La Dirección Distrital Archivo de Bogotá brinda este instrumento para que las entidades y organismos distritales verifiquen de manera directa el cumplimiento de las condiciones y los requisitos técnicos que deben cumplir los edificios y locales que se van a utilizar en los servicios tanto de depósito como de custodia documental.
Esta lista no reemplaza la realización de estudios y análisis relacionados con resistencia estructural, uso de suelos y demás que sean necesarios, previos a la respectiva contratación, ante las instancias competentes.
Es responsabilidad de las entidades y organismos de la administración pública distrital, verificar y evaluar que las ofertas cumplan los requisitos administrativos y técnicos necesarios para adelantar el proceso de contratación y ejecución de los servicios de depósito y custodia documental, de conformidad con lo establecido en el artículo 6°del Acuerdo No. 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, o aquel que lo modifique o sustituya.
Su diligenciamiento permitirá obtener porcentualmente el nivel de cumplimiento de los parámetros técnicos exigidos. Si el reporte generado asigna un porcentaje de cumplimiento igual o superior al 90% se considera que el espacio es apto o adecuado en términos de conservación documental. Es necesario advertir que las entidades y organismos distritales deberán diligenciar la “Lista de verificación de condiciones locativas” con información verídica, sobre la cual asumen toda responsabilidad.