar con las demás Unidades del Departamento para el pronto y efectivo cumplimiento de las funciones y tareas que éste debe atender.

  12. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 13. División de Servicios Generales.

Son funciones del Jefe de la División de Servicios Generales, las siguientes:

  1. Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios de aseo y mantenimiento de las instalaciones de la Alcaldía mayor y de la Secretaría General.

  2. Vigilar el normal funcionamiento del conmutador de la Alcaldía.

  3. Velar por el correcto funcionamiento de las comunicaciones de las dependencias adscritas a la Alcaldía Mayor y a la Secretaría General.

  4. Recibir, almacenar, distribuir los elementos de trabajo procedentes de la Secretaria de hacienda Distrital supervisar su adecuada utilización y mantener actualizados los inventarios respectivos.

  5. Velar por el normal funcionamiento del archivo general del Distrito.

  6. Atender el servicio de registro y distribución de la correspondencia de la Alcaldía Mayor y de la Secretaría General.

  7. Las demás funciones que se le asignen.

ARTÍCULO 14. Consejo Asesor de Relacione Laborales.

El Consejo Asesor de Relaciones Laborales estará integrado según lo dispuesto por el Decreto 543 de 1977 y sus funciones serán las señaladas en la misma disposición.

ARTÍCULO 15. Comité de Coordinación Interna de la oficina de Asesoría Jurídica de la Alcaldía Mayor.

  1. Integración.

    El Secretario General de la Alcaldía o su Delegado, quien lo presidirá.

    Los consultores de la oficina de Asesoría Jurídica de la Alcaldía Mayor.

    Los asesores jurídicos de las secretarías y departamentos administrativos.

    Actúa como Secretario del Comité, uno de los consultores de la Oficina de Asesoría Jurídica de la Alcaldía Mayor

  2. Corresponde al comité considerar los asuntos que en una u otra forma puedan afectar jurídicamente a la Administración Distrital y emitir su correspondiente concepto.

ARTÍCULO 16. Comité Interno de Coordinación (Personal).

  1. Integración

    El Sub-Secretario General, quien lo presidirá.

    El director del Departamento de Relaciones Laborales.

    El Secretario General del Departamento.

    Los Jefes de las Unidades Operativas.

    Actuará como Secretarios el Jefe de la Unidad de Registro Central.

  2. Corresponde al Comité coordinar la ejecución de los programas de trabajo del Departamento, procurar la integración de los esfuerzos de las Unidades Operativas para el pronto y efectivo cumplimiento de las funciones que les corresponde atender y evaluar periódicamente el desarrollo de las actividades del Departamento de Relaciones Laborales.

ARTÍCULO 17. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE.

Dado en Bogotá, D.E. a los 10 de Mayo 1977

BERNARDO GAITAN MAHECHA

ENRIQUE PAREJO GONZALEZ

Alcalde Mayor

El Secretario General.