Solicita a las entidades y/u organismos distritales, realizar una revisión integral respecto de la clase de información, registros y bases de datos que manejan, con el fin de establecer o actualizar las políticas del manejo de información e implementar, en lo pertinente, las disposiciones y procedimientos establecidos tanto en la Ley 1581 de 2012 como en el Decreto 1377 de 2013.
 

La oficina de Integración Interinstitucional pregunta si es posible recolectar datos personales que permitan individualizar a los menores estudiantes en los instrumentos de seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos de la SED, informando que sí es posible teniendo en cuenta que la ley permite el tratamiento de datos personales cuando la información es requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, incluso sin autorización del titular o sus representantes.
 

Se consulta: 1) si es viable jurídicamente usar las bases de datos de la ciudadanía para enviar correos electrónicos masivos informando los proyectos, logros y demás acciones ejecutadas por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. Al respecto, la Oficina Jurídica precisa que el uso de datos personales cuyo responsable es la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se debe limitar a la finalidad para la cual se recolectaron y cualquier modificación de esta finalidad, requerirá una nueva autorización en los términos del artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. 2) si es posible solicitar a otras entidades la transferencia de bases de datos personales con la misma finalidad. Sobre el particular, señala que el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece como una de las excepciones a la autorización del titular, el suministro de información a otras entidades públicas o administrativas. Sin embargo, el responsable del tratamiento de los datos debe observar el cumplimiento de los dos presupuestos señalados por la Corte Constitucional en Sentencia C-478 de 2011: i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información.
 

Adopta la política de privacidad y tratamiento de Datos Personales de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, la cual aplica a todos los funcionarios, contratistas, proveedores o personal externo que tengan acceso a los datos personales de los ciudadanos, así como a las bases de datos y archivos de información personal que se encuentren en poder de la Entidad y que haya sido contemplada en la Ley 1581 de 2012.
 

Confirma que, es legalmente procedente suministrar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas, pero solamente en aquellos casos en que: i) sean solicitadas por autoridades administrativas o de control en legítimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de sus datos personales contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se dé prevalencia al interés superior de los menores, entendida como el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus derechos humanos.
 

Reitera lineamientos a las Entidades y Organismos Distritales en relación con la protección de derechos fundamentales en la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
 

Señala lineamientos y precisiones conceptuales respecto la actualización de información que actualmente diligencian los trabajadores de la EAAB ESP que son usuarios de los planes de salud y su relación con la política de protección de datos personales.
 

Solicita a las entidades y organismos del distrito que den cumplimiento al Régimen de Tratamiento de Datos Personales y empleen las medidas necesarias para garantizar el derecho fundamental al hábeas data de los Titulares de la Información, así como prevenir cualquier investigación por parte de la Procuraduría General de la Nación por el presunto incumplimiento de la legislación en esta materia.