RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 020 DE 2020

(Octubre 19)

Por la cual se modifica y adopta la nueva versión del Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos de la Contraloría de Bogotá, D. C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo N° 658 de 2016, modificado por el Acuerdo N° 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que según los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional los procedimientos para la ejecución de procesos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que mediante Resolución Reglamentaria N° 038 del 08 de octubre de 2018, se adoptó la nueva versión del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, en la Contraloría de Bogotá, D.C., de conformidad con lo establecido en el Decreto 1499 del 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública-, con el fin de incorporar la estructura definida en la Dimensión N° 7ª - Control Interno del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, la cual opera como herramienta de gestión que propende por el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control en la Entidad.

Que el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., establece en el artículo 6° que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.”

Que mediante Resolución Reglamentaria N° 049 del 31 de 0ctubre de 2019, se adoptó la versión 8.0 del Procedimiento para la Organización y Transferencias Documentales – PGD-05, el cual requiere ser actualizado para articularlo con los ocho (8) Procesos de la Gestión Documental, enfocados particularmente en las tareas que deben ser aplicadas por todos los funcionarios y contratistas de la entidad.

Que adicionalmente, el trabajo en casa decretado por el Gobierno Nacional como medida preventiva frente al Coronavirus – Covid 19, incrementó el volumen de documentos de archivo en soporte electrónico y la conformación de expedientes netamente electrónicos, conllevando la modificación de acciones y algunos formatos, lo cual hace necesario unificar el PGD-05 y el PGD-04, integrándose la organización de documentos electrónicos, formatos, términos y normatividad.

Que en virtud de lo anterior, la referida Resolución también adoptó la versión 6.0 del Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Documentos en Archivo de Gestión y Archivo Central - PGD-04, el cual debe ser eliminado, puesto que su contenido se integra en el Procedimiento PGD-05 con la organización de documentos electrónicos, formatos, términos y normatividad.

Que en tal sentido, se hace necesario modificar el nombre del Procedimiento para la Organización y Transferencias Documentales – PGD-05 por “Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos PGD-05”, e incorporar los cambios aprobados en cumplimiento de la normatividad vigente, teniendo en cuenta el concepto de mejora.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Eliminar el Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Documentos en Archivo de Gestión y Archivo Central PGD-04, versión 6.0.

ARTÍCULO SEGUNDO. Modificar el nombre del Procedimiento para la Organización y Transferencias documentales PGD-05 por “Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos PGD-05.

ARTÍCULO TERCERO. Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del Proceso de Gestión Documental:

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la divulgación y cumplimiento de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los numerales 1° y 2° del artículo 1° de la Resolución Reglamentaria No. 049 de 2019.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de octubre del año 2020.

MARÍA ANAYME BARÓN DURÁN

Contralora de Bogotá, D.C. (E)