Documento de Relatoría: Doctrina Distrital
 
     
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DOCTRINA DISTRITAL
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Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

No. Concepto ó Radicación
Descriptor
Fecha
3106 de 2014   ARCHIVOS - Conservación y Organización de Documentos 
En concepto responde al siguiente problema: "(…) teniendo en cuenta que el Fondo de Vigilancia y seguridad de Bogotá D.C., se encuentra en el procesos de ingreso y legalización de los bienes adquiridos con los recursos asignados, me permito solicitar su concepto en relación a si es procedente realizar la numeración y asignar supervisión a una adición, adhesión y prorroga a un contrato que se desprende de un convenio interadministrativo". Frente a lo cual concluye: “ (...) se considera procedente eliminar la enumeración a la adhesión del Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, puesto que desde el inicio del contrato el FVS no hizo parte del mismo. De otro lado, al analizar el clausulado del contrato de obra se verificó que éste contó con la respectiva supervisión e interventoría; razón por la cual, el FVS no debe asumir la supervisión del mismo. Por último, a fin de justificar la emisión de un concepto en el presente caso, más allá del evento particular objeto de consulta, es procedente destacar, de frente a eventos futuros, que tanto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor como el Archivo de Bogotá, han expedido varias circulares indicando directrices o lineamientos que tienen como objetivo organizar, conservar y proteger los documentos que expida una entidad; lineamientos dentro de los cuales es útil relievar la "serie de los contratos", en la cual se indica el tipo de contrato, el nombre del contratista, identificación, número del contrato (el cual se asigna de manera cronológica a la contratación que desarrolle cada entidad en el año) y el número de cajas que lo componen. El expediente contractual debe permanecer en la oficina encargada del proceso de contratación hasta el momento en que se liquide. La numeración de los contratos debe ordenarse atendiendo la secuencia propia de la producción de los mismos, que realiza cada entidad, conforme a las normas archivísticas generales.” 
2014-05-20 
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Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

No. Concepto ó Radicación
Descriptor
Fecha
20846 de 2012   ARCHIVOS - Conservación y Organización de Documentos 
¿(¿)La Ley 594 de 2000 establece las reglas y los principios generales que regulan la función archivística del Estado (¿) la consulta de los documentos que comprenden el archivo de gestión, debe permitirse tanto a la ciudadanía como a las dependencias de la respectiva entidad, (¿)la administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, corresponderá al representante legal de cada entidad, disponer de los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos (¿)¿ y ¿(¿) determinar la procedencia o no de entregar dicho archivo a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad (¿)¿ sin ¿(¿) obstaculizar la función administrativa y/o pública que le corresponde cumplir (¿)¿. Además, respecto de la clase de archivos sobre los que se puede contratar su administración, la norma no hace¿(¿)distinción (¿)¿ aunque ¿(¿)frente al archivo histórico, (¿)¿ se ¿(¿) atribuye al Archivo General de la Nación, el establecimiento de los requisitos y las condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos. 
2012-07-18 
7975 de 2014   ARCHIVO DE BOGOTÁ D.C. - Funciones 
Emite concepto sobre la competencia del Archivo General del Distrito respecto de la dirección, coordinación, control y vigilancia de la actuación de la administración en gestión documental y archivos de los órganos de control distritales, sobre lo cual concluye que: “(...) el Archivo de Bogotá no es competente, como Archivo General del Distrito, para dirigir y coordinar la actuación administrativa en gestión documental y archivos, de los órganos de control distritales tal como son la Personería, Contraloría y Veeduría, teniendo en cuenta el carácter especial que les ha sido otorgado en la Constitución Política como órganos independientes de las ramas del poder público. Por otro lado, se concluye frente al segundo interrogante, que el Archivo de Bogotá, como Archivo General del Distrito, no es competente para controlar, vigilar y sancionar si es del caso, a los órganos de control del Distrito, en el desarrollo de sus actuaciones administrativas de gestión documental y archivos, debido a que de acuerdo al artículo 35 de la Ley 594 del 2000 esta facultad recae en el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, regulado por el Decreto Distrital 329 de 2013”. 
2014-02-20 
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