Documentos para ARCHIVOS :: Reglamentación
Año   Documento   Restrictor  
1994   Acuerdo 7 de 1994 Archivo General de la Nación - AGN  

Adopta y expide el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país, el cual suministrar las pautas y principios que regulan dicha función en las entidades oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal, en las entidades territoriales indígenas, en las entidades territoriales que se creen por Ley, en las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales. Establece que la entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional es el Archivo General de la Nación, y que cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
 

 
2000   Ley 594 de 2000 Congreso de la República de Colombia  

Objeto, art. 1. Ambito de aplicación, art. 2. Definición, art. 3. Principios, art. 4. Sistema Nacional de Archivos, organos, art. 5 y 6. Categorización de Archivos Públicos, art. 7 a 10. Administración de Archivos, art. 11 a 20. Gestión de documentos, art. 21 a 26. acceso y consulta de documentos, art. 27 a 29. Salida de documentos, art. 30 y 31. Control y Vigilancia, art. 32 a 35. Archivos privados, art. 36 a 43. Donación, adquisición y expropiación, art. 44 a 45. Conservación de documentos, art. 46 a 49. Estimulos, art. 50
 

 
2004   Decreto 4124 de 2004 Nivel Nacional  

Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y dicta otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Señala los fines del Sistema, las instancias de articulación, archivos generales, funciones de los archivos generales de los entes territoriales, Consejos Territoriales de Archivos y funciones de estos, comités técnicos y funciones, integración del sistema nacional de archivos a otros sistemas. Archivos Privados: nuevas tecnologías, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, registro de documentos o archivos privados de significación histórica, asistencia técnica a los archivos históricos privados, régimen de los archivos o documentos privados de interés cultural y estímulos para los archivos privados declarados de interés cultural.
 

 
2009   Circular 35 de 2009 Procuraduría General de la Nación  

Solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros Municipales y Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden Departamental y Municipal, adelantar la gestiones pertinentes para que se cumpla, en el menor tiempo, con lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 del 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación, relativas al control, conservación, organización y protección de los documentos públicos, como memoria de la conducta oficial.
 

 
2009   Documento 1707 de 2009 Procuraduría General de la Nación  

Precisa a los representantes legales y diferentes funcionarios y Servidores Públicos responsables de los procesos de archivo y de administración documental de las Entidades Territoriales, las actividades archivísticas que deberán cumplir al mes de diciembre de 2009, en cumplimiento de la circular 035 de junio de 2009 y fija como plazo para el cumplimiento de la totalidad de procesos, concernientes a la Ley 594 de 2000, el mes de diciembre de 2010.
 

 
2010   Circular 4 de 2010 Presidencia de la República  

Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. La adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración pública ha conducido a que diversos sistemas de información generen y procesen documentos electrónicos que deben ser soportados por procesos y controles formales de gestión documental. Lo anterior, requiere la aplicación de políticas y estándares internacionalmente aceptados y de un modelo conceptual y operativo de lineamientos para la aplicación de TIC en procesos de administración de archivos y gestión documental en la Administración Pública, orientados al aseguramiento de la autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.
 

 
2011   Decreto 654 de 2011 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.  

Adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital. Toda entidad u organismo de la Administración Distrital debe cumplir la Ley 594 de 2000 y el Decreto Nacional 4124 de 2004, contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) en los términos del Decreto Distrital 514 de 2006, y cumplir con la política de gestión documental y archivos que dicte la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en cumplimiento del artículo 48, literal g) del Acuerdo Distrital 257 y Decreto Distrital 267 de 2007. (Art. 149 a 153). Las entidades u organismos distritales adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental que hace parte de la Directiva 019 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso de Representación Judicial y Extrajudicial que se adelantan en todos los entes de la Administración Distrital, que se constituye en un marco de referencia al formular sus tablas de retención documental. Se deberá solicitar aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en caso que se requiera modificar o complementar información en la estructura, áreas, procesos o documentos específicos; previo concepto del Comité Técnico para el Estudio de la Producción de Documental.
 

 
2012   Circular 1 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Dirección Distrital Archivo de Bogotá  

Hace referencia que es ¿(¿) necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, el cumplimiento de lo reglado en la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, en las demás disposiciones legales y la conformación del Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital1, del cual forma parte el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo ¿SIGA2.(¿)¿. De igual manera ¿(¿) es obligación de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos (¿)¿ ¿(¿) Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. (¿)¿
 

 
2012   Circular 3 de 2012 Archivo General de la Nación - AGN  

Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, "Ley de Víctimas". Los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan la vida de las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. En razón a lo anterior se hace indispensable la participación activa de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (Archivo General de la Nación, Archivos de las Entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y aquellos archivos privados que hacen parte del Sistema), en la implementación de la Ley de Víctimas y Restitución de tierras. Las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con el artículo 6° de la Ley 594 de 2000, deben llevar a cabo procesos de planeación y programación, desarrollar acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, sobre los archivos que traten sobre víctimas, siguiendo los principios generales de la archivística, las políticas y directrices del Archivo General de la Nación y además aquellos principios establecidos por la ley de víctimas en especial el de la Dignidad Humana, igualdad, buena fe, justicia transicional y garantía de los derechos de verdad, justicia, reparación y no repetición.
 

 
2012   Circular 5 de 2012 Archivo General de la Nación - AGN  

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. La "Iniciativa Cero Papel¿ es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo participan además del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Actualmente el Archivo General de la Nación trabaja conjuntamente con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la formulación de un conjunto de lineamientos que permitan integrar la gestión de documentos electrónicos dentro de la administración electrónica del Estado, a través del Programa Gobierno En Línea, así como en la preparación de un paquete normativo que desarrolle esta materia, adecuando la actual normatividad archivística a los nuevos entornos electrónicos, que serán expedidos por el Gobierno Nacional o por el mismo Archivo General de la Nación. Finalmente, es necesario que las entidades públicas armonicen la Directiva Presidencial No. 04 del 2012 con el Decreto - Ley 019 de 2012 "Ley Antitramites", y la Ley 1437 de 2011 "Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", permitiendo la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo de que trata el Capítulo Cuarto del mismo Código.
 

 
2012   Concepto 14889 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.  

Convenios Interadministrativos relacionados con la actividad archivística señalando que no es necesario exigir la suscripción de convenios interadministrativos, para la transferencia de documentos al Archivo de Bogotá; sino que se requiere de la estricta observancia de los procedimientos instituidos a nivel Nacional y los planes de transferencias documentales acordados con cada una de las entidades distritales y/o particulares, en concordancia con los procedimientos internos y regulaciones del Archivo de Bogotá, en cuanto al recibo de documentos en el Archivo Central. Es de anotar que, la valoración de las alternativas para establecer el manejo de las transferencias de archivos de las entidades distritales, bien por instrumentos contractuales, procedimentales o reglamentarios, debe efectuarse por el Archivo de Bogotá
 

 
2012   Decreto 2578 de 2012 Nivel Nacional  

El Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar y difundir los programas que establezca el Archivo General de la Nación; a través de este decreto se define su ámbito de aplicación, las instancias de articulación a nivel territorial e institucional, las instancias asesoras, la creación de los archivos generales, de los consejos territoriales, de los comités técnicos, del comité interno de archivo, sus funciones, la operación de sus reuniones y sus inhabilidades; la evaluación de los documentos de archivo estará a cargo de las oficinas de archivo o de gestión documental de cada entidad. Además las entidades privadas que cumplen funciones públicas tendrán la obligación de conformar archivos y será responsabilidad de las Superintendencias y Ministerios en sus respectivos sectores establecer las normas para el manejo de esos archivos; respecto a las personas jurídicas internacionales con sede en Colombia sus documentos de archivo se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos.
 

 
2012   Decreto 2609 de 2012 Nivel Nacional  

Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011, determinando de esta forma los sujetos de su aplicación, los tipos de información sobre los que recaen sus lineamientos, la responsabilidad en la gestión de documentos, los principios de la gestión documental, los componentes de la política de gestión de documentos que deberán formular las entidades públicas, las etapas y los procesos que se deben tener en cuenta para una adecuada gestión documental, los instrumentos archivísticos a partir de los que se debe desarrollar la gestión documental; así mismo establece los componentes que hacen parte del programa de gestión documental como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual; dentro de las entidades se debe contar con un sistema de gestión documental que permita una gestión adecuada en el manejo de los documentos, en el cual es vital la inclusión de la gestión de los documentos electrónicos, finalmente establece cómo debe operar la articulación con otros organismos del Estado y establece en cabeza del Archivo General de la Nació la inspección y vigilancia de la implementación de los programas de gestión documental.
 

 
2013   Circular 46 de 2013 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.  

Señala que la Secretaría General a través de la Dirección Jurídica Distrital, en el marco del Plan de Desarrollo 2012-2016 ¿Bogotá Humana¿ y como un aporte a la estrategia para la implementación normativa y tecnológica del uso de la información y el conocimiento como medio facilitador de la interacción entre la ciudadanía y la Administración Distrital, incluida dentro del Capítulo IV del eje 3 ¿Una Bogotá que defiende y fortalece lo público¿ ha desarrollado el documento de relatoría No. 011 de 2013 ¿Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital¿ el cual puede ser consultado en el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá, link ¿Documentos de Relatoría¿ ingresando por la página de www.bogota.gov.co parte inferior de la pantalla opción Normatividad o en www.alcaldiabogota.gov.co donde se encuentra el link al sistema de información. De otra parte, menciona que en este estudio pueden encontrar la recopilación de las principales normas expedidas a nivel Nacional y Distrital relacionadas con temas tales como los sistemas y archivos de gestión, características, presunción de autenticidad, inalterabilidad, conservación y fiabilidad de los documentos electrónicos; páginas web, firma digital, criterios de confiabilidad y efectos jurídicos; el uso de las tecnologías de la información en las actuaciones judiciales y administrativas, los requisitos, clases y productos que deben ofrecer las entidades certificadoras de datos electrónicos; políticas del gobierno en línea, así como algunas directivas relativas a la promoción del uso de las herramientas electrónicas en los procesos de gestión de las entidades públicas.
 

 
2014   Acuerdo 7 de 2014 Archivo General de la Nación - AGN  

Establece el procedimiento técnico archivístico que debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes, a partir de la función archivística. El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
 

 
2014   Circular 1 de 2014 Archivo General de la Nación - AGN  

El Archivo General de la Nación, como responsable de formular la política archivística del Estado y hacerle seguimiento, con el fin de evaluar los avances de los entes territoriales en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y los Decretos 2578, 2609 de 2012 y 1515 de 2013, reitera a las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional y territorial, la obligación que tienen de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en las citadas normas.
 

 
2015   Circular 3 de 2015 Archivo General de la Nación - AGN  

Para dar cumplimiento a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, artículo 24, se expidió el Acuerdo 004 de 2013, por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental; teniendo en cuenta que estos instrumentos son necesarios para facilitar tanto la gestión documental como la organización de los archivos de las entidades del Estado, a partir de la agrupación de los documentos en series y subseries, define los criterios mínimos requeridos para facilitar su elaboración y actualización.
 

 
2015   Decreto 29 de 2015 Nivel Nacional  

Reglamenta el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, y el componente de Gestión Documental del Decreto Ley 254 de 2000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y/o entrega, organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos de las entidades públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el patrimonio documental del Estado, facilitar el funcionamiento de las entidades que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los ciudadanos.
 

 
2015   Decreto 106 de 2015 Nivel Nacional  

Reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las (sic) Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.
 

 
2017   Resolución 164 de 2017 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.  

Se conforma el Comité Interno de Archivo de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, se deroga la resolución 299 de junio 6 de 2013 y se dictan otras disposiciones.
 

 
2019   Resolución 006 de 2019 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Dirección Distrital Archivo de Bogotá  

Reglamenta el funcionamiento de las instancias del Sistema Distrital de Archivos de que trata el artículo 5° del Decreto Distrital 828 de 2018
 

 

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